Không Tên Phần 1
Các chức năng trên bàn làm việc của Lãnh đạo Ủy ban
- Bước 1: tại bàn làm việc chọn "Văn bản đến chưa xử lý" (nếu có)
- Bước 2: bấm chuột vào trích yếu của văn bản để xem chi tiết văn bản
- Bước 3: chọn "Chi tiết" để xem toàn bộ chi tiết của văn bản như: cơ quan ban hành, người ký, ...
- Bước 4: nhập bút phê của Lãnh đạo (nếu cần)
- Bước 5: xem ý kiến của mọi người tham gia xử lý văn bản này
- Bước 6: xem thông tin gửi/nhận văn bản
* Trường hợp 1: đối với văn bản đển không cần xử lý
Chọn "Xứ lý xong" để văn bản đã chuyển sang văn bản đã xử lý
* Trường hợp 2: Chuyển văn bản cho người khác xử lý
Chọn "Chuyển VB"
- Bước 1: chọn đơn vị cần chuyển văn bản
- Bước 2: chọn cán bộ cần chuyển văn bản
- Bước 3: Lựa chọn "Xem ĐB" nếu văn bản đó chuyển cho cán bộ chỉ xem để biết
- Bước 4: Nhập ý kiến giao xử lý (nếu có)
- Bước 5: Nhập hạn xử lý đối với văn bản (nếu có)
- Bước 6: chọn "Đồng ý"
* Trường hợp 3: Văn bản xem để biết
Chọn "Xem để biết" chuyển trạnh thái văn bản sang văn bản xem để biết
* Trường hợp 4: Tạo hố sơ xử lý văn bản
Đối với các văn bản đến cần xử lý lâu dài hoặc các văn bản có tính giai đoạn
Chọn "Tạo HS XL VB"
- Phân cho các cá nhân phụ trách và theo dõi về hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 1: nhập đầy đủ thông tin về hồ sơ văn bản (những thông tin có dấu * là bắt buộc phải cập nhật)
- Bước 2: chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ (nếu có)
- Bước 3: chọn đơn vị hoặc phòng ban
- Bước 4: chọn cán bộ tham gia hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 5: chọn "Chọn" để thêm cán bộ vào danh sách xử lý
- Bước 6: phân vai trò các cán bộ tham gia Hồ sơ xử lý văn bản
Chú ý:
PT: vai trò là Phụ trác Hồ sơ xử lý văn bản
TD: vai trò theo dõi Hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 7: chọn "Ghi nhận" để cập nhật hồ sơ lên hệ thống
- Phân cho các phòng ban phụ trách và theo dõi hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 1: chọn chức năng "Phân xử lý phòng ban" trong mục "Hồ sơ XL VB"
- Bước 2: nhập đầy đủ thông tin về hồ sơ văn bản (những thông tin có dấu * là bắt buộc phải cập nhật)
- Bước 3: chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 4: phân vai trò các phòng ban tham gia Hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 5: chọn "Ghi nhận" để đưa lên hệ thống
- Bước 1: chọn "Văn bản dự thảo đang trình ký"
- Bước 2: lựa chọn văn bản dự thảo
- Bước 3: Nếu văn bản dự thảo cần chỉnh sửa chuyển sang Bước 4, Văn bản dự thảo cần trả về chuyển sang Bước 5, Phê duyệt và ban hành văn bản chuyển sang Bước 6
- Bước 4. "Sửa" văn bản dự thảo
Chỉnh sửa các thông tin theo yêu cầu, chọn "Cập nhật / xin ý kiến dự thảo"
- Bước 5: "Trả về" văn bản dự thảo
Cập nhật ý kiến trả về văn bản dự thảo, chọn "Trả về"
- Bước 6: "Phê duyệt và chuyển phát hành" văn bản
Cập nhật ý kiến đối với văn bản, chọn "Đồng ý"
- Bước 1: Tại bàn làm việc chọn "Văn bản đến chưa xử lý"
- Bước 2: Nhấp chuột vào trích yếu của văn bản để xem chi tiết văn bản, sau đó xem các nội dung liên quan đến văn bản trước khi tham gia ý kiến xử lý;
- Bước 4: Nhập bút phê của Lãnh đạo (nếu cần)
- Bước 5: Xem ý kiến của mọi người tham gia xử lý văn bản này (Mục 2. Trao đổi ý kiến)
- Bước 6: Xem thông tin gửi/nhận văn bản
* Các trường hợp xảy ra khi xử lý văn bản đến:
- Trường hợp 1: Đối với những văn bản xem để biết và nắm tình hình:
- Trường hợp 2: Đối với các văn bản tham gia trao đổi, góp ý:
Nhấp chuột vào mục "2. Trao đổi ý kiến" để tham gia ý kiến. Để kết thúc quá trình trao đổi ý kiến bạn nhấp vào chức năng "Xử lý xong" để kết thúc xử lý văn bản này.
- Trường hợp 3: Chuyển văn bản, phân công nhiệm vụ:
Chọn "Chuyển VB"
- Bước 1: Chọn đơn vị cần chuyển văn bản
- Bước 2: Chọn cán bộ cần chuyển văn bản
- Bước 3: Lựa chọn "Xem ĐB" nếu văn bản đó chuyển cho cán bộ chỉ xem để biết
- Bước 4: Nhập ý kiến giao xử lý (nếu có)
- Bước 5: Nhập hạn xử lý đối với văn bản (nếu có)
- Bước 6: Nhấp "Đồng ý" để cập nhật thông tin
- Trường hợp 4: Tạo hồ sơ xử lý văn bản
Đối với các văn bản đến cần theo dõi tiến trình, các chương trình, dự án cần theo dõi lâu dài. Nếu đã có hồ sơ lưu trữ tương ứng với văn bản này thì nhấp vào "Chuyển vào HS" để phục vụ cho công tác lưu trữ, theo dõi tiến trình. Trường hợp chưa có Hồ sơ xử lý văn bản/công việc thì nhấp vào mục "Tạo HS XL VB",
Sau khi đăng nhập giao diện sau xuất hiện:
Nhấp vào mục Văn bản dự thảo, có 2 trường hợp:
* Trường hợp 1: Phê duyệt và chuyển phát hành văn bản đi
- Bước 1: chọn "Văn bản dự thảo đang trình ký duyệt"
- Bước 2: lựa chọn văn bản dự thảo
- Bước 3: Nếu văn bản dự thảo cần phải bổ sung, chỉnh sửa chuyển sang Bước 4, Văn bản dự thảo cần trả về chuyển sang Bước 5, Phê duyệt và ban hành văn bản chuyển sang Bước 6
- Bước 4. "Sửa" văn bản dự thảo
Chỉnh sửa các thông tin theo yêu cầu, chọn "Cập nhật / xin ý kiến dự thảo"
- Bước 5: "Trả về" văn bản dự thảo để chuyên viên chỉnh sửa, bổ sung
Cập nhật ý kiến trả về văn bản dự thảo, chọn "Trả về"
- Bước 6: "Phê duyệt và chuyển phát hành" văn bản
Cập nhật ý kiến đối với văn bản, chọn "Đồng ý"
* Trường hợp 2: Đối với văn bản cần trình cấp trên xin ý kiến phê duyệt và ký ban hành
Tại bàn làm việc
- Bước 1: chọn "Văn bản dự thảo đang soạn/Xin ý kiến"
- Bước 2: chọn văn bản dự thảo cần trình Lãnh đạo cấp trên
Nếu văn bản cần "Sửa" chuyển sang Bước 3, văn bản cần trả về chuyển sang Bước 4, văn bản dự thảo cần trình Lãnh đạo cấp trên ký banh hành chuyển sang Bước 5.
- Bước 3: "Sửa" văn bản dự thảo
Cập nhật các thông tin cần sửa, chọn "Cập nhật / Xin ý kiến dự thảo"
- Bước 4: "Trả về" văn bản dự thảo
Cập nhật ý kiến đối với văn bản trả về, chọn "Trả về"
- Bước 5: Trình lãnh đạo cấp trên
- Chọn Lãnh đạo cấp trên cần trình.
Lựa chọn 1: Nếu trình xin ý kiến Lãnh đạo cấp trên, chọn "Cập nhật / Xin ý kiến dự thảo"
Lựa chọn 2: Nếu trình Lãnh đạo cấp trên ký ban hành, chọn "Trình ký"
Bàn làm việc chuyên viên
- Bước 1: Truy cập mục "Văn bản đến chưa xử lý"
- Bước 2: Nhấp xem phần chi tiết các ý kiến xử lý, căn cứ vào các ý kiến xử lý để thực hiện các thao tác phù hợp, đối với văn bản chỉ xem để biết phải nhấp vào "Xử lý xong" để lãnh đạo nắm bắt tình hình xử lý văn bản. Đối với những văn bản cần trả lời thì nhấp vào "Dự thảo VB" và chuyển sang quy trình của hệ thống "VĂN BẢN ĐI"
Có 2 trường hợp tác động đến quá trình xây dựng dự thảo/phiếu trình
* Trường hợp 1: Xuất phát từ giao việc đột xuất của lãnh đạo đơn vị, chuyên viên đăng nhập vào hệ thống và nhấp vào "DỰ THẢO – PHIẾU TRÌNH"
* Trường hợp 2: Xây dựng trực tiếp trên văn bản đến: Xuất phát từ ý kiến của lãnh đạo thông qua văn bản đến được giao đến chuyên viên
Nhấp vào chức năng "Dự thảo VB" trên giao diện chi tiết của VB đến như trên
- Bước 1: Cập nhật thông tin vào dự thảo
- Bước 2: Lựa chọn danh sách lãnh đạo trình
Lựa chọn 1: Nếu trình xin ý kiến của Lãnh đạo, chọn "Cập nhật/ xin ý kiến dự thảo"
Lựa chọn 2: Nếu trình Lãnh đạo ban hành văn bản, chọn "Trình ký"
a. Soạn thảo Tờ trình xin ý kiến Lãnh đạo đơn vị
Giao diện Soạn thảo tờ trình:
Các bước soạn thảo và gửi Tờ trình:
b. Trình Lãnh đạo Ủy ban sau khi Lãnh đạo đơn vị phê duyệt
Nhấp chuột vào danh mục "Phiếu trình đã phê duyệt". Giao diện sau xuất hiện:
Nhấp chuột vào nút "Trình tiếp" để trình Lãnh đạo Ủy ban:
- Bước 1: tại bàn làm việc chọn "Vào sổ VB đến"
- Bước 2: Thiết lập sổ văn bản đến (Nếu chưa có sổ văn bản đến thì liên hệ với quản trị hệ thống để tạo mới, nếu đã có thì chuyển sang bước 3 để tiến hành cập nhật văn bản đến)
- Bước 3: Chuyển văn bản đến vào máy scan và cập nhật thông tin tương ứng trên văn bản đến
Một số lưu ý trong quá trình cập nhật:
- Hồi báo cho văn bản đi: Văn bản đến liên quan đến văn bản đi của đơn vị (nếu có)
- Là VBQP: bao gồm các hình thức văn bản: Nghị định, nghị quyết, quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông cáo
- Là VBĐH: Công văn, Thông báo, Báo cáo, Biên bản
- Bước 4: Chọn chuyển đến đơn vị/cá nhân liên quan
- Bước 5: Nhấp nút "Cập nhật"
- Bước 1: Truy cập mục "Văn bản đến chưa xử lý"
- Bước 2: Nhấp xem phần chi tiết các ý kiến xử lý, căn cứ vào các ý kiến xử lý để thực hiện các thao tác phù hợp, đối với văn bản chỉ xem để biết phải nhấp vào "Xử lý xong" để lãnh đạo nắm bắt tình hình xử lý văn bản. Đối với những văn bản cần trả lời thì nhấp vào "Dự thảo VB" và chuyển sang quy trình của hệ thống "VĂN BẢN ĐI"
Bàn làm việc
- Bước 1: chọn mục văn bản đi chờ cấp số
- Bước 2: Cấp số cho văn bản đi do lãnh đạo ký ban hành
Cập nhật đầy đủ thông tin, chọn "Cấp số"
- Bước 1: chọn "văn bản đi mới cấp số / chưa chuyển"
- Bước 2: chọn văn bản vừa cấp số chưa chuyển
- Bước 3:
* Nếu chuyển văn bản trong nội bộ thì: chọn "chuyển VB"
Lựa chọn phòng ban, cá nhân nhận văn bản, chọn "Chuyển"
* Chuyển văn bản ra các đơn vị bên ngoài: chọn "Chuyển VB điện tử"
Có 2 trường hợp tác động đến quá trình xây dựng dự thảo/phiếu trình
* Trường hợp 1: Xuất phát từ giao việc đột xuất của lãnh đạo đơn vị, chuyên viên đăng nhập vào hệ thống và nhấp vào "DỰ THẢO – PHIẾU TRÌNH"
* Trường hợp 2: Xây dựng trực tiếp trên văn bản đến: Xuất phát từ ý kiến của lãnh đạo thông qua văn bản đến được giao đến chuyên viên
Nhấp vào chức năng "Dự thảo VB" trên giao diện chi tiết của VB đến như trên
- Bước 1: Cập nhật thông tin vào dự thảo
- Bước 2: Lựa chọn danh sách lãnh đạo trình
Lựa chọn 1: Nếu trình xin ý kiến của Lãnh đạo, chọn "Cập nhật/ xin ý kiến dự thảo"
Lựa chọn 2: Nếu trình Lãnh đạo ban hành văn bản, chọn "Trình ký"
Tại bàn làm việc
- Bước 1: chọn chức năng "BÁO CÁO"
- Bước 1: lựa chọn chức năng báo cáo thống kê
Ví dụ: thống kê theo "Sổ đăng ký văn bản đến"
- Bước 2: Lựa chọn các tiêu chí để thống kê
- Bước 3: chọn "Thống kê" để xem kết quả
- Bước 4: nếu cần in thì chọn "In" hoặc "Xuất ra file word" để chỉnh sửa trước khi in
- Bước 1: lựa chọn chức năng báo cáo thống kê
Ví dụ: thống kê theo "Sổ đăng ký văn bản đi"
- Bước 2: Lựa chọn các tiêu chí để thống kê
Sau khi đăng nhập hệ thống
- Bước 1: chọn mục "Văn bản điều hành"
- Bước 2: nhấp chuột vào tên Vụ, đơn vị để chuyển vai trò làm việc
Chú ý:
+ Với vai trò "Ủy ban Dân tộc" thì tất cả các Văn bản đi, văn bản đến được chuyển về bàn làm việc của Lãnh đạo Vụ, đơn vị (không có vai trò của chuyên viên tổng hợp của Vụ, đơn vị chỉ có vai trò duy nhât là Văn thư của Ủy ban)
+ Cần chuyển sang vai trò "Vụ, đơn vị" thì khi đó mới có chức năng chuyên viên tổng hợp (Văn thư) của Vụ, đơn vị: cập nhật văn bản đến trực tiếp Vụ, cấp số văn bản đi của Vụ, chuyển văn bản cho các Vụ, đơn vị khác,...
- Bước 1: tại bàn làm việc chọn "Vào sổ VB đến" hoặc chọn chức năng "VĂN BẢN ĐẾN" để thêm mới văn bản đến vào sổ công văn của Vụ, đơn vị.
- Bước 2: Thiết lập sổ văn bản đến (Nếu chưa có sổ văn bản đến thì liên hệ với quản trị hệ thống để tạo mới, nếu đã có thì chuyển sang bước 3 để tiến hành cập nhật văn bản đến)
- Bước 3: Cập nhật thông tin tương ứng trên văn bản đến
Một số lưu ý trong quá trình cập nhật:
- Hồi báo cho văn bản đi: Văn bản đến liên quan đến văn bản đi của đơn vị (nếu có)
- Là VBQP: bao gồm các hình thức văn bản: Nghị định, nghị quyết, quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông cáo
- Là VBĐH: Công văn, Thông báo, Báo cáo, Biên bản,...
- Bước 4: Chọn chuyển đến đơn vị/cá nhân liên quan
- Bước 5: Nhấp nút "Cập nhật"
- Bước 1: Truy cập mục "Văn bản đến chưa xử lý"
- Bước 2: Nhấp xem phần chi tiết các ý kiến xử lý, căn cứ vào các ý kiến xử lý để thực hiện các thao tác phù hợp, đối với văn bản chỉ xem để biết phải nhấp vào "Xử lý xong" để lãnh đạo nắm bắt tình hình xử lý văn bản. Đối với những văn bản cần trả lời thì nhấp vào "Trả lời VB" và chuyển sang quy trình của hệ thống "VĂN BẢN ĐI"
Bàn làm việc
- Bước 1: chọn mục văn bản đi chờ cấp số
- Bước 2: Cấp số cho văn bản đi do lãnh đạo ký ban hành
Cập nhật đầy đủ thông tin, chọn "Cấp số"
- Bước 1: chọn "văn bản đi mới cấp số / chưa chuyển"
- Bước 2: chọn văn bản vừa cấp số chưa chuyển
- Bước 3:
* Nếu chuyển văn bản trong nội bộ Vụ, đơn vị thì: chọn "chuyển VB"
Lựa chọn phòng ban, cá nhân nhận văn bản, chọn "Chuyển"
* Chuyển văn bản ra các Vụ, đơn vị bên ngoài: chọn "Chuyển VB"
- Bước 1: chọn "Chuyển văn bản điện tử"
- Bước 2: chọn các đơn vị cần chuyển văn bản
Chú ý: nếu văn bản cần trả lời (hồi báo) thì thiết lập theo dõi hồi báo và hạn hồi báo (hạn trả lời)
Có 2 trường hợp tác động đến quá trình xây dựng dự thảo/phiếu trình
* Trường hợp 1: Xuất phát từ giao việc đột xuất của lãnh đạo đơn vị, chuyên viên đăng nhập vào hệ thống và nhấp vào "DỰ THẢO VB TRÌNH KÝ", chọn "Thêm mới"
* Trường hợp 2: Xây dựng trực tiếp trên văn bản đến: Xuất phát từ ý kiến của lãnh đạo thông qua văn bản đến được giao đến chuyên viên
Nhấp vào chức năng "Trả lời VB" trên giao diện chi tiết của VB đến như trên
- Bước 1: Cập nhật thông tin vào dự thảo
- Bước 2: Lựa chọn danh sách lãnh đạo trình
Lựa chọn 1: Nếu trình xin ý kiến của Lãnh đạo, chọn "Cập nhật/ xin ý kiến dự thảo"
Lựa chọn 2: Nếu trình Lãnh đạo ký ban hành văn bản, chọn "Trình ký"
Tại bàn làm việc
- Bước 1: chọn chức năng "BÁO CÁO"
- Bước 1: lựa chọn chức năng báo cáo thống kê
Ví dụ: thống kê theo "Sổ đăng ký văn bản đến"
- Bước 2: Lựa chọn các tiêu chí để thống kê
- Bước 3: chọn "Thống kê" để xem kết quả
- Bước 4: nếu cần in thì chọn "In" hoặc "Xuất ra file word" để chỉnh sửa trước khi in
- Bước 1: lựa chọn chức năng báo cáo thống kê
Ví dụ: thống kê theo "Sổ đăng ký văn bản đi"
- Bước 2: Lựa chọn các tiêu chí để thống kê
- Bước 3: chọn "Thống kê" để xem kết quả
- Bước 4: nếu cần in thì chọn "In"
TÀI KHOẢN CỦA THƯ KÝ / ỦY QUYỀN
Sau khi đăng nhập hệ thống
- Bước 1: chọn mục "Văn bản điều hành"
- Bước 2: nhấp chuột tên của Lãnh đạo hoặc người Ủy quyền để chuyển sang bàn làm việc của Lãnh đạo hoặc người Ủy quyền
- Bước 1: tại bàn làm việc chọn "Văn bản đến chưa xử lý" (nếu có)
- Bước 2: bấm chuột vào trích yếu của văn bản để xem chi tiết văn bản
- Bước 3: chọn "Chi tiết" để xem toàn bộ chi tiết của văn bản như: cơ quan ban hành, người ký, ...
- Bước 4: nhập bút phê của Lãnh đạo (nếu cần)
- Bước 5: xem ý kiến của mọi người tham gia xử lý văn bản này
- Bước 6: xem thông tin gửi/nhận văn bản
* Trường hợp 1: đối với văn bản đển không cần xử lý
Chọn "Xứ lý xong" để văn bản đã chuyển sang văn bản đã xử lý
* Trường hợp 2: Chuyển văn bản cho người khác xử lý
Chọn "Chuyển VB"
- Bước 1: chọn đơn vị cần chuyển văn bản
- Bước 2: chọn cán bộ cần chuyển văn bản
- Bước 3: Lựa chọn "Xem ĐB" nếu văn bản đó chuyển cho cán bộ chỉ xem để biết
- Bước 4: Nhập ý kiến giao xử lý (nếu có)
- Bước 5: Nhập hạn xử lý đối với văn bản (nếu có)
- Bước 6: chọn "Đồng ý"
* Trường hợp 3: Văn bản xem để biết
Chọn "Xem để biết" chuyển trạnh thái văn bản sang văn bản xem để biết
Phê duyệt và ban hành văn bản đi do lãnh đạo ký ban hành
- Bước 1: chọn "Văn bản dự thảo đang trình ký"
- Bước 2: lựa chọn văn bản dự thảo
- Bước 3: Nếu văn bản dự thảo cần chỉnh sửa chuyển sang Bước 4, Văn bản dự thảo cần trả về chuyển sang Bước 5, Phê duyệt và ban hành văn bản chuyển sang Bước 6
- Bước 4. "Sửa" văn bản dự thảo
Chỉnh sửa các thông tin theo yêu cầu, chọn "Cập nhật / xin ý kiến dự thảo"
- Bước 5: "Trả về" văn bản dự thảo
Cập nhật ý kiến trả về văn bản dự thảo, chọn "Trả về"
- Bước 6: "Duyệt" văn bản
Cập nhật ý kiến đối với văn bản, chọn "Đồng ý"
Sau khi đăng nhập thành công thì giao diện trên xuất hiện. Nhấp vào "Văn bản đến chưa xử lý" để xem và xử lý văn bản. Các bước để xử lý văn bản như sau:
Tại bước 5, nếu văn bản cần Chuyển tiếp thì thực hiện theo các bước như bên dưới:
Sau khi đăng nhập giao diện sau xuất hiện:
Nhấp chuột vào nút "Văn bản dự thảo đang soạn/Xin ý kiến" để trình Lãnh đạo Ủy ban ký ban hành thì thực hiện các bước như sau:
Nhấp chuột vào nút "Trình tiếp" sau đó thực hiện các bước như sau:
Giao diện Tờ trình từ chuyên viên gửi lên. Nhấp chuột vào mục "Phiếu trình đang xin ý kiến":
Lựa chọn Tờ trình để xem và phê duyệt: Thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Gõ địa chỉ ; Nếu không xuất hiện hộp đăng nhập như bên dưới thì gọi điện vào số điện thoại 043.733.5153/0913.369.200 để yêu cầu cán bộ bảo trì kiểm tra kết nối mạng và máy tính. Nếu xuất hiện hộp đăng nhập thì chuyển sang Bước 2:
- Bước 2: Điền thông tin tài khoản vào hộp đăng nhập. Trong trường hợp gõ đầy đủ thông tin mà vẫn không vào được chương trình thì gọi điện vào số điện thoại: 080.44695/0989.900.683 để cán bộ Trung tâm hỗ trợ về mặt nghiệp vụ trên phần mềm
* Lưu ý: Đề nghị cán bộ cần hỗ trợ nên gọi theo số điện thoại như trên để được cán bộ Trung tâm hỗ trợ nhanh nhất.
Bước 1: đăng nhập hệ thống
Bước 2: chọn "Văn bản điều hành"
Bước 3: chọn "ĐỔI MẬT KHẨU"
Bước 4: điền đầy đủ thông tin chọn "Cập nhật"
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Bước 2: Chọn "Văn bản điều hành"
Bước 4: Điền đầy đủ thông tin cá nhân
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Bước 2: Chọn "Văn bản điều hành"
Bước 3: chọn "QL THƯ KÝ / ỦY QUYỀN" để giao vai trò xử lý văn bản cho cán bộ khác
Bước 4: chọn "Thêm mới" để thêm cán bộ được ủy quyền xử lý văn bản và giao quyền
Bước 5: Lựa chọn cán bộ được Ủy quyền
Bước 6: kích đúp chuột vào người cần được ủy quyền
Bước 7: chọn "Cập nhật"
I. Tìm kiếm văn bản đến
Bước 1: chọn "VĂN BẢN ĐẾN"
Bước 2: trên chức năng bên trái chọn "Toàn bộ văn bản đến"
Bước 3: chọn tìm kiếm theo yêu cầu
*/ tìm kiếm "Hôm nay" các văn bản đến trong ngày hiện tại
*/ tìm kiếm "Hôm qua" các văn bản đến của ngày hôm trước.
*/ tìm kiếm "Tuần qua" các văn bản đến trong tuần
*/ tìm kiếm nâng cao: tìm kiếm các văn bản đến theo 1 hoặc nhiều tiêu chí khác nhau:
- Lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm: số ký hiệu, trích yếu, cơ quan ban hành, ....
- chọn "Tìm kiếm"
- chọn "Làm lại" khi cần lựa chọn lại các tiêu chí tìm kiếm.
- đóng chức năng tìm kiếm nâng cao để xem danh sách kết quả tìm kiếm theo các tiêu chí đã lựa chọn
II. Tìm kiếm văn bản đi
Bước 1: chọn "VĂN BẢN ĐI"
Bước 2: trên chức năng bên trái chọn "Toàn bộ văn bản đi"
Bước 3: chọn tìm kiếm theo yêu cầu
*/ tìm kiếm "Hôm nay" các văn bản đi trong ngày hiện tại
*/ tìm kiếm "Hôm qua" các văn bản đi của ngày hôm trước.
*/ tìm kiếm "Tuần qua" các văn bản đi trong tuần
*/ tìm kiếm nâng cao: tìm kiếm các văn bản đi theo 1 hoặc nhiều tiêu chí khác nhau:
- Lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm: số ký hiệu, trích yếu, người ký, ....
- chọn "Tìm kiếm"
- chọn "Làm lại" khi cần lựa chọn lại các tiêu chí tìm kiếm.
- đóng chức năng tìm kiếm nâng cao để xem danh sách kết quả tìm kiếm theo các tiêu chí đã lựa chọn
Giao diện sau khi đăng nhập
1. Tra cứu Danh bạ điện tử
Tại giao diện trang chủ
- Bước 1: chọn chức năng "Danh bạ điện tử"
- Bước 2: chọn đơn vị cần xem thông tin
- Bước 3: chọn phòng ban trong đơn vị (nếu có)
- Bước 4: xem thông tin: Họ tên, chức vụ, số điện thoại di đồng, cơ quan, Email
Bước 1: chọn "Tìm kiếm nâng cao" sẽ hiển thị ra cửa sổ như Bước 2
Bước 2: lựa chọn các tiêu chí để tìm kiếm
Bước 3: chọn "Tìm kiếm"
Giao diện sau khi đăng nhập hệ thống và truy cập vào "Văn bản điều hành"
- Bước 1: truy cập vào chức năng "VĂN BẢN ĐẾN"
- Bước 2: nhấp chuột vào trích yếu của văn bản
- Bước 3: Xem chi tiết toàn bộ văn bản
- Bước 4: chọn chức năng "Nhập tiến độ" để cập nhật tiến độ xử lý văn bản
- Bước 5: cập nhật tiến độ và trạng thái xử lý văn bản do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban giao
- Bước 6: nhấp chuột "Đồng ý" để cập nhật lên hệ thống
Trên bàn làm việc
- Bước 1: chuyển sang vai trò Vụ đơn vị
- Bước 2: vào chức năng "Vào sổ văn bản đi" hoặc các văn bản trình theo quy trình trong Vụ đơn vị để phát hành cấp số
- Bước 3: cập nhật đầy đủ thông tin
- Bước 4: chọn "Cập nhật"
- Bước 5: Truy cập vào "VĂN BẢN ĐI"
- Bước 6: lựa chọn văn bản để chuyển xin ý kiến góp ý của các Vụ đơn vị
- Bước 7: chọn "Chuyển VB"
- Bước 8: chọn "Chuyển văn bản điện tử"
- Bước 9: lựa chọn đơn vị cần xin góp ý
Lưu ý:
Phải chọn vào nút "Cần theo dõi ý kiến" để có thể theo dõi được ý kiến của các Vụ đơn vị khác
- Bước 10: chọn "Chuyển" để chuyển văn bản xin ý kiến góp ý dự thảo.
Xem các ý kiến góp ý của các Vụ đơn vị
- Bước 1: Trên bàn làm việc truy cập " Văn bản đang xin ý kiến góp ý"
- Bước 2: chọn chi tiết để xem các góp ý của các vụ đơn vị
- Bước 3: chọn "Phản hồi qua mạng" để xem các đơn vị có ý kiến
- Bước 4: chọn "Chi tiết" để xem ý kiến chi tiết của Vụ đơn vị đó\
- Bước 5: Nếu kết thúc theo dõi văn bản xin ý kiến chọn "Kiến thúc theo dõi"
Giao diện tại bàn làm việc
- Bước 1: trên bàn làm việc, chọn chức năng "Mời họp"
- Bước 2: nhấp chuột vào trích yếu cảu giấy mời để hiển thị chi tiết văn bản
- Bước 3: xem chi tiết nội dung của giấy mời họp
- Bước 4: xem chi tiết các tài liệu liên quan đến cuộc họp (chỉ khi vào xem chi tiết thì mới xem được các tài liệu liên quan đến cuộc họp
Hình phụ lục 1.
Hình phụ lục 2. Chức năng dành cho Lãnh đạo sử dụng để giao việc cho cá nhân, phòng ban. Các bước tiến hành như sau:
Hình phụ lục 5. - Bước 2: Nhập thông tin công việc và chọn Đơn vị, cá nhân để giao việc. Sau đó nhấp chuột vào " Ghi nhận" để hoàn thành
Hình phụ lục 7.
Hình phụ lục 8. - Bước 1: Trở về bàn làm việc chính, chọn chức năng " Công việc giao xử lý"
Hình phụ lục 10. - Bước 2: Kiểm tra danh sách công việc
Hình phụ lục 12.
Hình phụ lục 13. - Bước1: Tại trình đơn bên trái bàn làm việc chọn" Báo cáo công việc cá nhân"
- Bước 2: Chọn đối tượng thống kế, thời gian sau đó chọn " Thống kê
Chức năng này hỗ trợ lãnh đạo tạo lập hồ sơ công việc để theo dõi tiến trình, kế hoạch các công việc trong đơn vị. Các bước tiến hành như sau:
- Bước 1: Nhấp vào "Tạo HS XL VB", giao diện sau xuất hiện:
Nhập đầy đủ thông tin về hồ sơ văn bản (những thông tin có dấu * là bắt buộc phải cập nhật)
- Bước 2: chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ (nếu có)
- Bước 3: chọn đơn vị hoặc phòng ban
- Bước 4: chọn cán bộ tham gia hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 5: chọn "Chọn" để thêm cán bộ vào danh sách xử lý
- Bước 6: phân công vai trò các cán bộ tham gia Hồ sơ xử lý văn bản
Chú ý: PT: vai trò là Phụ trác Hồ sơ xử lý văn bản
TD: vai trò theo dõi Hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 7: chọn "Ghi nhận" để cập nhật hồ sơ lên hệ thống
- Bước 1: chọn chức năng "Phân xử lý phòng ban" trong mục "Hồ sơ XL VB"
- Bước 2: nhập đầy đủ thông tin về hồ sơ văn bản (những thông tin có dấu * là bắt buộc phải cập nhật)
- Bước 3: chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 4: phân vai trò các phòng ban tham gia Hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 5: chọn "Ghi nhận" để đưa lên hệ thống
Trên bàn làm việc
- Bước 1: chuyển sang vai trò Vụ đơn vị
- Bước 2: vào chức năng "Bàn làm việc" với vai trò đơn vị
- Bước 1: chọn "Thêm mới" để cập nhật văn bản của tháng
- Bước 2: cập nhật đầy đủ thông tin: tháng, số lượng văn bản đi trong tháng của đơn vị
- Bước 3: chọn "Cập nhật" để lưu thông tin
- Bước 4: Nếu "Sửa" hoặc "Xóa"
Lựa chọn tháng cần "Sửa" hoặc "Xóa" sau đó chọn chức năng "Sửa" hoặc "Xóa"
- Bước 1: chọn "Thêm mới" để cập nhật ngày nghỉ phép của Cán bộ
- Bước 2: cập nhật đầy đủ thông tin: ngày bắt đầu nghỉ phép, ngày kết thúc nghỉ phép, người nghỉ phép
- Bước 3: chọn "Cập nhật" để lưu thông tin
- Bước 4: Nếu "Sửa" hoặc "Xóa"
Lựa chọn tháng cần "Sửa" hoặc "Xóa" sau đó chọn chức năng "Sửa" hoặc "Xóa"
Các chức năng trên bàn làm việc của Lãnh đạo Ủy ban
- Bước 1: tại bàn làm việc chọn "Văn bản đến chưa xử lý" (nếu có)
- Bước 2: bấm chuột vào trích yếu của văn bản để xem chi tiết văn bản
- Bước 3: chọn "Chi tiết" để xem toàn bộ chi tiết của văn bản như: cơ quan ban hành, người ký, ...
- Bước 4: nhập bút phê của Lãnh đạo (nếu cần)
- Bước 5: xem ý kiến của mọi người tham gia xử lý văn bản này
- Bước 6: xem thông tin gửi/nhận văn bản
* Trường hợp 1: đối với văn bản đển không cần xử lý
Chọn "Xứ lý xong" để văn bản đã chuyển sang văn bản đã xử lý
* Trường hợp 2: Chuyển văn bản cho người khác xử lý
Chọn "Chuyển VB"
- Bước 1: chọn đơn vị cần chuyển văn bản
- Bước 2: chọn cán bộ cần chuyển văn bản
- Bước 3: Lựa chọn "Xem ĐB" nếu văn bản đó chuyển cho cán bộ chỉ xem để biết
- Bước 4: Nhập ý kiến giao xử lý (nếu có)
- Bước 5: Nhập hạn xử lý đối với văn bản (nếu có)
- Bước 6: chọn "Đồng ý"
* Trường hợp 3: Văn bản xem để biết
Chọn "Xem để biết" chuyển trạnh thái văn bản sang văn bản xem để biết
* Trường hợp 4: Tạo hố sơ xử lý văn bản
Đối với các văn bản đến cần xử lý lâu dài hoặc các văn bản có tính giai đoạn
Chọn "Tạo HS XL VB"
- Phân cho các cá nhân phụ trách và theo dõi về hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 1: nhập đầy đủ thông tin về hồ sơ văn bản (những thông tin có dấu * là bắt buộc phải cập nhật)
- Bước 2: chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ (nếu có)
- Bước 3: chọn đơn vị hoặc phòng ban
- Bước 4: chọn cán bộ tham gia hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 5: chọn "Chọn" để thêm cán bộ vào danh sách xử lý
- Bước 6: phân vai trò các cán bộ tham gia Hồ sơ xử lý văn bản
Chú ý:
PT: vai trò là Phụ trác Hồ sơ xử lý văn bản
TD: vai trò theo dõi Hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 7: chọn "Ghi nhận" để cập nhật hồ sơ lên hệ thống
- Phân cho các phòng ban phụ trách và theo dõi hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 1: chọn chức năng "Phân xử lý phòng ban" trong mục "Hồ sơ XL VB"
- Bước 2: nhập đầy đủ thông tin về hồ sơ văn bản (những thông tin có dấu * là bắt buộc phải cập nhật)
- Bước 3: chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 4: phân vai trò các phòng ban tham gia Hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 5: chọn "Ghi nhận" để đưa lên hệ thống
- Bước 1: chọn "Văn bản dự thảo đang trình ký"
- Bước 2: lựa chọn văn bản dự thảo
- Bước 3: Nếu văn bản dự thảo cần chỉnh sửa chuyển sang Bước 4, Văn bản dự thảo cần trả về chuyển sang Bước 5, Phê duyệt và ban hành văn bản chuyển sang Bước 6
- Bước 4. "Sửa" văn bản dự thảo
Chỉnh sửa các thông tin theo yêu cầu, chọn "Cập nhật / xin ý kiến dự thảo"
- Bước 5: "Trả về" văn bản dự thảo
Cập nhật ý kiến trả về văn bản dự thảo, chọn "Trả về"
- Bước 6: "Phê duyệt và chuyển phát hành" văn bản
Cập nhật ý kiến đối với văn bản, chọn "Đồng ý"
- Bước 1: Tại bàn làm việc chọn "Văn bản đến chưa xử lý"
- Bước 2: Nhấp chuột vào trích yếu của văn bản để xem chi tiết văn bản, sau đó xem các nội dung liên quan đến văn bản trước khi tham gia ý kiến xử lý;
- Bước 4: Nhập bút phê của Lãnh đạo (nếu cần)
- Bước 5: Xem ý kiến của mọi người tham gia xử lý văn bản này (Mục 2. Trao đổi ý kiến)
- Bước 6: Xem thông tin gửi/nhận văn bản
* Các trường hợp xảy ra khi xử lý văn bản đến:
- Trường hợp 1: Đối với những văn bản xem để biết và nắm tình hình:
- Trường hợp 2: Đối với các văn bản tham gia trao đổi, góp ý:
Nhấp chuột vào mục "2. Trao đổi ý kiến" để tham gia ý kiến. Để kết thúc quá trình trao đổi ý kiến bạn nhấp vào chức năng "Xử lý xong" để kết thúc xử lý văn bản này.
- Trường hợp 3: Chuyển văn bản, phân công nhiệm vụ:
Chọn "Chuyển VB"
- Bước 1: Chọn đơn vị cần chuyển văn bản
- Bước 2: Chọn cán bộ cần chuyển văn bản
- Bước 3: Lựa chọn "Xem ĐB" nếu văn bản đó chuyển cho cán bộ chỉ xem để biết
- Bước 4: Nhập ý kiến giao xử lý (nếu có)
- Bước 5: Nhập hạn xử lý đối với văn bản (nếu có)
- Bước 6: Nhấp "Đồng ý" để cập nhật thông tin
- Trường hợp 4: Tạo hồ sơ xử lý văn bản
Đối với các văn bản đến cần theo dõi tiến trình, các chương trình, dự án cần theo dõi lâu dài. Nếu đã có hồ sơ lưu trữ tương ứng với văn bản này thì nhấp vào "Chuyển vào HS" để phục vụ cho công tác lưu trữ, theo dõi tiến trình. Trường hợp chưa có Hồ sơ xử lý văn bản/công việc thì nhấp vào mục "Tạo HS XL VB",
Sau khi đăng nhập giao diện sau xuất hiện:
Nhấp vào mục Văn bản dự thảo, có 2 trường hợp:
* Trường hợp 1: Phê duyệt và chuyển phát hành văn bản đi
- Bước 1: chọn "Văn bản dự thảo đang trình ký duyệt"
- Bước 2: lựa chọn văn bản dự thảo
- Bước 3: Nếu văn bản dự thảo cần phải bổ sung, chỉnh sửa chuyển sang Bước 4, Văn bản dự thảo cần trả về chuyển sang Bước 5, Phê duyệt và ban hành văn bản chuyển sang Bước 6
- Bước 4. "Sửa" văn bản dự thảo
Chỉnh sửa các thông tin theo yêu cầu, chọn "Cập nhật / xin ý kiến dự thảo"
- Bước 5: "Trả về" văn bản dự thảo để chuyên viên chỉnh sửa, bổ sung
Cập nhật ý kiến trả về văn bản dự thảo, chọn "Trả về"
- Bước 6: "Phê duyệt và chuyển phát hành" văn bản
Cập nhật ý kiến đối với văn bản, chọn "Đồng ý"
* Trường hợp 2: Đối với văn bản cần trình cấp trên xin ý kiến phê duyệt và ký ban hành
Tại bàn làm việc
- Bước 1: chọn "Văn bản dự thảo đang soạn/Xin ý kiến"
- Bước 2: chọn văn bản dự thảo cần trình Lãnh đạo cấp trên
Nếu văn bản cần "Sửa" chuyển sang Bước 3, văn bản cần trả về chuyển sang Bước 4, văn bản dự thảo cần trình Lãnh đạo cấp trên ký banh hành chuyển sang Bước 5.
- Bước 3: "Sửa" văn bản dự thảo
Cập nhật các thông tin cần sửa, chọn "Cập nhật / Xin ý kiến dự thảo"
- Bước 4: "Trả về" văn bản dự thảo
Cập nhật ý kiến đối với văn bản trả về, chọn "Trả về"
- Bước 5: Trình lãnh đạo cấp trên
- Chọn Lãnh đạo cấp trên cần trình.
Lựa chọn 1: Nếu trình xin ý kiến Lãnh đạo cấp trên, chọn "Cập nhật / Xin ý kiến dự thảo"
Lựa chọn 2: Nếu trình Lãnh đạo cấp trên ký ban hành, chọn "Trình ký"
Bàn làm việc chuyên viên
- Bước 1: Truy cập mục "Văn bản đến chưa xử lý"
- Bước 2: Nhấp xem phần chi tiết các ý kiến xử lý, căn cứ vào các ý kiến xử lý để thực hiện các thao tác phù hợp, đối với văn bản chỉ xem để biết phải nhấp vào "Xử lý xong" để lãnh đạo nắm bắt tình hình xử lý văn bản. Đối với những văn bản cần trả lời thì nhấp vào "Dự thảo VB" và chuyển sang quy trình của hệ thống "VĂN BẢN ĐI"
Có 2 trường hợp tác động đến quá trình xây dựng dự thảo/phiếu trình
* Trường hợp 1: Xuất phát từ giao việc đột xuất của lãnh đạo đơn vị, chuyên viên đăng nhập vào hệ thống và nhấp vào "DỰ THẢO – PHIẾU TRÌNH"
* Trường hợp 2: Xây dựng trực tiếp trên văn bản đến: Xuất phát từ ý kiến của lãnh đạo thông qua văn bản đến được giao đến chuyên viên
Nhấp vào chức năng "Dự thảo VB" trên giao diện chi tiết của VB đến như trên
- Bước 1: Cập nhật thông tin vào dự thảo
- Bước 2: Lựa chọn danh sách lãnh đạo trình
Lựa chọn 1: Nếu trình xin ý kiến của Lãnh đạo, chọn "Cập nhật/ xin ý kiến dự thảo"
Lựa chọn 2: Nếu trình Lãnh đạo ban hành văn bản, chọn "Trình ký"
a. Soạn thảo Tờ trình xin ý kiến Lãnh đạo đơn vị
Giao diện Soạn thảo tờ trình:
Các bước soạn thảo và gửi Tờ trình:
b. Trình Lãnh đạo Ủy ban sau khi Lãnh đạo đơn vị phê duyệt
Nhấp chuột vào danh mục "Phiếu trình đã phê duyệt". Giao diện sau xuất hiện:
Nhấp chuột vào nút "Trình tiếp" để trình Lãnh đạo Ủy ban:
- Bước 1: tại bàn làm việc chọn "Vào sổ VB đến"
- Bước 2: Thiết lập sổ văn bản đến (Nếu chưa có sổ văn bản đến thì liên hệ với quản trị hệ thống để tạo mới, nếu đã có thì chuyển sang bước 3 để tiến hành cập nhật văn bản đến)
- Bước 3: Chuyển văn bản đến vào máy scan và cập nhật thông tin tương ứng trên văn bản đến
Một số lưu ý trong quá trình cập nhật:
- Hồi báo cho văn bản đi: Văn bản đến liên quan đến văn bản đi của đơn vị (nếu có)
- Là VBQP: bao gồm các hình thức văn bản: Nghị định, nghị quyết, quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông cáo
- Là VBĐH: Công văn, Thông báo, Báo cáo, Biên bản
- Bước 4: Chọn chuyển đến đơn vị/cá nhân liên quan
- Bước 5: Nhấp nút "Cập nhật"
- Bước 1: Truy cập mục "Văn bản đến chưa xử lý"
- Bước 2: Nhấp xem phần chi tiết các ý kiến xử lý, căn cứ vào các ý kiến xử lý để thực hiện các thao tác phù hợp, đối với văn bản chỉ xem để biết phải nhấp vào "Xử lý xong" để lãnh đạo nắm bắt tình hình xử lý văn bản. Đối với những văn bản cần trả lời thì nhấp vào "Dự thảo VB" và chuyển sang quy trình của hệ thống "VĂN BẢN ĐI"
Bàn làm việc
- Bước 1: chọn mục văn bản đi chờ cấp số
- Bước 2: Cấp số cho văn bản đi do lãnh đạo ký ban hành
Cập nhật đầy đủ thông tin, chọn "Cấp số"
- Bước 1: chọn "văn bản đi mới cấp số / chưa chuyển"
- Bước 2: chọn văn bản vừa cấp số chưa chuyển
- Bước 3:
* Nếu chuyển văn bản trong nội bộ thì: chọn "chuyển VB"
Lựa chọn phòng ban, cá nhân nhận văn bản, chọn "Chuyển"
* Chuyển văn bản ra các đơn vị bên ngoài: chọn "Chuyển VB điện tử"
Có 2 trường hợp tác động đến quá trình xây dựng dự thảo/phiếu trình
* Trường hợp 1: Xuất phát từ giao việc đột xuất của lãnh đạo đơn vị, chuyên viên đăng nhập vào hệ thống và nhấp vào "DỰ THẢO – PHIẾU TRÌNH"
* Trường hợp 2: Xây dựng trực tiếp trên văn bản đến: Xuất phát từ ý kiến của lãnh đạo thông qua văn bản đến được giao đến chuyên viên
Nhấp vào chức năng "Dự thảo VB" trên giao diện chi tiết của VB đến như trên
- Bước 1: Cập nhật thông tin vào dự thảo
- Bước 2: Lựa chọn danh sách lãnh đạo trình
Lựa chọn 1: Nếu trình xin ý kiến của Lãnh đạo, chọn "Cập nhật/ xin ý kiến dự thảo"
Lựa chọn 2: Nếu trình Lãnh đạo ban hành văn bản, chọn "Trình ký"
Tại bàn làm việc
- Bước 1: chọn chức năng "BÁO CÁO"
- Bước 1: lựa chọn chức năng báo cáo thống kê
Ví dụ: thống kê theo "Sổ đăng ký văn bản đến"
- Bước 2: Lựa chọn các tiêu chí để thống kê
- Bước 3: chọn "Thống kê" để xem kết quả
- Bước 4: nếu cần in thì chọn "In" hoặc "Xuất ra file word" để chỉnh sửa trước khi in
- Bước 1: lựa chọn chức năng báo cáo thống kê
Ví dụ: thống kê theo "Sổ đăng ký văn bản đi"
- Bước 2: Lựa chọn các tiêu chí để thống kê
Sau khi đăng nhập hệ thống
- Bước 1: chọn mục "Văn bản điều hành"
- Bước 2: nhấp chuột vào tên Vụ, đơn vị để chuyển vai trò làm việc
Chú ý:
+ Với vai trò "Ủy ban Dân tộc" thì tất cả các Văn bản đi, văn bản đến được chuyển về bàn làm việc của Lãnh đạo Vụ, đơn vị (không có vai trò của chuyên viên tổng hợp của Vụ, đơn vị chỉ có vai trò duy nhât là Văn thư của Ủy ban)
+ Cần chuyển sang vai trò "Vụ, đơn vị" thì khi đó mới có chức năng chuyên viên tổng hợp (Văn thư) của Vụ, đơn vị: cập nhật văn bản đến trực tiếp Vụ, cấp số văn bản đi của Vụ, chuyển văn bản cho các Vụ, đơn vị khác,...
- Bước 1: tại bàn làm việc chọn "Vào sổ VB đến" hoặc chọn chức năng "VĂN BẢN ĐẾN" để thêm mới văn bản đến vào sổ công văn của Vụ, đơn vị.
- Bước 2: Thiết lập sổ văn bản đến (Nếu chưa có sổ văn bản đến thì liên hệ với quản trị hệ thống để tạo mới, nếu đã có thì chuyển sang bước 3 để tiến hành cập nhật văn bản đến)
- Bước 3: Cập nhật thông tin tương ứng trên văn bản đến
Một số lưu ý trong quá trình cập nhật:
- Hồi báo cho văn bản đi: Văn bản đến liên quan đến văn bản đi của đơn vị (nếu có)
- Là VBQP: bao gồm các hình thức văn bản: Nghị định, nghị quyết, quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông cáo
- Là VBĐH: Công văn, Thông báo, Báo cáo, Biên bản,...
- Bước 4: Chọn chuyển đến đơn vị/cá nhân liên quan
- Bước 5: Nhấp nút "Cập nhật"
- Bước 1: Truy cập mục "Văn bản đến chưa xử lý"
- Bước 2: Nhấp xem phần chi tiết các ý kiến xử lý, căn cứ vào các ý kiến xử lý để thực hiện các thao tác phù hợp, đối với văn bản chỉ xem để biết phải nhấp vào "Xử lý xong" để lãnh đạo nắm bắt tình hình xử lý văn bản. Đối với những văn bản cần trả lời thì nhấp vào "Trả lời VB" và chuyển sang quy trình của hệ thống "VĂN BẢN ĐI"
Bàn làm việc
- Bước 1: chọn mục văn bản đi chờ cấp số
- Bước 2: Cấp số cho văn bản đi do lãnh đạo ký ban hành
Cập nhật đầy đủ thông tin, chọn "Cấp số"
- Bước 1: chọn "văn bản đi mới cấp số / chưa chuyển"
- Bước 2: chọn văn bản vừa cấp số chưa chuyển
- Bước 3:
* Nếu chuyển văn bản trong nội bộ Vụ, đơn vị thì: chọn "chuyển VB"
Lựa chọn phòng ban, cá nhân nhận văn bản, chọn "Chuyển"
* Chuyển văn bản ra các Vụ, đơn vị bên ngoài: chọn "Chuyển VB"
- Bước 1: chọn "Chuyển văn bản điện tử"
- Bước 2: chọn các đơn vị cần chuyển văn bản
Chú ý: nếu văn bản cần trả lời (hồi báo) thì thiết lập theo dõi hồi báo và hạn hồi báo (hạn trả lời)
Có 2 trường hợp tác động đến quá trình xây dựng dự thảo/phiếu trình
* Trường hợp 1: Xuất phát từ giao việc đột xuất của lãnh đạo đơn vị, chuyên viên đăng nhập vào hệ thống và nhấp vào "DỰ THẢO VB TRÌNH KÝ", chọn "Thêm mới"
* Trường hợp 2: Xây dựng trực tiếp trên văn bản đến: Xuất phát từ ý kiến của lãnh đạo thông qua văn bản đến được giao đến chuyên viên
Nhấp vào chức năng "Trả lời VB" trên giao diện chi tiết của VB đến như trên
- Bước 1: Cập nhật thông tin vào dự thảo
- Bước 2: Lựa chọn danh sách lãnh đạo trình
Lựa chọn 1: Nếu trình xin ý kiến của Lãnh đạo, chọn "Cập nhật/ xin ý kiến dự thảo"
Lựa chọn 2: Nếu trình Lãnh đạo ký ban hành văn bản, chọn "Trình ký"
Tại bàn làm việc
- Bước 1: chọn chức năng "BÁO CÁO"
- Bước 1: lựa chọn chức năng báo cáo thống kê
Ví dụ: thống kê theo "Sổ đăng ký văn bản đến"
- Bước 2: Lựa chọn các tiêu chí để thống kê
- Bước 3: chọn "Thống kê" để xem kết quả
- Bước 4: nếu cần in thì chọn "In" hoặc "Xuất ra file word" để chỉnh sửa trước khi in
- Bước 1: lựa chọn chức năng báo cáo thống kê
Ví dụ: thống kê theo "Sổ đăng ký văn bản đi"
- Bước 2: Lựa chọn các tiêu chí để thống kê
- Bước 3: chọn "Thống kê" để xem kết quả
- Bước 4: nếu cần in thì chọn "In"
TÀI KHOẢN CỦA THƯ KÝ / ỦY QUYỀN
Sau khi đăng nhập hệ thống
- Bước 1: chọn mục "Văn bản điều hành"
- Bước 2: nhấp chuột tên của Lãnh đạo hoặc người Ủy quyền để chuyển sang bàn làm việc của Lãnh đạo hoặc người Ủy quyền
- Bước 1: tại bàn làm việc chọn "Văn bản đến chưa xử lý" (nếu có)
- Bước 2: bấm chuột vào trích yếu của văn bản để xem chi tiết văn bản
- Bước 3: chọn "Chi tiết" để xem toàn bộ chi tiết của văn bản như: cơ quan ban hành, người ký, ...
- Bước 4: nhập bút phê của Lãnh đạo (nếu cần)
- Bước 5: xem ý kiến của mọi người tham gia xử lý văn bản này
- Bước 6: xem thông tin gửi/nhận văn bản
* Trường hợp 1: đối với văn bản đển không cần xử lý
Chọn "Xứ lý xong" để văn bản đã chuyển sang văn bản đã xử lý
* Trường hợp 2: Chuyển văn bản cho người khác xử lý
Chọn "Chuyển VB"
- Bước 1: chọn đơn vị cần chuyển văn bản
- Bước 2: chọn cán bộ cần chuyển văn bản
- Bước 3: Lựa chọn "Xem ĐB" nếu văn bản đó chuyển cho cán bộ chỉ xem để biết
- Bước 4: Nhập ý kiến giao xử lý (nếu có)
- Bước 5: Nhập hạn xử lý đối với văn bản (nếu có)
- Bước 6: chọn "Đồng ý"
* Trường hợp 3: Văn bản xem để biết
Chọn "Xem để biết" chuyển trạnh thái văn bản sang văn bản xem để biết
Phê duyệt và ban hành văn bản đi do lãnh đạo ký ban hành
- Bước 1: chọn "Văn bản dự thảo đang trình ký"
- Bước 2: lựa chọn văn bản dự thảo
- Bước 3: Nếu văn bản dự thảo cần chỉnh sửa chuyển sang Bước 4, Văn bản dự thảo cần trả về chuyển sang Bước 5, Phê duyệt và ban hành văn bản chuyển sang Bước 6
- Bước 4. "Sửa" văn bản dự thảo
Chỉnh sửa các thông tin theo yêu cầu, chọn "Cập nhật / xin ý kiến dự thảo"
- Bước 5: "Trả về" văn bản dự thảo
Cập nhật ý kiến trả về văn bản dự thảo, chọn "Trả về"
- Bước 6: "Duyệt" văn bản
Cập nhật ý kiến đối với văn bản, chọn "Đồng ý"
Sau khi đăng nhập thành công thì giao diện trên xuất hiện. Nhấp vào "Văn bản đến chưa xử lý" để xem và xử lý văn bản. Các bước để xử lý văn bản như sau:
Tại bước 5, nếu văn bản cần Chuyển tiếp thì thực hiện theo các bước như bên dưới:
Sau khi đăng nhập giao diện sau xuất hiện:
Nhấp chuột vào nút "Văn bản dự thảo đang soạn/Xin ý kiến" để trình Lãnh đạo Ủy ban ký ban hành thì thực hiện các bước như sau:
Nhấp chuột vào nút "Trình tiếp" sau đó thực hiện các bước như sau:
Giao diện Tờ trình từ chuyên viên gửi lên. Nhấp chuột vào mục "Phiếu trình đang xin ý kiến":
Lựa chọn Tờ trình để xem và phê duyệt: Thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Gõ địa chỉ ; Nếu không xuất hiện hộp đăng nhập như bên dưới thì gọi điện vào số điện thoại 043.733.5153/0913.369.200 để yêu cầu cán bộ bảo trì kiểm tra kết nối mạng và máy tính. Nếu xuất hiện hộp đăng nhập thì chuyển sang Bước 2:
- Bước 2: Điền thông tin tài khoản vào hộp đăng nhập. Trong trường hợp gõ đầy đủ thông tin mà vẫn không vào được chương trình thì gọi điện vào số điện thoại: 080.44695/0989.900.683 để cán bộ Trung tâm hỗ trợ về mặt nghiệp vụ trên phần mềm
* Lưu ý: Đề nghị cán bộ cần hỗ trợ nên gọi theo số điện thoại như trên để được cán bộ Trung tâm hỗ trợ nhanh nhất.
Bước 1: đăng nhập hệ thống
Bước 2: chọn "Văn bản điều hành"
Bước 3: chọn "ĐỔI MẬT KHẨU"
Bước 4: điền đầy đủ thông tin chọn "Cập nhật"
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Bước 2: Chọn "Văn bản điều hành"
Bước 4: Điền đầy đủ thông tin cá nhân
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Bước 2: Chọn "Văn bản điều hành"
Bước 3: chọn "QL THƯ KÝ / ỦY QUYỀN" để giao vai trò xử lý văn bản cho cán bộ khác
Bước 4: chọn "Thêm mới" để thêm cán bộ được ủy quyền xử lý văn bản và giao quyền
Bước 5: Lựa chọn cán bộ được Ủy quyền
Bước 6: kích đúp chuột vào người cần được ủy quyền
Bước 7: chọn "Cập nhật"
I. Tìm kiếm văn bản đến
Bước 1: chọn "VĂN BẢN ĐẾN"
Bước 2: trên chức năng bên trái chọn "Toàn bộ văn bản đến"
Bước 3: chọn tìm kiếm theo yêu cầu
*/ tìm kiếm "Hôm nay" các văn bản đến trong ngày hiện tại
*/ tìm kiếm "Hôm qua" các văn bản đến của ngày hôm trước.
*/ tìm kiếm "Tuần qua" các văn bản đến trong tuần
*/ tìm kiếm nâng cao: tìm kiếm các văn bản đến theo 1 hoặc nhiều tiêu chí khác nhau:
- Lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm: số ký hiệu, trích yếu, cơ quan ban hành, ....
- chọn "Tìm kiếm"
- chọn "Làm lại" khi cần lựa chọn lại các tiêu chí tìm kiếm.
- đóng chức năng tìm kiếm nâng cao để xem danh sách kết quả tìm kiếm theo các tiêu chí đã lựa chọn
II. Tìm kiếm văn bản đi
Bước 1: chọn "VĂN BẢN ĐI"
Bước 2: trên chức năng bên trái chọn "Toàn bộ văn bản đi"
Bước 3: chọn tìm kiếm theo yêu cầu
*/ tìm kiếm "Hôm nay" các văn bản đi trong ngày hiện tại
*/ tìm kiếm "Hôm qua" các văn bản đi của ngày hôm trước.
*/ tìm kiếm "Tuần qua" các văn bản đi trong tuần
*/ tìm kiếm nâng cao: tìm kiếm các văn bản đi theo 1 hoặc nhiều tiêu chí khác nhau:
- Lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm: số ký hiệu, trích yếu, người ký, ....
- chọn "Tìm kiếm"
- chọn "Làm lại" khi cần lựa chọn lại các tiêu chí tìm kiếm.
- đóng chức năng tìm kiếm nâng cao để xem danh sách kết quả tìm kiếm theo các tiêu chí đã lựa chọn
Giao diện sau khi đăng nhập
1. Tra cứu Danh bạ điện tử
Tại giao diện trang chủ
- Bước 1: chọn chức năng "Danh bạ điện tử"
- Bước 2: chọn đơn vị cần xem thông tin
- Bước 3: chọn phòng ban trong đơn vị (nếu có)
- Bước 4: xem thông tin: Họ tên, chức vụ, số điện thoại di đồng, cơ quan, Email
Bước 1: chọn "Tìm kiếm nâng cao" sẽ hiển thị ra cửa sổ như Bước 2
Bước 2: lựa chọn các tiêu chí để tìm kiếm
Bước 3: chọn "Tìm kiếm"
Giao diện sau khi đăng nhập hệ thống và truy cập vào "Văn bản điều hành"
- Bước 1: truy cập vào chức năng "VĂN BẢN ĐẾN"
- Bước 2: nhấp chuột vào trích yếu của văn bản
- Bước 3: Xem chi tiết toàn bộ văn bản
- Bước 4: chọn chức năng "Nhập tiến độ" để cập nhật tiến độ xử lý văn bản
- Bước 5: cập nhật tiến độ và trạng thái xử lý văn bản do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban giao
- Bước 6: nhấp chuột "Đồng ý" để cập nhật lên hệ thống
Trên bàn làm việc
- Bước 1: chuyển sang vai trò Vụ đơn vị
- Bước 2: vào chức năng "Vào sổ văn bản đi" hoặc các văn bản trình theo quy trình trong Vụ đơn vị để phát hành cấp số
- Bước 3: cập nhật đầy đủ thông tin
- Bước 4: chọn "Cập nhật"
- Bước 5: Truy cập vào "VĂN BẢN ĐI"
- Bước 6: lựa chọn văn bản để chuyển xin ý kiến góp ý của các Vụ đơn vị
- Bước 7: chọn "Chuyển VB"
- Bước 8: chọn "Chuyển văn bản điện tử"
- Bước 9: lựa chọn đơn vị cần xin góp ý
Lưu ý:
Phải chọn vào nút "Cần theo dõi ý kiến" để có thể theo dõi được ý kiến của các Vụ đơn vị khác
- Bước 10: chọn "Chuyển" để chuyển văn bản xin ý kiến góp ý dự thảo.
Xem các ý kiến góp ý của các Vụ đơn vị
- Bước 1: Trên bàn làm việc truy cập " Văn bản đang xin ý kiến góp ý"
- Bước 2: chọn chi tiết để xem các góp ý của các vụ đơn vị
- Bước 3: chọn "Phản hồi qua mạng" để xem các đơn vị có ý kiến
- Bước 4: chọn "Chi tiết" để xem ý kiến chi tiết của Vụ đơn vị đó\
- Bước 5: Nếu kết thúc theo dõi văn bản xin ý kiến chọn "Kiến thúc theo dõi"
Giao diện tại bàn làm việc
- Bước 1: trên bàn làm việc, chọn chức năng "Mời họp"
- Bước 2: nhấp chuột vào trích yếu cảu giấy mời để hiển thị chi tiết văn bản
- Bước 3: xem chi tiết nội dung của giấy mời họp
- Bước 4: xem chi tiết các tài liệu liên quan đến cuộc họp (chỉ khi vào xem chi tiết thì mới xem được các tài liệu liên quan đến cuộc họp
Hình phụ lục 1.
Hình phụ lục 2. Chức năng dành cho Lãnh đạo sử dụng để giao việc cho cá nhân, phòng ban. Các bước tiến hành như sau:
Hình phụ lục 5. - Bước 2: Nhập thông tin công việc và chọn Đơn vị, cá nhân để giao việc. Sau đó nhấp chuột vào " Ghi nhận" để hoàn thành
Hình phụ lục 7.
Hình phụ lục 8. - Bước 1: Trở về bàn làm việc chính, chọn chức năng " Công việc giao xử lý"
Hình phụ lục 10. - Bước 2: Kiểm tra danh sách công việc
Hình phụ lục 12.
Hình phụ lục 13. - Bước1: Tại trình đơn bên trái bàn làm việc chọn" Báo cáo công việc cá nhân"
- Bước 2: Chọn đối tượng thống kế, thời gian sau đó chọn " Thống kê
Chức năng này hỗ trợ lãnh đạo tạo lập hồ sơ công việc để theo dõi tiến trình, kế hoạch các công việc trong đơn vị. Các bước tiến hành như sau:
- Bước 1: Nhấp vào "Tạo HS XL VB", giao diện sau xuất hiện:
Nhập đầy đủ thông tin về hồ sơ văn bản (những thông tin có dấu * là bắt buộc phải cập nhật)
- Bước 2: chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ (nếu có)
- Bước 3: chọn đơn vị hoặc phòng ban
- Bước 4: chọn cán bộ tham gia hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 5: chọn "Chọn" để thêm cán bộ vào danh sách xử lý
- Bước 6: phân công vai trò các cán bộ tham gia Hồ sơ xử lý văn bản
Chú ý: PT: vai trò là Phụ trác Hồ sơ xử lý văn bản
TD: vai trò theo dõi Hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 7: chọn "Ghi nhận" để cập nhật hồ sơ lên hệ thống
- Bước 1: chọn chức năng "Phân xử lý phòng ban" trong mục "Hồ sơ XL VB"
- Bước 2: nhập đầy đủ thông tin về hồ sơ văn bản (những thông tin có dấu * là bắt buộc phải cập nhật)
- Bước 3: chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 4: phân vai trò các phòng ban tham gia Hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 5: chọn "Ghi nhận" để đưa lên hệ thống
Trên bàn làm việc
- Bước 1: chuyển sang vai trò Vụ đơn vị
- Bước 2: vào chức năng "Bàn làm việc" với vai trò đơn vị
- Bước 1: chọn "Thêm mới" để cập nhật văn bản của tháng
- Bước 2: cập nhật đầy đủ thông tin: tháng, số lượng văn bản đi trong tháng của đơn vị
- Bước 3: chọn "Cập nhật" để lưu thông tin
- Bước 4: Nếu "Sửa" hoặc "Xóa"
Lựa chọn tháng cần "Sửa" hoặc "Xóa" sau đó chọn chức năng "Sửa" hoặc "Xóa"
- Bước 1: chọn "Thêm mới" để cập nhật ngày nghỉ phép của Cán bộ
- Bước 2: cập nhật đầy đủ thông tin: ngày bắt đầu nghỉ phép, ngày kết thúc nghỉ phép, người nghỉ phép
- Bước 3: chọn "Cập nhật" để lưu thông tin
- Bước 4: Nếu "Sửa" hoặc "Xóa"
Lựa chọn tháng cần "Sửa" hoặc "Xóa" sau đó chọn chức năng "Sửa" hoặc "Xóa"
Các chức năng trên bàn làm việc của Lãnh đạo Ủy ban
- Bước 1: tại bàn làm việc chọn "Văn bản đến chưa xử lý" (nếu có)
- Bước 2: bấm chuột vào trích yếu của văn bản để xem chi tiết văn bản
- Bước 3: chọn "Chi tiết" để xem toàn bộ chi tiết của văn bản như: cơ quan ban hành, người ký, ...
- Bước 4: nhập bút phê của Lãnh đạo (nếu cần)
- Bước 5: xem ý kiến của mọi người tham gia xử lý văn bản này
- Bước 6: xem thông tin gửi/nhận văn bản
* Trường hợp 1: đối với văn bản đển không cần xử lý
Chọn "Xứ lý xong" để văn bản đã chuyển sang văn bản đã xử lý
* Trường hợp 2: Chuyển văn bản cho người khác xử lý
Chọn "Chuyển VB"
- Bước 1: chọn đơn vị cần chuyển văn bản
- Bước 2: chọn cán bộ cần chuyển văn bản
- Bước 3: Lựa chọn "Xem ĐB" nếu văn bản đó chuyển cho cán bộ chỉ xem để biết
- Bước 4: Nhập ý kiến giao xử lý (nếu có)
- Bước 5: Nhập hạn xử lý đối với văn bản (nếu có)
- Bước 6: chọn "Đồng ý"
* Trường hợp 3: Văn bản xem để biết
Chọn "Xem để biết" chuyển trạnh thái văn bản sang văn bản xem để biết
* Trường hợp 4: Tạo hố sơ xử lý văn bản
Đối với các văn bản đến cần xử lý lâu dài hoặc các văn bản có tính giai đoạn
Chọn "Tạo HS XL VB"
- Phân cho các cá nhân phụ trách và theo dõi về hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 1: nhập đầy đủ thông tin về hồ sơ văn bản (những thông tin có dấu * là bắt buộc phải cập nhật)
- Bước 2: chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ (nếu có)
- Bước 3: chọn đơn vị hoặc phòng ban
- Bước 4: chọn cán bộ tham gia hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 5: chọn "Chọn" để thêm cán bộ vào danh sách xử lý
- Bước 6: phân vai trò các cán bộ tham gia Hồ sơ xử lý văn bản
Chú ý:
PT: vai trò là Phụ trác Hồ sơ xử lý văn bản
TD: vai trò theo dõi Hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 7: chọn "Ghi nhận" để cập nhật hồ sơ lên hệ thống
- Phân cho các phòng ban phụ trách và theo dõi hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 1: chọn chức năng "Phân xử lý phòng ban" trong mục "Hồ sơ XL VB"
- Bước 2: nhập đầy đủ thông tin về hồ sơ văn bản (những thông tin có dấu * là bắt buộc phải cập nhật)
- Bước 3: chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 4: phân vai trò các phòng ban tham gia Hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 5: chọn "Ghi nhận" để đưa lên hệ thống
- Bước 1: chọn "Văn bản dự thảo đang trình ký"
- Bước 2: lựa chọn văn bản dự thảo
- Bước 3: Nếu văn bản dự thảo cần chỉnh sửa chuyển sang Bước 4, Văn bản dự thảo cần trả về chuyển sang Bước 5, Phê duyệt và ban hành văn bản chuyển sang Bước 6
- Bước 4. "Sửa" văn bản dự thảo
Chỉnh sửa các thông tin theo yêu cầu, chọn "Cập nhật / xin ý kiến dự thảo"
- Bước 5: "Trả về" văn bản dự thảo
Cập nhật ý kiến trả về văn bản dự thảo, chọn "Trả về"
- Bước 6: "Phê duyệt và chuyển phát hành" văn bản
Cập nhật ý kiến đối với văn bản, chọn "Đồng ý"
- Bước 1: Tại bàn làm việc chọn "Văn bản đến chưa xử lý"
- Bước 2: Nhấp chuột vào trích yếu của văn bản để xem chi tiết văn bản, sau đó xem các nội dung liên quan đến văn bản trước khi tham gia ý kiến xử lý;
- Bước 4: Nhập bút phê của Lãnh đạo (nếu cần)
- Bước 5: Xem ý kiến của mọi người tham gia xử lý văn bản này (Mục 2. Trao đổi ý kiến)
- Bước 6: Xem thông tin gửi/nhận văn bản
* Các trường hợp xảy ra khi xử lý văn bản đến:
- Trường hợp 1: Đối với những văn bản xem để biết và nắm tình hình:
- Trường hợp 2: Đối với các văn bản tham gia trao đổi, góp ý:
Nhấp chuột vào mục "2. Trao đổi ý kiến" để tham gia ý kiến. Để kết thúc quá trình trao đổi ý kiến bạn nhấp vào chức năng "Xử lý xong" để kết thúc xử lý văn bản này.
- Trường hợp 3: Chuyển văn bản, phân công nhiệm vụ:
Chọn "Chuyển VB"
- Bước 1: Chọn đơn vị cần chuyển văn bản
- Bước 2: Chọn cán bộ cần chuyển văn bản
- Bước 3: Lựa chọn "Xem ĐB" nếu văn bản đó chuyển cho cán bộ chỉ xem để biết
- Bước 4: Nhập ý kiến giao xử lý (nếu có)
- Bước 5: Nhập hạn xử lý đối với văn bản (nếu có)
- Bước 6: Nhấp "Đồng ý" để cập nhật thông tin
- Trường hợp 4: Tạo hồ sơ xử lý văn bản
Đối với các văn bản đến cần theo dõi tiến trình, các chương trình, dự án cần theo dõi lâu dài. Nếu đã có hồ sơ lưu trữ tương ứng với văn bản này thì nhấp vào "Chuyển vào HS" để phục vụ cho công tác lưu trữ, theo dõi tiến trình. Trường hợp chưa có Hồ sơ xử lý văn bản/công việc thì nhấp vào mục "Tạo HS XL VB",
Sau khi đăng nhập giao diện sau xuất hiện:
Nhấp vào mục Văn bản dự thảo, có 2 trường hợp:
* Trường hợp 1: Phê duyệt và chuyển phát hành văn bản đi
- Bước 1: chọn "Văn bản dự thảo đang trình ký duyệt"
- Bước 2: lựa chọn văn bản dự thảo
- Bước 3: Nếu văn bản dự thảo cần phải bổ sung, chỉnh sửa chuyển sang Bước 4, Văn bản dự thảo cần trả về chuyển sang Bước 5, Phê duyệt và ban hành văn bản chuyển sang Bước 6
- Bước 4. "Sửa" văn bản dự thảo
Chỉnh sửa các thông tin theo yêu cầu, chọn "Cập nhật / xin ý kiến dự thảo"
- Bước 5: "Trả về" văn bản dự thảo để chuyên viên chỉnh sửa, bổ sung
Cập nhật ý kiến trả về văn bản dự thảo, chọn "Trả về"
- Bước 6: "Phê duyệt và chuyển phát hành" văn bản
Cập nhật ý kiến đối với văn bản, chọn "Đồng ý"
* Trường hợp 2: Đối với văn bản cần trình cấp trên xin ý kiến phê duyệt và ký ban hành
Tại bàn làm việc
- Bước 1: chọn "Văn bản dự thảo đang soạn/Xin ý kiến"
- Bước 2: chọn văn bản dự thảo cần trình Lãnh đạo cấp trên
Nếu văn bản cần "Sửa" chuyển sang Bước 3, văn bản cần trả về chuyển sang Bước 4, văn bản dự thảo cần trình Lãnh đạo cấp trên ký banh hành chuyển sang Bước 5.
- Bước 3: "Sửa" văn bản dự thảo
Cập nhật các thông tin cần sửa, chọn "Cập nhật / Xin ý kiến dự thảo"
- Bước 4: "Trả về" văn bản dự thảo
Cập nhật ý kiến đối với văn bản trả về, chọn "Trả về"
- Bước 5: Trình lãnh đạo cấp trên
- Chọn Lãnh đạo cấp trên cần trình.
Lựa chọn 1: Nếu trình xin ý kiến Lãnh đạo cấp trên, chọn "Cập nhật / Xin ý kiến dự thảo"
Lựa chọn 2: Nếu trình Lãnh đạo cấp trên ký ban hành, chọn "Trình ký"
Bàn làm việc chuyên viên
- Bước 1: Truy cập mục "Văn bản đến chưa xử lý"
- Bước 2: Nhấp xem phần chi tiết các ý kiến xử lý, căn cứ vào các ý kiến xử lý để thực hiện các thao tác phù hợp, đối với văn bản chỉ xem để biết phải nhấp vào "Xử lý xong" để lãnh đạo nắm bắt tình hình xử lý văn bản. Đối với những văn bản cần trả lời thì nhấp vào "Dự thảo VB" và chuyển sang quy trình của hệ thống "VĂN BẢN ĐI"
Có 2 trường hợp tác động đến quá trình xây dựng dự thảo/phiếu trình
* Trường hợp 1: Xuất phát từ giao việc đột xuất của lãnh đạo đơn vị, chuyên viên đăng nhập vào hệ thống và nhấp vào "DỰ THẢO – PHIẾU TRÌNH"
* Trường hợp 2: Xây dựng trực tiếp trên văn bản đến: Xuất phát từ ý kiến của lãnh đạo thông qua văn bản đến được giao đến chuyên viên
Nhấp vào chức năng "Dự thảo VB" trên giao diện chi tiết của VB đến như trên
- Bước 1: Cập nhật thông tin vào dự thảo
- Bước 2: Lựa chọn danh sách lãnh đạo trình
Lựa chọn 1: Nếu trình xin ý kiến của Lãnh đạo, chọn "Cập nhật/ xin ý kiến dự thảo"
Lựa chọn 2: Nếu trình Lãnh đạo ban hành văn bản, chọn "Trình ký"
a. Soạn thảo Tờ trình xin ý kiến Lãnh đạo đơn vị
Giao diện Soạn thảo tờ trình:
Các bước soạn thảo và gửi Tờ trình:
b. Trình Lãnh đạo Ủy ban sau khi Lãnh đạo đơn vị phê duyệt
Nhấp chuột vào danh mục "Phiếu trình đã phê duyệt". Giao diện sau xuất hiện:
Nhấp chuột vào nút "Trình tiếp" để trình Lãnh đạo Ủy ban:
- Bước 1: tại bàn làm việc chọn "Vào sổ VB đến"
- Bước 2: Thiết lập sổ văn bản đến (Nếu chưa có sổ văn bản đến thì liên hệ với quản trị hệ thống để tạo mới, nếu đã có thì chuyển sang bước 3 để tiến hành cập nhật văn bản đến)
- Bước 3: Chuyển văn bản đến vào máy scan và cập nhật thông tin tương ứng trên văn bản đến
Một số lưu ý trong quá trình cập nhật:
- Hồi báo cho văn bản đi: Văn bản đến liên quan đến văn bản đi của đơn vị (nếu có)
- Là VBQP: bao gồm các hình thức văn bản: Nghị định, nghị quyết, quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông cáo
- Là VBĐH: Công văn, Thông báo, Báo cáo, Biên bản
- Bước 4: Chọn chuyển đến đơn vị/cá nhân liên quan
- Bước 5: Nhấp nút "Cập nhật"
- Bước 1: Truy cập mục "Văn bản đến chưa xử lý"
- Bước 2: Nhấp xem phần chi tiết các ý kiến xử lý, căn cứ vào các ý kiến xử lý để thực hiện các thao tác phù hợp, đối với văn bản chỉ xem để biết phải nhấp vào "Xử lý xong" để lãnh đạo nắm bắt tình hình xử lý văn bản. Đối với những văn bản cần trả lời thì nhấp vào "Dự thảo VB" và chuyển sang quy trình của hệ thống "VĂN BẢN ĐI"
Bàn làm việc
- Bước 1: chọn mục văn bản đi chờ cấp số
- Bước 2: Cấp số cho văn bản đi do lãnh đạo ký ban hành
Cập nhật đầy đủ thông tin, chọn "Cấp số"
- Bước 1: chọn "văn bản đi mới cấp số / chưa chuyển"
- Bước 2: chọn văn bản vừa cấp số chưa chuyển
- Bước 3:
* Nếu chuyển văn bản trong nội bộ thì: chọn "chuyển VB"
Lựa chọn phòng ban, cá nhân nhận văn bản, chọn "Chuyển"
* Chuyển văn bản ra các đơn vị bên ngoài: chọn "Chuyển VB điện tử"
Có 2 trường hợp tác động đến quá trình xây dựng dự thảo/phiếu trình
* Trường hợp 1: Xuất phát từ giao việc đột xuất của lãnh đạo đơn vị, chuyên viên đăng nhập vào hệ thống và nhấp vào "DỰ THẢO – PHIẾU TRÌNH"
* Trường hợp 2: Xây dựng trực tiếp trên văn bản đến: Xuất phát từ ý kiến của lãnh đạo thông qua văn bản đến được giao đến chuyên viên
Nhấp vào chức năng "Dự thảo VB" trên giao diện chi tiết của VB đến như trên
- Bước 1: Cập nhật thông tin vào dự thảo
- Bước 2: Lựa chọn danh sách lãnh đạo trình
Lựa chọn 1: Nếu trình xin ý kiến của Lãnh đạo, chọn "Cập nhật/ xin ý kiến dự thảo"
Lựa chọn 2: Nếu trình Lãnh đạo ban hành văn bản, chọn "Trình ký"
Tại bàn làm việc
- Bước 1: chọn chức năng "BÁO CÁO"
- Bước 1: lựa chọn chức năng báo cáo thống kê
Ví dụ: thống kê theo "Sổ đăng ký văn bản đến"
- Bước 2: Lựa chọn các tiêu chí để thống kê
- Bước 3: chọn "Thống kê" để xem kết quả
- Bước 4: nếu cần in thì chọn "In" hoặc "Xuất ra file word" để chỉnh sửa trước khi in
- Bước 1: lựa chọn chức năng báo cáo thống kê
Ví dụ: thống kê theo "Sổ đăng ký văn bản đi"
- Bước 2: Lựa chọn các tiêu chí để thống kê
Sau khi đăng nhập hệ thống
- Bước 1: chọn mục "Văn bản điều hành"
- Bước 2: nhấp chuột vào tên Vụ, đơn vị để chuyển vai trò làm việc
Chú ý:
+ Với vai trò "Ủy ban Dân tộc" thì tất cả các Văn bản đi, văn bản đến được chuyển về bàn làm việc của Lãnh đạo Vụ, đơn vị (không có vai trò của chuyên viên tổng hợp của Vụ, đơn vị chỉ có vai trò duy nhât là Văn thư của Ủy ban)
+ Cần chuyển sang vai trò "Vụ, đơn vị" thì khi đó mới có chức năng chuyên viên tổng hợp (Văn thư) của Vụ, đơn vị: cập nhật văn bản đến trực tiếp Vụ, cấp số văn bản đi của Vụ, chuyển văn bản cho các Vụ, đơn vị khác,...
- Bước 1: tại bàn làm việc chọn "Vào sổ VB đến" hoặc chọn chức năng "VĂN BẢN ĐẾN" để thêm mới văn bản đến vào sổ công văn của Vụ, đơn vị.
- Bước 2: Thiết lập sổ văn bản đến (Nếu chưa có sổ văn bản đến thì liên hệ với quản trị hệ thống để tạo mới, nếu đã có thì chuyển sang bước 3 để tiến hành cập nhật văn bản đến)
- Bước 3: Cập nhật thông tin tương ứng trên văn bản đến
Một số lưu ý trong quá trình cập nhật:
- Hồi báo cho văn bản đi: Văn bản đến liên quan đến văn bản đi của đơn vị (nếu có)
- Là VBQP: bao gồm các hình thức văn bản: Nghị định, nghị quyết, quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông cáo
- Là VBĐH: Công văn, Thông báo, Báo cáo, Biên bản,...
- Bước 4: Chọn chuyển đến đơn vị/cá nhân liên quan
- Bước 5: Nhấp nút "Cập nhật"
- Bước 1: Truy cập mục "Văn bản đến chưa xử lý"
- Bước 2: Nhấp xem phần chi tiết các ý kiến xử lý, căn cứ vào các ý kiến xử lý để thực hiện các thao tác phù hợp, đối với văn bản chỉ xem để biết phải nhấp vào "Xử lý xong" để lãnh đạo nắm bắt tình hình xử lý văn bản. Đối với những văn bản cần trả lời thì nhấp vào "Trả lời VB" và chuyển sang quy trình của hệ thống "VĂN BẢN ĐI"
Bàn làm việc
- Bước 1: chọn mục văn bản đi chờ cấp số
- Bước 2: Cấp số cho văn bản đi do lãnh đạo ký ban hành
Cập nhật đầy đủ thông tin, chọn "Cấp số"
- Bước 1: chọn "văn bản đi mới cấp số / chưa chuyển"
- Bước 2: chọn văn bản vừa cấp số chưa chuyển
- Bước 3:
* Nếu chuyển văn bản trong nội bộ Vụ, đơn vị thì: chọn "chuyển VB"
Lựa chọn phòng ban, cá nhân nhận văn bản, chọn "Chuyển"
* Chuyển văn bản ra các Vụ, đơn vị bên ngoài: chọn "Chuyển VB"
- Bước 1: chọn "Chuyển văn bản điện tử"
- Bước 2: chọn các đơn vị cần chuyển văn bản
Chú ý: nếu văn bản cần trả lời (hồi báo) thì thiết lập theo dõi hồi báo và hạn hồi báo (hạn trả lời)
Có 2 trường hợp tác động đến quá trình xây dựng dự thảo/phiếu trình
* Trường hợp 1: Xuất phát từ giao việc đột xuất của lãnh đạo đơn vị, chuyên viên đăng nhập vào hệ thống và nhấp vào "DỰ THẢO VB TRÌNH KÝ", chọn "Thêm mới"
* Trường hợp 2: Xây dựng trực tiếp trên văn bản đến: Xuất phát từ ý kiến của lãnh đạo thông qua văn bản đến được giao đến chuyên viên
Nhấp vào chức năng "Trả lời VB" trên giao diện chi tiết của VB đến như trên
- Bước 1: Cập nhật thông tin vào dự thảo
- Bước 2: Lựa chọn danh sách lãnh đạo trình
Lựa chọn 1: Nếu trình xin ý kiến của Lãnh đạo, chọn "Cập nhật/ xin ý kiến dự thảo"
Lựa chọn 2: Nếu trình Lãnh đạo ký ban hành văn bản, chọn "Trình ký"
Tại bàn làm việc
- Bước 1: chọn chức năng "BÁO CÁO"
- Bước 1: lựa chọn chức năng báo cáo thống kê
Ví dụ: thống kê theo "Sổ đăng ký văn bản đến"
- Bước 2: Lựa chọn các tiêu chí để thống kê
- Bước 3: chọn "Thống kê" để xem kết quả
- Bước 4: nếu cần in thì chọn "In" hoặc "Xuất ra file word" để chỉnh sửa trước khi in
- Bước 1: lựa chọn chức năng báo cáo thống kê
Ví dụ: thống kê theo "Sổ đăng ký văn bản đi"
- Bước 2: Lựa chọn các tiêu chí để thống kê
- Bước 3: chọn "Thống kê" để xem kết quả
- Bước 4: nếu cần in thì chọn "In"
TÀI KHOẢN CỦA THƯ KÝ / ỦY QUYỀN
Sau khi đăng nhập hệ thống
- Bước 1: chọn mục "Văn bản điều hành"
- Bước 2: nhấp chuột tên của Lãnh đạo hoặc người Ủy quyền để chuyển sang bàn làm việc của Lãnh đạo hoặc người Ủy quyền
- Bước 1: tại bàn làm việc chọn "Văn bản đến chưa xử lý" (nếu có)
- Bước 2: bấm chuột vào trích yếu của văn bản để xem chi tiết văn bản
- Bước 3: chọn "Chi tiết" để xem toàn bộ chi tiết của văn bản như: cơ quan ban hành, người ký, ...
- Bước 4: nhập bút phê của Lãnh đạo (nếu cần)
- Bước 5: xem ý kiến của mọi người tham gia xử lý văn bản này
- Bước 6: xem thông tin gửi/nhận văn bản
* Trường hợp 1: đối với văn bản đển không cần xử lý
Chọn "Xứ lý xong" để văn bản đã chuyển sang văn bản đã xử lý
* Trường hợp 2: Chuyển văn bản cho người khác xử lý
Chọn "Chuyển VB"
- Bước 1: chọn đơn vị cần chuyển văn bản
- Bước 2: chọn cán bộ cần chuyển văn bản
- Bước 3: Lựa chọn "Xem ĐB" nếu văn bản đó chuyển cho cán bộ chỉ xem để biết
- Bước 4: Nhập ý kiến giao xử lý (nếu có)
- Bước 5: Nhập hạn xử lý đối với văn bản (nếu có)
- Bước 6: chọn "Đồng ý"
* Trường hợp 3: Văn bản xem để biết
Chọn "Xem để biết" chuyển trạnh thái văn bản sang văn bản xem để biết
Phê duyệt và ban hành văn bản đi do lãnh đạo ký ban hành
- Bước 1: chọn "Văn bản dự thảo đang trình ký"
- Bước 2: lựa chọn văn bản dự thảo
- Bước 3: Nếu văn bản dự thảo cần chỉnh sửa chuyển sang Bước 4, Văn bản dự thảo cần trả về chuyển sang Bước 5, Phê duyệt và ban hành văn bản chuyển sang Bước 6
- Bước 4. "Sửa" văn bản dự thảo
Chỉnh sửa các thông tin theo yêu cầu, chọn "Cập nhật / xin ý kiến dự thảo"
- Bước 5: "Trả về" văn bản dự thảo
Cập nhật ý kiến trả về văn bản dự thảo, chọn "Trả về"
- Bước 6: "Duyệt" văn bản
Cập nhật ý kiến đối với văn bản, chọn "Đồng ý"
Sau khi đăng nhập thành công thì giao diện trên xuất hiện. Nhấp vào "Văn bản đến chưa xử lý" để xem và xử lý văn bản. Các bước để xử lý văn bản như sau:
Tại bước 5, nếu văn bản cần Chuyển tiếp thì thực hiện theo các bước như bên dưới:
Sau khi đăng nhập giao diện sau xuất hiện:
Nhấp chuột vào nút "Văn bản dự thảo đang soạn/Xin ý kiến" để trình Lãnh đạo Ủy ban ký ban hành thì thực hiện các bước như sau:
Nhấp chuột vào nút "Trình tiếp" sau đó thực hiện các bước như sau:
Giao diện Tờ trình từ chuyên viên gửi lên. Nhấp chuột vào mục "Phiếu trình đang xin ý kiến":
Lựa chọn Tờ trình để xem và phê duyệt: Thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Gõ địa chỉ ; Nếu không xuất hiện hộp đăng nhập như bên dưới thì gọi điện vào số điện thoại 043.733.5153/0913.369.200 để yêu cầu cán bộ bảo trì kiểm tra kết nối mạng và máy tính. Nếu xuất hiện hộp đăng nhập thì chuyển sang Bước 2:
- Bước 2: Điền thông tin tài khoản vào hộp đăng nhập. Trong trường hợp gõ đầy đủ thông tin mà vẫn không vào được chương trình thì gọi điện vào số điện thoại: 080.44695/0989.900.683 để cán bộ Trung tâm hỗ trợ về mặt nghiệp vụ trên phần mềm
* Lưu ý: Đề nghị cán bộ cần hỗ trợ nên gọi theo số điện thoại như trên để được cán bộ Trung tâm hỗ trợ nhanh nhất.
Bước 1: đăng nhập hệ thống
Bước 2: chọn "Văn bản điều hành"
Bước 3: chọn "ĐỔI MẬT KHẨU"
Bước 4: điền đầy đủ thông tin chọn "Cập nhật"
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Bước 2: Chọn "Văn bản điều hành"
Bước 4: Điền đầy đủ thông tin cá nhân
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
Bước 2: Chọn "Văn bản điều hành"
Bước 3: chọn "QL THƯ KÝ / ỦY QUYỀN" để giao vai trò xử lý văn bản cho cán bộ khác
Bước 4: chọn "Thêm mới" để thêm cán bộ được ủy quyền xử lý văn bản và giao quyền
Bước 5: Lựa chọn cán bộ được Ủy quyền
Bước 6: kích đúp chuột vào người cần được ủy quyền
Bước 7: chọn "Cập nhật"
I. Tìm kiếm văn bản đến
Bước 1: chọn "VĂN BẢN ĐẾN"
Bước 2: trên chức năng bên trái chọn "Toàn bộ văn bản đến"
Bước 3: chọn tìm kiếm theo yêu cầu
*/ tìm kiếm "Hôm nay" các văn bản đến trong ngày hiện tại
*/ tìm kiếm "Hôm qua" các văn bản đến của ngày hôm trước.
*/ tìm kiếm "Tuần qua" các văn bản đến trong tuần
*/ tìm kiếm nâng cao: tìm kiếm các văn bản đến theo 1 hoặc nhiều tiêu chí khác nhau:
- Lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm: số ký hiệu, trích yếu, cơ quan ban hành, ....
- chọn "Tìm kiếm"
- chọn "Làm lại" khi cần lựa chọn lại các tiêu chí tìm kiếm.
- đóng chức năng tìm kiếm nâng cao để xem danh sách kết quả tìm kiếm theo các tiêu chí đã lựa chọn
II. Tìm kiếm văn bản đi
Bước 1: chọn "VĂN BẢN ĐI"
Bước 2: trên chức năng bên trái chọn "Toàn bộ văn bản đi"
Bước 3: chọn tìm kiếm theo yêu cầu
*/ tìm kiếm "Hôm nay" các văn bản đi trong ngày hiện tại
*/ tìm kiếm "Hôm qua" các văn bản đi của ngày hôm trước.
*/ tìm kiếm "Tuần qua" các văn bản đi trong tuần
*/ tìm kiếm nâng cao: tìm kiếm các văn bản đi theo 1 hoặc nhiều tiêu chí khác nhau:
- Lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm: số ký hiệu, trích yếu, người ký, ....
- chọn "Tìm kiếm"
- chọn "Làm lại" khi cần lựa chọn lại các tiêu chí tìm kiếm.
- đóng chức năng tìm kiếm nâng cao để xem danh sách kết quả tìm kiếm theo các tiêu chí đã lựa chọn
Giao diện sau khi đăng nhập
1. Tra cứu Danh bạ điện tử
Tại giao diện trang chủ
- Bước 1: chọn chức năng "Danh bạ điện tử"
- Bước 2: chọn đơn vị cần xem thông tin
- Bước 3: chọn phòng ban trong đơn vị (nếu có)
- Bước 4: xem thông tin: Họ tên, chức vụ, số điện thoại di đồng, cơ quan, Email
Bước 1: chọn "Tìm kiếm nâng cao" sẽ hiển thị ra cửa sổ như Bước 2
Bước 2: lựa chọn các tiêu chí để tìm kiếm
Bước 3: chọn "Tìm kiếm"
Giao diện sau khi đăng nhập hệ thống và truy cập vào "Văn bản điều hành"
- Bước 1: truy cập vào chức năng "VĂN BẢN ĐẾN"
- Bước 2: nhấp chuột vào trích yếu của văn bản
- Bước 3: Xem chi tiết toàn bộ văn bản
- Bước 4: chọn chức năng "Nhập tiến độ" để cập nhật tiến độ xử lý văn bản
- Bước 5: cập nhật tiến độ và trạng thái xử lý văn bản do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban giao
- Bước 6: nhấp chuột "Đồng ý" để cập nhật lên hệ thống
Trên bàn làm việc
- Bước 1: chuyển sang vai trò Vụ đơn vị
- Bước 2: vào chức năng "Vào sổ văn bản đi" hoặc các văn bản trình theo quy trình trong Vụ đơn vị để phát hành cấp số
- Bước 3: cập nhật đầy đủ thông tin
- Bước 4: chọn "Cập nhật"
- Bước 5: Truy cập vào "VĂN BẢN ĐI"
- Bước 6: lựa chọn văn bản để chuyển xin ý kiến góp ý của các Vụ đơn vị
- Bước 7: chọn "Chuyển VB"
- Bước 8: chọn "Chuyển văn bản điện tử"
- Bước 9: lựa chọn đơn vị cần xin góp ý
Lưu ý:
Phải chọn vào nút "Cần theo dõi ý kiến" để có thể theo dõi được ý kiến của các Vụ đơn vị khác
- Bước 10: chọn "Chuyển" để chuyển văn bản xin ý kiến góp ý dự thảo.
Xem các ý kiến góp ý của các Vụ đơn vị
- Bước 1: Trên bàn làm việc truy cập " Văn bản đang xin ý kiến góp ý"
- Bước 2: chọn chi tiết để xem các góp ý của các vụ đơn vị
- Bước 3: chọn "Phản hồi qua mạng" để xem các đơn vị có ý kiến
- Bước 4: chọn "Chi tiết" để xem ý kiến chi tiết của Vụ đơn vị đó\
- Bước 5: Nếu kết thúc theo dõi văn bản xin ý kiến chọn "Kiến thúc theo dõi"
Giao diện tại bàn làm việc
- Bước 1: trên bàn làm việc, chọn chức năng "Mời họp"
- Bước 2: nhấp chuột vào trích yếu cảu giấy mời để hiển thị chi tiết văn bản
- Bước 3: xem chi tiết nội dung của giấy mời họp
- Bước 4: xem chi tiết các tài liệu liên quan đến cuộc họp (chỉ khi vào xem chi tiết thì mới xem được các tài liệu liên quan đến cuộc họp
Hình phụ lục 1.
Hình phụ lục 2. Chức năng dành cho Lãnh đạo sử dụng để giao việc cho cá nhân, phòng ban. Các bước tiến hành như sau:
Hình phụ lục 5. - Bước 2: Nhập thông tin công việc và chọn Đơn vị, cá nhân để giao việc. Sau đó nhấp chuột vào " Ghi nhận" để hoàn thành
Hình phụ lục 7.
Hình phụ lục 8. - Bước 1: Trở về bàn làm việc chính, chọn chức năng " Công việc giao xử lý"
Hình phụ lục 10. - Bước 2: Kiểm tra danh sách công việc
Hình phụ lục 12.
Hình phụ lục 13. - Bước1: Tại trình đơn bên trái bàn làm việc chọn" Báo cáo công việc cá nhân"
- Bước 2: Chọn đối tượng thống kế, thời gian sau đó chọn " Thống kê
Chức năng này hỗ trợ lãnh đạo tạo lập hồ sơ công việc để theo dõi tiến trình, kế hoạch các công việc trong đơn vị. Các bước tiến hành như sau:
- Bước 1: Nhấp vào "Tạo HS XL VB", giao diện sau xuất hiện:
Nhập đầy đủ thông tin về hồ sơ văn bản (những thông tin có dấu * là bắt buộc phải cập nhật)
- Bước 2: chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ (nếu có)
- Bước 3: chọn đơn vị hoặc phòng ban
- Bước 4: chọn cán bộ tham gia hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 5: chọn "Chọn" để thêm cán bộ vào danh sách xử lý
- Bước 6: phân công vai trò các cán bộ tham gia Hồ sơ xử lý văn bản
Chú ý: PT: vai trò là Phụ trác Hồ sơ xử lý văn bản
TD: vai trò theo dõi Hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 7: chọn "Ghi nhận" để cập nhật hồ sơ lên hệ thống
- Bước 1: chọn chức năng "Phân xử lý phòng ban" trong mục "Hồ sơ XL VB"
- Bước 2: nhập đầy đủ thông tin về hồ sơ văn bản (những thông tin có dấu * là bắt buộc phải cập nhật)
- Bước 3: chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 4: phân vai trò các phòng ban tham gia Hồ sơ xử lý văn bản
- Bước 5: chọn "Ghi nhận" để đưa lên hệ thống
Trên bàn làm việc
- Bước 1: chuyển sang vai trò Vụ đơn vị
- Bước 2: vào chức năng "Bàn làm việc" với vai trò đơn vị
- Bước 1: chọn "Thêm mới" để cập nhật văn bản của tháng
- Bước 2: cập nhật đầy đủ thông tin: tháng, số lượng văn bản đi trong tháng của đơn vị
- Bước 3: chọn "Cập nhật" để lưu thông tin
- Bước 4: Nếu "Sửa" hoặc "Xóa"
Lựa chọn tháng cần "Sửa" hoặc "Xóa" sau đó chọn chức năng "Sửa" hoặc "Xóa"
- Bước 1: chọn "Thêm mới" để cập nhật ngày nghỉ phép của Cán bộ
- Bước 2: cập nhật đầy đủ thông tin: ngày bắt đầu nghỉ phép, ngày kết thúc nghỉ phép, người nghỉ phép
- Bước 3: chọn "Cập nhật" để lưu thông tin
- Bước 4: Nếu "Sửa" hoặc "Xóa"
Lựa chọn tháng cần "Sửa" hoặc "Xóa" sau đó chọn chức năng "Sửa" hoặc "Xóa"
Bạn đang đọc truyện trên: AzTruyen.Top