BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

STT

Họ và tên

Mã SV

Công việc cụ thể

Đánh giá

1

Phạm Thị Trà

58DDL25241

Nhóm trưởng + Khái quát chương trình +Tổng hợp word

Tích cực

2

Lại Thu Trang

Bảng chương trình chi tiết

Tích cực

3

Lê Thị Thu Trang

Bản dự toám chương trình

Tích cực

4

Lê Thị Trang

Hồ sơ vận động tài trợ

Tích cực

5

Nông Triệu Thu Trà

Kế hoạch hậu cần

Tích cực

6

Đỗ Hương Trà

Bản kế hoạch quản lí rủi ro

Tích cực

7

Lê Thị Thuyên

Làm Power point

Tích cực

Tổ chức sự kiện : NGÀY HỘI THÚ CƯNG –

PET CARNIVAL

Chương 1: Khái quát chương trình

1.1 Mục đích và yêu cầu

1.1.1 Mục đích

Đây không chỉ là một buổi gặp gỡ thông thường mà hứa hẹn sẽ là một sân chơi chung bổ ích và lí thú để những người tham gia và thú cưng của mình sẽ có cơ hội được giao lưu, học hỏi, trao đổi và cùng nhau chia sẻ tất cả những điều tuyệt vời về thú cưng.

Đến với Pet Carnival, thú cưng sẽ được:

- Nhận những phần quà cực Hot cho các Boss

- Giao lưu, kết bạn với những bạn thú cưng khác - Tranh tài trong các phần thi hấp dẫn và độc đáo của Ban Tổ Chức - Tham gia miễn phí vào các dịch vụ thú y từ Bệnh viện thú cưng 5* như: Khám cơ bản, Cạo lông bàn chân, vệ sinh tai, Tẩy giun sán miễn phí, Cạo lông máu. - Chụp ảnh kỉ niệm vào cuối chương trình

Điểm đặc biệt của chương trình này chính là đến đây các bạn sẽ mang theo của mình, có thể là bò sát không chân gồm trăn, rắn hoặc các loài bò sát có chân như: kỳ nhông, rồng Nam Mỹ, rùa,... Những bạn không có pet vẫn được tham gia giao lưu và chiêm ngưỡng pet của các thành viên khác trong hội.

Bên cạnh đó, những người yêu thú cưng sẽ được: - Miễn phí vé vào cổng, gặp gỡ, giao lưu, học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm với cộng đồng yêu thú cưng về bí quyết chăm sóc thú cưng. - Cùng các boss tham gia vào các phần thi thú vị, hấp dẫn

- Làm từ thiện để gây quỹ cho hoạt động cứu hộ động vật

1.1.2 Yêu cầu

Thú cưng cần được tiêm chủng, tiêm phòng trước khi mang đi tới buổi offline. - Bạn nào dẫn thú cưng tới thì tự mang theo 1 ít đồ đạc tư trang cá nhân của thú cưng , các cún to, cân nặng lớn nên có biện pháp bảo vệ cho các thú cưng khác.

- Có ý thức giữ gìn vệ sinh chung, không vứt rác bừa bãi. - Đến buổi offline, mang dây dắt và cho thú cưng của mình rọ mõm đầy đủ ( nếu là cún)

- Các giống chó to, hung dữ đề nghị có rọ mõm cho các thú cưng đảm bảo an toàn - Hành trang tư nhân mọi người nên có biện pháp chống mất cắp, Mọi sự mất mát BTC không chịu trách nhiệm.

1.2 Thời gian, địa điểm, thành phần

1.2.1. Thời gian

Từ 8h - 12h30' ngày 30/06/2020

1.2.2. Địa điểm

Công viên Yên Sở - QL1A, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội

1.2.3. Thành phần

1. Công ty tổ chức sự kiện ABC

Địa chỉ:418 Đê La Thành, Q. Đống Đa, Hà Nội

Điện Thoại: 0353106387

2. Những người yêu thích và nuôi thú cưng.

3. Thú cưng : ngoài những thú cưng thường thấy, chương trình khuyến khích sự góp mặt của thú cưng độc và lạ - số lượng từ 30-40 con.

4. Nhà tài trợ cho chương trình:

· Nhà tài trợ Pet Mart

Địa chỉ: 242 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

Điện thoại:

· Nhà tài trợ Lolipet

Địa chỉ: số 10/10, ngõ 45 Nguyên Hồng, Hà Nội

Điện thoại:.

· Nhà tài trợ Bệnh viện thú y Hà Nội- Hanoi pet hospital

Địa chỉ: 74 Trường Chinh, Phương Đình, Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại:

· Nhà tài trợ Vương quốc thú cưng KoKo Pet

Địa chỉ: Gia Thụy, Long Biên, Hà Nội

Điện thoại: 0934361166

· Nhà tài trợ Thế giới thú cưng Sasu Pet

Địa chỉ: 42 Thành Công, Ba Đình, Hà Nội

Điện thoại: 0783109929

· Nhà tài trợ Pet Story

Địa chỉ : Số 91 Thợ Nhuộm - Hoàn Kiếm - Hà Nội

Điện thoại::

· Nhà tài trợ hỗ trợ tổ chức chương trình

Địa chỉ: 382 Ngọc Lâm - Long Biên - HN.

Điện thoại:.

Chương 2: Nội dung và kế hoạch chương trình

2.1. Bảng chương trình chi tiết

Bảng chương trình chi tiết

STT

Thời gian

công việc

Chi tiết

Người thực hiện

Âm nhạc

1

07:50 AM

Kiểm tra lần cuối

Nhân viên tất cả các bộ phận trong trạng thái sẵn sàng làm việc

Mọi nhân viên

Nhạc sôi động

2

07:55 AM

Kiểm tra sức khỏe

Nhân viên bộ phận kiểm tra sức khỏe kiểm tra cho thí sinh

BS thú y, ban hỗ trợ

Nhạc vui

3

08:15 AM

Làm nóng sân khấu

MC giới thiệu chương trình, BGK, thể lệ cuộc thi, các phần thi và giới thiệu các gian hàng Phát cho mỗi thí sinh cùng chủ nhân một băng rôn có đánh số

MC, ban tổ chức hỗ trợ

Nhạc tắt

4

08:20 AM

Giao lưu

Các thí sinh giao lưu với nhau và chụp ảnh cùng ban tổ chức. Xem màn trình diễn chó nghiệp vụ của huấn luyện viên tại Hà Nội

MC, ban tổ chức hỗ trợ

Nhạc vui

5

08:30 AM

Phần thi1

- MC mời lần lượt boss mang theo thú cưng độc đáo lên sân khấu để giới thiệu về thú cưng với cả hội trường -Từng thí sinh lần lượt giới thiệu trong 2'

MC, ban tổ chức hỗ trợ

Nhạc vui

6

09:00 AM

Chấm điểm 1

-MC thông báo kết thúc phần thi

-BGK tiến hành chấm điểm

-Các thí sinh nghỉ ngơi, chờ kết quả tại khu dành cho thí sinh

MC, BGK

Nhạc vui

7

09:05 AM

Công bố 1

MC giới thiệu một đại diện BGK công bố kết quả thi

BGK

Nhạc tắt

8

09:15 AM

Phần thi 2

Phần thi tài năng: -MC phổ biến luật chơi, giới thiệu phần thi của từng thí sinh khi đến lượt Thể lệ thi: mỗi TS biểu diễn tài năng tự chọn trong 2'

-Từng thí sinh trình diễn tài năng (có hoặc không có hỗ trợ của chủ)

MC, ban tổ chức hỗ trợ

Nhạc vui

9

09:40 AM

Chấm điểm 2

-MC thông báo kết thúc phần thi

-BGK tiến hành chấm điểm lần 2

-Các thí sinh nghỉ ngơi, chờ kết quả tại khu dành cho thí sinh

MC,BGK

Nhạc vui

10

09:45 AM

Công bố 2

MC giới thiệu một đại diện BGK công bố kết quả thi

BGK

Nhạc tắt

11

09:55 AM

Phần thi 3

Phần thi ảnh "Thú cưng truyền thông":

-MC phổ biến luật thi, giới thiệu phần thi của từng thí sinh khi đến lượt.

-Thể lệ thi: Mỗi thí sinh được chiếu bức hình của mình lên màn hình sân khấu, trong vòng 2 phút chủ nhân của thí sinh đó lên thuyết trình thông điệp được truyền tải qua bức hình đó của thí sinh (Thông điệp liên quan đến các vấn đề nóng của xã hội và thế giới,...)

-Từng thí sinh lên trình diễn phần thi của mình.

MC, ban tổ chức hỗ trợ

Nhạc vui

12

10:25 AM

Chấm điểm 3

-MC thông báo kết thúc phần thi

-BGK tiến hành chấm điểm lần 3

-Các thí sinh nghỉ ngơi, chờ kết quả tại khu dành cho thí sinh

MC, BGK

Nhạc vui

13

10:35 AM

Công bố 3

MC giới thiệu một đại diện BGK công bố kết quả thi

BGK

Nhạc tắt

14

10:45 AM

Gameshow

MC giới thiệu phần thi yoga.

Thú cưng cùng chủ nhân của mình sẽ tham gia 1 bài tập yoga cùng nhau.

Tiếp sau đó chính là phần chính của lễ hội - Thử thách thể lực và độ khéo léo của các cặp đôi boss - sen. Cụ thể thì các tuyển thủ tí hon sẽ cùng chủ mình lần lượt vượt qua 3 thử thách nhỏ, từ chạy vượt chướng ngại vật, chui qua ống đến giữ thăng bằng.

Các thí sinh lần lượt tham gia gameshow

MC

Nhạc vui

15

11:15 AM

Tọa đàm

-MC và khách mời tọa đàm của chương trình

-Khách mời tọa đàm với khán giả về chủ đề "Chăm sóc thú cưng đúng cách và cách xử lý các bệnh phổ biến ở thú cưng"

MC, khách mời

Nhạc tắt

16

11:35 AM

Công bố 4

MC giới thiệu một đại diện BGK công bố kết quả cuộc thi

BGK

Nhạc sôi động

17

11:40 AM

Trao giải

-MC mời đại diện nhà tài trợ vàng lên trao giải Pet độc lạ 1 và 2 thí sinh đạt giải; mời đại diện nhà tài trợ bạc trao giải cho các giải thưởng phụ. Và cúp kỷ niệm cho tất cả thí sinh . BGK quay số trúng thưởng và trao quà

MC, đại diện nhà tài trợ, ban hỗ trợ

Nhạc sôi động

18

11:55 AM

Giao lưu

Các chủ nhân cùng thú cưng giao lưu và tự do tham quan các gian hàng, chụp ảnh

MC, ban hỗ trợ tổ chức

Nhạc sôi động

19

12:30 PM

Kết thúc

Bế mạc chương trình, ngừng hoạt động, thu dọn vật dụng

Tất cả nhân viên

Nhạc sôi động

2.2. Bảng dự toán chương trình

Số lượng khách 100 người, số lượng các bạn thú cưng: 40 bạn, khách mời 10 người, tổ chức nửa ngày.

BẢNG DỰ TOÁN CHƯƠNG TRÌNH

STT

Nội Dung

Thành Tiền

1

In thư mời( 4000/thư *100ng) + công thiết kế 200.000

600,000

2

Nhân viên vệ sinh (số lượng 2)

400,000

3

Nước (5 thùng*90,000)

450,000

4

Thức ăn cho thú cưng

300,000

5

Quà tặng kỷ niệm cho nhà tài trợ và BGK( sổ 10* 50,000 và bút máy 10*250,000)

3,000,000

6

Âm thanh + ánh sáng(5.000.000) + Backdrop (1.000.000) tham khảo bên Lương Gia Group

6,000,000

7

Thuê MC Lương Gia Group

3,000,000

8

Bộ phận PG (2 người) Lương Gia Group

1.000,000

9

Thuê sân bãi (số lượng 1)

3,000,000

10

Ăn uống cả ekip và khách mời (bữa trưa 17 người)*150,000/1 người

2,550,000

12

Tiền thuê chụp ảnh Lương Gia Group

3,000,000

13

Tờ rơi, tập gấp(1000 tờ*845) Mr Khiêm

845,000

14

Hoa bày bàn 5 giỏ*100,000 , hoa tặng nhà tài trợ 10 bó, tặng thí sinh 6 bó =16 bó* 200,000

3,700,000

15

Thuê bàn ghế (10 bộ) 100.000/bộ lương gia

1,000,000

16

Nhân viên an ninh (4 người* 400,000/1 người)

1.600,000

17

Truyền thông trên báo kenh14.vn dạng video

15,000,000

18

Pháo giấy (5* 20,000/1 chiếc)

100,000

19

Bạt to (10*10m, 5000/1 m2)

250,000

20

Cổng chào hơi dài 8m, cao 4m, công ty cổ phần đầu tư phát triển HTP Việt Nam- (024)3773 8808- (024) 3773 8818

1.000,000

21

Văn phòng phẩm, bút giấy

300,000

22

Tài liệu chương trình (10*10,000)

100,000

23

Poster (A0; 20*85,000), có màu Mr Mạnh: 0974 668 248 công ty TNHH in Long Việt

1,700,000

24

Hoa cài khách mời (10*10,000) tuan khanh shop đặt hàng online

100,000

25

Số thứ tự cho thú cưng + chủ của thú cưng (80*5,000)

400,000

27

Mascot gấu brown (2*300,000)

600,000

28

Ghế cho khách ngồi (50*50,000) lương gia group

2.500,000

29

Nhân viên y tế (2*500,000/1 người)

1.000,000

30

Kỷ niệm chương 50c*50.000( cho 40 thú cưng và 10 vị khách mời)

2.500,000

33

Quay số may mắn cho khán giả

500,000

34

Quà kỷ niệm cho các cún: giấy chứng nhận 40 bản* 10.000, chuông đeo cổ 40*20.000, cặp di chuyển thú cưng 36c*160.000.

6.960,000

35

Tiền thuê cộng tác viên (2 người 500,000/1 người)

1,000,000

Giải thưởng:

Hoa Hậu: 10.000.000đ

Á hậu 1: 5.000.000đ

Á hậu 2: 3.000.000đ

Thí sinh tài năng: 1.000.000đ

Thí sinh có phần trình diễn đẹp nhất: 1.000.000đ

Thí sinh được khán giả yêu mến nhất: 1.000.000đ

21.000.000

36

Phụ cấp cho BGK 5 người* 1.000.000

5.000.000

36

Chi phí phát sinh

5,000,000

Tổng

125,695,000

2.3. Hồ sơ vận động tài trợ

2.3.1. Các nhà tài trợ chương trình

- Các nhà tài trợ của chương trình Ngày hội thú cưng – PET CARNIVAL có thể là cá nhân hoặc một tổ chức hoặc nhãn hiệu hàng hóa. Tuy nhiên, nhà tài trợ cho chương trình phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Không liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp với những loại hàng hóa bị cấm lưu thông hoặc quảng cáo theo quy định của pháp luật.

+ Khai thác quyền và lợi ích tài trợ nhằm khuyến khích gắn kết tình thân giữa "boss" & "sen" qua các hoạt động lành mạnh đồng thời đây cũng là cơ hội để chúng ta chung tay ủng hộ quỹ bảo vệ động vật, Khám phá thế giới đời sống của thú cưng.

2.3.2. Phân hạng nhà tài trợ

Nhà tài trợ của chương trình Ngày hội thú cưng – PET CARNIVAL được chia thành các hạng sau:

Nhà tài trợ Lolipet (số lượng 1)

Nhà tài trợ y Hà Nội- Hanoi pet hospital (số lượng 2)

Nhà tài trợ Vương quốc thú cưng KoKo Pet (số lượng 3)

Nhà tài trợ (số lượng 2)

Nhà tài trợ (số lượng 1)

Nhà tài trợ Pet Mart (số lượng 3)

Nhà tài trợ hỗ trợ tổ chức chương trình (số lượng): 1

Việc dùng logo, poster quảng cáo của nhà tài trợ trong chương trình Ngày hội thú cưng – PET CARNIVAL phải tuân thủ bản hướng dẫn của ban tổ chức và hợp đồng tài trợ.

2.3.3. Nguyên tắc ưu tiên cho người đến trước

Các Nhà tài trợ cùng hạng có quyền bình đẳng như nhau. Tuy nhiên, các quyền và lợi ích của các Nhà tài trợ cùng hạng sẽ tuân thủ nguyên tắc "ưu tiên cho người đến trước".

Pet Mart

Hình thức tài trợ: 70 % bằng tiền và 30% bằng sản phẩm.

Cơ sở xác định giá trị tài trợ: nhận quyền lợi nhà tài trợ chính 30.000.000 VNĐ

Pet Mart:

Trước sự kiện: Tên được nhắc và Logo của nhà tài trợ Pet Mart được xuất hiện/hoặc xưng danh trong trailer quảng trên trang Facebook của Hội yêu thú cưng.

Được quyền sử dụng logo của chương trình PET CARNIVAL và nhãn hiệu của nhà tài trợ trên những sản phẩm, ấn phẩm được sử dụng trong chương trình.

Được sử dụng các hình ảnh của chương trình PET CARNIVAL" trong việc tiếp thị các sản phẩm từ khi ký kết hợp đồng đến hết ngày 31-12-2020.

Logo được xuất hiện trên toàn bộ các khu vực sân khấu của chương trình PET CARNIVAL.

Tặng riêng 4 poster thể hiện dịch vụ nhà tài trợ Pet Mart tại các điểm vàng trong khuôn viên của chương trình

Logo nhà tài trợ Pet Mart được xuất hiện trang trọng trên trang Facebook của Hội yêu thú cưng.

Link trang web nhà tài trợ Pet Mart sẽ xuất hiện trang web của Hội yêu thú cưng trên Facebook.

Logo nhà tài trợ Pet Mart được xuất hiện trang trọng tờ rơi của chương trình.

Logo nhà tài trợ Pet Mart được xuất hiện trang trọng trên tờ rơi quảng bá chương trình.

Được đặt 2 gian hàng trong khu vực tổ chức của chương trình.

Được viết 2 bài PR/quảng cáo về dịch vụ của nhà tài trợ Pet Mart.

Được ưu tiên tái ký hợp đồng cho các chương trình lần sau.

Trong sự kiện: Logo của nhà tài trợ Pet Mart được xuất hiện trang trọng và đặc biệt trên các ấn phẩm, vật phẩm của sự kiện:

· 1 Cổng chào

· 6 poster khu vực diễn ra chương trình

· 3 Băng dôn

· 10 giấy mời

· Sân khâu chính

Nhà nhà tài trợ Pet Mart được ưu tiên tổ chức ít nhất 1 hoạt động/ngày tại khu vực các sân khấu (trò chơi, cuộc thi...) được duyệt kịch bản từ BTC.

Bệnh viện thú y Hà Nội

Giá trị tài trợ: 20.000.000 VNĐ.

Hình thức tài trợ: 70 % bằng tiền và 30% bằng sản phẩm.

Cơ sở xác định giá trị tài trợ: nhận quyền lợi nhà tài trợ chính 20.000.000 VNĐ.

* Quyền lợi của nhà tài trợ chính:

Trước sự kiện: Tên Nhà tài trợ Bệnh viện thú y Hà Nội được nhắc Logo Bệnh viện thú y Hà Nội được xuất hiện/hoặc xưng danh trong trailer quảng trên trang Facebook của Hội yêu thú cưng.

Được quyền sử dụng logo của chương trình PET CARNIVAL và nhãn hiệu của nhà tài trợ trên những sản phẩm, ấn phẩm được sử dụng trong chương trình.

Được sử dụng các hình ảnh của chương trình PET CARNIVAL trong việc tiếp thị các sản phẩm từ khi ký kết hợp đồng đến hết ngày 31-12-2020.

Logo được xuất hiện trên các khu vực sân khấu của chương trình PET CARNIVAL

Tặng riêng 3 poster thể hiện dịch vụ Nhà tài trợ Bệnh viện thú y Hà Nội tại các điểm vàng trong khuôn viên của chương trình

Logo Nhà tài trợ Bệnh viện thú y Hà Nội được xuất hiện trang trọng tờ rơi quảng bá chương trình

Được đặt 1 gian hàng trong khu vực tổ chức của chương trình.

Được viết 1 bài PR/quảng cáo về dịch vụ của Nhà tài trợ Bệnh viện thú y Hà Nội.

Được ưu tiên tái ký hợp đồng cho các chương trình lần sau

Trong sự kiện: Logo của Nhà tài trợ được xuất hiện trang trọng và đặc biệt trên các ấn phẩm, vật phẩm của sự kiện:

· 1 Cổng chào chính

· 6 poster khu vực diễn ra chương trình

· 3 Băng dôn

· 10 giấy mời

· Sân khâu chính

· 10 giấy mời

· Sân khâu chính

Nhà nhà tài trợ Bệnh viện thú y Hà Nội được ưu tiên tổ chức ít nhất 1 hoạt động/ngày tại khu vực các sân khấu (trò chơi, cuộc thi...) được duyệt kịch bản từ BTC.

c. Nhà tài trợ :

Giá trị tài trợ: 30.000.000 VNĐ.

Hình thức tài trợ: 100 % bằng tiền .

Cơ sở xác định giá trị tài trợ: nhận quyền lợi nhà tài trợ chính 30.000.000 VNĐ

* Quyền lợi của nhà tài trợ Vương quốc thú cưng KoKo Pet :

Trước sự kiện: Tên nhà tài trợ được nhắc và Logo của nhà tài trợ Vương quốc thú cưng KoKo Pet được xuất hiện/hoặc xưng danh trong trailer quảng trên trang Facebook của Hội yêu thú cưng.

Được quyền sử dụng logo của chương trình " Hội offline thú cưng độc lạ" và nhãn hiệu của nhà tài trợ trên những sản phẩm, ấn phẩm được sử dụng trong chương trình.

Được sử dụng các hình ảnh của chương trình " Hội offline thú cưng độc lạ" trong việc tiếp thị các sản phẩm từ khi ký kết hợp đồng đến hết ngày 31-12-2020.

Logo nhà tài trợ Vương quốc thú cưng KoKo Pet được xuất hiện trên toàn bộ các khu vực sân khấu của chương trình " Hội offline thú cưng độc lạ".

Tặng riêng 4 poster thể hiện dịch vụ nhà tài trợ Vương quốc thú cưng KoKo Pet tại các điểm vàng trong khuôn viên của chương trình

Logo nhà tài trợ Vương quốc thú cưng KoKo Pet được xuất hiện trang trọng trên trang Facebook của Hội yêu thú cưng.

Link trang web nhà tài trợ Vương quốc thú cưng KoKo Pet sẽ xuất hiện trang web của Hội yêu thú cưng trên Facebook.

Logo nhà tài trợ Vương quốc thú cưng KoKo Pet được xuất hiện trang trọng tờ rơi của chương trình.

Logo nhà tài trợ Vương quốc thú cưng KoKo Pet được xuất hiện trang trọng trên tờ rơi quảng bá chương trình.

Được đặt 2 gian hàng trong khu vực tổ chức của chương trình.

Được viết 2 bài PR/quảng cáo về dịch vụ của nhà tài trợ Vương quốc thú cưng KoKo Pet.

Được ưu tiên tái ký hợp đồng cho các chương trình lần sau.

Trong sự kiện: Logo của nhà tài trợ Vương quốc thú cưng KoKo Pet được xuất hiện trang trọng và đặc biệt trên các ấn phẩm, vật phẩm của sự kiện:

· 1 Cổng chào

· 6 poster khu vực diễn ra chương trình

· 3 Băng dôn

· 10 giấy mời

· Sân khâu chính

Nhà nhà tài trợ Vương quốc thú cưng KoKo Pet được ưu tiên tổ chức ít nhất 1 hoạt động/ngày tại khu vực các sân khấu (trò chơi, cuộc thi...) được duyệt kịch bản từ BTC.

Lolipet

Giá trị tài trợ: 10.000.000 VNĐ.

Hình thức tài trợ: 100% bằng tiền

Cơ sở xác định giá trị tài trợ: nhận quyền lợi nhà đồng tài trợ giá trị 10.000.000 VNĐ

* Quyền lợi của Lolipet:

Trước sự kiện: Tên được nhắc hoặc Logo nhà tài trợ Lolipet được xuất hiện/hoặc xưng danh trong trailer quảng trên trang Facebook của Hội yêu thú cưng.

Được quyền sử dụng logo của chương trình PET CARNIVAL và nhãn hiệu của nhà tài trợ trên những sản phẩm, ấn phẩm được sử dụng trong chương trình.

Được sử dụng các hình ảnh của chương trình PET CARNIVAL trong việc tiếp thị các sản phẩm từ khi ký kết hợp đồng đến hết ngày 31-12-2020.

Logo nhà đồng tài trợ được xuất hiện các khu vực sân khấu của chương trình PET CARNIVAL

Tặng riêng 2 poster thể hiện dịch vụ nhà tài trợ Lolipet tại các điểm vàng trong khuôn viên của chương trình.

Logo nhà tài trợ Lolipet được xuất hiện trang trọng tờ rơi quảng bá chương trình.

Được đặt 1 gian hàng trong khu vực tổ chức của chương trình.

Được ưu tiên tái ký hợp đồng cho các chương trình lần sau.

Trong sự kiện: Logo của nhà tài trợ Lolipet được xuất hiện trang trọng và đặc biệt trên các ấn phẩm, vật phẩm của sự kiện:

· 1 Cổng chào chính

· 6 poster khu vực diễn ra chương trình

· 3 Băng dôn

· 10 giấy mời

· Sân khấu chính

e. Nhà tài trợ Thế giới thú cưng Sasu Pet

Giá trị tài trợ: 20.000.000 VNĐ.

Hình thức tài trợ: 50 % bằng tiền và 50% bằng sản phẩm.

Cơ sở xác định giá trị tài trợ: nhận quyền lợi nhà tài trợ chính 20.000.000 VNĐ.

* Quyền lợi của nhà tài trợ chính:

Trước sự kiện: Tên Nhà tài trợ Thế giới thú cưng Sasu Pet được nhắc Logo Thế giới thú cưng Sasu Pet được xuất hiện/hoặc xưng danh trong trailer quảng trên trang Facebook của Hội yêu thú cưng.

Được quyền sử dụng logo của chương trình PET CARNIVAL và nhãn hiệu của nhà tài trợ trên những sản phẩm, ấn phẩm được sử dụng trong chương trình.

Được sử dụng các hình ảnh của chương trình PET CARNIVAL trong việc tiếp thị các sản phẩm từ khi ký kết hợp đồng đến hết ngày 31-12-2020.

Logo Nhà tài trợ Thế giới thú cưng Sasu Pet được xuất hiện trên các khu vực sân khấu của chương trình PET CARNIVAL

Tặng riêng 3 poster thể hiện dịch vụ Nhà tài trợ Thế giới thú cưng Sasu Pet tại các điểm vàng trong khuôn viên của chương trình

Logo Nhà tài trợ Thế giới thú cưng Sasu Pet được xuất hiện trang trọng tờ rơi quảng bá chương trình

Được đặt 1 gian hàng trong khu vực tổ chức của chương trình.

Được viết 1 bài PR/quảng cáo về dịch vụ của Nhà tài Thế giới thú cưng Sasu Pet.

Được ưu tiên tái ký hợp đồng cho các chương trình lần sau

Trong sự kiện: Logo của Nhà tài trợ Thế giới thú cưng Sasu Pet được xuất hiện trang trọng và đặc biệt trên các ấn phẩm, vật phẩm của sự kiện:

· 1 Cổng chào chính

· 6 poster khu vực diễn ra chương trình

· 3 Băng dôn

· 10 giấy mời

· Sân khâu chính

· 10 giấy mời

· Sân khâu chính

Nhà nhà tài trợ Thế giới thú cưng Sasu Pet được ưu tiên tổ chức ít nhất 1 hoạt động/ngày tại khu vực các sân khấu (trò chơi, cuộc thi...) được duyệt kịch bản từ BTC.

f. Nhà tài trợ Pet Story

Giá trị tài trợ: 10.000.000 VNĐ.

Hình thức tài trợ: 100% bằng tiền

Cơ sở xác định giá trị tài trợ: nhận quyền lợi nhà đồng tài trợ giá trị 10.000.000 VNĐ

* Quyền lợi của nhà tài trợ Pet Story:

Trước sự kiện: Tên nhà tài trợ Pet Story được nhắc hoặc Logo nhà tài trợ Lolipet được xuất hiện/hoặc xưng danh trong trailer quảng trên trang Facebook của Hội yêu thú cưng

Được quyền sử dụng logo của chương trình PET CARNIVAL và nhãn hiệu của nhà tài trợ trên những sản phẩm, ấn phẩm được sử dụng trong chương trình.

Được sử dụng các hình ảnh của chương trình PET CARNIVAL trong việc tiếp thị các sản phẩm từ khi ký kết hợp đồng đến hết ngày 31-12-2020.

Logo nhà đồng tài trợ được xuất hiện các khu vực sân khấu của chương trình PET CARNIVAL.

Tặng riêng 2 poster thể hiện dịch vụ nhà tài trợ Pet Story tại các điểm vàng trong khuôn viên của chương trình.

Logo nhà tài trợ Pet Story được xuất hiện trang trọng tờ rơi quảng bá chương trình.

Được đặt 1 gian hàng trong khu vực tổ chức của chương trình.

Được ưu tiên tái ký hợp đồng cho các chương trình lần sau.

Trong sự kiện: Logo của nhà tài trợ Pet Story được xuất hiện trang trọng và đặc biệt trên các ấn phẩm, vật phẩm của sự kiện:

· 1 Cổng chào chính

· 6 poster khu vực diễn ra chương trình

· 3 Băng dôn

· 10 giấy mời

· Sân khấu chính

Giá trị tài trợ: 5.000.000 VNĐ.

Hình thức tài trợ: 100% bằng tiền,

Cơ sở xác định giá trị tài trợ: nhận quyền lợi nhà tài trợ hỗ trợ với giá trị tài trợ: 5.000.000 VNĐ.

* Quyền lợi của nhà tài trợ hỗ trợ tổ chức chương trình:

Trước sự kiện: Tên NTT được nhắc Logo NTT được xuất hiện trong trailer quảng trên trang Facebook của Hội yêu thú cưng.

Logo NTT được xuất hiện trang trọng tờ rơi quảng bá chương trình

Được đặt 1 gian hàng trong khu vực tổ chức của chương trình.

Được ưu tiên tái ký hợp đồng cho các chương trình về lần sau.

Trong sự kiện: Logo của NTT được xuất hiện trang trọng và đặc biệt trên các ấn phẩm, vật phẩm của sự kiện:

· 1 Cổng chào chính

· 6 poster khu vực diễn ra chương trình

· 3 Băng dôn

· 10 giấy mời

· Sân khâu chính

Đồng hành cùng chương trình PET CARNIVAL là một cơ hội lớn để và quảng bá thương hiệu và định vị hình ảnh những sản phầm của nhà tài trợ không chỉ đối với những người tiêu dùng các sản phẩm cho thú cưng mà còn mở ra những cơ hội lớn về tiềm năng cho hoạt động kinh doanh của nhà tài trợ. Sự hỗ trợ từ phía Quý công ty không chỉ mang ý nghĩa thiết thực trong việc hỗ trợ trực tiếp cho chương trình mà còn góp phần tuyền truyền từ đó có những hành động thiết thực trong việc bảo vệ động vật. Do vậy, BTC Lễ hội rất mong nhận được sự hỗ trợ từ Quý công ty.

2.4. Kế hoạch hậu cần

Kế hoạch hậu cần cho sự kiện là hết sức quan trọng, có tác động đến diện mạo và thành công của sự kiện. Việc lên kế hoạch hậu cần sẽ có quan hệ chặt chẽ và tương tác với kế hoạch tài chính và các thông số marketing.

2.4.1. Kế hoạch chuẩn bị hậu cần:

Công việc

Thứ sáu

Thứ bảy

Chủ nhật

Dọn dẹp, chuẩn bị địa điểm

x

X

Bục sân khấu, lều được mang tới

X

Máy phát điện được mang tới

X

Bố trí, lắp đặt sân khấu, các gian hàng, lối đi

X

Lắp đặt hệ thống âm thanh

X

x

Bố trí hệ thống an ninh, xử lí rác thải

X

x

2.4.2. Địa điểm - Sự kiện diễn ra tại công viên Thống Nhất. Công tác chuẩn bị địa điểm được chuẩn bị trước 2 ngày, yêu cầu địa điểm phải được dọn dẹp sạch sẽ để phục vụ cho việc chuẩn bị sự kiện. - Công tác dọn dẹp địa điểm được đơn vị vệ sinh trước và sau sự kiện thực hiện (đã được thuê và mất phí).

2.4.3. Sân khấu - Vì địa điểm tổ chức ngoài trời nên chiều cao của sân khấu trong khoảng 1m nhằm đáp ứng cho tầm nhìn của sân khấu. - Kích thước khoảng 24m2. Sân khấu sẽ được thiết kế theo hình chữ nhật truyền thống - chiều dài 8m,chiều rộng 3m. Cầu thang sân khấu gồm một cầu thang một bên cách gà và một từ dưới sân khấu lên. Ngay khi có bục sân khấu ,các thiết bị trên sân khấu sẽ được lắp đặt và bắt đầu trang trí. - Thuê đơn vị thiết kế backdrop có in tên sự kiện và hình ảnh kèm theo. Chiều dài và rộng yêu cầu cân đối sân khấu (dài 6m, rộng 3m), kèm vách dựng và thuê 1 rèm đen để che hai bên backdrop - nhóm đơn vị được thuê sẽ đảm nhiệm nhiệm vụ này. - Thuê một lều bán nguyệt che sân khấu. Công tác chuẩn bị sân khấu sẽ được đơn vị được thuê tổ chức thực hiện trước một ngày sự kiện diễn ra.

2.4.4. Bàn ghế

Thuê cùng đơn vị dàn dựng sân khấu bao gồm - 10 bộ bàn ghế có khăn trải bàn và áo ghế dành cho khách mời và ban giám khảo.

- 20 ghế dài cho khách

-> Được mang đến cùng với lúc thực hiện trang trí sân khấu. Bộ bàn ghế cho khách mời sẽ đặt hàng đầu từ sân khấu xuống, ghế của các khán sẽ đặt từng hàng tiếp theo.

2.4.5. Hệ thống âm thanh Đơn vị được thuê sẽ chuẩn bị.

2.4.6. Vấn đề truyền thông

* Truyền thông trước sự kiện

- Tạo Fanpage sự kiện

Tạo trang sự kiện, cập nhật các thông tin giới thiệu chung về sự kiện, lịch trình, thời gian, địa điểm bản đồ... nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản cần thiết nhất .

- Thường xuyên đăng tải nội dung lên fanpage

Update các thông tin liên quan đến sự kiện, sáng tạo các nội dung thú vị và tương tác để mọi người cảm thấy thích thú với sự kiện.

- Tạo Event trên Facebook

Tạo Event từ 5-7 ngày trước khi sự kiện diễn ra để có thời gian kêu gọi và để mọi người đăng ký tham gia.

- Chia sẻ những nội dung đáng chú ý

Nhá trước nội dung thú vị trong sự kiện, các thú cưng đặc biệt, các hoạt động hấp dẫn với nhiều phần quà khủng...

- Phát tờ rơi, tập gấp về chương trình

- Quảng cáo trên các trang web và page của các nhà tài trợ

- Đăng bài trên các trang hội yêu thú cưng tại Hà Nội

- Giai đoạn cận sự kiện

Có những hoạt động thu hút mọi người tham gia sự kiện và nhắc nhở về sự kiện:

+ Đếm ngược thời gian đến ngày diễn ra sự kiện

+ Chia sẻ ảnh behind the scenes kích thích sự tò mò, tạo cảm giác sự kiện sắp đến gần.

* Truyền thông trong sự kiện

Tường thuật sự kiện trong suốt thời gian diễn ra

– Livestream trong suốt thời gian diễn ra sự kiện thông qua facebook

– Update thông tin, tình hình diễn ra sự kiện

* Truyền thông sau sự kiện

- Thuê một đơn vị quay phim,ghi hình, chụp ảnh tất cả sự kiện diễn ra

- Đăng tải phần đánh giá, feedback từ người tham dự

- Thu thập, đăng tải các bài báo viết về sự kiện

- Cung cấp tài liệu cho người không tham gia được qua kênh facebook của sự kiện

- Tạo hình ảnh/ video tổng kết sự kiện để nhìn lại toàn bộ sự kiện

- Gửi thư cảm ơn đến những khách mời đã tham gia.

2.4.7. Nhân sự

- Mc: thuê một Mc (Nam) trong đơn vị thực hiện

- Thuê 2 PG để làm lễ tân và trao quà

- Thuê 5 cộng tác viên để hỗ trợ trước trong và sau sự kiện

- Thuê 1 bác sĩ và 1 y tá thú y

- An ninh: vấn đề an ninh sẽ thuê 4 nhân viên an ninh và cử người trong công ty tổ chức đảm nhiệm.

- Cứu hộ phòng cháy chữa cháy

2.4.8. Phương tiện liên lạc

Giữa các bộ phận hậu cần sẽ dùng bộ đàm mini.

2.4.9. Qùa tặng

+ Cần chuẩn bị 4 cúp trao giải và 10 cúp lưu niệm trao cho nhà tài trợ

+ Chuẩn bị 4 bó hoa tươi để trao tặng cho người chơi có thú cưng được nhận được giải, 2 lãng hoa đặt trên sân khấu, 5 lãng hoa nhỏ để bàn ban giám khảo, 4 vòng hoa nhỏ đeo cổ cho thú cưng

+ Qùa lưu niệm giành cho trung tâm là một lãng hoa và một bức tranh nghệ thuật .

Việc chuẩn bị quà tặng sẽ được giao cho bộ phận hậu cần chuẩn bị trước 3 ngày diễn ra sự kiện,còn hoa tươi sẽ chuẩn bị đặt trước cho cửa hàng hoa và giao đến trước giờ sự kiện bắt đầu .

2.4.10. Thức ăn, đồ uống

- Cần chuẩn bị:

+ Ba thùng nước khoáng (24chai/thùng,chai nhỏ) để phục vụ khách mời và ban tổ chức. Nước uống cần đảm bảo đặt hãng nước uống đảm bảo chất lượng và được mang đến trước khi sự kiện diễn ra.

+ Năm cân thức ăn động vật phục vụ cho thú cưng được tham gia sự kiện

2.4.11. Phương tiện đi lại

- Đặt xe 9 chỗ phục vụ cho việc di chuyển của ban tổ chức và nhân viên công ty tổ chức sự kiện.

- Đặt xe ba gác để chở đạo cụ (chiều đi và chiều về)

- Khách mời sẽ tự lo phương tiện đi lại trừ một số yêu cầu của khách mời có nhu cầu được đưa đón sẽ dự bị chi phí để khi gặp trường hợp này.

2.4.12. Khách mời

Dự kiến sẽ mời 18-20 khách mời ( gồm cả nội bộ nhân viên công ty).

2.4.2. Trong quá trình diễn ra sự kiện:

* Chuẩn bị cho sự kiện: (ngày hôm trước)

- Phương tiện đi lại của nhân viên và các thiết bị: xe riêng và xe tải nhỏ.

- Dọn dẹp, chuẩn bị địa điểm, dựng sân khấu: các thiết bị sân khấu được đem đến và lắp đặt.

- Dựng các gian hàng cho các nhà tài trợ và các đơn vị đăng kí: sản phẩm thức ăn, trang phục, chăm sóc sức khỏe...

- Phân luồng khán giả, thí sinh tham dự, khách mời: lắp đặt các bảng hiệu chỉ dẫn đường, lối đi, chỉ dẫn đến địa điểm sân khấu chính, gian hàng, khu ăn uống, khu nghỉ ngơi, khu vệ sinh,... Xây dựng lối đi riêng cho những việc khẩn cấp: cứu hỏa, cấp cứu,...

- Bố trí đầy đủ thùng rác.

* Khi sự kiện diễn ra:

- Đảm bảo sự hoạt động của các thiết bị và ekip.

- Giao tiếp thông tin nội bộ: lắp đặt hệ thống đàm cho bảo vệ, cho người thực hiện chương trình cũng như ekip thực hiện sự kiện.

- Điều kiện nghỉ ngơi trước khi và khi sự kiện diễn ra phải đảm bảo sức khỏe cho các thí sinh tham dự: Cung cấp đầy đủ thức ăn, nước uống ở khu nghỉ ngơi cho các Pet thí sinh và chủ pet.

- Chuẩn bị và bố trí các thiết bị, dụng cụ đầy đủ cho các phần thi, trò chơi

- An ninh trật tự: nhân viên an ninh luôn để ý, giám sát để đảm bảo an toàn, an ninh, trật tự trong suốt chương trình.

- Vấn đề rác thải: nếu thùng rác đầy, nhân viên lao công chú ý đổ, dọn dẹp luôn.

*Kết thúc sự kiện: Thu dọn và khắc phục hậu quả, cần chú ý một số công việc như sau:

+ Lối ra và phương tiện, các tuyến đi lại trên đoạn đường Phạm Văn Đồng.

+ Các phương án đảm bảo an toàn: xếp hàng, hạn chế xô đẩy,...

+ Thu dọn, chuyển đi và lau chùi các thiết bị.

2.5. Kế hoạch quản lý rủi ro

Khi 1 sự kiện diễn ra bao gồm rất nhiều khâu từ công tác chuẩn bị tổ chức, số lượng người tham gia khi sự kiện diễn ra rất lớn có thể từ vài trăm cho tới hàng ngàn người, do đó việc xảy ra những sự cố không có trong kịch bản là điều không tránh khỏi. Tuy nhiên, người tổ chức sự kiện vẫn có thể lên kế hoạch trước về những sự cố, rủi ro có thể xảy ra và cách giải quyết để sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.

2.5.1. Những rủi ro khi tổ chức sự kiện

2.5.1.1. Rủi ro trong lập kế hoạch

- Xác định sai về đối tượng / khách hàng mục tiêu của chương trình

- Thiết kế bài trí không gian không phù hợp với phong cách của chương trình

- Chọn không đúng công ty dịch vụ hỗ trợ tổ chức chương trình

- Thiết kế cơ cấu nhân sự không hiệu quả cho việc tổ chức.

2.5.1.2. Rủi ro trong hoạch định ngân sách

- Nếu hoạch định Ngân sách thấp hơn thực tế thì sẽ thiếu ngân sách khi chạy chương trình

- Nếu hoạch định Ngân sách quả lớn so với thực tế thì sẽ gây tổn thất Tăng chi phí , giảm lợi nhuận của công ty

2.5.1.3. Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng

- Thông báo không đúng khách hàng mục tiêu

- Khách hàng không cảm thấy ấn tượng , thu hút với buổi sự kiện- > mất hình ảnh của công ty với khách hàng

2.5.1.4. Rủi ro trong quyết định địa điểm , không gian

- Không gian tổ chức không phù hợp với lượng người tham gia

- Địa điểm khó khăn trong việc tìm or di chuyển , Khách VIP không được đưa đón , bảo vệ chu đáo .

- Vị trí tổ chức gặp khó khăn : kẹt xe , ồn ào , đông đúc ..

2.5.1.5. Rủi ro trong việc an toàn khi diễn ra sự kiện

- Các tình huống cháy , hỏa hoạn ...

- Tình trạng bảo quản tài sản cá nhân và tài sản chung

- Tranh chấp , cãi vã , mất trật tự trong lúc diễn ra sự kiện .

- Ngộ độc thực phẩm do thức ăn , nước uống trong sự kiện

2.5.1.6. Rủi ro trong việc chuẩn bị thiết bị , dụng cụ

- Mất điện , mất kết nối Internet , âm thanh , ánh sáng không làm việc .

- Thiếu số lượng bàn ghế cho khách mới , người tham gia .

- Nhà cung cấp không giao hàng đúng nơi – giờ quy định

2.5.1.7. Rủi ro do các yếu tố môi trường

- Môi trường tự nhiên : mưa , gió , bão , động đất , ...

- Môi trường văn hóa - xã hội ; thói quen , cách ứng xử của người tham gia Sự kiện

- Môi trường chính trị - pháp luật : thủ tục , giấy tờ cần thiết , quy định về thuần phong mỹ tục .

2.5.2. Các phương pháp phòng ngừa rủi ro - hạn chế thiệt hại

2.5.2.1. Rủi ro trong lập kế hoạch

- Lập kế hoạch phù hợp với thực tế, xác định đúng mục tiêu, khách hàng mục tiêu là những người nuôi và có thích yêu thú cưng.

- Đưa ra các ý tưởng dựa vào bảng định hướng.

- Lựa chọn các đối tác uy tín, có tiếng trong ngành để cùng hợp tác tổ chức

2.5.2.2. Rủi ro trong hoạch định ngân sách

- Hoạch định ngân sách cần dựa vào việc liệt kê chi tiết nhưng chi phí phát sinh và luôn cập nhật giá cả thị trường trên thực tế thường xuyên.

2.5.2.3. Rủi ro trong chăm sóc khách hàng

- Phải có một đội chuyên trách về những công việc liên quan đến dịch vụ khách hàng, giải đáp thắc mắc, hỗ trợ khách hàng.

2.5.2.4. Rủi ro trong quyết định địa điểm, không gian tổ chức

- Địa điểm tổ chức ngoài trời cần lưu ý đến các vấn đề thời tiết như nắng, mưa,... cần chuẩn bị phông bạt sẵn. Theo dõi tình hình thời tiết thường xuyên trong thời gian chuẩn bị diễn ra sự kiện, nếu thời tiết quá cực đoan thì đổi địa điểm tổ chức qua nơi có mái che.

2.5.2.5. Rủi ro an toàn khi diễn ra sự kiện

- Cần có 1 đội an ninh đảm bảo an toàn

- Để tránh tình trạng thất lạc thú cưng, khi tham gia chương trình mỗi thú cưng sẽ nhận được số thứ tự và chủ nhân sẽ ghi tên thú cưng và đeo trên cổ chúng.

- Chuẩn bị khu vực thức ăn, nước uống phù hợp với thú cưng riêng, khu phục vụ cho người riêng. Đảm bảo các đồ ăn phù hợp.

- Chuẩn bị trước các dụng cụ y tế.

2.5.2.6. Rủi ro trong việc chuẩn bị thiết bị, dụng cụ

- Lập bảng danh sách liệt kê các thiết bị cần có kiểm tra trước khi chương trình diễn ra.

- Yêu cầu bên cung cấp thiết bị luôn có kỹ thuật viên có mặt trong khi chương trình đang diễn ra.

2.5.2.7. Rủi ro do các yếu tố môi trường

- Theo dõi tình hình thời tiết.

- Nghiên cứu các thói quen của khách mời

- Tìm hiểu quy định của pháp luật về việc tổ chức sự kiện nơi công cộng

2.5.2.7. 1 số phương án giải quyết khác

- Nếu khách mời quan trọng đến muộn hoặc còn quá ít khách, MC có thể tổ chức chơi 1 số trò chơi để kéo dài thời gian

- Quảng cáo về sự kiện trên các hội nhóm thú cưng trên mạng xã hội

- Bố trí không gian phù hợp không làm cho khách mời cảm thấy quá ngột ngạt