CHƯƠNG VII

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

5.1. Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát

5.1.1. Khái niệm kiểm soát:

            Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định

Kiểm soát vừa là một quá trình kiểm tra các chỉ tiêu, vừa là việc theo dõi các ứng xử của đối tượng

Kiểm soát không chỉ dành cho những hoạt động đã xảy ra và đã kết thúc, mà còn là sự kiểm soát đối với những hoạt động đang xảy ra và sắp xảy ra

Trong quá trình kiểm soát, có hai yếu tố luôn tham gia vào kiểm soát và ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng kiểm soát. Điều này thể hiện ở chỗ: trong quá trình kiểm soát, nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi sau đây:

+ Kiểm soát cái gì?

+ Kiểm soát khi nào?

+ Kiểm soát ở đâu?

+ Kiểm soát như thế nào?

+ Chờ đợi thấy cái gì ở kiểm soát?

+.......

Kiểm soát thường hướng vào các mục đích sau đây:

Bảo đảm kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã được xác định

Xác định rõ những kết quả thực hiện theo các kế hoạch đã được xây dựng

Xác định và dự đoán những biến động trong hoạt động của tổ chức

Phát hiện những sai lệch, thiếu sót, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình hoạt động để kịp thời điều chỉnh

Phát hiện cơ hội, phòng ngừa rủi ro

Bảo đảm các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu

5.1.2. Vai trò của kiểm soát:

Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức

Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức

Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường

Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao

Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức

" Kiểm soát là một hệ thống phản hồi quan trọng đối với công tác quản trị. Chính nhờ hệ thống phản hồi này mà các nhà quản trị biết rõ được thực trạng tổ chức mình, những vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, từ đó chủ động tìm các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được mục tiêu đã xác định

5.1.3. Các nguyên tắc kiểm soát:

Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả

Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng

Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan

Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý

5.2. Các loại kiểm soát

5.2.1. Theo thời gian tiến hành kiểm soát

Kiểm soát trước: là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc

Kiểm soát trong: là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện

Kiểm soát sau: là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra

5.2.2. Theo tần suất các cuộc kiểm soát

Kiểm soát liên tục: là kiểm soát được tiến hành thường xuyên ở mọi thời điểm đối với đối tượng kiểm soát

Kiểm soát định kỳ: là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định

Kiểm soát đột xuất: là kiểm soát được tiến hành tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch

5.2.3. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát

Kiểm soát toàn bộ: là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung

Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động, từng bộ phận, từng khâu, từng cấp

Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong tổ chức

5.2.4. Theo đối tượng kiểm soát

Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức như đánh giá thực trạng nhà xưởng, máy móc, thiết bị...

Kiểm soát con người: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên các mặt: năng lực, tính cách, kết quả thực hiện công việc, tinh thần trách nhiệm, sự thoã mãn với công việc...

Kiểm soát thông tin: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của thông tin trong hoạt động của tổ chức

Kiểm soát tài chính: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài chính của tổ chức như đánh giá ngân sách, công nợ...

5.3. Quy trình kiểm soát

            Quy trình kiểm soát trong tổ chức có thể minh họa bằng sơ đồ sau đây:

(so do)

5.3.1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát

            Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo lường và đánh giá kết quả thực tế của hoạt động

            Khi các định các tiêu chuẩn kiểm soát cần thực hiện theo các quy tắc sau đây:

Tiêu chuẩn và mục tiêu

Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên

Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp

Tiêu chuẩn và trách nhiệm

Xác định mức chuẩn

Sử dụng các tiêu chuẩn định tính

5.3.2. Đo lường kết quả hoạt động

Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo (đối vói những hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với những hoạt động sắp xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định

Yêu cầu đối với đo lường kết quả :

Hữu ích

Có độ tin cậy cao

Không lạc hậu

Tiết kiệm

Các phương pháp đo lường kết quả :

Quan sát các dữ kiện : Phương pháp này dựa vào các dữ kiện định lượng như số liệu thống kê, tài chính, kế toán để đo lường kết quả thực hiện

Sử dụng các dấu hiệu báo trước : Phương pháp này được thực hiện dựa vào những ‘triệu chứng’ báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công việc

Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân : Phương pháp này được tiến hành thông qua việc nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát

Dự báo : Phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán về kết quả thực hiện công việc

Điều tra : Phương pháp này được tiến hành bằng cách xây dựng các phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan

5.3.3. So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát kiểm soát

Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó

Sau đó tiến hành thông báo :

+ Đối tượng thông báo:

Các nhà quản trị cấp trên có liên quan

Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan

Đối tượng bị kiểm soát

     + Nội dung thông báo:

Kết quả kiểm soát bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện công việc...

Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng

Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn

     + Yêu cầu khi thông báo:

Phải kịp thời

Phải đầy đủ

Phải chính xác

Phải đúng đối tượng

5.3.4. Tiến hành điều chỉnh

Các hoạt động điều chỉnh:

Điều chỉnh mục tiêu dự kiến

Điều chỉnh chương trình hành động

Tiến hành những hành động dự phòng

Không hành động gì cả

Yêu cầu đối với hành động điều chỉnh:

Phải nhanh chóng, kịp thời

Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp

Điều chỉnh phải hướng tới kết quả