Trước khi thông báo ý định để mọi người nắm được kế hoạch triển khai, chú quản lý phải tự mình làm việc và lựa chọn phần mềm phù hợp. Chúng tôi chỉ được biết sau khi chú đã đưa ra quyết định cuối cùng và lúc này mọi người cũng bắt đầu rơi vào trạng thái hoang mang, hốt hoảng. Đang yên đang lành lại quay sang sử dụng phần mềm, thêm việc với mục đích kiểm soát nhân viên đồng thời kiểm soát tránh thất thoát tài sản. Mọi người chỗ tôi làm ai cũng đoán già đoán non là như vậy.

Tôi lại vô cùng háo hức nhưng cũng có chút lo lắng đan xen khi xem đây là một cơ hội để từng bước tiến tới công việc của người làm kế toán. Theo như quan sát trong hai ngày thử việc ở văn phòng công ty, thì kế toán chỉ có thể hoàn thành tốt công việc được giao thông qua công cụ hỗ trợ là phần mềm nào đó. Thế tại sao lại có kiến thức liên quan Excel nhỉ? Tôi nghĩ mãi vẫn chưa ra và vì bây giờ công việc vận hành dùng Excel đã thạo rồi nên tôi cũng bỏ qua. Chuẩn bị một tâm thế thật tốt trước khi quầy thuốc bắt tay vào việc triển khai phần mềm.

Phần mềm chú quản lý tìm được thuộc bộ phần mềm của công ty trong nước có bản quyền nước ngoài. NEO Pharmacy cung cấp giải pháp cho hệ thống chuỗi bán lẻ thuốc của các công ty chuyên kinh doanh dược phẩm. Phần mềm đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn liên quan đến mua hàng, bán hàng, quản lý hàng tồn kho, theo dõi công nợ phải thu, phải trả, tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, báo cáo hàng ngày. Ngoài ra, phần mềm này còn đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn GPP-thực hành tốt nhà thuốc. Một trong những tiêu chuẩn cực kỳ quan trọng đối với các quầy bán lẻ thuốc với mục đích đảm bảo thuốc đến tay người tiêu dùng khi sử dụng không chỉ an toàn mà còn hiệu quả. So với các phần mềm khác thịnh hành ở thời điểm này, NEO Pharmacy có khi chưa thực sự là một lựa chọn hợp lý. Tôi không rõ quy trình lựa chọn phần mềm của chú quản lý như nào. Lựa xong phần mềm chú bảo tôi:

"Thời gian tới chú muốn triển khai phần mềm để quản lý hàng hóa trong quầy, cháu xem giúp chú vấn đề về máy móc công nghệ."

Tôi chưa hình dung ra được ngay công việc, mình cần làm những gì sau câu nói này.

"Cháu phải làm gì hả chú?"

"Cháu tính giúp chú xem cần mấy máy tính cho hai quầy, hệ thống mạng, máy in và tìm nhà cung cấp máy móc bên mình cần."

Tôi vâng lời chú, vào kho, mò trên mạng xem nhà cung cấp nào giá rẻ. Có lẽ việc có cả chị gái lẫn anh rể đều làm trong lĩnh vực công nghệ thông tin lại là thuận lợi của tôi. Dưới sự giúp đỡ, hậu thuẫn và tư vấn từ họ, một hai ngày sau đó tôi có câu trả lời cho chú quản lý.

"Cháu nghĩ chỉ cần máy chủ mới cần dùng máy tính mới, bán hàng chỉ cần mua máy tính cũ dùng cũng được chú ạ. Giá hai loại này chênh lệch nhau kha khá."

Tôi còn bỏ qua cả việc là mình đã thay đổi. Tôi biết tính toán hơn trước nhiều rồi. Trước giờ tôi chưa bao giờ tính toán tới mức này và thậm chí hàng ngày ăn, tiêu, sinh hoạt, mua sắm... tất cả đều cần có kế hoạch nhưng tôi lại chẳng có khái niệm về hai ba chữ "lập kế hoạch".

Chú bảo tôi là tôi được tùy ý trong vụ này. Nếu thay máy mới bằng máy cũ mà dùng được thì mua máy cũ cũng ổn đấy. Và điều quan trọng bây giờ đối với tôi là tìm nhà cung cấp nào uy tin cho bọn máy móc này đây. Bởi nhận thấy máy cũ mua về sử dụng cũng có thể gặp các tình huống bất trắc xảy ra như là không biết xem sẽ mua phải máy kém chất lượng. Nếu may mắn mua được máy cũ còn dùng tốt mà chủ nhân có nhu cầu nâng cấp nên mới bán thì lại hoàn toàn ổn thỏa. Bài toán đặt ra là ngay chính cả bản thân tôi vẫn còn không biết tí gì về công nghệ, máy móc ngoại trừ việc hàng ngày đánh máy trên Excel để hoàn thành báo cáo cuối ngày ra. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, giá cả phải chăng và một chế độ bảo hành tốt là tiêu chí tôi ưu tiên hơn cả. Và nhờ Google, tôi đã tìm ra nhà cung cấp máy tính, máy in, giấy in. Tôi làm việc với nhà cung cấp này cho tới mãi tận sau này. Ngay kể cả bây giờ vẫn có số hoặc thông tin liên lạc.

Kinh doanh mà uy tín, đảm bảo sẽ có khách hàng trung thành. Tôi còn dành cho họ một số đơn hàng lớn nhỏ thông qua việc giới thiệu trong đám bạn bè có nhu cầu trong suốt khoảng thời gian sau đó. Tất nhiên, tôi cũng có được hưởng một chút hoa hồng nhỏ, phí giới thiệu họ gửi lại cho tôi.

Không ai bảo và mặc dù chưa từng đọc cuốn sách nào về kế toán, quản lý tài chính cá nhân vân vân... nhưng tôi thấy cần phải lựa tối thiểu ba nhà cung cấp để so sánh giá. Tôi sẽ báo với chú quản lý nhà cung cấp nào phù hợp hơn cả. Khi có thông tin báo giá của họ, chú quản lý khá đồng tình với ý kiến của tôi: Không phải lựa chọn nhà cung cấp rẻ nhất, mà lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Mặc dù đầu tiên vẫn cần xét tới giá cả, nhưng cuối cùng tiêu chí để lựa chọn là thời gian bảo hành.

Thời gian triển khai phần mềm diễn ra nhanh sau đó. Trong quãng thời gian lựa chọn nhà cung cấp máy tính, máy in barcode (máy in mã vạch), đầu đọc barcode tôi có làm việc dần với bên cung cấp phần mềm Pharmacy Cloud để họ tư vấn thêm về việc lựa chọn máy cho tối ưu và hiệu quả. Các máy cần tích hợp đồng bộ và đảm bảo sử dụng cũng như phát huy được tối đa tính năng nhằm tiết kiệm thời gian làm việc và chi phí đầu tư. Dù là một người khá chi ly, tính toán trong vấn đề quản lý tiền bạc, chú quản lý vẫn sẵn sàng thêm tiền nâng cấp hệ thống mạng lan - một trong những nền tảng truyền tải internet hỗ trợ trong suốt quá trình làm việc khi triển khai phần mềm. Sau này tôi mới biết, chi phí phần mềm này tương đối lớn (vài triệu một năm) ở thời điểm chừng năm 2016. Hiện giờ nhiều phần mềm kế toán cũng có giá như này (ở thời điểm năm 2023).

Là một người quản lý cả hai quầy, vận hành công việc kinh doanh, chú chắc chắn rất giỏi về tài chính ở vấn đề quản lý tiền bạc. Chú tính toán làm sao kinh doanh có lãi, làm sao tối ưu lợi nhuận và quả thật hồi làm cùng chú tôi không để ý, chỉ khi viết ra cuốn sách này tôi mới có thời gian ngẫm nghĩ sâu hơn. Lúc đó, có thể với bản tính của một con người đã thiếu hiểu biết về mặt kiến thức, giao tiếp xã hội lại còn nhìn đời với cặp mắt khắt khe đã khiến tôi bỏ qua nhiều điều hay ho về chú. Dù sao cuốn sách này cũng hướng tới đối tượng làm nghề kế toán, quan tâm kế toán - những con người có thể nói đóng góp phần không nhỏ cho sự phát triển, thành hai bại của một doanh nghiệp hoặc dự án kinh doanh.

Khi mọi thứ đã sẵn sàng, chú tính toán thời gian triển khai phần mềm cho phù hợp. Chú làm mọi thứ nhẹ nhàng nên lúc đầu mọi người ở đó còn hoang mang, sau đó họ cũng làm quen dần với công việc học tập để có thể triển khai được phần mềm, đưa phần mềm vào vận hành trong thời gian sớm nhất (càng kéo dài càng vất vả).

Người nhiều việc nhất là tôi. Công việc nhân lên khi tôi vừa phải hoàn thành báo cáo trên Excel như mỗi khi vẫn làm, lại kiêm thêm cả công việc tạo dữ liệu trên phần mềm. Tôi phải làm ngày làm đêm mới kịp tiến độ.