CHƯƠNG V

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY

BIÊN BẢN

I. KHÁI NIỆM

Biên bản là VB hành chính dùng để ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang diễn ra để làm chứng cứ pháp lý về sau.

II. PHÂN LOẠI

- BB hội nghị, hội họp: dùng để ghi chép lại tiến trình tổ chức, thực hiện hội nghị hay hội họp

- BB hành chính: ghi chép cách tiến hành một công việc theo quy định hành chính như BB mở đề thi, BB giao nhận và bàn giao, BB nghiệm thu hợp đồng,...

- BB có tính chất pháp lý: ghi chép những vụ việc có liên quan đến pháp luật như BB phiên tòa, biên bản khám nghiệm tử thi, BB tai nạn giao thông,...

III. PHƯƠNG PHÁP GHI BIÊN BẢN

- Nguyên tắc ghi BB: Ghi ý (tốc độ nói bao giờ cũng nhanh hơn tốc độ viết, phải ghi thật đầy đủ và chính xác). Cần phân loại khi tiếp nhận các thông tin. Nếu là thông tin để biết thi chỉ cần ghi ý chính; nếu là thông tin để biết và để thực hiện phải ghi đầy đủ, không được bỏ sót ý nào. Trường hợp người phát biểu ý kiến yêu cầu ghi nguyên văn thì người ghi BB có thể sử dụng hình thức dẫn lời nói trực tiếp.

- Tập trung lắng nghe, có trí nhớ tốt, vận dụng kỹ thuật ghi chép nhanh. Sử dụng các cách biến đổi câu trong tiếng Việt để có thể lựa chọn cấu trúc ngắn nhất mà vẫn đảm bảo thông tin được diễn đạt một cách đầy đủ và chính xác.

- Có thể viết tắt một số từ thông dụng: TNHH, CP, LD, UBND,...

IV. NỘI DUNG BIÊN BẢN:

1. Phần mở đầu:

- Ghi rõ thời gian, địa điểm lập BB

- Thành phần tham dự

2. Phần nội dung:

- Nếu là BB hội họp hoặc vụ việc đang diễn ra thì ghi theo tiến trình của cuộc họp, hội nghị, vụ việc đó

- Nếu là BB vụ việc đã xảy ra thì mô tả lại hiện trường, ghi chép lại lời khai của nhân chứng, đương sự, hoặc nhận định của những người có liên quan.

3. Phần kết thúc:

- Ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập BB

- Nếu BB được đọc thông qua những người tham dự thì phải ghi rõ ràng, hoặc nếu BB được lập thành nhiều bản thì phải ghi rõ số bản đuợc lập

- BB phải có chữ ký của cán bộ lập BB và chữ ký của chủ tọa (nếu là BB hội họp), hoặc tùy theo tính chất của vụ việc, BB phải có chữ ký của người đại diện tổ chức vi phạm, chữ ký của người làm chứng, và người bị hại.

V. Y ÊU CẦU:

- Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.

- Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan.

- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm

- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản. Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản. Thông tin muốn chính xác có độ tin cậy cao phải đựơc đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.