Chắc chẳng cần nói hóa đơn giá trị gia tăng là gì, bởi nó liên quan tới cuộc sống của chúng ta hàng ngày. Tuy nhiên, một cuốn sách nói về kế toán mà bỏ qua vấn đề cơ bản này cũng chưa chắc đã hay. Tôi tóm tắt vấn đề này như sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng bản chất là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật...

Trong thông tư, nghị định liên quan đều đề cập tới vấn đề này. Năm 2017, vẫn còn tồn tại các loại hóa đơn giá trị gia tăng như: Hóa đơn hóa đơn giá trị gia tăng đặt in, tự in, hóa đơn viết tay. Trong thời gian này, công ty tôi đang làm sử dụng hóa đơn viết tay và vì vấn đề này mà hàng ngày tôi khó tránh khỏi sai sót trong quá trình viết hóa đơn. Không sai mã số thuế thì sai tên công ty, đôi khi sai địa chỉ, tên hàng, số lượng, đơn giá... Mặc dù luật quy định trên hóa đơn giá trị gia tăng không được tẩy xóa, cơ mà lỗi nhỏ quá, nếu mỗi lần sai sót xíu xiu phải viết lại hóa đơn mới sẽ tốn nhiều chi phí cho công ty, chưa kể thủ tục khi hết hóa đơn xin cấp mới... Và bởi thời điểm đó, cơ quan thuế không khó như hiện tại (hiện tại quản lý hóa đơn điện tử đồng bộ) cũng như tâm lý của những người làm kế toán nói chung, cô làm thuế chỗ tôi nói riêng, khi quyết toán có ối vấn đề liên quan đến doanh nghiệp, chút cỏn con này đáng kể gì. Vì thế, giai đoạn đầu cô hướng dẫn để tôi có thể xử lý được các tình huống gặp phải trong hóa đơn. Trường hợp việc sai sót sửa chữa bị lộ liễu quá mới buộc phải xuất hóa đơn thay thế, hủy hóa đơn sai sót đi, còn không thì cứ sửa đè lên chỗ sai một cách khéo léo. Theo đó, tôi cũng hiểu lý do vì sao mọi người hay bảo làm thuế cần cẩn thận và rất khéo léo. Khéo léo ở đây không chỉ về vấn đề xử lý hóa đơn chứng từ, mà còn cân kéo, đong đếm để tối ưu lợi nhuận bằng cách tăng giảm chi phí phù hợp. Giai đoạn này tôi không đi sâu về vấn đề này nên tạm thời để đó đã.

Sau thời gian được cô kế toán thuế tận tình hướng dẫn xử lý các tình huống gặp phải trong quá trình làm việc với hóa đơn, dưới sự động viên của chị quản lý chỗ tôi học thêm hồi xưa hiện giờ thỉnh thoảng nói chuyện, tôi cũng lên các diễn đàn kế toán trên facebook chia sẻ cho mọi người cách xử lý, sửa chữa, tẩy xóa hóa đơn một cách khéo léo. Chỉ riêng trường hợp xử lý âm kho là hầu như tôi không đả động tới vấn đề đó. Đây có lẽ là một vấn đề vô cùng nhạy cảm, không nên bàn bạc, thảo luận chốn đông người. Cũng có kiểu cố ý để âm kho, vô tình như tôi. Chúng ta chỉ nên rộng lượng với những lỗi vô tình, không phải có ý định từ trước.

Hóa đơn bây giờ mặc dù cũng không còn dùng các loại hóa đơn như trước, nhưng sai sót gặp phải trong vấn đề làm việc với hóa đơn dường như là khó tránh. Bởi vậy, tôi đề cập đến vài vấn đề xử lý hóa đơn. Ở đây chỉ đề cập tới vấn đề xử lý hóa đơn điện tử, không phải hóa đơn viết tay sửa chữa như trước nữa.

Một số sai sót thường hay gặp phải trong quá trình xuất hóa đơn:

Sai ngày tháng xuất hóa đơn (giờ hiếm gặp, trước còn có kiểu xuất xong chừa lại dẫn tới việc số không nhảy theo đúng thứ tự thời gian).

Sai thông tin khách hàng (rất ít gặp bởi giờ tích hợp các thông tin đầy đủ). Trường hợp ở đây có thể sai tên, sai địa chỉ, sai mã số thuế, hoặc sai hình thức thanh toán... Trường hợp sai tên, địa chỉ chỉ cần lập thông báo cho cơ quan thuế Bây giờ thông tư hướng dẫn, nghị định nhiều nên tôi chỉ đề cập chung chung, nhưng bạn đọc cần hiểu tất cả những vấn đề tôi đề cập ở đây cần tuân thủ theo hướng dẫn quy định. Riêng trường hợp sai mã số thuế, liên quan đến số tiền ghi trên hóa đơn hoặc thuế suất cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót...

Có rất nhiều vấn đề liên quan đến hóa đơn và tùy trường hợp cụ thể sẽ có những cách xử lý khác nhau. Tôi đề cập hai trường hợp trên để tham chiếu với thời gian trước tôi làm việc cho tiện. Và đó cũng là các trường hợp thường xuyên xảy ra đối với hóa đơn viết tay. Hóa đơn điện tử sau này làm trực tiếp trên web hoặc phần mềm kế toán, không chỉ công đoạn xuất hóa đơn được cắt giảm, tiết kiệm đáng kể thời gian mà còn hạn chế được khá nhiều sai sót. Nhưng vẫn còn vài vấn đề phức tạp liên quan đến cơ quan quản lý.

Còn rất nhiều trường hợp khác nữa, tôi tạm thời bỏ qua. Bây giờ liên quan đến vấn đề thanh toán nên tạm thời tôi cũng chưa quay lại được file Excel làm GDP sau đó thì tới vấn đề chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế.