Câu 3:Nêu cách quản lý phân công công việc hàng ngày bộ phận boong của đại phó? Trình cách quản lý giấy tờ, tài liệu pháp lý trên tàu?

Trả lời: 1) Phân việc hàng ngày: Đại phó dựa vào kế hoạch bảo quản bảo dưỡng cho chuyến đi (tháng). Sau khi đã được sự đồng ý phê duyệt của Capt sẽ lên kế hoạch công việc hàng ngày và ghi chép vào sổ ghi chép công việc hàng ngày. - Đầu giờ sáng trước giờ làm việc hàng ngày 30 phút Bosun gặp C/O để nhận công việc trong ngày theo sổ ghi chép lấy công việc. - Sau đó Bosun sẽ giao cho thủy thủ làm việc trong ngày và giám sát công việc cùng C/O về tiến độ và an toàn. Sau giờ làm việc buổi chiều Bosun gặp C/O báo cáo công việc đã làm theo sổ ghi chép công việc. Nếu công việc còn tồn đọng thì sẽ tiến hành sang ngày hôm sau. 2) Cách quản lý giấy tờ pháp lý trên tàu: - Người chịu trách nhiệm quản lý giấy tờ, tài liệu pháp lý trên tàu là Capt, C/O, máy trưởng, và các sỹ quan phụ trách. - Phải thường xuyên cập nhật, thông báo về hạn của các loại giấy tờ tài liệu. - Giấy tờ tài liệu đã hết hạn thì phải gửi về công ty (yêu cầu) hoặc giữ lại tàu, phải để riêng tránh nhầm lẫn. Thực tế quản lý các loại giấy tờ tài liệu trên tàu như sau: + Lập danh sách các loại giấy tờ tài liệu pháp lý theo số thứ tự, tên, thời gian, ngày cấp. + Sử dụng các kẹp tài liệu để giữ các giấy tờ theo: • Trang đầu tiên danh sách giấy tờ • Các trang tiếp theo sẽ được xếp lần lượt các loại giấy tờ theo danh sách thứ tự như trang đầu tiên. • Đánh dấu số thứ tự lần lựơt ở mép ngoài từng trang kẹp giấy tờ đúng theo số thứ tự trên danh sách. + Sauk hi các kẹp tài liệu, giấy tờ đã đầy thì xếp gọn gàng ngăn lắp lần lượt trên giá. + Riêng kế hoạch an ninh trên tàu thì phải cất giữ ở nơi bảo mật. ♦ Ngoài ra còn quản lý theo cách phân loại như sau: - Mỗi loại giấy tờ theo từng mục đích được kẹp vào các kẹp tài liệu. + Giấy tờ đăng kiểm tàu. + Giấy tờ đang ký tàu . + Giấy tờ đăng ký bảo hiểm tàu. - Các loại giấy tờ không cho được vào kẹp thì xếp theo thứ tự lần lượt trên giá. - Khi lấy giấy tờ tài liệu ra khỏi kẹp để sử dụng xong việc phải trả lại. - Khi giao bất cứ loại giấy tờ nào thì phải photo giữ lại bản sao trên tàu và viết giấy biên nhận. - Khi nhận lại phải kiểm tra xem có đúng giấy tờ bàn giao lúc trước hay không. - Phải thông báo sớm các loại giấy tờ sắp hết hạn để công ty chẩn bị gia hạn.