Khoảng cuối những năm 1990, vấn đề kiến thức thông tin đã thu hút được sự quan tâm của rất nhiều người. Lúc này người dùng tin đang phải đối diện với những thay đổi rất sâu sắc từ phía hoạt động thông tin, nhất là sự gia tăng không ngừng của các nguồn tin, sự phát triển của các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin và bản thân nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của mình.

Trong điều kiện và bối cảnh các nguồn thông tin số hóa gia tăng đột biến, thì người dùng tin phải trực tiếp tìm cách khai thác, lựa chọn và tiếp cận đến các nguồn thông tin mà mình cần.Từ đó sẽ hình thành nên cho họ định hướng cho việc tìm ra các giai pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của mình.

Khi con người có thể tự truy cập, khai thác thông tin tại mọi nơi và mọi lúc thì không phải người dùng tin luôn có được sự trợ giúp của các chuyên gia thông tin theo như những phương thức truyền thống trước kia. Bởi vậy, để có thể khai thác và sử dụng có hiệu quả thông tin, để giảm bớt các chi phí về thời gian, công s ức cho vi ệc tìm kiếm thông tin, con người cần có khả năng xác định được một cách đúng và sau đó là đầy đủ các nguồn/hệ thống thông tin nào khã dĩ đáp ứng đ ược nhu cầu c ủa mình.

Từ đó có thể thấy, nếu không xác định được đúng và đầy đủ các loại thông tin, và sau đó là các nguồn/hệ thống thông tin tương ứng sẽ khó tìm đ ược đ ầy đ ủ và chính xác các thông tin cần cho công việc.Thông tin dù ở dạng nào, cũng cần có những thao tác tìm kiếm hợp lý.

Thông thường ta thấy thông tin thường ở hai dạng, đó là: thông tin ở dạng truyền thống và thông tin dạng số hóa.

Thông tin ở dạng truyền thống là những thông tin được chứa đựng trong một vật hay một vị trí cụ thể nào đó, thường được quản lý theo thư mục cụ thể và khá cứng nhắc.

Thông tin dạng số hóa là những thông tin đã được mã hóa, không có dạng thức cố định, có thể tìm thấy ở bất cứ đâu trên internet, tìm kiếm thông tin dễ dàng và nhanh chóng.

Thông tin ở dạng truyền thống và ở dạng số hóa giống nhau ở chỗ: đều chứa đựng thông tin cần thiết cho từng lĩnh vực.

Khác nhau ở chỗ:

a, Thông tin ở dạng truyền thống:

- Được chứa đựng trong những một vật cụ thể nào đó

- Được tìm thấy ở những vị trí cụ thể như:

+ Trên các giá sách

+ Trong các thư mục tại thư viện

+ Trong hệ thống hồ sơ lưu trữ

- Quản lý thông tin có nghĩa là quản lý các thư mục cụ thể và khá cứng nhắc

- Để tìm kiếm được thông tin chúng ta cần phải có sự hỗ trợ của những người có trách nhiệm, hiểu biết tuy nhiên vẫn không dễ tìm thấy thông tin bạn cần.

Ví dụ minh họa: Để mượn một quyển sách vừa ý trong thư viện ta phải tra quyển sách đó trên thư mục.

b, Thông tin dạng số hóa

- không có dạng thức cố định

- Có thể tìm thấy ở bất cứ đâu đặc biêt là trên internet

- Phương thức quản lý rất linh hoạt

- Tìm kiếm thông tin rất dễ dàng và không gặp mấy trở ngại vì mọi thông tin đều có mối liên kết điện tử với nhau và không cần cấu trúc thứ bậc phức tạp để tìm kiếm như trước. Điều đó cho ta thấy việc áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ vào quá trình thông tin không ngừng được gia tăng. Ngoài ra, do sự phát triển nguồn tin theo những dạng thức mới luôn diễn ra, làm cho thành phần và dạng thức của các nguồn/hệ thống thông tin không ngừng được đổi mới theo những khả năng rất khác biệt nhau. Điều đó đặt ra một thực tế là để có thể khai thác và sử dụng thông tin một cách hiệu quả cần hiểu rõ các nguyên tắc, các phương pháp tổ chức, quản lý các nguồn/hệ thống thông tin.

Ví dụ minh họa: Muốn tìm kiếm các học thuyết quản lý trên thế giới, chúng ta có thể thông qua các phương tiện như Internet để tìm kiếm sẽ rất nhanh chóng va đơn giản.

Như vậy, mỗi người tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện cụ thể của mình mà cần khai thác, sử dụng những thông tin xác định, có thể tìm kiếm thông tin ở dạng truyền thống hay thông tin ở dạng số hóa.