Chương III: Kỹ năng sử dụng một số phương tiện truyền thông

Kỹ năng

-       Truyền thông qua kênh truyền trực tiếp: Kỹ năng sử dụng công cụ điện tử tạo bài thuyết trình (Power Point)

-       Truyền thông qua kênh cá nhân tĩnh: Kỹ năng viết tài liệu cá nhân tĩnh: bản ghi nhớ, thư tay, báo cáo

-       Truyền thông qua kênh quảng bá tĩnh

-       Truyền thông qua kênh truyền tương tác điện tử: Sử dụng www, Kỹ năng sử dụng thư điện tử

-       Kỹ năng truyền thông theo nhóm

1.     Kỹ năng sử dụng công cụ thuyết trình PowerPoint

*       Lược sử phương thức thuyết trình

-       Không có công cụ trợ giúp

-       Máy chiếu và các slide bằng plastic: Slide được làm bằng các tấm plastic và nội dung cần được in hoặc ghi lên các tấm plastic này trước khi thuyết trình

+      Đưa ra thông tin một cách cô đọng và rõ ràng hơn

+      Trình diễn cồng kềnh, chuẩn bị phải rất kỳ công.

*       Lược sử phương thức thuyết trình

Kỷ nguyên của các công cụ trình diễn điện tử: Người sử dụng sử dụng phần mềm soạn thảo để tạo slide, trình chiếu slide bằng máy chiếu

+       Trình chiếu các slide một cách dễ dàng

+       Kết hợp âm thanh và hình ảnh làm cho việc thuyết trình trở nên sống động và gây được nhiều sự chú ý

*       Mô tả : PowerPoint là phần mềm trợ giúp việc soạn thảo, và trình diễn các tài liệu thuyết trình, PowerPoint là một chương trình nằm trong bộ phần mềm Offices của Microsoft. Một tập tin tài liệu thuyết trình PowerPoint là một tập hợp các slide liên tiếp, mỗi slide gồm các dòng chữ, âm thanh, hình ảnh thể hiện một cách cô đọng các ý tưởng của người thuyết trình.

-       Các phiên bản

+      PowerPoint 97

+      PowerPoint 2000

+      PowerPoint XP 

+      PowerPoint 2003

+      PowerPoint 2007

+      PowerPoint 2010

*       Các kiểu slide

-       Slide tiêu đề (title slide): làm slide bắt đầu của một tài liệu thuyết trình nhằm giới thiệu với người nghe về chủ đề, tác giả thuyết trình

-       Slide thông thường: trình bày nội dung của chủ đề thuyết trình.

*       Cấu trúc Title slide

-       Tiêu đề chính dùng để trình bày chủ đề của tài liệu thuyết trình

-       Tiêu đề phụ trình bày thông tin về người thuyết trình như tên, địa chỉ liên lạc, chức danh hay công ty

-       Ngày tháng: ngày tháng của buổi thuyết trình

-       Thông tin tùy chọn: cho phép người sử dụng thêm vào các thông tin mà muốn người nghe chú ý hoặc ghi nhớ, chẳng hạn như tên công ty, địa chỉ email

*       Cấu trúc slide hiển thị nội dung

-       Do tính đa dạng của các thông tin có thể trình bày, slide hiển thị nội dung có thể có rất nhiều cấu trúc khác nhau

-       Việc tổ chức các phần do người làm slide quyết định, có thể bỏ phần nội dung, bỏ phần đồ họa hay tổ chức theo dạng có hai thành phần đồ họa…Người sử dụng cũng có thể chọn các kiểu định sẵn bằng cách chọn trong phần Slide Layout.

-       Chủ đề của slide: trình bày nội dung cô đọng mà slide này sẽ trình bày

-       Phần đồ họa: minh họa các thông tin một cách trực quan thông qua hình ảnh và đồ thị hoặc một đoạn phim

-       Phần nội dung chính : là phần chữ có cấu trucstrinhf bày các ý chính của chủ đề sẽ trình bày trong slide

*       Các thành phần cơ bản của màn hình giao diện

*       Kỹ thuật animation

+      Kỹ thuật animation là kỹ thuât cho phép thêm các hiệu ứng âm thanh, hình ảnh và di chuyển vào các đối tượng trong slide.

+      Các đối tượng trong slide bao gồm các dòng chữ, các hình ảnh, một bộ phim…

+      Các animation sẽ có thứ tự thực hiện liên tiếp nhau dựa trên các sự kiện kích hoạt

-       Các kiểu sự kiện kích hoạt animation

+      Sự kiện OnClick: là sự kiện kích hoạt các animation khi người sử dụng kích chuột hoặc gõ Enter.

+      Sự kiện Start with previous: là sự kiện kích hoạt các animation đồng thời với hiệu ứng trước được thực hiện, người sử dụng có thể chọn tốc độ kích hoạt cho sự kiện này

+      Sự kiện Start after previous: là sự kiện kích hoạt các animation sau khi hiệu ứng trước được thực hiện, chúng ta có thể tuỳ chọn thời gian trễ so với hiệu ứng trước.

-       Các kiểu animation

+      Kiểu Entrance: là hiệu ứng áp dụng khi đối tượng xuất hiện.

Ví dụ: Fly In: đối tượng bay vào từ ngoài màn hình khi xuất hiện

Blind: đối tượng xuất hiện dần

Expand: đối tượng xuất hiện lớn dần

+      Kiểu Emphasis: là các hiệu ứng áp dụng để tạo ấn tượng cho các đối tượng.

Ví dụ: Change Font: Đổi phông chữ cho dòng chữ

Change Font Color: Đổi mầu chữ

+      Kiểu Exit: là các hiệu ứng làm cho đối tượng mất khỏi màn hình.

Ví dụ: FlyOut: đối tượng bay ra khỏi màn hình

Disapear: đối tượng mất đi ngay tức khắc

+      Di chuyển theo một đường tự do định trước: các hiệu ứng cho phép di chuyển đối tượng theo một đường nhất định, có thể là theo đường thẳng từ dưới lên hoặc theo đường cong tùy ý

-       Những yếu tố quyết đinh sự thành công cho một bài thuyết trình

-       Một tài liệu thuyết trình được chuẩn bị tốt.

-       Người trình bày có kỹ năng trình bày tốt.

-       Tiêu chuẩn cho một bài thuyết trình tốt

-       Có cấu trúc rõ ràng, có mở đầu và kết luận, đảm bảo người nghe khi đang nghe biết được người nói đang đề cập tới vấn đề gì trong chủ đề được nói tới.

-       Nội dung của các slide phải gồm các ý chính về chủ đề trình bày không đi xâu vào chi tiết.

-       Sử dụng tốt các kỹ thuật đồ hoạ và animation tạo ra tính sinh động cho bài diễn thuyết, tuy nhiên không quá lạm dung sẽ gây phản cảm

-       Bố cục của tài liệu thuyết trình

-       Một title slide cho chủ đề chính và thông tin về tác giả

-       Một slide trình bày các nội dung chính của chủ đề sẽ thuyết trình

-       Một slide kết luận

-       Một slide để cảm ơn và yêu cầu các câu hỏi

-       Sau mỗi một phần trong nội dung chính thì nên có một slide đệm thể hiện tiếp theo mình sẽ trình bày điều gì.

-       Mỗi Slide không chỉ nên có từ 3 tới 7 ý, không nên có quá nhiều chữ.

-       Cần chú ý thêm các hiệu ứng âm thanh và hình ảnh để gây được nhiều sự chú ý từ người nghe.

-       Thêm các ghi chú vào phần Note Pane để có thể in các tài liệu trợ giúp khi trình bày hoặc, in tài liệu phân phát cho người nghe.

-       Quy trình thực hiện một bài thuyết trình

-       Xác định chủ đề và người nghe trong buổi thuyết trình:

+      Giúp cho người thuyết trình hiểu được mình sẽ nói điều gì với ai

+      Xác định khoảng thời gian sẽ trình bày (thông thường một bài trình bày từ 15 tới 20 phút và có 5 phút để hỏi và trả lời)

-       Viết bài trình bày :trước khi tạo ra tài liệu thuyết trình cần có một tài liệu ghi nội dung chi tiết những vấn đề sẽ trình bày, từ lời giới thiệu nội dung chính cho tới kết luận.

-       Xây dựng các slide thuyết trình: chuyển nội dung từ tài liệu thuyết trình sang các slides.

-       Chuẩn bị các tài liệu in: trước khi diễn thuyết nên chuẩn bị in các tài liệu để phân phát cho người nghe. Tài liệu này tốt nhất là in ở dạng mỗi slide một trang có kèm theo ghi chú đã được chuẩn bị trong phần Note Pane.

-       Yêu cầu đối với kỹ năng diễn thuyết

-       Cần chú ý tới thời điểm tập trung của người nghe: người nghe thường chú ý nhiều khi bắt đầu bài diễn thuyết, ít chú ý hơn trong khi trình bày nội dung và tập trung trở lại khi trình bày kết luận, do dó người diễn thuyết cần có những nhấn mạnh thích hợp mỗi khi chuyển từ nội dung này sang nội dung khác

-       Cần chú ý những cử chỉ, hành động của người nghe để điều chỉnh tốc độ và cách trình bày nội dung cho phù hợp

-       Cần tập hợp các câu hỏi của người nghe, và để một chút thời gian chuẩn bị trước khi trả lời câu hỏi

-       Tránh việc vừa nhìn vào slide vừa đọc

2.     Kỹ năng viết tài liệu cá nhân tĩnh (Memos, letters, reports)

-       Đặc điểm của tài liệu

-       Có mục đích truyền đạt thông tin hoặc nhằm giải quyết các vấn đề phát sinh trong kinh doanh

-       Thông tin trong thông điệp được truyền bằng báo cáo phải chính xác đòi hỏi sự cẩn trọng của người viết

-       Nội dung của tài liệu phải hướng vào người đọc, coi trọng người đọc

*       Quy trình viết :

-       Xác định mục tiêu, nội dung viết

-       Mục đích của tài liệu

-       Đối tượng đọc tài liệu

-       Nội dung, dữ liệu liên quan đến tài liệu

-       Cấu trúc có thể được áp dụng

-       Định dạng

-       Lợi ích của việc viết theo quy trình

-       Đạt được mục đích

-       Tài liệu viết có cấu trúc, hệ thống

-       Hạn chế được dư thừa

-       Tránh việc chỉnh sủa nhiều lần

-       Tiết kiệm thời gian, công sức

a.    Bản ghi nhớ Memos

*       Khái niệm và phạm vi sử dụng

-       Bản ghi nhớ là một dạng tài liệu in hoặc viết tay được sử dụng trong viêc giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp, thông thường là giữa người quản lý và nhân viên.

-       Ví dụ: Khi muốn gửi cho đồng nghiệp (cấp dưới) một bưu phẩm cần ký nhận như một quyển sách hoặc một tạp chí thông qua hệ thống chuyển thư, bưu kiện trong nội bộ doanh nghiệp, người viết có thể sử dụng bản ghi nhớ để gửi đến cho người nhận những yêu cầu của người viết.

*       Bố cục và cách viết

-       Bản ghi nhớ thường rất ngắn gọn

-       Nội dung thông điệp cần gửi được bố trí trong khuôn khổ một trang A4

-       Thông tin

+      Thông tin người nhận

Tên (Tên riêng: thông thường ; Họ và tên: trang trọng)

Địa chỉ phòng ban (khác phòng ban)

+      Thông tin người gửi (tt)

+      Thời gian gửi: ngày /tháng /năm

+      Tiêu đề (chủ đề)

-       Nội dung thông điệp:

+      Lời mởđầuhoặc mục đích của bản ghi nhớ.

+      Vấn đề gặp phải (tùy chọn)

+      Giải pháp được trình bày (tùy chọn)

+      Công việc cần làm

Tương tự như phân giải pháp hoặc có thể hiểu là một phần nhỏ trong phần giải pháp mà người nhận cần phải thực hiện.

+      Phần yêu cầu lịch sự

Để tránh việc người nhận có thể từ chối công việc mà người viết yêu cầu, người viết nên diễn đạt yêu cầu một cách lịch sự ở cuối bản ghi nhớ.

-       Chữ ký: Người gửi không cần thiết phải ký tên ở phần cuối tài liệu. Trong một số trường hợp, người gửi có thể ký tên hoặc ký cả họ và tên mình vào cuối tài liệu để tăng phần thân mật hoặc trang trọng.

*       Yêu cầu

-       Về mặt nội dung: Một bản ghi nhớ chuẩn cần phải rất ngắn gọn, đưa ra một cách rõ ràng yêu cầu của người viết (ngườiquản lý)

-       Về mặt hình thức: Cần phải tuân theo các chuẩn về trình bày để người đọc có thể đọc lướt qua nhưng vẫn nắm được toàn bộ các ý chính.

+      Có dòng chủ đề

+      Có các tiêu đề chính, tiêu đề phụ. Nội dung phân thành các đoạn gãy gọn xúc tích, các ý chính có thể đánh số hoặc gạch đầu dòng.

+      Viết cẩn thận, dễ đọc. Nếu là tài liệu in thì nên lưu ý tới co chữ và cỡ chữ.

+      Viết với văn phong đúng mực

b.    Thư tay Letters

*       Khái niệm và phạm vi sử dụng

-       Thư tay (trước đây) được coi như là một phương tiện chính thức, chuẩn tắc để doanh nghiệp có thể thực hiện việc giao thiệp, liên lạc với các cá nhân và tổ chức bên ngoài doanh nghiệp.

-       Thư tay thương mại có thể được sử dụng cho rất nhiều đối tượng với các mục đích khác nhau 

+      thông báo thông tin cho khách hàng

+      thuyết phục đối tác để thực hiện một yêu cầu của doanh nghiệp,

+      đề xuất những ý kiến

+      quảng cáo (mặt hàng, dịch vụ) cho doanh nghiệp v..v.

*       Bố cục và cách viết

-       Phân loại

+      Thư yêu cầu (inquiry letter)

+      Thư trả lời (acknowledgement letter)

+      Thư khiếu nại (complaint letter)     

+      Thư đính chính (adjusment letter)

-       Yêu cầu chung

+      đưa đến cho người đọc thông tin mà người viết cần truyền tải

+      dẫn dắt người đọc đến được điểm mấu chốt của công việc một cách nhanh nhất có thể

         " người viết phải xác định được đối tác mà mình đang giao tiếp, xác định được mục tiêu của mình để từ đó có thể thu thập thông tin, lựa chọn ngôn ngữ, văn phong viết cho thích hợp, thỏa đáng.

*       Định dạng chung

-       Thông tin:

+       Thông tin người gửi:tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, biểu tượng (logo) của công ty

+       Ngày gửi

"Người đọc có thể nhanh chóng xác định được thông tin liên lạc của người gửi

+       Thông tin người nhận: tên người nhận, vị trí, công ty, địa chỉ

-       Lời chào hỏi

+       Người viết có thể chào theo tên hoặc chức danh người nhận

+       Kết thúc lời chào bằng dấu phẩy

-       Nội dung thông điệp được bố cục thành nhiều đoạn văn nhỏ. 

+      Đoạn giới thiệu

+      Đoạn đề cập tới những vấn đề chính

+      Đoạn kết luận

+      Phần danh mục (tùy chọn): sau khi đã trình bày tất cả các vấn đề, người viết có thể duyệt qua các vấn đề bằng cách liệt kê chúng bằng một danh mục

-       Kết thư

+      Thư tay luôn kết thúc bằng một lời chào lịch sự và thân mật.

+      Chữ đầu tiên của dòng kết thư được viết hoa và kết thúc lời kết thư bằng một dấu phẩy

+      Sau dòng kết thư người viết nên ký tên

*       Yêu cầu

-       Rõ ràng: giúp người đọc trả lời nhanh chóng

-       Chính xác: tuyệt đối không được đa nghĩa

-       Lịch sự, nhã nhặn: sử dụng văn phong đúng  mực

-       Ngắn gọn, súc tích: người đọc có thể lướt qua để hiểu đươc vấn đề

-       Có cung cách đàm thoại: không nên sử dụng các biệt ngữ, ngôn ngữ kỹ thuật chuyên môn do một nhóm người nào đó dùng nhưng lại gây khó hiểu cho người khác.

-       Có sức thuyết phục

-       Đầy đủ, trọn vẹn

c.        Báo cáo Reports

*       Khái niệm và phạm vi sử dụng

Báo cáo là dạng tài liệu tổng hợp giúp cho việc truyền đạt thông tin từ cấp thừa hành tới cấp lãnh đạo được thuận lợi và dễ dàng

Báo cáo có thể có nhiều loại tuy nhiên các phần trong một báo cáo thường bao gồm:*       Bố cục và cách viết :

-    bối cảnh thực hiện báo cáo

-    cách thức thực hiện báo cáo

-    thông tin thu thập

-    kết luận

-    đề xuất giải pháp

*       Yêu cầu

-       Những báo cáo tốt luôn có một cấu trúc rõ ràng

+      Nội dung: Ví dụ: vấn đề " giải pháp

+      Định dạng:

·             Co chữ, kiểu chữ thống nhất.

·             Tiêu đề chính cũng như phụ phải phù hợp và có nghĩa.

·             Phụ đề đầu trang và cuối trang gồm các thông tin như tác giả, tiêu đề ngày tháng, số trang v..v

-       Những báo cáo tôt luôn ngắn gọn

"Giúp cho người đọc có thể nắm bắt được toàn bộ nội dung khi lướt qua báo cáo

-       Nội dung kèm những thông tin bổ xung hỗ trợ , đảm bảo độ tin cậy, xác thực cho báo cáo

+      Dữ liệu cần thiết được đặt trong báo cáo hoặc được đính kèm với báo cáo.

+      Hình/Bảng biểu/Đồ họa: để tăng cường cho lý lẽ, làm cho việc tiếp nhận các điểm mấu chốt một cách dễ dàng, sử dụng các nhãn và chú thích hình ảnh

+      Các nguồn được dẫn chứng đấy đủ: giúp người đọc nhận xét và đánh giá được thông tin.

·             Tóm tắt sơ lược: một hoặc hai đoạn để khép lại báo cáo và tăng cường các kết luận.

·             Tập hợp các tham chiếu và phụ đề cuối trang: giúp người đọc định vị được nguồn thông tin chính

·             Phụ lục

d.    Sử dụng www

2.     Tạo Website cho doanh nghiệp

*       Điều kiện

-       Tên miền: địa chỉ của Website

-       Máy chủ Web: nơi lưu trữ Website : Hoạt động liên tục 24/24 giúp người dùng có thể truy cập trang Web bất cứ lúc nào

-       Các trang Web: nội dung của các Website

*       Tạo Website cho doanh nghiệp

-       Bước 1: Đăng ký một tên miền cho Web site.

+      Thông qua nhà cung cấp dịch vụ ISP (hoặc công ty trung gian có liên kết với ISP), doanh nghiệp sẽ đăng ký một tên miền (Domain name), tên duy nhất xác định một vị trí trên Internet.

·       tên miền quốc tế www.tencongty.com

·       tên miền Việt Nam www.tencongty.com.vn

+      Nhà cung cấp dịch vụ Internet ISP (hoặc công ty trung gian) có nhiệm vụ giúp doanh nghiệp trong việc quản lý tên miền đó

-       Bước 2: Thuê một không gian lưu trữ Website trên một máy chủ Web

+      Nhà cung cấp dịch vụ cho thuê không gian trên máy chủ cung cấp cho doanh nghiệp địa chỉ máy chủ để điền vào phần địa chỉ máy chủ trong mục quản lý tên miền.

+      Nhà cung cấp dịch vụ cho thuê không gian trên máy chủ cung cấp cho doanh nghiệp một tài khoản FTP (địa chỉ FTP, usename, password) để doanh nghiệp đưa nội dung (upload) Website của mình lên máy chủ Web đó

-       Bước 3: Thiết kế nội dung và upload Website

+      Doanh nghiệp sử dụng các phần mềm FTP ở máy khách và tài khoản FTP đã có để đưa nội dung trang Web lên không gian đã được thuê trên máy chủ Web.

+      Doanh nghiệp có thể đăng ký cho mình rất nhiều tên miền nhưng chỉ cần sử dụng một bản thiết kế nội dụng Web site trên một máy chủ Web. Tất cả các tên miền của doanh nghiệp đều dẫn tới nội dung này nhờ dịch vụ URL Forwarding.

*       Thiết kế nội dung Website bằng FrontPage

-       Bước 1: Lên kế hoạch cho nội dung của Website

Xác định mục tiêu truyền tải thông tin của Web thông qua việc xác định đối tượng duyệt Web và các yếu tố liên quan

-       Bước 2: Phác họa cấu trúc của Website

Cách tổ chức, liên kết các trang Web thành phần trong một Website v..v

-       Bước 3: Phác họa định dạng chung của trang Web

-       Bước 4: Xây dựng Website dựa trên thiết kế

*       Microsoft FrontPage

-       Là công cụ cho phép thiết kế Website. Ngoài ra FrontPage còn cung cấp những tính năng như theo dõi, quản lý tập tin trong Website và đưa Website lên máy chủ Web (publish)

-       Website FrontPage

+      Chứa các trang Web và các đinh dạng tệp tin khác nhau như đồ họa, tài liệu (word, pdf..), đa phương tiện v..v

+      Thông tin của các tập tin (các liên kết, người /ngày chỉnh sửa) và thông tin cấu hình của Website (các Website cấp dưới, quyền v..v) được lưu trong các thư mục đa dữ liệu ẩn (metadata)

-       Các kiểu giao diện hiển thị trong FrontPage

+      Kiểu hiển thị Website: cho phép quản lý và làm việc với các tập tin trong toàn bộ Website

+      Kiểu hiển thị trang Web: cho phép làm việc với từng trang Web đơn lẻ

-       Kiểu Website

+      Hiển thị thư mục (folder):hiển thị cây thư mục và các tập tin trong Website, cho phép thêm sửa xóa vv..v

+      Hiển thị các Website từ xa (remote websit ): đưa Website lên một máy chủ Web ở xa

+      Hiển thị các thông tin cho phép chuẩn đoán lỗi khi xây dựng Website (reports)

+      Hiển thị cấu trúc phân cây (navigation): cho phép quản lý cấu trúc của Website trên một cây phân cấp trực quan

+      Hiển thị các siêu liên kết trong Website (hyperlinks)

-       Kiểu trang Web

+      Hiển thị thiết kế (Design ): cho phép thiết kế trang Web một cách trực quan thông qua các lựa chọn kiểu chữ, định dạng, chèn ảnh, chèn siêu liên kết v..v mà không cần quan tâm tới mã lệnh HTML

+      Hiển thị thiết kế và mã lệnh (Split ): cho phép thiết kế trực quan đồng thời hiển thị được mã lệnh HTML

+      Hiển thị mã lệnh (Code): cho phép thêm, chỉnh sửa các tag HTML, các thuộc tính của đối tượng và sự kiện

+      Xem trước kết quả (Preview): cho phép xem các trang Web giống như trang Web đó được xem bằng công cụ trình duyệt

*       Yếu tố tạo một Website hiệu quả cho doanh nghiệp

-       Nội dung trang Web đơn giản, có kèm hình minh họa

-       Nhãn hiệu của doanh nghiệp mang tính trực giác

-       Các siêu liên kết nên gồm những từ khóa quan trọng nhất của trang được liên kết đến

-       Trang chủ phân bố hợp lý: phân nội dung trên trang chủ thành những mục nhỏ và được trỏ tới bằng siêu liên kết

-       Các nội dung được đưa gần với thời điểm duyệt được truy cập dễ dàng nhờ các siêu liên kết hoặc công cụ tìm kiềm

-       Website được chăm sóc và theo dõi về hoạt động

*       Nâng cấp Website

-       Lý do nâng cấp

+      Website chưa đáp ứng tốt nhu cầu thông tin của khách hàng.

+      Thiết kế ban đầu chưa có đủ số trang để chuyển tải các nội dung cần thiết

+      Việc cập nhật các thông tin mới khó khăn và tốn kém

+      Thời gian tải quá lâu

+      Chương trình bị lỗi

+      Việc chuyển trang không thuận tiện

+      . . .

-       Công việc nâng cấp

+      Cập nhật thay đổi nội dung thông tin

+      Cập nhật thay đổi giao diện

·       màu sắc hài hòa, trang nhã, chuyên nghiệp (một số gam màu chính cho tất cả các trang)

·       sử dụng thuận tiện

·       tìm kiếm nhanh chóng

-       Thực hiện nâng cấp

+      Đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp

+      Công ty thiết kế

·       Nhanh

·       Chuyên nghiệp

·       Hiểu về Website do đã từng những thông tin về Website của doanh nghiệp

3.     Kỹ năng sử dụng thư điện tử

*       Webmail: Trình duyệt IE (Internet Exprorer), Avant, Firefox v..v

*       Công cụ hỗ trợ gưỉ nhận thư điện tử trên máy người dùng (mail client): Outlook Express, Thunder Bird: thích hợp khi sử dụng các dịch vụ mail hỗ trợ giao thức POP3 / IMAP

*       Chức năng cơ bản của hòm thư điện tử

-       Chức năng soạn và gửi thư: cho phép chúng ta soạn và gửi thư cho mọi người

-       Chức năng nhận và đọc thư: khi chúng ta không có trên mạng, các bức thư này sẽ được lưu vào hom thư của chúng ta trên máy chủ

-       Tạo danh sách liên hệ: cho phép lưu tên, địa chỉ của những người mà chúng ta thường xuyên liện hệ

-       Thay đổi các tham số của hòm thư: cho phép chúng ta thay đổi các tham số của hòm thư như các thông tin về cá nhân, địa chỉ hòm thư, mật khẩu, thiết lập các tham số tự chọn…

+       Tạo các bộ lọc

+       Cấu hình Spam

*       Soạn và gửi thư

-       Soạn

+       Creatmail (mailclient)

+       Compose/Soạn thư (Web mail)

-       Gửi

+       Send (gửi)

+       Chương trình thông báo lỗi trong trường hợp thiếu thông tin hoặc không gửi được

*       Thành phần cơ bản của một bức thư điện tử

-       Phần thông tin (Header):

+      to"địa chỉ người nhận: một địa chỉ của một hòm thư điện tử khác

+      CC"cho phép gửi đồng thời cùng một lúc tới nhiều người khác

+      BCC" cho phép gửi đồng thời cùng một lúc tới nhiều người khác, người nhận khác không biết đến “sự có mặt” của những người nhận này

+      Subject" chủ đề của bức thư,  là phần được hiển thị khi  mở thư mục Input Box

-       Phần nội dung thông điệp:là nơi chứa nội dung thông điệp mà người gửi đã soạn

Định dạng: văn bản text  & các biểu tượng vui thể hiện cảm giác của người gửi

-       Phần chữ ký và các tập tin (file) đính kèm (tùy chọn)

-       Chữ ký: tên họ, một số thông tin cá nhân của người gửi được đặt ở cuối thư" Nên có chữ ký vì địa chỉ hòm thư có thể chỉ là một bí danh bất kỳ mà người gửi đã sử dụng để đăng ký hòm thư

-       Các tập tin đính kèm

·        Định dạng: văn bản, hình ảnh v..v

·        Kích thước: giới hạn kích thước tập tin tùy thuộc vào từng dịch vụ mail

*       Yêu cầu

-       Một bức thư điện tử không nên quá cầu kỳ nhưng lại không được cẩu thả.

-       Viết với văn phong đúng mực. Các biểu tượng để biểu lộ cảm xúc như :-) :-(  không cần thiết và không nên sử dụng.

-       Các kiểu chữ và co chữ phải tương thích, đọc và hiển thị được tại cả hai máy của người viết và người nhận.

-       Thư điện tử nên được mã hóa để tránh việc rò rỉ thông tin khi nó được truyền trên mạng

*       Xem thư

-       Thư mục Inbox (Input Box ): chứa danh sách các thư có trong hòm thư (đã đọc và chưa được đọc)

-       Thông báo thư mới của nhà cung cấp dịch vụ mail xuất hiện mỗi khi có mail mới

-       Các trường  thông tin  khi hiển thị danh sách thư:

+      Sender: tên người gửi đến, có thể là địa chỉ của người gửi

+      Subject: chủ đề của bức thư

+      Date: ngày nhận được thư

+      Size: kích thước của thư, bao gồm cả kích thước những tập tin đính kèm

-       Thành phần của bức thư khi được mở:

+      Phần thông tin 

·        Date: trùng với trường Date bên trên nghĩa là ngày nhận được thư

·        From: chứa địa chỉ của người gửi thư

·        To: chứa danh sách những người nhận được thư . Danh sách này không bao gồm những người nhận được đưa và trong phần Bcc

·        Subject:: chủ đề của thư do người gửi điền

+      Nội dung thư

+      Các tập tin đính kèm:

·        Attachments->File.  Có thể  tải tập tin về máy của người đọc bằng cách chọn “Save to Computer”

*       Chức năng khác

+      Reply: soạn và gửi thư trả lời

+      Reply cho một người: soạn và gửi thư trả lời cho chính người đã gửi bức thư đó.

+      Reply cho nhiều người (reply to all): soạn và gửi thư cho tất cả mọi người có trong danh sách những người nhận được thư gốc.

+      Forward: chuyển tiếp thư

+      Nội dung thư của bức thư được gửi đi dưới dạng các tập tin đính kèm hoặc là các đoạn text giống như thư thông thường.

+      Delete: xoá đi những thư đã được đánh dấu

+      Thư thường được xóa logic bằng cách chuyển dời sang thư mục chứa thư rác.

+      Thư được xóa ở hòm thư rác không có  khả năng phục hồi.

+      Filter: lọc thư

·       Nhiệm vụ: lọc thư theo các tiêu chí: Chủ đề, Nhóm người gửi, Nội dung của thư, v..v

"Tìm kiếm thư dễ dàng. quản lý thư tốt hơn

"Loại bỏ những thư không muốn xem hoặc có nội dung xấu

·       Cài đặt

Bước1: Lựa chọn tiêu chí lọc: Theo tên người gửi, Theo chủ đề, Chứa chuỗi lọc bất kỳ và ở các vị trí khác nhau

Bước 2: Thiết lập mặc định dịch chuyển thư tới thư mục

Bước 3: Đặt tên cho bộ lọc

+      Spam: đánh dấu thư rác

·       Nhiệm vụ: đánh dấu các thư  không muốn nhận tiếp nữa

Thư sau khi được đánh dấu Spam sẽ được xoá khỏi danh sách thư  và được chuyển đến thư mục Bulk

Địa chỉ người gửi bị đánh dấu spam sẽ bị khóa lại " không cho phép các thư của người này tiếp tục gửi đến hòm thư  nữa

"Tránh sự phiền nhiễu của thư rác

" Ngăn chặn sự lây lan của Virus thông qua thư điện tử

·       Cấu hình

Lựa chọn tiêu chí đối với thư Spam (tương tự như tiêu chí lọc thư)

Lựa chọn việc xử lý thư được đánh dấu Spam: Chuyển tới thư mục Bulk, Xóa tức thời, Xóa sau một thời gian

·       Đánh dấu

4.     Kỹ năng truyền thông nhóm (Tự nc)

*       Khái niệm: Mô hình tác nghiệp nhóm là thành phần cốt lõi của mỗi doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh. Ở đó hoạt động của DN cần:

-       chính xác, hiệu quả

-       tinh gọn

-       có khả năng mở rộng về quy mô tác nghiệp

Kỹ năng truyền thông nhóm là một trong những kỹ năng hoạt động nhóm, hỗ trợ cho việc tổ chức điều hành nhóm.

*       Lợi ích của việc hình thành nhóm

-       Giúp có được quyết định có chất lượng tốt hơn

Quyết định có tính bao quát và chính xác  hơn do được xem xét ở nhiều góc độ khác nhau của từng cá nhân và đạt được sau quá trình tranh cãi phản biện

-       Khả năng phản ứng nhanh và linh hoạt

+      Một cá nhân không thể nắm bắt được toàn bộ vấn đề cùng các khía cạnh của vấn đề bằng toàn bộ các thành viên trong nhóm gộp lại.

+      Tính chất công việc của các thành viên trong nhóm tương tự nhau nên luôn có sự hỗ trợ giữa các thành viên trong nhóm.

-       Tăng hiệu suất công việc

+      Công việc của từng thành viên trong nhóm được chuyên môn hóa.

-       Giảm sức ỳ cho doanh nghiệp

+      Khả năng thích nghi với môi trường điều kiện mới tốt hơn so với mỗi cá nhân đơn lẻ:nhờ sự đa dạng về kiến thức và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm và nhờ sự định hướng và hỗ trợ lẫn nhau

-       Phát huy tinh thần làm việc của nhân viên

Từng thành viên sẽ làm việc trên tinh thần vừa cạnh tranh vừa hợp tác

*       Năm giai đoạn phát triển nhóm

-       1965, Bruce Tuckman đề xuất quy trình xây dựng nhóm năm bước cho phép:

+      phát triển nhóm

+      tìm các giải pháp, đối đầu với thách thức

+      phân phối thành quả

-       Mô hình được sử dụng thường xuyên trong lý thuyết quản lý để mô tả các hành vi của các nhóm tác nghiệp yêu cầu trải qua ít nhất hai trong số 5 giai đoạn

-       Giai đoạn hình thành (Forming)

+      Nhiệm vụ của các thành viên: gặp mặt, tìm hiểu cơ hội thách thức, thống nhất về mặt mục tiêu

+      Nhiệm vụ của người đứng đầu nhóm: điều hành từng hoạt động của nhóm

-       Giai đoạn định hình (Storming):là giai đoạn mà hầu hết các nhóm tác nghiệp đều phải trải qua, nó quyết định sự phát triển hay trưởng thành của nhóm

+      Nhiệm vụ nhóm: xác định vấn đề thực sự, xác định phương pháp thực thi (tác nghiệp độc lập/hợp tác với các thành viên khác), xác định mô hình lãnh đạo trong nhóm

" Các thành viên sẽ cởi mở trao đổi ý tưởng và thể hiện sự đồng tình cũng như phản bác đối với ý tưởng của người khác để đi tới sự thống nhất.Cần làm rõ được sự khác biệt giữa các thành viên và có sự cảm thông với những xung đột giữa họ

+      Nhiệm vụ của người đứng đầu nhóm: có sự gần gũi với các thành viên, có những chỉ đạo trong quá trình ra quyết định và trong các hành vi tác nghiệp

-       Giai đoạn chuẩn hóa (Norming): là giai đoạn mà người ta luôn kỳ vọng các nhóm có thể đạt tới.

+      Nhiệm vụ các thành viên trong nhóm: điều chỉnh các hành vi cá nhân của mình cũng như của các thành viên khác, thống nhất các quy tắc, giá trị, các hành vi tác nghiệp, chia sẻ các phương thức và công cụ tác nghiệp.

" Các thành viên trong nhóm bắt đầu có sự tin tưởng lẫn nhau.

+      Nhiệm vụ lãnh đạo nhóm:tham gia cộng tác nhiều hơn các giai đoạn trước vì ở giai đoạn này các thành viên trong nhóm sẽ được giao nhiều trách nhiệm trong việc ra quyết định và trong các hành vi tác nghiệp của họ hơn.

-       Giai đoạn hoàn thiện (Performing) : Một vài nhóm được tổ chức tốt với các thành viên ưu tú có thể đạt tới giai đoạn này. Đây là giai đoạn mà cả nhóm có thể hợp nhất thành một khối làm cho công việc troi chảy và hiệu quả, họ tránh được các xung đột không cần thiết cũng như không cần có sự lãnh đạo từ bên ngoài.

+      Nhiệm vụ các thành viên trong nhóm: liên hệ chặt chẽ với nhau, động viên và hiểu biết lẫn nhau, thành thạo trong tác nghiệp, có thể tự đưa ra các quyết định chính xác.

+      Nhiệm vụ của lãnh đạo nhóm:tác nghiệp với tính chất tham gia và tư vấn

"Một vài sự thay đổi trong giai đoạn này rất có thể dẫn tới nhóm trở lại giai đoạn đầu tiên của quá trình hình thành nhóm. Chẳng hạn việc thay đổi người lãnh đạo nhóm và có thêm những người mới rất có thể dẫn tới việc nhóm sẽ phải quay lại giai đoạn một.

-       Giai đoạn tan rã và chuyển đổi

+       Yếu tố để nhóm chuyển sang giai đoạn tan rã

·        Nhóm đã trải qua giai đoạn hòan thiện.

·        Nhóm đã hoàn thành các tác vụ của mình.

+       Điều kiện tiếp tục duy trì nhóm

·        Các thành viên trong nhóm vẫn gắn kết và mong muốn có lại cùng nhau thực hiện các nhiệm vụ mới.

·        Có đủ nguồn lực để nhóm chuyển sang giai đoạn chuyển đổi.

*       Các kỹ năng của trưởng nhóm

-       Kỹ năng trong bao quát công việc chuyên môn:

+      Kỹ năng xác định các mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn cho nhóm một cách rõ ràng cụ thể

+      Khả năng lập lịch để sắp xếp công việc một cách trôi chảy và không bị chồng chéo

+      Khả năng làm rõ cũng như tổng kết các vấn đề

+      Kỹ năng thiết lập phương thức làm việc và duy trì các qui trình.

-       Kỹ năng duy trì và phát triển các mối quan hệ trong nhóm.

+      Khả năng tham gia vào điều hòa các mối quan hệ trong nhóm (cộng tác, cạnh tranh, lai).

+      Đảm bảo sự tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm, đặc biệt trong trường hợp nảy sinh mâu thuẫn.

+      Kỹ năng giải quyết các tranh chấp trong nhóm: trưởng nhóm cần phải nắm được rõ các nguồn lực cũng như những nhu cầu và kiến thức của các thành viên để có thể đưa rá các quyết định sáng suốt, đảm bảo được các bên đều đồng tình với cách giải quyết

*       Các phương thức để đạt được một quyết định trong nhóm

-       Phương thức đa số: là phương thức đưa ra quyết định đối với các vấn đề mang tính chất chung như bầu cử, hay trưng cầu ý kiến hoặc các vấn đề chỉ có ít các phương án giải quyết và cần ra quyết định nhanh,

-       Phương thức thiểu số: là phương thức áp dụng cho các vấn đề chuyên môn chuyên biệt, chỉ có một số lượng nhỏ các thành viên trong nhóm có chuyên môn sâu về lĩnh vực này. Khi đó các thành viên này sẽ chịu trách nhiệm ra quyết định, các thành viên khác sẽ có vai trò đóng góp ý kiến.

-       Phương thức trung bình: là phương thức áp dụng cho các vấn đề liên quan tới số liệu hoặc có sự tranh chấp nảy sinh khi đưa ra quyết định, người trưởng nhóm sẽ đựa vào nguyên tắc này để đưa ra quyết định.

-       Phương thức đồng thuận: là phương thức chỉ áp dụng cho các trường hợp đặc biệt khi cần sự thống nhất cao trong tòan nhớm, quyết định chỉ được đưa ra khi tòan bộ thành viên trong nhóm chấp thuận.

-       Phương thức đặc quyền: là phương thức áp dụng cho các tình huống phải đưa ra các quyết định chiến lược ở mức vĩ mô. Người chiệu trách nhiệm sẽ tự đưa ra quyết định và cả nhóm phải theo quyết định đó.

*       Kỹ năng chuẩn bị cho các cuộc họp nhóm

-       Chuẩn bị trước khi họp nhóm

+      Xem xét lại mục tiêu và mức độ cần thiết của buổi họp, nếu không thực sự cần thiết thì có thể lựa chọn phương pháp khác để tránh lãng phí thời gian và chi phí cho cuộc gặp mặt của nhóm

+      Xác định các thành phần tham gia họp, chỉ mời các thành phần liên quan trực tiếp tới các vấn đề được thảo luận. Tránh việc buổi họp nào các thành viên không cần thiết cũng tham gia gây ra sự nhàm chán và lãng phí thời gian cũng như giảm tính hiệu quả của cuộc họp

+      Trước buổi họp một thời gian cần đưa ra được chương trình nghị sự cụ thể cho buổi họp để các thành viên xem trước và chuẩn bị các ý kiến phát biểu riêng của họ

-       Trong khi họp nhóm

+      Khởi động buổi họp đúng giờ và đầu buổi sẽ giới thiệu chương trình nghị sự của buổi họp

+      Chỉ định một thư ký và một người ghi biên bản

+      Đối mặt với các tranh chấp một cách tích cực, tránh việc dung hòa các tranh chấp dẫn tới việc giải quyết các vấn đề không hiệu quả

+      Tổng kết lại các điểm nhất chí sau mỗi vấn đề đặt ra

-       Sau khi họp nhóm

+      Xem xét lại các quyết định đạt được

+      Nhắc nhở các thành viên về các hoạt động sẽ thực hiện theo kết quả đạt được