Khái niệm : " Phân tích công việc là quá trình thu thập các thông tin liên quan đến công việc một cách có hệ thống" .

Phân tích công việc được tiến hành nhằm :

- Xác định các nhiệm vụ , quyền hạn , trách nhiệm thực hiện công việc nào đó .

- Điều kiện để tiến hành công việc đó .

- Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hoàn thành cv

-Mối tương quan của công việc đó với công việc khác

- Các phẩm chất , kỹ năng nhân viên cần phải có để thực hiện công việc đó

Sự cần thiết phải Phân tích công việc :

- Các nhà quản lý nhân sự cần hiểu biết về công việc để có thể tìm người phù hợp với công việc .

- Người lao động cần hiểu biết vai trò của họ trong tổ chức trước khi công việc bắt đầu .

Khái niệm : Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công việc cụ thể , các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc

Hiểu ngắn gọn " Bản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó".

Bản mô tả công việc liệt kê :

- Chức năng , nhiệm vụ của công việc

- Các mối quan hệ trong công việc

- Các điều kiện làm việc

- Yêu cầu kiểm tra giám sát

- Các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc

Khái niệm : Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc .

Hay nói khác đi : Là bản trình bày các điều kiện tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc riêng biệt nào đó .

- Yêu cầu về năng lực cá nhân ( trình độ học vấn , kinh nghiệm công tác , khả năng giải quyết vấn đề , các kỹ năng khác ).

- Đặc điểm cá nhân thích hợp với công việc .

Mục đích của Phân tích công việc

- Cải tổ hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức .

- Đánh giá chính xác yêu cầu công việc .

- Tuyển đúng người cho đúng việc .

- Đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên .

- Tra ûlương phù hợp , kích thích nhân viên kịp thời và chính xác .

Những lợi ích từ Phân tích công việc

- Bảo đảm thành công hơn trong việc sắp xếp , thuyên chuyển , thăng thưởng nhân viên .

- Loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương, tiền thưởng

- Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc .

- Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc

- Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau hơn .

Các bước Phân tích công việc

1. Xem xét lại cơ cấu tổ chức vàđiểm lại tất cả các dạng công việc có trong tổ chức .

2. Xác định xem kết quả của phân tích công việc sẽ được sử dụng như thế nào ( Mục đích của phân tích công việc )

3. Xác định các công việc đặc trưng cần phân tích

4. Tập hợp các thông tin , dữ liệu cần thiết bằng phương pháp thích hợp .

5. Thiết lập bản mô tả công việc .

6. Thiết lập bản tiêu chuẩn công việc .

Phương pháp : Quan sát

Nguồn thông tin từ : Quan sát và ghi lại các hoạt động của người thực hiện công việc .

+ Ưu điểm :

- Trung thực , rõ ràng

- Phù hợp cho công việc bằng lao động chân tay

+ Nhược điểm :

- Không thể quan sát những người làm việc bằng trí óc

- Tốn thời gian và tiền bạc

- Thông tin thu thập được có thể không đúng với người quan sát

Phương pháp : Phỏng vấn

Nguồn thông tin từ : Cá nhân nhân viên , Nhóm nhân viên , Người giám sát hiểu biết về công việc .

+ Ưu điểm :

Thu thập được nguồn thông tin theo ý kiến chủ quan .

Aùp dụng được cho mọi đối tượng

+ Nhược điểm :

Tốn thời gian và chi phí

Hiệu quả của thông tin phụ thuộc vào kinh nghiệm và trình độ của người phỏng vấn

Người được phỏng vấn có thể cho những thông tin không chính xác

Điều kiện phỏng vấn tác động ít nhiều đến kết quả cuộc phỏng vấn

Phương pháp : Bản câu hỏi

Nguồn thông tin : yêu cầu các nhân viên điền câu trả lời vào các bản câu hỏi để mô tả nhiệm vụ, bổn phận, trách nhiệm của mình trong công việc .

Dạng câu hỏi :

Theo cấu trúc định sẵn

Có câu hỏi đóng và câu hỏi mở

+ Ưu điểm :

- Dễ thực hiện ; ít tốn thời gian và công sức

- Chủ động trong việc tìm nguồn thông tin

- Diện điều tra rộng

+ Nhược :

- Độ chính xác không cao ( do không khách quan )

Phương pháp : Nhật ký công việc

Nguồn thông tin : Nhân viên tự ghi lại những việc gì họ đã làm và thời gian tiêu tốn cho những việc đó .

+ Ưu điểm :

Không tốn kém

Chủ động trong việc lấy nguồn thông tin .

+ Nhược điểm :

Thông tin không đầy đủ , chính xác ( làm nhiều ghi ít, làm ít ghi nhiều )

Thông tin thường trở nên lỗi thời .

Các hướng dẫn viết bản mô tả công việc

Liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm theo trình tự hợp lý

Viết rõ, đơn giản và súc tích các nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt

Bắt đầu mỗi câu bằng từ hành động

Sử dụng những từ có thể định lượng khi có thể

Sử dụng những từ cụ thể và hạn chế tối đa những từ mơ hồ

Sử dụng những thuật ngữ đã được chuẩn hóa

Trả lời các câu hỏi : How, What , Where, When, Why, Who

Xác định rõ kết quả hoặc tiêu chuẩn cuối cùng được sử dụng để đánh giá