4.1. Thông tin vừa là nguyên liệu, vừa là sản phẩm:

- Thông tin vào Xử lý thông tin Thông tin ra.

- Đây là chu trình xử lý thông tin chung, mọi thông tin được đem vào xử lý được gọi là thông tin đầu vào hay nói cách khác hông tin vào là nguyên liệu cho cả chu trình xử lý. Kết quả là cho một sản phẩm thông tin đầu ra.

- Trong hoạt động quản lý, thông tin được xử lý ở nhiều khâu, nhiều tầng nấc, nhiều cấp khác nhau do đó cùng một thông tin có thể vừa là thông tin đầu vào của quá trình này vừa là thông tin đầu ra của quá trình khác nói cách khác nó vùa là nguyên liệu vừa là sản phẩm.

- Ví dụ : Ủy ban nhân dân tỉnh H Gửi công văn đôn đốc nhắc nhở các huyện trong tỉnh đẩy mạnh công tác phòng chống dịch cúm gia cầm đã được triển khai.

Như vậy công văn đó chính là văn bản chứa thông tin đã được xử lý - nó là sản phẩm của ủy ban nhân dân tỉnh, Nhưng nó lại là nguyên liệu đối với các huyện, các đơn vị cấp dưới, vì sau khi nhận được công văn thì các ủy ban nhân dân huyện bắt đầu phân tích thông tin trong công văn của tỉnh và ra quyết định thực hiện công văn đó xuống cấp dưới.

4.2.Thông tin trong quản lý và việc ra quyết định ảnh hưởng qua lại:

Việc phân cấp quản lý cho thấy hoạt động quản lý ở mỗi cơ quan, tổ chức được chia thành bốn mức là : chiến lược, sách lược, tác nghiệp và thừa hành .

- Các dự liệu ở mức thừa hành ( tác nghiệp trực tiếp ) được xử lý và cung cấp cho việc làm quyết định ở mức giám sát bộ phận ( giám sát tác nghiệp), từ đó thông tin chuyển tiếp để phục vụ cho việc làm quyết định ở các mức sách lược và chiến lược.

- Nhà quản lý ở mức chiến lược xác định các chiến lược dài hạn, đặt ra các mục tiêu của cơ quan, tổ chức và đường lối nhất quán với mực tiêu đó.

+ Nhà quản lý ở mức chiến lược phải có tầm nhìn bao quát cả cơ quan, doanh nghiệp và môi trường kinh doanh, xã hội, và nhìn theo chiều lâu dài.

+ Do đó, yêu cầu xử lý thông tin mang tính tổng hợp, dự phòng , không có cơ cấu cố định, có khi được đòi hỏi bất thường và trả lời nhanh.

- Nhà quản lý ở mức sách lược chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu và đường lối ở mức chiến lược ấn định.Để làm được việc nầy, nhà quản lý ở mức sách lược phải xác định các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện.

+ Họ có tấm nhìn chiến thuật, bao quát đơn vị, các chi nhánh nội bộ nhng ít chú ý tới môi trường bên ngoài và thường nhìn tương đối lâu đài.

+ Yêu cầu xử lý thông tin của tầng này mang tính nửa tổng hợp, nửa cơ cấu, đôi khi cũng cần có dự phòng.

+ Nhìn chung tầng này thường làm việc theo kế hoạch, theo sự phối hợp đã được đặt ra từ trước và bám sát vào sự vận hành của tổ chức và bắt đầu mang một sức ì nào đó trước các tác động từ bên ngoài.

- Nhà quản lý và nhu cầu thông tin ở mức tác nghiệp:

+ Nhà quản lý có các nhiệm vụ đã được định rõ, có thể kéo dài cả ngày, cả tuần...

+ Nhìn chung nhiệm vụ của họ ở mức ngắn hạn.

+ Yêu cầu của họ thường bao gồm các phản hồi hoạt động. thông tin có sẵn ở mức tác nghiệp thường được xác định.

+ Ở mức tác nghiệp, đánh giá cá nhân và trực giác chỉ đóng vai trò có giới hạn trong quy trình ra quyết định.

- Nhà quản lý ở mức thừa hành:

+ Các dự liệu ở mức thừa hành dược xử lý và cung cấp cho việc ra quyết định ở mức giám sát bộ phận.

+ Ở mức này, nhân viên thực hiện các công việc sự vụ hàng ngày, lặp đi lặp lai ...

+ Yêu cầu xử lý thông tin mang tính thường xuyên.

4.3. Mối liên hệ giữa quy trình quản lý và quy trình xử lý thông tin:

Hoạt động quản lý là hoạt động ra quyết định quản lý, các nhà quản lý luôn mong tìm được một phương pháp tối ưu cho bài toàn quản lý. Do đó, thông tin là yếu tố không thể tách rời trong hoạt động quản lý và tin học cũng được áp dụng vào trong hoạt động quản lý. Như vậy, quy trình xử lý thông tin và quy trình quản lý có mối quan hệ mật thiết với nhau, gắn bó với nhau, hỗ trợ và bổ sung cho nhau.

                                       Ra quyết định

CHỦ THỂ QUẢN LÝ                         KHÁCH THỂ QUẢN LÝ

                                            Báo cáo

Qua sơ đồ luân chuyển thông tin trong quản lý trên, ta thấy có 4 quy trình xử lý thông tin:

- Chủ thể quản lý xử lý thông tin để ra quyết định.

- Khách thể quản lý nhận thông tin chỉ đạo và tiến hành xử lý.

- Khách thể quản lý nhận thông tin để báo cáo.

- Chủ thể quản lý nhận thông tin phản hồi và xử lý.

Như vậy, thực chất của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin. Nhưng hoạt động quản lý mang đặc thù riêng nên nó có sự khác biệt:

- Quá trình xử lý thông tin là quá trình tuần tự các bước được pháp luật quy định chặt chẽ.

- Sản phẩm của quá trình xử lý thông tin là quyết định quản lý.

- Thông tin quản lý là thông tin hai chiều, liên tục và mang tính chất pháp lý.

Liên hệ thực tiễn: Trong kinh doanh, nhà quản lý sẽ quyết định doanh nghiệp mình sản xuất cái gì và sản xuất như thế nào. Sau khi đã vạch ra kế hoạch kinh doanh, nhà quản lý phân công cho các phòng, ban đảm nhận những công việc khác nhau của quá trình sản xuất. Các phòng, ban sẽ xem xét, báo cáo các vấn đề của quá trình đó; và nhà quản lý sẽ phản hồi và xử lý các vấn đề phát sinh. Quy trình này vừa là quy trình xử lý thông tin của nhà quản lý, vừa là quy trình quản lý doanh nghiệp của nhà quản lý.