Tiến độ đưa phần mềm vào vận hành công việc hàng ngày cũng vẫn phụ thuộc chỗ tôi (tức tôi là người lên kế hoạch). Và với bản tính làm việc hình như có phần nhây nhây, thấy mệt là nghỉ, khi nào có hứng thú thì làm khiến một hai tháng đầu tôi bình chân như vại. Càng để tôi lại càng ái ngại, càng nghĩ ngợi mãi về việc phải làm sao để hoàn thành. Trong vấn đề này, chú quản lý không áp đặt. Chắc chắn chú muốn nhanh và chú phải đảm bảo phần mềm sẽ chỉ vận hành sau khi mọi người đã ở tư thế sẵn sàng. Tất cả mọi người đang chờ đợi tôi hoàn tất việc tạo dữ liệu ban đầu để có dữ liệu bán hàng. Nhận thấy việc mình cứ vừa làm vừa nhênh nhang không ổn, dù có những lúc tôi mang công việc về nhà làm nhưng tôi vẫn cảm thấy chưa hiệu quả. Sau đó, tôi quyết tâm tới cùng là lên kế hoạch về thời gian hoàn thành (deadline) và tự nhủ với bản thân cần hoàn thành đúng hạn và kết quả nằm hoàn toàn trong khả năng của tôi. Khi có dữ liệu đầy đủ rồi, bên phía phần mềm họ cử một, hai cán bộ qua đào tạo (một người đào tạo chính, một người hỗ trợ công việc đào tạo). Kế hoạch đào tạo như nào do bên phần mềm lên, họ báo lịch sang để chúng tôi nắm được có kế hoạch chuẩn bị từ phía quầy.

Theo kế hoạch triển khai bên phần mềm sau khi cân nhắc mong muốn của chú quản lý, Quầy 4 sẽ được đào tạo kiến thức bán hàng trước, tiếp đó đến tôi - kế toán kho và sau đó sẽ triển khai đồng bộ cho Quầy 1. Quầy 4 lượng hàng hóa ít hơn, nhân sự ít hơn và khách hàng vắng hơn, việc đào tạo phần mềm trước sẽ không khiến công việc kinh doanh thuốc ở quầy ảnh hưởng quá được.

Trong lúc các chị bán hàng Quầy 4 được học về việc bán hàng thông qua phần mềm, cách in ấn hóa đơn bán hàng (bill), tôi cũng tranh thủ ngó qua. Cứ có một suy nghĩ nào đó thôi thúc tôi, mặc định nay mai tôi phải gánh vác trách nhiệm quản trị phần mềm, hỗ trợ mọi người khi phần mềm gặp trục trặc, có vấn đề và điều này có thể khó tránh khỏi trong suốt quá trình vận hành phần mềm. Tất nhiên, để làm được điều này, tôi vẫn cần sự trợ giúp thêm từ phía phần mềm trong những tình huống khó.

Kế toán kho trên phần mềm khó hơn khi làm thủ công (trên Excel) ở chỗ, tôi phải cố gắng hoàn thành tạo dữ liệu trong khoảng thời gian 2 tháng với danh mục thuốc lên tới trên dưới hai ngàn sản phẩm. Có loại thuốc bán vỉ, loại bán hộp, loại bán viên. Việc nắm được quy cách sản phẩm trong thời gian trước giúp tôi quy đổi đơn vị nhanh. Tạo dữ liệu xong, chắc chắn còn cần khâu nhập số liệu tồn trên máy và để có được dữ liệu này, chúng tôi phải bắt tay vào công việc kiểm kê. Thế là, việc triển khai phần mềm không chỉ có thế, kiểm kê là một công việc vất vả và đó là cột mốc để từ nay về sau, hằng tháng chúng tôi phải bỏ cả một ngày chủ nhật cuối cùng của tháng chỉ dành thời gian cho công việc kiểm kê hàng. Kiểm kê dù vất vả, tốn thời gian nhưng nếu chịu khó để ý, quan sát, tôi lại học thêm được kỹ năng khác, không chỉ trong quá trình vận hành công việc kinh doanh, mà các mặt hàng có vấn đề như hỏng hóc, thuốc quá hạn, có chuyển biến sang màu khác (dấu hiệu của hỏng do bảo quản chưa tốt), nắm rõ số lượng tồn, mặt hàng nào tồn nhiều, tồn ít còn liên qua đến kế hoạch đẩy hàng đi sau đó, xử lý hàng có vấn đề, rút kinh nghiệm để lần sau làm tốt hơn, quản lý sát hơn.

Vấn đề tổ chức và triển khai công việc kiểm kê có thể sẽ được đề cập ở chương riêng cho đầy đủ về mặt nội dung, phù hợp về mặt hình thức.

Lần kiểm kê này, bên phần mềm hỗ trợ. Khi có số, tôi tiếp tục làm công việc nhập số trên phần mềm. Nhập dữ liệu tồn trên phần mềm không thể chậm trễ hay trì hoãn bởi việc đó sẽ hoàn toàn làm ảnh hưởng đến số liệu tồn. Nếu nhập không xong trong ngày hôm đó sẽ rất khó đảm bảo dữ liệu khi ngày hôm sau hàng ra, vào liên tục. Nếu làm phép hình dung, với một hay hai quầy bán lẻ, doanh thu lên tới khoảng 100 triệu/ngày, để đạt được con số này, lượng hàng tiêu thụ trong ngày phải lớn lắm. Danh mục hàng bán rất dài, có thể bằng vài quầy bán lẻ trong ngày cộng lại.

Triển khai phần mềm cũng đồng thời lên kế hoạch cho việc vận hành, tức là đã có sự tính toán về mặt sơ bộ: Ai làm công việc gì thì sẽ tương ứng tài khoản (user) của họ chỉ sử dụng trong phạm vi công việc đó. Sẽ rất khó quản trị khi tài khoản bán hàng bỏ qua việc cài đặt tính năng không cho phép sửa giá. Tài khoản quản trị sẽ được mở toàn bộ tính năng giúp việc vận hành hệ thống được hiệu quả. Kiến thức này tôi có được là nhờ anh kỹ thuật viên kiêm đào tạo bên phần mềm chia sẻ.

Cũng sẽ có một vài lưu ý trong quá trình tạo dữ liệu trên phần mềm như: Làm sao để tránh trùng tên, đơn vị tính nên sử dụng tính năng quy đổi sẵn có trên phần mềm (dùng cho những mặt hàng có nhiều sự lựa chọn đơn vị trong quá trình bán) hay không nhất thiết phải tạo dữ liệu ngoài danh mục nhưng nếu được thì nên đồng bộ chung ở một khu vực tạo phù hợp với tính năng có sẵn (có thể tạo trong phiếu nhập kho), tạo mã cũng cần phải nghiên cứu kỹ trước khi đi qua bước này để chuyển các bước tiếp theo. Cơ sở dữ liệu ảnh hưởng nhiều tới báo cáo hàng tồn kho, báo cáo công nợ phải thu, phải trả, báo cáo lãi lỗ, thống kê và phân tích bán hàng như sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào bán chậm, tỷ lệ sản phẩm bán chạy trên doanh thu, sản phẩm bán chậm phải mất bao nhiêu ngày mới tiêu thụ được...

Và còn nhiều vấn đề khác cần quan tâm cũng như cần xử lý trong quá trình triển khai thực tế.

Lưu ý cuối cùng là việc xây dựng quy trình làm việc trên phần mềm cần dựa trên thực tế ở riêng từng doanh nghiệp, từng cơ sở kinh doanh và phụ thuộc lớn vào đặc thù mặt hàng (sản phẩm kinh doanh), nhu cầu quản lý, quản trị.