6.1. Hệ thống thông tin quản lý.

HTTTQL là HTTT tin học hóa có chức năng thu thập, xử lý và truyền đạt mọi thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin trong guồng máy quản lý.

Các đặc trưng của hệ thống thông tin quản lý

- Hỗ trợ chức năng xử lý dữ liệu trong các hoạt động nghiệp vụ từ giao dịch đến phân tích, lưu trữ và ra quyết định;

- Sử dụng cơ sở dữ liệu thống nhất, có nhiều chức năng xử lý dữ liệu;

- Cung cấp thông tin cho các nhà quản lý, tạo điều kiện để họ thâm nhập vào các cơ sở dữ liệu;

- Đủ mềm dẻo để có thể thích ứng được với những thay đổi ở mức độ nhất định về quy trình xử lý và nhu cầu thông tin;

- Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu và an toàn cho hệ thống, hạn chế việc thâm nhập của những người không có thẩm quyền.

Điều quan trọng khi xây dựng hệ thống thông tin quản lý là phải xác định được các yêu cầu về thông tin của người sử dụng, từ đó xác định các yêu cầu về thu thập, cập nhật và xử lý dữ liệu.

Các lợi ích của hệ thống thông tin quản lý

Với sự trợ giúp của CNTT, bao gồm các trang thiết bị tin học cùng các phần mềm hệ thống, một hệ thống thông tin quản lý được xây dựng thành công sẽ thực hiện tốt các chức năng:

- Tập hợp ưu thế của tất cả các hệ thống thông tin khác nhau hiện có và phối hợp các hoạt động cần thiết phục vụ cho việc quản lý, biến quy trình xử lý, sử dụng, khai thác thông tin thành một nguồn lực có giá trị trong tổ chức;

- Đóng vai trò như một phân hệ trong sản xuất kinh doanh nếu xét trong một doanh nghiệp; có thể thường xuyên cung cấp các thông tin quá khứ, hiện tại, kể cả các thông tin dự kiến, dự báo về bản thân cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp, kể cả về môi trường của nó;

- Đề xuất những phương án chính thức để hiện thực hoá việc quản lý thông tin chính xác và kịp thời, cần thiết và thuận tiện cho việc ra quyết định xử lý nhằm giúp cho việc quy hoạch, điều khiển và chức năng quản lý, điều hành của tổ chức được hữu hiệu;

- Từng bước hình thành một hệ thống thông tin chính thức hoá, có thể tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định quản lý.

6.2. Trong một tổ chức thường có những hệ thống thông tin quản lý sau:

- Hệ thống thông tin nhằm hỗ trợ cho các quyết định có liên quan đến các vấn đề có cấu trúc chặt chẽ như khi nào phải bổ sung kho vật tư,

- Thông thường trong một tổ chức có 4 hệ thống thông tin được quan tâm như :

+ Hệ thống thông tin quản lý văn bản (các văn bản đến - đi, các thông báo, các báo cáo, các quyết định, các kế hoạch triển khai,...);

+ Hệ thống thông tin quản lý nghiệp vụ chuyên môn;

+ Hệ thống thông tin quản lý tài vụ (kế toán, tài chính, tín dụng, lương,...);

+ Hệ thống thông tin quản lý nhân sự.