Văn thư
GELEXIMCO
CÔNG TY CP KS KIM BÔI
CHI NHÁNH HẢI DƯƠNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DỰ THẢO
QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế công tác Văn thư được ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ hướng dẫn công tác: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu và Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động của Công ty Cổ phần Khoáng sản Kim Bôi - Chi Nhánh Hải Dương.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với tất cả các Phòng ban, đơn vị, cá nhân trong công ty cổ phần Khoáng sản Kim Bôi - Chi nhánh Hải Dương.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. "Văn bản" là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc kí hiệu được hình thành trong hoạt động của các phòng ban, đơn vị, thuộc Chi nhánh.
2. " Văn bản chuyên ngành" là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
3. "Văn bản hành chính" là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của Chi nhánh.
4. " Văn bản đi" là tất cả các loại văn bản do cá nhân, phòng ban, đơn vị thuộc Chi nhánh ban hành.
5. " Văn bản đến" là tất cả các loại văn bản mà cơ quan, phòng ban, đơn vị, cá nhân nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
6. " Bản thảo văn bản" là bản được viết hoặc đánh máy hoặc được tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản của cá nhân, đơn vị trong cơ quan.
7. " Bản gốc văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký.
8. " Bản chính văn bản giấy" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được nhân bản từ bản gốc có chữ ký của người có thẩm quyền.
9. " Bản sao y bản chính" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
10. "Danh mục hồ sơ" là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.
11. " Hồ sơ" là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, phòng ban đơn vị.
12. "Lập hồ sơ" là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
13. " Văn thư cơ quan" là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Điều 4. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư
1. Nguyên tắc: Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
2. Yêu cầu: Văn bản của các phòng ban, đơn vị, cá nhân phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định.
Tất cả văn bản đi của cá nhân, phòng ban, đơn vị phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký số và ban hành theo quy định, bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan. Các phòng ban, cá nhân đơn vị liên quan sẽ được nhận bản chính có thể là bản giấy và có thể là bản Scan được gửi đến người nhận, phòng ban, đơn vị nhận qua hòm thư điện tử .
Tất cả văn bản đến được gửi cho cá nhân, phòng ban, đơn vị hoặc Chi nhánh đều được tập trung tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký tránh trường hợp văn bản đến bị thất lạc mà không rõ nguyên nhân. Văn bản đến ngày nào phải được đăng ký, chuyển giao ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp văn bản đến có dấu chỉ mức độ: " Khẩn", hoặc " Hỏa tốc" phải được đăng ký, trình, chuyển giao ngay khi nhận được. Những văn bản đến ghi đích danh tên, số điện thoại người nhận văn thư không thực hiện bóc bì mà sẽ chỉ đăng ký số, ngày văn bản đến và chuyển giao tới người nhận cụ thể, đối với những văn bản đến ghi địa chỉ tên cơ quan văn thư sẽ thực hiện bóc bì vào số, ngày tháng đến của văn bản, ghi rõ tên loại trích yếu nội dung văn bản đến và trình Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.
Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác Văn thư
1. Người đứng đầu cơ quan tổ chức trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
2. Cá nhân trong quá trình theo dõi giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải được thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ:
Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao văn bản đến.
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
Quản lý Sổ đăng ký văn bản.
Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định của Pháp luật.
Chương II
Mục 1
SOẠN THẢO VÀ KÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Điều 6. Các loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau:
STT
Tên loại VB
Viết tắt
STT
Tên loại VB
Viết tắt
1
Quyết định
QĐ
9
Tờ trình
TTr
2
Thông báo
TB
10
Phương án
PA
3
Kế hoạch
KH
11
Quy chế
QC
4
Báo cáo
BC
12
Quy định
QyĐ
5
Biên bản
BB
13
Giấy giới thiệu
GGT
6
Hợp đồng
HĐ
14
Chỉ thị
CT
7
Giấy ủy quyền
GUQ
15
Công văn
Không phải viết tắt
8
Giấy mời
GM
....
.............
........
Điều 7. Thể thức văn bản
1. Thể thức văn bản: là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản.
2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm những thành phần chính:
a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ
Tên Quốc hiệu được trình bày bằng chữ in hoa cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm. Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Tiêu ngữ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14 kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới dòng quốc hiệu, chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, bên dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. Ví dụ: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ 12-13. Ví dụ: GLEXIMCO
Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 12-13, bên dưới có dòng kẻ ngang dài bằng 1/3 độ dài của dòng chữ. Ví dụ: CÔNG TY CP KHOÁNG SẢN KIM BÔI CHI NHÁNH HẢI DƯƠNG
c) Số, Ký hiệu của văn bản: được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, số văn bản gạch chéo (/) viết tắt tên loại văn bản, gạch ngang (-) tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản. Ví dụ: Số 01/QĐ-KSKB-CN.
Riêng đối với công văn được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, số văn bản gạch chéo (/) đến cơ quan ban hành gạch ngang (-) bộ phận soạn thảo văn bản. Ví dụ: Số: 01/KSKB-TCHC
d) Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản: được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng cỡ 13-14. Ví dụ: Hải Dương, ngày 02 tháng 01 năm 2021
e) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ 13- 14 kiểu đứng, đậm.
Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH, THÔNG BÁO...
Trích yếu nội dung được trình bày bằng chữ in thường cỡ 13-14 kiểu đứng, đậm bên dưới có dòng kẻ ngang dài bằng 1/3 độ dài của dòng chữ.
Ví dụ: Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư.
Chú ý: Riêng đối với công văn không có tên loại văn bản thì trích yếu nội dung sẽ được trình bày bằng kiểu chữ đứng, in thường cỡ 12-13 ngay phía dưới dòng Số, kí hiệu văn bản. Ví dụ: Số:01/KSKB-TCHC (công văn do phòng TCHC công ty ban hành)
V/v thực hiện Hợp đồng rót liệu số
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, trình bày bằng chữ in thường cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng.
f) Nội dung văn bản: Được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ 13-14 khi xuống dòng chữ đầu dòng phải lùi vào 1cm hoặc 1,27 cm, khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines, khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt.
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu "chấm phẩy", dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều đều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, điều. Được trình bày như sau:
Từ "Phần" "Chương" và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của Phần, chương dùng chữ số La Mã (I, II,III). Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa cỡ chữ 13 đến 14 kiểu chữ đứng, đậm.
Từ "Mục" và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu đứng đậm, số thứ tự của mục dùng chữ số Ả Rập (1, 2, 3). Tiêu đề của Mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14 kiểu chữ, đứng đậm.
Từ "Điều" số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1cm hoặc 1,27cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.) kiểu chữ đứng, đậm.
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Quyền hạn của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13-14 sử dụng trong trường hợp Giám đốc giao cho phòng chuyên môn ban hành một số loại văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền phòng ban đó quản lý thì sử dụng hình thức ký thừa lệnh Giám đốc, hoặc Phó Giám đốc ban hành văn bản thuộc phạm vi chuyên môn được phân công thì sử dụng hình thức ký thay Giám đốc...
Ví dụ: TL.GIÁM ĐỐC hoặc KT.GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TCHC PHÓ GIÁM ĐỐC
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan tổ chức, được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ 13-14. Ví dụ: GIÁM ĐỐC, PHÓ GIÁM ĐỐC
Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản, trước họ tên của người ký không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng đậm, cỡ 13-14 được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.
KT.GIÁM ĐỐC
Ví dụ: GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
(dấu, chữ ký) (dấu, chữ ký)
Nguyễn Minh Tân Phạm Việt Cường
h) Dấu: được đóng ngay ngắn, đúng chiều, phía dưới chức danh của người ký có thẩm quyền, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, sử dụng mực dấu màu đỏ đúng quy định của pháp luật.
j) Nơi nhận văn bản: từ "Nơi nhận:" được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, đậm, cỡ chữ 12.
Tên Phòng ban, cá nhân nhận văn bản phải cụ thể, chi tiết, chính xác, được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11.
Ví dụ: Nơi nhận:
- Ban GĐ (để b/c);
- Các phòng ban (t/h);
- CT1, CT2, CTCĐVT (t/h);
- Lưu: VT, KTAT.
Riêng đối với công văn: Nơi nhận bao gồm cả phần "Kính gửi" được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13-14, phía trên phần nội dung văn bản. Sau từ "Kính gửi" có dấu hai chấm (:) nếu công văn chỉ gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ "Kính gửi:" và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày trên cùng một dòng. Ví dụ: Kính gửi: UBND Thành phố Chí Linh
Trường hợp văn bản gửi cho 2 cơ quan, tổ chức, cá nhân trở lên thì sau từ "Kính gửi:" phải xuống dòng, mỗi cơ quan, tổ chức được trình bày trên một dòng riêng, có gạch đầu dòng (-) cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.).
Ví dụ: Kính gửi:
- Phòng Kế hoạch đầu tư;
- Phòng Kĩ thuật An toàn;
- Phòng Tài chính kế toán.
Điều 8. Kỹ thuật trình bày văn bản
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm), phông chữ Times New Roman, kiểu chữ đứng, in thường cỡ chữ 13-14.
Định dạng lề, trang văn bản:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm
Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm
Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm
Mục 2
SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Điều 9. Soạn thảo văn bản
1. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc, phó Giám đốc, hoặc trưởng các Phòng ban, giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản cần thực hiện các công việc sau: Xác định tên loại văn bản, nội dung cần soạn thảo, thu thập và xử lý thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày.
3. Trường hợp cần sửa đổi bổ sung bản thảo văn bản, Giám đốc, Phó Giám đốc gọi chung là người có thẩm quyền sẽ cho ý kiến vào bản thảo văn bản rồi chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo phòng chủ trì soạn thảo để cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chỉnh sửa lại.
4. Cá nhân, phòng ban được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc, và trước pháp luật về nội dung văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
Điều 10. Duyệt bản thảo văn bản
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt (Giám đốc, hoặc Phó Giám đốc, Trưởng phòng ban chuyên môn)
Điều 11. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Trưởng các Phòng ban được giao soạn thảo văn bản phải kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình Giám đốc, hoặc Phó Giám đốc ký ban hành.
Điều 12. Ký ban hành văn bản
1. Giám đốc Chi nhánh có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành, đồng thời có thể giao Phó Giám đốc ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc. Ví dụ: KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
2. Giám đốc có thể giao cho trưởng các phòng ban trong Chi nhánh mình ký thừa lệnh một số loại văn bản trong phạm vi chức năng nhiệm vụ quyền hạn của phòng đó được phân công phụ trách. Ví dụ: TL.GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TC-HC
3. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan mình ban hành.
4. Ký văn bản phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
Chương III
QUẢN LÝ VĂN BẢN
Mục 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đi
1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
2. Đăng ký văn bản
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
5. Lưu văn bản đi.
Điều 14. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Số và thời gian ban hành được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan trong 1 năm bắt đầu từ số 01 ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Việc cấp số được thực hiện theo từng tên loại văn bản trong 1 năm.
Điều 15. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản phải đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan theo từng tên loại văn bản.
Điều 16. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan
1. Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần "Nơi nhận" của văn bản vì thế yêu cầu trưởng các phòng ban, cá nhân khi chủ trì soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách cần kiểm tra và điền đầy đủ đúng thành phần ở phần "Nơi nhận" để văn bản đó được chuyển gửi đúng, đủ thành phần.
2. Việc đóng dấu văn bản chỉ được thực hiện khi văn bản đã có chữ ký của người ký có thẩm quyền.
Điều 17. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
2. Việc phát hành văn bản phải đảm bảo đúng số lượng, thời gian và thành phần nơi nhận.
3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung, thời gian, thể thức....phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương và được đính chính bằng văn bản hoặc thông báo của cơ quan ban hành văn bản.
4. Thu hồi lại văn bản: Đối với văn bản giấy trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận, đối với văn bản điện tử trường hợp nhận được thông báo thu hồi bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử đã bị thu hồi trên hệ thống đồng thời thông báo lại qua hệ thống để bên gửi biết.
Điều 18. Lưu văn bản đi
Bản gốc văn bản là bản có chữ ký trực tiếp của Giám đốc, phó Giám đốc được lưu tại Văn thư cơ quan sau khi nhân bản đóng dấu ban hành đúng đủ số lượng theo yêu cầu ở phần nơi nhận.
Bản chính văn bản được lưu tại hồ sơ công việc của Phòng ban chủ trì soạn thảo văn bản đó.
Mục 2
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 19. Trình tự quản lý văn bản Đến
1. Tiếp nhận văn bản đến
2. Đăng ký văn bản đến
3. Trình, chuyển giao văn bản đến
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 20. Tiếp nhận văn bản đến
Văn thư kiểm tra số lượng văn bản nhận được, tình trạng bì thư còn nguyên vẹn không, trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường văn thư cơ quan phải báo ngay cho người có trách nhiệm giải quyết để thông báo cho nơi gửi văn bản.
Tất cả các văn bản đến đều phải đăng ký tại văn thư cơ quan và vào số đến
Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân nhận nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì văn thư không thực hiện bóc bì mà chỉ vào Số đến ngày đến, tên cơ quan tổ chức gửi văn bản vào sổ quản lý văn bản đến rồi chuyển cho người nhận và đề nghị ký nhận vào sổ quản lý, tránh trường hợp mất mát thất lạc văn bản không rõ nguyên nhân.
Điều 21. Đăng ký văn bản đến
1. Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến
2. Số đến của văn bản được lấy theo thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong một năm được bắt đầu từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Điều 22. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến phải được văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, trình Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo, phân công phòng ban có nhiệm vụ giải quyết, khi đã xác định rõ đơn vị, hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan Scan văn bản đến đó rồi chuyển văn bản qua hòm thư điện tử hoặc gửi bản giấy đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xử lý nội dung văn bản đến đó được kịp thời.
2. Căn cứ vào nội dung văn bản đến, dựa vào quy chế làm việc của cơ quan, và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, cá nhân trong Chi nhánh Giám đốc ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết, xác định rõ đơn vị, cá nhân chủ trì phối hợp để giải quyết (ý kiến chỉ đạo của Gám đốc hoặc Phó Giám đốc được ghi theo mẫu phiếu xử lý công văn của Chi nhánh)
Điều 23. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao cho người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo đúng thời gian quy định trong công văn nhận được.
Chú ý: Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
Chương IV
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 24. Quản lý con dấu
1. Giám đốc có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định của pháp luật.
2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm: bảo quản và sử dụng con dấu an toàn tại trụ sở Chi nhánh Công ty.
Chỉ được phép giao con dấu của công ty cho người khác khi có sự chỉ đạo của Giám đốc bằng văn bản hoặc trực tiếp.
Chỉ được phép đóng dấu vào văn bản khi đã có chữ ký trực tiếp của Giám đốc, hoặc phó Giám đốc, đối với bản sao thì phải có bản chính so sánh, đối chiếu mới được phép đóng dấu.
Điều 25. Sử dụng con dấu, đóng dấu văn bản
Dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức.
1. Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, dùng mực dấu màu đỏ theo đúng quy định của Nhà nước.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái chỉ được phép đóng dấu vào các văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không được đóng dấu vào trang giấy trắng (dấu khống)
3. Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục thì dấu được đóng lên trang đầu trùm một phần tên cơ quan, hoặc tiêu đề của phụ lục.
4. Việc đóng dấu treo trên văn bản do Giám đốc Chi nhánh quy định.
5. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.
Nơi nhận:
- CTHĐQT (b/c);
- Ban GĐ (b/c);
- CBCNV(T/H);
- Lưu: TCHC.
GIÁM ĐỐC
Nguyễn Minh Tân
Bạn đang đọc truyện trên: AzTruyen.Top