CÂU 11: Kiểm soát là gì? Trình bày các loại kiểm soát.

Quản trị là quá trình sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được mục tiêu thông qua các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.

Kiểm soát được xem là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã đựoc xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định.

Vai trò của kiểm soát:

Kiểm soát là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị. Kiểm soát thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lựoc, kế hoạch, chưong trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu của mình. Vì vậy, chức năng kiểm soát có vai trò:

-       Kiểm soát nhằm đảm bảo các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao nhờ việc phát hiện kịp thời những sai lầm trứoc khi chúng trở nên nghiêm trọng.

-       Kiểm soát nhằm đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những người lãnh đạo doanh nghiệp. Nhờ đó, các nhà quản trị có thể kiểm soát những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp.

-       Kiểm soát giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường. Chức năng kiểm soát giúp các quản trị viên nắm bắt bức tranh toàn cảnh về môi trường và có những phản ứng thích hợp.

-       Kiểm soát tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới. Kiểm soát giúp khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất, kinh doanh. Đồng thời, kiểm soát còn giúp các nhà quản trị bắt đầu lại chu trình cải tiến mọi hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho doanh nghiệp.

-       Tạo điều kiện để thực hiện một cách thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy và thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân.

Các tiêu chí đánh giá hệ thống kiểm soát

Trong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và tiến hành công tác kiểm tra cần tuân theo các yêu cầu sau đây: 

-       Kiểm tra phải có trọng điểm: Khi đã xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra ở đâu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm kiểm tra đó. Thông thường đó là các khu vực hoạt động thiết yếu hay xảy ra sai sót, tập trung nhiều nguồn lực. Trên thực tế các nhà quản lý phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí tiền bạc, nguyên vật liệu và việc kiểm tra sẽ kém hiệu quả. 

-       Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và có kế hoạch rõ ràng: Yêu cầu này đòi hỏi việc kiểm tra không chỉ dựa vào các số liệu và báo cáo thống kê mà phải được tiến hành ngay tại nơi diễn ra các hoạt động và phải được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, rõ ràng. 

-       Kiểm tra cần chú trọng tới số lượng nhỏ các nguyên nhân: Yêu cầu này nêu rõ: Trong một cơ hội ngẫu nhiên nhất định, một số lượng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây ra đa số các kết quả. Đây là một yêu cầu rất quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản trị khi họ cố gắng xác định các khu vực hoạt động thiết yếu, các điểm kiểm tra thiết yếu. Yêu cầu này cũng đòi hỏi trong quá trình kiểm tra phải xem xét kỹ càng mọi nguyên nhân gây nên những sai lệch của hoạt động so với kế hoạch để có thể đề ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu quả 

-       Bản thân người thực hiện hoạt động phải tự kiểm tra: Yêu cầu này đòi hỏi mỗi người, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra mình là tốt nhất. Khả năng tự kiểm tra để tự hoàn thiện thể hiện trình độ phát triển cao của một hệ thống. 

-       Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra: Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nó phải được thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khác, kiểm tra còn cần được thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra 

-       Kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị: Kiểm tra nhằm giúp nhà quản lý nắm được những gì đang xảy ra, cho nên những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản lý thông hiểu. Những thông tin hay cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản lý không hiểu được, thì họ sẽ không thể sử dụng, và do đó sự kiểm tra sẽ không còn tác dụng. 

-       Kiểm tra phải công khai, khách quan, chính xác: Quá trình quản trị dĩ nhiên là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị, nhưng việc xem xét các bộ phận cấp dưới có làm tốt công việc hay không, không thể là sự phán đoán chủ quan. Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta có được những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn 

-       Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hoá của tổ chức: Để việc kiểm tra có hiệu quả cao cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hoá của doanh nghiệp. Nếu nhà quản trị trong tổ chức có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân vien làm việc tự giác, luôn sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm thì việc kiểm tra hoạt động của cấp dưới và nhân viên không nên thực hiện quá thường xuyên. Ngược lại, nếu nhân viên cấp dưới quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường xuyên chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhân viên có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra, trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người. 

-       Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm: Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra được coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất. Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng với chi phí cho nó. Mặc dù yêu cầu này là đơn giản nhưng khó trong thực hành. Thông thường các nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho công tác kiểm tra nhưng kết quả thu được do kiểm tra lại không tương xứng

-       Kiểm tra phải đưa đến hành động: Dựa vào kết quả kiểm tra nhà quản lý phải hành động. Có thể đó là sắp xếp lại tổ chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chi tiêu, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo. Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà không điều chỉnh, thì việc kiểm tra mất tác dụng, ý nghĩa. 

-       Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng: Muốn cho việc kiểm tra đem lại hiệu quả thiết thực thì cần tiến hành đồng bộ ở nhiều khâu, kết hợp nhiều phương pháp với nhau. Các phương pháp kiểm tra, hình thức kiểm tra cũng phải được áp dụng linh hoạt, uyển chuyển, phù hợp với từng đối tượng, quy mô, mục đích của kiểm tra.  

Quy trình kiểm soát

-       Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn kiểm soát là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả. Các tiêu chuẩn của ktra rất phong phú do tính chất đặc thù của từng doanh nghiệp, cac bộ phận và con ngừoi

-       Đo lường và đánh giá sự thực hiện:

Đo lường sự thực hiện: Việc đo lường được tiến hành tại các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu trên cơ sở nội dung đã được xác định. Từ đó rút ra những kết luận đúng đắn về kết quả thực hiện và nguyên nhân của những sai lệch. Ngoài ra, người ta còn cố gắng dự báo kết quả đang mong đợi để đối chiếu với các tiêu chuẩn và từ đó có những biện pháp xử lý kịp thời.

Đánh giá sự thực hiện: Xem xét sự phù hợp của các kết quả đã được đo lường so với các tiêu chuẩn. Sau đó tiến hành phân tích những sai lệch và những hậu đối với hoạt động của doanh nghiệp để xây dựng 1 chương trình điều chỉnh có hiệu quả.

-       Điều chỉnh các hoạt động: Điều chỉnh là những điều bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoảch đề ra nhằm không ngừng cải tiến chất lựong lao động.

Các loại kiểm soát

-       Kiểm soát trứoc hoạt động: Hình thức kiểm soát này dùng để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó đã đựoc ghi vào ngân sách và được chuẩn bị đầy đủ cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và đến nơi quy định. 

-       Kiểm tra trong hoạt động Là theo dõi các hoạt động đang diễn ra để đảm bảo chắc chắn rằng mọi cái đều hướng đến các mục tiêu. Những tiêu chuẩn chỉ đạo hoạt động đang diễn ra được rút ra từ những phần mô tả công việc và từ những chính sách được hình thành từ chức năng lập kế hoạch. Việc kiểm tra trong hoạt động được thực hiện chủ yếu bằng những hoạt động giám sát của những nhà quản trị. 

-       Kiểm soát sau hoạt động: Là hình thức kiểm soát, đo lừong kết quả cuối cùng của hoạt động. Nguyên nhân của sai lệch so với tiêu chuẩn và kế hoạch đựoc xác định và điều chỉnh cho những họat động tưong tự trong tưong lai. Còn là cơ sở tiến hành khen thửong và khuyến khích cán bộ, công nhân.

Các loại kiểm soát trên đều cần thiết và đựoc áp dụng tổng hợp để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.