CHƯƠNG I

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

I. KHÁI NIỆM VĂN BẢN:

VB là phương tiện để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu nhất định.

Tùy thuộc vào mục đích sử dụng của các chủ thể đối với các lĩnh vực đời sống xã hội mà văn bản được soạn thảo với nội dung và hình thức khác nhau.

II. PHÂN LOẠI VĂN BẢN:

Theo nghị định số 110/2005/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ, hệ thống văn bản được chia thành các loại:

- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

- Hệ thống văn bản hành chính

1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:

VBQPPL là những "VB do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự, luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng XHCN."

VBQPPL theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 là một hệ thống bao gồm:

1) Luật (Lt)

2) Pháp lệnh (PL)

3) Lệnh (L)

4) Nghị quyết (NQ)

5) Nghị quyết liên tịch (NQLT)

6) Nghị định (NĐ)

7) Quyết định (QĐ)

8) Chỉ thị (CT)

9) Thông tư (TT)

10) Thông tư liên tịch (TTLT)

2. Hệ thống văn bản hành chính:

VB hành chính thông thường là những VB mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các VBQPPL, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức VB được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức.

Hệ thống VB hành chính bao gồm các loại:

 VB hành chính cá biệt

Một số VB có hình thức như các VBQPPL nhưng chỉ để giải quyết một vấn đề cá biệt, một đối tượng cá biệt thì được gọi là VB quy phạm cá biệt hay VB cá biệt. Bao gồm:

(1) Quyết định (cá biệt) (QĐ)

(2) Chỉ thị (cá biệt) (CT)

 VB Hành chính thông thường có tên gọi:

(3) Thông cáo (TC)

(4) Thông báo (TB)

(5) Chương trình (CTr)

(6) Kế hoạch (KH)

(7) Phương án (PA)

(8) Đề án (ĐA)

(9) Báo cáo (BC)

(10) Biên bản (BB)

(11) Tờ trình (TTr)

(12) Hợp đồng (HĐ)

(13) Công điện (CĐ)

(14) Giấy chứng nhận (CN)

(15) Giấy ủy nhiệm (UN)

(16) Giấy mời (GM)

(17) Giấy giới thiệu (GT)

(18) Giấy nghỉ phép (NP)

(19) Giấy đi đừơng (ĐĐ)

(20) Giấy biên nhận hồ sơ (BN)

(21) Phiếu gửi (PG)

(22) Phiếu chuyển (PC)

 VB hành chính thông thường không có tên gọi (công văn)

Là loại VB không có tên loại dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, doanh nghiệp, hoặc giữa cơ quan, doanh nghiệp với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực, hoạt động thường xuyên của cơ quan, doanh nghiệp.

III. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN:

1. Chức năng thông tin:

Chức năng thông tin là chức năng chính của các loại VB. Trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, VB là phương tiện truyền tải các thông tin quản lý nhằm mục tiêu phục vụ hoạt động chấp hành và điều hành của các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước.

Thông tin truyền tải trong VB gồm:

- Thông tin quá khứ

- Thông tin hiện tại

- Thông tin tương lai.

2. Chức năng quản lý:

- VB là cơ sở tổ chức thông tin giúp các nhà lãnh đạo quản lý ban hành các quyết định

- Là đầu mối theo dõi, kiểm tra cấp dưới.

- Muốn thực hiện chức năng này thì VB phải bảo đảm tính khả thi.

3. Chức năng pháp lý:

Biểu hiện 2 phương diện sau đây:

- Ghi lại các quy phạm và các quan hệ pháp luật

- Là chứng cứ pháp lý để quản lý và điều hành.

4. Chức năng văn hóa - xã hội:

Thể hiện trong văn bản:

- Là sản phẩm sáng tạo của con người

- Qua văn bản cho thấy bản sắc văn hoá của từng dân tộc

- Qua VB cho thấy nếp sống mới, đời sống văn hóa...

5. Các chức năng khác

Ngoài ra, VB còn có chức năng giao tiếp, chức năng thống kê, chức năng sử liệu,...