Ở vị trí này, hàng ngày công việc của tôi chủ yếu liên quan xuất - nhập hàng trên phần mềm Excel, nghĩa là từ một người đang dùng phần mềm, tôi quay lại dùng Excel và cũng nhờ thời gian làm công việc này, trình độ Excel của tôi càng ngày càng tăng lên rõ rệt. Lúc trước tôi còn chưa biết đến mấy hàm ngoài việc dùng hàm SUMIF hoặc SUBTOTAL để tính toán. Bây giờ, không chỉ khả năng dùng hàm của tôi cần đáp ứng được yêu cầu công việc, sử dụng file Excel quản lý GDP vô cùng phức tạp, mà đây còn là khoảng thời gian trình độ Excel của tôi hoàn toàn vượt trội. Thế nhưng, để đạt được trình độ này tôi cũng phải trải qua các giai đoạn học tập giống mọi người, phải chịu khó mày mò học hàm từ cơ bản tới nâng cao, làm sao để kết hợp các hàm giải quyết các bài toán phức tạp. Một người quan trọng hỗ trợ tôi công việc này trong thời gian đầu chính là chị kế toán cũ. Mặc dù thời gian chị hướng dẫn, hỗ trợ tôi không nhiều, nhưng rất tận tình với mục đích, tôi vận hành được công việc càng nhanh càng tốt, nơi làm việc mới họ đang rất mong mỏi chị qua và có lẽ do thu nhập nơi làm việc mới khá cao, cộng với việc đảm bảo chuyên môn tốt hơn, nên chị mới sốt sắng đào tạo tôi như vậy. Có những lần, tôi bế tắc khi làm hỏng file dữ liệu bằng Excel này ấy, và chị sẵn sàng thu xếp công việc qua quầy hướng dẫn tôi.

"Trước tiên, em cần học cách làm sao để vận hành được File Excel này đã." - Chị hướng dẫn qua để tôi biết cách vận hành của file từ người thiết kế.

File có các sheet: Danh mục vật tư hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp; tổng hợp - nơi theo dõi việc ghi chép liên quan đến nhập - xuất kho theo ngày, trong từng tháng. Tiếp đến là sheet tổng hợp nhập - xuất - tồn để theo dõi tình hình tăng, giảm, biến động hàng tồn kho và theo dõi về mặt số lượng và giá trị tồn kho đầu và cuối kỳ. Nếu công thức ở các sheet trước chủ yếu dùng các hàm như IF, VLOOKUP kết hợp IF - AND, COUNIF... thì trong sheet tổng hợp nhập-xuất-tồn, để tính toán được số lượng và giá trị nhập trong kỳ, số lượng xuất kho trong kỳ phải dùng tới công thức mảng. Đây là một công thức khó, vẫn còn rất nhiều mới mẻ đối với tôi dù là cả trước đây và bây giờ. Tiếp đến là thẻ kho, sổ kho, phiếu nhập, xuất kho... Tất cả đều có thể tạo công thức tự động bằng việc link công thức từ sheet tổng hợp sang với độ phức tạp nằm ngoài khả năng hiểu biết của tôi ở thời điểm bấy giờ. Các hàm được kết hợp trong các sheet này chủ yếu IF-TYPE-MATCH để lấy thứ tự hàng. Từ hàng thứ hai của công thức trên lại phải lồng thêm OFFSET ở giữa các đối số của MATCH tạo lên một thứ công thức vô cùng đơn giản. Dùng IF-INDEX để tham chiếu căn cứ số thứ tự của hàng theo hai công thức trên, data dữ liệu sẽ hiển thị toàn bộ trong danh mục từng sheet. Chỗ thứ tự tự động lại dùng IF kết hợp COUNTA...

Nếu chưa hiểu cách vận hành của sheet này, chỉ cần nhầm hoặc sơ xuất một thao tác chuột là sẽ lộn xộn dữ liệu ngay và thời gian đầu tôi hay mắc lỗi này nhất, dẫn tới việc xuất âm kho không biết, cho tới khi cô làm thuế thắc mắc vì sao xuất âm, lúc đấy mới tá hỏa kiểm tra lại. Rồi tới lượt bài toán xử lý các vấn đề liên quan đến hàng họ, nhầm lẫn trong quá trình xuất hóa đơn giá trị gia tăng. Dù khối lượng công việc ở đây chẳng nhiều lắm, và kiến thức cần học để đáp ứng được yêu cầu công việc cũng chẳng phải quá tải, nhưng tôi cứ cuống mãi trong thời gian đầu. Vài lần chị hướng dẫn phải xin nghỉ chỗ làm mới để tạt qua hướng dẫn hoặc xử lý giúp tôi. Đôi lần vì bận không qua được, chị hướng dẫn tôi xử lý qua UltraViewer nhưng vì tâm lý làm việc cứ sợ sai vì thiếu kiến thức hay kiến thức eo hẹp, nên xem ra, việc học để làm tốt công việc cũng là cả vấn đề nan giải với tôi. Hơn nữa, quá lâu rồi, tôi không dùng Excel trong công việc, tôi vận hành công việc hoàn toàn trên phần mềm. Phần mềm chỉ vất vả ở giai đoạn trước triển khai và giai đoạn đầu khi vận hành chính thức, sau thì rất nhàn. Vận hành công việc hoàn toàn trên Excel không tài nào giảm tải công việc được, mà dường như ngày càng nhiều hơn bởi những tình huống dở khóc dở cười.

Đi sâu vào file này tôi sẽ nói sau bởi giai đoạn này còn khá nhiều bỡ ngỡ, và ở vị trí này, công việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng, kiến thức mảng này cũng có nhiều thứ hay ho nhưng do đó nó cũng khiến tôi tương đối mỏi mệt, đến mức có những ngày tôi mất ăn mất ngủ vì hóa đơn giá trị gia tăng.