Quản lý nguyên vật liệu luôn là một trong những trở ngại lớn nhất trong kinh doanh các mô hình nhà hàng, café. Việc quản lý phù hợp, sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động bán hàng. Cụ thể như, thiếu nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng đến hoạt động chế biến món ăn, pha chế đồ uống, dẫn đến không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Hoặc nguyên liệu vẫn còn mà vẫn nhập thêm dẫn đến thừa thãi hoặc mất mát. Áp lực về quản lý sẽ ngày càng tăng khi quy mô và mức độ đầu tư của bạn vào nhà hàng lớn hơn.

Thông thường, các cửa hàng thực phẩm sẽ chọn cách quản lý kho thủ công hoặc các công cụ đơn giản. Tuy nhiên, việc quản lý kho thủ công sẽ dẫn đến những rủi ro không lường trước được.

Không kiểm soát được số lượng hàng xuất - nhập

Đối với việc kinh doanh quán ăn, nhà hàng.., việc quản lý lượng hàng nhập vào và xuất ra tương đối phức tạp. Đối với các loại hàng khô như gia vị, phụ liệu việc quản lý tương đối đơn giản.Nhưng đối với mặt hàng tươi sống, bạn cần phải lưu ý nhiều hơn đến thời hạn sử dụng của sản phẩm. Bên cạnh đó, mặt hàng tươi sống luôn được nhập vào và xuất ra hàng ngày. Không kiểm soát được lượng hàng xuất nhập hàng ngày dễ dẫn đến việc thiếu hoặc thừa hàng hóa dẫn đến lãng phí.

Không kiểm soát được chất lượng và hạn sử dụng sản phẩm

Quản lý một cửa hàng đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải quản lý rất nhiều thứ khác nhau. Bao gồm lương, nhân sự, công cụ, chất lượng hàng hóa và thực phẩm. Với quá nhiều thứ phải kiểm soát, bạn sẽ không thể đảm bảo nhớ được tất cả hạn sử dụng, chất lượng hàng hóa nếu bạn kiểm soát kho một cách thủ công. Bạn sẽ không thể nhớ hết được lượng được mua từ bao giờ và cần phải sử dụng hoặc xử lý nó sau bao lâu.  Việc không kiểm soát được chất lương hàng hóa sẽ dẫn đến việc ảnh hưởng tới chất lượng món ăn của cửa hàng, dẫn đến những thất thoát không đáng có.