Chương 3:

I. Thông tin quản trị

1.Kn và vai trò của thông tin:

a)Kn: thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, bao gồm cả tri thức về các đối tượng.

Thông tin quản trị là những tin tức và tín hiệu mới có ích trong quá trình quản trị của tổ chức

- Thông tin mang tính thời sự và có ích cho nhà quản trị trong quá trình quản trị một số tổ chức.

- Thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tương tác và vận động của chúng

- Nếu k có tin tức nào chuyển đi thì thông tin chưa xảy ra. 1 thông tin thành công khi nào nghĩa được chuyển đi và phải được hiểu

- Thông tin k phải vật chất nhưng k thể tồn tại ngoài vật mang tin. Tập hợp các vật mang tin gọi là các dữ liệu,thông báo

- Dữ liệu là những sự việc và số thống kê.Tt là những kết luận rút ra từ việc phân tích các dữ liệu

 Thông tin quản trị là tổng hợp các tin tức cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản trị của tổ chức.

- Thông tin quản trị được xét trên 2 mặt: dung lượng và chất lượng

- Các hình thức: Lời nói, chữ viết, trung gian điện tử,...

b) Vai trò của thông tin:

- Thông tin cần thiết cho việc ra quyết định quản trị

- Thông tin trực tiếp tác động đến việc thực hiện các chức năng quản trị

- Thông tin là sợi dây lien lạc giữa nhà quản trị với nhân viên, giữa các cá nhân nhằm đảm bảo sự phối hợp ăn khớp để thực hiện mục tiêu chung

=> Thông tin là nguồn tài nguyên vô giá của tổ chức

2. Phân loại thông tin:

a) Theo nguồn:

- Thông tin bên trong: thông tin phát sinh trong nội bộ tổ chức

- Thông tin bên ngoài: thông tin ngoài tổ chức như thị trường, chính sách, pháp luật,..

b) Theo chức năng:

- Thông tin chỉ đạo: mệnh lệnh, chỉ thị,hướng dẫn,..

- Thông tin thực hiện: thông tin về tiến trình thực hiện và kết quả mục tiêu

c) Theo kênh thông tin :

- Thông tin chính thức: thông tin từ nội bộ tổ chức

- Thông tin k chính thức: thông tin từ mối quan hệ k chính thức với tổ chức

d) Theo các truyền thông tin :

- Thông tin có hệ thống: thông tin đc truyền đi có chủ đích

- Thông tin k có hệ thống: thông tin truyền đi ngoài dự kiến:

e) Theo nội dung:

- Thông tin đầu vào:

- Thông tin đầu ra:

- Thông tin phản hồi:

- Thông tin về môi trương quản trị:

- Thông tin về hoạt động quản trị:

g) Theo mức độ xử lí:

- Thông tin sơ cấp ( chưa qua xử lí ) và thông tin thứ cấp ( đã qua xử lí )

3. Các nhân tố ảnh hưởng tới gtri thông tin:

a) Sự thích hợp của thông tin:

-Thông tin cần phải cung cấp theo đúng mục tiêu đã xđ

-Thông tin được cung cấp phải là cơ sở khoa học để ra những quyết định quản trị đúng đắn

-Thông tin cần phản ánh đúng những dữ kiện liên quan đến các vấn đề cần gq

b) Chât lượng thông tin:

-Thông tin có chất lượng là những thông tin: rõ ràng,đầy đủ,chính xác,hệ thống, logic

-Thông tin có chất lượng sẽ mang lại nhiều lợi ích: tiết kiệm tg, hỗ trợ ra qđ tốt hơn

-Các yêu tố a?h đến c'lg thông tin:KHKT, năng lực nhận thức của con ng, phương thức thu thập và truyền đạt thông tin.

c) Tính kịp thời của thông tin:

-Tính kịp thời của thông tin đc qđ bởi nh~ đk và tình huống cụ thể và bởi độ chính muồi của vđề.

- Quá sớm sẽ ko bao quát hết và quá muộn thì dẫn đến bỏ lỡ thời cơ, làm qđ kém giá trị

d)Dung lượng thông tin:

-Đảm bảo cung cấp đúng và đủ n~ thông tin cần thiết, thiếu hay thuwcsf đều làm giảm giá trị thông tin

II. Ra qđ quản trị

1.Kn:

Là việc lựa chọn một hay một số phương án hoạt động cho tổ chức nói chung hay cho việc thực hiện một công việc nào đó nhằm đạt đc mục tiêu đã định.

-Ra quyết định quản trị là quá trình lựa chọn hành động tối ưu nhất,có lợi nhất.

-Ra quyết định đòi hỏi nhà quản trị phải có exp, kiến thức,tư duy

-Ra quyết định quản trị ảnh hưởng tới cả một tổ chức và các thành viên, nên trách nhiệm trong việc ra quyết định quản trị là rất lớn đối với các nhà quản trị cấp cao.

-Ra quyết định quản trị gắn chặt với yếu tố thông tin

-Ra quyết định quản trị vừa là KH vừa là nghệ thuật.

2.Các loại quyết định quản trị:

a)Theo tính chất của quy trình ra quyết định:

-Quyết định được lập trình hóa:

+Là kết quả của việc thực hiện một dãy hành động

+Các quyết định đc lập trình hóa thường có tính cấu trúc cao

+Cách thức ra quyết định này đc sử dụng thường xuyên

-Quyết định ko đc LTH:

+Là quyết định đưa ra trong n~ tình huống mới,chứa n' yếu tố hiếm xảy ra

+Nhà quản trị ko thể xđ trình tự cụ thể các bước cần tiến hành mà phải tự quyết định

b) Theo cách thức ra quyết định của nhà quản trị:

-Quyết định trực giác: xuất phát từ cảm nhận trực giác

-Quyết định dựa tren cơ sở lí giải vấn đề: dựa vào sự hiểu biết và exp để giải quyết vấn đề.

c) Theo chức năng quản trị:

-Quyết định liên quan đến hoạch định: quyết định về sứ mệnh,mục tiêu, các phương án chiến lược hay các biện pháp tác nghiệp của tổ chức.

-Quyết định liên quan dến tổ chức: quyết định mô hình cấu trúc tổ chức,giao nhiệm vụ,phối hợp giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức

-Quyết định liên quan đến lãnh đạo: quyết định áp dụng biện pháp khen thưởng,kỉ luật,tác động đến nhân viên dưới quyền.

-Quyết định liên quan đến kiểm soát: quyết định các tiêu chuẩn kiểm soát,lựa chọn phương pháp đo lường kết quả,..

d)Theo tầm quan trọng của quyết định:

-Quyết định chiến lược:

-Quyết định chiến thuật:

-Quyết định tác nghiệp:

e)Theo thời gian:

-Quyết định dài hạn: > 1 chu kì

-Quyết định trung hạn: = 1 chu kì hoạt động của tổ chức

-Quyết định ngắn hạn: <1 chu kì

3. Các pp ra quyết định quản trị:

a) Các pp định lượng:

* Mô hình hóa:

-Các bước thực hiện

B1: thiết lập bài toán

B2: xây dựng mô hình

B3: kiểm tra tính đúng đắn của mô hình

B4: áp dụng mô hình

B5: đổi mới mô hình

-Các mô hình phổ biến:

+Mô hình lý thuyết trò chơi

+Mô hình lý thuyết phục vụ đám đông

+Mô hình quản lý dự trữ

+Mô hình quy hoạch tuyến tính

* Ma trận lợi ích:

-Là pp xác suất thống kê cho phép thực hiện lựa chọn phương án hiệu quả

-Sắp xếp các lợi ích vào trong một ma trận ta có ma trận lợi ích, nó cho biết lợi ích thu đc của việc thực hiện một phương án nào đó phụ thuộc vào những biến cố hiện thực nhất định

* PP cây quyết định:

-Pp ra quyết định dựa vào sơ đồ thể hiện việc đánh giá các pp quyết định theo từng bước

-Cho phép nhà quản trị tính toán đc các hướng hđ khác nhau và so sánh với các phương án khác

b) Các pp định tính:

-pp phổ biến là pp chuyên gia: là quy trình ra quyết định dựa trên sự thống nhất ý kiến của các chuyên gia theo quy trình sau:

+Thành lập các nhóm chuyên gia

+các chuyên gia trả lời các câu hỏi cho trước,đồng thời nêu ý kiến cá nhân của mình đồng thời làm quan với câu trả lời và ý kiến của các chuyên gia khác

+các cg xem xét lại ý kiến của mình.Nếu ko trùng khớp thì phải giải thích tại sao lại như vậy

+quy trình này đc lặp đi lặp lại nhiều lần đến khi có sự thống nhất ý kiến chung và nhà quản trị căn cứ vào đó để ra quyết định.

4.Quá trình ra quyết định quản trị:

B1: Xác định và nhận diện vấn đề:

-Tìm ra các vấn đề cần quyết định

-Tìm triệu chuwgns là nguyên nhân vđề

-Thu thập đầy đủ và chính xác thông tin

-Xừ lí thông tin

B2:Tìm các phương án khác nhau:

-Tìm các phương án khả thi giải quyết vđè đã xđ và nhận diện

B3:Đánh giá các phương án

-Xđ giá trị và sự phù hợp của từng giải pháp

-Đánh giá dựa trên cơ sở mong muốn của tổ chức,chi phí,lợi nhuận và rủi ro

B4: Lựa chọn phương án tối ưu:

-Lựa chọn phương án tốt nhất để thực thi

B5: Thực hiện quyết định:

Khi thực hiện quyết định cần tính đến những hành động cần thiết và bảo đảm các nguồn lực cần thiết để thực hiện hành động đó

B6:Đánh giá quyết định

-Nhà quản trị căn cứ vào mục tiêu để đánh gia quyết định đúng hay sai, quyết định thành công hay thất bại

-Đánh giá quyết định để cung cấp những thoogn tin bổ ích cho những quyết định trong tương lai.

5.Các nhân tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản trị:

a) Các nhân tố khách quan

-Mức độ ổn định của môi trường ra quyết định

-Thời gian

-Thông tin

b) Các nhân tố chủ quan:

-Cá nhân nhà quản trị

-Sự ràng buộc về quyền hạn và trách nhiệm

-Các nhân tố bên trong của tổ chức: nguồn lực,văn hóa tổ chức

III. Quản trị thông tin để ra quyết định quản trị:

1.Các dòng thông tin để ra quyết định quản trị:

a)Dòng thông tin bên trong tổ chức:

-Xuống dưới

-Lên trên

-Ngang

-Chéo

Để các dòng thông tin phát huy hiệu quả cần chú ý:

+Bám sát và điều chỉnh luông thông tin

+sử dụng thông tin phản hồi

+có sự đồng cảm

+đơn giản hóa ngôn ngữ

+lắng nghe hiệu quả

+sử dụng hệ thống thông tin ko chính thức

b)Dòng thông tin bên ngoài tổ chức:

-Liên quan đến những yếu tố khác nhau trong môi trường hoạt động của tổ chức đó,vd khách hàng,đối thủ competitive,supplier,cơ quan GOV,..

-Dòng thông tin này sử dụng để đánh giá thông tin ,từ đó lập kế hoạch chiến lược và kế hoạch ngắn hạn của tổ chức:

-Quá trình đánh giá dòng thông tin bên ngoài như sau:

Lựa chọn dữ liệu đánh giá

V

Ước lượng giá trị kì vọng của thông tin

V

Khấu trừ + sự thiếu hụt và ko chính xác

+ thiếu tính hữu ích

V

Ss gt và chi phí thông tin

V |+tăng gt thông tin|

V<<<< <<< |+giảm chi phí|

V ^

Gt thông tin > chi phí ^(y)

V (n)> tiếp (n)> KT

V(y)

Thu nhận thông tin

2.Xây dựng hệ thống hỗ trợ ra quyết định :

a) Hệ thống hỗ trợ ra quyết định:

Xđ nhu cầu về thông tin => Xđ và thu thập dữ liệu thích hợp => tóm tắt dữ liệu => phân tích dữ liệu => truyền đạt thông tin = > sử dụng thông tin

b)Tổ chức hệ thống hỗ trợ ra quyết định:

-Ngân hàng dữ liệu trung tâm:

+ NHDLTT là cốt lõi của hệ thống hỗ trợ ra quyết định, cho phép cung cấp thông thông tin từ lĩnh vuecj này sang lĩnh vực khác trong tổ chức.

-Trung tâm thông tin:

+Là ng tư vấn, phối hợp và kt các chức năng của hệ thốn hỗ trợ ra quyết định => nâng cao hiệu quả công tác quản trị

3.Kiểm soát thông tin ra quyết định :

-Nội dung kiểm soát:

+Nội dung thông tin

+chat lương thông tin

+Hình thức thông tin

+pp truyền đạt thông tin

-Hình thức kiểm soát:

+kiểm soát theo công việc

+theo chức năng

+theo thời gian

+theo đối tượng

-PP kiểm soát chủ yếu:

+pp hành chính và phi hành chính

+ pp trực tiếp và gián tiếp