Câu 1: Quản trị là gì, phân tích và cho ví dụ?

Khái niệm quản trị:

Giới thiệu một số khái niệm:

- Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường (Lý thuyết quản trị kinh doanh, trường ĐHKTQD – NXB Thống kê 1994)

- Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực (sự thực hiện) của những người khác (Quản trị DNTM. GS. TS Phạm Vũ Luận – NXB Thống kê 2004)

- Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành đọng riêng rẽ không thể nào đạt được (Quản trị học căn bản. James H.Donnelly; J.Gibson – NXB Thống kê 2001)

Þ Từ nghiên cứu các khái niệm, chúng tôi lựa chọn khái niệm quản trị sau đây:

- Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức. (Management Angelo Kinicki, Williams. Mc Graw Hill Irwin – New York 2006)

Giải thích: 

- Quản trị là hoạt động của một hay một số người nhằm phối hợp các hoạt động của người khác để đạt được mục tiêu.

- Sự phối hợp các hoạt động được thực hiện thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực của tổ chức.

- Quá trình hoạt động đòi hỏi sử dụng nhân tài, vật lực để đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả nhất.

Quản trị là một khoa học, nghệ thuật và một nghề. 

* Quản trị là một khoa học:

- Quản trị ra đời cùng với sự xuất hiện của phân công hợp tác lao động, của thực tiễn hoạt động kinh tế, xã hội ® Các công trình nghiên cứu về quản trị ra đời.

- Quản trị đòi hỏi phải nhận thức và vận dụng các quy luật kinh tế xã hội.

- Sử dụng thành tựu các khoa học khác: toán kinh tế, điều khiển học, tin học, công nghệ, kinh tế, thống kê, xã hội học, tâm lý học, luật,…

  * Quản trị là một nghệ thuật:

- Ví quản trị là một nghệ thuật, nhà quản trị là một nghệ sỹ, vì thực tiễn hoạt động kinh doanh luôn thay đổi ® nhà quản trị không được áp dụng kiến thức một cách cứng nhắc, giáo điều  ® mà phải vận dụng sáng tạo.

- Nghệ thuật quản trị là quan trọng song phải coi khoa học quản trị là nền tảng; không phủ nhận khoa học quản trị.

- Nghệ thuật quản trị là tài nghệ của nhà quản trị trong việc giải quyết những vấn đề đặt ra một cách khéo léo, có hiệu quả nhất đối với mỗi tình huống cụ thể.

* Quản trị là một nghề:

- Từ năm 1950: Quản trị dần tiến đến chuyên nghiệp, được đào tạo chính quy thành một nghề có mặt trong tất cả tổ chức kinh tế, xã hội và con người có thể kiếm tiền bằng nghề này.

Phân tích cho ví dụ chịu.

Câu 2: Vai trò của nhà quản trị là gì?

Khái niệm nhà quản trị:

Theo chức năng quản trị: Nhà quản trị là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Theo hoạt động tác nghiệp: Nhà quản trị là người đảm nhận chức vụ nhất định trong tổ chức, điều khiển công việc của các bộ phận, cá nhân dưới quyền và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ

è Nhà quản trị là chủ thể trong hệ thống quản trị, là người đưa ra các tác động quản trị

Vai trò nhà quản trị:

1.Vai trò liên kết:

- Là người đại diện

- Là người lãnh đạo

- Là người tạo ra các mối quan hệ

2. Vai trò thông tin:

- Tiếp nhận

- Sử lý thông tin

- Truyền đạt thông tin

- Cung cấp thông tin

3. Vai trò ra quyết định:

- Là người phụ trách

- Là người loại bỏ các vi phạm

- Là người phân phối các nguồn lực

- Là người tiến hành các cuộc đàm phán

Câu 3: Có mấy cấp nhà quản trị, năng lực của từng cấp, phân tích và cho ví dụ?

Các cấp bậc quản trị

1. Nhà quản trị cấp cao

- Là những người giữ các chức vụ, vị trí hàng đầu trong tổ chức

- Họ chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức

- Họ đưa ra các chỉ dẫn, phương hướng mang tính chiến lược trong sự cân nhắc nguồn lực của tổ chức, cơ hội và nguy cơ từ môi trường bên ngoài

- Nhà quản trị cấp cao cần có khả năng nhận thức, phán đoán để xử lý được lượng thông tin lớn từ môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức

- Uy tín của các nhà quản trị cấp cao có ảnh hưởng lớn đến văn hoá và bầu không khí bên trong của tổ chức

- Các chức danh của nhà quản trị cấp cao thường là: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.

2. Nhà quản trị cấp trung:

- Là các nhà quản trị hoạt động ở dưới các nhà quản trị cấp cao nhưng ở trên các nhà quản trị cấp cơ sở

- Họ trực tiếp giám sát, kiểm tra các nhà quản trị cấp cơ sở

- Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các chiến lược và các chính sách của tổ chức, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung

- Nhà quản trị cấp trung phải quản trị nhóm một cách linh hoạt, năng động, khuyến khích sự hợp tác và giải quyết các xung đột

- Trong quan hệ với các nhóm khác cũng như bên ngoài, nhà quản trị cấp trung phải đóng vai trò như là đầu mối liên kết, thu thập và cung cấp thông tin phản hồi cho các bộ phận

- Với chức năng liên kết, nhà quản trị cấp trung có trách nhiệm:

- Hoạch định và điều phối nguồn lực

- Phối hợp các nhóm làm việc độc lập

- Chỉ đạo việc thực hiện công việc của các bộ phận

- Các chức danh của nhà quản trị cấp trung thường là: trưởng bộ phận, chi nhánh, phòng, ban, đơn vị trực thuộc mà duới đó còn có các bộ phận nhỏ hơn

3. Nhà quản trị cấp cơ sở

- Là những người trực tiếp theo dõi, giám sát và kiểm tra công việc của những người thừa hành

- Họ chịu trách nhiệm về việc sử sụng trực tiếp các nguồn lực dành cho họ

- Họ phân công các nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên thừa hành và đảm bảo công việc được thực hiện theo kế hoạch đã đề ra

- Họ thường là người trực tiếp tham gia các hoạt động tác nghiệp như các nhân viên dưới quyền họ, thậm chí có khả năng làm tốt nhất những công việc mà những người thừa hành phải làm

- Đối với nhà quản trị cấp cơ sở cần có kiến thức chuyên môn, hiểu biết tốt về công việc, các phương tiện vật chất kỹ thuật và các phương pháp trong những lĩnh vực cụ thể.

- Các chức danh của nhà quản trị cấp cơ sở thường là: đốc công, tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng ca.

Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị

1. Kỹ năng chuyên môn:

Kỹ năng chuyên môn, hay còn gọi là kỹ năng kỹ thuật, là những những hiểu biết, những kiến thức chuyên môn về lĩnh vực hoạt động của bộ phận do nhà quản trị phụ trách

Nhà quản trị có kỹ năng chuyên môn để có thể hiểu được các công việc của bộ phận mình phụ trách, từ đó ra các quyết định chính xác về các lĩnh vực chuyên môn, hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên thực hiện tốt các hoạt động tác nghiệp, đồng thời giúp các nhà quản trị có thể xử lý kịp thời những tình huống phát sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức

Kỹ năng chuyên môn của nhà quản trị có thể có được bằng con đường: học tập trong nhà trường và học ngay ở chính trong quá trình làm việc. Trong thực tiễn kinh doanh, có nhiều nhà quản trị không những có kiến thức chuyên môn rộng mà còn là bậc thầy trong lĩnh vực chuyên môn hẹp nhất định

2. Kỹ năng nhân sự:

Kỹ năng nhân sự, hay còn gọi là kỹ năng giao tiếp nhân sự, là khả năng làm việc với người khác, khả năng giao tiếp với người khác và khả năng phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận.

Nhà quản trị luôn phải tiếp xúc hoặc trực tiếp hoặc gián tiếp với nhiều người khác nhau: nhân viên dưới quyền, các nhà quản trị cùng cấp, các nhà quản trị cấp trên, những cá nhân và các tổ chức bên ngoài đơn vị họ phụ trách

Kỹ năng nhân sự là cơ sở hình thành nên năng lực giao tiếp, chó phép các nhà quản trị đạt hiệu quả cao khi tác động đến những người khác, chẳng hạn trong việc thoả thuận với bên ngoài, làm hài lòng các nhà quản trị cấp trên và các cơ quan nhà nước, tạo ra sự tuân thủ của cấp dưới…

Nhà quản trị cần hiểu biết tâm lý con người, biết tuyển chon, đặt đúng chỗ, sử dụng đúng khả năng của các thành viên trong tổ chức mình.

Nhà quản trị có kỹ năng nhân sự là nhà quản trị biết lắng nghe ý kiến người khác và dung hoà các chính kiến, các quan điểm khác nhau, tạo ra môi trường làm việc trong đó các cá nhân cảm thấy hài lòng, kích thích họ đóng góp ý kiến, tham gia vào quá trình ra quyết định quản trị

Kỹ năng nhân sự cho phép các nhà quản trị hình thành nên “nghệ thuật dùng người”

3. Kỹ năng tư duy:

Kỹ năng tư duy là khả năng nhận thức, phán đoán, hình dung và trình bày những vấn đề ngay cả khi chúng còn trong dạng tiềm ẩn hay trong tương lai

Khả năng nhận thức, phán đoán giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về tổ chức, định hướng cho hoạt động của tổ chức

Nhà quản trị là người lo cho người khác làm nên phải biết lo trước, nhìn thấy trước những điều mà nhân viên của mình chưa nhìn thấy.

Nhà quản trị phải có quan điểm tổng hợp, biết tư duy có hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các cá nhân, bộ phận, các vấn đề, hiểu rõ mức độ phức tạp của môi trường, biết giảm thiểu sự phức tạp đó xuống một mức độ có thể đối phó được

Kỹ năng tư duy giúp cho nhà quản trị phát triển những năng lực cá nhân và nề nếp văn hoá của tổ chức.

Kỹ năng tư duy đặc biệt cần thiết khi các nhà quản trị hoạch định hay ra quyết định nói chung

* Mối quan hệ giữa các kỹ năng quản trị và các cấp bậc quản trị:

Các nhà quản nhà quản trị phải có đầy đủ các kỹ năng trên, tuy nhiên tầm quan trọng của mỗi kỹ năng phụ thuộc theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức. Thực tế cho thấy, các nhà quản trị cấp cao cần có nhiều kỹ năng tư duy hơn, các nhà quản trị cấp cơ sở cần kỹ năng kỹ năng chuyên môn nhiều hơn, kỹ năng nhân sự cần thiết cho mọi nhà quản trị ở tất cả các cấp, vì ở cấp nào nhà quản trị cũng phải làm việc với con người

          Kỹ năng chuyên

                                  Kỹ

         Kỹ năng nhân sự

môn

năng

tư duy

Nhà quản trị cấp

cơ sở

Nhà quản trị

cấp trung

Nhà quản trị

cấp cao

Câu 4: Tổ chức là gì, các loại hình tổ chức, phân tích đặc điểm của tổ chức, cho ví dụ?

Câu 5: Kinh doanh là gì, liệt kê 9 loại chủ thể kinh doanh trên thị trường?

Câu này chắc không thi đâu vì đã làm trong bài thu hoạch rồi

Câu 6: Doanh nghiệp là gì, các yếu tố nào cấu thành doanh nghiệp?

Câu này chắc cũng vậy

Câu 7: Môi trường doanh nghiệp, phân loại môi trường doanh nghiệp, tầm quan trọng của môi trường đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Môi trường chỉ những định chế hay lực lượng bên trong và bên ngoài tác động đến hoạt động của quản trị tổ chức.

Môi trường được chia thành

- Môi trường bên ngoài gồm: Môi trường chung và môi trường đặc thù

- Môi trường bên trong.

* Môi trường chung:

+ Các yếu tố kinh tế vĩ mô

+ Các yếu tố chính trị, luật pháp

+ Các yếu tố xã hội

+ Các yếu tố tự nhiên

+ Các yếu tố công nghệ

* Môi trường đặc thù:

+ Khách hàng

+ Nhà cung cấp

+ Đối thủ cạnh tranh

+ Cơ quan hữu quan

* Môi trường bên trong tổ chức (nội bộ).

1.2.1.Môi trường chung và tác động của nó tới quản trị

Mô tả và phân tích ảnh hưởng của các yếu tố môi trường đến hoạt động kinh doanh và đến hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát và ra quyết định quản trị.

a) Yếu tố kinh tế:

+ Thu nhập quốc dân (tăng trưởng hay suy thoái kinh tế)

+ Lạm phát

+ Tín dụng, lãi suất, tỷ giá hối đoái

+ Tình trạng công ăn việc làm, thu nhập

+ Thuế

+ ………….

b) Các yếu tố chính trị, luật pháp

+ Sự ổn định chính trị, đường lối, chính sách

+ Hệ thống luật pháp liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp

+ Các định chế quốc tế và khu vực

c) Các yếu tố văn hoá, xã hội

+ Dân số và phân bố dân cư

+ Văn hoá, lối sống, các chuẩn mực đạo đức,….

+ Phong tục tập quán

+ Tôn giáo

d) Các yếu tố kỹ thuật, công nghệ

+ Tình hình phát minh, sáng chế

+ Tình hình ứng dụng tiến bộ khoa học, kỹ thuật, công nghệ

+ Chu kỳ đổi mới chức năng và vòng đời sản phẩm của   

+ Bùng nổ cách mạng thông tin, truyền thông, tự động hoá…..

e) Yếu tố tự nhiên

+ Tài nguyên thiên nhiên, khí hậu  ảnh hưởng đến lối sống, sinh hoạt của người dân (khách hàng doanh nghiệp)

+ ảnh hưởng đến nguồn lực đầu vào của doanh nghiệp

+ Vấn đề ô nhiễm môi trường và trách nhiệm của doanh nghiệp ® vẽ sơ đồ môi trường.

1.2.2. Môi trường đặc thù (môi trường ngành) và tác động của nó tới quản trị

a) Khách hàng:

Khách hàng là người quyết định đầu ra, nuôi sống doanh nghiệp.

- Khả năng mua (sức mua)                 là cơ sở thông tin để ra quyết định trong

- Nhu cầu, thị hiếu của khách.       Þ hoạch định chiến lược , chính sách, mục tiêu 

- Sự tín nhiệm của khách hàng            và tổ chức phục vụ .......                                                            

b) Người cung ứng:

- Cung cấp tài chính, lao động, hàng hoá, nguyên vật liệu, thông tin: quyết định yếu tố:

+ Số lượng nhà cung ứng

+ Chất lượng

+ Giá cả

Þ Quyết định tính thường xuyên, đều đặn của kinh doanh, chất lượng, giá cả, khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Þ Là cơ sở ra các quyết định quản trị.

c) Đối thủ cạnh tranh:

- Đối thủ trực tiếp, gián tiếp.

- Đối thủ chủ yếu, thứ  yếu.

- Đối thủ trước mắt, tiềm ẩn.

Þ Hoạch định chính sách chiến lược và đối sách để tồn tại và tăng tính cạnh tranh.

d) Các cơ quan hữu quan:

- Giới tài chính (nguồn cung cấp vốn)

- Cơ quan thông tin đại chúng.

- Các cơ quan Nhà nước hữu quan (thuế, quản lý thị trường, công an, UBND,…)

- Tổ chức xã hội (hội bảo vệ người tiêu dùng, tổ chức bảo vệ môi trường, quần chúng trong xã hội…)

1.2.3. Môi trường bên trong.

- Nguồn nhân lực

- Tài chính

- Cơ sở vật chất, trang bị kỹ thuật

- Văn hoá, tinh thần doanh nghiệp

Quản trị trong môi trường toàn cầu.

Đặc điểm của môi trường toàn cầu.

- Xu hướng hội nhập, toàn cầu hoá ® sự phụ thuộc lẫn nhau ngày càng tăng giữa các nước ® tạo ra sự cần thiết phải làm việc cùng nhau với những người (nước) khác và phối hợp các hoạt động thương mại, đầu tư, hợp tác.

- Xuất hiện các hiệp ước quốc tế và liên minh kinh tế với những quy định trong mậu dịch và đầu tư.

- Các yếu tố môi trường quốc tế ngày càng tác động lớn đến sản xuất kinh doanh trong nội địa, các công ty đa quốc gia và doanh nghiệp có chi nhánh nước ngoài ngày càng tăng về số lượng, quy mô hoạt động.

- Tiến bộ khoa học – kỹ thuật – công nghệ ngày càng tăng và phổ biến, ứng dụng vào đời sống sản xuất kinh doanh nhanh chóng do sự bùng nổ công nghệ thông tin, kinh tế tri thức.

- Thương mại điện tử ra đời và ứng dụng ngày càng rộng rãi ® làm thay đổi cách thức kinh doanh và quản trị.

- Kinh tế phát triển, những nét văn hoá cũng thay đổi nhanh chóng làm ảnh hưởng đến hành vi con người trong mua sắm, trong kinh doanh cũng như quản trị....

- Cạnh tranh ngày càng gay gắt

Tác động của môi trường toàn cầu đến quản trị tổ chức.

a) Hoạch định: Phải tính đến các yếu tố của môi trường trong nước và toàn cầu.

- Nhiều nền văn hoá khác, đa ngôn ngữ.

- Nghiên cứu hệ thống kinh tế.

- Nghiên cứu hệ thống chính trị.

- Nghiên cứu định chế và quy định pháp lý khác.

- Nghiên cứu thị thường tiền tệ, tài chính.

- Thị trường trong nước và quốc tế.

b) Tổ chức: Sử dụng các mô hình tổ chức thích hợp với tính linh hoạt cao.

3 loại mô hình tổ chức thường áp dụng:

- Mô hình tổ chức theo sản phẩm, ngành.

- Mô hình tổ chức theo địa lý.

- Mô hình tổ chức theo chức năng.

c) Lãnh đạo:

- Tính đến môi trường đa văn hoá, đa sắc tộc, phong tục, tập quán ® có chính sách sử dụng nhân viên phù hợp.

- Tăng cường các mối quan hệ cá nhân trong tổ chức không chính thức.

- Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin.

- Xây dựng đội ngũ các nhà quản trị có tầm hoạt động quốc tế (nhà quản trị mặc áo đỏ)

- Lựa chọn phong cách lãnh đạo khác phù hợp trong mỗi quốc gia và  nơi đặt chi nhánh.

d) Chức năng kiểm tra:

3 yếu tố trong kiểm tra:

- Tiêu chuẩn

- Thông tin

- Biện pháp

Do sự khác biệt văn hoá giữa các quốc gia nên mức độ và hình thức kiểm tra cũng khác.

- Khi xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra phải xét cả mục tiêu chung và của từng chi nhánh ở các quốc gia. Các nhà quản trị cũng tham gia vào xây dựng tiêu chuẩn.

- Thông tin phải đầy đủ, trung thực, cập nhật nhanh chóng và vận dụng công nghệ thông tin và các mạng thông tin phục vụ cho kiểm soát.

- Hệ thống cơ sở hạ tầng (thu thập, xử lý, chọn lọc, phân loại thông tin) phục vụ ra quyết định.

- Kiểm tra: tập trung trong tay trung tâm đẩu não và uỷ quyền cho chi nhánh, song đa số các trường hợp là tâp trung.

Câu 8: Chức năng của quản trị kinh doanh là gì, phân loại. Liệt kê 4 chức năng chung?

Các chức năng quản trị.

Quá trình quản trị: thực hiện 4 chức năng riêng biệt song có mối liên hệ mật thiết, đó là: hoạch định (phải làm gì), tổ chức (ai làm, làm cách nào), lãnh đạo (gây ảnh hưởng lên cách làm), kiểm soát (đảm bảo thực hiện kế hoạch).

Hoạch định

Tổ chức

Lãnh đạo

Kiểm soát

Nhân lực

 Tài chính

 ---->  Mục tiêu         T/C

Thông tin

Quá trình này thực hiện sự phối hợp  nguồn nhân lực, nguồn tài chính, thông tin để đạt mục tiêu đã dự định.

- Các chức năng quản trị bao gồm những nhiệm vụ lớn, bao trùm trong các hoạt động quản trị.

- Có nhiều tiếp cận về chức năng quản trị song phổ biến các nhà nghiên cứu cho rằng quản trị có 4 chức năng trên.

- Các chức năng không tồn tại độc lập mà có mối quan hệ mật thiết.

a) Hoạch định (Planning):

- Là chức năng đầu tiên và mọi chức năng (nhiệm vụ) đều phụ thuộc vào nó.

- Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, những phương pháp (biện pháp)  và phương tiện để đạt được mục tiêu.

   b) Tổ chức (Organizing):

- Là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và phân quyền.

- Những công việc của tổ chức bao gồm: xác định những việc phải làm, ai làm, phối hợp hành động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận, hệ thống quyền hành trong tổ chức.

c) Lãnh đạo (Leading):

- Là gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn, động viên người thừa hành thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở hiểu rõ động cơ, hành vi của họ bằng phong cách lãnh đạo phù hợp để đạt mục tiêu.

d) Kiểm soát (Reviewing):

- Xác định thành quả (kết quả) đạt được so với mục tiêu đã đặt ra.

- Tìm nguyên nhân sai lệch và biện pháp để điều chỉnh, sửa sai.

Câu 12: Các khái niệm về Hoạch định, tầm quan trọng, mục tiêu và chiến lược…?

Khái niệm hoạch định

            Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và quyết định phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu. (theo  Harold Koontz. Cyril Odonnel... ) (1)

- Hoạch định là quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó)

Hoạch định là quá trình lao động trí óc, liên quan đến tư duy và ý trí của con người về tương lai phát triển của tổ chức về những dự định mong muốn của nhà quản trị (mục tiêu cần đạt được).

Xác đinh rõ những công việc phải làm (tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra) và tiến hành thực hiện; cách thức thực hiện và các nguồn lực cần huy động thực hiện mục tiêu.

Hoạch định là “đối phó sự bất định” bằng một bản kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra. (R.Kreitner. Management.7th.ed.Boston Houghton mitthin 1998, page 160). Do đó nó vừa có tính dự báo nhưng cũng vừa thể hiện ý chí, sự can thiệp của con người nhằm đạt được mục tiêu với chương trình hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể.

Tầm quan trọng của hoạch định:

            - Tăng khả năng thành công của nhà quản trị nhờ phân tích và dự báo trước được những thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện mục tiêu. Từ đó chủ động có giải pháp nắm bắt thời cơ, hạn chế rủi ro.

- Định hướng  hoạt động của tổ chức, thống nhất suy nghĩ và hành động, tập trung vào những mục tiêu và nhiệm vụ trọng yếu trong từng thời kỳ    

- Là cơ sở cho việc phân quyền, nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, bộ phận trong tổ chức tạo sự chủ động sáng tạo trong thực thi nhiệm vụ, công việc cho các bộ phận và thành viên trong tổ chức.

            - Là cơ sở triển khai các hoạt động tác nghiệp.

            - Là cơ sở cho kiểm tra và điều chỉnh (mục tiêu, hoạt động)

Các loại hoạch định:

Theo thời gian và phạm vi hoạch định được chia thành hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp

Hoạch định chiến lược:

- Hoạch định chiến lược là tập hợp các hành động, quyết định của lãnh đạo hướng tới việc soạn thảo các chiến lược chuyên biệt nhằm thực hịên mục tiêu của tổ chức.

- Hoạch định chiến lược do các nhà quản trị cấp cao thực hiện (Top managers)

- Thời hạn của hoạch định chiến lược từ 5 năm trở lên.

- Chiến lược được giao cho các nhà quản trị cấp trung gian cụ thể thành các kế hoạch chiến thuật.

- Top manager : Chủ tịch, phó chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc vùng.

Hoạch định chiến thuật (Tactical Planning)

- Là xác định các kế hoạch ngắn hạn hơn (từ 1-2 năm), phạm vi hẹp hơn hoạch định chiến lược do các nhà quản trị cấp trung gian thực hiện (Middle managers functionel) nhằm xác định rõ sự đóng góp  của bộ phận do họ phụ trách vào tiến trình thực hiện chiến lược trên cơ sở nguồn lực được phân bổ (sử dụng)

- Kế hoạch chiến thuật được giao cho các nhà quản trị cấp cơ sở cụ thể hoá thành kế hoạch tác nghiệp

- Middle manager: Giám đốc bộ phận chức năng, giám đốc bộ phận, giám đốc sản phẩm ( Product-line)

Hoạch định tác nghiệp (operational planing)

- Hoạch định tác nghiệp là xác định các kế hoạch nhằm thực hiện kế hoạch chiến thuạt với thời gian ngắn hơn và phạm vi hẹp hơn hoạch định chiến thuật.  Hoạch định rõ các nhiệm vụ chuyên biệt được hoàn thành như thế nào với nguồn lực hiện có

- Kế hoạch tác nghiệp do các nhà quản trị cấp cơ sở xây dựng và triển khai thực hiện.

- First-line-managers: Trưởng đơn vị cơ sở, lãnh đạo đội, giám sát đơn vị cơ sở

- Sơ đồ mối quan hệ giữa hoạch định chiến lược, hoạch định chiến thuật và hoạch định tác nghiệp:

Các nguyên tắc của hoạch định:

- Tập trung dân chủ

- Tính hệ thống: đảm bảo bao quát các hoạt động, các nguồn lực; tính đầy đủ; tính lo gíc, đồng bộ.

- Tính khoa học, thực tiễn.

Tính khoa học: Nhận thức và vận dụng đúng đắn các quy luật kinh tế; vận dụng các phương pháp khoa học và các môn khoa học có liên quan.

Tính thực tiễn: Xuất phát từ môi trường, thị trường và khả năng của tổ chức

- Tính hiệu quả: Các phương án kế hoạch phải được lựa chọn theo tiêu chí, hiệu   quả

- Tính định hướng: Định hướng hoạt động của tổ chức bằng những mục tiêu cụ thể song không cố định, cứng nhắc mà mang tính dự báo, hướng dẫn.

- Tính động, tấn công: Do môi trường luôn biến động do đó kế hoạch cũng cần phải “động” để phù hợp với sự thay đổi của môi trường, phải chủ động tấn công ngoài thị trường để chớp thời cơ, chủ động trong cạnh tranh.

Câu 13: Chức năng Tổ chức, khái niêm; Cơ cấu, liệt kê các loại cơ cấu, ưu nhược điểm của từng loại?

Khái niệm:

Tổ chức theo tiếng Hy lạp “Organon” nghĩa là “hài hoà”, đó là những hoạt động đem lại bản chất thích nghi với sự sống

Theo Harold Koontz (“Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, năm 1993, trang 267)”: “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức”

Từ các quan điểm khác nhau, có thể rút ra khái niệm chung nhất:

Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mỗi liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức

            è Tổ chức là quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt mục tiêu

è Tổ chức là phân chia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ  về nhiệm vụ, quyền hạn để đạt mục tiêu

Tổ chức là một quá trình hai mặt: một là, phân chia tổ chức ra thành các bộ phận; và hai là, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận

Mục đích của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, cụ thể là:

Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu

Xây dụng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực

Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức

Xây dụng nề nếp văn hoá của tổ chức

Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức

Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức

Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đổi của môi trường

Vai trò của công tác tổ chức: 

Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng

Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực

Tạo ra văn hoá tổ chức – nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức để nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Cấu trúc tổ chức

            Cấu trúc (hay cơ cấu) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hoá theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định

Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực

Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân, cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức

Cơ cấu tổ chức phân định rõ các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị

Đặc điểm của cấu trúc tổ chức:

- Tính tập trung

Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức.

            Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân hoặc một bộ phận, ta nói tính tập trung của cấu trúc tổ chức là cao và ngược laị.

- Tính phức tạp

Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức

Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, ta nói cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại.

- Tính tiêu chuẩn hoá

Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế...

Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức

1. Tương thích giữa hình thức và chức năng

            Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải đi sau chức năng”

2. Thống nhất chỉ huy

            Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức

3. Cân đối

            Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định bền vững trong tổ chức

4. Linh hoạt

            Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức

5. Hiệu quả

            Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế

Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức

Mục tiêu và chiến lược của tổ chức

Cấu trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi, thì cầu trúc tổ chức phải có sự thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của mục tiêu và chiến lược

Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức

Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình

Quy mô của tổ chức

Quy mô của tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô lớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức

Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức

Trong tổ chức, kỹ thuật, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hoá cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng đơn giản hơn

Môi trường bên ngoài của tổ chức

Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định, các yếu tố của môi trường có thể dự đoán và dễ kiểm soát thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp. Ngược lại, khi môi trường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dự báo, thì cấu trúc tổ chức sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi sự linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn một cấu trúc tổ chức hữu cơ là cần thiết

Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị

Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấu trúc tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị với nhau

Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn

Các mô hình cấu trúc tổ chức

1. Cấu trúc tổ chức đơn giản:

Đặc điểm:

Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người

Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều

Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó

Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản:

Ưu điểm:

Gọn nhẹ, linh hoạt

Chi phí quản lý ít

Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng

Nhược điểm:

Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc

Tình trạng quá tải đối với cấp quản trị

2. Cấu trúc tổ chức chức năng:

Đặc điểm:

Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức

Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng như hoạt động sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính, marketing... 

Mô hình cấu trúc tổ chức chức năng: 

Ưu điểm:

Phản ánh logic chức năng

Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hoá công việc

Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu

Đơn giản hoá việc đào tạo và huấn luyện nhân sự

Dễ kiểm soát

Nhược điểm:

Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận

Tầm nhìn bị hạn chế

Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng

Tính hệ thống bị suy giảm

Kém linh hoạt

3. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:

Đặc điểm:

Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định

Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc

Ưu điểm:

Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm

Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới

Phối hợp tốt giữa các bộ phận

Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

Linh hoạt trong việc đa dạng hoá

Nhược điểm:

Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp

Công việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận khác nhau

Khó kiểm soát

Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:

 4. Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý:

Đặc điểm:

Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý

Mỗi nhà quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể

Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý

Ưu điểm:

Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệmm của mình

Chú ý đến những đặc điểm của thị trường địa phương

Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng

Quan hệ tốt với các đại diện địa phương

Tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên

Nhược điểm:

Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp

Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau

Phân tán nguồn lực

Khó kiểm soát

5. Cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng:

Đặc điểm:

Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó

Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thoả mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng chuyên biệt

Ưu điểm:

Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau

Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng để đạt  kết quả cuối cùng

Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

Nhược điểm:

Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp

Công việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận khách hàng khác nhau

Khó kiểm soát

Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

Mô hình cấu trúc tổ chức theo khách hàng:

6. Cấu trúc tổ chức dạng ma trận:

Đặc điểm:

Cấu trúc ma trận là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng

Cấu trúc ma trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi (theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng),vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến

Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận:

Ưu điểm:

Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích

Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ

Phối hợp tốt giữa các bộ phận

Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

Nhược điểm:

Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh

Có sự chanh chấp quyền lưc giữa các bộ phận

Khó kiểm soát

7. Cấu trúc tổ chức hỗn hợp:

Đặc điểm:

Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức

Cấu trúc hỗn hợp có thể tận dụng các ưu điểm và hạn chế những nhược điểm của các cấu trúc kết hợp

Mô hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp:

Ưu điểm:

Giải quyết được những tình huống phức tạp

Cho phép chuyên môn hoá một số cấu trúc tổ chức

Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

Nhược điểm:

Cấu trúc tổ chức phức tạp

Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột

Khó kiểm soát

Câu 14: Chức năng Lãnh đạo, khái niệm cơ bản, nêu một học thuyết mà anh chị thích nhất?

Khái niệm lãnh đạo.

Lãnh đạo (Leadership) là năng lực gây ảnh hưởng đến nhân viên hay tổ chức để thúc đẩy họ tự nguyện thực hiện mục tiêu của tổ chức. (1)

Lãnh đạo (Leading) là tạo động lực, hướng dẫn và gây những ảnh hưởng khác tới con người để họ tích cực làm việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. (2)

Là hoạt động nhằm tác động đến nhận thức của nhân viên qua đó điều chỉnh được hành vi và hoạt động của họ nhằm đạt được mục đích của mình.

Những tác động mà nhà quản trị sử dụng bao gồm: thuyết phục, động viên (tạo động lực), chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh, uốn nắn, bằng thủ đoạn, bằng uy tín, gương mẫu đi đầu,...

Lãnh đạo là hoạt động cần thiết thực hiện chức trách của nhà quản trị nhằm gây ảnh hưởng (thúc đẩy) đến nhân viên để họ tự nguyện, nhiệt tình thực hiện mục tiêu của tổ chức.

Tầm quan trọng của lãnh đạo.

Sản phẩm hoạch định và tổ chức có trở thành hiện thực hay không tùy thuộc vào hiệu quả của lãnh đạo.

“Các hoạt động quản trị như lập kế hoạch, tổ chức và ra quyết định chỉ là những cái kén nằm im cho đến khi người lãnh đạo khơi dậy một động lực trong con người và dẫn dắt họ hướng đến mục tiêu”. (3)

Lãnh đạo có hiệu quả giúp khái quát được các nguồn tiềm năng của mỗi cá nhân và tập thể doanh nghiệp.

Giúp nâng cao năng lực, phẩm chất của nhân viên và tạo ra bầu không khí lành mạnh, sức mạnh tinh thần của doanh nghiệp.

Chả thích học thuyết nào à không phải nêu

Câu 15: Chức năng Kiểm tra, công cụ, tầm quan trọng của chức năng kiểm tra?

Khái niệm kiểm soát:

            Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định

Kiểm soát vừa là một quá trình kiểm tra các chỉ tiêu, vừa là việc theo dõi các ứng xử của đối tượng

Kiểm soát không chỉ dành cho những hoạt động đã xảy ra và đã kết thúc, mà còn là sự kiểm soát đối với những hoạt động đang xảy ra và sắp xảy ra

Trong quá trình kiểm soát, có hai yếu tố luôn tham gia vào kiểm soát và ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng kiểm soát. Điều này thể hiện ở chỗ: trong quá trình kiểm soát, nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi sau đây:

+ Kiểm soát cái gì?

+ Kiểm soát khi nào?

+ Kiểm soát ở đâu?

+ Kiểm soát như thế nào?

+ Chờ đợi thấy cái gì ở kiểm soát?

+.......

Kiểm soát thường hướng vào các mục đích sau đây:

Bảo đảm kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã được xác định

Xác định rõ những kết quả thực hiện theo các kế hoạch đã được xây dựng

Xác định và dự đoán những biến động trong hoạt động của tổ chức

Phát hiện những sai lệch, thiếu sót, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình hoạt động để kịp thời điều chỉnh

Phát hiện cơ hội, phòng ngừa rủi ro

Bảo đảm các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu

Vai trò của kiểm soát:

Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức

Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức

Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường

Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao

Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức

" Kiểm soát là một hệ thống phản hồi quan trọng đối với công tác quản trị. Chính nhờ hệ thống phản hồi này mà các nhà quản trị biết rõ được thực trạng tổ chức mình, những vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, từ đó chủ động tìm các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được mục tiêu đã xác định

Các nguyên tắc kiểm soát:

Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả

Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng

Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan

Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý