8.1. Cách thức quản lý và điều hành một tổ chức thông qua hệ thống thông tin.

Ví dụ: Khi văn phòng nhận được công văn đề nghị yêu cầu của một phường trong quận, khi công văn được chuyển tới thì có nhân viên nhận và văn phòng đọc, kiểm tra nội dung của văn bản, xác định những văn bản có liên quan đến nội dung văn bản trong kho dự liệu và lên lịch để trình lãnh đạo xem xét. Sau khi lãnh đạo xem xét và có ý kiến trả lời văn phòng thì tiến hành soạn thảo công văn trình lãnh đạo ký, văn thư đóng dấu, sau đó lưu trữ một bản và gửi đến cơ quan yêu cầu. Quá trình này có thể do một cán bộ văn phòng thực hiện.

+ Hoạt động của tổ chức này rất đặc thù, nó đóng vai trò là đầu mối thông tin mọi thông tin hoạt động trong tổ chức đều phải qua tổ chức này.

+ Văn phồng ủy ban nhân dân có nhiệm vụ : soạn thảo các văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ văn bản, hồ sơ, tư vấn, cho lãnh đạo,sắp xếp lịch công tác cho lãnh đạo... nhưng chức năng quan trọng là nhận thông tin từ ngoài vào, xử lý thông tin sơ bộ,và báo cáo lãnh đạo, nhận thông tin chỉ đạo của lãnh đạo gửi tới các cá nhân, tổ chức, đơn vị, có liên quan.

+ Để thực hiện được chức năng đó, văn phòng phải thông qua hệ thống thông tin quản lý : cán bộ, nhân viên văn phòng, hệ thống máy tính, thiết bị văn phòng, mạng nội bộ, các phần mềm hoạt động và các cơ sở dữ liệu của nội bộ cơ quan, của quốc gia.

8.2. Những yếu tố quyết định đến hệ thống thông tin trong tổ chức.

Cũng như ở hầu hết các lĩnh vực quản lý kinh tế - xã hội, để có thể xây dựng thành công và khai thác có hiệu quả hệ thống thông tin quản lý trong một cơ quan, tổ chức, trước hết cần phải hội đủ các điều kiện ở cả ba phương diện là:

a) Điều kiện về lực lượng lãnh đạo

Mỗi thành viên cần phải ý thức được hết sức rõ ràng ý nghĩa và mục đích của việc xây dựng và khai thác hệ thống thông tin quản lý, thực hiện việc tin học hoá các hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Trước hết, người lãnh đạo phải thấy được khả năng ứng dụng khoa học kỹ thuật, cụ thể là ứng dụng CNTT trong việc thực hiện các công việc chung của tổ chức. Từ đó, người lãnh đạo phải luôn quan tâm đến các vấn đề đổi mới phương pháp, đổi mới kỹ thuật và công nghệ - trong hoạt động quản lý của mình.

b) Điều kiện về con người sử dụng và trang thiết bị được đưa vào sử dụng

Trên cơ sở phân tích, thiết kế các hệ thống thông tin phục vụ quản lý, mỗi cơ quan, tổ chức sẽ chủ động quyết định trang bị những phương tiện nào và yêu cầu các thành viên phải chuẩn bị đến đâu khả năng làm chủ máy móc, sử dụng các phương tiện khác nhau trong công việc của mình.

Riêng đối với các cơ quan, tổ chức có quy mô lớn, phải chú ý cả việc đào tạo các chuyên gia phần mềm, các chuyên gia quản lý hệ thống, bên cạnh các nhà chuyên môn lành nghề không thể thiếu được khác.

c) Điều kiện về các phương pháp khoa học và các thủ tục ứng dụng

Trên cơ sở phân cấp tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan, tổ chức, người lãnh đạo sẽ lựa chọn mô hình hệ thống thông tin tổng thể, bao gồm các nguồn thông tin vào, các quy trình xử lý thông tin để thu nhận các thông tin đầu ra, các cách phân loại, đánh giá và tiếp tục xử lý như thế nào nhằm phục vụ công tác quản lý, điều hành, theo dõi, giám sát các khâu hoạt động, với mục tiêu cuối cùng là: thực hiện tốt đường lối chiến lược, hoàn thành tốt kế hoạch đã được đề ra từ trước.