5. Kế toán thanh toán tạm ứng

5.1. Nguyên tắc giao tạm ứng và tài khoản sử dụng:

Tạm ứng là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho CBCNV để mua hàng hoá, trả chi phí, đi công tác v.v...

Kế toán tạm ứng phải thực hiện các nguyên tắc sau:

-        Người nhận tạm ứng phải là CNV làm việc tại doanh nghiệp và phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng khoản tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được duyệt.

-        Khi hoàn thành công việc được giao người nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ tiền nhận tạm ứng theo chứng từ gốc (theo từng lần, từng khoản). Khoản chênh lệch giữa số đã tạm ứng và số đã sử dụng phải nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng.

-        Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần, từng khoản.

Kế toán thanh toán tạm ứng sử dụng tài khoản 141  - Tạm ứng. Nội dung ghi chép của tài khoản 141 như sau:

Bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho cán bộ, CNV.

Bên Có:  Phản ánh các khoản tạm ứng đã thanh toán theo số chi đã được duyệt, số tiền tạm ứng chi không hết nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương.

Số dư bên Nợ : Số giao tạm ứng chưa thanh toán.

6. Kế toán chi phí trả trước:

6.1. Nội dung chi phí trả trước -  Tài khoản sử dụng:

          Chi phí trả trước là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng vì số chi trả tương đối lớn và có liên quan đến nhiều kỳ kinh doanh nên không thể tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ phát sinh mà phải tập hợp lại chờ phân bổ cho nhiều kỳ tiếp theo với mục đích điều hoà chi phí để giá thành sản phẩm hoặc chi phí kinh doanh trong kỳ không có sự đột biến.  

Nội dung các khoản chi phí trả trước gồm:

ã       Tiền thuê cửa hàng, kho, văn phòng làm việc... phải trả một hay hai lần trong năm      

ã       Chi phí mua các loại bảo hiểm   

ã       Công cụ dụng cụ xuất dùng một lần với giá trị lớn.  

ã       Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê.    

ã       Chi phí nghiên cứu thí nghiệm, cải tiến kỹ thuật.     

ã       Chi phí trong thời gian ngừng việc ngoài kế hoạch     

ã       Chi phí xây dựng, lắp đặt các công trình tạm thời, ván khuôn, dà giáo...trong XDCB.

ã       Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được phép kết chuyển vào chi phí trả trước để phân bổ cho kỳ sau, áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài như: trong xây lắp, trồng rừng hoặc có lượng hàng tồn kho lớn.      

ã       Chi phí trả trước về thuê hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho tàng, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho hoạt động kinh doanh nhiều năm

ã       Tiền thuê cơ sở hạ tầng đã trả trước cho nhiều năm và phục vụ cho kinh doanh nhiều kỳ;

ã       Chi phí trả trước phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều năm tài chính; 

ã       Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động;

ã       Chi phí nghiên cứu có giá trị lớn;

ã       Chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình;

ã       Chi phí đào tạo cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật; 

ã       Chi phí di chuyển địa điểm kinh doanh, hoặc tổ chức lại doanh nghiệp;

ã       Lợi thế thương mại trong trường hợp mua lại DN, sáp nhập DN có tính chất mua lại;

ã       Chi phí mua các loại bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản, ...) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều niên độ kế toán;

ã       Lãi mua hàng trả chậm, trả góp, lãi thuê TSCĐ thuê tài chính;

ã       Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần quá lớn phải phân bổ nhiều năm;

ã       Chênh lệch giữa giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động.

Chi phí trả trước bao gồm chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn. Chi phí trả trước ngắn hạn là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh mà doanh nghiệp dự kiến phân bổ trong 1 niên độ kế toán. Chi phí trả trước dài hạn là các khoản chi phí thực tế đã phát sinh liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều niên độ kế toán. Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn được ghi chép phản ánh vào các tài khoản 142 - Chi phí trả trước và TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn. 

          Nội dung, kết cấu của tài khoản 142 - Chi phí trả trước:     

Bên Nợ :   

ã       Phản ánh chi phí trả trước thực tế phát sinh

ã       Số chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chờ kết chuyển 

Bên Có:    

ã       Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí SXKD trong kỳ 

ã       Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí QLDN chờ kết chuyển vào TK 911  

Số dư bên Nợ: 

ã       Phản ánh các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc chưa kết chuyển vào TK 911.

          Tài khoản 142 -  Chi phí trả trước có 2 tài khoản cấp hai:

-        Tài khoản 1421  - Chi phí trả trước. 

-        Tài khoản 1422  - Chi phí chờ kết chuyển. 

Tài khoản 242 dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều niên độ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các niên độ kế toán sau.

Kết cấu của Tài khoản 242: 

Bên Nợ:

ã       Chi phí trả trước dài hạn phát sinh trong kỳ 

ã       Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động.

Bên Có:

ã       Các khoản chi phí trả trước dài hạn phân bổ vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.

ã       Phân bổ số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong suốt thời hạn thuê lại tài sản.

Số dư Nợ:

ã       Các khoản chi phí trả trước dài hạn chưa tính vào chi phí hoạt động SXKD của năm tài chính.

 7. Kế toán các khoản cầm cố, ký cược, ký quỹ

7.1. Nội dung, nguyên tắc hạch toán và tài khoản sử dụng

Trong quá trình hoạt động SXKD để đáp ứng nhu cầu về vốn các doanh nghiệp phải đi vay. Khi vay vốn sẽ phát sinh điều kiện thế chấp, cầm cố trong đó người đi vay phải mang tài sản của mình như: vàng, đá quý, tín phiếu, trái phiếu,TSCĐ... giao cho người cho vay cầm giữ trong thời gian vay vốn. Những tài sản đã mang cầm cố không có quyền sở hữu và có thể không có quyền sử dụng trong thời gian cầm cố. Do vậy cũng không có quyền nhượng bán. Sau khi thanh toán sòng phẳng tiền vay, người đi vay nhận lại những tài sản cầm cố của mình. Khi đến hạn thanh toán nếu không trả được tiền vay, người cho vay có quyền phát mại tài sản cầm cố để thu lại tiền cho vay.

Ký cược là số tiền doanh nghiệp đặt cược khi đi thuê, mựơn tài sản theo yêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm vật chất và nâng cao trách nhiệm của người đi thuê và hoàn trả đúng thời hạn. Số tiền ký cược do bên cho thuê quy định, có thể bằng hoặc lớn hơn giá trị tài sản cho thuê.

Trong quan hệ mua bán, nhận đại lý, nhận thầu công trình XDCB hoặc tham gia đấu thầu để đảm bảo sự tin cậy giữa các bên sẽ phát sinh nghiệp vụ ký quỹ. Số tiền ký quỹ sẽ ràng buộc người ký quỹ thực hiện nghiêm chỉnh các công việc mà mình đã đăng ký khi trúng thầu. Trong trường hợp bên ký quỹ không thực hiện hoặc thực hiện sai theo quy định sẽ bị bên kia phạt trừ vào số tiền đã ký quỹ. Tiền ký quỹ có thể là tiền hoặc những giấy tờ có giá trị như tiền.      

Căn cứ vào thời gian thu hồi người ta phân các khoản cầm cố, ký cươc, ký quý thành ngắn hạn, dài hạn. Cầm cố, ký cươc, ký quý ngắn hạn có thời gian thu hồi trong vòng một năm. Cầm cố, ký cược, ký quý dài hạn có thời gian thu hồi sau một năm.  

Kế toán các khoản cầm cố, ký cược, ký quý được phản ánh ở tài khoản :

-Tài khoản 144  - Cầm cố, ký cược, ký quý ngắn hạn

-Tài khoản 244  - Cầm cố, ký cươc, ký quý dài hạn.

 Nội dung ghi chép của tài khoản 144, 244 như sau:       

Bên Nợ:Giá trị tài sản mang cầm cố, số tiền ký quỹ, ký cược.              

Bên Có:Giá trị tài sản mang cầm cố đã nhận về

Số tiền ký quỹ, ký cược đã nhận lại hoặc đã thanh toán. 

Số dư Bên Nợ: Giá trị tài sản hiện còn đang cầm cố, ký quỹ, ký cược       

Tài sản đem cầm cố, ký quỹ, ký cược phản ánh trên tài khoản này theo giá ghi sổ của doanh nghiệp. Khi thu hồi về ghi theo giá lúc xuất đi. Trường hợp cầm cố bằng giấy tờ chứng nhận chuyển quền sở hữu tài sản không phản ánh trên tài khoản này mà chỉ theo dõi trên sổ chi tiết.