Kiến thức tham khảo thêm về cách thức viết và sử dụng phương thức đàm phán qua thư (có thể sử dụng để mở rộng thêm cho sinh viên:

1 . Thư hỏi hàng:

a. Phần mở đầu:

- Trong trường hợp hai bên chưa có quan hệ với nhau trước đó, thì trong phần mở đầu cần trình bày nguyên nhận chọn đối tượng của mình

- Trong trường hợp hai bên có sẵn mối quan hệ từ trước thì có thể bở phần nghi thức và trực tiếp đề cập đến chủ thể chính

b. Phần nội dung chính của thư:

- Thông báo cho người bán biết mình đang cần loại hàng gì, yêu cầu người bán gửi cho mình catalog, mẫu hàng... đồng thời cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và các thông tin khác liên quan đến giao dịch mà mình quan tâm.

- Có thể cho người bán biết. sau lần yêu cầu náy sẽ mở ra khả năng phát triển quan hệ giữa hai bên

c. Phần kết: Mong người bán đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin của mình và chờ thư phúc đáp

Ví dụ:

SUNIMEX

71 - 79 Đồng Khởi, Q1, HCM, VN

Giám đốc kinh doanh

SWISS SINGAPORE OVERSEAS PTE.LTD

3 Sheton Way, 14-01, Singapore

Ngày 14 tháng 01 năm 2010

Kính thưa Quý ông,

Chúng tôi đã đọc được một mẫu tin trên mạng Internet về mặt hàng điều thô mà quý ông đang bán trên thị trường.

Chúng tôi rất quan tâm đến việc chế biến hạt điều thô thành nhiều loại sản phẩm điều xuất khẩu khác nhau, đặc biệt là loại hạt điều thô có tối đa 220 hạt/ ký (vụ mùa mới năm 2009

Vì vậy chúng tôi viết thư này đề nghị Quý ông gửi cho chúng tôi hàng mẫu và bản báo giá theo giá CIF cảng TPHCM nếu có thể. Chúng tôi rất biết ơn nếu Quý ông cso thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về loại hàng này

Chúng tôi mong sớm nhận được tin hồi đáp của Quý ông.

Trân trọng.

Giám đốc bán hàng

2. Thư chào hàng:

a. Với thư chào hàng thụ động:

- Phần mở đầu: Cảm ơn khách hàng đã gửi thư hỏi hàng đến công ty mình

- Phần nội dung chính: Trả lời những câu hỏi của người mua. Gửi cho họ catalog, hàng mẫu, biểu giá, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giảm giá...

b. Với thư chào hàng chủ động:

- Phần mở đầu: trình bày nguyên nhân lựa chọng đối tượng của mình

- Phần nội dung chính: Tự giới thiệu về công ty của mình và các mặt hàng mà mình sản xuất và kinh doanh. Gửi kèm theo catalog, hàng mẫu, giá biểu và các điều kiện mà mình mong muốn để bán hàng.

- Phần cuối thư: Mong sớm có trả lời

Ví dụ: thư chào hàng thụ động

SWISS SINGAPORE OVERSEAS PTE.LTD

3 Sheton Way, 14-01, Singapore

Giám đốc bán hàng

SUNIMEX

71 - 79 Đồng Khởi, Q1, HCM, VN

Kính thưa quý ông,

Chúng tôi cảm ơn về thư của quý ông đề ngày 14/1/2010 đã gửi đề hỏi về sản phẩm hạt điều thô mà chúng tôi đang cung cấp trên thị trường.

Chúng tôi xin đính kèm thư này báo giá mới nhất của chúng tôi cùng với nhiều loại hàng mẫu khác nhau. Tất cả giá được báo theo điều kiện cơ sở giao hàng là CIF cảng TPHCM như quý ông đã yêu cầu.

Chúng tôi mong sớm nhận được thư đặt hàng của quý ông. Nếu quý ông còn muốn biết thêm chi tiết nào nữa, xin vui lòng liên hệ lại với chúng tôi.

Trân trọng,

Giám đốc kinh doanh.

3. Thư trả giá (hoàn giá)

a. Phần mở đầu: Cảm ơn bên bán đã báo giá cho công ty mình

b. Phần nội dung chính:

- Trình bày các điều kiện không thích hợp với công ty mình

- Đề xuất điều kiện mới

c. Phần kết: mong sớm nhận được hồi âm

Ví dụ:

Allied Agro Ltd.

Flat 3, the terraces, 12 Queen's Terraces, London, England

Giám đốc kinh doanh

VINALIMEX

28 Tôn Đức Thắng, HCM, VN

Ngày 25/01/2010

Kính thưa bà NTPL,

Xin cảm ơn về bản chào hàng của quý bà đề ngày 20/01/2010, qua đó thể hiện sự chào giá của quý bà về các loại sản phẩm hạt điều thô. Mặc dù chúng tôi đặc biệt quan tâm đến loại hạt điều thô có số hạt tối đa 220 hạt/kg nhưng chúng tôi phải thừa nhận rằng giá $860/MT mà quý bà đưa ra là quá cao, vượt quá khả năng đáp ứng của chúng tôi. Chúng tôi đã tham khảo kỹ thị trường và được biết rằng sản phẩm hạt điều thô của Ấn độ cũng có chất lượng tương tự nhưng mức giá thấp hơn nhiều.

Vì vậy, liệu quý bà có thể giảm giá xuống còn $854/MT được không? Nếu quý bà chấp nhận như vậy, chúng tôi có thể đặt hàng với số lượng 1.000 MT. Chúng tôi rất trân trọng nếu quý bà quan tâm xem xét vấn đề này và có trả lời sớm cho phía chúng tôi.

Trân trọng,

David Cademan (Giám đốc kinh doanh)

4. Thư chấp nhận:

a. Bên mua viết cho bên bán:

- Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp thuận những điều kiện do bên bán đưa ra. Nếu đã gửi fax rồi thì xác nhận lại một lần nữa cho rõ ràng.

- Phần nội dung chính: Thông báo gửi "phiếu xác nhận mua" và "đơn đặt hàng" cho bên bán. Báo cho bên bán mình đã chuẩn bị mở L/C cho họ nếu thỏa thuận thanh toán bằng phương thức thư tín dụng chứng từ

- Phần kết: Mong muốn bên bán quan tâm đến đơn đặt hàng của mình

b. Bên bán viết cho bên mua:

- Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp nhận các điều kiện do bên mua đưa ra, nếu đã gửi điện thì cần xác định rõ thêm.

- Phần nội dung chính của thư: Nói rõ về phiếu xác nhận bán và bản hợp đồng gửi kèm theo thư cho bên mua. Yêu cầu bên mua mở thư tín dụng cho mình.

- Phần kết thúc: Cảm ơn về đơn đặt hàng, đảm bảo sẽ thực hiện tốt nhất hợp đồng giữa các bên.

Ví dụ:

Allied Agro Ltd.

Flat 3, the terraces, 12 Queen's Terraces, London, England

Giám đốc kinh doanh

VINALIMEX

28 Tôn Đức Thắng, HCM, VN

Ngày 03/02/2010

Kính thưa bà NTPL,

Chúng tôi rất hân hạnh chấp nhận mức giá mà quý bà đã đề nghị trong thư đề ngày 30/01/2010.

Chúng tôi xin gửi kèm theo đây bản xác nhận mua bán số 11/03 để xác nhận việc mua bán này. Để thanh toán số tiền lô hàng, chúng tôi đã tiến hành làm việc với ngân hàng của chúng tôi để mở một thư tín dụng không hủy ngang trị giá 867,000 đô la Mỹ cho công ty của quý bà hưởng lợi.

Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu qúy bà thực hiện sớm đơn đặt hàng này.

Trân trọng,

Dave Cademan (Giám đốc kinh doanh)

5. Đơn đặt hàng:

- Phần mở đầu: Nêu cơ sở lập đơn hàng: dựa vào chào hàng, chấp nhận giá của bên bán hoặc hàng mẫu, catalog tự mình đưa ra...

- Phần nội dung chính: nêu rõ những điều kiện mình đề nghị về chất lượng, bao bì, thời gian giao hàng, điều kiện để thanh toán, vận chuyển...

- Phần kết thúc: đề nghị bên bán chấp nhận đặt hàng của mình.

Ví dụ:

Chien Furniture Mfg Co.,Ltd

3rd No 2333 Chunghia Road, Kaohsiung R.O.C

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Số: 200XT/00

Ngày 14/04/2009

Gửi tới: Công ty Thanh Niên

922 Nguyen Trai St., Dist.5, HCMC

Gởi cho ông Tổng giám đốc

Kính thưa Quý ông,

Chúng tôi xin đặt hàng sản phẩm gỗ cao su theo các quy cách và giá cả như sau:

Mặt hàng số Mô tả hàng hóa Số lượng (cái) Đơn giá

(USD/cái) Thành tiền

(USD)

Sản phẩm gỗ cao su trục tròn làm ghế FOB cảng HCMC - Icoterms 2000

1 D.34mm L.450mm 20,040 0.1991 2,989.96

2 D.34mm L.690mm 8,760 0.3318 2,906.57

3 D.23mm L.396mm 11,500 0.0762 876.3

Tỏng cộng

Chất lượng: Sản phẩm đã qua quá trình sản xuất, đã được xử lý bằng hóa chất dưới áp suất chân không, đã được sấy khô tối đa 14% M.C., được bào nhẵn và tạo dáng tỉ mỉ

Giao hàng: Ngày giao hàng sớm nhất không được trễ hơn ngày 7/7/2009

Cho phép giao hàng từng phần

Thanh toán: Bằng phương thức chuyển tiền qua Vietcombank chi nhánh TPHCM sau khi nhận được vận đơn đường biển.

Trân trọng,

6. Giấy xác nhận mua bán:

Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, hai bên mua và bán ghi lại các kết quả đã đạt được, rồi trao cho phía đối tác. Đó là văn kiện để xác nhận. Văn kiện do bên bán lập gọi là giấy xác nhận bán hàng, văn kiện do bên mua lập gọi là giấy xác nhận mua hàng. Xác nhận thường được lập thành hai bản, bên lập xác nhận ký trước rồi gửi bên kia, bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả lại một bản.