1.1 Các khái niệm về tổ chức và cấu trúc tổ chức

a)Tổ chức và cấu trúc tổ chức

-Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.

- Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức.

b) Không có tổ chức tốt hay xấu mà chỉ có tổ chức thích hợp hay không thích hợp

c) Trong mỗi cấu trúc tổ chức, mỗi thành viên phải được xác định rõ ràng về

+ quyền hạn

+ bổn phận

---> Trách nhiệm = quyền hạn + bổn phận

1.2 Các loại cấu trúc tổ chức

Có 3 loại :+ Cấu trúc chức năng

+ Cấu trúc dự án

+ Cấu trúc ma trận

a.Cấu trúc chức năng

Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức năng thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao.

Ưu điểm:

-Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung

-Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát

-Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất

-Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực

-Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất

-Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên

-Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà

Nhược điểm:

-Không có quyền lực dự án tập trung  không có ai có trách nhiệm cho dự án tổng thể.

-Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án

-Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng

-Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn

-Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng

-Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế nhất

b.Cấu trúc dự án

Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm / tổ gồm những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần. Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia chính thức.

Ưu điểm:

-Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án

-Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng

-Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí

-Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án

-Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác

-Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng

Nhược điểm:

-Sử dụng nguồn lực không hiệu quả

-Không chuẩn bị những công việc trong tương lai

-Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án

-Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án

-Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt đầu và kết thúc

c.Cấu trúc ma trận

Cấu trúc này là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc chức năng và dự án.

Ưu điểm:

-Sử dụng hiệu quả nguồn lực

-Tổng hợp dự án tốt

-Luồng thông tin được cải thiện

-Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng

-Duy trì kỷ luật làm việc tốt

-Động lực và cam kết được cải thiện

Nhược điểm:

-Sự tranh chấp về quyền lực

-Gia tăng các mâu thuẫn

-Thời gian phản ứng lại chậm chạp

-Khó khăn trong giám sát và kiểm soát

-Quản lý phí tăng cao

-Trải qua nhiều căng thẳng (stress)