Hệ thống Bộ Tài chính chuẩn mực kiểm toán Việt Nam

Chuẩn mực số 230

"Hồ sơ kiểm toán"

(Ban hành theo Quyết định số 120/1999/QĐ-BTC

 ngày 27 tháng 9 năm 1999 của Bộ tr­ởng Bộ Tài chính)

Quy định chung

01. Mục đích của chuẩn mực này là quy định các nguyên tắc, thủ tục cơ bản và h­ớng dẫn thể thức áp dụng các nguyên tắc và thủ tục cơ bản liên quan đến việc lập, thu thập, phân loại, sử dụng và l­u trữ hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính.

02. Kiểm toán viên phải thu thập và l­u trong hồ sơ kiểm toán mọi tài liệu, thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ để làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến kiểm toán của mình và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã đ­ợc thực hiện đúng các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc chuẩn mực kiểm toán quốc tế đ­ợc chấp nhận).

03. Hồ sơ kiểm toán dùng để:

- L­u trữ những bằng chứng thu đ­ợc trong quá trình thực hiện kiểm toán, và làm cơ sở cho việc đ­a ra ý kiến của kiểm toán viên;

- Trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện công việc kiểm toán;

- Trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét và đánh giá chất l­ợng công việc kiểm toán;

- Trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh sau cuộc kiểm toán.

04. Chuẩn mực này áp dụng cho việc lập hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính và đ­ợc vận dụng cho việc lập hồ sơ kiểm toán thông tin tài chính khác và lập hồ sơ các dịch vụ liên quan của công ty kiểm toán.

Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải thực hiện những quy định của chuẩn mực này trong việc lập, thu thập, phân loại, sử dụng và l­u trữ hô sơ kiểm toán.

Căn cứ vào chuẩn mực này, công ty kiểm toán phải quy định cụ thể nội dung, quy trình lập và l­u trữ hồ sơ kiểm toán thuộc công ty.

Các thuật ngữ trong chuẩn mực này đ­ợc hiểu nh­ sau:

05. Hồ sơ kiểm toán: Là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và l­u trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đ­ợc thể hiện trên giấy, trên phim, ảnh, trên ph­ơng tiện tin học hay bất kỳ ph­ơng tiện l­u trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành.

Hồ sơ kiểm toán chung: Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng.

Hồ sơ kiểm toán năm: Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán một năm tài chính.

Nội dung chuẩn mực

Nội dung và hình thức hồ sơ kiểm toán

06. Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải lập hồ sơ kiểm toán đầy đủ và chi tiết sao cho kiểm toán viên hoặc ng­ời có trách nhiệm kiểm tra (soát xét) đọc sẽ hiểu đ­ợc toàn bộ về cuộc kiểm toán.

07. Kiểm toán viên phải ghi chép và l­u giữ trong hồ sơ kiểm toán của mình tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đến:

a) Kế hoạch kiểm toán;

b) Việc thực hiện cuộc kiểm toán; Nội dung, ch­ơng trình và phạm vi của các thủ tục đã đ­ợc thực hiện;

c) Kết quả của các thủ tục đã thực hiện;

d) Những kết luận mà kiểm toán viên rút ra từ những bằng chứng kiểm toán thu thập đ­ợc.

Hồ sơ kiểm toán phải ghi lại tất cả những suy luận của kiểm toán viên về những vấn đề xét đoán chuyên môn và các kết luận liên quan. Đối với những vấn đề khó xử về nguyên tắc hay khó xét đoán chuyên môn, ngoài việc đ­a ra kết luận, kiểm toán viên còn phải l­u giữ những thông tin có thực, cần thiết đã thu thập đ­ợc. Hồ sơ kiểm toán phải l­u giữ kết quả kiểm tra, soát xét chất l­ợng kiểm toán của từng cấp có thẩm quyền theo quy định của công ty kiểm toán.

08. Hồ sơ kiểm toán không thể và không phải thu thập tất cả mọi tài liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán. Phạm vi và nội dung mỗi hồ sơ kiểm toán đ­ợc lập tuỳ thuộc vào sự đánh giá của kiểm toán viên. Hồ sơ kiểm toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đ­a ra ý kiến nhận xét của mình và đảm bảo cho kiểm toán viên khác không tham gia vào cuộc kiểm toán và ng­ời kiểm tra, soát xét hiểu đ­ợc công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến của kiểm toán viên. Kiểm toán viên khác chỉ thấu hiểu chi tiết cuộc kiểm toán sau khi trao đổi với kiểm toán viên lập hồ sơ kiểm toán đó. 09. Hình thức và nội dung hồ sơ kiểm toán phụ thuộc vào các yếu tố chủ yếu sau:

+ Mục đích và nội dung cuộc kiểm toán;

+ Hình thức báo cáo kiểm toán;

+ Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách hàng;

+ Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng;

+ Ph­ơng pháp và kỹ thuật kiểm toán đ­ợc sử dụng trong quá trình kiểm toán;

+ Nhu cầu về h­ớng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lý kiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số tr­ờng hợp cụ thể;

+ Tr­ờng hợp có đồng thời từ hai (2) công ty kiểm toán trở lên cùng thực hiện cuộc kiểm toán.

10. Hồ sơ kiểm toán đ­ợc lập theo mẫu biểu và quy trình kiểm toán do công ty kiểm toán quy định. Kiểm toán viên đ­ợc phép sử dụng các mẫu biểu, giấy tờ làm việc, các bảng phân tích và các tài liệu khác của khách hàng, nh­ng phải bảo đảm rằng các tài liệu đã đ­ợc lập một cách đúng đắn.

11. Hồ sơ kiểm toán đ­ợc lập và sắp xếp phù hợp với từng khách hàng và cho từng hợp đồng kiểm toán tuỳ theo điều kiện và yêu cầu của kiểm toán viên và Công ty kiểm toán. Việc sử dụng các tài liệu theo mẫu quy định (bản câu hỏi, mẫu th­, cấu trúc hồ sơ mẫu...) giúp kiểm toán viên nâng cao hiệu quả trong việc lập và kiểm tra hồ sơ, tạo điều kiện cho việc phân công công việc và kiểm tra chất l­ợng kiểm toán.

12. Mỗi hồ sơ kiểm toán đ­ợc lập và l­u trữ thành hai (2) loại:

- Hồ sơ kiểm toán chung;

- Hồ sơ kiểm toán năm.

13. Hồ sơ kiểm toán chung, th­ờng gồm:

+ Tên và số hiệu hồ sơ; ngày, tháng lập và ngày, tháng l­u trữ;

+ Các thông tin chung về khách hàng:

- Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý, thoả thuận và biên bản quan trọng: Quyết định thành lập, Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập (giấy phép đầu t­, Hợp đồng liên doanh), đăng ký kinh doanh, bố cáo, biên bản họp Hội đồng quản trị, họp Ban Giám đốc... (Tên, địa chỉ, chức năng và phạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức...);

- Các thông tin liên quan đến môi tr­ờng kinh doanh, môi tr­ờng pháp luật có ảnh h­ởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng; quá trình phát triển của khách hàng;

+ Các tài liệu về thuế: Các văn bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoạt động của khách hàng đ­ợc cơ quan thuế cho phép, các tài liệu vê thực hiện nghĩa vụ thuế hàng năm;

+ Các tài liệu về nhân sự: Các thoả ­ớc lao động, các quy định riêng của khách hàng về nhân sự; Quy định về quản lý và sử dụng quỹ l­ơng;...

+ Các tài liệu về kế toán:

- Văn bản chấp thuận chế độ kế toán đ­ợc áp dụng (nếu có);

- Các nguyên tắc kế toán áp dụng: Ph­ơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho, ph­ơng pháp tính dự phòng,...;

+ Các hợp đồng hoặc thoả thuận với bên thứ ba (3) có hiệu lực trong thời gian dài (ít nhất cho hai (2) năm tài chính): Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng thuê, hợp đồng bảo hiểm, thoả thuận vay...;

+ Các tài liệu khác.

Hồ sơ kiểm toán chung đ­ợc cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây.

14. Hồ sơ kiểm toán năm, th­ờng gồm:

+ Các thông tin về ng­ời lập, ng­ời kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán:

- Họ tên kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên thực hiện kiểm toán và lập hồ sơ kiểm toán;

- Họ tên ng­ời kiểm tra (soát xét), ngày tháng kiểm tra;

- Họ tên ng­ời xét duyệt, ngày tháng xét duyệt.

+ Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế,... của cơ quan Nhà n­ớc và cấp trên liên quan đến năm tài chính;

+ Báo cáo kiểm toán, th­ quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác,... (bản dự thảo và bản chính thức);

+ Hợp đồng kiểm toán, th­ hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng (nếu có) và bản thanh lý hợp đồng;

+ Những bằng chứng về kế hoạch chiến l­ợc, kế hoạch kiểm toán chi tiết,

ch­ơng trình làm việc và những thay đổi của kế hoạch đó;

+ Những bằng chứng về thay đổi hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng;

+ Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và những đánh giá khác;

+ Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc và kết luận của kiểm toán viên nội bộ;

+ Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ;

+ Những ghi chép về nội dung, ch­ơng trình và phạm vi của những thủ tục kiểm toán đ­ợc thực hiện và kết quả thu đ­ợc;

+ Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số d­ các tài khoản;

+ Những phân tích về các tỷ lệ, xu h­ớng quan trọng đối với tình hình hoạt động của khách hàng;

+ Những bằng chứng về việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên và ng­ời có thẩm quyền đối với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên hoặc chuyên gia khác thực hiện;

+ Các chi tiết về những thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên khác thực hiện khi kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị cấp d­ới;

+ Các th­ từ liên lạc với các kiểm toán viên khác, các chuyên gia khác và các bên hữu quan;

+ Các văn bản hoặc những chú giải về những vấn đề đã trao đổi với khách hàng, kể cả các điều khoản của hợp đồng kiểm toán;

+ Ban giải trình của Giám đốc (hoặc ng­ời đứng đầu) đơn vị đ­ợc kiểm toán

+ Bản xác nhận do khách hàng hoặc ng­ời thứ ba gửi tới;

+ Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán, bao gồm cả những vấn đề bất th­ờng (nếu có) cùng với các thủ tục mà kiểm toán viên đã thực hiện để giải quyết các vấn đề đó;

+ Các tài liệu liên quan khác.

15. Tr­ờng hợp có từ hai (2) công ty kiểm toán trở lên cùng thực hiện một cuộc kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán đ­ợc lập theo sự phân công công việc của từng bên. Để tạo thành các bộ hồ sơ hoàn chỉnh làm cơ sở soát xét, phát hành báo cáo kiểm toán và l­u trữ hồ sơ, khi chuẩn bị kết thúc cuộc kiểm toán, mỗi bên phải copy cho nhau các hồ sơ thuộc phần công việc của công ty mình.

Tính bí mật, an toàn, l­u giữ và sở hữu hồ sơ kiểm toán

16. Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải giữ bí mật và bảo đảm an toàn hồ sơ kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán phải l­u trữ trong một khoảng thời gian đủ đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của pháp luật về bảo quản, l­u trữ hồ sơ tài liệu do Nhà n­ớc quy định và quy định riêng của tổ chức nghề nghiệp và của từng công ty kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán đ­ợc sắp xếp, l­u giữ một cách thuận lợi, khoa học theo một trật tự dễ tìm, dễ lấy, dễ tra cứu và đ­ợc l­u giữ, quản lý tập trung tại nơi l­u giữ hồ sơ của công ty. Tr­ờng hợp công ty có các chi nhánh, hồ sơ kiểm toán đ­ợc l­u tại nơi đóng dấu báo cáo kiểm toán.

17. Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu và là tài sản của công ty kiểm toán. Khách hàng hay bên thứ ba có quyền xem xét, sử dụng một phần hoặc toàn bộ tài liệu này khi đ­ợc sự đồng ý của Giám đốc (hoặc ng­ời đứng đầu) công ty kiểm toán hoặc theo quy định của Nhà n­ớc và tổ chức nghề nghiệp.

Kiểm toán viên đ­ợc phép cung cấp một phần hoặc toàn bộ tài liệu làm việc trong hồ sơ kiểm toán của mình cho khách hàng tuỳ theo từng tr­ờng hợp cụ thể do công ty kiểm toán quyết định. Trong mọi tr­ờng hợp, tài liệu làm việc của kiểm toán viên không thể thay thế chứng từ kế toán, báo cáo tài chính của khách hàng.