TỔ CHỨC CÔNG VIỆC THEO KHOA HỌC

Tác giả: Nguyễn Hiến Lê

Nxb: Văn hoá Thông tin

MỤC LỤC

Vài lời thưa trước

Lời nhà xuất bản

Tựa

Tựa (Lần tái bản)

PHẦN I: KHÁI LUẬN

Chương I: Định nghĩa và mục đích

Chương II: Lịch trình của khoa T.C.T.K.H

Chương III&nb­sp;: Phương pháp khoa học

PHẦN II&nb­sp;: HỌC THUYẾT FAY­OL VÀ THỰC HÀNH

Chương I&nb­sp;: Tổ chức một xí nghiệp

Chương II:: Năm chức vụ của người quản lý

Chương III: Cách phân loại tài liệu, phù hiệu

Chương IV: Những so sánh thống kê – đồ biểu

PHẦN III: HỌC THUYẾT TAY­LOR VÀ THỰC HÀNH

Chương I: Tân thức hoá

Chương II: Phân công

Chương III: Nhất luật hoá mẫu mực

Chương IV: Hợp lý hoá phương pháp làm việc

Chương V: Hợp lý hoá phương pháp làm việc (tiếp theo)

Chương VI: Chuẩn bị công việc

Chương VII: Phối trí công việc

Chương VI­II: Kiểm soát công việc

Chương IX: Dự trữ

Chương X: Gía vốn

Chương XI: Tiền công

PHẦN IV: NHỮNG ĐIỀU KIỆN THUẬN TIỆN ĐỂ LÀM VIỆC

Chương I: Tâm lí thực hành

Chương II: Lựa người làm

Vài lời thưa trước

Năm 1947, cụ Nguyễn Hiến Lê từ Tân Thạnh qua Long Xuyên, dự định chỉ tá túc nhà bà Nguyễn Thị Liệp độ nửa tháng, nhưng rồi vì thời cuộc cụ không thể trở về Tân Thạnh được. Lúc đi cụ chỉ mang theo hai bộ bà ba đen và hai trăm đồng. Ở Long Xuyên cụ gặp ba người bạn cũ: cụ Đỗ Văn Hách, một nhân viên trước cũng làm cho Sở Thuỷ lợi và ông Nguyễn Ngọc Thơ. Lúc đầu cụ dạy tư tại nhà cho một số học sinh là con của bạn bè. Đến năm 1950 cụ mới vào dạy trường Trung học Thoại Ngọc Hầu, cụ Đỗ Văn Hách cũng vậy

[1]

. 

Nhờ dạy tư, cụ có dư tiền, gởi mua sách ở Pháp, cùng cụ Đỗ Văn Hách ghi danh học vào một lớp hàm thụ, nhờ vậy mà cụ cho ra đời cuốn: Tổ chức công việc theo khoa học. Trong Hồi kí (Nxb Văn học – 1993), cụ Nguyễn Hiến Lê kể lại việc học hàm thụ, viết “để tự học” (lời cụ nói với học giả Lê Ngọc Trụ) và xuất bản cuốn sách đầu tay đó như sau:

“Nhân đọc một cuốn sách Pháp, tôi được biết năm 1926 người ta lập ở Paris một Uỷ hội quốc tế để nghiên cứu sự tổ chức công việc theo khoa học. Mỗi nước lập một Uỷ hội quốc gia nữa. Ở Pháp, Uỷ hội đó là Comité na­tion­al de l’Or­gan­isa­tion Française. Hội mở một trường dạy môn tổ chức công việc, lấy tên là École d’Or­gan­isa­tion sci­en­tifique du tra­vail, có lớp hàm thụ cho những người ở xa Paris.

Học phí khá cao. Tôi rủ anh Hách hùn tiền ghi tên học. Tôi yêu cầu trường gởi một lần hết các bài giảng và bài tập cho tôi. Mục đích của chúng tôi là học cho biết chứ không cần được bằng cấp của trường, vì muốn được bằng thì phải làm một luận án (mé­moire) và qua Paris tự biện hộ (défendre: có người dịch là bảo vệ) cho chủ trương của mình trước mặt các giám khảo của trường. Như vậy bằng cấp được chính phủ Pháp công nhận, rất có giá trị.

Tôi học môn đó rất kĩ, mỗi bài dài chừng mươi, mười lăm trang lớn (khổ 21

ȕ

31) chữ in, tôi đọc vài lần rồi tóm tắt đại ý trong một tập vở riêng. Mỗi bài thuộc về một đề tài, do một giáo sư giảng. Có giáo sư giảng về hai ba đề tài. Họ đều là những nhân viên quan trọng trong hành chính hay xí nghiệp, có nhiều kinh nghiệm. Mỗi ngày tôi bỏ ra một buổi để học, ba tháng thì hết khoá. Mới đầu tôi làm được vài bài tập gởi qua cho họ chấm; sau thôi, vì có bài muốn làm thì phải có tài liệu mà ở Long Xuyên tôi không thể kiếm được.

Tôi lại gởi mua những sách mà trường giới thiệu để nghiên cứu thêm”.

(…)

Học xong mỗi bài của trường Tổ chức công việc theo khoa học ở Paris gởi cho, tôi tóm tắt đại ý trong một tập vở rồi tôi lại đọc thêm những sách gởi mua từ Pháp về môn đó để bổ túc những bài học ấy, cũng ghi chép những ý chính. Được một hai tập 100 trang vở học trò.

Tôi sắp đặt lại hết những điều ghi chép ấy, chia thành chương, lập một bố cục, viết một cuốn về môn Tổ chức, chủ ý để hiểu rõ môn học và khi coi lại, đỡ mất thì giờ tìm trong một xấp dày tài liệu, bài giảng của trường và trong non một chục cuốn sách khác nữa.

Tôi viết kĩ lưỡng, sáng sủa, mạch lạc. Viết xong tôi thấy tập đó có ích cho giới trí thức Việt Nam vì rất ít người biết về môn tổ chức. Đọc nó đủ biết được những nguyên tắc quan trọng cùng cách thực hành; nó luyện cho ta được tinh thần khoa học, giúp ta làm việc mau hơn, có hiệu quả hơn mà đỡ tốn thì giờ, đỡ mệt sức. Mà nó lại dễ đọc hơn, dễ hiểu hơn sách Pháp. Nghĩ vậy tôi đem cho ông Paulus Hiếu, chủ sở Kho bạc Long Xuyên đọc. Ông thích nó, đề nghị với tôi để ông xuất bản giúp; ông sẽ bỏ tiền ra tìm nhà in ở Sài Gòn, in xong ông sẽ gởi cho một số tiệm sách ở Sài Gòn và Hà Nội, ông sẽ thu tiền, tóm lại là mọi công việc ông đảm đương hết, có lời sẽ chia hai. Ông thật là một người tốt, yêu văn hóa, nhờ ông mà tôi chính thức bước vào làng văn, công đó tôi không quên.

Cuốn đó in có 2.000 bản, phí tổn khá nặng vì phải làm nhiều Cliché (bản kẽm), ra mắt độc giả cuối năm 1949, hai năm sau bán hết, nhưng không lời bao nhiêu.

Đó là cuốn đầu tiên tôi ra mắt độc giả. May mắn nó được hoan nghênh liền. Một nhà giáo ở Long Xuyên bảo tôi: “Tôi mong có một cuốn như vậy từ lâu”.

Một độc giả ở Sài Gòn, nhà văn Thiên Gi­ang, chưa hề quen biết tôi, đọc xong viết thư cho tôi, khen là viết sáng sủa, sách có ích, và bảo tôi sẽ thành công trong nghề cầm bút.

Ông giám đốc nhà xuất bản Phạm Văn Tươi ở Sài Gòn do có cuốn đó mà để ý đến tôi liền.

Tôi mừng rằng không là “mẻ” cái vốn của ông bạn P. Hiếu. Sau đó, tôi “khai thác” thêm môn tổ chức, áp dụng vào công việc hằng ngày, vào việc học, việc vặt trong nhà”.

Một phần là do sách bán chạy, một phần khác là do “khuynh hướng tự học” nên cụ đã “khai thác thêm môn tổ chức” tức viết thêm ba cuốn nữa. Cụ Nguyễn Hiến Lê nói về “khuynh hướng tự học” đó như sau:

“…có điều này ít độc giả nhận thấy. Trong mỗi môn chính, mới đầu tôi viết một hai tác phẩm dễ hoặc khái quát, rồi ít lâu sau tôi trở lại, mở rộng thêm, đào sâu hơn. Như vậy chính là do khuynh hướng tự học của tôi: biết cái cốt yếu đã rồi sau đi vào chi tiết. Và đó cũng là một sự nhất trí trong cách tôi làm việc.

Thí dụ như:

- Môn Tổ chức công việc, tôi viết về qui tắc chung trong cuốn Tổ chức công việc theo khoa học, rồi một năm sau hoặc dăm bảy năm sau tôi áp dụng vào việc trong đời, đi vào chi tiết hơn trong các cuốn: Kim chỉ nam của học sinh, Tổ chức gia đình, Tổ chức công việc làm ăn. Như vậy là vấn đề đã được nới rộng”.

Và do sách bán chạy như vậy nên sau đó, tính đến trước năm 1975, cụ còn cho in thêm hai lần nữa. Đến năm 1989 Nxb Đồng Tháp cho in lại, rồi sau Nxb Văn hoá cũng cho in lại nữa. Theo Nxb Văn hoá thì:

“Tuy sách viết cách nay đã mấy thập niên, nhưng cho đến bây giờ tính khoa học của nó vẫn còn được xem là một môn học có tính khoa học chính xác”.

Tôi không hiểu mấy chữ “tính khoa học chính xác” có nghĩa là gì, tôi chỉ biết rằng, tuy “ở phương Tây thì khoa tổ chức của Tay­lor, Fay­ol đã bị coi là lạc hậu từ hai chục năm nay rồi”, như lời cụ Nguyễn Hiến Lê đã nói trong Hồi kí, nhưng đối với chúng ta thì vó vẫn còn hữu ích. Người nào có dịp làm việc theo nhóm, ví dụ cùng gõ một cuốn sách, sẽ thấy rằng nếu mọi người trong nhóm đều dùng mã Uni­code chẳng hạn, thì người giữ vai trò “tổng hợp” sẽ đỡ tốn thì giờ và công sức “chuyển mã” biết bao. Với thí dụ đó thôi, chắc cũng tạm đủ chứng minh rằng lời khuyên “nhất luật hoá mẫu mực” của Tay­lor vẫn còn có chỗ đắc dụng. Vả lại, trong cuốn Tổ chức công việc theo khoa học đâu phải chỉ giảng về khoa tổ chức của Tay­lor và Fay­ol!

*

Tôi không có cuốn Tổ chức công việc theo khoa học, nhưng trong máy tôi lại có bản Word, được tạo từ ngày 14/12/2008. Do đâu mà tôi có bản này, ai đã gởi cho tôi? Tôi hoàn toàn không nhớ. Trí nhớ của tôi tệ thật! Tôi biết cảm ơn ai đây? Nếu tôi chịu khó bắt chước ông già được nêu trong chương cuối của cuốn Tổ chức theo khoa học thì tôi đâu phải gặp cảnh khó xử nầy. Ông đó “già, chậm lại mau quên, nhưng rất được các người dưới phục và nghe. Ban quản lí cho người đó làm xếp một xưởng. Công việc rất chạy vì người đó biết mình mau quên cho nên tìm ra được một cách sắp đặt và một lố thẻ để ghi cho dễ nhớ. Loại thẻ đó sau được cả xí nghiệp dùng”. Dĩ nhiên là tôi không cần phải làm “một lố thẻ để ghi cho dễ nhớ” như ở các xưởng, các kho, các bãi…, chỉ cần ghi chú trong hộp thoại Prop­er­ties, hoặc đơn giản hơn là ghi nguồn ở cuối trang, thì hôm nay và sau này nữa, khỏi phải băn khoăn: không biết cảm ơn ai đây?

Gold­fish

Đầu tháng 5/2012

LỜI NHÀ XUẤT BẢN

Tổ chức công việc theo khoa học

tác giả viết và cho xuất bản từ năm 1949 khi môn Tổ chức chưa được người Việt Nam quan tâm. Sau đó (1958) sách được tái bản vài lần và mãi cho đến năm 1989 mới được in lại; tuy nhiên lần in này NXB Đồng Tháp đã tự ý cắt bỏ các bài tựa và một số trang quan trọng làm cho cuốn sách thiếu nhất quán và mất sự liên tục.

Lần này NXB Văn Hoá được sự đồng ý của thân nhân gia đình tác giả in lại đúng như bản đã được tác giả hiệu chỉnh, bổ sung vào năm 1958.

Tuy sách viết cách nay đã mấy thập niên, nhưng cho đến bây giờ tính khoa học của nó vẫn còn được xem là một môn học có tính khoa học chính xác, NXB Văn Hoá trân trọng giới thiệu đến bạn đọc để tham khảo trong công việc của mình.

NXB VĂN HOÁ

TỰA

(Lần xuất bản thứ nhất)

Về tôn giáo, triết lí, văn chương và mĩ thuật Đông, Tây không hơn kém nhau nhiều: họ có cái rực rỡ, cái mới lạ của họ thì ta cũng có cái thâm trầm, cái duyên kín của ta. Nhưng về khoa học thì ta kém họ cả ngàn bực.

Sau non một thế kỉ Âu hoá, về phương diện đó ta chưa tiến được mấy. Ta mới có được một lớp son khoa học: một mớ bằng cấp, ít chục cái xưởng: còn cái chất khoa học, tức là tinh thần khoa học thì ta gần như hoàn toàn còn thiếu.

Phần đông trí thức nước ta, đừng nói chi tới quần chúng, vẫn còn tật hàm hồ: ai nói sao tin ngay làm vậy, không biết chút chi cũng bình phẩm, và làm việc thì không có phương pháp, chương trình, gặp đâu làm đấy, người làm sao, ta bắt chước làm vậy.

Óc hàm hồ đó, sự thiếu tinh thần khoa học đó, có cái hại lớn là luôn luôn trói ta ở địa vị nô lệ, theo gót người, chứ không bao giờ đuổi kịp người, hầu góp sức vào việc phát huy văn hoá của nhân loại.

Nhưng cái hại ngay trước mắt là sự kiến thiết quốc gia sẽ chậm chạp, khó có kết quả khả quan. Nước ta đã bị tàn phá rất nhiều – và sẽ còn bị tàn phá tới đâu nữa! - dân số ta ít, năng lực sản xuất của ta lại kém (vì ta ốm yếu, khí hậu của ta nóng quá), chỉ trông vào bầu nhiệt huyết của đồng bào không đủ. Phải làm sao cho một số đông những người gánh nhiệm vụ kiến thiết quốc gia có được tinh thần khoa học, lãnh hội được phương pháp tổ chức công việc theo khoa học của Âu, Mĩ thì mới mong có nhiều hiệu quả được.

Vì tôi trộm nghĩ vây, nên tuy tự biết mình còn kém mà cũng không dám không đem một vài điều đã học được về phương pháp đó trình bày trong tập sách nhỏ này. Bảo là để kiến thiết quốc gia thì không dám, nhưng đem nhiệt huyết gợi một vấn đề cho những ai có nhiệm vụ kiến thiết, suy nghĩ, chiêm nghiệm, khảo cứu thêm thì đó chính là mục đích của tôi.

Những điều học được tất nhiên là ít; trong những điều đó, lại tất nhiên có những điều chưa hiểu rõ, vì vậy tôi rất mong ở tấm long đại lượng của độc giả để được tha thứ trong những chỗ sơ sót và chỉ bảo trong những chỗ sai lầm.

Tập này gồm 4 phần:

- Phần thứ nhất xét về tinh thần và phương pháp khoa học.

- Hai phần sau bàn về sự áp dụng phương pháp đó trong sự tổ chức công việc để đỡ tốn tiền của, thì giờ.

- Phần cuối cùng (III và IV) chuyên tìm những điều kiện thuận tiện cho sự làm việc. Phần này cũng quan trọng như ba phần trên, vì trong đó, độc giả sẽ thấy tính cách nhân đạo của môn Tổ chức công việc theo khoa học và một vài lối giải quyết những sự xích mích giữa hai gi­ai cấp: chủ nhân và thợ thuyền. Có hiểu rõ được tính cách đó rồi, tổ chức mới có hiệu quả, và mới giảm bớt những sự mâu thuẫn trong xã hội ngày nay.

Trước mỗi phần có một, hai trang tóm tắt đại ý trong phần.

Trước một chương cũng có ít hàng tóm tắt đại ý trong chương.

Cuối tập lại có tóm tắt đại ý trong cuốn và một bảng biên tên những sách cho độc giả tham khảo nếu muốn nghiên cứu thêm.

Vì sách thuộc loại phổ thông về triết học và khoa học, nên lời lấy đạt ý làm trọng, văn lấy sáng sủa làm gốc.

Về ý, chúng tôi đã hết sức sắp đặt cho có mạch lạc, chú ý đến phần thực hành hơn phần lí thuyết và đã dùng rất nhiếu ví dụ cho độc giả dễ hiểu.

Về lời chúng tôi đã bắt buộc phải dùng nhiều tiếng Hán Việt vì chắc độc giả đã nhận thấy rằng tiếng Việt, muốn cho đủ phong phú để phô diễn được hết thảy, những ý về khoa học, triết học thì không thể rời cái gốc đó được. Điều đó không còn là một vấn đề nữa.

Tuy vậy, mỗi khi dùng tiếng nào mà phân đông độc giả còn lạ tai lạ mắt thì chúng tôi đã dụng ý giảng nó một cách gián tiếp trong mấy hàng sau. Một đôi khi còn chua thêm tiếng Pháp ở bên, hoặc giải thích bằng tiếng Việt cuối trang. Những tiếng đó, chúng tôi lại họp lại theo thứ tự a, b, c trong một bảng ở dưới sách, cho độc giả dễ kiếm.

Một vài tiếng Việt nào chỉ dùng riêng ở Bắc hoặc ở Nam, có thể khó hiểu, thì chúng tôi chua ở bên cạnh, trong dấu ngoặc đơn, tiếng đồng nghĩa với nó dùng ở Nam (nếu có chỉ dùng riêng ở Bắc) hoặc ở Bắc (nếu nó chỉ dùng riêng ở Nam).

Về chánh tả, tôi theo bộ Việt Nam từ điển của hội Khai trí Tiến Đức và bộ Hán Việt từ điển của Đào Duy Anh, 2 bộ đã được phần đông độc giả nhận là đúng hơn hết.

Những danh từ về khoa học thì phần nhiều theo ông Hoàng Xuân Hãn.

Về những danh từ riêng của Âu Mĩ, chúng tôi nghĩ: tiếng Việt đã dùng tự mẫu la tinh thì bây giờ chưa cần việt hoá nó vội. Người Trung Quốc không dùng mẫu tự đó cho nên phải phiên âm ra tiếng họ vì nếu viết theo Âu Mĩ thì đại đa số người Trung Quốc sẽ không đọc được chút chi hết. Ta, trái lại, cứ viết là Tay­lor, là Fay­ol, thì những người không học tiếng Pháp cũng đọc được một cách gần đúng. Họ sẽ đọc là Tay lo, Phay on chẳng hạn.

Tôi nói: chưa cần Việt hoá nó vội vì công việc đó nếu có cần làm thì cũng nên gi­ao cho một Viện Hàn Lâm. Nay, mỗi người viết sách, theo ý riêng của mình mà Việt hoá một cách, chỉ làm cho độc giả thêm hoang mang thôi. Ví dụ như danh từ Tru­man, tổng thống Huê Kỳ, có chỗ Việt hoá là Tru­men, có chỗ lại Việt hoá là Truy măng. Như vậy là một người hay hai?

Người Pháp nghĩ vậy cho nên để nguyên những danh từ riêng của Anh, Mĩ, Nga, Đức, Việt… và chỉ trong từ điển mới chua cách đọc cho đúng thôi. Tôi theo nguyên tắt đó, để nguyên tên riêng, nhưng ở bên một vài tên quan trọng cần phải nhớ, tôi có chua cách đọc.

Như vậy có lợi là đọc tập này rồi, sau đó có đọc những sách viết bằng ngoại ngữ, các bạn nhận ngay được những danh từ riêng đó. Còn như viết: Tê Lơ, Phê on, sau này đọc đến Tay­lor, Fay­ol, ta có thể không nhận ra được những tên này.

                                                            Long Xuyên ngày 11 tháng 11 năm 1949.

TỰA

(Lần tái bản)

Thưa bạn, tám năm trước, khi cuốn này mới xuất bản lần đầu, tôi ngại nó làm mẻ mất cái vốn của một ông bạn thân

[2]

. Tôi ngại cũng phải. Môn Tổ chức công việc, hồi đó, đối với quốc dân, còn lạ tai quá, ai mà để ý tới? Thậm chí có một viên kĩ sư nọ mới coi nhan đề sách xong đã liệng xuống bàn, bảo: “Người nào có óc tổ chức thì chẳng cần đọc sách của anh cũng biết tổ chức; còn kẻ nào không có óc tổ chức thì không khi nào đọc nó cả.”

Một viên kĩ sư mà còn vậy, nói chi tới người thường. Chả trách một thân phụ học sinh đã nhắn tôi: “Sao không để thì giờ dạy tư cho học sinh được nhờ, mà viết sách vớ vẩn làm gì?”

Tình trạng như vậy, tôi chỉ dám hy vọng bán được chừng năm trăm cuốn thôi. Ngờ đâu, không đầy một năm rưỡi, bán hết được hai ngàn cuốn. Tôi mừng quá, mừng cho ông bạn của tôi thì ít – ông thuộc vào hạng người không nhớ tiền của mình đã dùng vào việc gì nữa – mà mừng cho đồng bào thì nhiều. Một môn học khô khan như vậy, viết lại vụng về như vậy, mà được độc giả hoan nghênh – tôi còn giữ được vài bài báo và nhiều bức thư – thì ai mà dám bảo rằng tinh thần hiếu học, trọng phương pháp của người mình là không đáng phục kia chứ?

Mấy năm sau, tôi soạn thêm ba cuốn nữa, cuốn Kim chỉ nam của học sinh để giúp bạn trẻ tổ chức việc học, cuốn Tổ chức gia đình, cuốn Hiệu năng, châm ngôn của nhà doanh nghiệp; cả ba đều làm cho tôi phấn khởi, tin rằng phương pháp tổ chức càng ngày được quảng bá, nhất là trong giới thanh niên.

Hiện nay, sau bao cuộc biến thiên, tình hình so với tám năm trước, khác rất xa. Để xúc tiến công việc kiến thiết và giảm được phần nào sự đóng góp của quốc dân, chính phủ cần cải tổ các công sở, các cơ quan cho được nhiều hiệu năng; cho nên môn Tổ chức công việc đã được đem dạy ở vài trường Đại học và hình như đã được áp dụng trong một vài phòng giấy. Để qua được bước khó khăn lúc này mà cạnh tranh nổi với đồ ngoại hoá, các nhà doanh nghiệp cũng cần phải sửa đổi cách làm ăn, không trông cậy ở sự đầu cơ nữa mà chỉ trông cậy ở tài năng của mình. Vì những lẽ đó, môn Tổ Chức thành một môn học khẩn thiết cho gần đủ các giới.

Tôi mong rằng môn đó sẽ sớm được dạy cả trong các trường trung học

[3]

– từ 1947, Quốc hội Pháp đã nghiên cứu vấn đề đó ở các ban Trung học và Tiểu học – giảng trong các gia đình, và áp dụng một cách triệt để trong các công sở, cũng như tư.

Và nếu chúng ta lập một Nha hoàn toàn tự trị, không tùy thuộc một bộ nào cả, chuyên lo việc tổ chức cho mọi công sở thì chắc chắn chỉ trong vài ba năm, chẳng những công việc kiến thiết tăng lên gấp đôi, phí tổn giảm đi một nửa, mà ngay đến cái bệnh quan liêu, biếng nhác, hối lộ cũng sẽ diệt được gần hết. Việc làm không khó, chỉ khó ở chỗ dám làm thôi.

Sài gòn ngày 31-1-1958

                                                                                                            Nguyễn Hiến Lê

PHẦN THỨ NHẤT

KHÁI LUẬN

ĐẠI Ý

Trong phần này, chúng ta sẽ xét theo một cách đại khái phương pháp tổ chức công việc theo khoa học.

1) Trước hết chúng ta định nghĩa lối tổ chức đó và vạch rõ mục đích của nó ra sao.

2) Rồi nhìn qua lịch trình của nó và tiểu sử hai người có công sáng lập ra nó: TAY­LOR và FAY­OL

3) Sau cùng tóm tắt những qui tắc của phương pháp khoa học, qui tắc mà TAY­LOR và FAY­OL đã dựa vào để tìm ra lối tổ chức ấy.

Những mục sau đó sẽ lần lượt được xem xét trong ba chương sau đây.

CHƯƠNG NHẤT

ĐỊNH NGHĨA VÀ MỤC ĐÍCH

I. Định nghĩa

1. Thế nào là tổ chức.

2. Hai lối tổ chức.

II. Mục đích

1. Trả lời những điều chỉ trích.

2. Phải nghĩ đến lợi chung trong khi tổ chức công việc.

3. Phương pháp tổ chức áp dụng vào công việc nào cũng được.

III. Kết

I. ĐỊNH NGHĨA

1. Thế nào là tổ chức.

Ai cũng nhận rằng trước khi làm một việc gì, phải xếp đặt kĩ lưỡng cho khỏi mất thì giờ, khỏi phí nguyên liệu. Muốn xay lúa chẳng hạn, phải định trước xay mấy giạ, lựa chỗ để cối xay, trải đệm xuống dưới để hứng gạo và trấu, buộc dây vào cối, tìm thúng để đựng lúa… rồi mới bắt đầu xay.

Nếu không lựa chỗ trước, đặt chỗ ở một nơi xa lẫm, sẽ phí thời giờ đi đi về về đem lúa đổ vào cối. Nếu nơi đó lại ở giữa sân, khi trời nắng, làm việc sẽ mau mệt: như vậy là phí sức mà phí sức tức là phí thời giờ, vì khi mệt thì làm chậm đi, đáng lẽ mất ba giờ, phải mất bốn, năm giờ, phí mất một, hai giờ. Nếu trời lại đổ mưa trong khi đang xay ta còn mất thì giờ và mất công mang cối, lúa vào trong nhà nữa.

Đó là một việc nhỏ, sự xếp đặt không cần phải suy nghĩ lâu, tính toán nhiều. Nếu ta muốn dùng máy xay lúa, công việc sẽ nhiều hơn, lâu hơn, ta phải xếp đặt công việc cái trước cái sau, sao cho khỏi cản trở lẫn nhau mà còn sửa soạn, chuẩn bị lẫn cho nhau nữa. Xếp đặt như vậy chính là tổ chức.

2. Hai lối tổ chức

Nhưng có hai lối tổ chức:

Lối thứ nhất là lối tổ chức theo kinh nghiệm. Phương Đông chỉ biết một lối đó. Theo kinh nghiệm thì lâu lắm. Tổ tiên ta đã mất hàng chục thế kỉ mới tìm được những kích thước của tường và cột ngôi nhà ta ở. Kết quả tuy đúng nhưng thiếu sự tinh mật. Nếu hỏi: “Tại sao tường không xây mỏng hơn, cột không lớn hơn?” thì các cụ sẽ đáp: “Ông cha làm sao thì mình cũng làm vậy?” Các cụ làm gì cũng phỏng chừng hết và ít khi chịu tìm một cách khác tiện lợi hơn.

Người Âu từ thế kỉ 18 trở về trước cũng như ta, chỉ biết một lối tổ chức theo kinh nghiệm đó thôi. Nhưng từ thế kỉ 18 trở đi, nhất là từ đầu thế kỉ này, cùng với sự tấn triển mạnh mẽ của khoa học, họ không chịu lối phỏng chừng đó, họ muốn sự tổ chức công việc được tinh mật hơn, có phương pháp xác đáng, trái hẳn với sự tổ chức theo kinh nghiệm thời xưa.

Phương pháp đó mà ở chương III chúng ta sẽ xét tới, là phương pháp khoa học, cho nên sự tổ chức của họ kêu là tổ chức công việc theo khoa học (Viết tắt T.C.T.K.H)

Ví dụ, muốn xây cái cột, họ sẽ tính sức nặng của nóc nhà đè lên cây cột là bao nhiêu… rồi mới định kích thước cho cột để nó chịu những sức đó. Kích thước ấy có thể dư một chút chứ không được dư nhiều và nhất định không được thiếu. Kích thước định rồi, họ sẽ vẽ bản đồ chiếc cột, định chỗ xây nó, tính số vôi, số gạch, cát, xi măng cần dùng, số nhân công, giá cả là bao nhiêu… sau cùng mới định ngày khởi công.

II. MỤC ĐÍCH

1. Trả lời những điều chỉ trích

Ở đầu chương chúng ta nói rằng Tổ chức công việc để khỏi phí thời giờ, khỏi tốn nguyên liệu, nghĩa là để khỏi tốn tiền, vì nguyên liệu là tiền mà thì giờ cũng là tiền. Khỏi phí thì giờ còn có nghĩa là làm tăng sự sản xuất lên nữa. Vậy mục đích của sự Tổ chức công việc theo khoa học là để tăng sự sản xuất lên và hạ giá vốn xuống.

Chắc có nhiều bạn sẽ nói:

Từ khi có cơ khí, sự sản xuất đã tăng lên vùng vụt, quá sức tiêu thụ rất nhiều, đến nỗi trong cuộc kinh tế khủng hoảng năm 1930, cả ngàn tấn cà phê phải đổ xuống biển, cả ngàn tấn lúa phải đốt thay than, người thất nghiệp không có bánh mì để đỡ đói, mà ngựa có dư gạo để ăn; nay lại tìm cách gia tăng sản xuất nữa thì có khác chi mở cuộc chạy đua tới sự khủng hoảng về kinh tế, đưa lao công đến cảnh thất nghiệp, thất thểu ở bờ hè không?

Còn như hạ giá vốn xuống ư? Các nhà tư bản bóc lột lao công đến nỗi gia sản của một kẻ nọ (Khổng Tường Hi) có thể nuôi cả thế giới trong hàng năm trời, như vậy chưa đủ sao mà còn nối giáo cho giặc nữa, mà còn chỉ cho họ các hạ giá vốn nữa?

Hai lời trách đó, chúng ta đã được nghe từ cuối thế kỉ trước, khi Tay­lor đem áp dụng đầu tiên phương pháp khoa học trong sự tổ chức các kỹ nghệ. Nhưng cả hai lời trách đó đều không đứng vững được.

Tăng gia sản xuất có ảnh hưởng đến nạn kinh tế khủng hoảng và nạn thất nghiệp thiệt, nhưng nó không phải là nguyên nhân chánh. Hai nạn đó đều do sự tổ chức xã hội chưa hoàn hảo mà ra. Bằng cớ là loài người từ đời thượng cổ đã biết kinh tế khủng hoảng. Aris­tote – một nhà hiền triết Hy Lạp cách đây 23, 24 thế kỷ đã tìm thấy định luật này: trung bình cứ 12 năm có một cuộc kinh tế khủng hoảng nhỏ, 50 năm có một cuộc kinh tế khủng hoảng lớn hơn và 150 năm thì cuộc khủng hoảng đó rất dữ dội. Và từ khi có cơ khí, có lối tổ chức công việc theo khoa học những cuộc kinh tế khủng hoảng vẫn theo luật đó, không mau hơn cũng không chậm hơn.

Tổ chức công việc sẽ làm cho sản xuất tăng gia: nhưng nếu định trước số tiêu thụ bao nhiêu rồi sản xuất tới đó thôi, thì làm sao có cuộc khủng hoảng kinh tế được? Công việc sẽ mất ít thời giờ đi; nhưng nếu chia đều công việc cho mỗi người thì đã không ai thất nghiệp mà ai cũng còn có thêm thì giờ để nghỉ ngơi, học hỏi thêm.

Còn như bảo hạ giá vốn xuống để cho tư bản bóc lột lao động thêm lên thì lại càng vô lý. Khi ta hạ được giá vốn xuống, thì một là ta giữ mức lời cũ mà hạ giá bán xuống, hai là ta giữ giá bán cũ để tăng mức lời lên. Trường hợp thứ nhứt có lợi cho mọi người, cho người tiêu thụ, cho chủ và cả thợ; trường hợp thứ nhì chỉ lợi riêng cho nhà tư bản. Nhưng nếu nhà tư bản được lời nhiều thì phải chia tiền lời đó cho lao công. Nếu họ không chia thì lỗi tại họ chứ không phải ở khoa tổ chức. Ta còn có thể nói thêm rằng quyền lợi của họ bắt họ phải chia lời một cách công bằng nữa vì không vậy, lao công sẽ bỏ họ, hoặc làm lấy lệ cho đủ giờ, như vậy sức sản xuất sẽ hạ xuống, không lời gì cho họ hết.

2. Phải nghĩ đến lợi chung khi tổ chức công việc.

Nói tóm lại, sự tổ chức công việc theo khoa học, cũng như khoa học, người mẹ sanh ra nó – tự nó không có hại. Nó chỉ là một lợi khí. Loài người biết dùng nó để mưu hạnh phúc cho cả nhân loại thì nó hữu ích vô cùng, bằng đem tấm lòng ích kỷ, nhỏ nhen để mua lợi riêng cho mình hoặc một nhóm, một nước thì dùng nó, hại cũng vô kể.

Chúng ta phải nhớ rõ điều này: khoa học mà không có lương tâm hướng dẫn thì nguy cho nhân loại. Từ xưa, người phương Đông chúng ta vẫn nghĩ như vậy.

3. Phương pháp tổ chức áp dụng vào công việc nào cũng được.

Nhưng sự tổ chức theo khoa học có phải chỉ áp dụng vào những công việc lớn mà thôi không? Không. Vào việc chi cũng được hết, từ việc nhỏ đến việc lớn, từ việc nhà đến việc nước.

Trường Tổ chức công việc theo khoa học (Ecole d’Or­gan­isa­tion sci­en­tifique du Tra­vail) ở Pháp đã mở những khoá dạy cách áp dụng những phương pháp tổ chức đó vào kỹ nghệ, thương mại, canh nông, công sở; và Gilbreth một kỹ sư Mĩ, đã áp dụng phương pháp đó vào sự dạy con, vào những công việc lặt vặt trong nhà.

III. KẾT

Vậy ta có thể tóm tắt ý chính của chương này vào câu định nghĩa sau đây:

Tổ chức công việc theo khoa học

là một môn dạy ta tìm kiếm những phương pháp chính xác hợp với khoa học để làm một công việc nào đó, nhỏ hoặc lớn, một cách mau chóng nhất, mà không mệt, để được lợi cho mọi người.

Môn học đó, các nước Âu, Mỹ đã áp dụng từ lâu, nhất là Mỹ. Sức sản xuất của nước ta thấp nhất toàn cầu, cho nên ta phải áp dụng nó ngay vào hết thảy các ngành hoạt động mới mong công việc kiến thiết quốc gia mau có kết quả được.

Ta thường phàn nàn đời người như bóng câu qua cửa, mà công việc thì bề bộn, đến nỗi có người phải than thở: “kiếp trần thong thả một ngày là tiên”. Vậy sao không áp dụng phương pháp đó, làm mọi việc cho chóng xong (chóng xong chứ không phải là cẩu thả) để hưởng thú thanh thản, thú tiên trong cõi tục?

CHƯƠNG NHÌ

LỊCH TRÌNH CỦA KHOA T.C.T.K.H

I. Những người có công với phương pháp khoa học.

II. Những người khai sanh cho phương pháp T.C.T.K.H

1. Tay­lor

2. Fay­ol

3. Sau Tay­lor và Fay­ol

I. NHỮNG NGƯỜI CÓ CÔNG VỚI PHƯƠNG PHÁP KHOA HỌC

Ở thời đại thượng cổ, loài người còn ăn lông ở lỗ, hai ba người họp lại để săn mồi lấy thịt ăn và lột  da che mình. Chắc chắn lúc đó loài người đã biết sắp đặt, tổ chức công việc rồi. Nhưng biết tổ chức theo khoa học thì phải đợi đến lúc nền móng của khoa học đã dựng lên hẳn hoi.

Công việc xây nền móng đó được Xénophon (425-352) và Aris­tote (384-322) khởi thủy rồi bị gián đoạn trên 1500 năm, mãi đến thế kỷ 13, mới có Roger Ba­con (1214-1294) tiếp tục. Sau Roger Ba­con có François Ba­con (1561-1626) phát triễn thêm, Descartes (1596-1656) và Stu­art Mill (1806-1873) củng cố lại, đến Claude Be­nard (1813-1878) thì cơ hồ hoàn thành.

II. NHỮNG NGƯỜI KHAI SINH CHO PHƯƠNG PHÁP T.C.T.K.H

1. Tay­lor

Khi phương pháp khoa học đã được dựng thì tức thời có những người áp dụng nó vào tổ chức công việc.

Người thứ nhứt là Léonard de Vin­ci (1452-1519). Sau ông, có Per­ronet (1708-1794) đặt ra phương pháp làm truyền (traval à la chaine) và Pon­celet nghiên cứu kĩ càng về sự mệt nhọc của thợ thuyền. Ở cuối thế kỷ 18 và đầu thế kỷ 19, có Chap­tal người Pháp, Bab­bage người Anh, nghiên cứu cách làm cho công việc của thợ thích hợp với máy, và Saint Si­mon người Pháp chuyên xét về vấn đề quản lí xí nghiệp.

Nhưng công việc của các nhà đó lẻ tẻ, không ảnh hưởng nhiều đến quần chúng đương thời. Phải đợi đến Fred­er­ick Winolow Tay­lor (1856–1915) sự T.C.T.K.H mới thành một môn học có hệ thống, có nguyên tắt chắc chắn, có thí nghiệm đàng hoàng, có nhiều ứng dụng khả quan trong kỹ thuật. Ta có thể nói Tay­lor chính là người khai sinh ra môn đó.

Ông sanh ở Philadel­phie (Mỹ), ham học những sinh ngữ như tiếng Pháp, Đức và thứ nhất là môn toán học. Ngay từ hồi nhỏ ông đã ưa sự rõ ràng, đích xác, ghét sự phỏng chừng.

Nhưng vì có tật ở mắt, ông không được học nhiều và năm 18 tuổi, khi ông xin vô làm trong một xưởng ông chỉ có mỗi một tờ chứng chỉ thợ tập nghề. Tờ đó không có giá trị gì cả, người ta cho ông làm lao công. Ông vui vẻ nhận việc và quyết chí làm giỏi hơn các bạn bè. Ông phân tích công việc phải làm, tìm hiếu máy móc, nhờ vậy chẳng bao lâu thành thợ chuyên môn có tài, được chủ quí mến.

Ông tới xưởng trước giờ, ra sau giờ, người trên mắng không bao giờ cãi lại và luôn luôn ngay thẳng, muốn mỗi ngày công việc ông làm được tốt hơn.

Năm 1878, ông vào làm cho một công ti thép Mid­vale, lần lượt làm đủ công việc trong nhà máy. Ba năm sau ông làm cho năng lực sản xuất của hãng tăng lên gấp đôi. Ba năm sau nữa ông được thăng lên chức chánh kỹ sư.

Năm 1890 ông làm quản lí công ti Man­ufac­tur­ing In­vest­ment. Thời buổi khó khăn, ông không thành công; năm 1893 ông xin thôi và từ đó đem hết tâm trí vào sự thực hành phương pháp của ông để tổ chức công việc các xưởng.

Từ năm 1900 trở đi, ông về khu vườn của ông ở Philadel­phie, di dưỡng tính tình, tìm ra được phương pháp và dụng cụ để bứng những cây lớn đem trồng nơi khác (điều đó chỉ ta thấy ông áp dụng phương pháp khoa học vào bất cứ hoạt động nào), xuất bản những bút kí và luận văn (Shop man­age­ment: Sự tổ chức hãng The Art of cut­ting met­als: nghệ thuật cắt kim thuộc và hướng dẫn, chỉ bảo cho hết thảy mọi người, nhất là cho các công sở ở Philadel­phie, về cách tổ chức công việc).

Những luận văn đó không được rõ ràng, lý luận lúng túng, nhưng phương pháp cực kì xác đáng và đã làm đảo lộn hết sự tổ chức công việc đương thời, để lại một ảnh hưởng sâu xa đến thời chúng ta.

Ở đây, tôi chỉ tóm tắt phương pháp của ông, chỉ vài kết quả ông đã thu hoạch được, rồi ở phần II sẽ xét kỹ lại. Phương pháp của ông chỉ có mỗi mục đích làm hạ giá vốn xuống. Muốn vậy ông dùng 10 cách sau này.

1. Dùng máy móc khí cụ tinh xảo hơn hợp với tài năng của mỗi người.

2. Phân công (chia việc) cho từng người chuyên môn.

3. Nhất luật hoá mẫu mực của đồ dùng và hoá vật.

4. Hợp lí hoá cách thức làm việc bằng cách: Nghiên cứu cử động – đo và tính thì giờ làm việc.

5. Chuẩn bị công việc.

6. Phối trí công việc.

7. Kiểm soát.

8. Định số nguyên liệu cần phải dự trữ.

9. Tính cách trả công cho thợ hăng hái làm.

10. Cho họ những hoàn cảnh thuận tiện để làm việc.

Một đồ đệ của ông, Gilbreth (Phụ thân của tác giả cuốn Cheap­er by the dozen) áp dụng phương pháp hợp lí hoá cách thức làm việc của ông vào công việc xây tường và làm cho công việc nhanh lên gấp ba. Một người thợ, trước đặt được 120 viên gạch mỗi giờ, nhờ Gilbreth mà đặt được 350 viên mỗi giờ.

Tay­lor còn nghiên cứu về sự mệt nhọc của não cân, để lựa người làm, định giờ nghĩ ngơi cho họ và đem thực hành vào việc soát lại những viên đạn (hòn bi) xe máy, ông cũng làm cho công việc nhanh hơn gấp ba.

Nhưng sự sáng tạo làm cho cả thế giới biết tên ông là sau 26 năm thí nghiệm, ông tìm được cách cắt những kim thuộc ( thép, đồng, sắt…) nhanh gấp hai lối cũ.

Sau cùng ông nghiên cứu về đai chuyền (cour­roie) chế được một thứ chày máy (marteau pi­lon), khảo sát về kế toán của hãng, về lối kí hiệu nữa (tìm những ước định để đặt tên các đồ dùng sao cho vừa gọn, vừa dễ nhớ).

Sự sáng suốt của ông dị kỳ, sức hoạt động của ông đáng kinh, vượt hẳn người phàm cả ngàn bực, cho nên người hiểu ông thì ít, kẻ chê ông thì nhiều. Năm 1911, một hãng ở Wa­ter­town không biết áp dụng phương pháp của ông đến nỗi thợ làm reo, người ta trút cả tội lỗi lên đầu ông và lôi ông ra trước vành móng ngựa. Ông hung hồn tự bênh vực lấy và mỉa mai thay! cũng nhờ một nữ sĩ trong đảng xã hội bào chữa cho ông mà ông thắng.

Năm 1913, hãng Re­nault ở Pháp cũng không hiếu triết lí của phương pháp đo thì giờ làm việc của ông, đem áp dụng bậy, đến nỗi thợ làm reo, phẫn nộ và chỉ trích phương pháp của ông là “ Tổ chức sự lao lực” và “ làm cho con người thành cái máy”

Nhưng sau khi ông chết, người ta lần lần hiểu ông và các nước Âu Mỹ đã theo phương pháp của ông.

2. Fay­ol

Có khi nhân loại sa lầy cả mấy thế kỷ trong cái vũng bùn của thủ cựu không tỏ một vẻ gì vùng vẫy để ra khỏi nơi đó, không ai có lấy một tia sáng thiên tài hết. Vậy mà hễ có một người xuất chúng hiện ra như sao hôm ở phương Tây thì đồng thời cũng có những ngôi sao khác lấp lánh trên nền trời để hướng dẫn quần chúng.

Tay­lor sanh năm 1856 thì 15 năm trước cũng đã có một thiên tài khác ra đời. Thiên tài đó là Fay­ol (1841-1915).

Hai thiên tài đó trái nhau như mặt trăng mặt trời, Tay­lor tự học mà thành tài, Fay­ol trái lại, được đào tạo tại trường Saint-

Eti­enne. Khi Tay­lor còn đương làm thợ thì Fay­ol đã cai quản công ti mỏ Com­men­ty. Sân hoạt động của Tay­lor là xưởng thì buồng thí nghiệm của Fay­ol là phòng quản lý.

Hồi đó mỏ Com­men­ty thường bị hoả hoạn trong hầm, Fay­ol có cơ hội thi thố tài nhận xét và quyết định. Ông hăng hái tìm cách ngăn hoả hoạn và thành công. Gặp hồi khủng hoảng, công ti lỗ vốn. Ông quyết tâm cải thiện tình thế: cũng dùng số vốn đó, dụng cụ đó, nhân viên đó, chỉ thay đổi cách quản lí mà làm cho công ti phát đạt lại rất mau. Ai cũng phục ông là có tài chuyển bại thành thắng. Năm 1916, ông trình bày lí thuyết và thu thập kinh nghiệm trong cuốn Doc­trine ad­min­is­tra­tive (Thuyết quản lí)

Đọc cuốn đó ta thấy hệ thống tư tưởng của ông ngược với Tay­lor. Tay­lor đưa ra vài thí dụ cụ thể để ta tìm lấy nguyên tắc tổng quát. Trái lại, Fay­ol vạch những nguyên tắc tổng quát đó ra để mỗi người tự tìm lấy cách áp dụng vào những trường hợp riêng biệt. Tay­lor chỉ gốc để ta tìm lấy ngọn. Đồ đệ của hai ông bút chiến trên 10 năm, rồi sau mới chịu nhận rằng tuy hệ thống khác nhau mà phương pháp đều là phương pháp khoa học và môn tổ chức xưởng của Tay­lor với môn tổ chức quản lí của Fay­ol bổ túc lẫn nhau, để đưa tới mục đích chung là sản xuất mau hơn, rẻ hơn. Môn tổ chức công việc theo khoa học do sự hỗn hợp lý thuyết của hai ông mà ra.

Sáng kiến của Fay­ol ở câu này: Trong một xí nghiệp, những nhân viên ở dưới, thừa hành mệnh lệnh của người trên, cần có học chuyên nghiệp, còn người chỉ huy không cần học nhiều mà cần biết cách quản lí hơn. Ông diễn giải ý đó trong phần thứ nhất của cuốn: Quản lí kỹ nghệ và thông thường (Ad­min­is­tra­tion in­dus­trielle et gén­erale ). Ông phàn nàn rằng trong các trường đại học người ta dạy cho sinh viên đủ các ngành của khoa học mà không hề để ra một giờ dạy cách lựa người, dùng người, chỉ huy người, mà chính người lại quan trọng hơn hết, hơn cả máy móc và phương pháp. Có máy móc, có nguyên liệu mà không có người cũng không làm ra được gì cả. Máy móc tốt, phương pháp hay mà người không hăng hái làm việc thì sản xuất cũng không lớn được.

Những người chỉ huy ngồi phòng giấy, gi­ao thiệp luôn luôn với những người giúp việc, chứ có cần điều khiển máy móc đâu mà bắt họ học kĩ lưỡng những môn ở nhà trường? Biết bao nhà đại doanh nghiệp chỉ biết bốn phép toán: cộng, trừ, nhân, chia, mà quản lí nổi những xí nghiệp rất lớn. Họ cần biết người chứ không cần biết toán.

Ý đó rất xác đáng: các trường đại học đào tạo những nhà chuyên môn chứ không đào tạo những người chỉ huy, những người quản lí. Đó là một thiếu sót trong sự đào tạo nhân tài.

Trong phần thứ nhì quyển Quản lý kỹ nghệ và thông thường ông vạch ra những nguyên tắc quản lí mà ông đã tìm ra được do kinh nghiệm của ông.

Ông chia công việc của một xí nghiệp ra 6 loại:

1. Công việc kỹ thuật (Fonc­tion tech­nique)

2. Công việc tài chánh (Fonc­tion fi­nan­cière)

3. Công việc thương mại(Fonc­tion com­mer­ciale)

4. Công việc an ninh (Fonc­tion de sécu­rite)

5. Công việc kế toán (Fonc­tion de compt­abilite)

6. Công việc quản lí (Fonc­tion ad­min­is­trave)

Công việc quản lý gồm 5 khoản:

1. Dự tính chương trình làm việc

2. Tổ chức công việc

3. Chỉ huy

4. Phối trí nghĩa là sắp đặt các công việc cho liên lạc với nhau.

5. Kiểm soát xem công việc có làm đúng chương trình, đúng chỉ thị, đúng nguyên tắc không.

3. Sau Tay­lor và Fay­ol

Fay­ol mất năm 1925, và những người tới sau chỉ còn việc mở rộng con đường mà ông và Tay­lor đã có công vẽ bản đồ, cắm bong tiêu.

Năm 1926, người ta lập ở Paris một Ủy viên hội vạn quốc để nghiên cứu sự tổ chức công việc theo khoa học. Mỗi nước lại lập một Ủy viên hội quốc gia nữa. Ở Pháp Ủy viên hội đó là Comité na­tion­al de l’Or­gan­isa­tion française. Hội có mở một trường dạy môn tổ chức công việc, lấy tên là Ecole d’Or­gan­isa­tion sci­en­tifique du tra­vail.

Tóm lại Tay­lor và Fay­ol đã đặt cơ sở vững chắc cho môn T.C.T.K.H. Tay­lor trong công cuộc tổ chức các xưởng, Fay­ol trong công cuộc tổ chức ban quản lý. Cả hai đều dùng phương pháp khoa học để tổ chức.

Trong chương sau chúng ta sẽ xét xem phương pháp khoa học đó ra sao.

CHƯƠNG BA

PHƯƠNG PHÁP KHOA HỌC

I. Bốn qui tắc của Descartes

1. Tinh thần Descartes

2. Bốn qui tắc căn bản

3. Một thí dụ

4. Tinh thần khoa học rất khó có.

II. Phương pháp thí nghiệm của Claude Bernard.

III. Bốn phương pháp của Stu­art Mill

I. BỐN QUI TẮC CỦA DESCARTES

1. Tinh thần Descartes

Ta có thể nói tất cả khoa học ngày nay và tất cả sự tổ chức tinh mật của Âu, Mỹ đều xây trên bốn qui tắc của Descartes, một nhà triết học Pháp, đã mạnh bạo đánh đổ khoa triết lí kinh viện và mở đường cho khoa triết lí thực nghiệm. Đương thời ông, những học viện đều do giáo đường lãnh đạo hết. Trong những học viện đó, người ta lấy Thánh kinh để dạy học trò và hết thảy những điều dạy trong kinh đều phải nhận là đúng. Kẻ nào dám cãi lại thì bị trừng trị nặng. Ai cũng biết chuyện ông Galilée vì tuyên bố rằng trái đất quay, trái hẳn với Thánh kinh mà 70 tuổi đầu, còn bị giáo đường làm nhục ra sao.

Descartes cũng không chịu tin những điều dạy trong

Thánh kinh

. Ông gột bộ óc ông cho hết những điều mà triết lí kinh viện đã nhồi vào rồi hùng tâm tự tìm lấy SỰ THỰC.

2. Bốn qui tắc.

a) Ông tự nhủ: “Tất cả những điều từ trước tới nay ta tin là đúng, có đúng thật không? Chưa chắc, vì ta chưa chứng nghiệm được. Bây giờ ta phải xét lại từng điều một. Điều nào chứng nghiệm được thì mới tin, không thì không tin. Trước hết, ngay cả thân ta này có thiệt không? Ta có tồn tại thiệt không?

Chắc chắn có người cho ông ta gàn và nói: Cần gì phải chứng minh nữa? Thì tôi thấy anh ta ngồi đó tức là anh ta tồn tại, chúng ta tồn tại rồi. Anh nghe thấy tiếng nói của anh, tức là anh tồn tại rồi.

Nhưng ta có thể hỏi lại người đó: Trông thấy, nghe thấy chưa đủ chứng minh tồn tại. Đêm qua tôi nằm mộng thấy một con cọp đuổi tôi, rõ ràng nghe thấy nó gầm lên, vang cả một góc rừng. Vậy con cọp và góc rừng đó có thiệt sao? Tồn tại thiệt sao? Mộng khác, sự thiệt khác. Phải. Nhưng khác ở chỗ nào? Thử chứng minh ra.

Tất người đó sẽ loanh quanh không trả lời được. Người đó không có tinh thần khoa học vì đã nhận sự tồn tại của họ là có thiệt khi họ chưa chứng minh được sự tồn tại đó.

Descartes đã chứng minh sự ấy. Ông nói: Tôi tự hỏi rằng: Tôi có tồn tại thiệt không? Vậy tôi đã tư tưởng và tư tưởng đó của tôi có thiệt, tồn tại thiệt. Vậy tôi cũng tồn tại thiệt vì nếu tôi không tồn tại, sao tôi có tư tưởng được.

Ông khuyên ta: Chứng nghiệm một sự thực nào rồi mới nhận nó là sự thực. Đó là qui tắc thứ nhất của ông.

b) Qui tắc thứ nhì: Phải chia sự khó khăn ra làm nhiều phần nhỏ, càng nhiều càng hay, nghĩa là phải phân tích (an­alyz­er) nó ra để giải quyết. Qui tắc này chúng ta thường áp dụng khi chúng ta chia công việc cho mỗi người chuyên làm một việc: Người lo chế tạo, người lo mua nguyên liệu, người lo bán, người lo sổ sách.

c) Sau khi phân tích ra làm nhiều phần tử, phải thu nhập lại những phần tử đó theo từng loại, theo sự quan trọng của chúng để kiếm cách xử trí, lập chương trình hành động. Qui tắc này ngược lại qui tắc trên và gọi là qui tắc tổng hợp.

d) Sau cùng, qui tắc thứ tư là phải kiểm điểm lại cho đủ. Xét cho khắp để khỏi bỏ sót một chút gì. Qui tắc này dạy ta kiểm soát lại công việc cho chắc chắn.

3. Một thí dụ

Chúng ta lấy một thí dụ cụ thể rồi áp dụng những qui tắt trên cho hiểu rỏ phương pháp khoa học. Ta muốn mở một nhà máy bán cà rem cây ở Hà Tiên chẳng hạn. Có người nói với ta rằng: Sẽ lời nhiều vì hiện nay châu thành đó chưa có máy cà rem cây nào hết.

Ta có tin ngay như vậy không? Không. Vì qui tắc thứ nhứt của Descartes bắt ta chứng minh một điều gì rồi mới cho ta quyền tin nó. Muốn chứng minh sự mở tiệm bán cà rem cây ở Hà Tiên sẽ có lời, ta phải chia vấn đề đó ra làm nhiều phần nhỏ để nghiên cứu từng phần một cho được minh bạch (qui tắc thứ 2). Ta chia như sau này:

a) Tiền mua máy cà rem cây bao nhiêu?

- Số tiền đó nếu đi vay, sẽ phải chịu bao nhiêu tiền lời mỗi tháng, mỗi năm.

- Tiền mướn nhà để mở tiệm là bao nhiêu?

- Tiền phí tổn cho máy chạy mỗi ngày 6 giờ là bao nhiêu? 12 giờ là bao nhiêu?

- Các thứ thuế là bao nhiêu?

b) Dân số châu thành Hà Tiên hiện nay là bao nhiêu?

- Dân số đó sẽ tăng hay giảm? Tại sao? Tăng độ bao nhiêu? Giảm độ bao nhiêu?

- Cứ 1000 người thì mỗi ngày trung bình tiêu thụ bao nhiêu cà rem cây?

Muốn trả lời được những câu này phải so sánh với những tỉnh khác.

- Sức tiêu thụ mùa mưa là bao nhiêu? Mùa nắng tăng lên bao nhiêu?

c) Hiện nay có tiệm cà rem cây nào ở Hà Tiên chưa?

- Có người nào mới xin mở mà chưa mở không?

- Nếu có một tiệm thì lời bao nhiêu?

- Nếu có 2 tiệm thì lời hay lỗ? bao nhiêu?

Đó là mới xét sơ thôi, thật ra mỗi câu hỏi đó còn chia ra nhiều câu hỏi phụ nữa. Ví dụ trong câu hỏi: Tiền mua máy cà rem cây là bao nhiêu? Phải tính tiền máy lấy tại hãng, tiền chuyên chở; trong tiền chở chuyên phải kể tiền xe, tiền tàu, tiền khuân vác v.v…

Sau khi giải quyết từng vấn đề, trả lời từng câu hỏi, ta thu thập những tài liệu để tính tiền phí tổn, tiền thâu được trong một năm và sau cùng biết tiền lời hoặc lỗ. Đó là áp dụng qui tắc thứ 3.

Trong khi tổng hợp tiền phí tổn, phải tính cho đủ những phí tổn đã kê trong khi phân tích, đừng bỏ sót một phí tổn nào. Như vậy phải kiểm điểm từng số một, nghĩa là phải áp dụng qui tắc thứ tư.

Tóm lại: 4 qui tắc: chứng nghiệm, phân tích, tổng hợp, kiểm điểm không có chi mới lạ cao xa hết. Trong khi làm việc các bạn thường áp dụng nó mà không hay vì nó chỉ là lẽ tất nhiên phải như vậy. Chỉ cần có chút lương tri là hiểu được nó.

4. Tinh thần khoa học rất khó có.

Nhưng cái lẽ tất nhiên đó, ít ai nhớ tới, trong đời, biết bao người ai nói sao tin ngay làm vậy, không hề suy xét xem lời đó đúng không. Ta tự xét ngay cũng thấy rất nhiều lần làm trái hẳn qui tắc thứ nhất của Descartes. Ta lười biếng không chịu suy nghĩ. Khi làm việc không sắp đặt việc trước việc sau, chia ra việc khó việc dễ, có khi đương làm phải bỏ dở để làm công việc khác, thành thử tốn thì giờ, phí tiền của, lỗ lã. Ta hiểu 4 qui tắc trên kia lắm, nhưng óc ta chưa được thấm nhuần trong tinh thần khoa học, ta không được đào tạo trong lò khoa học.

Cho nên, hiểu rõ 4 qui tắc trên chưa đủ, phải tập luyện cho nó nhập trong tiềm thức của bạn, sao cho nhất cử nhất động của bạn tự nhiên theo nó.

Nghĩa là phải có tinh thần khoa học, có tập quán khoa học. Điều đó rất khó. Không phải một tháng, một năm mà ít nhất là vài ba năm.

Nhưng khi đã có tinh thần đó thì không thể nào mất nó được hết (cũng như người đã có thứ tự không khi nào mất tính đó cả) và giải quyết mọi việc một cách dễ dàng.

II. PHƯƠNG PHÁP THÍ NGHIỆM CỦA CLAUDE BERNARD (1813-1873)

Ngoài 4 qui tắc của Descartes ra, ta còn nên biết phương pháp nhận xét, ức thuyết, thí nghiệm của Claude Bernard trong cuốn Y học thực tập nhập môn (In­tro­duc­tion à l’Étude de la médicine ex­péri­men­tale), cuốn sách cơ sở của các nhà tìm tòi về khoa học.

Đứng trước một hiện tượng, công việc đầu tiên là nhận xét. Ta lấy thí dụ bán cà rem cây trên kia. Ta mở một tiệm cà rem cây ở Hà Tiên mà tại đó cũng có một tiệm cà rem cây khác. Ta nhận thấy số tiêu thụ của ta mỗi ngày một kém, còn cà rem cây của người càng ngày càng chạy. Đó là một hiện tượng.

Ta nhận xét kỹ hiện tượng đó. Số thu của ta bắt đầu xuống từ lúc nào? Nó xuống đều hay xuống rất mau? Xuống hoài hay có lúc lên có lúc ngừng? Nhận xét như vậy để rồi tìm nguyên nhân của hiện tượng đó. Có thể còn nhiều nguyên nhân lắm. Hoặc vì giá ta bán cao hơn; hoặc vì cà rem cây của ta lạt quá, hay ngọt quá, không thơm, màu coi không đẹp; hoặc vì tiệm không có vẻ sạch sẽ, không khéo quảng cáo, người bán hàng không niềm nở với khách hàng.

Trong bây nhiêu nguyên nhân, có nhiều cái ta có thể loại ngay đi được. Ví dụ, nếu giá bán của ta cũng bằng giá bán của người thì nguyên nhân thứ nhất không đúng. Trái lại, có những nguyên nhân rất khó loại, lúc đó phải đặt ra một ức thuyết, tạm cho rằng do nguyên nhân nào đó, nguyên nhân màu cà rem của ta không đẹp chẳng hạn. Phải có ức thuyết dự ý đó để thí nghiệm.

Và tức thì ta đổi màu cà rem đi, dùng đúng màu của tiệm kia, bán trong một tuần, nửa tháng xem số thu có tăng lên không. Như vậy là ta thí nghiệm.

Trong khi thí nghiệm, phải nhận xét nữa, một cách rất khách quan, không được có một thành kiến nào hết. Ví dụ nếu ta có thành kiến rằng chính do màu cà rem mà hàng ta ế thì ngày đầu tiên, khi đổi màu rồi, thấy cà rem của ta bán được gấp rưỡi mọi lần, ta tin ngay rằng nguyên nhân đó đúng, không chịu xét thêm rằng hôm đó nhằm ngày chủ nhật, trời nắng mà có cuộc đá banh, cho nên số cà rem bán được nhiều, chẳng những ở tiệm ta mà cả ở tiệm người nữa. Và như vậy là lý luận nhầm lẫn, vì ta đã có sẵn thành kiến rồi.

Nói tóm lại, phải nhận biết dự ý và thành kiến. Dự ý là tạm cho đúng rồi thí nghiệm, xem nó có đúng không. Thành kiến là cái ý quyết chắc rằng đúng. Dự ý rất cần để biết con đường mà thí nghiệm. Thành kiến rất hại cho sự thí nghiệm vì nó làm sai lạc sự thí nghiệm đi.

III. BỐN PHƯƠNG PHÁP CỦA STU­ART MILL

Trong thí nghiệm, lại phải:

a) Tin luật quyết định của Leib­niz (1646–1716): Cái gì cũng có nguyên nhân của nó và hễ cùng một nguyên nhân thì tất phải cùng một kết quả. Ví dụ sự lụt, phải có một nguyên nhân; nguyên nhân đó là mưa nhiều ở trên nguồn. Và hễ nơi nào mưa nhiều và liên tiếp ở miền trên thì ở miền dưới tất phải lụt.

b) Theo 4 phương pháp sau này của Stu­art Mill

1. Phương pháp phù hợp

(méth­ode de con­cor­dance).

Ví dụ ta thấy nhiều thứ cà rem cây rất khác nhau mà đều bán chạy cả, thứ dài thứ ngắn, thứ ngọt ít, thứ ngọt nhiều, thứ màu đỏ, thứ màu vàng… nhưng bấy nhiêu thứ đều có chỗ này phù hợp nhau là cùng có mùi thơm va ni thì ta có thể nói rằng mùi thơm đó là nguyên nhân của sự bán chạy.

2. Phương pháp sai dị

(méth­ode de dif­fer­ence).

Có 2 thứ cà rem cây giống nhau về mọi phương diện chỉ khác nhau ở chỗ, một thứ thơm va ni, một thứ thơm mùi khác. Thứ thơm va ni bán chạy, thứ kia không chạy. Vậy ta nói rằng mùi thơm va ni là nguyên nhân của sự bán chạy.

3. Phương pháp đồng thời thay đổi

(méth­ode des vari­ations con­comi­tantes).

Hai phương pháp trên cho ta đoán được nguyên nhân rồi. Ta thay đổi nguyên nhân đó đi để xem hiện tượng có thay đổi không. Ví dụ cà rem của ta thêm va ni vào thì bán chạy, bỏ va ni ra thì bán ế, vậy sự thơm của va ni quả là nguyên nhân của sự bán chạy.

4. Phương pháp còn thừa lại

(méth­ode des residus).

Ta kê hết thảy những điều, mà theo ý ta, có thể là nguyên nhân của sự bán ế. Ví dụ ta kiếm được 8 điều. Ta xét từng điều một, chỉ trừ một điều, điều thứ 5 chẳng hạn. Những điều ta xét đó không thể làm nguyên nhân cho sự bán ế được. Vậy điều còn lại đó là điều 5, tất phải là nguyên nhân của sự bán ế.

Tóm lại, Descartes, Stu­art Mill, Claude Bernard đã có công định những qui tắc bất di bất dịch của phương pháp khoa học. Ta phải hiểu rỏ phương pháp đó và có tinh thần khoa học rồi mới tổ chức công việc.

Trong phần II và III chúng ta sẽ xét sự áp dụng phương pháp đó ra sao trong sự tổ chức công việc.

PHẦN THỨ NHÌ

HỌC THUYẾT FAY­OL VÀ THỰC HÀNH

ĐẠI Ý

Ở phần I chúng ta đã biết qua học thuyết Tay­lor va Fay­ol. Trong phần này chúng ta sẽ nghiên cứu học thuyết Fay­ol kỹ lưỡng hơn.

Chúng ta sẽ:

1. Định nghĩa thế nào là một xí nghiệp (en­ter­prise), chỉ cách tổ chức những cơ quan trong xí nghiệp ra sao.

2. Vạch rõ 5 chức vụ của người quản lý, người quản lý muốn làm 5 chức vụ đó, nhất là chức vụ dự tính và tổ chức, phải có nhiều tài liệu, cho nên tôi cũng xét thêm:

3. Cách kiếm tài liệu, phân loại tài liệu.

4. Và cách dùng tài liệu ra sao để dễ bề so sánh.

CHƯƠNG NHẤT

TỔ CHỨC MỘT XÍ NGHIỆP

I. Lí thuyết.

            1. Thế nào là một xí nghiệp?

            2. Sáu công việc trong một xí nghiệp.

            3. Hai qui tắt trong sự tổ chức xí nghiệp.

II. Thực hành.

1. Một lối tổ chức.

               2. Liên lạc giữa các cơ quan.

            3. Đồ biểu tổ chức.

I. LÍ THUYẾT

1. Thế nào là một xí nghiệp?

Phương pháp tổ chức công việc áp dụng vào ngành hoạt động nào cũng được, nhưng đã áp dụng vào những xí nghiệp kĩ nghệ trước hết vì Tay­lor và Fay­ol đều đã giúp việc gần suốt đời trong những xí nghiệp đó. Vả lại trong kĩ nghệ có đủ các ngành hoạt động nên phương pháp tổ chức áp dụng được nhiều kết quả hơn cả.

Vậy ta chỉ cần xem phương pháp đó áp dụng trong kĩ nghệ ra sao là đủ suy ra được cách áp dụng vào những nghành hoạt động khác, như trong thương mại, canh nông, công chánh, công sở v.v…

Nhưng trước hết thế nào là một xí nghiệp? Xí nghiệp là một tổ chức có mục đích sản xuất, trao đổi hoặc lưu thông tiền của, hàng hoá để tìm lợi ích công cộng chứ không phải để làm giàu cho một người hay một số người. Hiểu theo nghĩa đó thì xã hội dễ có trật tự, không hiểu thì là mầm của hỗn loạn.

Định nghĩa đó rất phù hợp với định nghĩa môn Tổ chức công việc theo khoa học ta đã chỉ ở cuối chương I phần I. Những người chỉ trích Tay­lor và Fay­ol đều là những người hiểu lầm mục đích của xí nghiệp.

2. Sáu công việc trong một xí nghiệp

Muốn xét sự tổ chức một xí nghiệp, phải biết rõ những công việc của nó. Ở chương II phần I ta đã nói rằng ông Fay­ol đã có sáng kiến chia công việc trong xí nghiệp ra làm 6 loại:

1. Công việc kỹ thuật:

Một xí nghiệp lập ra để sản xuất, chế tạo hoặc biến đổi một nguyên liệu này ra một nguyên liệu khác, một hoá vật này ra một hoá vật khác. Vậy công việc thứ nhất là công việc kỹ thuật.

2. Công việc thương mại:

Sau khi đã sản xuất, chế tạo hoặc biến đổi rồi, phải bán hoá vật, hoặc đổ lấy một hoá vật khác. Trước khi sản xuất, cũng phải mua nguyên liệu, dụng cụ, máy móc… Bán, mua, trao đổi họp chung lại thành công việc thương mại.

3. Công việc tài chính:

Phải có vốn mới làm được những công việc trên. Sự tìm kiếm và dùng số vốn, tức là công việc tài chính. Bộ máy tài chính đối với xí nghiệp cũng quan trọng như bộ máy tuần hoàn đối với cơ thể con người. Không có máu mang thức ăn lại các bộ phận thì cơ thể không thể sống được. Không có tiền bạc, xí nghiệp cũng không đứng được.

4. Công việc an ninh:

Nhưng phải có an ninh mới làm việc được. Phải bao những máy nguy hiểm lại cho thợ khỏi bị tai nạn, phải có đồ cứu hoả, phải bảo hiểm nhân mạng, xe cộ… Hoặc trước khi ký một giấy tờ gi­ao kèo, phải có nhà chuyên môn xét xem những điều lệ trong tờ gi­ao kèo có hại cho ta không, như vậy để cho được chắc chắn, được an ninh.

5. Công việc kế toán:

Hết thảy những công việc trong xưởng đều phải biên chép lại cho biết chế tạo bao nhiêu, lời hay lỗ bao nhiêu, bán được bao nhiêu, lời hay lỗ bao nhiêu, máy móc được bao nhiêu chiếc còn tốt, bao nhiêu chia chiếc phải sửa… công việc đó là công việc kế toán.

6. Công việc quản lý:

Quan trọng nhất là công việc quản lý. Quản lý một xí nghiệp tức là dự tính những việc làm phải làm, tổ chức cách thức làm, chỉ huy các cơ quan, phối trí cho các công việc liên lạc với nhau, rồi kiểm soát từng việc một. Cơ quan quản lý đối với một xí nghiệp như bộ óc đối với cơ thể ta.

Ta nên nhận điều này: không phải chỉ ở trên đầu một xí nghiệp mới có cơ quan quản lý, mà bất kì bộ phận nào của xí nghiệp cũng phải có cơ quan đó. Người chỉ huy xưởng cũng như người quản lý văn phòng đều có trách nhiệm quản lý xưởng của mình hoặc văn phòng của mình. Hễ địa vị càng trọng thì tài quản lý càng phải có nhiều mà cái học chuyên môn không cần lắm. Điều đó ta đã nói ở chương II phần I. Nhưng phải nói rõ thêm rằng một người chủ cũng phải biết qua công việc của mình điều khiển thì mới biết ra chỉ thị cho người dưới và người dưới mới chịu nghe.

Không những vậy, người chủ cũng như các người giúp việc, đều có bổn phận phải học hỏi thêm, biết qua về các công việc khác trong xí nghiệp hoặc trong sở, chứ không được tự gi­am mình trong phạm vi chuyên môn, vì hết thảy các cơ quan sản xuất phải có liên lạc mật thiết với nhau. Ví dụ người quản lý cơ quan sản xuất phải có liên lạc với cơ quan thương mại để biết giá mua giá bán rồi giá tính vốn, định cách sản xuất; lại phải có liên lạc với cơ quan tài chính để lựa chọn nhân công, thay đổi máy móc…

3. Ba qui tắc trong sự tổ chức xí nghiệp

Lối tổ chức xí nghiệp rất thay đổi tùy xí nghiệp quan trọng hay không, dùng nhiều người hay ít, và tùy người gi­ao chủ quyền quản lý từng cơ quan và cho một người khác chịu trách nhiệm hay tự giữ quyền quản lý cho mình và đảm nhận hết trách nhiệm, mà chỉ dùng những người giúp việc để thi hành mệnh lệnh của mình thôi. Nhưng khi xí nghiệp dùng trên 500 người thí người chủ không sao xem xét, định đoạt hết được, tất phải có một hội nghị để hỏi ý kiến và một phòng văn thư để giúp việc. Hầu hết những xí nghiệp lớn đó, tổ chức đều tương tự nhau và dù lớn hay nhỏ, cũng theo bao qui tắc sau này:

a) Cách xếp đặt các bộ phận, phân chia công việc không cần phải theo đúng thứ tự 6 công việc mà Fay­ol đã đề xướng. Điều cốt yếu là không được bỏ sót việc nào.

Ví dụ công việc thương mại không cần phải thu vào một cơ quan. Nếu công việc mua và bán rất quan trọng, ta nên chia làm hai cơ quan riêng biệt. Lại như công việc tài chính và công việc kế toán vì có liên lạc mật thiết với nhau nên ta có thể hợp vào một cơ quan cho dễ làm việc. Còn như công việc quản lý và công việc an ninh đều do phòng văn thư đảm nhận, nhưng ta chớ nên quên rằng bất kì cơ quan nào cũng phải có người quản lý.

b) Mỗi công việc đó cần những người có khả năng, thiên tư riêng biệt. Chẳng hạn người lãnh việc quản lý không cần biết nhiều về kỹ thuật, nhưng phải hiểu tâm lý, biết cách chỉ huy; người coi việc thương mại không cần có tài chỉ huy mà phải biết xã gi­ao, quảng cáo…

c) Một người quản lý không bao giờ được có quá 6 người chủ sự ở dưới quyền. Quá số đó thì công việc của người quản lý nặng nhọc quá, không sao làm nổi. Theo qui tắt đó, một người điều khiển 6 nguời, thì ở trong một xí nghiệp có 6 cấp, số nguời làm sẽ là 9331 nguời. Một xí nghiệp độ 200 người chỉ cần 4 cấp thôi.

II. THỰC HÀNH

1. Một lối tổ chức:

Phương pháp tổ chức cổ điển là phương pháp Kim Tự Tháp: trên đỉnh là người lãnh đạo, dưới chân là các nhân viên thừa hành, ở giữa là đủ các cấp bậc trung gi­an: chủ sở, trưởng ti, trưởng phòng, chủ sự… Người lãnh đạo nắm hết quyền hành, chịu hết trách nhiệm. Bất kỳ, việc lớn, việc nhỏ, phải có sự thoả thuận của người lãnh đạo, hoặc của người ủy quyền rồi mới đem thi hành.

Như vậy có hai điều bất lợi:

Người thừa hành không có trách nhiệm, không cần có sáng kiến, không hăng hái làm việc, chỉ cốt “đếm giờ ăn tiền”.

Người dưới không dám quyết định, việc gì cũng phải đệ trình lên cấp trên, rồi cấp trên lại đệ trình lên cấp trên nữa, thành thử guồng máy chạy rất chậm chạp, công việc bê trễ.

Muốn tránh những bất lợi đó, các xí nghiệp lớn phải dùng phương pháp tổ chức bình diện song hành. Theo phương pháp này, chỉ có hai hệ thống song song nhau: lớp lãnh đạo và lớp phụ trách.

Người lãnh đạo có nhiệm vụ trù liệu chính sách, thảo kế hoạch, định chương trình; còn việc thực hiện chương trình thì hoàn toàn gi­ao phó cho người phụ trách, cho họ đủ quyền quyết định, hành động và lãnh mọi trách nhiệm.

Dưới đây là một lối tổ chức thường dùng trong các xí nghiệp lớn có trên 500 người. Mỗi cơ quan đều có lớp lãnh đạo và lớp phụ trách.

Những giới lãnh đạo trong mỗi cơ quan thường hợp với cơ quan quản lý thành một hội nghị lập chương trình, vạch đường lối chung.

2. Liên lạc giữa các cơ quan.

Giữa các cơ quan trong một xí nghiệp lại có nhiều liên lạc hằng ngày với nhau, như biễu đồ dưới:

3. Đồ biểu tổ chức

(Or­gan­igramme)

Khi đã tổ chức xong một xí nghiệp, ta phải vẽ một đồ biểu chỉ các tổ chức, kêu là biểu đồ tổ chức để người chủ dễ chỉnh lý, kiểm soát công việc trong xí nghiệp.

Có nhiều loại đồ biểu tổ chức. Loại cổ nhất và bất tiện nhất là loại hệ đồ (ar­bre généalogique) (vẽ một cây với nhiều nhánh), không thể dùng được khi xí nghiệp hơi phức tạp.

Loại sáng sủa, dễ vẽ, dễ đọc nhất là loại đọc một chiều mà đây là một kiểu mẫu:

CHƯƠNG NHÌ

NĂM CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ

I. Dự tính

1. Cần có một chương trình.

3. Một chương trình phải có những tính cách gì?

2. Khi lập một chương trình phải làm gì?

4. Năm chương trình của một xí nghiệp.

II. Tổ chức.

III. Chỉ huy

IV. Phối trí.

1. Mục đích.

2. Trong các hội nghị phải làm sao?

V. Kiểm soát.

1. Kiểm soát những gì?

2. Nguyên tắt phải theo trong khi kiểm soát.

I. DỰ TÍNH

Mỗi xí nghiệp cần có một mục đích: Chế tạo cái gì? Bao nhiêu? Trong bao lâu? Để làm gì? Phải biết mục đích đó, vạch theo con đường đưa tới mục đích rồi tìm những cách để đạt tới mục đích. Công việc đó là công việc đầu tiên của người chủ hoặc giám đốc.

1. Phải lập những chương trình định kì:

1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 1 năm, và những chương trình trường kì cho kì 3 năm, 5 năm, 10 năm. Có chương trình chung cho cả xí nghiệp, có chương trình riêng biệt cho từng cơ quan trong xí nghiệp.

Một xí nghiệp không có chương trình thì thiếu sự thứ tự, sự liên tục trong hoạt động, người chủ sẽ thường thay đổi khuynh hướng. Xí nghiệp đó sẽ như chiếc thuyền vụng đóng, chỉ một cơn gió nhẹ cũng làm cho nó chòng chành.

Điều bất tiện thứ nhì là không sao kiểm soát được hết, không sao so sánh được xem số hoá vật đã chế tạo hơn hay kém số định chế tạo.

Chương trình rất quan trọng cho nên hết thảy những cường quốc đều có kế hoạch kiến thiết quốc gia. Kế hoạch tức là chương trình bao quát hết thảy những hoạt động của một quốc gia.

2. Chương trình phải có tính cách gì?

Một chương trình phải có tính cách:

- Liên tục, nghĩa là chương trình trước đã định được tới đâu thì chương trình sau phải nối nhau từ đó, không được cách quảng.

- Nhất trí, nghĩa là chương trình chung của xí nghiệp và những chương trình riêng của từng cơ quan phải cùng đạt tới mục đích duy nhất.

- Đích xác, chứ không được hàm hồ, hoặc sai sự thật. Tính cách này rất quan trọng vì thiếu nó thì chương trình không còn ý nghĩa gì hết. Nhiều công sở, lúc cuối năm, lập chương trình cho năm tới, cứ việc dự tính quá lố, không kể tới những khó khăn có thể xảy ra được, thành thử tới cuối năm sau không thực hiện được một nửa chương trình đã định. Như vậy chương trình mất ý nghĩa, mất tính cách bắt buộc phải theo. Cho nên đã có người phải than: “ Chương trình lập ra để cho người ta không theo”.

- Dễ sửa đổi vì khi lập chương trình ta không sao dự tính được hết những sự khó khăn, hoặc những sự bất ngờ xảy ra. Những lúc đó, nếu chương trình không thể sửa đổi thì phải bỏ hằn đi, chứ không sao tiếp tục thi hành được nữa.

3. Khi lập một chương trình phải làm gì?

Phải:

- Tham khảo những sách vở, tạp chí, hỏi ý người này, nguời khác, nhất là những nhân viên quan trọng cộng tác với ta và dùng hết thảy những tài liệu có thể tìm kiếm được.

- Hỏi 7 câu hỏi sau này của QUIN­TILIEN, một nhà hùng biện La Mã ở thế kỷ thứ nhất: AI? CÁI GÌ? Ở ĐÂU? BẰNG CÁCH NÀO? TẠI SAO? RA SAO? KHI NÀO?

Ví dụ ta muốn mua một cửa tiệm để bán cà rem cây. Đó là một chương trình. Ta phải tự hỏi:

a) Tại sao mua? Mà không mướn?

b) Mua cửa tiệm nào? Mua cái gì? Cả tiệm lẫn đất? hay chỉ mua tiệm thôi còn đất thì mướn? tại sao? Có mua luôn đồ đạc trong tiệm không? Tại sao?

c) Mua cửa tiệm ở đâu? Tại sao không mua tiệm ở đường khác mà mua ở đường này?

d) Mua của ai? Người đó có phải là chủ tiệm không? Làm sao biết chắc là chủ tiệm?

e) Mua cách nào? Trả ngày một lần hay trả góp? Tại sao?

f) Giấy tờ làm ra sao? Nên gi­ao cho người công chứng (noitaire) chắc không? Hay nên làm lấy? Tại sao?

g) Mua khi nào? Bây giờ? Hãy đợi ít tháng nữa? Tại sao?

Trong 7 câu hỏi đó, câu hỏi “ Tại sao” cần nhất vì ta luôn luôn phải nhớ qui tắt thứ nhất của Descartes: chứng nghiệm một điều gì là đúng rồi mới tin là đúng, không bao giờ được hàm hồ.

4. Năm chương trình của một xí nghiệp.

Mỗi xí nghiệp phải lập những chương trình sau này:

a) Chương trình dự trữ, ước số nguyên liệu phải mua trong một thời gi­an nhất định.

b) Chương trình công việc, chỉ rõ những công việc phải theo một thứ tự nào đó để tạo ra hoá phẩm.

c) Chương trình số lượng, bổ túc cho chương trình trên, ghi thì giờ giấy tờ cần thiết cho mỗi công việc và thì giờ cần thiết để chế tạo một hoá phẩm.

d) Chương trình thời hạn, ghi những máy vào ngày nào dùng vào việc nào, ngày nào phải nghỉ chạy để sửa chửa, lau chùi, và định mỗi hoá vật phải bắt đầu làm từ ngày nào đến ngày nào phải xong để kịp gi­ao cho khách hàng.

e) Chương trình gi­ao hàng, ghi rõ ngày giờ gi­ao hàng, gi­ao cho ai, ở đâu, và chở chuyên bằng cách nào?

II. TỔ CHỨC

Tổ chức tức là tìm vốn, kiếm đất nhà, mua máy móc, đặt các cơ quan, chia công việc cho nhân viên, định những điều lệ, kỷ luật.

Khi tổ chức, phải nhớ những nguyên tắc sau đây:

1. Mỗi công việc chỉ để một người chịu trách nhiệm thôi. Bên cạnh người đó, luôn luôn phải có người thay thế phòng khi người kia vắng mặt.

2. Phải giản dị cho công việc được nhanh chóng.

3. Công việc gi­ao cho ai phải rõ ràng, và nếu cần, phải chép trên những chỉ thị đàng hoàng. Nhưng cũng nên để cho mỗi người có sáng kiến riêng trong công việc của họ.

III. CHỈ HUY

Muốn chỉ huy, phải đặt ra những điều lệ, kỷ luât và những chỉ thị cho nhân viên. Những công việc đó thuộc về công việc tổ chức ta đã xét ở trên.

Cần nhất phải có sự duy nhất trong sự chỉ huy. Trong những xí nghiệp lớn, người chủ không coi sóc được hết mọi việc, phải có bộ tham mưu báo cáo những việc, những kết quả, chỉ vẽ cho, giúp việc cho. Ban tham mưu, đó là các người giám đốc các cơ quan, họ hiểu rõ những việc chuyên môn hơn người chủ, cho nên họ thường ra lệnh và chỉ thị trực tiếp cho các người thừa hành ở dưới, như vậy thành ra có hai quyền hành không hợp với quy tắc: “Sự chỉ huy phải duy nhất”. Điều đó không thể tránh được nếu muốn công việc khỏi mất thì giờ. Nhưng nếu có sự bất đồng ý kiến giữa người chủ và bộ tham mưu thì ý người chủ phải được thắng; nghĩa là quyền người chủ phải ở trên quyền bộ tham mưu, để cho sự chỉ huy được duy nhất. Muốn vậy thì người chủ phải thạo việc, cho nên biết nghệ thuật chỉ huy đã đành là cần nhất mà cũng có đủ khả năng kỹ thuật nữa mới được. Đặt bất kỳ một công chức nào lên làm chủ ti canh nông, bất kì một người trong đảng phái nào lên làm ti giáo dục chẳng hạn, là một điều rất thất sách.

Ngoài những nguyên tắc quan trọng (sự chỉ huy phải duy nhất) đó ra, còn những nguyên tắc sau này nữa:

Những trách nhiệm phải rõ ràng. Người nhận trách nhiệm phải hiểu rõ trách nhiệm của mình đã đành, mà kẻ dưới quyền sai bảo của người đó cũng phải hiểu rõ trách nhiệm của chủ mình ra sao nữa.

Đã gi­ao cho ai thì phải cho người đó cái quyền tương đương đủ để làm tròn trách nhiệm. Nếu bảo một người cai quản một xưởng mà không cho người đó quyền thưởng phạt thì thợ tất không sợ và không thèm nghe lời.

Cho một người những trách nhiệm quá nặng đến nỗi người đó gánh không nỗi là một điều thất sách.

Khi rầy mắng người dưới phải đợi lúc vắng hoặc kêu người đó vào phòng riêng của mình, chứ không được mắng trước mặt người khác, làm mất thể diện người ta. Nên nhớ rằng dù lớn hay dù nhỏ, ai cũng là người và đều có lòng tự ái.

Những đẳng cấp của nhân viên phải định cho rõ ràng. Mỗi nhân viên không được chỉ huy quá 6 nhân viên khác.

Phải thường gi­ao thiệp với những người cộng sự, trò chuyện với họ để hiểu họ và tạo nên tinh thần đoàn kết giữa nhân viên một xí nghiệp. Phải thương lẫn nhau, trọng lẫn nhau, giúp đỡ lẫn nhau. Tay­lor nói : “Nếu nói 10 tiếng rồi mà thợ chưa tin mình thì là chưa biết cách chỉ huy họ”. Có tinh thần đoàn kết rồi, thì thợ ở lâu tại xí nghiệp, không xin ra xin vô hoài, như vậy năng lực sản xuất mới cao được.

Nên tìm hết cách cất nhắc người cộng sự, để khuyến khích họ. Vả lại những người đó, dù không có bằng cấp gì đi nữa, mà có sáng kiến, quen việc và tận tâm, chắc chắn là giúp được nhiều hơn những người mới mà có bằng cấp cao, phải để cho những viên giám đốc, và chủ sự có quyền tự do và người cộng sự với họ và gi­ao cho họ hết trách nhiệm về đào tạo và dùng những người họ tuyển.

Hiện nay, trong các xí nghiệp Âu, Mỹ, có khuynh hướng tản quyền. Chẳng những các viên chủ sự có đủ quyền tự do điều khiển mà tới thợ thuyền cũng được đề nghị sửa đổi phương pháp làm việc nữa.

Hãng dầu Stan­dard Oil từ khi chia làm 35 chi nhánh tự trị thì số lợi tích tăng lên nhiều. Cái thời tập trung quyền hành gần như hết rồi, và trong các xí nghiệp có nhiều chi nhánh ở những nơi xa nhau thì chính sách tự trị thành một chính sách bó buộc.

Phải có trật tự: mỗi vật có chỗ riêng của nó; mỗi người có địa vị riêng; công việc riêng; mỗi công việc lại phải làm trong một thời gi­an nhất định riêng của công việc đó.

Phải công bằng và rộng lượng, hiểu rõ tâm lý người dưới. Nhưng nên nhớ rằng có điều mình cho rằng rất công bằng mà người dưới không hiểu những lý lẽ của mình, cho rằng không công bằng. Sự công bằng của trái tim công bằng hơn sự công bằng của lí trí.

Đừng để hết thì giờ vào những tiểu tiết, phải có óc biết nhìn xa trông rộng, biết bao quát các vấn đề thuộc về ngành hoạt động của mình.

IV. PHỐI TRÍ

1. Mục đích:

Xí nghiệp càng quan trọng thì công việc phối trí các cơ quan càng cần thiết. Người chủ chia công việc cho mỗi người thợ. Đó là áp dụng qui tắc phân tích của Descartes. Trước khi thợ làm những công tác riêng biệt đó, người chủ phải sắp đặt công việc sao cho nó liên lạc với nhau nghĩa là phối trí các công việc để cho nó cùng đưa tới một mục đích, để có sự nhất trí trong hoạt động và để cho công việc này xong thì tiếp công việc khác ngay, khỏi mất thì giờ chờ đợi. Đó là áp dụng qui tắc tổng hợp của Descartes.

2. Trong các hội nghị phải làm sao?

Muốn phối trí công việc cần phải lập nhiều liên lạc giữa các cơ quan, bằng những cuộc hội họp, hội nghị. Trong những cuộc hội nghị đó, phải:

Tới đúng giờ. Tại Anh, dù là thường dân đi nữa, ai cũng có một cuốn sổ tay biên giờ nào làm việc gì, cho nên ít khi họ tới trễ một cuộc hội họp. Bắt hàng chục người đợi ta là một cử chỉ rất vô lễ. Nếu ta là người trên mà bắt người dưới đợi ta chỉ vì ta thiếu một chương trình làm việc, thì lỗi đó càng không tha thứ được, vì ta đã không làm gương cho họ, lại có ý cho rằng thì giờ của họ không đáng quí như thì giờ của ta.

Có chương trình nghị sự. Chương trình có vấn đề cho quan trọng thì phải thông báo trước cho các hội viên để người ta có thì giờ suy nghĩ, nghiên cứu. Như vậy, khi hội họp đỡ mất thì giờ mà được nhiều kết quả.

Có người chủ toạ điều khiển cuộc bàn cãi, biết đặt vấn đề để giải quyết dễ dàng, biết giữ trật tự, cho cuộc bàn cãi đừng ra ngoài chương trình, biết chú ý nghe mọi người, biết suy xét, không được thiên vị hoặc có thành kiến, lại khéo léo hỏi ý kiến mọi người chứ không để cho vài người nói hoài trong khi những người khác thụ động.

Có một ủy viên báo cáo.

Khi mở cuộc hội nghị, ủy viên đó tóm tắt mục đích của hội nghị và những vấn đề sẽ đem ra bàn.

Rồi hội viên nào đã nêu ra những vấn đề trong chương trình, lần lượt đứng lên giãi bày ý kiến của mình. Không nên bàn suông, phải luôn luôn dẫn chứng. Muốn thay đổi một chương trình, một phương pháp, một lối tổ chức nào chẳng hạn, phải vạch rõ những sự bất tiện của nó và sau cùng phải đề nghị cách sửa đổi ra sao. Để bênh vực đề nghị của mình phải vạch rõ những tiện lơị của nó.

Những hội viên khác ngồi nghe, khi diễn giã nói xong, có điều gì muốn hỏi thêm, có ý gì muốn bày tỏ, sẽ xin người chủ toạ cho phép nói. Và lúc đó bắt đầu cuộc bàn cãi.

Trong khi bàn cãi, phải có lễ độ, không được ồn ào phải có công tâm và nên nhớ rằng ở đời không có giải pháp nào hoàn toàn hết, chỉ có những giải pháp lợi nhiều hại ít, hoặc hại nhiều lợi ít mà thôi. Tổ chức tức là cân nhắc lợi, hại. Cân nhắc rồi là phải biểu quyết liền. Nếu bàn cãi hoài thì không bao giờ hành động được hết. Người chủ toạ cần có nhiều lương tri và uy tín để bắt hội viên ngưng cuộc bàn cãi khi nào nó hoá ra vô ích, biến thành một cuộc đấu khẩu không giải quyết được chi hết.

Trước khi giải tán, ủy viên báo cáo tóm tắt những kết quả đã thâu hoạch được chép vô một bản báo cáo đưa cho các hội viên coi và cất vào trong văn khố của xí nghiệp.

Ông Louis Dan­ty Lafrance khi mở một cuộc hội họp các nhà chuyên môn về khoa tổ chức công việc để giải quyết những vấn đề về sự tổ chức các công sở đã phải yêu cầu các nhà tổ chức đó như vầy: “Tôi xin hết thảy các ông trọng kỹ luật… và phải biết tự chủ, nghĩa là phải vặn “cổ sự hùng biện ” đi cho nó té, như thi sĩ Ver­laine đã nói.”

Nghĩa là các ông đừng “mổ bò” (cãi cọ nhau ồn ào như đám mổ bò) và đừng bàn suông, dùng những danh từ kêu mà rỗng.

V. KIỂM SOÁT

1. Kiểm soát những gì?

Chỉ khi nào chương trình đã vạch kỹ, cách thức làm đã chỉ rõ, trách nhiệm đã định, rồi mới có thể kiểm soát một cách có hiệu quả được.

Phải kiểm soát xem:

- Chương trình có theo đúng không?

- Nguyên tắc có được áp dụng không?

- Mệnh lệnh và chỉ thị có được thi hành không?

- Những phí tổn có nhiều quá không? Công việc kế toán có sai lầm không?

- Tiền công có công bằng không?

- Hoá vật chế ra tốt không?

- Nhân viên có dư, thiếu không?

- Nhân viên làm việc có hăng hái không?

- Những biện pháp an ninh có đủ không?

- Sự tổ chức có chỗ nào chưa được hoàn hảo không?

- Có phí thì giờ không?

- Khách hàng có hài lòng không?

2. Phải theo những nguyên tắc sau này trong khi kiểm soát.

Sự kiểm soát phải vô tư, mau chóng, không tốn tiền, khôn khéo, cho khỏi mất lòng người.

- Thỉnh thoảng phải kiểm soát những tiểu tiết, nhưng không được kiểm soát nhiều quá, sợ làm mất trách nhiệm của người dưới vì nếu mình kiểm soát hết công việc của họ, lãnh hết trách nhiệm của họ.

- Công việc kiểm soát trước hết phải có mục đích chỉ bảo cho người dưới cách làm cho hoàn thiện hơn rồi sau mới có mục đích trừng răn kẻ không làm tròn phận sự.

- Có thể dùng máy móc hay một phương tiện nào đó để kiểm soát thay cho mình, nhưng đích thân kiểm soát vẫn hơn.

- Sau cùng phải kiểm soát công việc của cả xí nghiệp bằng cách so sánh những kết quả mình thu hoạch được với kết quả của những xí nghiệp khác.

CHƯƠNG BA

CÁCH PHÂN LOẠI TÀI LIỆU, PHÙ HIỆU

I. Tài liệu.

1. Ích lợi của tài liệu.

2. Tài liệu kiếm ở đâu?

II. Phân loại

1. Ích lợi của sự phân loại

2. Các cách phân loại

3. Muốn phân loại tài liệu phải làm sao?

III. Phù hiệu.

1. Ích lợi của phù hiệu.

2. Một cách đặt phù hiệu.

I. TÀI LIỆU

1. Ích lợi của tài liệu

Tôi nhắc lại, công việc thứ nhất của người chủ là lập chương trình hành động và muốn vậy, phải hỏi ý kiến các người cộng sự và tìm kiếm tài liệu.

Lấy một thí dụ rất dễ hiểu như một xí nghiệp cất nhà cần có những tài liệu:

- Về các loại vôi, cát, đá, sắt. Tính chất của mỗi loại ra sao? Ở nơi nào bán nhiều? Giá bao nhiêu? Cách dùng ra sao?

- Về các loại máy trộn bê tông. Đặc điểm ra sao? Cách dùng ra sao? Giá cả bao nhiêu?

- Về khoa kiến trúc, về địa dư, về phong thổ nơi định cất nhà v.v…

2. Kiếm tài liệu ra sao?

Muốn kiếm những tài liệu phải đọc:

- Các loại sách chuyên môn.

- Các thông báo, thông điệp.

- Các tạp chí kỹ thuật (trong thế giới có tới 30.000 loại tạp chí đó) (số liệu này có từ những năm 1950).

- Những tập quảng cáo của các nhà sản xuất hoặc chế tạo.

- Những tờ trần thuật.

- Những bằng cấp phát minh v.v…

II. PHÂN LOẠI

1. Ích lợi của sự phân loại

Kiếm được tài liệu rồi, phải biết cách sắp đặt nó để lần sau tìm lại cho dễ, hoặc dễ cho người khác biết cách mà tìm. Và muốn sắp đặt phải biết cách phân loại.

Sự phân loại tài liệu là một công việc cần thiết cho hết thảy các người làm việc về tinh thần, nhất là ở thế kỷ này mà biển học vô cùng mênh mông. Khi tìm học và lúc nghiên cứu một vấn đề gì phải biết phân loại các ý tưởng cho có thứ tự, có mạch lạc.

Trong mỗi xí nghiệp, mỗi công sở, bao giờ cũng phải có một người chuyên giữ văn thư, biết rõ phương pháp phân loại những tài liệu. Ở nước ta, ít người chú trọng đến điều đó. Công sở nào cũng có người giữ văn thư, nhưng tại nhiều công sở, người đó là một nhân viên không quan trọng, chỉ là một thư ký tập sự hay công nhật. Họ muốn sắp đặt tài liệu văn thư ra sao, tùy họ, không theo một phương pháp gì hết, đến khi cần dùng tài liệu, kiếm không ra. Công việc giữ văn thư thường không phải là một công việc vui, lương họ lại ít, cho nên họ thường hay xin thôi việc. Người khác vô, lại cũng không biết gì về sự phân loại, lại sắp đặt theo ý họ, thường khác với ý người trước. Cho nên ta thấy những tài liệu khác nhau mà xếp chung với nhau, không sao kiếm ra được. Như vậy có tài liệu cũng như không và số tiền lương trả cho các người giữ văn thư là số tiền quẳng xuống biển.

2. Các cách phân hạng

a) Sắp theo niên biểu nghĩa là việc nào xảy ra trước thì sắp trước, xảy ra sau thì sắp sau, tức như lối chép sử hồi xưa của ta.

b) Sắp theo tự mẫu nghĩa là theo thứ tự a,b,c như cách xếp chữ trong các tự điển.

c) Sắp theo địa điểm, nghĩa là những cái gì thuộc về một miền nào thì sắp chung với nhau. Cách này dùng trong các Viện Bảo Tàng và các Sở Du Lịch.

d) Theo chủng loại. Chia ra từng loại như thảo mộc, động vật, sử ký, địa lý, toán học, văn chương v.v… Những cái gì thuộc về một loại nào thì sắp chung với nhau.

Về các tài liệu có cách:

a) Sắp theo tên tác giả.

b) Sắp theo tự mẫu các đề mục. Ví dụ những sách của ta chia ra thành những đề mục: Luật, Địa Lý, Sử Ký, Văn chương, theo thứ tự a,b,c.

c) Phép thập tiến phổ cập của Dewey chia hết thảy những tri thức loài người ra làm 10 loại, mỗi loại lại chia ra làm 10 bộ, mỗi bộ lại chia làm 10 nữa (do đó mà phương pháp gọi là thập tiến) và cứ như vậy cho tới cùng (vì vậy mà gọi phổ cập).

Coi Phụ Lục 1 ở cuối sách, các bạn sẽ hiể rõ thêm về phương pháp này.

3. Muốn phân loại tài liệu phải làm sao?

Trong mỗi xí nghiệp quan trọng cần có người giữ văn thư. Người đó phải:

- Tìm tài liệu

- Phân loại các tài liệu sắp đặt

- Đưa tài liệu cho những người trong xí nghiệp dùng, giữ gìn tài liệu.

Muốn phân loại các tài liệu thì phải:

Có một sức học phổ thông khá và biết qua loa về công việc chuyên môn trong sở, trong xí nghiệp.

- Có óc sáng suốt và nhiều lương tri

- Có thứ tự

- Nhớ rằng những tri thức loài người có liên quan với nhau. Ví dụ có một loại ax­it làm tan đồng, sắt, kẽm… Tri thức đó sắp vào chương ax­it không đủ, phải sắp vào những kim thuộc: đồng, sắt, kẽm… nữa. Một cuốn Du ký sắp vào loại Văn chương du ký không đủ, phải sắp vào loại Địa lý, Phong tục nữa.

- Biết cách đặt tài liệu vào loại nào có ích nhất. Ví dụ một tài liệu về một thứ bột giết loài mối đục gỗ, nên sắp vào mục “che chở gỗ cho khỏi bị mối ăn” chớ đừng sắp vào mục “bột hoá học” chẳng hạn.

- Dùng những đề mục rõ ràng, không lầm lộn với đề mục khác được.

III. PHÙ HIỆU

1. Ích lợi của phù hiệu

Những đồ dùng, máy móc trong một xí nghiệp có một tên ngắn, giản tiện để dễ sắp nó vào từng loại, và để cho khi trông thấy tên đó, người ta biết ngay công dụng của nó, đặc điểm của nó.

Muốn được như vậy, người ta phải dùng những phù hiệu, nghĩa là những dấu hiệu để ghi một vậy gì.

Lối biểu thị bằng phù hiệu được dùng trong môn hoá học. Một nhà hoá học không viết ax­it ni­trique mà viết NO3H.

2. Một cách đặt phù hiệu

Tay­lor đã kiếm được một cách đặt phù hiệu cho máy móc.

Ví dụ ta có một đồ dùng để chế những kim thuộc. Đồ dùng đó là bộ phận của một cái máy tiện một chiều 20 li, một chiều là 72 li. Ta phải đặt nó lên trên cái xe của máy tiện. Theo phương pháp của Tay­lor, ta sẽ dùng phù hiệu Đ.K.20-72.T.X để nó gọi:

Đ = Đồ dùng.

K = Kim thuộc.

T = Máy tiện.

X = Xe.

Lẽ tất nhiên, lối đặt phù hiệu không nhất định, ai muốn đặt sao thì đặt, miễn là phù hiệu phải ngắn và dễ nhớ. Nếu một chữ T không đủ gợi cho ta rằng đó là máy tiện thì phải thêm chữ I nữa, thành ra Ti chẳng hạn.

CHƯƠNG TƯ

NHỮNG SO SÁNH THỐNG KÊ BIỂU – ĐỒ BIỂU

I. Thống kê biểu

1. Ta cần so sánh các tài liệu.

2. Thống kê biểu.

3. Những nhầm lẫn nên tránh trong khi so sánh.

II. Đồ biểu

1. Đồ biểu tử điểm.

2. Các đồ biểu khác.

I. THỐNG KÊ BIỂU

1. Ta cần so sánh các tài liệu

Văn thư cho ta biết những khảo cứ, những sự thật để nhận xét, so sánh rồi lập chương trình hành động hoặc thay đổi phương pháp cho có hiệu nghiệm hơn. So sánh là một tác dụng rất quan trọng của trí tuệ vì người biết so sánh là người thông minh và công việc so sánh là một việc rất cần trong đời người: So sánh để cho dễ thấy, dễ nhớ, suy xét khỏi lầm.

Một nhà doanh nghiệp phải so sánh những gì?

Phải so sánh giá vốn và giá bán, số vốn và số lời, năng lực sản xuất trong tháng trước, sức sản xuất của hãng mình với sức sản xuất của hãng khác, những tai nạn xảy ra trong năm nay và trong những năm trước… Tóm lại, cái gì cũng có thể so sánh được và cái gì cũng phải đem ra so sánh.

2. Thống kê biểu

Muốn dễ so sánh, phải sắp đặt những khảo cứ, những sự thực cùng một loại với nhau, theo một thứ tự nhất định, thành một bảng gọi là thống kê biểu.

Ví dụ ta muốn so sánh sức sản xuất của hai công ti thì ta sắp những tài liệu thành một thống kê biểu như sau:

Khi làm thống kê biểu phải nhớ ghi đơn vị như trong bảng sau, phải ghi đơn vị sản xuất là ngàn tấn. Không gì bực mình cho độc giả bằng thấy những con số mà không biết chúng chỉ cái gì.

3. Những nhầm lẫn nên tránh trong khi so sánh

a) Không được so sánh hai vật khác chất nhau: như tiền lương tháng của một người với tiền công nhật của người khác. Trong trường hợp đó, phải đổi ra làm tiền lương tháng hết hoặc tiền công nhật hết rồi mới so sánh được. Lẽ ra rất dễ hiểu nhưng người ta thường quên vì thiếu suy xét. Ví dụ lương tháng của thầy thư ký A là 2400 đ. Công nhật của người thợ B là 80đ. Nhiều người đem chia 2400đ cho 30, được 80đ rồi kết luận thầy A ăn lương bằng thợ B. Như vậy là sai vì thầy A không làm cả 30 ngày một tháng mà trung bình chỉ làm 25 ngày thôi, và ngày lễ chủ nhật nghỉ. Cho nên phải chia 2400đ cho 25 đươc 96đ. Vậy thầy A lãnh hơn thợ B 16đ một ngày.

b) Không nên hấp tấp, chỉ xét bề ngoài rồi vội kết luận. Như đọc thống kê biểu trên kia, ta thấy:

Tháng tư, 3230 thợ công ti B đào được 990 ngàn tấn than.

Tháng sáu, 3420 thợ công ti B đào được 990 ngàn tấn than.

Ta đừng vội kết luận rằng trong tháng 6, thợ đã gắng sức gấp rưỡi trong tháng 4. Sự thực chưa hẳn như vậy. Ta phải tìm nguyên nhân sự tăng gia sản xuất đó. Có thễ do lẽ trong tháng 6 có khí cụ tinh xảo hơn cho nên làm nhanh hơn, hoặc do lớp than ở ngay trên mặt đất cho nên lấy mau hơn…

c) Đừng có óc thiên vị, có thành kiến, mà phải có tinh thần rất khách quan.

Ví dụ công ti B là của ta, ta có ý nghi rằng thợ của ta làm biếng hơn thợ của người, và khi ta thấy tháng tư, số thợ của ta hơn số thợ của người (công ti ta 3230, công ti người 3220) mà sức sản xuất của ta đã không hơn lại còn kém người tới 710 – 620 = 90 ngàn tấn, tất nhiên ta kết luận rằng thợ ta làm biếng quá. Sự thực chưa hẳn đã như vậy. Ta còn phải xét thợ của ta làm trong những điều kiện nào, trong tháng đó có nhiều người đau, nhiều người nghỉ không, thợ của người có làm thêm giờ không?

Nói tóm lại, cần phải có lương tri trước hết và nhớ qui tắc thứ nhất của Descartes: hễ chưa chứng nghiệm được một điều gì thì chưa có quyền nhận nó là đúng.

d) Nhưng còn phải tránh thêm điều này nữa: đừng bắt những con số phải biện hộ cho ta. Phải dùng những con số thực đúng rồi để mặc nó muốn “nói” sao thì nói, đừng sửa đổi hoặc sắp đặt một cách sai lạc để dẫn chứng cho thuyết mình, bênh vực quan niệm của mình. Trong các công sở thường có sự cố ý làm sai lệch những con số như vậy.

Một ông chủ sở muốn khoe sức hoạt động của mình, nếu đưa ta một bản thống kê số nhà đã cất trong năm chẳng hạn, mà cố ý quên rằng trong những nhà đó có non nửa cất từ năm trước, tới năm nay mới hoàn thành, non nửa mới cất năm nay nhưng qua năm mới hoàn thành, thì những con số đưa ra thật hùng hồn nhưng sai hết. Như vậy là thiếu tinh thần khoa học, thiếu sự thực thà. Chính vì nhiều kẻ làm sai lạc ý nghĩa của con số đó như vậy, nên có người phàn nàn: “Những con số không nói chi hết”. Thiệt ra, chúng nói rất nhiều. Đáng lẽ là kẻ bắt nó nói sai để biện hộ cho họ thôi

[4]

.

II. ĐỒ BIỂU

Thống kê biểu cho bạn những con số, nhưng không được rõ ràng dễ thấy. Muốn so sánh những con số đó, bạn phải mất công suy nghĩ, hoặc trừ, chia, cộng… Muốn được rõ ràng, bạn dùng những con số đó để vẽ đồ biểu.

Có rất nhiều loại đồ biểu. Những loại thường dùng riêng trong xí nghiệp là:

Đồ Biểu Tử Điểm

, cũng gọi là đồ biểu lời lỗ.

Trên đường dọc BE ta ghi những số tiền phí tổn nhất định và số lời. Ví dụ muốn làm dao, phải mướn một cái xưởng, một phòng giấy, một cái kho, mất hết thảy 1000đ mỗi tháng. Dù làm 100 con dao hoặc 10.000 con mỗi tháng thì cũng phải trả số tiền đó. Phí tổn đó kêu là phí tổn nhất định. Nhưng còn phải mướn nhân công, mua nguyên liệu nữa. Nhưng phí tổn lên xuống tùy theo số dao làm ra nhiều hay ít, cho nên kêu là phí tổn bất định.

Những phí tổn đó, ta ghi lên đường BE theo một tỉ lệ nào đó, như 1 phân là 1000đ chẳng hạn. Nếu phí tổn nhất định là 1000đ, phí tổn bất định là 7000đ số lời là 2000đ thì ghi BC=1 phân, CD = 7 phân, DE= 2 phân. Rồi trên đường ngang AB, ta ghi tổng số thâu được, cũng theo tỉ lệ trên nghĩa là:

AB = BC + CD + DE = 1000 + 7000 + 2000 = 10000 = 10 phân. Ở A, ghi thêm đường AF cao bằng BC rồi gạch 2 đường AE và FD.

FD là đường không lời không lỗ. AE là đường có lời có lỗ. Hai đường đó gặp nhau ở điểm M. Từ điểm M, kéo thẳng đường MN xuống AB. Ta đo được AN là ba phân rưỡi; tính theo tỉ lệ thì AN là 3500đ. Vậy tổng số thâu của ta phải là 3500đ mới không lời không lỗ. Dưới số đó là lỗ, trên số đó là lời. Điểm M kêu là tử điểm.

Đồ biểu này chỉ cho ta biết một cách rất phỏng chừng số lời số lỗ, nhưng vì nó rất giản tiện, nên rất có ích cho các nhà doanh nghiệp.

2. Các biểu đồ khác:

- Đồ biểu tổ chức coi chương I phần II

- Đồ biểu Gantt

- Đồ biểu kế hoạch

- Đồ biểu hình răng cưa

(Coi chương VII và IX phần III)

Ngoài ra còn nhiều loại biểu đồ khác vừa dùng trong khoa học vừa dùng trong xí nghiệp.

Trước khi vẽ một biểu đồ, phải lựa loại đồ biểu nào cho hợp. Đồ biểu vẽ phải cẩn thận, rõ ràng, có nhan đề, có đủ con số và những lời chú giải để cho dễ đọc và dễ hiểu.

PHẦN THỨ BA

HỌC THUYẾT TAY­LOR VÀ THỰC HÀNH

ĐẠI Ý

I. LÀM SAO RÚT GIÁ VỐN XUỐNG?

Bắt đầu từ đây, ta bước vào học thuyết Tay­lor, phần quan trọng nhất trong môn T.C.T.K.H, phần đã thay đổi hết bề mặt cũng như bề trong của kỹ nghệ ngày nay và đã làm cho tên tuổi Tay­lor vang lừng khắp thế giới.

Tất cả học thuyết đó chỉ có mỗi mục đích là rút giá vốn xuống. Ở chương II phần I, khi xét qua tiểu sử của Tay­lor, chúng ta đã được biết ông dùng 10 cách để rút giá vốn. Nên nhắc lại 10 cách đó ở đây:

1. Dùng máy móc, khí cụ tinh xảo hơn, hợp với công việc, tài năng của mỗi người. Cách đó gọi là tân thức hoá.

2. Phân công ra và gi­ao mỗi việc cho mỗi người chuyên môn.

3. Nhất luật hoá mẫu mực những đồ dùng và hoá vật.

4. Hợp lý hoá cách thức làm việc bằng cách:

a) Nghiên cứu các cử động.

b) Đo và tính thì giờ làm việc.

5. Chuẩn bị công việc.

6. Phối trí công việc.

7. Kiểm soát.

8. Định số nguyên liệu cần phải dự trữ.

9. Tính cách trả công người làm, sao cho họ hăng hái làm việc.

10. Cho những hoàn cảnh thuận lợi để làm việc, như lựa người mà gi­ao việc, dạy nghề cho họ, sắp đặt nơi làm cho có đủ chỗ, đủ ánh sáng, đủ không khí…

11. Sau cùng, không nên quên rằng phải biết tính giá vốn rồi mới có thể rút nó xuống được.

(Cách 1, cách 2 để tăng năng lực sản xuất của người làm công)

(Cách 3, cách 4 để rút bớt thì giờ trong khi đợi công việc nghĩa là để cho sự liên tục trong công việc).

(Cách 9, cách 10 để rút thì giờ trong khi làm việc)

Trong những chương sau, chúng ta sẽ lần lượt xét kỹ 11 điểm đó, trừ điểm 10, rất quan trọng, thuộc về tâm lý thực hành, ta sẽ nghiên cứu trong phần IV.

II. PHẢI CÓ TINH THẦN KHOA HỌC TRƯỚC HẾT

Nhưng trước khi xét những vấn đề đó, xin bạn chú ý đến điều sau này:

Môn T.C.T.K.H chỉ cho ta những phương pháp, qui tắc, tổ chức và đưa ra vài việc tổ chức làm thí dụ, chứ không dạy ta những “mánh khóe”, những thủ đoạn để áp dụng vào từng công việc một. Nghĩa là bạn muốn tổ chức một công việc nào thì xin đừng mở cuốn này để kiếm một giải pháp cho bạn. Như vậy vô ích. Cuốn này và không có một cuốn nào khác trả lời được cho bạn. Vì những công việc của loài người hàng ức, hàng triệu, mỗi việc phải làm trong những điều kiện, những trường hợp khác nhau, làm sao mà biết hết để tính trước và định rõ một giải pháp riêng biệt cho mỗi việc được?

Cho nên bạn phải hiểu rõ, thấm nhuần những qui tắc tổ chức rải rác trong cuốn này, thứ nhất là lãnh hội 4 qui tắc Descartes ở chương III phần I, đừng bao giờ quên 7 câu hỏi: Ai? Cái gì? Ở đâu? Bằng cách nào? Tại sao? Ra sao? Khi nào? Rồi tùy cơ ứng biến, tự tìm lấy một giải pháp hợp với phương pháp khoa học, nghĩa là hợp với lương tri.

Tóm lại, bạn phải có tinh thần khoa học trước đã.

CHƯƠNG NHẤT

TÂN THỨC HOÁ

I. Ích lợi của tân thức hoá.

II. Phải tân thức hoá cho hợp lý.

1. Máy móc, đồ dùng phải hợp với việc

2. Đồ dùng phải hợp với người làm.

I. ÍCH LỢI CỦA TÂN THỨC HOÁ

Chính nghĩa tân thức hoá là đổi mới cho hợp thời. Vậy phàm đổi mới cái gì, cũng có thể gọi là tân thức hoá được. Nhưng bây giờ nói tới tân thức hoá thì mọi người đều hiểu là đổi mới máy móc và khí cụ.

Ai cũng thấy sự ích lợi phi thường của máy. Một người, một con trâu, một cái cày được 20 công đất; một cái máy cày và một người thợ máy, cày mỗi ngày được 400 công. Vậy một cái máy làm bằng 20 người; có khi còn làm bằng hàng ngàn người nữa, như máy xe lửa, máy tàu.

Người ta trách máy móc sinh ra nạn kinh tế khủng hoảng và nạn lao công thất nghiệp. Ở đầu tập, tôi đã nói và ở đây tôi nhắc lại: Trách như vậy là lầm vì kinh tế khủng hoảng và sự thất nghiệp do sự tổ chức chưa hoàn hảo của xã hội mà ra chứ không do máy móc. Biết dùng máy móc mà còn biết tổ chức xã hội cho công bằng thì nhờ máy móc, nhờ phương pháp tân thức hoá, thế giới sẽ là thiên đường cho hết cả các gi­ai cấp trong xã hội.

Tất nhiên, khi một kiểu máy mới xuất hiện mà năng suất gấp 10 những kiểu máy cũ thì trong lúc gi­ao thời, thường có ít nhiều hỗn độn: một số thợ phải thất nghiệp trong một thời gi­an và học lại nghề nhưng rút cục, vẫn có lợi cho giới cần lao vì nền cơ giới càng tiến thì càng đòi hỏi nhiều thợ thuyền mà số giờ làm việc của thợ càng được giảm đi. Cứ xét hiện nay các nước tân tiến đều thiếu thợ chuyên môn, mà mức sống của thợ ngày càng cao, thì đủ biết tân thức hoá chỉ có lợi chứ không hại.

II. PHẢI TÂN THỨC HOÁ CHO HỢP LÝ

1. Máy móc, đồ dùng phải hợp với việc

Nhưng có phải dùng máy móc lúc nào cũng lợi không? Không. Một người ở nhà quê, cứ 3 ngày một lần ra chợ bán một gánh rau, nếu mua một chiếc cam nhông tối tân của Mỹ để chở rau, lợi không thấy mà tất sạt nghiệp. Vậy trước khi sắm máy mới, hoặc đổi máy cũ, phải tính kỹ xem có lợi hay không đã. Tân thức hoá, vâng, nên lắm! Phải cân nhắc lợi hại trong sự dùng máy cày, vì lúc đó

[5]

nhân công rất rẻ mà thợ máy ít người giỏi, máy chở về, dùng ít ngày là hư, phải đem ra châu thành sửa lại, tốn hao hơn làm việc theo lối cũ. Họ đã dụng tính. Nhưng tình thế bây giờ có lẽ đã ngược lại.

2. Đồ dùng phải hợp với người làm

Tay­lor khi làm ở công ti thép Beth­le­hem, dùng 500 thợ xúc quặng đổ vào xe rùa. Ông thí nghiệm như sau này:

Ông dùng 2 người thợ xúc rất giỏi, để họ làm xa nhau, lại đặt thêm 2 người nữa ở bên cạnh mỗi người thợ đó, để xem cách họ làm và đo thì giờ làm. Ngày đầu ông dùng một cái xẻng đựng được 38 liu quặng (một liu bằng non nửa kí lô) và ông tính ra mỗi ngày mỗi người xúc được 25 tấn quặng.

Ít bữa sau, ông rút bớt bề mặt cái xẻng đi, cho nó còn chứa được 34 liu thôi và dùng xẻng đó thì mỗi người thợ xúc được 30 tấn mỗi ngày.

Ông lại thu nhỏ cái xẻng lại cho chứa được 30 liu. Một lần nữa, số quặng xúc được tăng lên.

Khi bề mặt cái xẻng rút xuống 21,22 liu thì số quặng xúc được lên tới mực cao nhất.

Nếu rút xuống nữa cho còn 18 liu thì số quặng hạ xuống và từ đó, càng rút bề mặt cái xẻng, số quặng xúc được càng hạ.

Do đó ông kiếm được sự thực khoa học này: một người thợ xúc dùng một cái xẻng chứa được 21 liu vật liệu thì làm việc nhiều kết quả hơn hết. (Sự thực đó đúng ở Mỹ chứ không đúng ở nước ta vì thợ Mỹ mạnh hơn Việt nhiều. Ở nước ta, con số 21 phải rút xuống)

Và tất nhiên là ông chế ra những cái xẻng lớn nhỏ khác nhau, tùy theo vật phải xúc nặng hoặc nhẹ, nhưng cái nào sức chứa cũng được 21 liu. Như vậy phải tốn tiền chế xẻng, mất công phân phát xẻng tùy theo việc, nhưng kết quả là mỗi người thợ trước xúc chỉ được 16 tấn thì bây giờ xúc được 59 tấn mà không mệt hơn chút nào và tiền công của họ tăng lên được 60 phần trăm. Chủ cũng có lợi mà thợ cũng có lợi. Cả hai đều vui, tuy chủ có phần vui hơn.

CHƯƠNG NHÌ

PHÂN CÔNG

I. Ích lợi của sự phân công.

II. Phải phân công cho hợp lý

III. Phân công đưa tới sự chuyên môn.

IV. Phân công đưa tới sự nhất luật hoá.

I. ÍCH LỢI CỦA SỰ PHÂN CÔNG

Ai cũng nhớ truyện một người cha, trước khi chết, kêu 4 người con lại, đưa cho bó đũa để bẻ. Không người nào bẻ được hết. Ông bèn tháo bó đũa ra, bẻ từng chiếc một rồi cho các con bài học về sự hợp quần.

Truyện đó cũng cho ta một bài học về sự phân công nữa. Gặp một việc nào đó, một người làm một lần không nổi thì phải chia ra cho nhiều người làm một lúc hoặc một ngườ làm trong nhiều lúc. Phương pháp phân công đó là áp dụng qui tắc thứ nhì của Descartes: chia một sự khó khăn ra làm nhiều cái dễ.

II. PHẢI PHÂN CÔNG CHO HỢP LÍ

Nhưng trong sự phân công ta phải làm sao cho hợp lí mới được. Ta không thể lấy lẽ rằng càng chia công việc ra thì càng dễ làm mà đem chẻ một chiếc đũa ra làm 5 làm 10 rồi mới bẻ từng mảnh một. Làm như vậy là vô ý thức vì công việc đã không dễ gì hơn mà còn mất công nhiều hơn. Trái lại, nếu sức ta mạnh bẻ một cách dễ dàng được 4 chiếc một lần thì phải chia bó lớn ra từng bó nhỏ 4 chiếc một, rồi bẻ từng bó nhỏ, như vậy mau gấp 4 bẻ từng chiếc một. Người nào yếu hơn thỉ bẻ ba chiếc một.

III. PHÂN CÔNG ĐƯA TỚI SỰ CHUYÊN MÔN

Ta có công việc lấy đất ở trong một cái hầm, đổ đất vô một xe rùa rồi đẩy xe rùa tới một nơi để lấp hồ. Nếu chỉ dùng một người để làm 3 việc đó thì mất công nhiều lắm, vì mỗi lần thay đổi một công việc phải thay đổi khí cụ và mất cái đà làm việc trong công việc trước đi.

Cho nên phải chia công việc cho 3 người, người thứ nhất chuyên lấy đất ở dưới hầm rồi quăng lên miệng hầm, người thứ nhì chuyên xúc đất ở miệng hầm đổ vô xe rùa và người thứ 3 chuyên đẩy xe rùa, đổ đất vào hồ rồi đẩy về.

Vậy sự phân công đưa tới sự chuyên môn. Sự chuyên môn làm cho người ta khéo léo và làm cho máy móc sản xuất hoài, khỏi phải nghỉ.

IV. PHÂN CÔNG ĐƯA TỚI SỰ NHẤT LUẬT HOÁ MẪU MỰC

Sự phân công đưa tới sự dùng mỗi một cái máy chuyên vào một việc nhỏ: có máy chuyên cắt thiết, có máy chuyên làm nút chai bằng những miếng thiết đó, có máy chuyên lắp nút đó vào miệng chai.

Nếu phải làm 10 kiểu nút thì tất nhiên phải có 10 kiểu máy. Như vậy tốn tiền lắm. Nếu một hãng phải làm 10000 cái nút mỗi ngày, một cái máy làm một ngày thì xong, nay có tới 10 cái máy, tất nhiên chỉ có vài cái máy chạy độ vài giờ một ngày, còn những máy khác phải nghỉ. Như vậy cũng là tốn tiền nữa. Vì máy nghĩ tức là số vốn bỏ ra để mua máy nằm đó không sinh lợi được.

Cho nên phải bỏ bớt nhiều kiểu nút đi, chỉ giữ một vài kiểu nào thông dụng để làm mẫu mực thôi. Công việc đó gọi là nhất luật hoá mẫu mực. Vậy sự phân công đưa tới nhất luật hoá mẫu mực.

CHƯƠNG BA

NHẤT LUẬT HOÁ MẪU MỰC

I. Mục đích và ích lợi.

II. Nhất luật hoá vào lúc nào?

III. Những tính cách của sự nhất luật hoá.

1. Nhất luật hoá phải được phổ cập.

2. Nhất luật hoá không phải là bắt buộc.

IV. Những cơ quan nhất luật hoá.

1. Trong một nước.

2. Trên thế giới.

3. Trong mỗi xí nghiệp.

V. Đáp những lời chỉ trích.

1. Nhất luật hoá không phải là phản tiến bộ.

2. Nhất luật hoá không phải là đơn điệu hoá.

3. Bổn phận của chúng ta.

I. MỤC ĐÍCH VÀ ÍCH LỢI

1. Nhất luật hoá có 3 mục đích:

a) Làm cho giản tiện, nghĩa là loại bớt những kiển mẫu không lợi gì cho người tiêu thụ. Hồi trước người ta có tới 132 kiểu ngòi viết, 119 kiểu xây gạch tường. Cần gì phải giữ nhiều kiểu như vậy cho mất công chế tạo? Bây giờ người ta bỏ gần hết những kiểu đó rồi, chỉ còn giữ một kiểu gạch và hơn chục kiểu ngòi viết.

Như vậy số sản xuất tăng lên, số vốn hạ xuống và người dùng dễ kiếm hoá vật mới để thay thứ cũ. Ai đã lỡ lót sân bằng viên gạch Bát Tràng (loại gạch vuông, móng, mỗi chiều độ 30 phân) chắc kiếm đỏ mắt không được ít chục viên để thay những viên vỡ mà có kiếm được thì giá cũng đắt lắm. Trái lại, những viên gạch thường mua ở đâu cũng có mà giá rất rẻ.

b) Làm cho hợp nhất. Những kiểu nào kích thướt gần như nhau thì thu lại làm một kiểu.

c) Chỉ rõ những đặc điểm của những kiểu đã giữ lại làm mẫu mực và sắp đặt thành từng loại cho những nhà sản xuất theo những kiểu đó mà chế tạo và người dùng biết lựa thứ mà mua.

2. Muốn chỉ rõ ích lợi của sự nhất luật hoá, ta lấy chiếc xe máy làm thí dụ:

Xe máy ở bên Pháp đã được nhất luật hoá rồi. Một hãng làm xe máy gởi mua những ống sắt để làm sườn xe, những bù long, đinh ốc, đạn, bánh xe, vỏ, ruột… Tất cả những đồ đó đã được nhất luật hoá, cho nên hỏi mua thì có liền và rẻ tiền nữa. Đến khi lắp thành bánh xe, cũng rất dễ vì bánh xe chỉ có hai, ba loại, những cây tăm bành xe cũng vậy. Đó là lợi cho người bán.

Người mua còn lợi hơn nữa. Lợi trước nhất là giá rẻ. Lợi thứ nhì là khi thay đồ phụ tùng, tiệm nào cũng có, khỏi phải tìm kiếm. Muốn thay ghi đông hoặc yên xe cũng dễ vì khung đã được nhất luật hoá, cho nên các loại ghi đông, các thứ yên, tuy hình dáng khác nhau xa nhưng đều lắp vào bất kỳ thứ khung nào cũng được hết.

II. NHẤT LUẬT HOÁ VÀO LÚC NÀO?

Muốn chế tạo một hoá vật, phải trải qua 2 thời kỳ:

1. Thời kì nghiên cứu xem hoá vật đó phải chế bằng những nguyên liệu nào, kích thước bao nhiêu, hình dáng ra sao…

2. Thời kì công nghiệp hoá tức là thời kì sản xuất rất nhiều để tung ra ngoài thị trường.

Trong thời kỳ thứ nhất, tất nhiên là ta không thể nhất luật hoá được vì ta còn đương tìm tòi, chưa định rõ chi hết. Đợi tới thời kỳ sau, khi hoá vật đã đầy ở thị trường, người ta đã quen dùng nó mà nhất luật hoá thì trễ quá.

Cho nên phải nhất luật hoá ở giữa 2 thời kỳ đó.

Ta lấy thí dụ này cho dễ hiểu. Nếu năm 1846 các nước ở Âu Châu không biết cùng nhau dùng một loại đường rầy, mỗi công ti tùy ý muốn dùng kiểu đường rầy nào cũng được, cho nên muốn đi từ nước này qua nước khác, từ miền này qua miền nọ, người ta phải đổi xe, vừa tốn thời gi­an vừa làm cho nhiều xe nằm ụ trong một thời gi­an. Lúc đó, xe lửa mới phát triển qui định mẫu mực ngay thì rất dễ: trái lại, nếu 4, 5 chục năm sau người ta mới tính chuyện dùng chung một kiểu thì tất nhiên nhiều nước nhảy lên phản kháng vì họ phải bỏ những kiểu cũ đi, bỏ cả những toa cũ đi, tốn tiền biết bao nhiêu.

Vậy phải nhất luật hoá cho đúng lúc, đừng sớm quá, đừng trễ quá.

III. NHỮNG TÍNH CÁCH CỦA SỰ NHẤT LUẬT HOÁ

1. Nhất luật hoá phải được phổ cập

Nhất luật hoá sao cho muốn nhiều kết quả phải được phổ cập khắp trong nước và khắp cả toàn cầu, nếu không thì kết quả sẽ là câu chuyện những lưỡi dao cạo sau đây:

Hồi trước người ta đã nhất luật hoá những lưỡi dao cạo, lưỡi nào cũng có 3 lỗ để lắp vào dao. Một hôm, một nhà sản xuất thấy rằng có nhiều hãng mới ra tranh mất mối hàng của mình, bèn chế ra một kiểu dao cạo mới. Kiểu này dùng lưỡi dao 3 lỗ để lắp vào không được. Y tung ra thị trường vô số thứ dao đó. Trong mỗi hộp dao, y đặt vài lưỡi dao có kẽ ngang. Lưỡi dao này lắp vào những kiểu dao của hãng khác đều được. Thành thử người ta đổ xô vào mua những lưỡi dao có kẽ của y vì nó tiện, lắp vào kiểu dao của y cũng được mà lắp vào kiểu dao của người khác cũng được.

Câu chuyện cạnh tranh gi­an lận đó sở dĩ có là vào lúc đó sự nhất luật hoá các lưỡi dao chưa được phổ cập, chỉ mới có một số nhà chế tạo dao dùng mà thôi.

Vậy phải có sự đồng ý của mọi người thì mới nói đến sự nhất luật hoá được.

2. Nhất luật hoá không phải là bắt buộc

Nhưng nhất luật hoá có tính cách bắt buộc không? Không. Các nhà kĩ nghệ đặt ra những mẫu mực chỉ có quyền bày giải những sự ích lợi, giản tiện của nó, rồi tùy ai muốn theo thì theo, chứ không có quyền bắt buộc người ta phải theo. Chỉ có Chính phủ mới có quyền đó và lúc đó sẽ thành ra một lệ luật chớ không phải là mẫu mực nữa.

Khắp thế giới chỉ có Nga bắt buộc các xí nghiệp dùng các mẫu mực. Điều đó rất dễ hiểu vì hầu hết những xí nghiệp ở Nga đều bị quốc hữu hoá từ lâu.

Các nước khác chỉ bắt buộc công sở dùng những mẫu mực thôi. Đối với tư nhân, chính phủ khuyến khích sử dụng mẫu mực. Nhưng thường thì có mẫu mực nào mới ra, người ta cũng dùng liền vì người mua thấy nó rẽ tiền và chắc rằng hoá vật nào đã được nhất luật hoá, nghĩa là đã được một cơ quan của Chính phủ định rõ cách chế tạo ra sao, thì không thể là một thứ hàng xấu.

IV. NHỮNG CƠ QUAN NHẤT LUẬT HOÁ

1. Trong một nước

Cơ quan nhất luật hoá của mỗi nước có những bộ phần này:

a) Ở trên cùng, có một ủy viên của Chính phủ dự tính nên nhất luật hoá những vật gì rồi điều khiển và kiểm soát công việc nhất luật hoá đó.

b) Ở dưới có những Hội nhất luật hoá. Hội này do các nhà sản xuất họp lại để sửa soạn, sắp đặt công việc nhất luật hoá, làm cho những công việc đó có liên lạc với nhau bằng cách điều tra khắp trong nước và hỏi ý kiến người tiêu thụ.

Sau cùng có những sự nghiên cứu sự nhất luật hoá, lập tại các xí nghiệp lớn. Hiện ở Pháp có 34 phòng chính thức (Số liệu này có từ những năm 1950). Khi các phòng đó định một mực rồi, phải gởi lên cho ủy viên của Chính phủ xét lại rồi mới đem đăng trong công báo cho toàn quốc áp dụng.

Năm 1948, nước Pháp đã có khoảng 3000 mẫu mực.

2. Trên thế giới.

Ở trên hết thảy, có một cơ quan chung cho vạn quốc, tức là Cơ quan nhất luật hoá của vạn quốc. Cơ quan này đã được 26 nước gia nhập. (Vào thời điểm này -1949)

Cơ quan đó định những điều lệ chung cho cả nước, chẳng hạn như:

a) Định nghĩa những danh từ dùng trong kỹ thuật để cho một người gọi là thứ cây, thứ thép, thứ giấy này, những người khác khỏi lầm với thứ cây, thứ thép, thứ giấy kia.

b) Định lối viết, lối vẽ, đánh bóng, tô màu để khi trông trên bản đồ của một ngôi nhà chẳng hạn, hễ thấy màu vàng thì ai cũng biết chỗ đó là đá hoặc gạch, hễ thấy màu xanh da trời thì nhận ngay được là sắt, thép v.v…

c) Định những hệ thống đơn vị. Thường thì mét hệ được dùng.

d) Định lối đo, lối thử.

e) Định sự dung sai. Ví dụ ta định bề dài một cái đinh ốc phải là 60 ly. Nhưng nếu dài hơn hoặc ngắn hơn 2 phần 10 ly cũng cho đúng. Như vậy số dung sai là 2 phần 10 ly.

Phải định những điều lệ chung đó để có thể hiểu nhau và làm việc chung với nhau được.

3. Trong mỗi xí nghiệp

Mỗi xí nghiệp lớn đều phải có một người chịu trách nhiệm về công việc nhất luật hoá để:

a) Theo dõi những công việc nhất luật hoá ở trong nước và ở khắp thế giới.

b) Nghiên cứu những dự án mẫu mực do cơ quan toàn quốc nêu ra.

c) Mua những mẫu mực thay cho những vật cũ.

e) Sản xuất mẫu mực.

Những công việc đó quan trọng, ta đừng bỏ qua, vì nhất luật hoá là làm việc có tổ chức, có phương pháp, tức là tăng sức sản xuất lên.

V. ĐÁP NHỮNG LỜI CHỈ TRÍCH

1. Nhất luật hoá không phải là phản tiến bộ

Nhiều người đã chỉ trích sự nhất luật hoá.

Các nhà thông thái cho nó làm trở ngại sự tiến bộ. Điều đó sai. Khi nghiên cứu một mẫu mực ta phải nghiên cứu từ hình dáng, kích thước đến phương pháp chế tạo, sự lựa nguyên liệu… làm sao cho vừa đẹp mắt, rẻ tiền, chắc chắn và nhanh chóng. Như vậy là một sự tiến bộ rồi.

Sau khi dùng mẫu mực đó trong một thời gi­an, thấy nó bất tiện chỗ nào thì ta vẫn có quyền xin xét lại hoặc hủy nó đi để tiến lên một bước nữa. Như vậy có gì ngăn cản sự tiến bộ đâu? Nhất luật hoá, tóm lại chỉ là tạm ngưng trong một gi­ai đoạn để rồi lại tiến tới một gi­ai đoạn mới. Trong khi tạm ngưng như vậy trong 10, 15 năm, nó cũng giúp cho công nghệ được nhiều. Nó chỉ là những bông tiêu đánh dấu con đường tiến bộ của công nghệ chứ không phải là mức chót của tiến hoá.

2. Nhất luật hoá không phải là đơn điệu hoá

Con người thường cho rằng nhất luật hoá lá làm cho các hoá vật chỉ có một kiểu thôi. Họ đã lầm nhất luật hoá với dơn điệu hoá. Ta nhìn kỹ các xe máy thì rõ: tuy xe máy đã nhất luật hoá rồi mà vẫn còn rất nhiều kiếu xe máy bán ở thị trường. Là vì người ta chỉ nhất luật hoá kích thước những ống sườn xe cho có thể lắp yên vào, ghi đông nào vào cũng được, chứ không nhất luật hoá hình dáng ghi đông, hình cái yên, hình cái sườn… mỗi nhà sản xuất có đủ quyền tự do để thay đổi những hình đó.

3. Bổn phận chúng ta

Những lời chỉ trích đó phần nhiều do quần chúng, chưa hiểu rõ thế nào là mẫu mực và không được biết những vật gì đã nhất luật hoá rồi.

Cho nên bổn phận của chính phủ cũng như của mỗi người là phải quảng cáo thiệt nhiều cho những mẫu mực. Đó là một cách làm tăng năng lực sản xuất của quốc gia.

CHƯƠNG TƯ

HỢP LÍ HOÁ PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC

I. Thế nào là hợp lí hoá?

II. Nghiên cứu cách làm.

III. Nghiên cứu cử động.

            1. Ích lợi.

            2. 5000 năm nay người ta không biết cách xây tường.

            3. Gilbreth trị gia theo phương pháp Tay­lor.

IV. Những luật về cử động.

V.  Tiết điệu của cử động.

            1. Tiết điệu là gì? Cử động có tiết điệu không?

            2. Be­daux.

I. THẾ NÀO LÀ HỢP LÍ HOÁ?

Danh từ Hợp lí hoá (ra­tio­nal­isa­tion) mới được thông dụng từ 1926, hồi mà các xí nghiệp ở Âu Mỹ đua nhau dùng phương pháp của Tay­lor để tăng năng suất lên và hạ giá vốn xuống.

Trên 2000 năm trước, Trung Quốc đã có câu: “Tận tín thư bất như vô thư” (Tin hết ở sách không bằng không có sách). Nhưng người Trung Quốc hình như có tinh thần nô lệ cổ nhân, cho nên sách cổ nhân truyền lại không dám chỉ trích, công việc cổ nhân truyền lại không dám sửa đổi. Vì vậy học thuật của họ trên 2000 năm không tiến, sự sinh hoạt của họ không thay đổi. Nước ta chịu ảnh hưởng của họ, cũng sống trong ao tù của thủ cựu trên 1000 năm. Cái cày của ta bây giờ ra sao thì 1000 năm trước có lẽ cũng vậy. Cách làm ruộng, dệt vải của ta bây giờ ra sao thì 1000 năm trước có lẽ cũng vậy.

Ta không bao giờ thử hỏi: tại sao cổ nhân làm như vậy? Làm như vậy có mất công không? Có phí của không? Có cách nào làm giản tiện hơn không? Biết hỏi những câu đó, bỏ thói quen bắt chước cổ nhân đi, tìm cách làm mỗi việc cho hợp lí là hợp lí hoá.

II. NGHIÊN CỨU CÁCH LÀM

Bất kỳ trong nghề gì cũng có thợ khéo và thợ vụng. Khi thấy một người thợ vụng, chắc không bao giờ ta hỏi: “Tại sao người đó làm việc không được?” Nếu có hỏi như vậy nữa rồi nghe người ta trả lời: “Tại người đó không biết cách làm”, thì ta cũng vừa lòng về câu đáp đó và quay đi.

Tay­lor không chịu vừa lòng một cách dễ dàng như vậy. Tay­lor còn hỏi thêm: “Tại sao người đó không biết cách làm? Và cách làm phải ra sao?” Rồi ông tìm cách làm nghiên cứu kĩ nó, thí nghiệm nó, sau cùng chép ra một tờ chỉ thị đưa cho thợ coi đó mà làm.

III. NGHIÊN CỨU CỬ ĐỘNG

1. Ích lợi

Trong khi nghiên cứu cách làm, ông chia công việc ra nhiều việc nhỏ, phân tích một cử động ra nhiều cử động nhỏ, bỏ hết những công việc không cần thiết cùng những cử động vô ích cho khỏi mất thì giờ, khỏi phí sức, rồi ông dùng đồng hồ đo xem cử động mất bao nhiêu giây, mỗi công việc mất mấy phút.

Thí dụ dưới đây chỉ cho ta thấy rằng có nhiều cử động mệt nhọc có thể thay bằng những cử động khác được. Một lần Tay­lor thấy các thợ lấy đất cầm cái xẻng cắm xuống đất rồi lấy sức hai cánh tay đè lên cán xẻng cho xẻng ăn sâu xuống đất. Ông thấy như vậy mau mệt và chỉ cho họ cách đặt cánh tay phải lên trên đùi bên phải rồi đè bằng cả sức nặng của thân họ xuống cái xẻng.

2. 5000 năm nay người ta không biết cách xây tường.

Nghề xây tường là một nghề có từ bốn, năm ngàn năm. Cổ nhân đã góp nhặt những kinh nghiệm từ đời này qua đời khác, đã cải thiện nhiều lần phương pháp làm việc. Gilbreth (một đồ đệ của Tay­lor) hồi đó chưa cầm viên gạch lần nào mà dám có ý nghi ngờ sự hoàn thiện của nghề đó, thật cũng hùng tâm thay!

Ông nhận xét, suy nghĩ và thấy người thợ nề làm mất 18 cử động.

1. Họ cuối xuống để lấy một viên gạch. Như vậy mau mệt. Tại sao có cử động đó? Vô ích. Bỏ nó đi.

2. Họ cúi xuồng để lấy một viên gạch. Như vậy mau mệt. Tại sao không xếp gạch cao ngang tay họ, cho đỡ phải cúi?

3. Tay trái họ lấy một viên gạch, lật nó lại để đặt đứng lên tường.

4. Rồi họ đứng thẳng người lại. Khi đã bỏ được cử động số 2, thì bỏ luôn cử động này nữa.

5. Họ bước một bước tới thùng đựng hồ.

6. Cúi xuống thùng hồ

7. Lấy cái bay xúc hồ.

8. Đứng thẳng người lên, bước trở lại bức tường. Tám cử động đó có thể rút lại còn một cử động thôi nếu ta đặt thùng hồ ở bên tay mặt, đống gạch ở bên tay trái, hai thứ đều ngang tay, đưa tay ra thì lấy được liền. Còn người thợ thì tay mặt cầm bay, tay trái lấy gạch, hai tay cùng làm luôn một lúc.

9. Người thợ quyết hồ lên viên gạch.

10. Đặt viên gạch lên tường.

11. Lấy cái bay gõ gõ vào viên gạch.

Ba cử động đó đều cần thiết.

12. cho tới 17. Người thợ quay lại phía thùng hồ, bước một bước, cúi xuống, lấy một bay hồ, đứng thẳng lên, trở về bức tường. Sáu cử động đó rút lại còn một, khi đã để thùng hồ vừa tay mặt như trên kia.

18. Quyết hồ lên trên tường, cử động này cần thiết.

Vậy trong 18 cử động chỉ còn 5 cử động là cần. Ông bỏ 13 cử động kia đi và làm cho người thợ trước kia chỉ xây được 120 viên gạch mỗi giờ thì nay xây được 350 viên. Gilbreth còn tìm được một cách trộn hồ hơi lỏng để khi đặt viên gạch lên tường tự nó đè xuống lớp hồ, khỏi phải lấy bay gõ gõ nữa, và như vậy rút thêm được cử động thứ 10.

Chắc các bạn sẽ nói: Đành rồi, rút được 13, 14 cử động như vậy thì mau lắm, nhưng phải có người xếp gạch ở bên trái và đổ hồ vào thùng ở bên phải cho mới được. Như vậy ta phải thêm một người nữa. Và muốn cho khỏi cúi, khỏi đứng dậy thí cái giàn trên đó người thợ ngồi xây tường phải cùng lên cao với bức tường.

Gilbreth đã chế tạo được thứ giàn đưa lên đưa xuống rất dễ. Lâu lâu có người vặn nó lên theo với bức tường. Người đó vừa làm công việc ấy vừa xếp gạch, vừa cho hồ vô thùng. Một người giúp việc như vậy không cần phải chuyên môn nên lương ít hơn lương thợ nề. Rút cục phí tổn vẫn nhẹ hơn. Phương pháp đó tức là áp dụng qui tắc thứ nhì của Descartes (chia ra làm nhiều việc dễ).

3. Gilbreth trị gia theo phương pháp Tay­lor

Gilbreth áp dụng phương pháp Tay­lor không những trong xưởng mà cả ngay trong gia đình ông, trong sự dạy dỗ các con ông.

Hồi ông chưa vợ, lại thăm gia đình nọ, thấy một người thợ nề đương xây lò sưởi. Ông cùng với chủ nhà đi qua. Ông ngừng lại hỏi han người thợ, cho công việc thợ nề là nhẹ nhàng và dễ. Người thợ bất bình cho rằng ông có vẻ khinh mình. Ông đương bận lễ phục, không ngại ngùng cúi xuống vén tay áo xây thử một viên gạch cho người thợ coi. Ông làm thạo quá, người thợ phải ngạc nhiên.

Ông có 12 đứa con. Khi ông đi đâu về, muốn kêu chúng lại, huýt một tiếng còi rồi cầm đồng hồ lên xem trong 6 giây chúng đã tụ họp đủ chung quanh ông chưa: Ông muốn cho chúng tập thói quen làm việc cho mau không mất thì giờ.

Các con ông phải rửa chén lấy. Ông quay phim khi chúng rửa để xem cử chỉ nào vô ích mà bỏ đi.

Mỗi bữa sáng, đứa nào tắm rửa rồi, dọn giường rồi, làm bài tập nhà trường rồi, đều phải kí vào một cuốn sổ đưa ông coi.

Ông lập một hội nghị gia đình, họp vào buổi chiều thứ 7, để giải quyết các việc vặt. Hội nghị chia ra 3 ủy ban: ủy ban mua bán, ủy ban công chính để chia công việc cho mỗi người và định giờ làm việc cho mỗi việc và ủy ban giám sát để phạt những người làm phí điện, phí nước.

Ông không muốn phí một chút nào hết trong bữa ăn cũng như trong khi tắm. Trong bữa ăn ông bắt các con ông chỉ nói những chuyện có ích thôi và ông chỉ cho chúng cách tính nhẩm. Còn trong khi rửa mặt và tắm, chúng phải nghe những đĩa hát tiếng Pháp và tiếng Đức. Trong những giờ rãnh ông chỉ cho chúng học đánh máy chữ. Ông lại vẽ lên tường những câu ngộ nghĩnh bằng những dấu Moocc gợi óc tò mò của chúng. Một tháng sau chúng không học mà thuộc những dấu đó.

Có người hỏi ông:

- Làm gì mà ông sợ mất thì giò quá như vậy?

Ông đáp:

- Để có thì giờ làm việc nữa, nếu ta muốn làm việc, có thì giờ học thêm nữa, nếu ta muốn học thêm và có thì giờ đánh đáo với con nít nếu ta muốn đánh đáo.

IV. NHỮNG LUẬT VỀ CỬ ĐỘNG

Muốn nghiên cứu cử động để bỏ những cử động vô ích hoặc mau mệt đi, ta phải nhớ những luật sau này:

1. Duỗi một bắp thịt ra thì không mệt. Co nó lại mới mệt. Càng co nhiều càng mệt. Càng co lâu càng mệt nhiều.

2. Co nhanh chừng nào thì mau mệt chừng nấy.

3. Co theo một tốc độ nào đó ta có thể làm được nhiều việc nhất và ít mệt nhất.

4. Công việc làm càng mau thì bắp thịt càng được mau duỗi, nghĩa là mau được nghỉ.

5. Khi làm một công việc nào, nếu ta được lợi về sức nhanh thì mất về sức mạnh, trái lại nếu được lợi về sức mạnh thì mất về sức nhanh. Ví dụ cái dĩa xe máy càng lớn, nhiều răng thì đạp càng nhẹ nhưng xe đi càng chậm. Trái lại, dĩa càng nhỏ, càng ít răng thì ta đạp xe càng nặng nhưng xe đi càng nhanh.

6. Làm nặng quá thì mau mệt, nhẹ quá thì chậm: làm nhanh quá cũng mau mệt. Có một tốc độ lợi nhất và khí cụ cũng có sức nặng hợp cho ta nhất, như cuộc thí nghiệm của Tay­lor về sức nặng của cái xẻng xúc quặng đã chỉ cho ta thấy ở chương I phần III.

7. Khi mệt phải nghỉ ít nhất là 4 phút. Tay­lor đã làm tăng sức chở những thỏi gang của một người thợ lên gấp 4 lần, bằng cách chỉ cho họ lúc nào nên đi nhanh, lúc nào nên nghỉ.

Một lần khác, có công việc kiểm soát lại các viên đạn xem viên nào có tật thì bỏ ra, ông cho thợ cứ làm việc 1 giờ 15 phút thì được nghỉ 10 phút. Kết quả là số giờ làm rút xuống được 2 giờ mà việc còn làm mau lên được 2 phần 3 nữa.

V. TIẾT ĐIỆU CỦA CÔNG VIỆC

1. Tiết điệu là gì? Công việc có tiết điệu không?

Tiết điệu là cái nhịp nhanh hay chậm, dài hay ngắn. Một đợt sóng nhô lên, hạ xuống, mỗi lần như vậy tiến được một chút, tới bờ thì lùi ra, đợt sóng sau lại kế tiếp nhau như vậy. Đó là tiết điệu của sóng. Sau ba tháng xuân tới, ba tháng hạ, rồi thu, đông. Hết bốn mùa lại trở lại xuân. Đó là tiết điệu của bốn mùa.

Nhìn cử động của người làm việc như người nhà quê giả gạo, người thợ rèn đập sắt… Ta cũng thấy có một tiết điệu; hoặc đưa cái chày hoặc đưa cái búa lên khỏi đầu, ngừng một chút rồi đập xuống mạnh, ngừng một chút rồi lại đưa lên…

Tiết điệu có 3 nguyên tố: tốc độ (nhanh hay chậm), thời gi­an (lâu hay mau), cường độ (mạnh hay yếu).

Đầu thế kỷ 19, ông Bab­bage đã nghiên cứu tiết điệu của công việc tùy theo thời giờ và sức mạnh. Tới cuối thế kỷ đó, ông Bi­net lại nghiên cứu tiết điệu của chữ viết, tùy theo tốc độ viết. Ông thấy rằng:

- Gạch một đường thẳng hoặc tròn, khi tới giữa đường ta gạch mau hơn ở đầu đường và cuối đường.

- Có sự thay đổi gì bất ngờ thì tốc độ chậm lại.

- Khi viết càng mau thì chữ càng nhỏ đi và càng liền với nhau, nhưng càng thưa ra.

Một người khác nghiệm rằng muốn cho vừa mau vừa ít mệt:

- Bắt đầu cử động mỗi phút 20 lần.

- Bàn tay mặt khi đưa đi đưa lại độ 10 phân thì phải làm 120 lần mỗi phút, nhưng nếu đưa đi đưa lại khoảng 20 phân thì mỗi phút chỉ nên làm 60 lần thôi.

Vật càng lớn thì cử động càng chậm:

- Loài bò co duỗi bắp thịt của nó mỗi phút 70 lần.

- Loài chó mỗi phút 100 lần

- Loài mèo mỗi phút 160 lần

- Loài chuột nhắt mỗi phút 330 lần

- Loài ruồi đập cánh mỗi phút tới 20000 lần

Người cũng vậy, càng mập thì càng chậm.

Suy nghĩ và nói cũng có liên lạc với cử động. Vừa đi vừa suy nghĩ thì ý tới dễ dàng. Đương đi, có điều gì nghi ngờ trong ý nghĩ thì chân cũng tự nhiên ngừng lại. Cho nên Mon­taigne nói: “Khi tôi ngồi, những ý nghĩ của tôi cũng ngồi” nghĩa là ý không lại nữa, nghĩ không ra nữa. Một thi nhân đời Đường thích ngồi trên lưng ngựa băng qua đồng, núi để tìm ý thơ và khi tìm được một ý nào, chép lại ngay, bỏ vô túi đeo bên mình. Các nhà diễn thuyết, tới đoạn nào hùng hồn, bất giác múa tay, như là họ “suy nghĩ bằng tay”. Mới nói, họ ngập ngừng, lời khô khan, nói được một lúc lời họ trôi chảy và bong bảy, thao thao bất tuyệt. Đó là tiết điệu của tư tưởng.

2. Be­daux

Vì nghiệm thấy vậy, nên nhiều người chỉ trích máy móc là trái với thiên nhiên. Người chế tạo máy nghĩ tới sản xuất cho nhanh, cho nhiều rồi bắt người phải theo tốc độ của nó, tiết điệu của nó. Đó là một sự tủi nhục của loài người: ta chế tạo ra máy để rồi trở lại làm nô lệ cho máy, nó muốn xem ta phải như vậy, bỏ cái tiết điệu của ta mà theo cái tiết điệu của nó. Ta chậm chạp, nó bắt ta phải làm nhanh cho kịp nó; ta mệt nhọc, nó không cho ta nghỉ, lôi kéo ta theo nó.

Tay­lor chỉ nghĩ tới sự dùng người cho hợp với máy và công việc. Đó là một sự thiếu sót. Đáng lẽ ta phải chế tạo máy cho hợp với người để được đúng luật thiên nhiên. Gần đây Be­daux đã nghĩ vậy, nghiên cứu tiết điệu của cử động tùy theo thì giờ, sự gắng sức và những điều kiện làm việc, để tìm một phương pháp, một tốc độ hợp với mỗi việc, thay đổi tiết điệu của máy cho hợp với tiết điệu của người. So với Tay­lor ông đã tiến được một bực.

Tôi chưa được đọc sách nào chỉ rõ phương pháp Be­daux ra sao, nhưng trong cuốn L’homme au tra­vail (C.N.O.F) có nói phương pháp đó được áp dụng ở Mỹ trong chiến tranh vừa rồi và nhờ nó mà Mỹ đã sản xuất được một số khí giới thừa thãi, đã cho lính đổ bộ được 345000 tấn khí cụ một cách có thể gọi là dễ dàng không hấp tấp.

Hình như phương pháp đó còn đương nghiên cứu thêm vì cũng trong cuốn L’homme au Tra­vail có nói năm 1945 một vài người đương thí nghiệm để tìm cách:

- Tổ chức công việc cho hợp với tâm lí, sinh lí của loài người.

- Định tốc độ của máy cho hợp vớp tiết điệu của ta.

- Tìm vị trí của người sao cho hợp với mỗi việc (như việc này nên đứng mà làm hay nên ngồi, nên cúi hay nên thẳng người…)

- Định số giờ làm việc và số giờ nghỉ.

- Nghiên cứu ảnh hưởng của tiếng động tới não cân.

- Đó là cả một chân trời xán lạn, cho ta hy vọng một ngày kia loài người sẽ được giải thoát khỏi ách nô lệ của máy móc. Trong khi chờ đợi kết quả, ta nên nhớ rằng: cơ thể của ta có tiết điệu riêng, đừng nên làm trái nó.

CHƯƠNG NĂM

HỢP LÍ HOÁ PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC ( TIẾP THEO)

VI. Tính thì giờ làm việc là một điều cần thiết.

            1.Thì giờ đắt hơn vàng bạc

            2. Làm việc có khi không phải là sản xuất

            3. Muốn tổ chức công việc phải tính thì giờ trước khi làm việc

VII. Cách đo thì giờ làm việc.

            1. Mục đích

            2. Phương pháp đo thì giờ

            3. Những điều nên nhớ

VI. TÍNH THÌ GIỜ LÀM VIỆC LÀ MỘT ĐIỀU CẦN THIẾT

Tổ chức có mục đích là cốt yếu làm cho công việc được mau vì hễ mau thì ít tốn. Cho nên bất kì sự cải cách nào cũng phải đưa tới mục đích: mau, và bất kỳ công việc nào cũng phải tính xem làm mất bao lâu.

Nhưng trước hết ta phải biết cái hại vô cùng của sự phí thời giờ đã, rồi mới thấy sự tính thì giờ làm việc là cần.

1. Thì giờ đắt hơn vàng bạc

Ai cũng nói thì giờ là vàng bạc nhưng phần đông chỉ thấy trong câu đó một lời nói bóng bảy, đẹp đẽ, ít ai thấy một sự thật bi thảm.

Không có gì thản nhiên bằng thời gi­an! Trời đất, cây cỏ còn có lúc ảm đạm như chia buồn cùng ta, lại có lúc vui tươi như giễu cợt ta, có lúc êm đềm như khuyên nhủ, có lúc rùng rợn như giận dữ, duy có thời gi­an là lặng lẽ trôi, ta gấp mặc kệ, đều đều trôi, không hề chậm lại, ta lo cũng mặc, không hề ngừng lại. Thời gi­an hoàn toàn không biết có ta. Mà ta lại cần biết thời gi­an, nhất là những nước lạc hậu như nước nhà.

Ta ví dụ một người thợ chuyên môn làm mỗi giờ được một vật giá là 10 đ. Nếu người đó phải nghĩ một giờ thì không những thiệt hại cho người đó 10 đ mà còn thiệt hại cho quốc gia 10 đ nữa vì quốc gia không sản xuất được vật đó mà đáng lẽ sản xuất được. (Năm 1948 thợ mỏ ở Pháp đình công, làm thiệt hại cho Pháp mỗi ngày hàng triệu quan là lẽ đó). Nếu có 1.000.000 thợ phí mỗi ngày một giờ thì quốc gia thiệt hại 10.000.000 đ và một năm 300 ngày làm việc, thiệt hại 3.000.000.000 đ. Một giờ phí bấy nhiêu, còn gì đắt bằng nữa không?

Mà ở đời ta thấy biết bao nhiêu việc vô ý thức, làm phí thì giờ cho cả ngàn cả triệu người! Một thí dụ rõ rệt nhất là sự công chúng phải đứng nối đuôi nhau ở trước một sở để xin “bông” hoặc trước một tiệm điện để mua đồ. Nếu ta tính trung bình mỗi giờ thiệt hại cho quốc gia 10 đ như ví dụ trên kia, thì 1 triệu người phí mỗi năm: 10 x 10 x 12 x 1.000.000 = 120.000.000 đ một số tiền đủ khai phá một cánh đồng mênh mông bằng Nam Việt (giá trị mệnh giá tiền năm 1949).

Người ta sẽ nói: thì giờ đứng đợi đó là thì giờ bỏ không, nghĩa là nếu trong những giờ đó, không đứng nối đuôi nhau thì những người đó cũng không làm gì được hết. Không. Không có thì giờ nào là bỏ không cả. Nếu không đứng nối đuôi nhau thì ta làm việc khác, hoặc học hành, hoặc nghỉ ngơi để cho khi làm việc óc được sáng suốt hơn, thân được khỏe mạnh hơn.

Người ta lại nói: Nhưng không có cách nào làm khác được. Khắp các nước văn minh đều như vậy hết. Phải, các nước văn minh đều như vậy, nhưng bảo không có cách nào khác thì lấy gì làm bằng cớ?

2. Làm việc có khi không phải là sản xuất.

Một ông chủ siêng năng nhưng quá tỉ mỉ, ra hàng chục chỉ thị cho người làm, trong khi có thể gọi họ lại chỉ cho họ độ 5 phút là xong. Hỏi như vậy có ích lợi gì không?

Ai đã làm trong các công sở đều thấy những giấy tờ, những tờ khai phải mất hang giờ để làm mà khi gửi lên sở trên thì họ cho vào sọt rác. Trong cuốn Or­gan­isa­tion, ông Cheva­lier, Chủ tịch ủy ban Tổ chức của Pháp nói: một đạo luật về phụ cấp cho thợ thuyền, ban hành năm 1944 bắt các xí nghiệp phải làm cho mỗi người thợ một tờ tính tiền phụ cấp; tờ đó có tới 35 cột để ghi tên, tuổi, nghề nghiệp, đàn ông hay đàn bà, tiền công, một phần tư tiền công, ba phần tư tiền công, phụ cấp mỗi giờ, các giờ được phụ cấp v.v… Rồi ông kết: tác phẩm vĩ đại đó phải truyền lại cho con cháu sau này cho nó biết ông cha nó đã làm việc ra sao.

Ta còn phải kể thêm các ông chủ sở bất kỳ giấy tờ gì, quan trọng hay không, cũng bắt thư kí gò từng nét chữ, cho đẹp mắt để được lòng bề trên của họ!

Vậy các người trên ra chỉ thị cho người dưới, nhất là các nhà làm luật, phải tính rõ xem các chỉ thị, các luật đó có sẽ làm mất nhiều thì giờ cho người khác không, có sẽ làm tốn giấy mực không? Nếu phí tổn nhiều mà lợi ích ít thì nên bỏ đi, hoặc làm giản tiện đi.

3. Muốn tổ chức công việc phải tính trước thì giờ làm việc

Sự tính trước thì giờ làm việc còn giúp ta tính trước công việc.

Ví dụ ta có hai công việc: lấy đất ở dưới hầm đưa lên miệng hầm, xúc đất ở miệng hầm đưa lên xe rùa. Công việc thứ nhất lâu bằng hai công việc thứ nhì chẳng hạn. Nếu ta biết tính trước như vậy, ta sẽ đặt 2 người ở dưới, 1 người ở trên, để cho người ở trên luôn luôn có công việc làm. Trái lại, nếu không biết tính trước, đặt 1 người ở dưới 1 người ở trên, thì người ở trên chỉ làm có phân nửa thì giờ người ở dưới, còn thì giờ đứng chơi.

Tóm lại tổ chức là biết rõ công việc phải làm ra sao và mất bao nhiêu thì giờ.

VII. CÁCH ĐO THÌ GIỜ LÀM VIỆC

1. Mục đích

Người đầu tiên có sáng kiến đo thì giờ làm việc là Tay­lor. Sự đo thì giờ là phần quan trọng nhất trong học thuyết của ông. Người ta biết ơn ông do đó mà hiểu lầm ông cũng do đó. Mới đầu thợ thuyền đều nghi kị, thù oán ông, cho rằng ông coi họ như cái máy. Rồi thì các nhà sản xuất đua nhau dung phương pháp của ông để sản xuất quá lố và bóc lột thợ thuyền làm ông mang tiếng rất nhiều. Họ đều không hiểu mục đích của sự đo thì giờ làm việc là làm lợi cho mọi người:

a) Nó làm tăng sự sản xuất lên, hoá vật do đó rẻ đi. Như vậy là lợi cho nhân loại. Ai cũng thấy rằng mực sống của nhân loại còn kém lắm. Có kẻ cho sở dĩ vậy, là vì một số người giàu quá, còn phần đông thì nghèo quá. Vậy theo họ, phải chia lại. Cũng có lẽ, nhưng dù có chia đều đi nữa, thì mực sống trung bình vẫn còn thấp vì có ít làm sao chia nhiều được.

b) Rút bớt thì giờ làm việc đi, tăng lương cho thợ.

c) Tăng số tiền lời lên, tức là ích cho chủ.

Tóm lại, mục đích là để đạt tới sự “trả tiền công tối cao sản xuất tối đa trong một thời gi­an tối thiểu”.

2. Phương pháp đo thì giờ

- Ta có một công việc làm theo lối cũ. Ta phân tích những cử động của người thợ làm công việc đó: Ví dụ công việc xây tường đã được Gilberth chia ra làm 18 cử động như ở trên kia.

- Dùng đồng hồ đo mỗi cử động mất bao nhiêu giây.

- Cộng hết thảy các cử động nhỏ lại xem công việc mất bao lâu.

- Về phòng giấy, xét kĩ lưỡng xem có cử động nào vô ích không, có cử động nào quá mệt không, có cách nào thu hai cử động lại làm một hoặc thay đổi thứ tự các cử động không, rồi tìm một phương pháp giản tiện hơn.

- Chỉ cho một người thợ làm theo cách đó.

- Đo xem cách mới này làm mất bao nhiêu thì giờ.

Thêm vô đó mấy phần trăm để kể những sự bất thườnng và những lúc nghỉ ngơi.

- Làm một bảng thống kê những cử động theo cách mới và tính gồm thì giờ cần thiết.

Người đo thì giờ phải là nhà chuyên môn hiểu rõ tâm lý thợ. Đừng làm mất lòng thợ. Trước hết, người đó lựa một người thợ giỏi và tính tình dễ thương, giảng cho họ hiểu rằng từ trước tới nay công việc họ làm rất tốt, nhưng vẫn có thể có chỗ chưa được nghiên cứu kĩ càng, chưa được tiện lợi, nay cùng nhau nghiên cứu lại để tìm một lối mới, có lợi cho cả đôi bên (chủ và thợ).

Rồi biếu người đó chỉ rõ cách làm của họ ra sao để phân tích những cử động. Khi đã phân tích rồi, cầm đồng hồ để đo.

Có nhiều thứ đồng hồ dùng riêng vào việc đó. Thứ đồng hồ Thomp­son tiện nhất. Đồng hồ này có 2 kim. Một kim chạy chỉ 1/10 phút hoặc 1/10.000 giờ. Trong khi kim đó chạy thì kim thứ nhất đứng yên. Khi đo xong một cử động, ví dụ kim thứ nhất chỉ số 30 (30 phần 100 phút), ta bấm vào một cái nút, tức thì kim thứ nhì đuổi kịp liền kim thứ nhất rồi ngừng lại ở số 30. Ta biên số 30 vào một tờ giấy. Trong lúc đó, kim thứ nhất tiếp tục chạy. Hết cử động thứ nhì, kim thứ nhất ở số 70. Ta lại bấm cái nút, kim thứ nhì nhảy tới số 70 liền. Ta biên 70 vô tờ giấy và tiếp tục làm như vậy.

Khi đo xong, ta tính:

- Cử động thứ nhất mất 30 phần trăm phút

- Cử động thứ nhì mất 70-30=40 phần trăm phút

Phải đo ít nhất 50 lần liên tiếp. Tất nhiên là những con số thấy trong 50 lần đó không giống nhau. Phải tính lấy con số trung bình, nghĩa là cộng hết thảy lại rồi chia cho 50. Một cách khác là lấy con số nào trở đi trở lại nhiều lần nhất, lấy nó làm số trung bình. Một cách khác nữa là sắp 50 con số theo thứ tự từ nhỏ đến lớn, chia 50 cho 3, được 17 lần, rồi lấy con số thứ 17. Con số trung bình đó là thời giờ tiêu chuẩn, tức thời giờ ta định cho những người thợ để làm công việc đó. Nhưng không được quên rằng phải cho họ nghỉ nữa và phải kể những sự bất thường xảy ra trong khi họ làm việc. Sau khi đo thì giờ, bao giờ cũng phải nghiên cứu sự mệt nhọc của thợ, vì nếu bắt thợ làm quá sức thì chẳng những tàn nhẫn mà còn có hại: năng suất của thợ sẽ kém đi.

Nếu có thể quay phim một công việc được thì càng tốt.

Công việc của loài người rất nhiều nhưng những cử động có hạn. Ở Mỹ, Anh, Pháp đã có những cơ quan đo sẵn những cử động đó và chép vô một cuốn sách. Ở Pháp cơ quan đó là Phòng đo thì giờ căn bản. (Bu­reau des Temps éle­men­taires, viết tắt: B.T.E).

Khi bạn muốn biết một cử động như đưa tay từ dưới lên tới ngang đầu, bước một bước cần lấy một vật gì… mất bao nhiêu thì giờ, bạn chỉ cần mở cuốn sách của phòng đó ra mà coi, khỏi phải đo từng cử động nữa.

Khi đo một cử động rồi ta sẽ có thể định cho thợ mỗi ngày làm bao nhiêu được, và làm bao lâu phải cho người ta nghỉ. Đó là cả một kĩ thuật cần có sự chuyên môn. Ở trên, chúng ta chỉ mới kể những nguyên tắt thôi.

3. Những điều nên nhớ

Ta nên nhớ kĩ hai điều này:

            a) Khi đo thì giờ một người thợ, phải làm cho người đó tin được sự ích lợi của công việc ta làm. Không bao giờ được đo lén.

            b) Đo thì giờ không phải để bắt họ làm quá sức họ, mà là để bỏ những cử động vô ích đi.

Sức người là một số vốn vô cùng quí giá. Biết cách dùng số vốn đó, còn việc nào hữu ích hơn nữa không?

CHƯƠNG SÁU

CHUẨN BỊ CÔNG VIỆC

I. Chuẩn bị công việc ra sao?

II. Đồ biểu liên lạc.

III. Chuẩn vị là cân nhắc lợi hại.

IV. Chuẩn bị không phải là phản tiến bộ.

I. CHUẨN BỊ CÔNG VIỆC RA SAO?

Sau khi đã định cách làm việc và đo thì giờ, làm việc, phải chuẩn bị công việc, nghĩa là dự bị sẵn sàn đầy đủ bằng cách:

            a) Vẽ rõ mỗi bộ phận của hoá vật ta định chế tạo.

            b) Vẽ một hình chỉ rõ cách ghép các bộ phận ra sao cho thành hoá vật.

            c) Viết chỉ thị rõ công việc phải làm ra sao và bằng những đồ dung nào.

            d) Ghi thì giờ cần thiết để làm mỗi bộ phận, rồi cộng lại xem cần mất bao nhiêu nguyên liệu.

            f) Tính tiền phí tổn để làm mỗi hoá vật.

            g) Vẽ đồ biểu liên lạc để tìm cách rút bớt quãng đường đi đi lại lại cho khỏi mất thì giờ.

II. ĐỒ BIỂU LIÊN LẠC

(graphique de li­ai­son)

Ta lấy thí dụ rất đơn giản này:

Một phòng giấy nọ nhận 2 loại văn thư: loại giấy tờ về kế toán và loại giấy tờ về kỹ thuật. Phòng giấy đó hiện nay tổ chức theo đồ biểu liên lạc dưới đây:

    Đường liền chỉ đường của giấy tờ về kỹ thuật.

    Đường đứt … kế toán

    Sự sắp đặt đó chưa hợp lí, ta sửa lại theo đồ biểu sau này.           

Trong đồ biểu sau, con đường đi của giấy tờ rút đi được nhiều. Nếu trong hình trên, ta đổi chỗ của người hoạ công và người thư kí đánh máy lẫn cho nhau, thì con đường còn dài gấp ba con đường ở hình dưới nữa.

Xét thí dụ đó rồi, ta tưởng tượng một xí nghiệp có hàng chục phòng giấy, hàng trăm xưởng, nếu không khéo xếp đặt thì sẽ tốn thì giờ đi đi lại lại biết bao!

III. CHUẨN BỊ LÀ CÂN NHẮC LỢI HẠI

Công việc chuẩn bị do những cơ quan sau này trong xí nghiệp đảm nhận.

- Phòng nghiên cứu

- Phòng mua các nguyên liệu để dự trữ

- Phòng coi nhân viên

- Phòng chế tạo.

Sự chuẩn bị kĩ càng như vậy tất phải mất nhiều thì giờ, nhiều giấy tờ, nghĩa là tốn tiền. Đó là điều người ta thường trách nó. Lời trách đó rất có lí. Cho nên trước khi chuẩn bị một công việc, ta phải xét kĩ xem thì giờ chuẩn bị cộng với thì giờ chế tạo, sau khi chuẩn bị có ít hơn thì giờ chế tạo mà không chuẩn bị không? Nếu nó lớn hơn thì tất nhiên là sự chuẩn bị của ta tỉ mỉ vô ích. Tóm lại, cách nào ít tốn thì theo.

Ví dụ ta muốn đào một cái hầm đủ cho bốn người núp bom đạn. Ta có một cái cuốc, một cái xẻng và hai người làm. Ta không cần chuẩn bị vạch ngang trên đất chiều ngang chiều dài của hầm, định bề sâu là bao nhiêu rồi cho một người cuốc đất, một người xúc đất. Như vậy độ 1 giờ thì xong.

Nếu ta không làm cách đó mà lại lấy giấy, thước, bút, vẽ cái hầm, vẽ kích thướt rồi mới đưa cho họ hiểu thì tất tốn thì giờ hơn. Nếu ta lại cho một người cuốc thử đất, một người xúc thử, thấy công việc chậm bằng hai công việc xúc chẳng hạn, ta bèn chạy khắp xóm kêu thêm một người thợ cuốc, mượn thêm một cái cuốc nữa thì có khi ta mất cả buổi mà vẫn chưa đào lấy một tất đất nào hết vì kêu thợ không được.

Như vậy thì sự chuẩn bị của ta mặc dầu rất đúng phương pháp mà không hợp với lương tri, với lẽ phải vì đã quá tỉ mỉ, vô ích. Ta chỉ là một người gàn, một anh chàng “tổ chức giả hiệu”

Hạng giả hiệu này tai hại cho xí nghiệp hơn hoả hoạn nữa, cho nên phải đuổi họ đi mà dùng những nhà tổ chức chuyên môn.

IV CHUẨN BỊ KHÔNG PHẢI LÀ PHẢN TIẾN BỘ

Người ta lại trách rằng một sự chuẩn bị kĩ lưỡng như vậy làm cho ta ngại ngần, lần sau không muốn thay đổi nó nữa, và do đó không có tấn bộ. Lời trách này vô lý. Chuẩn bị là định trước, chứ không phải là nhất định, và trong khi chế tạo, nếu thấy chỗ nào bất tiện thì tất nhiên ta phải sửa đổi ngay, chuẩn bị lại.

CHƯƠNG BẢY

PHỐI TRÍ CÔNG VIỆC

I. Ích lợi

II. Đồ biểu kế hoạch

III. Phương pháp làm chuyền

IV. Phương pháp tổ chức đa âm.

I. ÍCH LỢI

Có chuẩn bị công việc rồi mới phối trí công việc được. Phối trí là sắp đặt ra sao cho công việc này tiếp theo liến công việc khác không bị gián đoạn.

Phải phối trí công việc:

a) Cho lúc nào thợ cũng có công việc làm, khỏi phải đợi. Tâm lí người thợ hễ thấy công việc ít thì họ làm chậm lại, cầm chừng thôi. Cho nên đừng cho họ biết rằng công việc ít.

Có khi cùng một lúc, công việc ở một phòng nhiều quá, còn ở phòng khác, người làm lại ngồi không. Trong những giờ đó, phải rút người ở phòng sau để làm giúp phòng trên.

b) Cho máy chạy luôn không ngừng.

II. ĐỒ BIỂU KẾ HOẠCH

Muốn chuẩn bị công việc, phải làm những đồ biểu kế hoạch.

Ta thí dụ làm 1000 bóng đèn điện:

- Làm chân bong đèn mất  2 ngày

- Làm những sợi tóc trong bóng đèn mất 4 ngày.

- Làm 2 đầu dương cực mất 8 ngày

- Lắp 3 bộ phận đó lại với nhau mất 2 ngày

- Gắn bóng lại mất 2 ngày.

- Rút hết không khí trong bong đèn đi mất 2 ngày.

- Làm cái chân bằng đồng mất 4 ngày

- Lắp chân vào bóng mất 2 ngày

Ta vẽ biểu đồ sau này:

Đồ biểu đó chỉ ta biết mỗi công việc làm mất mấy ngày. Đồ biểu sau này cho ta biết làm xong 1000 bóng đèn mất bao nhiêu ngày.

Nếu ta muốn cho công việc xong vào ngày 28 tháng 3 thì ta vẽ thêm biểu đồ sau nữa.

Đồ biểu trên chỉ cho ta thấy rằng phải làm dương cực trước, vào ngày 12 tháng 3, ngày 14 tháng 3 phải bắt đầu làm chân đèn, ngày 16 bắt đầu làm sợi dây để cho tới ngày 20, ba công việc đó cùng xong và lắp sợi dây vào dương cực được. Còn các chân đồng, phải bắt đầu làm bữa 22 tháng 3 để kịp ngày 26 lắp nó vào bóng đèn.

Ta lấy thí dụ nữa. Có người đặt ta làm 3 món hàng. H1, H2, H3. Ta có 3 cái máy M1, M2, M3.

Muốn chế tạo món hàng H1, phải dùng máy M1 trong 3 giờ, máy M2 trong 2 giờ và máy M3 trong 1 giờ.

Muốn chế tạo món hàng H2, phải dùng máy M1 trong 1 giờ, máy M2 trong 3 giờ và máy M3 trong 2 giờ.

Muốn chế tạo món hàng H3, phải dùng máy M1 trong 2 giờ, máy M2 trong 1 giờ và máy M3 trong 3 giờ.

Những thì giờ đó ta kê vào bảng sau đây:

Nếu ta không biết cách khéo dùng máy, cứ để cho máy làm rồi món hàng thứ 1 đã, rồi mới đến món hàng thứ 2, thứ 3 thì mất hết thảy 13 giờ, theo đồ biểu dưới đây:

Như vậy ta thấy máy M3 phải nghỉ chạy trong 5 giờ đầu, rồi chạy 1 giờ rồi lại nghỉ 2 giờ nữa. Nếu biết sắp đặt cho các máy làm món hàng nào trước cũng được thì có thể rút bớt số giờ máy nghỉ chạy và có đồ biểu sau này:

Trong đồ biểu trên ta thấy công việc mất hết thảy 9 giờ và máy M2 chạy luôn, khỏi phải nghỉ.

III. PHƯƠNG PHÁP LÀM CHUYỀN

Phương pháp làm chuyền là kết quả của một lối phối trí tuyệt khéo. Công việc chuyền tay nhau hoặc chuyền từ máy này qua máy khác, tiếp tục không lúc nào ngưng cho tới khi thành hoá vật mới thôi.

Không có gì kích thích ta mạnh bằng cảnh một dây máy lắp xe hơi, máy này lắp một bộ phận khác thêm vào, tiếp tục như vậy, chỉ trong 45 giây đồng hồ là xong được một chiếc xe hơi! Cách xếp đó thật tài tình làm sao!

Ở Âu Mỹ, không những các xưởng mà cả phòng giấy nữa, người ta sắp đặt cho công việc “trôi” từ tay người này qua tay người khác, như một dòng sông trôi giữa hai bờ, không vướng một cái cầu, cái đập nào cả.

Nhưng cách làm chuyền đó đã bị nhiều người chỉ trích. Bạn nào đứng tuổi chắc được coi phim “Les temps mod­ernes” trong đó anh chàng Char­lot đóng vai một người thợ trong một xưởng lớn ở Mỹ. Anh ngồi trước một cái máy nó cứ chạy đều đều. Khi nó đưa tới trước mặt anh một công việc nào đó thì anh phải làm ngay một hai cử động cho xong công việc ấy, làm rất mau, nếu không thì không kịp vì máy sẽ chạy đi chỗ khác mất. Vừa xong công việc ấy thì công việc khác cũng y như công việc trên lại lù lù ở trước mặt anh rồi. Thành thử luôn trong mấy giờ, anh phải ngồi một chỗ, làm hoài một vài cử động, làm rất mau, mà không được nghỉ một giây. Nếu nghỉ thì công việc sẽ không xong, không sao làm tiếp được. Chủ sẽ thấy lỗi của anh liền và sẽ đuổi anh. Sau một buổi làm việc như vậy, anh bước ra, lảo đảo, muốn như điên.

Vậy cách làm chuyền, mau thì mau thật, nhưng cũng tàn nhẫn nếu người ta không nghĩ tới sự nghĩ ngơi của thợ. Nó biến con người thành một cái máy, một cái máy bằng xương bằng thịt mà cứ phải theo cái điệu đều đều không biết mệt của cái máy bằng gang thép.

Đau lòng nhất là cái máy người đó lại có một bộ óc để suy nghĩ, một tấm lòng để cảm xúc để tự ví tình cảnh của mình với tình cảnh những tên nô lệ thời xưa rồi mà thổn thức, thấy sao ông chủ sung sướng như vậy mà mình thì cực khổ như vầy, muốn gãy xương sống mà vẫn phải ngồi không nhúc nhích, đương cơn nóng lạnh mà vẫn phải đứng như pho tượng, không bao giờ nghỉ tay được một chút, vì nếu nghỉ thì chủ biết, thì bị cúp lương hoặc bị đuổi. Và kiếp người còn có gì nhục nhã bằng suốt đời phải đóng hoài một cái đinh hoặc vặn một con ốc không. Trời cho một bộ óc mà không được dùng, cho hai bàn tay làm đủ ngàn việc mà chỉ được làm mỗi một cử động! Cây đờn độc huyền kia còn phát lên những âm bỗng, trầm, trong, đục, chứ người thợ nô lệ cho phương pháp độc huyền này chỉ làm được mỗi một cử động thôi và chỉ có thể phát được một lời thôi, là lời oán!

IV. PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC ĐA ÂM

Vì có những lời oán đó mới phái sinh ra phương pháp đa âm. Người ta nghiệm thấy rằng mỗi người có thể làm được nhiều nghề khác nhau và nếu mỗi ngày hoặc mỗi tuần cho ta thay đổi công việc một lần, thì ta thích lắm. Vì bắt buộc phải làm hoài một việc cho nên phần đông chúng ta đều có một tiêu khiển riêng nó gần thành như nghề thứ nhì của ta. Tôi thấy có giáo sư chăm nom gà, vịt, có ông phán thích đóng bàn ghế, có kỹ sư ham viết văn, có ông kiểm lâm lại chích thuốc và làm y tá cho cả xóm, ai có cơn nóng đầu, sổ mũi thì cứ đưa lại ông ta, ông vui vẻ tận tâm trị bệnh cho mà không nhận lời cám ơn.

Nếu xã hội tổ chức ra sao cho người nào cũng vừa làm một công việc về tinh thần vừa làm một công việc bằng tay chân được thì tôi chắc loài người sẽ vui sướng mạnh khỏe hơn nhiều.

Trong hiện tình của xã hội, ta chưa thể làm đúng như vậy, nhưng ít nhất ta cũng có thể thay đổi hoạt động của mỗi người trong phạm vi một nghề cho công việc khỏi chán. Đó là qui tắt của phương pháp tổ chức đa âm.

Các nhà tổ chức ở Mỹ đã nghiên cứu phương pháp ấy, bỏ hẵn lối phân công quá đáng của Tay­lor, mà chia công việc ra từng kíp chứ không chia cho từng người nữa và họ thấy kết quả khả quan.

Ví dụ ta muốn làm những bóng đèn nói ở đoạn trên, trước kia người ta gi­ao mỗi công việc cho một người thợ hoặc một số thợ, người thì chuyên làm dây đèn, người chuyên lắp, người chuyên rút không khí trong bóng đi…

Bây giờ người ta gi­ao những công việc đó cho một kíp thợ, để thợ tự lựa; ấy người trong kíp, như vậy mới có thiện cảm giữa anh em trong kíp. Rồi họ chia công việc mỗi người hôm nay làm công việc này, mai làm công việc khác, thay phiên nhau. Mỗi người cũng được thay phiên làm cai kíp nữa. Tất nhiên là sự thay phiên đó phải được dự tính kỹ càng để cho công việc được nhiều kết quả.

Người ta nhận thấy rằng như vậy thợ đều được dùng hết tài năng của họ, họ vui vẻ hơn, không thấy phải làm nô lệ cho máy móc nữa và việc sản xuất tăng lên được nhiều.

Như trong một hãng làm thuốc điếu trước kia gi­ao một công việc cho mỗi người nay gi­ao hai công việc cho mỗi người, thì sức sản xuất tăng lên được từ 10 đến 15 phần 100.

Ông Wy­att còn nhận thấy rằng chỉ cần báo trước cho thợ biết là buổi chiều sẽ thay đổi công việc mà năng lực sản xuất hôm đó tăng lên liền.

Ông Leon Walther thí nghiệm ngược lại: 9 người đương quen với lối cứ 3 giờ thay đổi công việc một lần, bỗng nhận được lệnh phải làm hoài một công việc. Suốt tuần lễ đó, họ chán nản vô cùng tới nổi mất ngủ, thấy nhức đầu, mệt nhọc và cuối tuần có nhiều người muốn khóc.

Để thợ thay phiên nhau làm các kíp còn được cái lợi này nữa là làm cho thợ mất lòng ganh tị, có tinh thần đoàn kết với nhau hơn, vui vẻ giúp đỡ nhau hơn.

Tóm lại, phương pháp đa âm chẳng những làm tăng năng lực sản xuất lên mà còn thay đổi cả tinh thần của thợ, đã đưa họ từ địa vị nô lệ cho máy móc gần tới được địa vị tự mình làm chủ mình.

Phương pháp ấy đã được áp dụng ở Âu, Mỹ 20 năm nay rồi. Bao giờ nó mới được áp dụng ở nước nhà? Tôi tưởng vấn đề đó chỉ do sự hiểu biết của các ông chủ sở, chủ hang thôi. Nếu họ hiểu thì có thể áp dụng được liền vì đã không tốn tiền mà cũng không cần thêm máy móc gì cả.

Ở sở Bưu Điện, tôi thường thấy các thầy thay phiên nhau bán tem, làm ngân phiếu… Và trong những bọn người đào đất, tôi cũng thấy người ta hay phiên nhau, lúc thì đào, lúc thì gánh, lúc thì đắp…

Tại sao chưa đọc những sách về môn Tổ chức công việc mà những người ấy đã biết áp dụng ngay phương pháp đa âm như vậy? Tại phương pháp ấy rất tự nhiên và hợp với nhu cầu của họ, tức là của chung loài người.

CHƯƠNG TÁM

KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC

I. Kiểm soát những gì?

1. Kiểm soát thì giờ

2. Kiểm soát giá nhân công

3. Kiểm soát nguyên liệu

4. Kiểm soát kì hạn

5. Kiểm soát sức sản xuất của thợ

6. Kiểm soát hoá vật

II. Bản báo cáo

I. KIỂM SOÁT NHỮNG GÌ?

1. Kiểm soát thì giờ.

Sau khi chuẩn bị và phối trí công việc rồi, ta gi­ao việc cho thợ làm.

Khi làm, họ phải biên vào một tờ “bông” làm việc thì giờ họ dùng để làm mỗi công việc là bao nhiêu: Ví dụ hôm nay họ làm 8 giờ, 4 giờ rưỡi vào việc làm chìa khoá, 2 giờ vào việc đinh ốc, 1 giờ rưỡi vào việc làm cán dao.

Một kế toán thu thập những tờ đó lại, cộng những giờ làm việc của các thợ về mỗi hoá vật là bao nhiêu, rồi so sánh số giờ đã định trong khi chuẩn bị công việc, xem thợ làm nhanh hay chậm hơn. Đó là sự kiểm soát về thì giờ.

2. Kiểm soát giá nhân công

Rồi người kế toán lại biên công của mỗi người thợ vào tờ “bông” làm việc, để tính xem mỗi hoá vật, tiền công mất bao nhiêu, nhiều hơn hay ít hơn số đã định trong khi chuẩn bị công việc. Đó là sự kiểm soát về giá nhân công.

3. Kiểm soát nguyên liệu

Khi gi­ao một công việc cho thợ, người ta đồng thời phải gi­ao nguyên liệu cho họ. Nguyên liệu đó, mỗi lần lấy ở kho ra, phải làm cái “bông” lấy ra. Dùng nguyên liệu không hết phải trả vào kho, lại phải làm cái “bông” trả về nữa.

Khi công việc làm rồi, người ta dùng 2 thứ “bông” đó mà tính xem mất bao nhiêu nguyên liệu và giá nguyên liệu là bao nhiêu. Người ta so sánh xem số nguyên liệu đã dùng có đúng với số nguyên liệu trong khi chuẩn bị công việc không. Đó là sự kiềm soát về nguyên liệu.

4. Kiểm soát kỳ hạn.

Muốn kiểm soát kỳ hạn, người ta dùng những đồ biểu ở trang 150 và trang 152. Mỗi ngày công việc nào làm xong thì người ta gạch một đường nhỏ ở dưới hoặc gạch những đường xéo. Coi 2 đồ biểu đó, ta thấy công việc làm dương cực trễ mất 2 ngày, công việc của máy M1 trễ mất 1 giờ.

5. Kiểm soát sức sản xuất của thợ.

Để kiểm soát sức sản xuất của thợ, người ta thường dùng đồ biểu sau này do Gantt, một đồ đệ của Tay­lor, đặt ra.

Đồ biểu chia làm 9 cột. Trong cột (a) ta biên tên thợ, trong cột (b) số hiệu của thợ, trong cột (c) số hiệu của máy ta gi­ao cho thợ.

Ngày thứ hai ta gi­ao cho thợ Xuân làm chân đèn trong com­mande số 17: công việc đó, ta định cho làm nửa ngày xong, ta gạch đường ……… dài bằng nửa ngày thứ hai, nghĩa là nửa chiều ngang ô (d). Viết số 17 trên đường mới vẽ đó.

Làm xong công việc đó, người thợ phải làm cán dao trong com­mande 20, ta tính cho đến hết ngày thứ 3 mới xong, ta vẽ đường ………… dài tới hết cột (e). Những công việc khác ta cũng định trước như vậy cho tới cuối năm.

Trong tuần, thợ làm rồi công việc, ta gạch một đường đậm ở dưới _______. Như trên đồ biểu, tới trưa thứ 7, thợ Xuân làm chưa xong com­mande 27, trễ mất khoảng 3 giờ.

Thợ nghỉ những ngày nào thì ta vẽ hình ………… đè lên những ngày đó. Nếu nghỉ vì đau thì viết chữ Đ lên trên hình, nếu nghỉ vì máy hư thì viết chữ M.H lên trên.

Đồ biểu Gantt rất có ích. Nó giúp ta dự tính công việc, việc nào phải làm vào ngày nào, giờ nào, tới bao giờ thì xong, bằng máy nào, điều khiển cho thợ nào. Nó lại giúp ta kiểm soát xem kết quả có đúng với điều dự tính không, công việc làm mau hơn hay chậm hơn.

Nếu phải kiểm soát hàng trăm người thợ thì óc người ta, dù thông minh, có thứ tự tới đâu, cũng không thể nào nhớ hết được, hoặc trông vào con số mà thấy rõ rang những sự thay đổi được, cho nên phải vẽ cho dễ thấy. Mà trong các loại đồ biểu, đồ biểu Gantt chiếm ít giấy nhất, cho nên rất tiện. Chỉ một tờ giấy đủ cho ta vẽ một đồ biểu dùng để kiểm soát được công việc của hàng chục người thợ.

6. Kiểm soát hoá vật

Sau cùng, khi mua nguyên liệu về, phải kiểm soát phẩm chất của nguyên liệu; trong khi chế tạo, phải kiểm soát những bộ phận của hoá vật đương chế tạo; xong, lại phải kiểm soát cả hoá vật. Sự kiểm soát này nên vừa phải thôi. Nếu là một hoá vật phẩm chỉ cần trung bình, mà ta dùng những đồ đo, lường, cân cực kì tinh xảo để kiểm soát thì phí tổn kiểm soát quá nặng, không xứng với lợi.

II. BẢN BÁO CÁO

Tóm lại, bất kỳ ở một gi­ai đoạn nào, ở một ngành hoạt động nào, sự kiểm soát cũng rất cần thiết, và muốn kiểm soát được dễ dàng thì sự chuẩn bị và sự phối trí công việc phải làm rất kĩ lưỡng.

Tất cả những sự kiểm soát phải chép vào một bản báo cáo để ta rút kinh nghiệm và lần sau có thể tổ chức một cách hoàn toàn hơn, nghĩa là đỡ tốn thì giờ nhân công và nguyên liệu hơn.

CHƯƠNG CHÍN

DỰ TRỮ

I. Không biết dự trữ thì hại ra sao?

II. Đồ biểu răng cưa

III. Phương pháp dự trữ.

1. Số dự trữ tối thiểu

2. Số dự trữ phòng xa

3. Số dự trữ tối đa

4. Luật dự trữ

5. Số dự trữ tổng cộng.

I. KHÔNG BIẾT DỰ TRỮ THÌ HẠI RA SAO?

Vấn đề dự trữ nguyên liệu và hoá vật là một vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp thường ít để ý tới.

- Nhiều khách hàng lại hỏi mua một món hàng, nếu không trữ sẵn khách đi tới tiệm khác ta mất mối khách hàng.

- Một hãng buôn lớn đặt làm một món hàng, nếu ta không có sẵn nguyên liệu, phải đi kiếm đầu này đầu nọ, món hàng gi­ao không đúng kì, hãng buôn không vui lòng. Trong khi đi kiếm nguyên liệu như vậy, gặp lúc giá đắt, ta phải trả giá đắt. Có khi người thấy ta cần gấp, lại bắt chẹt ta nữa.

- Nếu không trữ sẵn nguyên liệu, có khi đương chế tạo mà thiếu, phải để cho thợ ngồi không, để máy nghỉ, tốn tiền cho ta nhiều.

- Trái lại, nếu trữ nhiều nguyên liệu quá, tức là bỏ ra một số vốn nằm không như vậy thiệt cho ta vì số vốn đó có thể dùng vào việc khác sinh lợi được. Nếu số vốn đó phải đi vay, tất nhiên ta phải chịu lời trong khi để nó nằm không.

- Vả lại, nhiều khi một món hàng có thể xuống giá được, nếu chứa nhiều thứ hàng đó quá, tất nhiên thiệt.

II. BIỂU ĐỒ RĂNG CƯA

Muốn tránh những sự bất lợi đó, phải định hướng trước một kì hạn là bao lâu, hết kì hạn đó phải xem lại số vật phẩm chứa trong kho nhiều quá hay không đủ. Kỳ hạn đó thường là một tháng.

Công việc thứ nhì là phải vẽ một biểu đồ số vật phẩm dự trữ.

Thí dụ hãng ta bán dầu dừa và kỳ gi­an xét lại số dầu dự trữ là một tháng.

- Trên đường ngang OT (coi hình trên) ta ghi những tháng giêng, hai, ba, tư… Trên đường dọc OY ghi số thùng dầu còn trong kho: 1000 thùng, 2000 thùng, 3000 thùng… Ngày mùng một tháng giêng ở trong kho có 3700 thùng, ta chấm một điểm ở a. Tới mùng một tháng 2, đã bán được 1200 thùng, còn 2500 thùng, ta chấm điểm b ngay chữ H (Tháng 2) thẳng lên. Nhưng cũng hôm đó mua vô (hoặc chế tạo) được 700 thùng, thành thử số dự trữ là 2500 + 700 = 3200 thùng. Ta chấm điểm e, gạch những đường ab, ac, bc.

- Tới mùng một tháng 3, còn 2400 thùng ta chấm điểm d. Nhưng hôm đó, mua thêm được 1.100 thùng, công là: 2400 + 1100 = 3500, ta chấm điểm e, rồi lại gạch những đường cd, ce, de. Mấy tháng sau cũng làm như vậy. Ta được hình tam giác abc, cde, efg…. Ta gạch xéo những hình tam giác đó, được một đồ biểu tựa như răng cưa, cho nên đồ biểu gọi là đồ biểu răng cưa.

Bạn nhận thấy rằng những điều thấp nhất của những răng cưa đó đều trên một đường OT. Đường này đi ngang con số 2000. Vậy số dầu dự trữ nhiều quá, lúc nào cũng trên 2000 thùng. Có thể rút bớt 2000 thùng mà không sợ thiếu dầu bán.

Khi dự trữ quá nhiều như vậy thì thiệt mất bao nhiêu? Ví dụ mỗi thùng dầu giá 50 đ cho dễ tính. 2000 thùng giá : 50 đ x 2000 = 100.000 đ. Nếu tiền lời là mười phân một năm, thì 100.000 đ một năm lời:

 Vậy mỗi năm ta chịu 10.000 đ lời một cách vô ích.

III. PHƯƠNG PHÁP DỰ TRỮ

1. Số dự trữ tối thiểu

Nhưng làm sao tính được tới một ngày nào đó (mùng một tháng 8 chẳng hạn) phải mua thêm bao nhiêu thùng dầu để dự trữ?

Ta thí dụ mỗi tháng làm com­mande dầu một lần. Com­mande gửi hôm nay thì phải đợi 2 tháng sau dầu mới tới. Lúc đó (mùng 1 tháng 10) ta phải đủ dầu để bán tới mùng 1 tháng 11, tức là com­mande gửi bữa mùng 1 tháng 9 sẽ tới.

Vậy, phải có số dầu dự trữ ít nhất đủ trong 3 tháng (từ mùng 1-8 đến 1-11). Nếu mỗi tháng bán trung bình được 1200 thùng thì số dự trữ phải là 1.200 x 3 = 3600 thùng. Mà số dự trữ hiện nay có: 1.100 thùng ở trong kho và 1.200 thùng com­mande mới tới, cộng là 2.300 thùng. Vậy ta phải com­mande ít nhất là: 3600 – 2300 = 1300 thùng.

Tóm lại: Số hàng dự trữ tối thiểu (dt) bằng số hàng bán được trong mỗi tháng (b) nhân với thời hạn đợi com­mande (h) cộng với 1.

            dt = (h+1) b.

Như trong thí dụ trên kia: 3600 = (2+1) 1200.

Và: Số hàng tối thiểu phải com­mande (ct) bằng số hàng dự trữ tối thiểu (dt) trừ số hàng có trong kho (k).

                                    ct = dt – k

Như trong ví dụ trên kia : 1300 = 3600 – 2300

2. Số dự trữ phòng xa

(dp)

Nhưng cũng nên phòng xa những lúc com­mande tới chậm hoặc hàng bán chạp quá. Như vậy phải com­mande nhiều hơn số tối thiểu. Số dự trữ đó gọi là số dự trữ phòng xa (dp).

Người ta định số đó bằng 2, 3, 4 số hàng bán được mỗi tháng, tùy theo giá hàng đương lúc rẻ hay đắt, tùy theo kho chứa được nhiều hay ít.

3. Số dự trữ tối đa (dđ)

Số đó bằng số dự trữ tối thiểu cộng với số dự trữ phòng xa:

                                                dđ = dt + dp

Ví dụ số dự trữ tối thiểu đã tính trên kia là 3.600 thùng. Nếu bạn muốn cho số dự trữ phòng xa bằng số hàng bán trong 2 tháng, tức là: 1200 x 2 = 2400 thùng, thì số dự trữ tối đa là: 3600 + 2400 = 6000 thùng.

4. Luật dự trữ

Ta nhận thấy rằng: khi số hàng dự trữ lớn hơn số dự trữ tối thiểu thì không cần phải com­mande thêm hàng nữa, có thể đợi tới kỳ hạn sau (theo thí dụ trên kia thì tới tháng sau vì mỗi tháng com­mande một lần) sẽ com­mande luôn thể cho tiện và rẻ (mua nhiều rẻ hơn mua ít). Còn khi số dự trữ ít hơn số dự trữ tối thiểu, thì không nên com­mande một số tối thiểu như trên trên kia đã định mà nên tăng nó lên độ 20 hay 30 phần 100 để phòng khi người mua nhiều quá mà thiếu hàng bán.

Trên kia đã nói rằng số dự trữ phòng xa bằng 2, 3, 4 số hàng bán được mỗi tháng, nói cho gọn là x lần số hàng bán mỗi tháng.

Làm sao lựa số x đó là mấy? Nếu số x nhỏ thì hàng com­mande ít, nghĩa là số vốn để nằm đó không sinh lợi sẽ ít, đỡ tốn tiền lời, nhưng có chỗ thiệt vì phải trả giá đắt vì ta mua ít. Còn như nếu số x lớn thì lợi là mua được rẻ, nhưng lại có điều thiệt là phải chịu nhiều tiền lời vì số vốn đặt ra lớn.

Vậy phải tính số x sao cho phần thiệt ít mà phần lợi nhiều.

Ta nên nhớ những điều sau này nữa:

- Nếu hãng ta chế tạo lấy hoá phẩm mà gặp lúc bán ra được ít, muốn khỏi đuổi thợ, tất nhiên ta phải tiếp tục sản xuất, nhưng nên cho sản xuất những hoá phẩm mất nhiều nhân công để cho số hoá phẩm dự trữ đừng mau lớn quá.

- Những hoá phẩm mới chế tạo lần thứ nhất, chưa chắc bán chạy hay không thì không nên dự trữ nhiều.

- Mỗi tháng tính trung bình bán được 1200 thùng dầu chẳng hạn. Nếu trong tháng, đột nhiên một số rất quan trọng, 3000 thùng chẳng hạn, thì tức thời phải làm một cái com­mande đặc biệt để bù vào số đó rồi tới đầu tháng sau, vẫn làm com­mande như thường lệ.

5. Số dự trữ tổng cộng

Trên kia là nói về dự trữ riêng một món hàng. Nếu tiệm bán 3, 4 thứ hàng (nón, giày, áo, dầu thơm…) thì phải tính số dự trữ riêng từng món mới có thể biết được thứ hàng nào thiếu, thứ hàng nào dư, chứ không thể tính chung vào làm một được, vì tính chung thì người ta thấy số tổng cộng dư nhiều mà không ngờ có một món hàng lại thiếu bán. Như vậy vì những món hàng khác dư nhiều quá.

CHƯƠNG MƯỜI

GIÁ VỐN

I. Xét chung về kế toán.

            1. Kế toán chung và kế toán công nghệ.

            2. Nhất luật hoá các kế toán.

II. Tính giá vốn.

            1. Tại sao cần biết giá vốn?

            2. Giá vốn là gì? Không ai biết.

            3. Có nhiều thứ giá vốn.

            4. Cách tính giá vốn.

            5. Phải tính cho hợp lí.

            6. So sánh với các hãng khác.

I. XÉT CHUNG VỀ KẾ TOÁN

Tổ chức công việc để rút thì giờ làm việc và hạ giá vốn xuống, cho nên phải biết cách tính giá vốn để xem sự tổ chức có hiệu quả không.

Sự tính giá vốn thuộc về công việc kế toán, một ngành chuyên môn phải học ít nhất ba tháng mới hiểu được. Trong chương này tôi chỉ kể vài nguyên tắc quan trọng thôi.

1. Kế toán chung và kế toán công nghệ

Công việc kế toán chia ra làm hai loại với mục đích riêng biệt.

- Kế toán chung (compt­abilite gen­erale) cho ta biết tình hình tài chính trong xí nghiệp ra sao.

- Kế toán công nghệ (compt­abilite in­dus­trielle) cho ta biết sức sản xuất và giá vốn hoá vật là bao nhiêu.

Kế toán chung cần phải đúng từng đồng từng xu, kế toán công nghệ không cần đúng như vậy nhưng cần phải làm cho nhanh.

Ví dụ trong tháng lấy ở quỹ ra 120.608 đ để mua nguyên liệu, trả công thợ… Cuối tháng ta phải cộng hết thảy những số chi tiêu đó xem có đúng 120.608 đ không. Nếu dư hoặc thiếu 1 đ chẳng hạn là ta đã làm toán lộn, phải tìm cho ra sự lầm lộn đó ở đâu để sửa lại sổ sách cho đúng. Đó thuộc về công việc kế toán chung.

Khi chế tạo một hoá vật nào rồi, phải tính giá vốn của nó cho nhanh để định giá bán. Sự tính giá vốn đó như ở đoạn sau bạn sẽ rõ, không thể nào hoàn toàn đúng được, cho nên chỉ cần tính một cách đại khái thôi. Nếu hoá vật đáng giá vài chục đồng thì tính sai một hai cắt cũng không sao. Đó thuộc về kế toán công nghệ.

Kế toán chung phải để cho phòng kế toán của xí nghiệp làm.

2. Nhất luật hoá các kế toán

Kế toán mỗi xí nghiệp làm một khác, điều đó rất bất tiện. Các nhà doanh nghiệp thường kiếm một nhà kế toán chuyên môn rồi để cho thợ tự ý lập kế hoạch kế toán (plan compt­able) ra sao thì lập. Như vậy rất có hại vì có kế hoạch tốt mà cũng có kế hoạch dở, gặp phải kế hoạch dở thì sự tính toán không được rõ ràng, khó mà kiểm soát được. Vả lại các xí nghiệp cạnh tranh nhau cần có một cách tính toán như nhau mới có thể so sánh nhau được.

Ví dụ các xí nghiệp khác tính giá vốn mà trong đó không kể tiền lời của số vốn đặt ra để chế tạo hoá vật, nếu ta tính tiền lời đó thì giá vốn của ta cao hơn giá vốn của người, và đấu thầu chắc ta không thấy được.

Vì lẽ đó mà hội nghị kế toán vạn quốc (Con­grès in­ter­na­tion­al de compt­abil­ité), sau bốn năm thí nghiệm, đã cho xuất bản kế hoạch kế toán 1947 (Plan compt­able 1947) để làm mẫu mực cho kế toán các xí nghiệp.

II. TÍNH GIÁ VỐN

1. Tại sao cần biết giá vốn?

Một xí nghiệp tư, một xí nghiệp quốc hữu hoá cũng vậy, cần biết giá vốn để:

- Tính xem lời hay lỗ.

- Định giá bán. Thường thì có nhiều xí nghiệp cùng chế một thứ hàng. Giá hàng tùy theo luật cung cầu mà lên hay xuống. Có nhiều người mua, giá hàng đương lên, nếu ta tính sai giá vốn mà bán rất rẻ, tất là đã thiệt cho những nhà sản xuất khác nữa.

2. Giá vốn là gì? Không ai biết

Nhưng có cách nào tính cho thiệt đúng giá vốn được không?

Tôi lấy ví dụ này: Ta đi chợ mua 10 lít gạo (nặng 8 kí lô) là 20 đ và 2 kí thịt là 24 đ, đi xe về nhà mất 3 đ. Vậy giá vốn của 20 lít gạo là bao nhiêu? Của 2 kí thịt là bao nhiêu? Ba đồng bạc đó phải chia ra làm sao? 10 lít gạo chịu bao nhiêu đồng? 2 kí thịt chịu bao nhiêu đồng?

a. Phải chia tùy theo sức nặng của gạo và của thịt?

b. Hay tùy theo giá tiền của nó?

c. Hay chỉ tính vào giá gạo thôi vì ta cốt ý mua gạo rồi thấy thịt rẻ, mới mua thịt về?

Tùy theo ba cách đó, ta tính ra, thấy giá vốn của mỗi thứ là:

            Theo lối a        - giá gạo = 20 đ +

                  - giá thịt = 24 đ +

            Theo lối b        - giá gạo = 20 đ +

                                    - giá thịt = 24 đ +

            Theo lối c        - giá gạo= ( 20 đ + 3 đ) : 10 = 2,30

                                    - giá thịt = 24 đ : 2 = 12 đ      

Nếu ta là một nhà bán gạo, tính theo giá 2 đ 14 một lít, còn những nhà khác tính theo 2 đ 24 thì tất nhiên là ta thiệt. Hoặc nếu ta bán cả 2 thứ gạo và thịt, gạo theo giá 2 đ 30, thịt theo giá 12 đ (nghĩa là tiền xe bắt gạo phải chịu hết) thì tất nhiên thịt có nhiều người mua mà gạo thì ế và ta phải lỗ.

Trong thí dụ đơn sơ đó, bạn cũng đã thấy rằng có tới 3 cách tính giá vốn. Cách tính nào cũng có lí hết, không biết cách nào là đúng cả, nghĩa là không biết giá vốn là cái gì, phải tính ra sao. Cho nên có người đã nói: “giá vốn ư: Không ai biết nó là cái gì hết. Không ai có thể biết nó là cái gỉ hết.”

3. Có nhiều thứ giá vốn

Chính vì giá vốn khó tính nên càng phải định rõ nghĩa để cho mỗi người đừng hiểu một cách khác nhau.

a) Giá vốn dự tính (1) (Prix de re­vient prévi­sion­nel).

Năm ngoái ta làm nón bán, giá vốn tính ra là 30 đ một chiếc. Năm nay vật liệu và nhân công đều cao lên khoảng 20 đ, vậy giá vốn năm nay phải vào khoảng                        

30 đ + . Giá 36 đ đó là giá vốn dự tính.

b) Giá vốn kế toán (Prix de re­vient compt­able).

 Sau khi làm nón rồi, tính giá vốn lại thấy nó lên tới 40 đ chứ không phải 36 đ như đã định. Giá vốn 40 đ đó là giá vốn kế toán.

c) Nhưng ta nhận thấy sở dĩ gia vốn tới 40 đ như vậy là vì thợ đáng lẽ làm được 500 cái nón chẳng hạn, thì chỉ làm được 300 cái thôi, hoặc vì họ đau phải nghỉ, hoặc vì thiếu vật liệc cho họ làm. Nếu họ làm vừa sức họ, số nón sẽ nhiều hơn và giá mỗi chiếc sẽ hạ xuống chỉ còn 34 đ thôi. Giá 34 đ đó tức là giá vốn tính theo cách hợp lí (Prix de re­vient d’im­pu­ta­tion ra­tionnelle).

Ta lại phải nói rõ giá vốn vào lúc nào nữa: khi mới làm thành chiếc nón hay khi đã dán hiệu, đã làm cái hộp để đựng nó? Hay là giá vốn sau khi đã bán được? (Trong giá này có lương của những người đứng bán, tiền phí tổn về gi­an hàng, về quảng cáo v.v…).

Vì những giá vốn khác nhau như vậy cho nên nói giá vốn suông không được, phải chỉ rõ giá vốn nào? Vào lúc nào?

4. Cách tính giá vốn

Khi tính giá vốn, phải biết giá nguyên liệu và phí chế tạo. Trong phí tổn chế tạo có công thợ có phí tổn chung nhất định và phí tổn tỉ lệ, cũng kêu là phí tổn phụ thuộc.

Ví dụ hãng ta làm dao (lưỡi thép, cán đồng) và kéo. Thép và đồng là nguyên liệu. Phải dùng hai cái máy, một cái xưởng, một cái kho, một buồng giấy, hai thầy thư kí, 18 người thợ. Mỗi tháng làm được 10.000 con dao và 5000 cái kéo.

Số tiền mướn xưởng, mướn phòng giấy, số tiền trừ lần khoản hao mòn máy móc (amor­tisse­ment), số lương thư kí… kêu là phí tổn chung nhất định.

Nhưng muốn cho máy chạy, cần có dầu nhớt, có điện… Những phí tổn đó cũng tính vào giá vốn, dao, kéo. Và tất nhiên không thể chia hai, dao chịu một nửa, kéo chịu một nửa. Máy làm kéo cần dùng nhiều dầu nhớt, nhiều điện thì phải tính toán nhiều phí tổn vào kéo, máy làm dao cần ít dầu nhớt và điện thì phải tính ít. Vì vậy mà những phí tổn đó kêu là phí tổn tỉ lệ.

Tóm lại, nếu  

V là giá vốn

N là giá vốn nguyên liệu

C là tiền công thợ.

T là phí tổn tỉ lệ

P là phí tổn chung nhất định

Thì V = N+C+T+P

Nhưng N+C+T tức là giá vốn ở xưởng, ta gọi là V1

Vậy V = V1 + P

Bạn thấy rằng nếu làm 1.000 con dao thì cũng phải một cái xưởng, một phòng giấy, hai cái máy mà làm 100 con dao cũng vậy. Nghĩa là phí tổn chung nhất định đó không đổi. Nếu làm 100 con thôi, thì mỗi con phải chịu:

Vậy sản xuất càng nhiều thì giá vốn càng nhẹ đi.

5. Phải tính cho hợp lí

Tính giá vốn rất khó, phải cẩn thận, có thứ tự lắm mới khỏi lầm lẫn, khỏi bỏ sót. Muốn vậy, phải để cho một người hoặc một cơ quan chịu trách nhiệm thôi. Bất kỳ giấy tờ kế toán gì cũng phải do người đó hoặc cơ quan đó phát ra rồi lại thu về để tính toán.

Ở dưới đây, chúng tôi sẽ nhắc lại những điều cần nhớ để tính cho hợp lí.

a) Ta dùng thép làm dao, nhưng trong kho có ba, bốn thứ thép mua trước, mua sau, thứ đắt, thứ rẻ; khi tính giá nguyên liệu phải lấy giá nào? Giá cũ nhất? Giá mới nhất? Giá cao nhất? Giá thấp nhất? Giá trung bình? Tính theo lối nào cũng có lí hết. Điều cốt yếu là các hãng cạnh tranh nhau phải cùng tính một lối như nhau.

b) Số vốn dùng để làm ăn, nếu đi vay, tất nhiên ta phải chịu lời. Nếu không vay thì tự nó cũng phải sinh lời. Có nên kể số lời đó vào giá vốn hoá vật chế tạo ra không? Thuyết xưa cho rằng không, nhưng thuyết ngày nay khuyên nên kể, và kế hoạch kế toán 1947 đã theo thuyết sau này. Vì nếu không kể thì giá vốn các xí nghiệp sẽ khác nhau nhiều. Bạn có xưởng, khỏi đi mướn, giá mướn đó tôi phải tính trong số phí tổn chung nhất định, cho nên giá vốn của tôi cao hơn giá vốn của bạn. như vậy làm sao so sánh được?

c) Còn một vấn đề nữa bàn cãi cũng đã nhiều, là cách trừ dần khoản hao mòn máy móc. Ta mua một cái máy năm 1936 giá 10.000 đ, định cho nó chạy 10 năm rồi thay. Vậy mỗi năm phải trừ lần:

Đến năm 1946, trừ đủ 10.000 đ và ở trong sổ, ta ghi máy đó không đáng giá gì nữa. Nhưng thật ra thì vì thời cuộc, máy móc hiếm, giá tăng lên, cho nên năm 1946 máy đó vẫn còn bán được 5.000 đ. Số 5.000 đó, nếu muốn công bằng, phải chia đều cho các cổ đông (cổ phần).

Nếu năm 1946 máy đó hoàn toàn vô dụng, bán không được tiền nữa, ta phải mua máy khác. Nhưng số 10.000 đ đã trừ vào máy trước, nay không đủ để mua máy mới (vì máy 1946 đắt hơn nhiều). Nay phải trả 100.000 đ chẳng hạn. Như vậy nghĩa là ta đã trừ ít quá.

Cho nên khi tính số tiền trừ lần khoản hao mòn máy móc, phải tính sao cho tổng cộng các số tiền đã trừ từ trước tới nay phải bằng giá bây giờ của máy mới trừ với giá bây giờ của máy cũ.

Thí dụ máy mua năm 1942. Từ đó đến năm 1948, đã trừ được 50.000 đ. Máy đó, năm 1949, nếu bán lại thì được 30.000 đ. Và nếu mua một máy mới y như vậy phải 100.000 đ  - 30.000 đ  = 70.000 đ. Mà như trên kia đã nói, những năm trước ta đã trừ lần được 50.000 đ rồi, vậy năm nay ta phải trừ thêm : 70.000 đ – 50.000 đ = 20.000 đ. Năm nay ta phải trừ thêm : 70.000 – 50.000 = 20.000 đ.

6. So sánh với các hãng khác.

Sau khi đã biết giá vốn rồi phải tính xem :

- Tiền công bằng mấy phần trăm giá vốn.

- Tiền nguyên liệu bằng mấy phần trăm giá vốn.

- Tiền công bằng mấy phần trăm giá nguyên liệu.

- Tiền công bằng mấy phần trăm tiền phí tổn để quản lí.

- Rồi so sánh với những hãng cạnh tranh với ta, để biết phí tổn nào quá đáng và tìm cách giảm nó đi.

CHƯƠNG MƯỜI MỘT

TIỀN CÔNG

I. Các thuyết về tiền công.

            1. Thuyết của Adam Smith

            2. Thuyết trả theo vật giá

            3. Thuyết trả theo cung cầu

            4. Thuyết của Ri­car­do.

            5. Một thuyết công bình.

II. Các lối trả tiền công.

            1. Trả công giờ hoặc công nhựt.

            2. Trả khoản

            3. Trả thêm tiền thưởng.

a) Tiền thưởng tính khoá

b) Lối Halsey

c) Lối York

d) Lối Rowan

4. Tiền công sai biệt.

a)  Lối Tay­lor

b) Lối Gantt

5. Tiền thưởng chung

6. Thưởng người chỉ huy

7. Các lối thưởng khác

8. Cách lựa lối trả công.

III. Những lối trả công mới mẻ nhất.

            1. Lối chia tiền công cho từng kíp tự quản.

            2. Lối chia tùy theo số sản xuất.

a) Lối Schueller

b) Lối Ruck­er

IV. Chính phủ với thợ thuyền.

I. CÁC THUYẾT VỀ TIỀN CÔNG

Từ mấy ngàn năm nay người ta vẫn chưa giải quyết một cách ổn thoả vấn đề tiền công, bao giờ cũng sôi nỗi và hiện nay sôi nỗi nhất. Sở dĩ thế giới chia làm 2 khối, nhân loại phập phồng lo sợ chiến tranh thế giới thứ ba, căn do sâu xa là nó.

Vì vấn đề gay go nhất cho nên từ trước tới nay đã có nhiều người đặt ra thuyết này thuyết khác để rán giải quyết:

1. Thuyết của Adam Smith

Adam Smith ở thế kỉ thứ 18 nói: Khi trả công phải xem xét:

- Công việc có khó nhọc không, có hại đến sức khỏe không?

- Công việc có cần một sự học nghề lâu, khó và tốn tiền không?

- Công việc làm vĩnh viễn hay tạm thời.

- Nghề có làm mất danh giá người ta không? Nghề đao phủ chẳng hạn, ai cũng khinh, cho nên phải trả công nhiều mới có người chịu làm.

- Và phải kể sự khéo léo, tài đặc biệc của mỗi người.

2. Thuyết trả theo vật giá

Có người lại cho rằng công việc càng ích lợi hoặc hoá vật bán ra càng đắt thì tiền công càng phải cao. Thuyết đó sai, vì giá hoá vật đâu phải chỉ tùy theo nhân công, nó còn tùy theo giá nguyên liệu, tùy theo vốn và lời nữa.

3. Thuyết trả theo luật cung cầu

Thuyết này cho rằng tiền công cũng theo luật cung cầu như một hoá phẩm. Luật đó tóm tắt lại như sau này: nếu có 100 người mua mà chỉ có 99 người bán thì giá hàng phải tăng lên cho tới khi người mua thứ 100 phải bỏ, không mua nữa. Trái lại, nếu có 99 người mua và 100 người bán thì giá hàng phải sụt xuống cho tới khi người bán thứ 100 phải thôi không bán nữa. Thuyết trả công đó không hoàn toàn đúng vì nếu nhiều hàng quá, người bán có thể hạ giá bán xuống bao nhiêu cũng được, còn người làm công không thể xin làm việc với bất kỳ một số tiền công nào được. Ít nhất họ cũng phải lãnh tiền cho đủ sống, dù là sống một cách khốn khổ. Họ không thể làm không công được.

4. Thuyết của Ri­car­do

Ri­car­do cho rằng số tiền công tự nhiên (salaire na­turel) của người thợ phải đủ cho người đó sống và nuôi con để cho nòi giống họ truyền lại sau, không tăng mà cũng không giảm. Như vậy, một người thợ có vợ phải lĩnh tiền công sao cho đủ 2 vợ chồng sống và nuôi được 2 đứa con sau này thay thế cho họ. Nhưng như vậy là không muốn cho người làm công có trên hai đứa con nào? Muốn cho dân số trong nước không tăng lên sao? Và nếu người thợ có 5, 6 đứa con thì họ phải nhịn cho con họ ăn sao? Và lại sống cách nào? Với hai nắm cơm và hai con mắm như thợ ta hồi trước, hay với xe hơi, máy lạnh, máy thâu thanh như thợ thuyền bên Mỹ bây giờ? Thuyết này cũng sai nữa.

5. Một thuyết công bình

Tiền công thợ phải đủ sống và thoả mãn những nhu cầu cần thiết của họ. Trong những nhu cầu này có sự học hỏi thêm, sự nghỉ nghơi và sự tiêu khiển. Những nhu cầu đó cùng với những kết quả của khoa học mà tăng lên. Rồi nếu họ gắng sức nhiều thì phải trả cho họ nhiều, hãng có lời thì phải thưởng cho họ bằng cách cho họ hưởng một phần lời. Như vậy, không những công bình mà còn có lợi cho ta nữa vì tiền công của thợ có cao, thợ mới có tiền mua hoá vật, và hoá vật có bán chạy ta mới có lời. Cho nên nguời Mỹ thường nói “Không phải vì chúng tôi bán được nhiều xe hơi mà có thể trả lương cao được, chính vì chúng tôi trả lương cao mà thiên hạ có tiền mua và xe hơi chúng tôi mới bán chạy.”

II. CÁC LỐI TRẢ TIỀN CÔNG

Ở dưới đây, chúng ta sẽ xét những lối trả tiền công từ trước tới nay ra sao để xem lối nào giản tiện, có lợi cho chủ và thợ.

1. Trả công giờ hoặc công nhật

Lối này cổ, thông dụng và dễ tính nhất, nhưng chẳng những làm cho thợ mất tinh thần ganh đua, lại còn sinh ta tật cố ý làm “rềnh ràng” cho qua giờ nữa. Từ trước người ta đều cho sự “rềnh ràng” đó là do thợ làm biếng. Tay­lor là người đầu tiên xét một cách rành rọt những nguyên nhân của nó, vì chính ông đã làm thợ, nên rõ lòng người thợ. Những nguyên nhân đó thuộc về tâm lý.

Trong xưởng tất có thợ giỏi và thợ vụng, thợ chăm và thợ lười. Nếu họ lãnh tiền công như nhau thì người giỏi tội gì làm mau, người chăm tội gì làm nhiều? Đó là nguyên nhân thứ nhất.

Thợ không muốn cho chủ biết rõ sức làm việc của họ là bao nhiêu vì nếu chủ biết thì chủ sẽ bắt làm nhiều lên mà không tăng tiền công. Đó là nguyên nhân thứ nhì.

Còn nguyên nhân nữa là thợ sợ nếu ai cũng gắng sức làm cho mau thì trước cần 10 người thợ, nay chỉ cần 6, 7 người, tất sẽ có 3, 4 người bị đuổi, bị thất nghiệp.

Vậy sự “rềnh ràng” không do thợ làm biếng mà do thợ cho rằng quyền lợi của họ bắt họ phải như vậy.

2. Trả khoán

Mỗi công việc trả một số tiền công nhất định, thợ muốn làm bao lâu cho xong thì làm.

Lối trả công này có nhiều điều hại:

- Chủ muốn trả rẻ, thợ muốn làm cho mau, cho nên công việc cẩu thả. Nhưng nếu họ làm nhanh quá, chủ rút giá xuống, họ càng phải làm nhanh hơn nữa, chủ lại càng rút giá xuống. Ví dụ: đóng một cái tủ, chủ tính phỏng chừng 10 công thợ thì xong, mỗi công 50 đ, vị chi 500 đ. Nhưng khi gi­ao khoán cho thợ, chủ muốn trả rẻ, chỉ trả 45 đ thôi. Thợ biết vậy là rẻ nhưng cũng lãnh, vì hy vọng làm mau, độ 8 công thì xong. Khi tủ đóng rồi, chủ thấy thợ làm có 8 công thôi, cho rằng mình đã tính hớ, lần sau tụt xuống, trả độ 37 đ thôi. Thợ nếu không có việc khác làm, tất nhiên phải lãnh và lại hết sức làm cho mau để độ 7 ngày xong. Thành thử nếu không làm khoán, cứ làm công nhật thì làm chầm chậm cũng được một ngày 50 đ, nay lãnh khoán, tiền công thêm được vài ba chục mà phải làm mau gấp rưỡi. Cho nên lối lãnh khoán không khác một cái thòng lọng tròng vào cổ họ, họ càng kéo dài càng bị thắt chặt.

- Lại thêm, người lãnh việc ít khi làm lấy, mà kiếm thợ bạn gi­ao cho và bóc lột bọn này, cho nên công việc làm càng tệ hơn, chủ càng thiệt.

- Sau cùng vì thợ muốn làm cho thật mau cho nên họ lao lực, đồ dùng mau hư và chủ luôn luôn phải coi chừng họ.

3. Trả thêm tiền thưởng

Tiền thưởng phải cho thợ biết trước và ít nhất cũng bằng 20 phần 100 tiền công thợ. Phải trả cùng với tiền công.

Có nhiều cách tính tiền thưởng.

a) Tiền thưởng tính khoán – Định tiền công giờ, mỗi giờ 10 đ chẳng hạn. Thợ làm 10 giờ thì trả 100 đ. Rồi trong 10 giờ đó thợ đóng được một cái ghế thì thưởng thêm một số tiền nào đó, ví dụ 3 đ. Đóng được 2, 3, 4 cái ghế thì thưởng 2, 3, 4 số tiền đó nghĩa là 6, 9, 12 đ.

b) Lối Hasley. Thợ làm nhanh thì phí tổn về nhân công rút đi. Ví dụ: trước làm 10 giờ mới xong một việc, nay làm 6 giờ, rút đi được 4 giờ, mỗi giờ tiền công là 10 đ thì bốn giờ là 40 đ. Vậy phí tổn về nhân công rút được 40 đ. Số 40 đó chủ lấy một nửa, hoặc 2 phần 3, còn bao nhiêu thưởng cho thợ.

c) Lối York. Một công việc tính ra, làm mất 10 giờ và trả công là 100 đ. Nay gi­ao công việc đó cho thợ và trả công người thợ đó 60 đ nhưng mỗi giờ làm việc thì trả thêm cho người đó 4 đ nữa. Nếu họ làm 8 giờ xong, họ sẽ lãnh 60 đ + 32 đ = 92 đ. Nhưng, nếu họ làm trên 10 giờ thì cũng chỉ trả thêm 40đ thôi, nghĩa là họ không được lãnh quá 60 + 40 = 100đ.

d) Lối Rowan. Lối này, tính ra, hơi rắc rối, thợ khó hiểu, nên người ta làm giản tiện đi như sau này cho thợ hiểu được.

Một công việc định cho 10 giờ thì xong, mỗi giờ 10đ. Nay thợ làm mất 7 giờ lợi 3 giờ nghĩa là 3 phần 10 số giờ đã định. Vậy tiền công mỗi giờ cũng tăng lên 3 phần 10 nghĩa là : 10đ +  một giờ.

Thợ thường không chịu lối này vì họ muốn họ làm lợi giờ được bao nhiêu thì phải trả cho họ bấy nhiêu. Lối này có lợi là tiền thưởng mới đầu tăng lên nhiều, nhưng thợ càng làm mau thì tiền thưởng càng bớt tăng đi, nên nó tựa như hãm thợ lại không cho làm quá sức.

4. Tiền công sai biệt

Sai biệt nghĩa là khác nhau. Cũng một việc nếu làm mau thì tiền công nhiều, làm chậm thì tiền công ít, tiền công khác nhau như vậy nên gọi là sai biệt.

a) Lối Tay­lor. Chuẩn bị kỹ càng công việc định rõ mỗi ngày mỗi người thợ trung bình phải làm được bao nhiêu. Nếu làm mau hơn thì thưởng, làm chậm hơn thì rút tiền công xuống.

Ví dụ trước kia mỗi người thợ mỗi giờ đóng được 5 cuốn sách và công mỗi cuốn là 2đ50. Bây giờ ta thấy họ có thể đóng được 10 cuốn mỗi giờ nên định lại như vầy: nếu đóng được từ 5 đến 9 cuốn thì trả mỗi cuốn 1đ25, nếu đóng được từ 10 cuốn trở lên thì trả mỗi cuốn 1đ75. Thành thử:

            Tiền công hồi trước: 5 cuốn = 2đ50 x 5 = 12đ50

            Bây giờ 9 cuốn = 1,25 x 9 = 11,25 khác nhau

                        10 cuốn = 1,75 x 10 = 17,5 tới 6đ25.

            Lối này vừa bất công vừa tàn nhẫn vì bắt thợ làm quá sức.

b) Lối Gantt. Ta định truớc mỗi công việc phải mất mấy giờ và mỗi giờ tiền công là bao nhiêu. Nếu thợ làm đúng thì giờ đó hoặc ít hơn thì thưởng cho họ từ 20 đến 30 phần công tiền công đó. Nếu thợ làm chậm hơn thì không trả công giờ nữa mà trả công ngày, ít hơn tiền công giờ.

Trong lối này, không có gì khuyến khích thợ làm mau hơn số giờ đã định, cho nên thợ chỉ giữ cho đúng số giờ đó thôi.

c) Lối của ông Cheva­lier dẫn trong cuốn Or­gan­isa­tion: Một việc hiện làm mất 3 giờ, mỗi giờ trả 10đ. Sau khi nghiên cứu cử động, ta thấy có thể làm trong 2 giờ được, chỉ tốn 29đ thôi, tiết kiệm được 10đ. Vậy trong 3 giờ hồi trước, làm tiết kiệm được 10đ.

Trong 1 giờ, tiết kiệm được 10:3 = 3đ33

Ta định lối trả sau này: công việc làm xong thì trả 20đ, rồi mỗi giờ làm việc trả thêm 3đ33 nữa.

Nếu thợ làm mất 3 giờ thì lãnh 20 + (3.33

ȕ

3) = 30 đ, nghĩa là mỗi giờ 10đ như cũ. Nếu làm mất 2 giờ thì lãnh 20đ + (3.33 x 2) = 26.66 đ nghĩa là mỗi giờ 13đ33. Lối này công bằng, rất giản dị, thợ dễ hiểu.

5. Tiền thưởng chung

Mỗi người thợ lãnh một số tiền công riêng, còn tiền thưởng thì phát chung cho cả bọn rồi tự ý chia nhau.

6. Thưởng người chỉ huy

Ta có thể thưởng tùy theo sức sản xuất tăng nhiều hay ít, tùy theo số thời giờ và nguyên liệu tiết kiệm được nhiều hay ít.

Còn lối này do Gantt đặt ra nữa. Một người chỉ huy cai quản một số thợ. Mỗi lần có người thợ trong bọn được thưởng thì người chỉ huy cũng được thưởng. Hễ càng nhiều thợ được thưởng thì số tiền thưởng người chỉ huy càng tăng. Ví dụ có từ 9 người thợ trở xuống được thưởng thì người chỉ huy được thưởng thêm 2đ về 1 người thợ. Như có 5 người thợ được thưởng thì người chỉ huy được thưởng 2đx25 = 10đ. Có 9 người thợ được thưởng thì người chỉ huy được thưởng 2

ȕ

9 = 18đ. Nhưng nếu có từ 10 người thợ trở lên được thưởng thì người chỉ huy được thưởng 3đ về một người thợ. Như có 10 người thợ được thưởng thì người chỉ huy được thưởng 3đ x 10 = 30đ. Có 12 người được thưởng thì người chỉ huy được thưởng 3

ȕ

12 = 36 đ.

7. Các lối thưởng khác

Người ta nghiệm thấy rằng sự cho thêm tiền thưởng chỉ có hiệu nghiệm lúc đầu thôi. Lần lần thợ quen đi, bớt hăng hái. Cho nên lại phải đặt những lối thưởng khác như khen, thăng chức v.v…

8. Cách lựa lối trả lương

a) Lối trả công giờ hay công nhật nên dùng khi nào thợ dở và nhiều quá mà chủ có đủ người để coi chừng họ luôn luôn hoặc khi chủ đã định rõ được công việc của thợ mỗi ngày là bao nhiêu, có đủ cách phạt thợ nếu họ không làm đúng số công việc đã gi­ao cho.

b) Lối trả khoán chỉ có thể dùng trong những hãng sản xuất nhiều từng lô một.

c) Về những công việc nhỏ mà ta không đủ thì giờ để chuẩn bị kỹ thì nên dùng lối Rowan.

d) Trái lại, công việc nào ta đã chuẩn bị kỹ, định rõ một cách chắc chắn số giờ cần thiết để làm, nên dùng lối Cheva­lier rất giản tiện hoặc lối Gantt để cho sự sản xuất được đều, không lúc nào mau, không lúc nào chậm.

e) Khi dùng từng nhóm thợ một thì nên theo lối phát tiền thưởng chung cho cả nhóm.

g) Đừng dùng chính sách thăng chức theo thâm niên. Chỉ những người đủ tài mới được thăng chức. Nếu làm lâu mà không đủ tài thì thưởng một món gọi là phụ cấp thâm niên.

III. NHỮNG LỐI TRẢ CÔNG MỚI MẺ NHẤT

1. Lối chia tiền công cho từng kíp tự quản

Mỗi xí nghiệp chia ra nhiều kíp cai quản. Những kíp đó chẳng khác những xí nghiệp nhỏ, độc lập trong một xí nghiệp lớn, tự kiếm người làm, tự phát tiền công, tự đuổi thợ. Lối đó cũng như lối khoán và cũng có thể có những tệ hại như lối làm khoán.

2. Lối chia tùy theo số sản xuất

a) Lối Schueller. Ông Schueller, trong cuốn Cách mạng kinh tế (La rev­olu­tion de l’économie) cho rằng tình trạng kinh tế hỗn loạn từ đầu thế kỉ này do sự ích kỉ và sự ngu muội của các nhà tư bản. Nhờ máy móc tinh xảo, loài người đã tăng sức sản xuất lên bội phần, không những đủ thoả mãn những nhu cầu sinh hoạt của loài người, mà còn dư nhiều nữa. Vậy mà những nhà sản xuất vẫn tiếp tục trả cho thợ một số tiền công chỉ vừa đủ cho họ sống. Họ tưởng như vậy là lợi cho họ, không ngờ vì trả lương ít cho thợ, thợ không đủ sức mua nhiều cho nên những hoá vật họ sản xuất ra bán không hết, đọng lại sinh ra nạn kinh tế khủng hoảng. Lúc đó họ phải bán lỗ hoặc đỗ xuống biển và đuổi thợ đi. Năm 1932, ở Mỹ, người ta đổ cà phê xuống biển, ở Pháp người ta nhổ những cây nho đi. Trong lúc ấy ở Mỹ có 18 triệu thợ thất nghiệp. Nhưng thợ không có việc làm càng không mua được hoá vật, hoá vật càng dư thì thợ lại càng thất nghiệp. Cho nên người ta phải chuẩn bị chiến tranh ở Đức, Ý để cho thợ có việc làm, và chiến tranh phải bùng nổ.

Vì vậy ông Schueller biểu phải trả công thợ tùy theo sức sản xuất. Phải định số tổng thu mỗi tháng của xí nghiệp là bao nhiêu để cho xí nghiệp khỏi lỗ: 600.000đ chẳng hạn. Ta định một số lương cho các người làm công là bao nhiêu phần trăm của số tổng thu đó, ví dụ: 30%. Vậy số tiền tối thiểu để trả những người làm công phải là:

                                    600.000 x 30% = 180.000 đ.

- Số đó chia một cách công bằng cho từng hạng thợ thầy. Nếu thu được dưới số 600.000 đ thì ta cũng phải phát cho thợ thuyền số 180.000đ đó. Nếu thu được nhiều hơn thì cứ tính lấy 30% mà phát. Ví dụ thu được 900.000đ thì phát cho thợ:

                                    900.000 x 30% = 270.000đ

Như vậy có sự cộng đồng lợi hại giữa chủ và người làm công: người làm công có cảm tưởng rằng công việc của chủ là công việc của mình, không có sự chia rẻ, bóc lột giữa chủ và người làm công. Tóm lại, không có gi­ai cấp làm công nữa vì người làm công lúc đó cũng như ông chủ nhỏ, và có lẽ sẽ không có gi­ai cấp đấu tranh nữa.

Thuyết Schueller có vẻ nhân đạo, công bằng nhưng khi thực hiện có được hoàn mĩ không? Số lương tối thiểu cho thợ là bao nhiêu? Nếu mỗi xí nghiệp định số đó một cách khác thì sẽ ra sao? Ta chưa biết.

b) Lối Ruck­er.

Mới rồi, ông Ruck­er, trong công ti làm giấy “Con­ti­nen­tal Pa­per Co” ở Mĩ, tìm được một lối trả lương như sau này, có lẽ là phỏng theo lối Schueller.

Ông tính toán 50 năm, thấy số tiền trả thợ, tuy mỗi năm nhiều ít khác nhau, nhưng số đó so với số tiền bán được trừ tiền nguyên liệu đi, thì luôn luôn thành một tỉ lệ nhất định. Ông lấy 5 năm sau cùng (1936-1940) mà tính thì thấy tỉ lệ đó là 30/100 nghĩa là nguyên liệu giá 30.000 đ, bán được 130.000 đ, trừ đi còn 100.000đ, thì số tiền trả công cho thợ vào khoảng 100.000 x 31% = 31.000đ. Rồi ông nghĩ: năm nào cũng mất công bàn cãi với thợ về tiền lương, năm nào cũng có vụ làm “reo”, phải có nghiệp đoàn và chính phủ can thiệp để rồi rốt cuộc năm nào cũng phải trả cho thợ thuyền một số tiền nhất định bằng 31% số tiền bán được trừ tiền nguyên liệu, thì tại sao không đem sổ sách cho thợ coi rồi định với họ một lần rằng dù luật lao động cho tăng tiền công hay hạ nó xuống cũng mặc, dù sản xuất nhiều hay ít cũng mặc, cứ lấy 31% số tiền đó mà phát cho thợ v.v…

Kết quả mĩ mãn. Những sự bất bình giữa chủ và thợ gần như hết hẳn, thợ hăng hái làm việc hầu tăng sức sản xuất lên để chia được nhiều lời.

Giữa thợ với nhau có tinh thần đoàn kết hơn trước nhiều, họ tự đặt kỉ luật cho nhau, không cần có chủ ở bên để đốc thúc họ làm việc nữa. Một đêm, một cái máy hư; người thợ đang ngủ ở nhà, nghe tin đó, tung mền, chạy lại xưởng để chữa liền, không cần đợi tới chủ tới bảo. Người đó hiểu rằng máy ngưng, sản xuất kém thì không những người đó thiệt, mà bạn bè cũng thiệt, chủ cũng thiệt nữa.

Nhờ lối trả lương đó mà chủ và thợ cùng kiếm tiền chung với nhau, chứ không tìm cách bóc lột, bắt nhau nữa. Do đó, một phần sự rắc rối trong xã hội được giải quyết một cách ổn thoả.

IV. CHÍNH PHỦ VỚI THỢ THUYỀN

Trở lên trên là những sự cố gắng của các nhà doanh nghiệp và các học giả để giải quyết vấn đề tiền công.

Tất nhiên các chính phủ cũng đã tìm nhiều cách để cải thiện đời sống thợ thuyền. Kể những luật lao động ra, e dài quá, ở đây tôi chỉ tóm tắt những quyền lợi mà thợ được hưởng ở Pháp năm 1946.

Mỗi tuần lễ thợ làm 40 giờ. Có vợ, không con thì thợ lãnh ít nhất mỗi giờ 20f, một tuần lễ 800f. Người đó phải đóng 6% (tức 48f), cho quỹ bảo hiểm xã hội và 45f20 tiền đánh thuế vào tiền công, cộng là 48 + 45,20 = 93,20, còn lại 706f80.

Người chủ phải trả 800f đó rồi lại phải đóng thêm

a) Bảo hiểm xã hội 10%    

b) Phụ cấp gia đình 11.8%

c) Bảo hiểm tai nạn 9%

d) Thuê dạy nghề 0.2%

e) Tiền cho thợ nghỉ ăn lương 4% số tổng cộng

              Cộng

[6]

=

=

=

=

=

=

80,0

134,4

72,0

1,6

41,8

1.129,8

Vậy thợ tuy lãnh có 706f8 nhưng thực ra được hưởng số tiền 1.129f80 mỗi tuần. Nếu người thợ đó có con thì được thêm 12% tiền công cho mỗi đứa và 30% kể từ đứa thứ 3 trở đi.

Những con số kể tên từ 1946 đến nay chắc đã thay đổi nhiều, quyền lợi của thợ chắc đã được tăng, nhưng tôi không đủ tài liệu để nghiên cứu.

Ở Pháp, thợ được hưởng nhiều lợi như vậy mà vẫn chưa đủ sống. Ở Anh, thợ các hãng công hay tư hễ đau, lại y sĩ khám bệnh khỏi trả tiền và mang toa lại nhà thuốc mua cũng khỏi trả tiền nữa.

Còn tình cảnh bên ta sao, chắc các bạn đã rõ. (Những số liệu từ năm 1949)

PHẦN THỨ TƯ

NHỮNG ĐIỀU KIỆN THUẬN TIỆN ĐỂ LÀM VIỆC

ĐẠI Ý

Tổ chức công việc là để tăng gia sản xuất. Nguyên liệu là vật để sản xuất. Máy móc, khí cụ là đồ dùng sản xuất. Máy móc, khí cụ là đồ dùng sản xuất. Phương pháp là cách làm để sản xuất. Nhưng có nguyên liệu mà không có người thì không sản xuất được. Có máy móc mà không có người điều khiển thì cũng không sản xuất được. Có phương pháp tốt mà người không muốn làm hoặc không hiểu cách làm, không đủ sức làm, thì phương pháp hay tới mấy cũng vô dụng.

Cho nên người vẫn là quan trọng hơn hết. Học cách tổ chức mà không xét cách dùng người, dùng cái vốn vô cùng quí giá đó là thiếu sót.

Trong phần tư này, ta sẽ xét những vấn đề về người trong sự làm việc, nghĩa là những điều liên quan tới tâm lí người làm công như:

            Tâm lí thực hành           (Chuơng I)

            Sự lựa người làm          (Chương II)

            Sự dạy nghề                  (Chương III)

            Nghệ thuật chỉ huy        (Chuơng IV)

            Cơ quan xã hội, y tế và an ninh (Chương V)

            Những hoàn cảnh thuận tiện để làm việc (Chương VI)

CHƯƠNG NHẤT

TÂM LÍ THỰC HÀNH

I. Một thiếu sót trong chương trình các trường học

II. Mục đích khoa tâm lí thực hành.

III. Phương pháp

            1. Phương pháp trongy viện.

            2. Phương pháp khoa học

            3. Một bảng trắc nghiệm.

            4. Thế nào là một bảng trắc nghiệm tốt?

I. MỘT THIẾU SÓT TRONG CHƯƠNG TRÌNH CÁC TRƯỜNG HỌC

Muốn dùng một vật gì ta phải biết rõ tính chất nó ra sao. Trong đời ta, ít có cơ hội nếu ta không phải là một nhà chuyên môn – dùng những chất hoá học, những kính hiển vi, những máy này máy khác. Vậy mà ở ban Trung học người ta bắt chúng ta nhớ tính chất hoặc cách dùng những thứ đó.

Trái lại, trong xã hội không ai từ sáng đến tối là không “dùng” người. Dùng đây có nghĩa rộng là gi­ao thiệp, là tiếp xúc. Dù là mướn một người thợ, chỉ bảo cho người học trò, đi thăm một người trên, chuyện trò với một người bạn, lúc nào ta cũng cần biết tính tình những người đó, để làm cho họ được vui lòng, cho ta được vui lòng, nói rộng ra, để cho hành động và ngôn ngữ của ta đạt được kết quả ta muốn.

Vậy mà ở nhà trường, cả trong nhiều trường đại học đào tạo những người sau này gánh một nhiệm vụ quan trọng trong xã hội, người ta chưa hề dạy sinh viên cách biết tâm lí từng hạng người để tùy cơ sử dụng. Chính phủ đào tạo mỗi năm cả ngàn thạc sĩ, cả chục ngàn kĩ sư mà quên không đào tạo những người chỉ huy.

Một lẽ là vì các dân tộc, cả những dân tộc tân tiến, đều chú trọng đến lí thuyết nhiều quá mà xao lãng phương diện thực hành trong vấn đề giáo dục.

Một lẽ nữa là vì môn tâm lí thực hành sanh ra muộn, sau những môn toán, vật lí, hoá học, thiên văn… rất xa. Hồi trước, nó còn ở khu vực kinh nghiệm và mới bắt đầu thành một khoa học thực nghiệm từ vài chục năm nay, từ khi Gal­ton tìm được những cách đo tâm lí, Afred Bi­net kiếm được lối đo trí tuệ.

II. MỤC ĐÍCH KHOA TÂM LÍ THỰC HÀNH

Mục đích của khoa tâm lí thực hành là giúp ta:

1. Lựa người để gi­ao việc

Nếu biết khéo dùng người thì trong đời, không có người nào là vô dụng, trừ những người tàn tật. Vì mỗi người có một tài riêng. Người kia không làm được công việc nặng thì làm được công việc nhẹ; người này đứng bán hàng không được nhưng về kế toán rất giỏi; có kẻ làm công việc gì cũng không được nhưng khéo sai khiến những người khác; có người không có sáng kiến uy quyền chi hết nhưng rất siêng năng tín cẩn.

Biết đặt người cho phải chỗ, dùng người cho phải việc đó là điều kiện cốt yếu để thành công trong tổ chức.

2. Đào tạo người cộng sự về chức nghiệp

Không phải người thợ nào cũng đều được học chuyên môn và có kinh nghiệm. Công việc gi­ao cho họ có thể họ chưa bao giờ làm cả. Vì vậy mỗi xí nghiệp cần có một cơ quan đào tạo lấy: huấn luyện thêm những công việc, đó, ta phải biết tính tình, khả năng tâm lí của mỗi người. Không những vậy, còn phải tìm những đồ dùng hợp cho mỗi người nữa.

Huấn luyện thợ là cần, nhưng cũng không nên quên sự đào tạo các cán bô, các người chỉ huy để họ thay mà giúp ta một cách đắc lực, vì ta không thể mỗi lúc tiếp xúc với từng người thợ được.

3. Biết cách xử thế điều khiển chỉ huy

Có người ưa ngọt, có người chỉ sợ uy quyền, nhưng hễ là người dù hèn thấp tới đâu cũng có lòng tự ái. Quên điều đó, tức là mua lấy sự thất bại hoàn toàn trong cách dùng người. Cho nên kỷ luật tuy phải nghiêm mà không được tàn khốc, phạt là cần mà thưởng còn cần hơn. Cổ nhân nói “Ta trọng người thì người trọng lại ta”, nhưng ta trọng người thì người cũng trọng người nữa. Ta tin người là giỏi, khen người là giỏi, thì người tự tin người là giỏi và tập tành cho giỏi thêm.

Ta thương người thì người sẽ thương ta, tận tâm với ta. Ta bo bo nghĩa tới lợi của ta mà quên lợi của người thì người chỉ cũng chỉ nghĩ tới lợi của người mà quên lợi của ta. Trên 2.000 năm nay, Mạnh Tử đã khuyên Lương Huệ Vương như vậy mà loài người tự tàn sát lẫn nhau chỉ do lẽ đó

[7]

.

4. Tránh tai nạn và giữ gìn sức khỏe và tinh thần của người làm công

Đồ dùng có lúc hư hỏng, gãy nát, huống hồ là người, sao không có lúc đau ốm, rủi ro? Không lo xa cho thợ, cứu giúp họ trong lúc hoạn nạn thì không những là không biết tâm lí người mà còn là không có cái tâm lí của con người. Cho nên mỗi xí nghiệp phải có một cơ quan để coi về:

Sự an ninh trong khi làm việc.

Và những vấn đề y tế và xã hội.

3. Tìm hoàn cảnh thuận tiện cho sự làm việc

Sau cùng phải biết những luật về sinh lí và tâm lí của loài người để tìm những hoàn cảnh thuận tiện cho sự làm việc. Ánh sáng, nhiệt độ màu sắc không khí, âm thanh tại nơi làm việc phải làm sao cho sức hoạt động của ta tăng lên được nhiều, ta ít mệt.

Tâm lí người ta ai cũng như nhau

Tóm lại phải nhớ rõ điều này: nười không phải là cái máy, hễ mở thì chạy, khoá lại thì ngừng, đổ than nhiều thì chạy mau, đổ than ít thì chạy chậm. Uy quyền và tiền bạc không đủ cho người khác giúp ta một cách đắc lực. Là vì thị dục của loài người rất nhiều mà tình cảm của loài người cũng không ít. Ta biết trọng, biết cảm, biết khinh, biết ghét, biết vui, biết buồn và tuy ta sợ uy quyền nhưng có lúc cũng biết phản kháng lại uy quyền. Ta biết yêu, yêu ta trước hết, yêu nhà, yêu nước, yêu cái CHÂN, cái THIỆN, cái MỸ, yêu sự tự do và yêu cả tiền nữa, nhưng cũng có khi ta lại yêu những người biết khinh tiền.

Vậy những ai kiến thiết quốc gia, xin nhớ rằng không có sự kiến thiết nào đẹp đẽ bằng sự kiến thiết HOÀ BÌNH trong xã hội. Cần phải lấp cái hố giữa người chủ và người làm công, cái hố đó là những cuộc làm “reo”. Cần phải xây cái cầu nối liền gi­ai cấp chủ và gi­ai cấp thợ, và muốn như vậy, phải nâng cao gi­ai cấp thợ lên ngang hàng hoặc gần ngang hàng với gi­ai cấp chủ, vì cầu càng bằng thì càng vững, càng nghiêng thì càng đổ.

II. PHƯƠNG PHÁP

Khoa tâm lí thực hành dùng 2 phương pháp để dò tâm lí người.

1. Phương pháp trong y viện chỉ cách nhận xét rồi chép lại những nét mặt, những cử động, hành vi, ngôn ngữ đặc biệt của mỗi người rồi kiếm nguyên nhân của những cái đó. Phương pháp này, phải là những nhà chuyên môn về tâm lí mới biết cách áp dụng và tới nay vẫn chưa cho nhiều kết quả.

2. Phương pháp khoa học chỉ cách đo tâm lí bằng những trắc nghiệm (1) (test). Người Âu Mỹ đã đặt ra được nhiều trắc nghiệm để đo gần hết những năng lực, thiên tư của người lớn trẻ con (như sức thông minh, sức nhớ dai, sức kiên nhẫn, tính tò mò, sự chú ý…)

Ông Đàm Quang Thiện, cách đây khoảng 20 năm có soạn một cuốn sách độ vài chục trang nhan đề là: Một phương pháp đo tinh thần độ của trẻ con.

Tôi nhớ trong cuốn đó có nhiều câu hỏi từ dễ tới khó để hỏi trẻ em từ tháng 12 trở lên và tùy theo số câu trả lời đúng hay không mà cho điểm. Cộng hết số điểm lại, chia cho số tháng của trẻ (ví dụ em bé được 28 tháng thì chia cho 28) được một số nào đó. Nếu số này lớn hơn số 5 thì trẻ thông minh hơn tuổi, ở dưới số 5 thì là đần độn.

Những câu hỏi đó đại loại như sau này:

- Bảo em bé đếm ngược từ 20 đến 1

- Bảo em bé làm 4 công việc dễ như khép cửa rồi lại lau cái bàn, rồi cất sách vô tủ, rồi vô phòng lấy đồ chơi ra. Nếu em bé nhớ được, làm đúng theo thứ tự đó thì cho nhiều điểm, nhớ mà làm không đúng thứ tự thì ít điểm, quên một hai việc thì rút điểm đi nữa.

- Một cái sân hình tròn rào chung quanh, có cửa A để vô; một trái banh rớt trong đó, không biết ở chỗ nào. Biểu em bé chỉ xem nên đi theo con đường ra sao để kiếm trái banh. Nếu em bé vẽ được con đường ở hình I hoặc hình II thì đúng. Nếu đi lộn xộn như ở hình III thì sai.

- Có một cái nón móc ở thân cây lớn, tại gốc cây buộc con chó. Hỏi em bé làm sao lại gần cây lấy được chiếc nón mà không bị chó cắn. Em bé phải trả lời: đập con chó cho nó đuổi mình, rồi mình chạy xung quanh cây cho sợi dây quấn hết vào cây, chó xổ ra không được nữa. Nếu trả lời khác thì sai.

Mỗi câu hỏi ấy dùng riêng cho một tuổi nào đó mà tôi không được nhớ (1).

Phương pháp đó tức là phương pháp trắc nghiệm của Âu Mỹ.

3. Một bản trắc nghiệm.

Dưới đây là một bản trắc nghiệm để làm thí dụ:

Muốn thử một người biết suy luận không, ta biểu họ trả lời 7 câu hỏi này.

Mỗi câu có 2 phần: phần thứ nhất, chữ đứng, cho biết một vài điều mà các bạn phải tạm nhận là đúng. Do những điều đó và chỉ do những điều đó thôi, suy luận ra trong những điều thứ nhì, in chữ ngã.

Nếu bạn cho rằng suy luận này đúng thì bạn viết chữ Đ ở trước phần thứ nhì, chỗ để trắng, có 3 dấu chấm. Nếu bạn cho là sai thì bạn viết chữ S vào đó.

Ví dụ: Tôi lớn hơn Ba. Ba lớn hơn Tư. Đó là 2 điều người ta cho bạn biết… Rồi người ta kết luận: Đ…Vậy tôi lớn hơn Tư.

Lời kết luận này đúng. Bạn viết chữ Đ ở trước.

                              HẠN MƯỜI PHÚT

1. Người dạy con gái tôi học, chưa tới tuổi đầu phiếu, tóc người đẹp. Vậy:

            …Người đó là một cô gái chưa tới 21 tuổi.

2. Trên con đường này chỉ có vài cửa tiệm dùng đèn điện thôi nhưng tiệm nào cũng có mành mành (bức sáo). Vậy:

            a) …Vài tiệm có mành mành hoặc đèn điện.

            b) … Vài tiệm vừa có mành mành vừa có đèn điện.

3. Khoai tây rẻ hơn cà chua. Tôi không có tiền mua một kí khoai tây. Vậy:

            a) …Tôi không có đủ tiền mua nửa kí cà chua

            b) …Có thể rằng tôi có đủ tiền mua nửa kí cà chua.

4. Một hình vuông là một hình có góc. Hình này không có góc, vậy:

            a) …Hình này là một hình tròn

            b) …Người ta không thể kết luận một cách chắc chắn được.

            c) …Hình này không phải là một hình vuông.

5. Tỉnh Mĩ Tho ở Tây Nam SaiGon. Tỉnh Bến Tre cũng ở Tây Nam Saigon. Vậy:

            a) …Bến Tre gần Mỹ Tho hơn Sài Gòn

            b) …Sài gòn ở Đông Bắc Mỹ Tho.

            c) …Mĩ Tho ở gần Sài Gòn.

6. Ông ngồi trong xe hơi của ông. Nếu ông thắng (hãm) ngay lại thì ông sẽ đụng một chiếc cam nhông nó đang chạy sát ông. Nếu ông không thắng lại thì ông sẽ đụng một người đàn bà đang đi qua đường. Vậy:

            a) …Những người đi bộ không được xuống dưới đường mà phải ở trên bờ lề.

            b) …Chiếc xe cam nhông đi mau quá

            c) …Ông sẽ hoặc là đụng chiếc xe cam nhông, hoặc là đụng người đàn bà.

7. Bộ đội số 100 đã đánh nhau với quân thù, và có lẽ đã hoàn toàn bị diệt rồi. Anh Xuân ở trong bộ đội đó, được người ta chở vào hậu phương ở địa phương và tại đó anh ta đã tỉnh lại. Vậy:

            a) …Những người khác trong bộ đội đó đã chết hết

            b) …Tất cả bộ đội đã bị diệt.

            c) …Không phải tất cả bộ đội bị diệt.

            (Coi câu trả lời dưới đây)

4. Thế nào là một trắc nghiệm tốt?

Một trắc nghiệm phải:

- Đừng làm cho người ta chán

- Rõ ràng đừng để người ta hiểu lầm

- Đừng có những điều may rủi ở trong

- Đừng làm mất nhiều thì giờ

- Người bị thử không cần có học rộng mà trả lời vẫn được

- Áp dụng vào đàn ông, đàn bà, già, trẻ gì cũng được

- Có nhiều câu từ dễ đến khó để chia hạng

- Đã thử vào nhiều người rồi

- Người cho điểm không có cách nào tư vị được.

- Càng ít câu hỏi càng hay.

Trắc nghiệm trên có toàn những câu hỏi. Sở dĩ tôi lựa nó làm ví dụ vì nó dễ thử.

Trả lời những câu hỏi trong trắc nghiệm ở trên

Mỗi câu trả lời đúng thì tính một điểm. Người nào được 15 điểm là rất tốt, được 10 điểm là trung bình biết cách suy luận chứ không giởi.

Nhưng nên nhớ: Chỉ cho làm trong 10 phút thôi, không được quá.

CHƯƠNG NHÌ

LỰA NGƯỜI LÀM

I. Công việc phải hợp với tâm lí và sinh lí mỗi người.

II. Ích lợi của sự lựa người làm.

III. Những lời chỉ trích.

IV. Cách lựa.

            1. Theo thị hiếu.

            2. Theo tài năng.

            2A- Các hạng người

            2B- Không hạng nào quí hơn hạn nào

            2C- Sắp đặt theo tài năng

            2D- Bảng ghi tài năng.

            2E- Thẻ của thợ

            3. Theo tính tình

            4. Vài kết quả. Kết luận.

            5. Diện mạo giúp ta biết người.

I. CÔNG VIỆC PHẢI HỢP VỚI TÂM LÍ VÀ SINH LÍ MỖI NGƯỜI

Ta phải lựa người làm mà gi­ao công việc để đạt được mực tối cao của năng lực sản xuất mà không đi ngược với những nhu cầu tâm lí và sinh lí của mỗi người.

Về tâm lí, ta thấy đàn bà khác đàn ông. Đàn bà có lòng nhân từ nhưng phần tình cảm thắng phần lí trí, cho nên rất tận tâm nhưng cũng dễ cố chấp. Đàn ông, vì lí trí thắng tình cảm, cho nên sáng suốt hơn, quả quyết hơn nhưng có phần ích kỉ.

Đó là nói về phần đông. Trong số đàn bà và đàn ông cũng có người nóng nảy, có kẻ điềm tĩnh, có người hăng hái, có kẻ lạnh lùng. Gi­ao một công việc tỉ mỉ cho người nóng nảy, hoặc công việc điều khiển một đoàn thể cho kẻ lãnh đạm, tức là mua trước sự thất bại.

Về sinh lí, ta thấy có hạng người bắp thịt nổi khắp mình, có hạng người mà toàn thân chỉ là một bó gân hoặc một bao mỡ.

Tay­lor đã nghiên cứu công việc vác những thỏi gang để đặt vào xe. Trung bình trong 8 người thợ, ông chỉ lựa được một người “vai u thịt bắp” (không có nghĩa gì khinh bỉ trong bốn tiếng ấy hết), hợp với công việc đó. Lựa được người rồi, ông cho họ nghỉ một chút sau khi vác được 10 hoặc 20 thỏi gang. Kết quả là công việc làm mau hơn trước gấp 4 lần.

Một người khác đã thí nghiệm thấy rằng những bắp thịt của bàn tay co vào duổi ra nhiều lắm, mỗi phút được 120 lần. Nếu dùng một cái máy để bắt những bắp thịt đó co vào 150 lần trong một phút và như vậy trong 5 phút liên tiếp thì khi nghỉ, bàn tay sẽ cứng đơ và 1 giờ sau bàn tay mới cử động lại được. Nếu làm như vậy trong 10,15 phút thì bàn tay sẽ không cử động được nữa, cho tới suốt đời người.

Nhưng mỗi phút co vào 120 lần thì tuy mau mà chóng mệt. Mỗi phút co 30 lần thì không mệt chút nào nhưng quá chậm. Lợi hơn hết là bắt co mỗi phút 60 lần thôi (nghĩa là nửa số tối đa 120/2 = 60). Như vậy vừa mau mà vừa làm hoài không mệt.

II. ÍCH LỢI CỦA SỰ LỰA NGƯỜI LÀM

Những điều trên kia chỉ rằng nếu biết theo những luật tâm lí và sinh lí của loài người thì năng lực sản xuất lên cao được nhiều.

Không những như vậy, sự lựa người làm còn có những ích lợi sau này:

Khi công việc hợp với thể chất và tài năng một người, thì người đó thích làm và muốn tập tành thêm cho mỗi ngày mỗi khéo.

Người đó không muốn đổi nghề và do đó nhân viên trong xí nghiệp quyến luyến chủ hơn. Người ta đã nghiệm rằng 30% những người xin thôi việc là vì công việc không hợp với họ.

Số tai nạn xảy ra trong khi làm việc sẽ bớt đi vì thợ chú ý tới công việc hơn và không vụng về, không phải làm quá sức.

III. NHỮNG LỜI CHỈ TRÍCH

Chắc bạn sẽ nói:

Nhưng nghề cũng có ảnh hưởng tới người ta vậy. Một người tính nóng nảy, nếu tập cho họ làm những công việc tỉ mỉ thì lâu họ cũng thành kiên tâm được. Vả lại nếu trong 8 người chỉ lựa được một người phu vác như Tay­lor đã làm, thì 7 người kia sẽ bị đuổi đi và số người thất nghiệp tăng lên nhiều lần.

Đã đành nghề ảnh hưởng tới người nhưng nếu ta bắt một người làm một việc không phù hợp với họ thì trong khi làm họ phải đè nén những xu hướng, bản năng của họ, khổ cho họ lắm. Nếu có thành công nữa thì cũng phải lâu. Như vậy không có ích gì cho họ và cho ta hết. Còn sự làm tăng số người thất nghiệp thì khỏi lo, vì 7 người kia ta sẽ dùng vào công việc khác hợp với họ hơn và nhờ đó họ sẽ có tương lai hơn.

IV. CÁCH LỰA

Ta phải lựa theo:

            Thị hiếu

            Tài năng, thể chất, tính tình họ.

1. Lựa người theo thị hiếu

Thị hiếu là cái mà ta ưa thích, ham mê. Theo lệ thường, ai có tài về việc gì thì muốn được làm việc ấy. Người có hoa tay thì ưa vẽ, người có khiếu về toán thì thích làm kĩ sư. Nhưng cũng có khi thị hiếu không hợp với tài năng. Cho nên ở trong xã hội có người thiệt thà mà thích buôn bán, không có khiếu về văn thơ mà lại sính làm thơ. Trong lòng người ta có những mâu thuẫn như vậy. Gặp những trường hợp đó, ta phải giảng giải cho người ấy hiểu rằng công việc họ muốn làm cần có những tài năng mà họ thiếu, và tài năng của họ hợp với việc khác hơn. Nếu giảng kỉ cho họ rồi, mà họ vẫn nhất định đòi làm cho được thì ta cũng để cho họ làm, vì bất kì công việc nào, sự ham thích là điều kiện cốt yếu để thành công. Nếu ta ham làm thơ thì dù không có năng khiếu, mà chịu kiên nhẫn tập tành cũng thành một thi nhân trung bình được. Còn như có hoa tay mà lại ghét vẽ, không chịu học vẽ, thì cũng không sao thành hoạ sĩ.

Tuy vậy cũng phải phân biệt thị hiếu và lòng ham nhất thời. Tôi rất thích đàn, luyện từ sáng đến tối, bạn bè mỉa mai, tôi không nản lòng, đâu có hoà nhạc thì dù xa xôi mưa gió tôi cũng tới, như vậy hàng năm mà không biết chán. Đó là thị hiếu.

Anh bạn tôi nghe một cuộc hoà đàn, cảm vì những bản nhạc, lại thấy nhạc sĩ được nhiều người mến, mau có tên tuổi, anh thích nghề đó liền, về nhà hăng hái học, nhưng chỉ ít bữa là chán. Đó không phải là thị hiếu mà là sự ham muốn nhất thời.

Nên cho mỗi người thợ lựa công việc theo thị hiếu của họ nhưng nhất quyết phải đánh đổ lòng ham thích nhất thời của họ.

Đại khái người ta biết rằng những người hung tợn thường làm nghề đồ tể, những người lãnh đạm, có thứ tự, giỏi lí luận, biết tự chủ, thường lựa nghề kĩ sư, nhưng vì ít ưa gi­ao du cho nên không nên cho cai quản một xí nghiệp. Kẻ ưa tĩnh, không chịu bó buộc, bao giờ cũng lựa nghề tự do. Những thầy thông thầy kí phần nhiều là những người ốm, gầy, ít vui, chăm chỉ, kiên tâm, có thứ tự, ít hoạt động, có ý tứ, cẩn thận, cần kiệm và hay lo xa. Trái lại những người bán hàng, gi­ao thiệp nhiều, thường là người tròn, mập vui tính, có óc thực tế, nhưng không cần kiệm và ít thành thật.

2. Lựa người theo tài năng

Có những tài năng thuộc về:

- Thể chất: tài vác nặng, tài leo, tài lặn…

- Giác quan: tay khéo, mắt nhanh, tai thính…

- Trí tuệ: nhớ dai, mau hiểu, dễ chú ý, giàu tưởng tượng…

Muốn đoán được tài năng mỗi người, phải biết thể chất và tính tình họ.

2A. Các hạng người

Đã có nhiều nhà tâm lí, sinh lí và coi tướng chia loài người ra làm nhiều hạng tùy theo thể chất và tính tình. Mỗi người đứng về một phương diện, chia theo một lối, sắp đặt theo một cách, một quan niệm. Các y sĩ chia loài người ra làm 4 hạng:

a) Hạng đảm chất (tem­per­ament bilieux), trong máu có nước mật (cũng kêu là đảm trấp) da thường nóng, khô vàng, nhiều xương, ít thịt, tính tình nóng nảy, hiếu thắng, hay ghen.

b) Hạng lâm ba chất (tem­per­ament lym­pha­tique) có nhiều mỡ, da hồng hào, mát, bắp thịt nhão, làm biếng, không hoạt động. Lâm ba là một chất trong huyết trắng. Người Trung Quốc dịch âm chữ lym­phe rồi ta phiên dịch âm lại thành ra lâm ba.

c) Hạng thần kinh chất (tem­per­ament nerveux) thần kinh mẫn tiệp, mắt sáng, ưa hoạt động nhưng không bền chí, tưởng tượng mạnh và có sáng kiến.

d) Hạng huyết chất (tem­per­ament san­guine) nhiều huyết, da hồng hào và nóng, ăn nhiều, ngủ cũng nhiều, rất hoạt động, dễ cảm, nhưng nông nổi, ít suy nghĩ.

Tuy chia ra làm 4 hạng như vậy, nhưng ít có người ở riêng một hạng nào lắm. Do sự di truyền mà thể chất người ta thường ở trong 2 hoặc 3 hạng, hỗn hợp với nhau.

2.Nhà tâm lí Leone Bour­del cũng chia loài người làm 4 hạng:

a) Hạng điều hoà (har­monique), dễ cảm và hiểu xã hội chung quanh nhưng chỉ có thể phát triển khi hoàn cảnh hợp với họ. Những nghệ sĩ ở trong hạng này.

b) Hạng hạp điệu (mélodique) ở trong hoàn cảnh nào cũng phát triển được vì họ khéo biến thông để cho thích hạp với hoàn cảnh. Các người bán hàng và các nhà ngoại gi­ao ở trong hạng này.

c) Hạng tiết tấu (ry­th­mique) nhất định giữ ý của họ, mục đích của họ, ngoài ra họ không cần hiểu cái gì hết. Họ thường là những người độc tài, nghiêm khắc. Các tướng sĩ ở trong hạng này.

d) Hạng hỗn hợp có đủ tính tình phải trái nhau của 3 hạng trên cho nên hay dời đổi.

Bốn hạng đó hợp với 4 thứ máu A, B, O, AB, hạng điều hoà có nhiều máu A, hạng tiết tấu có nhiều máu B, hạng hạp điệu có nhiều máu O, hạng hỗn hợp có nhiều máu AB (1)

Ngoài ra, tính tình người ta từ nhỏ tới già còn thay đổi tùy theo tuổi.

Tới 7 tuổi con nít dễ cảm xúc nhất.

Từ 7  đến 14 tuổi, con nít khó bảo nhất, bướng nhất.

Từ 14 đến 21 tuổi, tính tình không nhất định hay do dự, lo lắng nhiều tình cảm và năng lực.

Từ 21 đến 28 tuổi, thanh niên biết thích ứng với hoàn cảnh nhưng dễ bị cảm hoá.

Từ 28 đến 35 tuổi, có tánh xã gi­ao, hợp quần

Từ 35 đến 42 tuổi, năng lực làm việc mạnh nhất.

Từ 42 trở đi, cố chấp không chịu bỏ thói quen và tật của mình.

3.Claude Sigaud cũng chia làm 4 hạng;

a)&nb­sp;&nb­sp;&nb­sp;&nb­sp;&nb­sp; Hạng tiêu hoá mạnh, tính tình lãnh đạm, thích yên tĩnh

b)&nb­sp;&nb­sp;&nb­sp;&nb­sp;&nb­sp; Hạng hô hấp mạnh, dễ cảm xúc

c)&nb­sp;&nb­sp;&nb­sp;&nb­sp;&nb­sp; Hạng nhiều bắp thịt, vui vẻ, tận tâm nhưng ít chịu suy nghĩ

d)&nb­sp;&nb­sp;&nb­sp;&nb­sp; Hạng đầu óc, thích suy nghĩ.

4.Garin, giám đốc viện xét tính tình ở Genève (Thụy Sĩ) chia ra 5 hạng.

a) Hạng tiêu hoá, mặt nở, tròn, nhiều thịt, ít xương, bộ tiêu hoá rất mạnh, làm biếng, bảo thủ, làm công chức hoặc làm bếp thì rất hợp.

b) Hạng cử động, mặt gân guốc, nhiều xương, ít thịt, má gồ, cầm đưa ra, thích làm công việc nặng nhọc.

c) Hạng đa cảm, nét mặt thanh tú, không ưa việc nặng, thích khoa học và nghệ thuật.

d) Hạng điều hoà, ưa những địa vị chỉ huy như trong quân đội, chính trị, tư pháp.

e) Hạng không điều hoà, tính tình không đoán được.

5. Nhưng có lối sắp đặt này của Ducoteau là có ích cho công việc lựa thợ hơn hết. Ông chia hạng thợ, nghĩa là hạng nhiều bắp thịt của Sigaud, hoặc hạng cử động của Garin ra làm 4, tùy theo sức nhanh, sự khéo léo, sức dai và sức mạnh, rồi lấy chữ đầu: N (nhanh) K (khéo), D (dai), M (mạnh) để đặt tên (tiếng Pháp là V (Vitesse), A (Adresse), R (Ré­sis­tance), F (force).

Hạng người chạy đua một quãng đường ngắn chỉ cần nhanh chứ không cần khéo, dai và mạnh, ở vào hạng N k d m (N là nhanh, cần hơn hết, cho nên in chữ lớn)

Nếu quãng đường hơi dài, cần phải khéo léo trước hết thì phải dùng hạng người n K d m (K là khéo léo, cần hơn hết cho nên in chữ lớn)

Nếu quãng đường rất dài, cần sức dai trước hết thì phải lực người ợ hạng n k D m.

Nếu công việc gì cần mạnh trước hết thì phải dùng người ở hạng n k d M.

Muốn cho dễ nhớ, ta có thể lấy chữ N để chỉ sức nhanh, chữ h để chỉ sự khéo (h là chữ thứ nhì trong chữ khéo), chữ a để chỉ sức dai (a là chữ thứ nhì trong chữ dai) và chữ m để chỉ sức mạnh.

Ghép lại thành N h a m dễ nhớ hơn là N k d m .

2B. Không hạng nào quý hơn hạng nào

Bảo trong những hạn người đó, có hạng quý, có hạng hèn, là không có tinh thần khoa học. Con dao cạo không quý hơn con dao rựa, vì nếu ta cần chặt cây, đẽo gỗ thì dao cạo có ích gì cho ta đâu, mặc dầu nó rất bén, rất đắc tiền. Trái lại một con dao rựa dù cùn cũng giúp cho ta được nhiều trong việc đó. Giá trị của người cũng như của vật chỉ là tương đối, không khi nào tuyệt đối. Cho nên sau chiến tranh, những thợ nề, thợ mộc, thợ máy, tới đâu cũng có người dùng, còn những thầy kí thầy thông ít khi kiếm được việc. Biết dùng người và vật cho phải có chỗ, phải việc thì người nào cũng đáng trọng, vật nào cũng đáng quý.

2C. Sắp đặt thợ theo tài năng

Ở chương trên, các bạn đã biết rằng muốn đo tài năng, trí tuệ và tính tình mỗi người, cần có những trắc nghiệm. Trắc nghiệm nào cũng chỉ cho ta cách cho điểm. Nếu có thể được nên cho từ 0 đến 10 điểm, rồi ghi những điểm đó trên đường ngang OX. Trên đường dọc OY, ghi số người được điểm. Ví dụ thử 3000 người. Có 50 người được từ 1 đến 2 điểm, bạn gạch đường ab ngang với số 50 (coi hình dưới). Có 100 được từ 2 đến 3 điểm, bạn gạch đường cd ngang với số 100. Có 200 người được từ 3 đến 4 điểm, bạn gạch đường ef ngang với số 200 v.v…Rồi vẽ một đường cong để nối những đường ngang đó lại. Đường cong của bạn giống cái hình chuông.

Sau cùng bạn chia hình đó ra làm 4 phần bằng những đường dọc đi ngang qua số 10, số 7, số 5,5 và số 4. Những phần đó là I, II, III, IV. Người nào ở trong phần I (nghĩa là được từ 7 điểm trở lên) vào hạng rất tốt, ở trong phần II là hạng tốt, ở trong phần III là hạng tầm thường, ở trong phần IV là hạng dở.

2D. Bảng ghi tài năng

Khi đã biết một người thợ có những tài năng gì và hợp với công việc nào rồi, ta lập bảng sau đây:

Thợ Ng-

V-

H rất giỏi về việc khiêng gạch, xách nước, đào đất, nhưng phải dùng người đó làm thợ nề vì trong xưởng thợ nề hiếm mà những công việc kia thì nhiều người quá rồi.

2E.Thẻ của thợ

Ngoài ra lại phải làm một cái thẻ (fiche) cho mỗi người thợ, trên đó biên:

            1. Tên, họ, tuổi, chỗ ở

            2. Học nghề những khoá nào.

            3. Trước đã làm ở đâu, các chủ trước xét ra sao?

            4. Gia đình ra sao?

            5. Thể chất và tính tình thuộc hạng nào? (điều hoà hay hạp điệu, tiết tấu? N k d m, hay n K d m, hay n k D m, hay n k d M?

            6. Giỏi về những việc gì?

            7. Dở về những việc gì?

            8. Nên gi­ao những công việc gì cho người đó? Phải hướng dẫn họ ra sao?

            9. Cách dùng người đó ra sao? Nên ngọt hay nên xẵng? Nên trả lương lối nào? Nên chỉ trích người đó không hay để cho họ tự ý làm?

            10. Phải coi chừng người đó ở phương diện nào?

Thẻ làm rồi, ta nên cho thợ biết khoản 6 và 7 trong thẻ để thợ biết sở trường, sở đoản của họ mà học tập sửa đổi.

3. Theo tính tình

Nhưng lựa thợ theo tài năng, chưa đủ, vì vẫn có thể sai lầm được, cho nên còn phải lựa theo tính tình nữa. Năm 1947, ở Mỹ đã một triệu thợ được lựa theo tính tình rồi mới gi­ao việc, và người ta nhận thấy năng lực của họ tăng lên được từ 10 đến 30%.

Hãng đóng phi cơ Lock­heed trước kia chỉ lựa theo tài năng, thì cứ 3 người thợ, có một người không hạp với công việc; từ khi lựa lại theo tính tình thì cứ 20 người thợ mới có một người không hạp.

Phương pháp trắc nghiệm tính tình, rất giản dị, không cần máy móc, dụng cụ gì cả. Chỉ cần vài tờ giấy in sẵn những cấu hỏi dễ đáp; thợ đọc xong rồi ghi câu trả lời: “có” hay “không”; chẳng hạn những câu:

- Anh thích những màu rực rỡ hay màu phơn phớt?

- Anh có thích tới một cuộc hội họp khi anh không biết trong cuộc hội họp có cái gì không?

- Trong lúc trò chuyện, anh thích kể một truyện vui không?

- Phần đông những người anh gặp có làm anh thích không?

- Đi xem hát bóng, anh có muốn cho kẻ hung bạo trong phim bị tội không?

- Anh có thích hoà giải những người gây lộn với nhau không?

- Mỗi khi phải quyết định, anh có thấy khó khăn không?

Những câu hỏi đó, cũng như trên ba trăm câu hỏi khác mà các nhà tâm lí đã tốn công lập ra rồi thí nghiệm, có vẻ tầm thường mà thực ra có nhiều ý nghĩa. Hai câu đầu chẳng hạn cho ta biết người mà ta thử, có tinh thần mạo hiểm không, hay là trái lại, an phận. Hai câu sau thuộc về tính thích gi­ao thiệp hay thích cô độc. Hai câu sau nữa thuộc về tài chỉ huy. Còn câu cuối thuộc về tính tự chủ.

Nhờ những câu hỏi đó, hãng Lock­heed lựa những thợ bướng bỉnh hay gây lộn cho làm chung với nhau, những thợ hiền lành cho làm chung với nhau, những thợ tính tình cô độc cho làm riêng một mình những công việc tỉ mỉ, những thợ thích cái mới thì được thay đổi công việc thường, trái lại những thợ ghét thay đổi, thì được làm hoài một công việc. Kết quả là năng lực sản xuất của thợ tăng lên rất nhanh.

4. Vài kết quả - kết luận

Để bạn nhận rõ sự ích lợi và cần thiết nữa – của công việc lựa người, tôi kể mấy thí dụ sau đây đã được ghi vô hồ sơ của viện Tâm lí thực hành ở Ba lê:

a) Một thầy thư kí trong một xí nghiệp nọ, rất nhiều tài năng. Từ những nhà tâm lí chuyên đã xét thầy cho đến những người xếp đều khen thầy là siêng năng, thông minh, mau mắn, nhớ dai, lễ phép, trọng kỉ luật, hoạt bát… nhưng các nhà tâm lí chê là thầy dễ chịu ảnh hưởng của người khác, không gánh được trọng trách và khuyên nên để thầy đó bán hàng. Ban quản lí vì thiếu người, phải cho thầy làm xếp một phòng giấy. Sau hai tháng, thất bại, người ta đuổi thấy ra.

b) Cũng tại xí nghiệp đó, trong thẻ một nhân viên có mấy hàng này: “Phải coi chừng người này gi­ao du với những hạng người nào”. Quả nhiên, sau người đó ăn cắp của hãng, không phải vì lòng tham mà vì nể một người bạn tham lam nên giúp kẻ đó ăn cắp.

c) Một người khác, già, chậm lại mau quên, nhưng rất được các người dưới phục và nghe. Ban quản lí cho người đó làm xếp một xưởng. Công việc rất chạy vì người đó biết mình mau quên cho nên tìm ra được một cách sắp đặt và một lố thẻ để ghi cho dễ nhớ. Loại thẻ đó sau được cả xí nghiệp dùng.

d) Trong một mỏ nọ ở miền Trung nước Pháp, xảy ra một vụ trộm quan trọng; người ta nghi ngờ hai người thợ nhưng không có đủ bằng cứ. Cuộc điều tra không tiến hành được chút nào thì viên giám đốc sực nhớ mấy tháng trước có bắt hết các nhân viên trong mỏ đi lên Paris để bà Léone Bour­del trắc nghiệm về tâm lí và sinh lí. Hồ sơ của họ bà đó còn giữ. Ông bèn viết thư cho bà, kể qua lại vụ trộm rồi nhờ bà coi hồ sơ số 304 và số 307 của hai người mà ông nghi. Ông giấu tên hai người đó mà trong hồ sơ cũng không ghi tên họ.

Xét hồ sơ rồi, bà Léone Bour­del kêu điện thoại trả lời quả quyết:

Tên 307 đã xếp đặt vụ trộm và đứng canh gác cho tên 304 vô lấy rồi chở đồ lên xe cam nhông.

Trong một bức thư gởi tới sau, bà giải nghĩa:

“Tên 637: tính tình không ngay thẳng, có thứ tự, có sáng kiến, có tài sai khiến, khéo tổ chức, giỏi tưởng tượng, mắt lanh. Chắc chắn y đã xếp đặt công việc và đứng canh gác. Tên 304 dễ bị cám dỗ, không có bản ngã, không biết bổn phận, hay gần gũi kẻ khác, khéo léo và bền sức. Chắc chắn y đã bị tên 637

[8]

dụ dỗ và sai lấy đồ rồi chở lên xe”

Viên giám đốc kêu họ lại phòng giấy, trước mặt những nhân viên điều tra của chính phủ. Trước họ tin rằng không ai biết được cả, mà nay bỗng nhiên những bí mật của họ người ta biết rõ từng chi tiết, họ sợ lắm, thú nhận hết. Một viên thanh tra vừa cùm tay họ vừa nói:

- Các anh là nạn nhân của khoa tâm lí thực hành.

Một nhà doanh nghiệp nói: “Trong kĩ nghệ thời nay, hai xí nghiệp cùng ở trong một ngành kinh tế, có khác nhau chỉ ở vấn đề người mà thôi, vì máy móc cũng như nhau”. Tôi có thể nói thêm: Trong việc nhà cũng vậy, việc nước cũng vậy chỉ có vấn đề người là quan trọng hơn hết.

5. Diện mạo giúp ta biết người

Sau cùng chắc các bạn điều biết diện mạo và chữ viết của ai giúp ta đoán được tính tình và tài năng người đó. Ở Genève (Thụy Sĩ) có một viện nghiên cứu diện mạo để hướng dẫn những người nào muốn lựa nghề. Ông Garin giám đốc viện đó, trong một bài nhan đề: Khoa coi tướng thực hành đăng trong tạp chí Sci­ences pour tous có nói: Ngoài cách dùng trắc nghiệm để đo tâm lí, còn phải xét tướng người rồi mới gi­ao việc. Như muốn gi­ao một chức quản lí, ban kĩ thuật phải lựa người mà sơn căn (sống mũi ở giữa hai con mắt) rộng, xương trán ở chỗ lông mày gồ ra một chút (những tướng đó là tướng biết nhận xét) cằm không lẹm, mũi cao (tướng quả quyết). Người đó phải thuộc vào hạng điều hoà, nghĩa là có trán rộng, nét mặt đều đặn, không xương quá, nhưng cũng không thịt quá.

Tôi chỉ nêu vấn đề đó ra đây thôi để các bạn thấy rằng những khoa học như coi tướng, coi chữ viết không phải là hoàn toàn vô căn cứ không giúp ta được việc gì trong sự xét người.

[1]

Trong Hồi kí, cụ Nguyễn Hiến Lê không nhắc đến việc cụ Hách cũng tham gia việc giảng dạy ở trường Thoại Ngọc Hầu. Theo tác giả Tòng Sơn, trong bài Thầy Đỗ Văn Hách đăng trên Kỷ yếu Mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20.11.2011 của Hội cựu học sinh trường Trung học Thoại Ngọc Hầu, thì ngay trong năm 1950, cụ Hách được bổ nhiệm làm Hiệu trưởng, năm sau bàn gi­ao cho ông Đặng Đức Kế, chỉ phụ trách dạy lớp.

[2]

Tức ông Paulus Hiếu. (Gold­fish).

[3]

Các phương pháp làm việc một cách hợp lí như phương pháp Tay­lor, phương pháp Fay­ol… đã được đưa vào môn Công dân giáo dục bậc trung học. Tôi có học phương pháp này, nhưng không nhớ được là vào năm nào: lớp đệ tam, đệ nhị hay đệ nhất (khoảng năm 1965-1967)? (Gold­fish).

[4]

Câu này chắc in thiếu. Xin tạm sửa lại thành: Đáng lẽ nên phàn nàn là có kẻ bắt nó nói sai để biện hộ cho họ thôi. (Gold­fish).

[5]

Có lẽ sách hoặc người chép lại thiếu mất mấy chữ nên ta không biết lúc đó là lúc nào. Trong cuốn Bảy ngày trong Đồng Tháp Mười, cụ Nguyễn Hiến Lê có kể lại chuyện ghé thăm một ông chủ điền ở Đồng Tháp như sau: “…Chủ nhân có sáu trăm mẫu đất, phàn nàn đã lỡ mua non một vạn đồng bạc máy cày mà dùng được vài tháng thì phải bỏ vì không khí ẩm thấp, thợ chuyên môn không có, máy mau hư và mỗi lần hư phải gỡ từng bộ phận đem qua Châu Đốc, có khi xuống tận Cần Thơ để sửa; tốn công, tốn tiền lắm”. Chuyện đó xảy ra trước năm 1945. (Gold­fish).

[6]

Gồm cả 800f đã nói trên. (Gold­fish)

[7]

Coi thêm cuốn Đắc nhân tâm: bí quyết để thành công của Dale Carnegie, Nguyễn Hiến Lê dịch và xuất bản.

[8]

Trong đoạn trên, hoặc “307” bị in lầm thành “637” hoặc ngược lại. (Gold­fish).