a) Nguyên tắc hiệu quả

Xây dựng và khai thác hệ thống thông tin quản lý không ngoài mục đích là giải quyết các bài toán quản lý sao cho có hiệu quả nhất. Đó cũng chính là nguyên tắc đầu tiên được đặt ra ở đây: nguyên tắc hiệu quả. Tất nhiên, với các đối tượng khác nhau thì các bài toán cụ thể được đặt ra cũng rất khác nhau.

Chẳng hạn, với một doanh nghiệp chế tạo máy và chế tạo dụng cụ, các bài toán kế hoạch hoá lịch tác nghiệp là rất quan trọng. Trong trường hợp này, hiệu quả của việc giải quyết bài toán có thể là: mỗi khi các nhiệm vụ sản xuất bị thay đổi thì các hoạt động đảm bảo cung cấp vật tư kỹ thuật cũng như hoạt động sản xuất đều phải kịp thời thay đổi tương ứng; và hơn nữa, phải kịp thời xác định được khối lượng sản phẩm tối ưu và tính toán được mức khai thác hợp lý vật tư thiết bị. Trong nông nghiệp, đó là các bài toán tối ưu hoá khẩu phần thức ăn, phân bố hợp lý nguồn phân bón hiện có, dựa vào tính chất đất, đặc điểm các giống cây trồng và dự báo thời tiết,...

Trong các hệ thống thông tin quản lý cấp ngành thì vấn đề quan trọng nhất là bài toán tối ưu hoá phân bố kế hoạch giữa các xí nghiệp, phối hợp chính xác và quản lý tốt việc cung cấp các sản phẩm luân chuyển giữa các xí nghiệp, cũng như bài toán dự báo về thị trường và về sự phát triển tương lai của ngành.

b) Nguyên tắc tiếp cận hệ thống

Nguyên tắc cơ bản thứ hai là nguyên tắc tổng hợp, hay còn gọi là nguyên tắc tiếp cận hệ thống. Thực chất của nguyên tắc này là việc thiết kế xây dựng hệ thống thông tin quản lý phải dựa trên cơ sở phân tích cả hệ thống các đối tượng và hệ thống quản lý các đối tượng đó.

Như vậy, trước hết phải xác định các mục tiêu và tiêu chuẩn đối với các hoạt động của đối tượng, đồng thời phát hiện ra toàn bộ các vấn đề cần giải quyết, bảo đảm cho toàn bộ hệ thống sau khi được thiết kế xây dựng sẽ hoạt động có hiệu quả cao nhất.

Thông thường, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý trong hoạt động của một doanh nghiệp đòi hỏi phải thực hiện hàng loạt các biện pháp tổ chức, như thay đổi các hình thức tài liệu đã quen thuộc, thay đổi cơ cấu các thành phần tham gia quản lý, thay đổi nhiệm vụ của một số thành phần trong bộ máy quản lý. Nguyên tắc tiếp cận hệ thống đòi hỏi chúng ta phải liệt kê đầy đủ các vấn đề cần được làm sáng tỏ.

c) Nguyên tắc người lãnh đạo cao nhất

Để thực hiện được hai nguyên tắc trên, trước hết cần phải có sự tham gia trực tiếp ngay từ đầu của người lãnh đạo cao nhất các đối tượng quản lý vào việc đặt hàng, phác thảo, thiết kế xây dựng và áp dụng hệ thống thông tin quản lý. Đó là nguyên tắc thứ ba: nguyên tắc người lãnh đạo cao nhất. Có thể thấy rằng, mọi ý định chuyển trách nhiệm xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho những người có chức vụ thấp thường làm cho hệ thống được xây dựng sau này chỉ có thể trở thành công cụ để giải quyết các công việc quản lý sự vụ chứ không thể làm tốt được các chức năng mong muốn của nó.

d) Nguyên tắc tự động hoá việc luân chuyển tài liệu

Một nguyên tắc quan trọng khác cần được lưu ý là nguyên tắc tự động hoá việc luân chuyển tài liệu, vì chỉ khi các tài liệu được luân chuyển trực tiếp giữa các phương tiện tin học với nhau thay vì việc luân chuyển thủ công giữa các khâu trước đây thì việc khai thác hệ thống thông tin quản lý mới có hiệu quả thực sự.

Nguyên tắc thứ tư này cũng giải thích cho thực tế ứng dụng rộng rãi hiện nay của các mạng máy tính trong công tác quản lý cũng như xu hướng điện tử hoá trong các hoạt động (Thương mại điện tử, Chính phủ điện tử).

f) Nguyên tắc hệ thống mở

Nguyên tắc thứ sáu là: nguyên tắc hệ thống mở. Nguyên tắc này đòi hỏi hệ thống thông tin quản lý phải có khả năng tiếp thu được các công nghệ khai thác thông tin mới nhất, bảo đảm giải được các bài toán quản lý mới phát sinh trên cơ sở vẫn tận dụng được thật tốt những tài nguyên hiện có.

g) Nguyên tắc làm phù hợp khả năng thông qua tại mọi nút, mọi bộ phận

Nguyên tắc cuối cùng là: nguyên tắc làm phù hợp khả năng thông qua tại mọi nút, mọi bộ phận. Để hệ thống thông tin quản lý có thể làm việc với độ tin cậy cao và với tốc độ mong muốn, phải tổ chức các luồng thông tin sao cho chúng không thể trở nên quá tải đối với bất kỳ một nút hay một bộ phận nào.

Thông thường, phải quan tâm trước hết đến các thông tin nằm ở đầu vào và đầu ra của hệ thống, tiếp đó là các thông tin nằm ở những điểm giao của các tiểu hệ thống hoạt động thường xuyên hoặc điểm giao của nhiều tiểu hệ thống hay nhiều bộ phận. Bởi vì đó chính là những khúc hẹp nhất (theo nghĩa: có mật độ cao nhất) của các luồng thông tin vận hành trong hệ thống.

Hoạt động của tổ chức thông qua hệ thống thông tin là cách thức tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia. Liên hệ Sở Nội vụ:

- Sở nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân tỉnh,thuộc sự chỉ đạo và điều hành về chuyên môn của Bộ nội vụ.

- Sở nội vụ thực hiện chức năng quản lý về cán bô, công chức, thi đua – khen thưởng, tổ chức phi chính phủ, ...

- Giám đốc sở nội vụ chịu trách nhiệm quản lý về hoạt động của cơ quan mình.Hoạt động dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và được quy định và lưu trữ trong kho dự liệu của tỉnh, quốc gia.

- Trong sở nội vụ,có trung tâm thông tin, trung tâm này nhận thông tin chỉ đạo của bộ nội vụ, của ủy ban nhân dân tỉnh và chuyển báo cáo lên các cơ quan này.Nhận thông tin tự quận, huyện, phòng, ban và đưa thông tin chỉ đạo về chuyên môn lĩnh vực quản lý.

- Sở nội vụ có xây dựng cơ sở dữ liệu riêng trong sở mình, đó là những tư liệu thống kê về số lượng cán bộ,công chức, viên chức trong tỉnh... Những hồ sơ cán bộ,...

- Khai thác các cơ sở dự liệu của bộ như: các văn bản của bộ ban hành, số liệu thống kê,dự liệu tiêu chuẩn nghành do bộ ban hành...

- Khai thác các cơ sở dự liệu của tỉnh: hệ thống các văn bản do UBND tỉnh ban hành,hệ thống các cở sở dữ liệu khác...