CHƯƠNG I: KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ

Khái niệm và các chức năng quản trị.

Khái niệm và bản chất quản trị.

     a) Khái niệm quản trị:

Giới thiệu một số khái niệm:

- Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường (Lý thuyết quản trị kinh doanh, trường ĐHKTQD – NXB Thống kê 1994)

- Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực (sự thực hiện) của những người khác (Quản trị DNTM. GS. TS Phạm Vũ Luận – NXB Thống kê 2004)

- Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành đọng riêng rẽ không thể nào đạt được (Quản trị học căn bản. James H.Donnelly; J.Gibson – NXB Thống kê 2001)

Þ Từ nghiên cứu các khái niệm, chúng tôi lựa chọn khái niệm quản trị sau đây:

- Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức. (Management Angelo Kinicki, Williams. Mc Graw Hill Irwin – New York 2006)

      Giải thích: 

- Quản trị là hoạt động của một hay một số người nhằm phối hợp các hoạt động của người khác để đạt được mục tiêu.

- Sự phối hợp các hoạt động được thực hiện thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực của tổ chức.

- Quá trình hoạt động đòi hỏi sử dụng nhân tài, vật lực để đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả nhất.

     b) Quản trị là một khoa học, nghệ thuật và một nghề. 

* Quản trị là một khoa học:

- Quản trị ra đời cùng với sự xuất hiện của phân công hợp tác lao động, của thực tiễn hoạt động kinh tế, xã hội ® Các công trình nghiên cứu về quản trị ra đời.

- Quản trị đòi hỏi phải nhận thức và vận dụng các quy luật kinh tế xã hội.

- Sử dụng thành tựu các khoa học khác: toán kinh tế, điều khiển học, tin học, công nghệ, kinh tế, thống kê, xã hội học, tâm lý học, luật,…

         * Quản trị là một nghệ thuật:

- Ví quản trị là một nghệ thuật, nhà quản trị là một nghệ sỹ, vì thực tiễn hoạt động kinh doanh luôn thay đổi ® nhà quản trị không được áp dụng kiến thức một cách cứng nhắc, giáo điều  ® mà phải vận dụng sáng tạo.

- Nghệ thuật quản trị là quan trọng song phải coi khoa học quản trị là nền tảng; không phủ nhận khoa học quản trị.

- Nghệ thuật quản trị là tài nghệ của nhà quản trị trong việc giải quyết những vấn đề đặt ra một cách khéo léo, có hiệu quả nhất đối với mỗi tình huống cụ thể.

        * Quản trị là một nghề:

- Từ năm 1950: Quản trị dần tiến đến chuyên nghiệp, được đào tạo chính quy thành một nghề có mặt trong tất cả tổ chức kinh tế, xã hội và con người có thể kiếm tiền bằng nghề này.

1.1.2. Các chức năng quản trị.

Quá trình quản trị: thực hiện 4 chức năng riêng biệt song có mối liên hệ mật thiết, đó là: hoạch định (phải làm gì), tổ chức (ai làm, làm cách nào), lãnh đạo (gây ảnh hưởng lên cách làm), kiểm soát (đảm bảo thực hiện kế hoạch).

Hoạch định

Tổ chức

Lãnh đạo

Kiểm soát

Nhân lực

 Tài chính

 ---->  Mục tiêu         T/C

Thông tin

Quá trình này thực hiện sự phối hợp  nguồn nhân lực, nguồn tài chính, thông tin để đạt mục tiêu đã dự định.

- Các chức năng quản trị bao gồm những nhiệm vụ lớn, bao trùm trong các hoạt động quản trị.

- Có nhiều tiếp cận về chức năng quản trị song phổ biến các nhà nghiên cứu cho rằng quản trị có 4 chức năng trên.

- Các chức năng không tồn tại độc lập mà có mối quan hệ mật thiết.

a) Hoạch định (Planning):

- Là chức năng đầu tiên và mọi chức năng (nhiệm vụ) đều phụ thuộc vào nó.

- Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, những phương pháp (biện pháp)  và phương tiện để đạt được mục tiêu.

   b) Tổ chức (Organizing):

- Là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và phân quyền.

- Những công việc của tổ chức bao gồm: xác định những việc phải làm, ai làm, phối hợp hành động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận, hệ thống quyền hành trong tổ chức.

c) Lãnh đạo (Leading):

- Là gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn, động viên người thừa hành thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở hiểu rõ động cơ, hành vi của họ bằng phong cách lãnh đạo phù hợp để đạt mục tiêu.

d) Kiểm soát (Reviewing):

- Xác định thành quả (kết quả) đạt được so với mục tiêu đã đặt ra.

- Tìm nguyên nhân sai lệch và biện pháp để điều chỉnh, sửa sai.

Môi trường quản trị.

1.2.1. Khái niệm:

Môi trường chỉ những định chế hay lực lượng bên trong và bên ngoài tác động đến hoạt động của quản trị tổ chức.

Môi trường được chia thành:

- Môi trường bên ngoài gồm: Môi trường chung và môi trường đặc thù

- Môi trường bên trong.

* Môi trường chung:

+ Các yếu tố kinh tế vĩ mô

+ Các yếu tố chính trị, luật pháp

+ Các yếu tố xã hội

+ Các yếu tố tự nhiên

+ Các yếu tố công nghệ

* Môi trường đặc thù:

+ Khách hàng

+ Nhà cung cấp

+ Đối thủ cạnh tranh

+ Sản phẩm thay thế

* Môi trường bên trong tổ chức (nội bộ).

1.2.2.Môi trường chung và tác động của nó tới quản trị

Mô tả và phân tích ảnh hưởng của các yếu tố môi trường đến hoạt động kinh doanh và đến hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát và ra quyết định quản trị.

a) Yếu tố kinh tế:

+ Thu nhập quốc dân (tăng trưởng hay suy thoái kinh tế)

+ Lạm phát

+ Tín dụng, lãi suất, tỷ giá hối đoái

+ Tình trạng công ăn việc làm, thu nhập

+ Thuế

+ ………….

b) Các yếu tố chính trị, luật pháp

+ Sự ổn định chính trị, đường lối, chính sách

+ Hệ thống luật pháp liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp

+ Các định chế quốc tế và khu vực

c) Các yếu tố văn hoá, xã hội

+ Dân số và phân bố dân cư

+ Văn hoá, lối sống, các chuẩn mực đạo đức,….

+ Phong tục tập quán

+ Tôn giáo

d) Các yếu tố kỹ thuật, công nghệ

+ Tình hình phát minh, sáng chế

+ Tình hình ứng dụng tiến bộ khoa học, kỹ thuật, công nghệ

+ Chu kỳ đổi mới chức năng và vòng đời sản phẩm của   

+ Bùng nổ cách mạng thông tin, truyền thông, tự động hoá…..

e) Yếu tố tự nhiên

+ Tài nguyên thiên nhiên, khí hậu  ảnh hưởng đến lối sống, sinh hoạt của người dân (khách hàng doanh nghiệp)

+ ảnh hưởng đến nguồn lực đầu vào của doanh nghiệp

+ Vấn đề ô nhiễm môi trường và trách nhiệm của doanh nghiệp ® vẽ sơ đồ môi trường.

1.2.3. Môi trường đặc thù (môi trường ngành) và tác động của nó tới quản trị

a) Khách hàng:

Khách hàng là người quyết định đầu ra, nuôi sống doanh nghiệp.

- Khả năng mua (sức mua)                 là cơ sở thông tin để ra quyết định trong

- Nhu cầu, thị hiếu của khách.       Þ hoạch định chiến lược , chính sách, mục tiêu 

- Sự tín nhiệm của khách hàng            và tổ chức phục vụ .......

b) Người cung ứng:

- Cung cấp tài chính, lao động, hàng hoá, nguyên vật liệu, thông tin: quyết định yếu tố:

+ Số lượng nhà cung ứng

+ Chất lượng

+ Giá cả

Þ Quyết định tính thường xuyên, đều đặn của kinh doanh, chất lượng, giá cả, khả năng cạnh tranh của sản phẩm. ÞLà cơ sở ra các quyết định quản trị.

c) Đối thủ cạnh tranh:

- Đối thủ trực tiếp, gián tiếp.

- Đối thủ chủ yếu, thứ  yếu.

- Đối thủ trước mắt, tiềm ẩn.

Þ Hoạch định chính sách chiến lược và đối sách để tồn tại và tăng tính cạnh tranh.

d) Các cơ quan hữu quan:

- Giới tài chính (nguồn cung cấp vốn)

- Cơ quan thông tin đại chúng.

- Các cơ quan Nhà nước hữu quan (thuế, quản lý thị trường, công an, UBND,…)

- Tổ chức xã hội (hội bảo vệ người tiêu dùng, tổ chức bảo vệ môi trường, quần chúng trong xã hội…)

1.2.4. Môi trường bên trong.

- Nguồn nhân lực

- Tài chính

- Cơ sở vật chất, trang bị kỹ thuật

- Văn hoá, tinh thần doanh nghiệp

1.3       Nhà quản trị

1.3.1. Khái niệm và vai trò nhà quản trị

a. Khái niệm nhà quản trị:

Theo chức năng quản trị: Nhà quản trị là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Theo hoạt động tác nghiệp: Nhà quản trị là người đảm nhận chức vụ nhất định trong tổ chức, điều khiển công việc của các bộ phận, cá nhân dưới quyền và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ

è Nhà quản trị là chủ thể trong hệ thống quản trị, là người đưa ra các tác động quản trị

b. Vai trò nhà quản trị:

* Vai trò liên kết:

Là người đại diện

Là người lãnh đạo

Là người tạo ra các mối quan hệ

* Vai trò thông tin:

Tiếp nhận

Sử lý thông tin

Truyền đạt thông tin

Cung cấp thông tin

* Vai trò ra quyết định:

Là người phụ trách

Là người loại bỏ các vi phạm

Là người phân phối các nguồn lực

Là người tiến hành các cuộc đàm phán

1.3.2. Các cấp bậc quản trị

a. Nhà quản trị cấp cao

Là những người giữ các chức vụ, vị trí hàng đầu trong tổ chức

Họ chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức

Họ đưa ra các chỉ dẫn, phương hướng mang tính chiến lược trong sự cân nhắc nguồn lực của tổ chức, cơ hội và nguy cơ từ môi trường bên ngoài

Nhà quản trị cấp cao cần có khả năng nhận thức, phán đoán để xử lý được lượng thông tin lớn từ môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức

Uy tín của các nhà quản trị cấp cao có ảnh hưởng lớn đến văn hoá và bầu không khí bên trong của tổ chức

Các chức danh của nhà quản trị cấp cao thường là: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc…

b. Nhà quản trị cấp trung:

Là các nhà quản trị hoạt động ở dưới các nhà quản trị cấp cao nhưng ở trên các nhà quản trị cấp cơ sở

Họ trực tiếp giám sát, kiểm tra các nhà quản trị cấp cơ sở

Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các chiến lược và các chính sách của tổ chức, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung

Nhà quản trị cấp trung phải quản trị nhóm một cách linh hoạt, năng động, khuyến khích sự hợp tác và giải quyết các xung đột

Trong quan hệ với các nhóm khác cũng như bên ngoài, nhà quản trị cấp trung phải đóng vai trò như là đầu mối liên kết, thu thập và cung cấp thông tin phản hồi cho các bộ phận

Với chức năng liên kết, nhà quản trị cấp trung có trách nhiệm:

Hoạch định và điều phối nguồn lực

Phối hợp các nhóm làm việc độc lập

Chỉ đạo việc thực hiện công việc của các bộ phận

Các chức danh của nhà quản trị cấp trung thường là: trưởng bộ phận, chi nhánh, phòng, ban, đơn vị trực thuộc mà duới đó còn có các bộ phận nhỏ hơn

c. Nhà quản trị cấp cơ sở

Là những người trực tiếp theo dõi, giám sát và kiểm tra công việc của những người thừa hành

Họ chịu trách nhiệm về việc sử sụng trực tiếp các nguồn lực dành cho họ

Họ phân công các nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên thừa hành và đảm bảo công việc được thực hiện theo kế hoạch đã đề ra

Họ thường là người trực tiếp tham gia các hoạt động tác nghiệp như các nhân viên dưới quyền họ, thậm chí có khả năng làm tốt nhất những công việc mà những người thừa hành phải làm

Đối với nhà quản trị cấp cơ sở cần có kiến thức chuyên môn, hiểu biết tốt về công việc, các phương tiện vật chất kỹ thuật và các phương pháp trong những lĩnh vực cụ thể.

Các chức danh của nhà quản trị cấp cơ sở thường là: đốc công, tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng ca…

1.3.3. Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị

a. Kỹ năng chuyên môn:

Kỹ năng chuyên môn, hay còn gọi là kỹ năng kỹ thuật, là những những hiểu biết, những kiến thức chuyên môn về lĩnh vực hoạt động của bộ phận do nhà quản trị phụ trách

Nhà quản trị có kỹ năng chuyên môn để có thể hiểu được các công việc của bộ phận mình phụ trách, từ đó ra các quyết định chính xác về các lĩnh vực chuyên môn, hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên thực hiện tốt các hoạt động tác nghiệp, đồng thời giúp các nhà quản trị có thể xử lý kịp thời những tình huống phát sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức

Kỹ năng chuyên môn của nhà quản trị có thể có được bằng con đường: học tập trong nhà trường và học ngay ở chính trong quá trình làm việc. Trong thực tiễn kinh doanh, có nhiều nhà quản trị không những có kiến thức chuyên môn rộng mà còn là bậc thầy trong lĩnh vực chuyên môn hẹp nhất định

b. Kỹ năng nhân sự:

Kỹ năng nhân sự, hay còn gọi là kỹ năng giao tiếp nhân sự, là khả năng làm việc với người khác, khả năng giao tiếp với người khác và khả năng phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận.

Nhà quản trị luôn phải tiếp xúc hoặc trực tiếp hoặc gián tiếp với nhiều người khác nhau: nhân viên dưới quyền, các nhà quản trị cùng cấp, các nhà quản trị cấp trên, những cá nhân và các tổ chức bên ngoài đơn vị họ phụ trách

Kỹ năng nhân sự là cơ sở hình thành nên năng lực giao tiếp, chó phép các nhà quản trị đạt hiệu quả cao khi tác động đến những người khác, chẳng hạn trong việc thoả thuận với bên ngoài, làm hài lòng các nhà quản trị cấp trên và các cơ quan nhà nước, tạo ra sự tuân thủ của cấp dưới…

Nhà quản trị cần hiểu biết tâm lý con người, biết tuyển chon, đặt đúng chỗ, sử dụng đúng khả năng của các thành viên trong tổ chức mình.

Nhà quản trị có kỹ năng nhân sự là nhà quản trị biết lắng nghe ý kiến người khác và dung hoà các chính kiến, các quan điểm khác nhau, tạo ra môi trường làm việc trong đó các cá nhân cảm thấy hài lòng, kích thích họ đóng góp ý kiến, tham gia vào quá trình ra quyết định quản trị

Kỹ năng nhân sự cho phép các nhà quản trị hình thành nên “nghệ thuật dùng người”

c. Kỹ năng tư duy:

Kỹ năng tư duy là khả năng nhận thức, phán đoán, hình dung và trình bày những vấn đề ngay cả khi chúng còn trong dạng tiềm ẩn hay trong tương lai

Khả năng nhận thức, phán đoán giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về tổ chức, định hướng cho hoạt động của tổ chức

Nhà quản trị là người lo cho người khác làm nên phải biết lo trước, nhìn thấy trước những điều mà nhân viên của mình chưa nhìn thấy.

Nhà quản trị phải có quan điểm tổng hợp, biết tư duy có hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các cá nhân, bộ phận, các vấn đề, hiểu rõ mức độ phức tạp của môi trường, biết giảm thiểu sự phức tạp đó xuống một mức độ có thể đối phó được

Kỹ năng tư duy giúp cho nhà quản trị phát triển những năng lực cá nhân và nề nếp văn hoá của tổ chức.

Kỹ năng tư duy đặc biệt cần thiết khi các nhà quản trị hoạch định hay ra quyết định nói chung

* Mối quan hệ giữa các kỹ năng quản trị và các cấp bậc quản trị:

Các nhà quản nhà quản trị phải có đầy đủ các kỹ năng trên, tuy nhiên tầm quan trọng của mỗi kỹ năng phụ thuộc theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức. Thực tế cho thấy, các nhà quản trị cấp cao cần có nhiều kỹ năng tư duy hơn, các nhà quản trị cấp cơ sở cần kỹ năng kỹ năng chuyên môn nhiều hơn, kỹ năng nhân sự cần thiết cho mọi nhà quản trị ở tất cả các cấp, vì ở cấp nào nhà quản trị cũng phải làm việc với con người

kỹ năng tư duy

kỹ năng nhân sự

kỹ năng chuyên môn

nhà quản trị cấp cơ sở

nhà quản trị cấp trung

nhà quản trị cấp cao

(đường chéo)

Hình: Các kỹ năng của nhà quản trị

1.3.4. Phong cách nhà quản trị

a. Phong cách chuyên quyền:

Phong cách chuyên quyền là phong cách mà theo đó nhà quản trị triệt để sử dụng quyền lực hay uy tín chức vụ của mình để tác động đến người dưới quyền.

Các đặc điểm cơ bản của phong cách chuyên quyền:

Thiên về sử dụng mệnh lệnh

Luôn đòi hỏi cấp dưới sự phục tùng tuyệt đối

Thường dựa vào năng lực, kinh nghiệm, uy tín chức vụ của mình để tự đề ra các quyết định rồi buộc họ phải làm theo ý muốn hay quyết định của nhà quản trị

Nhà quản trị chú trọng đến hình thức tác động chính thức, thông qua hệ thống tổ chức chính thức

Các ưu điểm chủ yếu của phong cách chuyên quyền:

Nhà quản trị thường là người có tính quyết đoán cao và dứt khoát khi đưa ra các quyết định quản trị. Điều này giúp cho họ giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh chóng và thường chớp được các cơ hội kinh doanh

Nhà quản trị thường là những người dám chịu trách nhiệm cá nhân về các quyết định của mình, “dám làm, dám chịu”, và do vậy phát huy được đầy đủ các năng lực và phẩm chất cá nhân tốt đẹp của bản thân

Các nhược điểm chủ yếu của phong cách chuyên quyền:

Triệt tiêu tính sáng tạo của các thành viên trong tổ chức, không thừa nhận trí tuệ của tập thể, của những người dưới quyền

Quyết định của các nhà quản trị chuyên quyền thuờng ít được cấp dưới chấp nhận, đồng tình và làm theo, thậm chí còn dẫn đến sự chống đối của cấp dưới

Trong tổ chức thường có nhiều ý kiến bất đồng, một số người có tâm lý lo sợ, lệ thuộc. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của các nhà quản trị chuyên quyền

b. Phong cách dân chủ:

Phong cách dân chủ là phong cách mà theo đó nhà quản trị chủ yếu sử dụng uy tín cá nhân để đưa ra những tác động đến những người dưới quyền. Nói cách khác, họ rất ít sử dụng quyền lực hay uy tín chức vụ để tác động đến những người dưới quyền

Các đặc điểm cơ bản của phong cách dân chủ:

Thường sử dụng hình thức động viên khuyến khích

Không đòi hỏi cấp dưới sự phục tùng tuyệt đối

Thường thu thập ý kiến của những người dưới quyền, thu hút, lôi cuốn cả tập thể vào việc ra quyết định, thực hiện quyết định

Nhà quản trị chú trọng đến hình thức tác động không chính thức, thông qua hệ thống tổ chức không chính thức

Các ưu điểm chủ yếu của phong cách dân chủ:

Phat huy được năng lực tập thể, trí tuệ của tập thể, phát huy được tính sáng tạo của cấp dưới, tạo cho cấp dưới sự chủ động cần thiết để giải quyết công việc

Quyết định của các nhà quản trị dân chủ thuờng được cấp dưới chấp nhận, đồng tình, ủng hộ và làm theo.

Thiết lập được mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới, tạo ra được ê kíp làm việc trên cơ sở khai thác những ưu điểm của hệ thống tổ chức không chính thức

Các nhược điểm chủ yếu của phong cách dân chủ:

Nếu thiếu sự quyết đoán cần thiết, nhà quản trị dễ trở thành người theo đuôi cấp dưới, ba phải, vì vậy các quyết định thường đưa ra chậm chạp, bỏ lõ thời cơ

Nhà quản trị dân chủ nêu không có tài năng thực sự sẽ không dám chịu trách nhiệm cá nhân về các quyết định của mình, từ đó sẽ làm giảm lòng tin của cấp dưới

Trên thực tế, có thể xảy ra tình trạng “dân chủ giả hiệu” để lấy lòng cấp dưới

c. Phong cách tự do

Phong cách tự do là phong cách mà theo đó nhà quản trị rất ít sử dụng quyền lực để tác động đến những người dưới quyền, thậm chí không có những tác động đến họ.

Các đặc điểm cơ bản của phong cách tự do:

Nhà quản trị đóng vai trò là người cung cấp thông tin

Nhà quản trị thuờng không tham gia vào hoạt động tập thể và sử dụng rất ít quyền lực của mình để tác động đến người dưới quyền

Phân tán quyền hạn cho cấp dưới, để cho cấp dưới sự độc lập cao và quyền tự do hành động lớn

Các ưu điểm chủ yếu của phong cách tự do:

Nhà quản trị cấp cao có điều kiện thời gian để tập trung sức lực vào vấn đề chiến lược

Tôn trọng và phát huy tối đa quyền tự do và chủ động của cấp dưới, tạo điều kiện để cấp dưới tham gia vào quá trình ra quyết định quản trị. Điều này cho phép khai thác tài năng của những người dười quyền

Quyết định của nhà quản trị dễ được cấp dưới chấp nhận, đồng tình, ủng hộ và làm theo

Các nhược điểm chủ yếu của phong cách tự do:

Nhà quản trị thường buông lơi quyền lực, thậm chí để cho những người dưới quyền lấn át quyền lực, khi đó không phát huy được vai trò của nhà quản trị

Khó kiểm soát cấp dưới, lệ thuộc vào cấp dưới

Nếu kiểm soát không chặt chẽ, lỏng lẻo, thì mục tiêu của nhà quản trị dễ bị đổ vỡ