CHƯƠNG III

QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ

BAN HÀNH VĂN BẢN

I. Yêu cầu đối với việc soạn thảo và ban hành VB:

1. Nội dung VB phải hợp hiến và hợp pháp:

- VB được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành.

- VB của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong VB của các cơ quan nhà nước cấp trên.

- Các VB QPPL của cơ quan nhà nước cấp dưới nếu trái với Hiến pháp, trái với các VB Luật và các VB của cơ quan nhà nước cấp trên phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành.

2. VB phải được soạn thảo đúng thể thức quy định

- VB phải đảm bảo đúng thể thức NN quy định, nếu VB không đúng thể thức, VB sẽ không có giá trị pháp lý.

- Cũng phải lưu ý đến thể thức trình bày của từng loại VB nhất định vì mỗi loại VB cụ thể đều có hình thức mẫu quy định.

3. VB phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định

- Đối với VB QPPL, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của các cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan (Luật ban hành VB QPPL 1997).

- Đối với VB hành chính thông thuờng, các CQ, đơn vị, tổ chức... đề có thể ban hành để phục vụ công việc quản lý, điều hành, giao dịch,...Cần lưu ý là một CQ, TC không thể soạn thảo và ban hành một VB vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của CQ đã được pháp luật quy định.

4. VB phải đảm bảo tính khả thi

- Nếu là VB pháp luật thì phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà lĩnh vực VB đó điều chỉnh. VB được ban hành phải căn cứ vào những điều kiện thực tế nhằm đảm bảo việc thực thi, tránh đưa ra các biện pháp mang tính chất duy ý chí. Ví dụ: Luật đi xe máy

- Một VB chỉ đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải được soạn thảo và trình bày ở VB khác. Ví dụ:

5. VB phải được trình bày theo phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ

Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp quan trọng nhất và cũng là thành tựu vĩ đại nhất của nền văn minh nhân loại. Tùy thuộc vào từng yếu tố trong mỗi môi trường giao tiếp khác nhau nội dung giao tiếp có thể được thể hịên bằng những phong cách chức năng nhất định. Phù hợp với mỗi phong cách chức năng có cách viết (văn phong) tương ứng.

 Phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ:

Là kiểu mẫu thích hợp để xây dựng lớp VB trong đó thể hiện vai của người tham gia giao tiếp trong lĩnh vực hành chính công vụ. Đó là vai của những người tham gia vào các công việc tổ chức, quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. (vai của nhà quản trị, người làm đơn, người xin thị thực, người ký hợp đồng,...)

Đặc điểm:

- Tính chính xác, rõ ràng: VB phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác nội dung VB muốn truyền đạt.

- Tính phổ thông đại chúng: VB phải viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những từ ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hóa tối ưu.

- Tính khách quan, phi cá nhân: Nội dung VB phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, bởi lẽ loại VB này là tiếng nói quyền lực của NN, không phải là tiếng nói của một cá nhân, dù rằng VB có thể giao cho một cá nhân soạn thảo.

- Tính trang trọng, lịch sự: VB là tiếng nói của chính quyền, phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành VB.

- Tính khuôn mẫu: VB cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy dịnh và trong nhiều trường hợp theo các bản mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hoá của công văn, giấy tờ.

Ngôn ngữ VB:

1. Từ ngữ:

- Lựa chọn và sử dụng từ đúng nghĩa: cần dùng từ đúng nghĩa sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện.

- Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa

- Sử dụng từ đúng văn phong hành chính công vụ:

• sử dụng từ ngữ phổ thông, trung tính thuộc văn viết: không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ, không sử dụng từ ngữ văn chương bóng bẩy; không dùng từ ngữ địa phương, chỉ sử dụng lớp từ toàn dân; không sử dụng tiếng lóng.

• Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán - Việt. Tránh sự nhầm lẫn giữa những từ gần âm, gần nghĩa.

- Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt.

2. Hành văn: Thực hiện theo nguyên tắc "5C"

2.1 Rõ ràng (Clear)

- VB đi thẳng vào trọng tâm vấn đề

- Dùng câu đơn, tránh câu phức hợp hoặc quá dài (không quá 20 từ). Chỉ sử dụng: câu kể và câu cầu khiến, không sử dụng những câu hỏi, cân than, câu cảm.

- Sử dụng từ thông dụng

- Tránh sử dụng những từ trừu tượng, thuật ngữ chuyên môn.

- Tránh sử dụng thừa từ

- Dùng câu chủ động, hạn chế dùng câu bị động.

- Viết tương ứng với khả năng nhận thức của người đọc

- Tránh viết sáo mòn, dập khuôn.

2.2 Ngắn gọn (Consise)

- Không diễn đạt dài dòng khó hiểu. Viết súc tích, chặt chẽ, trình bày thông tin có logic với một hoặc một nhóm vấn đề.

2.3 Xác đáng (Crrect)

- VB phải chính xác để tránh những kết lụân không đáng có.

- Thiết lập môi trường giao tiếp có tính xây dựng. Không sử dụng những từ ngữ mang tính cực đoan như "không được", "không thể được", "đáng tiếc là",...

- Viết câu hợp logic, có tính thuyết phục cao

2.4 Hoàn chỉnh (Complete)

Mỗi câu cần bao hàm một ý nào đó nhất định

2.5 Lịch sự (Courteous)

II. Các bước soạn thảo và ban hành VB:

1. Bước chuẩn bị:

- Xác định mục đích của VB: xác định rõ VB ban hành cần giải quyết vấn đề gì

- Xác định nội dung và tên loại VB: Xác định vấn đề cần trình bày, từ đó xác định biểu mẫu trình bày của VB cần soạn thảo

- Xác định đối tượng nhận VB: xác định đối tượng mà VB sẽ tác động đến để lựa chọn cách viết cho phù hợp.

- Thu thập và xử lý thông tin: Cần tập hợp các thông tin, sau đó lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác; loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp.

2. Bước làm dàn bài và đề cương:

- Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của VB, người soạn thảo VB cần lựa chọn các thông tin để đưa vào từng phần trong cấu trúc của mẫu VB đã lựa chọn.

- Cần chú ý sắp xếp các thông tin bằng hình thức tóm tắt những ý chính để tạo thành đề cương.

3. Bước viết thành văn:

- Dựa trên đề cương theo mẫu, người soạn thảo sẽ tiến hành viết thành văn từng phần từ trình bày thể thức đến nội dung VB.

- VB hình thành ở giai đoạn này gọi là bản thảo.

4. Bước duyệt và ký văn bản:

- Khi VB hoàn chỉnh, người soạn thảo phải trình bày lại thành bản sạch sẽ để trình duyệt. Bản thảo được duyệt gọi là bản gốc. Bản gốc là cơ sở pháp lý để hình thành bản chính.

- Khi duyệt bản thảo, thủ trưởng hoặc ngừơi được thủ trưởng ủy quyền sẽ duyệt các vấn đề sau đây: thẩm quyền ban hành VB, thể thức của VB, nội dung VB so với mục đích ban hành đã xác định

- Trong VB được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến bốn nội dung: Duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vị trí ghi ở phía lề trái; dưới số và ký hiệu của VB.

5. Bước hoàn chỉnh, ban hành và triển khai VB

- Các công việc ở giai đoạn này do nhân viên văn thư của cơ quan, công ty, doanh nghiệp thực hiện, người soạn thảo có thể phối hợp để hoàn thành quy trình.

- Từ bản gốc đã được duyệt, hình thành bản trình ký. Bản trình ký phải tuyệt đối trung thành với VB gốc. Trước khi trình ký, phải kiểm tra kỹ lưỡng VB về thể thức, về nội dung, về lối diễn đạt (lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp...)

- Trình VB cho trưởng phòng hoặc thủ trưởng trực tiếp kiểm tra và ký tắt về phía bên phải của thành phần thể thức ký của bản trình ký.

- Nhân bản trình ký đúng số lượng quy định

- Trình thủ trưởng hoặc được thủ trưởng ủy quyền ký chính thức.

- Đóng dấu lên chữ ký trên VB, đăng ký vào sổ CV đi, ghi số, ký hiệu, và ngày tháng năm ban hành VB. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản, có giá trị như nhau.

- Chuyển VB đến các cá nhân và các phòng ban có liên quan trong nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan theo yêu cầu.

- Sau khi VB được triển khai, cần có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực hiện của các bộ phận để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, rút kinh nghiệm trong việc ban hành VB mới.

6. Lưu VB

VB được lưu một bản ở bộ phận chuyên môn phụ trách hay bộ phận soạn thảo VB, một bản khác lưu ở VP hoặc văn thư. Cuối năm nộp lưu trữ theo đúng quy định NN.