Nếu làm kế toán hoặc làm những công việc liên quan chuyên sâu đến chuyên ngành dược mà không đề cập tới GDP hay GPP trong ngành dược có thể sẽ là một thiếu sót không nhỏ. Suốt từ đầu cuốn sách tới giờ, tôi hay nhắc tới GDP và GPP, tuy nhiên, chưa một lần tôi nghĩ cần phải đi sâu vào vấn đề này quá. Nhưng đối với một quầy bán lẻ, GPP lại khá quan trọng trong vấn đề vận hành công việc kinh doanh, và đặc biệt kiến thức này sẽ cung cấp nhiều hơn thông tin cho người làm kế toán. GDP - thực hành tốt phân phối thuốc sẽ phù hợp với những đơn vị kinh doanh thuốc thông thường, cần tuân thủ trong quá trình vận chuyển thuốc tới các đơn vị bán lẻ, phân phối thuốc trực tiếp tới tay người tiêu dùng.

Về cơ bản, thông qua GDP và GPP, các công ty kinh doanh thuốc bao gồm việc phân phối, bán buôn và bán lẻ thuốc sẽ lấy làm căn cứ để lựa chọn được phần mềm kế toán cho phù hợp, đáp ứng tiêu chuẩn quản lý từ các cơ quan liên quan, phục vụ các đoàn thanh kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất. Việc am hiểu GDP và GPP rất cần thiết với một người làm công tác kế toán trong ngành dược và theo như tôi được biết, thông thường, chỉ cần làm một thời gian trong ngành dược mọi người cũng có thể nắm được các thủ tục, quy trình. Vì thế, thay vì nói những khái niệm, quy định và thủ tục, tôi muốn nói việc áp dụng chúng trong vấn đề quản lý kho, một vấn đề tôi cho là cực kỳ quan trọng trong ngành dược nói chung, các đơn vị kinh doanh bao gồm cả bán buôn và bán lẻ thuốc nói riêng.

Đối với các đơn vị bán buôn thuốc, hàng tồn kho có thể không nhiều về mặt danh mục và chắc hẳn các giám đốc điều hành đều tính toán cẩn thận lượng tồn kho theo những quy tắc nhất định nào đó mà thời điểm này tôi còn chưa rõ, và nếu chịu khó tìm hiểu, tôi cũng có thể đề cập ở đây. Tuy nhiên, sau đấy, vẫn có cơ hội tôi quay lại vấn đề quản trị hàng tồn kho, nên tôi quyết định tới thời điểm đó sẽ đề cập thêm về vấn đề này để bạn đọc rõ. Lượng hàng tồn kho trong quầy bán lẻ tính toán sẽ khác những quầy hoặc đơn vị bán buôn thuốc. Ngoài ra, cần tính toán việc tích trữ hàng tồn kho ở mức thấp nhất có thể để đảm bảo không bị đọng vốn quá nhiều trong quá trình quản trị hàng tồn kho, nhưng vẫn phải đảm bảo tiêu chí quan trọng hơn cả, là cần sẽ có hàng để bán. Nếu việc tính toán hàng tồn kho không cẩn thận, dẫn đến việc không có hàng bán, không chỉ làm giảm doanh thu, doanh số, có thể dễ mất khách về tay đối thủ cạnh tranh và điều này chắc hẳn là tối kỵ trong kinh doanh.

Mặt hàng thuốc có đặc điểm là thời gian sử dụng không quá dài, có lẽ trung bình khoảng ba năm đổ lại. Với việc tích trữ hàng tồn kho tính toán chưa hợp lý, ngoài vấn đề đọng vốn ra, có khi còn làm thiệt hại tài sản khi thời gian tích trữ quá lâu, hàng tồn kho buộc phải hủy khi thuốc hết hạn hoặc gần hết hạn sử dụng. Lượng hàng tồn kho ngoài quầy chỗ chúng tôi được chú quản lý rà đi soát lại liên tục. Kể cả cho tới mãi tận sau này, tôi cũng chưa từng gặp vị quản lý nào lại sát sao đến hàng tồn kho đến vậy. Trước mỗi lần mua hàng, chú không chỉ quản lý, giám sát việc nhân viên dự trù thuốc bán, mà chú còn tính toán cẩn thận lượng hàng mua căn cứ theo lịch sử bán chỉ bằng phép nhẩm tính trong đầu. Hầu như chú không cần phải dùng tới phần mềm cho công việc này đâu. Sau này, phần mềm giúp chú quản lý lịch sử nhập, xuất hàng hay đúng ra là tài sản, theo dõi doanh thu, doanh số trong ngày, định kỳ hoặc từng tuần từng tháng. Chú làm các công việc liên quan quản lý, khi đó bổ trợ cho việc tính toán được chuẩn xác và hiệu quả hơn.

Sau khi hàng đã mua về, chú vẫn cần rà một lựa những hàng đã được anh mua hàng nhập trên chợ thuốc, kết hợp hàng nhập hãng, nhập các nhà cung cấp lẻ. Từ đó chú sẽ ước lượng tiếp các mặt hàng bổ sung cần mua, hàng thừa, thiếu. Và thông thường theo khả năng quan sát của tôi, hầu như hàng thừa không có nhiều và chú hiểu, nếu để một thời gian không bán được, dường như chú gửi chỗ khác bán hoặc mang qua cơ quan-một công ty dược phẩm của nhà nước để làm sao xử lý được chỗ thuốc khó bán. Có cả các chính sách giảm giá, đẩy hàng đi bằng mọi cách mà tôi chẳng tài nào nghĩ ra. Lúc đó, suốt ngày trong suy nghĩ tôi chỉ là làm sao để có thể trở thành một nhân viên kế toán. Đáng tiếc, vì suy nghĩ này, mà những kinh nghiệm quản lý rất hay từ chú, thiếu chút nữa tôi đã bỏ qua.

Kể cả sau này, gặp rất nhiều giám đốc hay những người quản lý giỏi, tôi cũng chưa từng thấy ai có cách quản lý hàng tồn kho sát sao như chú. Đừng chờ đợi vào những người làm thuê, họ có thể làm, có thể lơ là quên, nên việc quan trọng là những người ở cấp quản lý, CEO điều hành doanh nghiệp kiểu gì cũng phải nhúng tay vào. Nếu không, chắc lúc nào cũng phải hỏi câu cửa miệng quen thuộc "Tiền của tôi đi đâu hết cả rồi!". Tôi thấy các CEO hay hỏi câu này lắm, và hầu như chẳng ai nói rằng do bản thân chưa thế này thế khác, mọi người sẽ gân cổ lên mà bảo, ở hàng tồn kho, bán không thu được tiền (ở công nợ phải thu), đôi khi họ cũng chả ngần ngại nói thẳng mỗi chỗ thất thoát một tí...

Hàng tồn kho, mặc dù là một trong những chủ đề thú vị của công việc kế toán, sau này kể cả giám đốc tài chính, kinh doanh hoặc tư vấn, nhưng đây vẫn là vấn đề tôi thấy cần mổ sẻ nhất, trong tất cả các vấn đề của một doanh nghiệp. Nhưng, tôi biết, không riêng gì tôi, các bạn làm kế toán kho, thủ kho không mấy khi coi trọng công việc đó. Và nếu nói chỉ làm kế toán kho, tôi sẽ ngại, người ngoài nghe cũng không đánh giá cao vị trí này. Thế nhưng sau này, khi lên vị trí kế toán quản trị tập đoàn, kế toán trưởng hay giám đốc tài chính, hình như tôi lại quay lại đi sâu vào vấn đề này hơn cả.

Cảm ơn quãng thời gian làm việc ở đây, đã dạy tôi rất nhiều bài học mà mãi sau này tôi vẫn cần dùng tới. Cảm ơn giám đốc đã tạo điều kiện, mọi người trong quầy đã giúp đỡ tôi. Và, cảm ơn bản thân vì tôi đã chưa một lần bỏ cuộc cho dù cũng có ý muốn từ bỏ không ít lần.