Những vấn đề chung về kế toán ngân hàng

Chương i

Tổng quan về kế toán ngân hàng

1. Kế toán với hoạt động ngân hàng

1.1. Giới thiệu về Kế toán ngân hàng

Kế toán là một công cụ quan trọng để quản lý kinh tế tài chính ở mỗi đơn vị, tổ chức kinh tế cũng như ở phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

Kế toán ngân hàng là việc thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích các nghiệp vụ kinh tế, tài chính về hoạt động tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng dưới hình thức chủ yếu là giá trị để phản ánh, kiểm tra toàn bộ hoạt động kinh doanh của đơn vị ngân hàng, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý hoạt động tiền tệ ngân hàng ở tầm vĩ mô và vi mô, cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân theo qui định của Pháp luật.

Kế toán ngân hàng bao gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị: Kế toán tài chính là việc thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo luật, chế độ, chuẩn mực kế toán để hệ thống hoá thông tin theo các chỉ tiêu tổng hợp được quy định thống nhất trong báo cáo tài chính ngân hàng nhằm phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh ngân hàng của Chính phủ, Ngân hàng Trung ương, đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin cho các đối tượng bên ngoài và của bản thân đơn vị ngân hàng. Kế toán quản trị là việc thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong trong nội bộ đơn vị ngân hàng. Như vậy, đối tượng kế toán quản trị không nhất thiết phải là toàn bộ hoạt động kinh tế - tài chính của ngân hàng, mà có thể chỉ là từng bộ phận (đối tượng kế toán cụ thể) do yêu cầu quản trị ở đơn vị ngân hàng đặt ra. Kế toán quản trị cũng có thể không phải tuân thủ các chế độ, chuẩn mực kế toán do Chính phủ quy định. Nội dung cuốn giáo trình Kế toán ngân hàng này chỉ mới cung cấp các kiến thức cơ bản về hoạt động kế toán tài chính tại đơn vị ngân hàng, mà chưa đề cập đến nội dung kế toán quản trị ngân hàng.

Khi thực hiện công việc Kế toán tài chính và Kế toán quản trị, đơn vị kế toán ngân hàng phải thực hiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Kế toán tổng hợp là việc thu thập, ghi chép, hệ thống hoá thông tin kinh tế, tài chính theo các tài khoản tổng hợp phản ánh các chỉ tiêu tổng hợp về hoạt động kinh doanh ngân hàng. Kế toán chi tiết là việc thu thập, ghi chép, hệ thống hoá thông tin kinh tế, tài chính theo các chỉ tiêu chi tiết, cụ thể hơn các chỉ tiêu đã phản ánh ở tài khoản tổng hợp. Kế toán chi tiết đến mức độ nào còn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý nghiệp vụ hay yêu cầu về bảo vệ an toàn tài sản của ngân hàng.

1.2. Đối tượng kế toán ngân hàng

Là công cụ quản lý kinh tế - tài chính, đối tượng phản ánh trước hết của kế toán ngân hàng là vốn và sự vận động của vốn trong hoạt động về tiền tệ, thanh toán, tín dụng đối nội, đối ngoại của hệ thống ngân hàng.

Vốn của hệ thống ngân hàng nói chung hay của từng đơn vị ngân hàng nói riêng luôn luôn tồn tại dưới hai hình thức là nguồn vốn và sử dụng vốn.

Nguồn vốn chỉ những nguồn lực tài chính mà ngân hàng có thể dựa vào để thực hiện các hoạt động kinh doanh và cung ứng dịch vụ tài chính đối với xã hội. Nó gồm vốn tự có như vốn pháp định hay vốn điều lệ; quỹ dự phòng rủi ro và vốn huy động từ bên ngoài như vốn tiền gửi, vốn đi vay, vốn phát hành...

Sử dụng vốn của ngân hàng là số tiền mà ngân hàng bỏ ra để có những tài sản như ngân quỹ, cho vay, đầu tư, TSCĐ, công cụ lao động, vật liệu..., những tài sản thuộc sự kiểm soát của đơn vị ngân hàng. Những tài sản này hoặc trực tiếp mang lại thu nhập cho ngân hàng hoặc phát huy vai trò phục vụ cho hoạt động sinh lời của ngân hàng.

Đối tượng của kế toán ngân hàng còn là kết quả của sự vận động của vốn của ngân hàng. Nói cách khác, kế toán ngân hàng phải phản ánh các khoản thu nhập, các khoản chi phí, kết quả và phân chia kết quả hoạt động. Dù theo cơ chế tài chính kinh doanh đối với các ngân hàng thương mại hay theo cơ chế tài chính đặc thù đối với Ngân hàng Nhà nước, việc sử dụng kế toán để nắm tình hình thu, tình hình chi, kết quả và phân chia kết quả hoạt động đều là cần thiết và quan trọng đối với các cấp quản lý trong hệ thống ngân hàng.

Là các đơn vị trung gian tài chính trong nền kinh tế quốc dân, các ngân hàng thương mại cũng như Ngân hàng Nhà nước đóng vai trò chủ yếu trong việc cung ứng dịch vụ thanh toán cho mọi đơn vị, cá nhân. Đồng thời ngân hàng có nhiều giao dịch kỳ hạn, giao dịch cam kết, bảo lãnh... với các đối tác và khách hàng trong và ngoài nước. Vì vậy, đối tượng kế toán ngân hàng còn có các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị ngân hàng; Các khoản cam kết, bảo lãnh, các giấy tờ có giá...

Do đặc điểm hoạt động của ngân hàng khác hẳn các ngành sản xuất, lưu thông hàng hóa vật chất, hoặc các ngành cung ứng dịch vụ khác mà đối tượng của Kế toán ngân hàng có những đặc điểm riêng biệt sau:

Thứ nhất: Đối tượng của kế toán ngân hàng chủ yếu tồn tại dưới hình thái giá trị (tiền tệ) kể cả nguồn gốc hình thành cũng như quá trình vận động.

Thứ hai: Đối tượng kế toán ngân hàng có mối quan hệ chặt chẽ, thường xuyên với đối tượng kế toán các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân trong nền kinh tế thông qua quan hệ tiền gửi, tiền vay, thanh toán... giữa ngân hàng với khách hàng.

Ví dụ: Khi ngân hàng nhận tiền gửi của khách hàng, thì về phía ngân hàng là hoạt động nguồn vốn, nhưng về phía người gửi tiền là hoạt động sử dụng vốn (gửi ngân hàng); ngược lại, khi ngân hàng cho khách hàng vay vốn, thì về phía ngân hàng là hoạt động sử dụng vốn nhưng về phía người vay là hoạt động nguồn vốn (vốn vay ngân hàng).

Đặc trưng này cho thấy, thông tin kế toán ngân hàng là thông tin kinh tế, tài chính tổng hợp được nhiều đối tượng quan tâm sử dụng như khách hàng, các nhà đầu tư, các cơ quan quản lý (tài chính, thống kê....), Chính phủ.... Mặt khác, về phía mình, thông qua mối quan hệ này bằng các chính sách của mình, ngân hàng đã tác động vào toàn bộ hoạt động của nền kinh tế, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, tăng cường công tác quản lý kinh tế, tài chính

Thứ ba: Xét về quy mô và sự chu chuyển vốn thì đối tượng kế toán ngân hàng có quy mô, phạm vi rất lớn và có sự tuần hoàn thường xuyên, liên tục theo yêu cầu chu chuyển vốn của nền kinh tế và theo yêu cầu quản lý kinh doanh của ngân hàng.

Thứ tư: Xét về nội bộ ngành ngân hàng, giữa đối tượng kế toán của Ngân hàng Nhà nước (ngân hàng cấp 1) và đối tượng kế toán của ngân hàng thương mại (ngân hàng cấp 2) có sự khác nhau. Đối tượng kế toán của Ngân hàng Nhà nước cũng là tài sản - nguồn vốn, nhưng nó phản ảnh hoạt động của Ngân hàng Nhà nước là hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước, ngân hàng phát hành tiền, ngân hàng của các ngân hàng. Tại Ngân hàng Nhà nước, nguồn vốn chủ yếu là tiền gửi của các TCTD, vốn vay các tổ chức tài chính quốc tế; nguồn vốn phát hành và vốn pháp định; tài sản chủ yếu là cho vay các TCTD... Đối tượng của kế toán ngân hàng thương mại cũng là tài sản - nguồn vốn, nhưng nó phản ảnh hoạt kinh doanh tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng của đơn vị NHTM với khách hàng là các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp, cá nhân trong toàn bộ nền kinh tế. Tại các NHTM, TCTD, nguồn vốn chủ yếu là tiền gửi các tổ chức kinh tế, dân cư, ngoài ra có vốn huy động thông qua phát hành giấy tờ có giá, vốn vay NHNN, vay các TCTD trong và ngoài nước, vốn chủ sở hữu; Tài sản chủ yếu là cho vay đối với nền kinh tế, ngoài ra có tiền mặt tại quĩ, tiền gửi tại NHNN, tại các TCTD khác, đầu tư chứng khoán, tài sản cố định...

1.3. Nhiệm vụ của kế toán ngân hàng:

- Thu thập, ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị ngân hàng theo đối tượng, nội dung công việc kế toán, theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán.

- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ các khoản thu chi tài chính, quá trình sử dụng tài sản của bản thân ngân hàng và của xã hội thông qua các khâu kiểm soát của kế toán, góp phần tăng cường kỷ luật tài chính, củng cố chế độ hạch toán kinh tế trong ngân hàng cũng như trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân.

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị ngân hàng;

- Cung cấp thông tin cho ngân hàng trung ương và các cơ quan quản lý nhà nước khác phục vụ sự chỉ đạo thực thi chính sách tiền tệ - tín dụng nói riêng và chính sách tài chính nói chung; đồng thời đáp ứng nhu cầu của công tác thanh tra ngân hàng.

-Tổ chức tốt việc giao dịch với khách hàng, góp phần thực hiện tốt chiến lược khách hàng của đơn vị ngân hàng.

1.4. Đặc điểm của kế toán ngân hàng

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động của ngân hàng, kế toán ngân hàng có những đặc điểm sau:

1. Kế toán ngân hàng mang tính xã hội cao: Đặc điểm này thể hiện ở chỗ kế toán ngân hàng không chỉ phản ảnh toàn bộ các mặt hoạt động của bản thân ngân hàng, mà nó còn phản ảnh được đại bộ phận hoạt động kinh tế, tài chính của nền kinh tế thông qua các quan hệ tiền tệ, tín dụng, thanh toán... giữa ngân hàng với các doanh nghiệp, các đơn vị tổ chức kinh tế, các cá nhân trong nền kinh tế. Do vậy những chỉ tiêu thông tin do kế toán ngân hàng cung cấp là những chỉ tiêu thông tin kinh tế, tài chính quan trọng giúp cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động ngân hàng và quản lý nền kinh tế.

Đặc điểm này cho thấy tính "xã hội hoá' của kế toán ngân hàng. Từ đặc điểm này đòi hỏi ngoài việc thực hiện các phương pháp kế toán chung, các chuẩn mực kế toán được thừa nhận ngành ngân hàng phải xây dựng chế độ kế toán phù hợp để có thể vừa phản ảnh đầy đủ hoạt động của bản thân ngân hàng, vừa phản ảnh được hoạt động kinh tế, tài chính của nền kinh tế.

2. Kế toán ngân hàng tiến hành đồng thời giữa kiểm soát, xử lý nghiệp vụ và ghi sổ sách kế toán khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Nếu như ở các đơn vi, tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp việc thực hiện các bút toán khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhất thiết phải vào sổ kế toán ngay (có thể để ngày hôm sau, hoặc theo từng định kỳ mới tiến hành vào sổ kế toán) thì ngược lại trong kế toán ngân hàng công việc này phải tiến hành đồng thời. Điều này đòi hỏi khi tiếp nhận chứng từ kế toán từ khách hàng hay chứng từ do nội bộ ngân hàng lập, nhân viên kế toán ngân hàng phải kiểm soát, xử lý theo nội dung của chứng từ. Nếu chứng từ đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp thì cho hoàn thành nghiệp vụ và phản ảnh ngay vào sổ kế toán thích hợp (bằng tay hoặc bằng máy) để kiểm soát số dư tài khoản hạn mức tín dụng, chuẩn bị sẵn sàng phục vụ các giao dịch mới.

Từ đặc điểm này, đã làm cho kế toán ngân hàng mang tính giao dịch rất cao.

3. Kế toán ngân hàng có tính chính xác kịp thời rất cao, bởi lẽ đối tượng kế toán ngân hàng có liên quan mật thiết với đối tượng kế toán của các doanh nghiệp, cá nhân trong nền kinh tế; mặt khác, hoạt động ngân hàng đã dẫn đến ngân hàng tập trung được một khối lượng vốn tiền tệ rất lớn của xã hội, số vốn này thường xuyên biến động. Vì vậy, kế toán ngân hàng phải có độ chính xác và kịp thời rất cao để một mặt đáp ứng yêu cầu hạch toán của NH, mặt khác phục vụ hạch toán của toàn bộ nền kinh tế. Mọi sự chậm trễ, thiếu chính xác của kế toán ngân hàng sẽ có tác động xấu đến tính kịp thời, chính xác trong hạch toán kế toán của các đơn vị, tổ chức kinh tế có quan hệ với ngân hàng và làm giảm tốc độ chu chuyển vốn của nền kinh tế.

Từ đặc điểm này đòi hỏi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được kiểm soát xử lý và cho hoàn thành ngay. Công việc kế toán hàng ngày phải được kết thúc ngay trong ngày bằng cách lập bảng cân đối tài khoản ngày gửi kịp thời các giấy báo nợ, báo có, bảng sao kê số dư tài khoản cho khách hàng.

4. Chứng từ kế toán ngân hàng có khối lượng lớn, tổ chức luân chuyển phức tạp và gắn liền với việc luân chuyển vốn của nền kinh tế.

Chủng loại chứng từ nhiều, khối lượng chứng từ lớn xuất phát từ tính đa dạng của các mặt nghiệp vụ ngân hàng và số lượng các giao dịch diễn ra hàng ngày tại các đơn vị ngân hàng là rất lớn. Mặt khác, chứng từ kế toán ngân hàng không chỉ minh chứng cho hoạt động tài chính của bản thân ngân hàng mà còn minh chứng cho hoạt động kinh tế, tài chính và việc chu chuyển vốn của nền kinh tế. Do vậy, việc tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng có liên quan đến việc luân chuyển vốn tiền tệ của nền kinh tế.

Từ đặc điểm này đòi hỏi ngành ngân hàng phải xây dựng được hệ thống bản chứng từ kế toán một cách thích hợp để vừa thoả mãn hạch toán tại các đơn vị ngân hàng (bằng tay và bằng máy), vừa đáp ứng yêu cầu hạch toán của nền kinh tế. Mặt khác, phải thiết lập chương trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ, điều này đồng nghĩa với việc tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn của nền kinh tế.

5. Kế toán ngân hàng sử dụng tiền tệ (nội tệ, ngoại tệ) làm đơn vị đo lường chủ yếu trong hầu hết các mặt nghiệp vụ. Đặc điểm này xuất phát từ đặc điểm kinh doanh tiền tệ của ngân hàng.

Nắm vững những đặc điểm trên đây chẳng những có ý nghĩa trong việc xây dựng chế độ kế toán ngân hàng mà còn có ý nghĩa trong việc tổ chức công tác kế toán và chỉ đạo, điều hành hoạt động kế toán ngân hàng ở từng đơn vị cũng như toàn bộ hệ thống ngân hàng.

1.5. Khái quát tổ chức công tác kế toán tại đơn vị ngân hàng

1.5.1. Khái niệm, yêu cầu

* Khái niệm:

Tổ chức công tác kế toán trong một pháp nhân đơn vị ngân hàng là việc tuân thủ Luật kế toán và tổ chức vận dụng các chuẩn mực, chế độ kế toán do Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước ban hành cho phù hợp với điều kiện về tổ chức hoạt động kinh doanh ngân hàng, trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cụ thể của đơn vị ngân hàng.

Tổ chức tốt công tác kế toán ở ngân hàng chẳng những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính ở tầm vĩ mô và vi mô, mà còn giúp ngân hàng quản lý chặt chẽ tài sản của bản thân ngân hàng, của xã hội gửi và bảo quản tại đơn vị ngân hàng, ngăn ngừa được những hành vi làm tổn thất tài sản của ngân hàng.

* Yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý

Tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý cần đáp ứng được những yêu cầu sau:

- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế - tài chính ở ngân hàng nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý về hoạt động tiền tệ, dịch vụ ngân hàng của Nhà nước, NHNN và quản trị kinh doanh ngân hàng; Đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của mọi đối tượng bên ngoài đơn vị ngân hàng.

- Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh, phân cấp quản lý của đơn vị ngân hàng.

- Phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán và trình độ trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của đơn vị ngân hàng.

- Phù hợp với chế độ kế toán ngân hàng hiện hành.

Quán triệt các yêu cầu nói trên trong việc tổ chức, kế toán ngân hàng sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ với chi phí thấp, đạt hiệu quả cao

1.5. Nội dung của tổ chức công tác kế toán tại đơn vị ngân hàng

Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị ngân hàng bao gồm những công việc chủ yếu sau:

- Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tổ chức công tác ghi chép ban đầu đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị ngân hàng phải được phản ánh vào các chứng từ kịp thời, chính xác.

- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng.

- Tổ chức thực hiện hệ thống báo cáo kế toán, trong đó có báo cáo tài chính (bắt buộc) và báo cáo kế toán quản trị .

- Tổ chức vận dụng hình thức kế toán thích hợp

- Lựa chọn mô hình, tổ chức bộ máy kế toán, bố trí đủ số lượng và có chất lượng cán bộ kế toán, bảo đảm hoàn thành mọi nhiệm vụ kế toán trong đơn vị.

- Tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật tiến tới hiện đại hoá công tác kế toán.

- Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ quản lý cho đội ngũ cán bộ kế toán trong đơn vị.

1.6. Vai trò của kế toán Ngân hàng trong nền kinh tế thị trường

Hạch toán kế toán là khoa học về quản lý kinh tế và là một bộ phận cấu thành của hệ thống lí luận về quản lí kinh tế tài chính. Kế toán với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính quan trọng, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Với hai chức năng thông tin và kiểm soát, kế toán có vai trò to lớn trên góc độ quản lý vi mô và quản lý vĩ mô trong nền kinh tế thị trường.

Là bộ phận cấu thành trong hệ thống kế toán của nền kinh tế quốc dân, kế toán ngân hàng cũng phát huy đầy đủ vai trò kế toán nói chung; đồng thời phát huy vai trò trong việc phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động ngân hàng:

Thứ nhất: Cung cấp thông tin về hoạt động tiền tệ, tín dụng, thanh toán, kết quả tài chính phục vụ chỉ đạo điều hành quản trị các mặt hoạt động nghiệp vụ đạt hiệu quả cao và các bên quan tâm đến hoạt động ngân hàng

Thứ hai: Bảo vệ an toàn tài sản tại đơn vị. Do tổ chức ghi chép một cách khoa học, đầy đủ, chính xác toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động của chúng nên kế toán đã giúp cho các chủ ngân hàng quản lí chặt chẽ tài sản của mình nhằm tránh thiếu hụt về mặt số lượng và nâng cao hiệu quả trong quá trình sử dụng tài sản.

Thứ ba: Quản lí hoạt động tài chính ngân hàng. Kế phản ảnh được đầy đủ, chính xác các khoản thu nhập, chi phí, kết quả kinh doanh ở từng đơn vị cũng như toàn hệ thống ngân hàng, từ đó giúp cho việc quản lí chặt chẽ hoạt động tài chính. tăng thu nhập, tiết kiệm chi phí, kinh doanh có lãi, nhằm đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển cho mỗi ngân hàng.

Thứ tư: Đáp ứng yêu cầu công tác thanh tra, kiểm soát trong ngành ngân hàng. Với chức năng tổ chức hạch toán ban đầu và tạo nguồn thông tin nên kế toán ngân hàng là nơi cung cấp thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất ở từng đơn vị, từng cấp ngân hàng cũng như toàn ngành ngân hàng. Nguồn thông tin, số liệu của kế toán ngân hàng là cơ sở quan trọng để xây dựng và điều hành các chính sách kinh tế vĩ mô, trước hết là chính sách tiền tệ. Trên cơ sở đó, Ngân hàng Nhà nước và các cơ quan quản lý nhà nước có thể kiểm soát và điều chỉnh hoạt động của từng ngân hàng và toàn hệ thống ngân hàng nhằm đảm bảo sự phát triển ổn định, an toàn cho hệ thống và góp phần phát triển nền kinh tế quốc dân.

2. Các nguyên tắc, yêu cầu kế toán cơ bản áp dụng trong ngân hàng

Cũng như hoạt động kinh tế nói chung, kế toán trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi có sự hoà nhập với các hệ thống kế toán của các quốc gia, từ đó việc ghi chép, hệ thống hoá, xử lí và cung cấp thông tin kế toán của các doanh nghiệp cần phải tuân thủ những nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận và phù hợp với các chuẩn mực quốc tế về kế toán. Để làm căn cứ cho các quốc gia xây dựng, ban hành các hệ thống kế toán, chế độ kế toán phù hợp với cơ chế quản lí kinh tế tài chính của mỗi quốc gia, liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC- International Federation of Accountant) ban hành các văn bản về kế toán đã đựợc nghiên cứu và thừa nhận chung, trong đó có các nguyên tắc kế toán và chuẩn mực kế toán.

ở Việt Nam, Nhà nước đã ban hành Luật kế toán và các chuẩn mực kế toán trong đó có các nguyên tắc kế toán để các ngành, các doanh nghiệp trong đó có ngân hàng thực hiện.

2.1. Những nguyên tắc kế toán cơ bản

2.1.1. Cơ sở dồn tích

Nội dung cơ bản của nguyên tắc này là mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh chứ không căn cứ thời điểm thực tế thu, hoặc thực tế chi tiền.

2.1.2. Hoạt động liên tục

Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là một ngân hàng đang trong quá trình hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là ngân hàng không có ý định cũng như không cần thiết phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp một ngân hàng đã có dấu hiệu hoạt động không liên tục, đặc biệt là đang ở trong tình trạng kiểm soát đặc biệt, thì báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở khác và Ban lãnh đạo đơn vị ngân hàng phải giải thích các cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính.

2.1.3. Giá gốc (giá lịch sử)

Mọi tài sản phản ảnh trong các khoản mục của báo cáo tài chính phải theo nguyên tắc giá gốc. Giá gốc của tài sản được ghi chép theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả, hoặc ghi theo giá hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chế độ kế toán cụ thể.

Đối với ngân hàng, giá gốc của tài sản phản ảnh trong các khoản mục của báo cáo tài chính là các giá trị tiền tệ mà ngân hàng huy động được hoặc cho vay, đầu tư tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Đối với nghiệp vụ phát hành cổ phiếu trong trường hợp giá bán cổ phiếu cao hơn mệnh giá thì số tiền thu được do bán cổ phiếu sẽ được tách thành hai phần: số tiền thu theo mệnh giá của cổ phiếu được ghi vào tài khoản vốn điều lệ, phần vượt mệnh giá cổ phiếu (thặng dư) sẽ được ghi vào tài khoản Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ.

2.1.4. Phù hợp

Nguyên tắc phù hợp quy định việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.

Tại đơn vị ngân hàng việc quán triệt nguyên tắc phù hợp thể hiện ghi nhận thu nhập và ghi nhận chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo thu nhập xét theo kỳ kế toán. Thường đơn vị ngân hàng không thể, và cũng không nhất thiết phải kế toán: Ghi nhận một khoản thu nhập thì phải ghi nhận một khoản chi phí có liên quan tương ứng đến việc tạo ra thu nhập đó.

2.1.5. Nhất quán

Nguyên tắc nhất quán quy định kế toán phải áp dụng nhất quán các chính sách và phương pháp kế toán ít nhất trong một niên độ kế toán. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán thì phải giải trình trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.

2.1.6. Thận trọng

Nguyên tắc thận trọng yêu cầu trong khi lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn cần có sự xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết như:

+ Trích lập các khoản dự phòng không quá lớn hoặc không quá thấp.

+ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập.

+ Không đánh giá thấp hơn giá trị các khoản nợ phải trả và chi phí.

+ Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có các bằng chứng chắc chắn còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.

2.1.7. Trọng yếu

Các thông tin được xem là trọng yếu nếu như việc bỏ qua thông tin hoặc độ chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến các quyết định kinh tế của người sử dụng thông tin trên báo cáo tài chính.

Tóm lại: Các nguyên tắc kế toán cơ bản trên được áp dụng trong ngân hàng. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện cần căn cứ vào đặc điểm của hoạt động ngân hàng để vận dụng các nguyên tắc một cách thích hợp trong quá trình ghi chép, phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lập báo cáo tài chính trong ngân hàng. Đặc biệt lưu ý trong việc quán triệt nguyên tắc dự thu lãi, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc thận trọng trong nghiệp vụ kế toán cho vay. Giữa các nguyên tắc này có sự mâu thuẫn nhất định, đòi hỏi đơn vị khi xử lý nghiệp vụ cần xét đoán bản chất của sự kiện kinh tế, đồng thời cần đảm bảo tính nhất quán của phương pháp và cơ sở xét đoán. Ví dụ, một khoản cho vay phải đảm bảo điều kiện gì mới được tính lãi dự thu, khi nào thì phải ngừng tính lãi dự thu, khi nào phải trích lập dự phòng rủi ro tín dụng, dự phòng rủi ro lãi phải thu và tỉ lệ trích lập là bao nhiêu...

Các nguyên tắc nêu trên, NHTM / TCTD phải quán triệt và thực hiện đầy đủ. Riêng đối với Ngân hàng Nhà nước, do đặc thù vừa là cơ quan quản lý nhà nước, vừa là đơn vị kế toán mà trong quá trình hoạt động phải sử dụng nhiều công cụ kinh tế như hoạt động tín dụng, hoạt động mua bán ngoại tệ, hoạt động thị trường mở... nên có một số nguyên tắc như dồn tích, phù hợp chưa được thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ, trọn vẹn.

2.2. Các yêu cầu kế toán cơ bản

Quá trình thu nhận và xử lý thông tin kế toán về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính của đơn vị, kế toán ngân hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán.

- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.

- Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.

- Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế tài chính.

- Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính; từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán ngân hàng. Số liệu kế toán kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.

- Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được.

3. Tài khoản và Hệ thống tài khoản Kế toán ngân hàng

3.1. Tài khoản kế toán ngân hàng

3.1.1. Khái niệm tài khoản

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế.

Mỗi tài khoản mở theo đối tượng kế toán cụ thể, có nội dụng kinh tế riêng biệt. Vì vậy, tên gọi tài khoản, số lượng tài khoản cần mở, nội dung phản ánh của từng tài khoản do nội dung kinh tế của đối tượng kế toán và yêu cầu quản lý quy định.

Đối với đơn vị ngân hàng, số lượng tài khoản rất lớn. Hơn nữa, trong một số tài khoản tổng hợp về các nghiệp vụ có quan hệ với khách hàng như tài khoản tiền gửi thanh toán hoặc tài khoản cho vay, các tài khoản tổng hợp có nhiều cấp lại có thêm nhiều tài khoản chi tiết (NHTM: có 5 cấp tài khoản tổng hợp); Các tài khoản kế toán ngân hàng được chia làm 2 bộ phận: Bộ phận các tài khoản dùng để hạch toán nội bộ và bộ phận các tài khoản giao dịch với khách hàng.

3.1.2. Phân loại tài khoản kế toán ngân hàng

Việc phân loại tài khoản ngân hàng được thực hiện dựa trên nội dung, tính chất, kết cấu của từng tài khoản, trên cơ sở đó sử dụng tài khoản theo đúng bản chất kinh tế nhằm phản ánh chính xác, đầy đủ rõ ràng từng loại tài sản, từng mặt hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng.

Kế toán ngân hàng có 3 cách phân loại tài khoản chủ yếu:

a. Phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu

Là việc sắp xếp các nhóm tài khoản theo mối quan hệ 2 chiều của vốn là tài sản và nguồn vốn nhằm làm rõ bản chất của tài khoản trong quá trình phản ánh, kiểm soát đối tượng kế toán ngân hàng.

Theo cách phân loại này, tài khoản kế toán ngân hàng được phân thành:

+ Tài khoản phản ánh nguồn vốn: Là các tài khoản phản ánh nghiệp vụ nguồn vốn của ngân hàng. Tính chất của các tài khoản phản ánh nguồn vốn là dư có. Ví dụ: Tài khoản tiền gửi tiết kiệm của khách hàng; tài khoản các quỹ của ngân hàng; tài khoản thu nhập của ngân hàng như thu lãi cho vay, thu lãi tiền gửi; tài khoản phát hành giấy tờ có giá...

+ Tài khoản phản ánh tài sản: Là các tài khoản phản ánh hoạt động sử dụng vốn của ngân hàng. Tính chất của các tài khoản này là dư nợ. Ví dụ: Tài khoản tiền mặt, kim loại quý, đá quý..; tài khoản tiền gửi và đầu tư chứng khoán tại NHNN; tài khoản cho vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn; tài khoản tiền lãi cộng dồn dự thu...

+ Tài khoản phản ánh tài sản và nguồn vốn (TK Nợ - Có): Loại tài khoản này chia thành hai nhóm:

- Tài khoản Có thể phản ánh tài sản, có thể phản ánh nguồn vốn. Số dư của tài khoản có thể dư nợ hoặc dư có. Ví dụ: Tài khoản lợi nhuận năm nay; tài khoản đánh giá lại giá trị tài sản (TK63); tài khoản tiền gửi thanh toán (đối với những khách hàng được phép thấu chi).

- Tài khoản vừa phản ánh tài sản vừa phản ánh nguồn vốn tại cùng một thời điểm, tức là tài khoản có 2 số dư, số dư nợ và số dư có, Khi lên cân đối tài khoản vẫn phải để 2 số dư, không được bù trừ cho nhau. Ví dụ: Tài khoản chuyển tiền đến còn sai sót chờ xử lý trong nghiệp vụ chuyển tiền điện tử.

b. Phân loại tài khoản theo mối liên hệ với bảng cân đối kế toán

Theo cách phân loại này, tài khoản kế toán ngân hàng được phân thành tài khoản trong bảng cân đối (tài khoản nội bảng) và tài khoản ngoài bảng cân đối (tài khoản ngoại bảng).

- Tài khoản trong bảng cân đối kế toán: phản ánh tài sản, nguồn vốn của bản thân đơn vị ngân hàng. Sự vận động của những tài sản và nguồn vốn này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quy mô hoặc cơ cấu tài sản, nguồn vốn của ngân hàng. Khi phản ánh hoạt động của những tài khoản nội bảng phải áp dụng phương pháp ghi sổ kép.

- Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán (tài khoản ngoại bảng): phản ánh những tài sản không (hoặc chưa) thuộc quyền sở hữu, sử dụng, hay nghĩa vụ phải thanh toán của ngân hàng (tài sản giữ hộ, tạm giữ...); các nghiệp vụ chưa tác động ngay đến nguồn vốn và tài sản của ngân hàng (các cam kết thanh toán thư tín dụng, các hợp đồng, các chứng từ thanh toán trong thời gian chưa thanh toán, các giấy tờ ấn chỉ chưa sử dụng...). Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán áp dụng phương pháp ghi sổ đơn (nhập - xuất).

c. Phân loại theo mức độ tổng hợp và chi tiết

Theo cách phân loại này, tài khoản kế toán ngân hàng được phân thành tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết (tài khoản phân tích).

- Tài khoản tổng hợp: dùng để phản ảnh một cách tổng hợp hoạt động ngân hàng theo những chỉ tiêu nhất định nhằm cung cấp thông tin kinh tế, tài chính phục vụ chỉ đạo thực thi chính sách tiền tệ và chỉ đạo hoạt động kinh doanh ngân hàng; đồng thời là chỉ tiêu để lập bảng cân đối tài khoản kế toán ngân hàng.

- Tài khoản chi tiết (còn gọi là tiểu khoản): dùng để phản ảnh sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể. Đối với bộ phận tài khoản giao dịch thì tiểu khoản dùng để phản ảnh hoạt động tiền gửi, tiền vay của từng khách hàng có quan hệ với ngân hàng. Đối với bộ phận tài khoản nội bộ thì tiểu khoản dùng để phản ảnh chi tiết từng loại tài sản, từng mặt nghiệp vụ cụ thể của bản thân ngân hàng.

3.2. Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng

3.2.1. Khái niệm

Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng là một tập hợp (danh mục) các tài khoản kế toán mà đơn vị kế toán ngân hàng phải sử dụng để phản ánh toàn bộ tài sản, nguồn vốn và sự vận động của chúng trong quá trình hoạt động. Trong tập hợp này, mỗi tài khoản có tên gọi riêng phù hợp với nội dung kinh tế của đối tượng kế toán mà nó phản ánh, có số hiệu riêng và các tài khoản được phân loại và sắp xếp theo một trật tự khoa học nhất định.

Hiện nay, ngân hàng không sử dụng hệ thống tài khoản trong hệ thống tài khoản thống nhất của nền kinh tế do Chính phủ ban hành. Ngành ngân hàng đã xây dựng hệ thống tài khoản riêng, trong đó các tài khoản phản ảnh hoạt động về tiền tệ, tín dụng, thanh toán - là những hoạt động đặc trưng của ngân hàng.

3.2.2. Các căn cứ xây dựng hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng

Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng được xây dựng theo một số nguyên tắc như sau:

- Phải bảo đảm sự thống nhất cần thiết giữa hệ thống tài khoản kế toán của hai cấp ngân hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho tổng hợp thông tin trong ngành ngân hàng, phục vụ việc lập và điều hành các chính sách kinh tế vĩ mô.

- Phải bảo đảm phù hợp với các cơ chế nghiệp vụ ngân hàng như nghiệp vụ tín dụng, nghiệp vụ huy động vốn... để thông tin kế toán ngân hàng phục vụ tốt nhất cho việc quản lý, điều hành các nghiệp vụ kinh doanh ngân hàng.

- Phải quán triệt Luật kế toán, các chuẩn mực kế toán chung và các chuẩn mực kế toán áp dụng riêng cho lĩnh vực hoạt động tiền tệ, ngân hàng; phản ánh một cách rõ ràng, đầy đủ các loại nguồn vốn, sử dụng vốn phù hợp với các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính ngân hàng...

- Phải thuận tiện cho việc mở tài khoản, hạch toán, xử lý và thu thập thông tin kế toán (từ kế toán phân tích đến kế toán tổng hợp; từ kế toán ban đầu đến khi lập báo cáo kế toán). Phải đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác kế toán và thanh toán trong ngân hàng.

- Phải bảo đảm sự ổn định tương đối cơ cấu của hệ thống tài khoản, đáp ứng được yêu cầu phản ánh các nghiệp vụ ngân hàng mới phát triển trong tương lai.

3.2.3. Nội dung hệ thống tài khoản kế toán NHNN và các TCTD

Việc nghiên cứu nội dung hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng bao gồm 2 vấn đề:

- Hiểu được danh mục về Loại, Tài khoản tổng hợp các cấp;

- Hiểu được hướng dẫn về công dụng; nội dung phản ánh; kết cấu; tính chất; cách mở tài khoản chi tiết của từng tài khoản tổng hợp

Hệ thống tài khoản Ngân hàng Nhà nước và hệ thống tài khoản của các TCTD do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành. Cả hai hệ thống tài khoản đều áp dụng mã hóa theo hệ thống số thập phân nhiều bậc và được bố trí theo trình tự: Loại, tài khoản tổng hợp các cấp, tài khoản phân tích, ký hiệu tiền tệ.

a. Loại:

Loại là hình thức phân tổ tài khoản theo nội dung nghiệp vụ hay loại tài sản. Mỗi loại bao gồm một số tài khoản phản ảnh hoạt động của một nghiệp vụ hay một loại tài sản nào đó. Cả hai hệ thống tài khoản đều bố trí thành 9 loại, trong đó loại 1,2,3 gồm các nhóm tài khoản phản ảnh tài sản của NHNN và TCTD; loại 4 gồm nhóm tài khoản phản ảnh nợ phải trả; loại 5 gồm các tài khoản phản ảnh hoạt động thanh toán; loại 6 gồm các tài khoản phản ảnh vốn và quỹ của NH; loại 7, 8 gồm các TK phản ảnh thu nhập, chi phí,; loại 9 gồm các TK ngoại bảng. Loại ký hiệu bằng chữ số ả rập, bắt đầu từ số 1 đến số 9 trong đó từ số 1 đến số 8 dành cho các tài khoản trong bảng cân đối kế toán, số 9 dành cho các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán.

Các loại trong hệ thống tài khoản của NHNN và hệ thống tài khoản của TCTD:

Hệ thống tài khoản NHNN

Hệ thống tài khoản TCTD

Ký hiệu loại

Tên loại

Ký hiệu loại

Tên loại

I. Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán

I. Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán

1

Hoạt động ngân quỹ

1

Vốn khả dụng và các khoản đầu tư

2

Hoạt động đầu tư và TD

2

Hoạt động tín dụng

3

TSCĐ và TS có khác

3

TSCĐ và TS có khác

4

Phát hành tiền và nợ phải trả

4

Các khoản phải trả

5

Hoạt động thanh toán

5

Hoạt động thanh toán

6

Vốn, quỹ và kết quả hoạt động của NH

6

Nguồn vốn chủ sở hữu

7

Các khoản thu

7

Thu nhập

8

Các khoản chi

8

Chi phí

II. Phần ngoại bảng

II. Phần ngoại bảng

9

Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán

9

Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán

b. Tài khoản tổng hợp

Tài khoản tổng hợp trong hệ thống tài khoản hiện hành của NHNN và tổ chức tín dụng được bố trí thành 5 cấp, từ cấp 1 đến cấp 5.

Tài khoản tổng hợp cấp 1 dùng để chi tiết hóa Loại, được kí hiệu bởi 2 chữ số, chữ số thứ nhất chỉ Loại và chữ số thứ hai là thứ tự của TKTH trong Loại ;

Tài khoản tổng hợp cấp 2 dùng để chi tiết hóa tài khoản tổng hợp cấp 1, được kí hiệu bởi 3 chữ số, hai chữ số đầu là số hiệu TKTH cấp 1 và chữ số thứ ba là số thứ tự của TKTH cấp 2 trong TKTH cấp 1;

Tài khoản tổng hợp cấp 3 dùng để chi tiết hoá TKTH cấp 2, được kí hiệu bởi 4 chữ số, ba chữ số đầu là số hiệu TKTH cấp 2 và chữ số thứ tư là số hiệu của TKTH cấp 3 trong TKTH cấp 2;

Phương pháp mã hóa số hiệu tài khoản tổng hợp nội ngoại bảng được bố trí theo hệ thống số thập phân nhiều cấp, được khái quát như sau:

Loại --> TKTH cấp 1 --> TKTH cấp 2 --> ..... --> TKTH cấp 5

Ví dụ trong hệ thống tài khoản của các TCTD:

Loại

TKTH Cấp 1

TKTH Cấp 2

TKTH cấp 3

......

Vốn khả dụng và các khoản đầu tư

Tiền mặt, chứng từ có giá trị ngoại tệ, kim loại quý, đá quý

Tiền mặt bằng đồng Việt nam

Tiền mặt tại đơn vị

Loại 1

10

101

1011

Thống đốc NHNN quy định tính chất thống nhất của các tài khoản tổng hợp cấp 1, cấp 2, cấp 3, còn tài khoản tổng hợp cấp 4, cấp 5 do Tổng giám đốc (giám đốc) các NHTM (TCTD) quy định phù hợp với nội dung hoạt động của từng đơn vị.

c. Tài khoản chi tiết:

Theo quy định của NHNN, số hiệu tài khoản chi tiết gồm hai bộ phận là số hiệu tài khoản tổng hợp và tiểu khoản. Số tiểu khoản đứng sau tài khoản tổng hợp, ký hiệu tiền tệ và cách nhau bằng một dầu chấm (.)

Để phục vụ cho việc quản lý, kinh doanh ngoại tệ trên dãy số của số hiệu tài khoản có thêm ký hiệu tiền tệ cho từng loại ngoại tệ. Từng loại ngoại tệ được mã hoá bằng hai chữ số bắt đầu từ 00 đến 99. Ký hiệu ngoại tệ được ghi vào bên phải của tài khoản tổng hợp và trước tiểu khoản.

Như vậy số hiệu tài khoản chi tiết theo quy định có dạng chung;

XXXX XX . X(XX...)

Chú giải:

XXXX: Tài khoản tổng hợp cấp 3

XX : Ký hiệu tiền tệ

X(XX..): Số thứ tự tài khoản chi tiết (tiểu khoản).

Nhìn chung, đối với tài khoản chi tiết (tiểu khoản), hệ thống tài khoản kế toán chỉ đưa ra định hướng chung, giành quyền quyết định về nội dung cũng như số lượng tài khoản chi tiết cho từng đơn vị kế toán ngân hàng. Ví dụ, trong mô hình ngân hàng hiện đại được hỗ trợ bởi công nghệ tiên tiến, tài khoản chi tiết khách hàng được cấu trúc theo hình thức:

NNN.N.NN.NNN......NN.N

Ký hiệu mã tiền tệ bằng số

Ký hiệu số thứ tự của tài khoản.

Số kiểm tra do hệ thống tự gán

Ký hiệu mã nghiệp vụ có thể được quy định như sau:

0 : Tiền gửi ký quỹ.

1 : Tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi chuyên dùng.

3 : Tài khoản tài trợ thương mại.

5 : Tài khoản tiền gửi có kỳ hạn, tiết kiệm

6 : Tài khoản giấy tờ có giá.

7, 8 : Tài khoản tiền vay và cho thuê tài chính.

9 : Tài khoản nợ quá hạn.

Các tài khoản chi tiết đều được gắn chặt với một mã sản phẩm nhất định. Mã sản phẩm sẽ quy định mọi thông tin, tính chất, cách thức hoạt động và xác định tài khoản sổ cái tổng hợp của tài khoản khách hàng. Mọi giao dịch đối với tài khoản khách hàng được cập nhật vào từng tài khoản chi tiết và tài khoản sổ cái sẽ chỉ cập nhật doanh số tổng hợp (Nợ, Có) của toàn bộ các tài khoản chi tiết thuộc tài khoản sổ cái đó. Tài khoản chi tiết của khách hàng được quản lý tại Module tác nghiệp riêng.

4. Chứng từ kế toán Ngân hàng

4.1. Chứng từ kế toán và phương pháp chứng từ trong ngân hàng

4.1.1. Chứng từ kế toán ngân hàng

* Chứng từ kế toán ngân hàng: là các căn cứ chứng minh bằng giấy hoặc vật mang tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, và là cơ sở để hạch toán vào sổ sách kế toán tại tổ chức tín dụng.

* Đặc điểm của chứng từ kế toán ngân hàng

Là một trong những phương pháp của hạch toán kế toán nhưng chứng từ kế toán ngân hàng có những đặc điểm riêng.

- Hệ thống bản chứng từ kế toán do ngân hàng ban hành (được Tổng cục Thống kê và Bộ Tài chính chấp thuận) cho phù hợp với các nghiệp vụ của ngân hàng. Tuy nhiên, trên bản chứng từ kế toán ngân hàng, ngoài các yếu tố riêng của ngân hàng phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định về chứng từ kế toán của Nhà nước.

- Đại bộ phận chứng từ kế toán ngân hàng do khách hàng lập và nộp vào ngân hàng để thực hiện các nghiệp vụ. Đặc điểm này đã dẫn đến chất lượng chứng từ kế toán ngân hàng phụ thuộc rất nhiều vào trình độ lập chứng từ của khách hàng và kiểm soát chứng từ của ngân hàng.

- Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ (như các loại séc, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu), chứng từ tổng hợp (như phiếu chuyển khoản tổng hợp, các loại bảng kê...), được sử dụng phổ biến. Điều này là phù hợp với đặc điểm của các nghiệp vụ ngân hàng và tiết kiệm chi phí vật chất, thời gian cho ngân hàng và xã hội.

- Chứng từ kế toán ngân hàng có nhiều chủng loại, số lượng chứng từ phát sinh hàng ngày rất lớn, tổ chức luân chuyển chứng từ phức tạp.

4.1.2. Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán ngân hàng

Chứng từ kế toán ngân hàng phải có đầy đủ các yếu tố sau:

+ Tên gọi của chứng từ (Séc, UNC, UNT, Phiếu thu, phiếu chi..)

+ Số của chứng từ;

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ; Ngày, tháng, năm hạch toán số tiền trên chứng từ vào sổ kế toán

+ Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của đơn vị , cá nhân trả tiền

+ Tên, địa chỉ, số hiệu của NH thanh toán;

+ Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của đơn vị , cá nhân thụ hưởng số tiền trên chứng từ;

+ Tên, địa chỉ, số hiệu của NH phục vụ bên thụ hưởng;

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

+ Các chỉ tiêu về số lượng và giá trị

Chữ ký của người lập và của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của Kế toán trưởng và chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền).

4.1.3. Chứng từ điện tử trong ngân hàng

- Theo điều 17 của Luật Kế toán, chứng từ điện tử đ­ược coi là chứng từ kế toán khi đảm bảo đầy đủ các nội dung của chứng từ kế toán và được thể hiện dư­ới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như­ băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

- Điều kiện cơ bản để sử dụng chứng từ điện tử: các TCTD phải đáp ứng được các yêu cầu về công nghệ để đảm bảo tính bảo mật, sự chính xác và toàn vẹn về thông tin trên chứng từ; và phải có một hành lang pháp lý phù hợp để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ điện tử.

- Phạm vi, đối tượng áp dụng chứng từ điện tử: Theo quy định hiện hành (QĐ 196/TTg của Thủ tướng Chính phủ), chứng từ điện tử chỉ được được lập và sử dụng đối với các nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực thanh toán như thanh toán liên hàng, TTBT hoặc thanh toán giữa NH với khách hàng, và chỉ áp dụng đối với các NH, TCTD, và khách hàng có đủ điều kiện, tiêu chuẩn để tham gia thanh toán điện tử. Các nghiệp vụ khác như nghiệp vụ cho vay, huy động tiền gửi tiết kiệm, phát hành cổ phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu... và các nghiệp vụ thu, chi tài chính khác không thuộc hoạt động thanh toán, bắt buộc phải lập chứng từ giấy, không được sử dụng chứng từ điện tử. Tuy nhiên khi các NH hoàn thành các dự án hiện đại hoá công nghệ, phạm vi sử dụng chứng từ điện tử hoàn toàn có thể mở rộng sang tất cả các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ khác của ngân hàng. Ví dụ trong nghiệp vụ huy động vốn, sẽ không cần sử dụng thẻ lưu tiết kiệm để quản lý từng khoản tiền gửi của khách hàng mà chủ yếu sử dụng các chứng từ điện tử.

- Các chứng từ điện tử phải có đủ các yếu tố bảo đảm tính pháp lý như chứng từ kế toán bằng giấy, riêng yếu tố dấu và chữ ký được mã hoá bằng ký hiệu mật, và phải có yếu tố bảo mật, bảo đảm an toàn trong quá trình xử lý, truyền tin, lưu trữ. Để đảm bảo tính bảo mật khi sử dụng chứng từ điện tử, các TCTD sử dụng mã khoá bảo mật và chữ ký điện tử. Mã khoá bảo mật trong hệ thống thanh toán điện tử liên hàng là một ứng dụng kỹ thuật tin học nhằm bảo đảm bí mật và an toàn dữ liệu điện tử trong giao dịch và kiểm soát thanh toán điện tử liên NH trên mạng máy tính.

- Về bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử: có 2 hình thức bảo quản bằng giấy hoặc bằng phương tiện điện tử quang học. Các tổ chức tín dụng lựa chọn theo đặc điểm và khả năng hoạt động công nghệ của TC mình. Tuy nhiên đối với hình thức bảo quản bằng dữ liệu điện tử, tuỳ từng thời kỳ, NHNN có thể có những quy định cụ thể về loại hình chứng từ được phép lưu trữ dưới hình thức này, điều kiện đối với chứng từ được lưu trữ, điều kiện đối với TCTD, thời hạn lưu trữ...

- Các chứng từ điện tử đã sử dụng để hạch toán kế toán và thanh toán phải được in ra giấy dưới dạng bảng kê chứng từ, báo biểu kế toán để bảo quản, lưu trữ. Trên từng bảng kê chứng từ, báo biểu kế toán sau khi in ra phải được Kế toán trưởng và Thủ trưởng (hay người được uỷ quyền) kiểm soát, ký xác nhận và đóng dấu.

4.1.4. Phương pháp chứng từ

Phương pháp chứng từ là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành vào trong bản chứng từ kế toán và việc sử dụng các bản chứng từ kế toán vào trong công tác kế toán và công tác quản lý doanh nghiệp. Hình thức biểu hiện của phương pháp chứng từ ở 2 nội dung cơ bản: Mẫu bản chứng từ kế toán và chương trình luân chuyển chứng từ.

+ Hệ thống (bản ) chứng từ kế toán ngân hàng gồm 2 hệ thống:

- Hệ thống chứng từ kế toán ngân hàng thống nhất bắt buộc: là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này NHNN tiêu chuẩn hoá về quy cách, mẫu chứng từ, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất trong NH, TCTD, chỉ có khác tên hiệu NH, TCTD cụ thể trên chứng từ.

Ví dụ: Các chứng từ liên quan đến giao dịch thanh toán với khách hàng và giữa các ngân hàng như Séc, UNT, UNC, Thư tín dụng, Séc lĩnh tiền mặt, giấy báo liên hàng, các bảng kê thanh toán bù trừ...

- Hệ thống bản chứng từ kế toán hướng dẫn: Chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị NH, TCTD. NHNN hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các NH, TCTD vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp: Có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu cho thích hợp với việc ghi chép, yêu cầu nội dung cần phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.

Ví dụ: giấy gửi tiền, giấy rút tiền, phiếu thu, phiếu chi, phiếu chuyển khoản, giấy nộp tiền, bảng kê số dư tính lãi...

4.2. Phân loại chứng từ Kế toán NH

4.2.1. Phân loại theo tính chất pháp lý của chứng từ:

+ Chứng từ gốc

+ Chứng từ ghi sổ

4.2.2. Phân loại theo mục đích sử dụng và nội dung nghiệp vụ kinh tế:

+ Chứng từ tiền mặt

+ Chứng từ chuyển khoản

+ Bảng kê các loại

+ Giấy báo liên hàng

+ Lệnh chuyển tiền sử dụng trong chuyển tiền điện tử

+ Các chứng từ hạch toán tài sản và chứng từ ngoại bảng

4.2.3. Phân loại theo nguồn gốc:

+ Chứng từ gốc do khách hàng lập, mang đến

+ Chứng từ gốc do TCTD khác phát sinh trong quan hệ với tổ chức tín dụng thực hiện.

+ Chứng từ gốc phát sinh trên cơ sở các thông tin, dữ liệu đầu vào trong hệ thống thông tin của tổ chức tín dụng và tạo ra các dữ liệu kết quả.

+ Chứng từ gốc phát sinh phục vụ các giao dịch nội bộ của tổ chức tín dụng.

4.3. Lập chứng từ kế toán ngân hàng

- Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán, là cơ sở pháp lý của số liệu kế toán. Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán. Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán. Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán NH, Kế toán trưởng NH cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong NH, xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán NH. Khi lập chứng từ kế toán NH cần trung thực, khách quan, đảm bảo kịp thời, chính xác; cần quán triệt các nguyên tắc về lập chứng từ kế toán ngân hàng.

- Việc ghi chép vào sổ sách kế toán phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Chứng từ được coi là hợp lệ, hợp pháp là những chứng từ :

+ Lập đúng mẫu quy định, ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố quy định. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.

+ Trên chứng từ phải có đủ chữ ký của những người có liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của nghiệp vụ và dấu đơn vị (nếu có). Chữ ký và dấu trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu đã đăng ký trước.

+ Đối với loại chứng từ có nhiều liên thì nội dung giữa các liên phải giống nhau; Đối với Séc thì sê ri và số séc của Ngân hàng phát hành phải phù hợp với sê ri và số séc mà Ngân hàng (nơi mở tài khoản) đã bán cho khách hàng.

4.4. Kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng

Tất cả các chứng từ kế toán phải được kiểm soát chặt chẽ trước, trong và sau khi thực hiện các nghiệp vụ (hạch toán, thanh toán...). Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán.

a. Nội dung của việc kiểm soát chứng từ kế toán ngân hàng: Là kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, cụ thể gồm các nội dung sau:

+ Kiểm soát tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các yếu tố ghi trên chứng từ; sự khớp đúng giữa các liên của một nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

+ Kiểm soát tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính; Kiểm soát tính hợp lý (hợp lệ) của nghiệp vụ đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán, định mức kinh tế.

+ Kiểm tra tính chính xác, khớp đúng của các chỉ tiêu số lượng, giá trị ghi trong chứng từ.

+ Kiểm soát việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.

+ Kiểm soát việc ghi chép chính xác, kịp thời nghiệp vụ được phản ánh trên chứng từ vào sổ sách kế toán.

b. Trách nhiệm kiểm soát chứng từ kế toán tại đơn vị ngân hàng

Hàng ngày, các cán bộ sau phải có trách nhiệm kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán:

+ Giao dịch viên (hoặc kế toán viên) có trách nhiệm kiểm soát khi tiếp nhận, xử lý nghiệp vụ, ghi chép vào sổ sách kế toán.

+ Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền có trách nhiệm kiểm soát lại để chấp thuận việc xử lý nghiệp vụ của giao dịch viên (hoặc kế toán viên) đồng thời thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

+ Đối với chứng từ quy định phải có chữ ký của cán bộ nghiệp vụ hoặc cán bộ quản lý nghiệp vụ thì các cán bộ này cũng phải có trách nhiệm kiểm soát chứng từ kế toán và chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán .

4.5. Luân chuyển chứng từ Kế toán NH

4.5.1. Khái niệm và ý nghĩa:

Khái niệm: Luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng là trật tự, các giai đoạn mà chứng từ phải trải qua từ khi phát sinh đến khi hoàn thành ghi sổ sách kế toán, được chuyển đi bảo quản lưu trữ.

ý nghĩa: Chứng từ kế toán ngân hàng từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận nghiệp vụ và nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán. Do đó, kế toán trưởng phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ một cách khoa học để đảm bảo:

+ Các bộ phận nghiệp vụ, bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế - tài chính phản ánh trong chứng từ;

+ Ghi chép hạch toán (hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê, hạch toán kế toán) được kịp thời;

+ Cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý hoạt động kinh doanh Ngân hàng.

4.5.2. Nguyên tắc luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng

- Luân chuyển chứng từ kế toán ngân hàng đảm bảo nhanh nhất, giảm bớt những thủ tục chứng từ không cần thiết, không được trùng lặp, không để thất lạc, mất mát chứng từ, đồng thời đảm bảo yêu cầu kiểm soát đối với chứng từ kế toán.

- Đối với chứng từ thu tiền mặt, phải đảm bảo thu tiền đầy đủ trước khi ghi có vào tài khoản khách hàng; Đối với chứng từ chi tiền mặt, phải kiểm soát ghi sổ kế toán đầy đủ trước khi chi tiền cho khách hàng;

- Luân chuyển chứng từ phải đảm bảo nguyên tắc ghi Nợ trước, ghi Có sau, hoặc đồng thời ghi Nợ, ghi Có. Trường hợp ghi Có trước thì phải đảm bảo chắc chắn có thể ghi Nợ.

- Chứng từ luân chuyển giữa các kế toán viên hoặc từ bộ phận này sang bộ phận khác phải được chuyển trong nội bộ đơn vị ngân hàng, không qua tay khách hàng. Chứng từ luân chuyển giữa các đơn vị ngân hàng phải luân chuyển qua bưu điện hoặc thông qua mạng truyền thông. Đối với các chứng từ luân chuyển qua bưu điện, đơn vị ngân hàng phải mở sổ giao nhận chứng từ với cơ quan bưu điện; đối với các chứng từ giao nhận với khách hàng, đơn vị ngân hàng phải mở sổ giao nhận chứng từ với từng khách hàng.

4.5.3. Sơ đồ luân chuyển của một số loại chứng từ

a. Chứng từ thu tiền mặt

Chú giải:

(1a)- Khách hàng nộp chứng từ cho thanh toán viên để kiểm soát

(1b)- Khách hàng nộp tiền mặt cho ngân quỹ để kiểm nhận.

(2) TTV chuyển chứng từ cho kiểm soát viên để kiểm soát.

(3) Kiểm soát nhập dữ liệu vào máy tính nếu kiểm soát bằng máy tính hoặc vào sổ nhật ký quỹ nếu chưa KS bằng máy tính, đồng thời chuyển chứng từ thu sang bộ phận ngân quỹ để thu tiền.

(4) Sau khi thu đủ tiền ngân quỹ trả chứng từ thu cho KS.

(5) KS chuyển chứng từ thu cho TTV.

(6) TTV nhập dữ liệu vào máy tính hoặc vào sổ chi tiết.

(7) TTV chuyển chứng từ thu cho kế toán tổng hợp.

b. Chứng từ chi tiền mặt:

Chú giải:

(1) Khách hàng nộp chứng từ chi cho TTV.

(2) TTV nhập dữ liệu vào máy tính hoặc vào sổ chi tiết.

(3) TTV chuyển chứng từ chi cho KS để kiểm soát.

(4) KS nhập dữ liệu vào máy tính hoặc vào sổ nhật ký quỹ đồng thời chuyển chứng từ chi cho ngân quỹ.

(5a) - Ngân quỹ chi tiền cho khách hàng theo chứng từ chi.

(5b) - ngân quỹ chuyển chứng từ chi cho KS.

(6) KS chuyển chứng từ chi cho kế toán tổng hợp.

c. Sơ đồ luân chuyển chứng từ chuyển khoản cùng NH

Chú giải:

(1) Khách hàng nộp chứng từ cho TTV.

(2) TTV kiểm soát, nhập dữ liệu vào máy hoặc vào sổ chi tiết.

(3a) - TTV chuyển chứng từ cho kiểm soát để kiểm soát.

(3b) - Những chứng từ phải có chữ ký duyệt của giám đốc thì chuyển cho giám đốc ký duyệt.

(4) KS chuyển chứng từ cho TTV.

(5) TTV chuyển chứng từ cho KTTH .

d. Sơ đồ luân chuyển chứng từ thanh toán khác NH theo chương trình

thanh toán tập trung (TTTT)

4.6. Bảo quản, lưu trữ chứng từ

- Chứng từ kế toán chỉ được để ở phòng kế toán trong vòng 1 năm, sau đó phải được bảo quản lưu trữ ở nơi bảo quản lưu trữ.

- Nguyên tắc bảo quản, lưu trữ chứng từ:

+ Dễ tra cứu, do đó phải xắp sếp theo một trật tự nhất định: Theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế - tài chính và theo trình tự thời gian.

+ Không được thất lạc. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữa, tịch thu, hoặc niêm phong chứng từ kế toán.

+ Thời gian bảo quản: đúng chế độ quy định của Nhà nước về thời gian lưu trữ đối với từng loại chứng từ kế toán.

5. Tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị ngân hàng

Tổng giám đốc/ Giám đốc của đơn vị ngân hàng phải chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán trong đơn vị theo quy định của Luật kế toán. Hai vấn đề chủ yếu trong tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị kế toán là:

- Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán;

- Bố trí người làm kế toán; Bố trí người làm kế toán trưởng đảm bảo tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm theo đúng quy định của Luật kế toán.

5.1. Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán của pháp nhân ngân hàng

Trong ngành ngân hàng, ở mỗi pháp nhân ngân hàng có thể tồn tại 3 mô hình tổ chức bộ máy kế toán:

- Tổ chức bộ máy kế toán tập trung.

- Tổ chức bộ máy kế toán phân tán.

- Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán.

5.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình này, toàn đơn vị ngân hàng chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm ở trụ sở chính, các đơn vị phụ thuộc đều không tổ chức bộ máy kế toán riêng.

Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị ngân hàng, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản trị kinh doanh ngân hàng và báo cáo NHNN, các cơ quan quản lý nhà nước khác.

ở các đơn vị phụ thuộc (đơn vị hạch toán báo sổ) có bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ (hàng ngày) chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm hoặc trực tiếp thực hiện một số phần hành công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc về phòng kế toán trung tâm.

5.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Theo mô hình này, ở trụ sở chính lập phòng kế toán trung tâm, còn ở tất cả các đơn vị trực thuộc đều có tổ chức phòng kế toán riêng (đơn vị kế toán phụ thuộc). Lựa chọn mô hình này, thường là ngân hàng đã phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc ở mức độ cao, tức là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lỗ lãi riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị này trong hoạt động kinh doanh.

Theo mô hình kế toán phân tán, toàn bộ công việc kế toán của đơn vị pháp nhân ngân hàng được phân công, phân nhiệm như sau:

- Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

+ Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh tại trụ sở chính và công tác tài chính của ngân hàng.

+ Hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán phụ thuộc.

+ Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên cùng với báo cáo kế toán ở trụ sở chính để lập báo cáo kế toán tổng hợp của toàn đơn vị pháp nhân ngân hàng.

- ở các đơn vị kế toán phụ thuộc: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị trực thuộc; tổ chức thu nhận, xử lý, hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập được các báo cáo kế toán định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm; gửi NHNN trên địa bàn. Từng đơn vị trực thuộc phải căn cứ khối lượng công tác kế toán ở đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán cho thích hợp.

5.1.3. Mô hình tổ chức vừa tập trung, vừa phân tán

Theo mô hình này, tại trụ sở chính vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị trực thuộc thì tuỳ thuộc vào quy mô và trình độ cán bộ quản lý mà có thể cho tổ chức kế toán riêng và không cho tổ chức kế toán riêng. Đơn vị trực thuộc nào cho tổ chức kế toán riêng thì thành lập đơn vị kế toán phụ thuộc để thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm; còn đơn vị nào không cho tổ chức kế toán riêng thì chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm.

5.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán NH trong điều kiện ứng dụng công nghệ hiện đại

Khi việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán ngân hàng ở mức độ cao, giữa trụ sở chính và các đơn vị trực thuộc đều có thể được nối mạng on-line. Một nghiệp vụ bất kỳ phát sinh tại chi nhánh có thể được truyền ngay về trung tâm, cập nhật số liệu kế toán chung của toàn đơn vị pháp nhân ngân hàng. Do đó với mô hình ngân hàng hiện đại, các pháp nhân đơn vị ngân hàng đều có xu hướng chuyển đổi từ mô hình quản lý dữ liệu phân tán tại các chi nhánh sang mô hình quản lý dữ liệu tập trung. Mô hình quản lý dữ liệu tập trung cho phép các giao dịch thực hiện trong ngày của các Chi nhánh đều được hạch toán tại máy chủ tại Hội sở chính (HSC). Mọi dữ liệu của toàn bộ các chi nhánh của pháp nhân NHTM xuất phát từ các nguồn khác nhau như yêu cầu từ khách hàng, từ mạng điện tử, từ nội bộ chi nhánh... đều được truyền tải về HSC, thực hiện xử lý và lưu trữ có hệ thống tại máy chủ của HSC. Trên cơ sở dữ liệu phát sinh tại các chi nhánh, HSC hạch toán kế toán cho toàn bộ hệ thống, các chi nhánh chỉ là những cơ sở nhập dữ liệu đầu vào cho ngân hàng. Sau khi xử lý dữ liệu tại HSC, thông tin kết quả sẽ được gửi lại chi nhánh. Các chi nhánh truy cập và khai thác chung nguồn dữ liệu thống nhất.

Mặc dù trình độ công nghệ ứng dụng trong công tác kế toán ngân hàng ở mức độ cao, nhưng do phạm vi địa lý hoạt động thường rộng, nhiều chi nhánh, đồng thời để tăng cường tính năng động, sáng tạo trong hoạt động thì pháp nhân ngân hàng vẫn thực hiện phân cấp quản lý tài chính. Phù hợp với mức độ phân cấp quản lý tài chính nên bộ máy kế toán pháp nhân ngân hàng cũng được tổ chức phân cấp tương ứng (thường theo 2 cấp): Đơn vị kế toán cấp trên (Hội sở chính) và đơn vị kế toán cấp cơ sở (chi nhánh).

5.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh ngân hàng (tại đơn vị kế toán cơ sở: phòng kế toán)

Tuỳ theo chức năng nhiệm vụ, mô hình hoạt động và trình độ công nghệ kế toán, các chi nhánh ngân hàng có mô hình bố trí bộ máy kế toán khác nhau. Thông thường có hai mô hình:

- Mô hình bố trí theo mảng nghiệp vụ, khách hàng giao dịch "nhiều cửa"

- Mô hình giao dịch "một cửa"

5.3.1. Mô hình giao dịch "nhiều cửa"

Là mô hình tổ chức truyền thống của các ngân hàng, đặc biệt trong điều kiện trình độ ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán còn thấp.

Theo mô hình này, kế toán chỉ làm nhiệm vụ kiểm soát chứng từ và hạch toán vào sổ sách kế toán theo quy định, tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt khách hàng phải nộp (nhận) từ quỹ chính của NH. Do vậy năng suất lao động sẽ không cao, khách hàng phải qua nhiều khâu, cửa đề hoàn thành giao dịch của mình. Cụ thể, khi khách hàng giao dịch với ngân hàng thì phải nộp chứng từ kế toán cho đúng Thanh toán viên (TTV) giữ tài khoản của mình, và mặc dù chỉ thực hiện một giao dịch thường thì khách hàng vẫn phải qua nhiều cửa: TTV; thủ quỹ; cán bộ nghiệp vụ có liên quan.

5.3.2. Mô hình giao dịch "một cửa"

Mô hình "giao dịch một cửa" là mô hình cho phép khách hàng khi đến giao dịch với ngân hàng chỉ giao dịch với một cán bộ ngân hàng vẫn có thể giải quyết toàn bộ các nhu cầu của mình về tiền gửi, thanh toán, mua bán ngoại tệ, tiền vay... Cán bộ ngân hàng tiếp khách trong mô hình "giao dịch một cửa" gọi là giao dịch viên vừa làm nhiệm vụ kế toán viên, vừa là thủ quỹ thực hiện thu, chi tiền và có hạn mức thu, chi tiền, hạn mức xử lý nghiệp vụ (đối với nghiệp vụ cho vay; mua bán ngoại tệ...) phù hợp với trình độ, kinh nghiệm làm việc của mình. Đối với giao dịch trong hạn mức, giao dịch viên kiểm tra chứng từ, thực hiện giao dịch và thu/ chi tiền của khách hàng ngay. Đối với giao dịch trên hạn mức, giao dịch viên cần phải có kiểm soát viên phòng nghiệp vụ kiểm tra, đối chiếu và phê duyệt trên hệ thống máy tính cũng như trên chứng từ trước khi thực hiện thu/ chi tiền của khách hàng.

Quy trình giao dịch trong mô hình giao dịch "một cửa"

Đồng thời với mô hình "giao dịch một cửa", tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh thay đổi mô hình thành hai khu vực : Khu vực Front End và khu vực Back End. Khu vực Front End thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng, xử lý các giao dịch liên quan đến khách hàng để giải phóng khách hàng nhanh. Toàn bộ các phần công việc còn lại để hoàn thiện quy trình xử lý nghiệp vụ sẽ được thực hiện tại bộ phận Back End. Khu vực Back End là khu vực hỗ trợ xử lý của Frond End, xử lý các nghiệp vụ, phần hành công việc không liên quan trực tiếp đến tài khoản khách hàng, nhận toàn bộ các chứng từ liên quan đến công việc nội bộ và thực hiện các công việc đối chiêú chi tiết và tổng hợp (tham khảo sơ đồ về quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp ở mục 6.4.2)

Tổ chức lao động kế toán là vấn đề quan trọng quyết định đến chất lượng, hiệu quả công tác kế toán.

Nội dung tổ chức lao động kế toán:

+ Quyết định số lượng lao động kế toán sử dụng;

+ Sắp xếp hợp lý lao động kế toán theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ và theo năng lực sở trường.

+ Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ kế toán; từng bộ phận

Yêu cầu tổ chức lao động kế toán ngân hàng

Tổ chức khoa học lao động kế toán ngân hàng là yếu tố quan trọng, có tác động trực tiếp đến việc nâng cao hiệu quả công tác và chất lượng thông tin kế toán với chi phí ít nhất nhưng đạt hiệu xuất cao nhất.

Do đặc điểm hoạt động kinh doanh ngân hàng, việc tổ chức lao động kế toán vừa phải đảm bảo hoạt động nội bộ theo chức năng quản lý vừa phải phục vụ thuận lợi cho khách hàng theo chức năng kinh doanh. Việc tổ chức lao động kế toán ngân hàng thiếu khoa học không chỉ hạn chế kết quả trong quá trình hạch toán mà còn gây phiền hà cho khách hàng - thực chất là gây trở ngại cho hoạt động xã hội.

Khi tổ chức lao động kế toán ngân hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đảm bảo các mặt hoạt động của kế toán cũng như các mặt nghiệp vụ khác có liên quan được tiến hành một cách nhịp nhàng, nhanh chóng, chính xác. Sử dụng có hiệu quả các thiết bị tính toán nhất là khi thực hiện kế toán tự động.

- Đảm bảo các nguyên tắc luân chuyển chứng từ trong từng chi nhánh cũng như trong toàn hệ thống; luân chuyển chứng từ trong thanh toán liên ngân hàng nhằm tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn và bảo vệ an toàn tài sản.

- Đảm bảo các nguyên tắc kiểm soát nội bộ một cách hợp lý trong điều kiện công nghệ kế toán của đơn vị, đặc biệt các nguyên tắc như phân tách chức năng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc kiểm soát kép, nguyên tắc bảo vệ an toàn tài sản đối với tiền mặt và tài sản vật chất khác có giá trị và có tính thanh khoản cao.

- Kết hợp chặt chẽ giữa giao dịch phục vụ khách hàng với kiểm soát xử lý nghiệp vụ, ghi sổ, tổng hợp thông tin, xử lý tin nhằm phát huy vai trò cung cấp thông tin cho quản lý, điều hành ngân hàng.

- Hình thức kế toán: Là cách thức tổ chức công tác kế toán, trong đó quy định các mẫu sổ kế toán với kết cấu mẫu sổ cụ thể; Mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau; Trình tự ghi sổ và cách kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ, nhằm hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán để lập được các báo cáo kế toán hàng ngày và định kỳ.

- Hình thức kế toán áp dụng phổ biến tại các đơn vị ngân hàng là chứng từ ghi sổ: Dựa vào từng chứng từ kế toán NH hoặc Bảng kê chứng từ kế toán NH để hạch toán vào sổ kế toán. Từ nội dung của hình thức kế toán "chứng từ ghi sổ" chung, đơn vị kế toán ngân hàng đã xây dựng cụ thể quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp phù hợp với từng điều kiện: Điều kiện kế toán thủ công và điều kiện kế toán máy nhưng đơn lẻ, chưa kết nối mạng; Điều kiện kế toán máy đã kết nối mạng; Điều kiện kế toán đã được ứng dụng công nghệ tin học hiện đại.

- Hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng trong điều kiện công nghệ kế toán ngân hàng ở trình độ thấp được mô tả theo sơ đồ sau:

Việc đối chiếu là để kiểm tra và khẳng định: (1) nghiệp vụ kinh tế-tài chính đã phát sinh và hoàn thành (được thể hiện trên chứng từ kế toán) đã được phản ánh chính xác vào sổ kế toán chi tiết; (2) quá trình khóa sổ kế toán chi tiết, chuyển số liệu, tổng hợp số liệu kế toán là chính xác.

Trong điềukiện công nghệ kế toán ngân hàng hiện đại, hình thức chứng từ ghi sổ được thểhiện một cách đơn giản nhất theo sơ đồ sau:

Như vậy: Trong điều kiện công nghệ kế toán hiện đại, kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp có thể thực hiện đồng thời. Từ cơ sở dữ liệu chung ban đầu có được khi nhập số liệu của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào máy tính, sổ kế toán chi tiết và các loại sổ sách và báo cáo kế toán

6.2. Kế toán chi tiết

6.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ

- Kế toán chi tiết là việc thu thập, kiểm tra, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết nhằm phản ánh tình hình, sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể. Trên cơ sở đó bảo vệ an toàn tài sản và phục vụ yêu cầu quản lý nghiệp vụ, quản trị hoạt động kinh doanh NH.

Cơ sở để tiến hành kế toán chi tiết là chứng từ kế toán hoặc Bảng kê các chứng từ kế toán. Kế toán chi tiết được hạch toán chính xác theo nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

- Nhiệm vụ của kế toán chi tiết:

+ Thu thập, kiểm tra, xử lý, ghi chép từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính thể hiện trên các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp vào đúng tài khoản chi tiết một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ.

+ Bất cứ lúc nào kế toán chi tiết cũng cho biết mọi thông tin cần thiết về đối tượng kế toán cụ thể như: Số dư đầu kỳ, doanh số nợ, doanh số có, doanh số tích luỹ từ đầu tháng, đầu năm, số dư cuối kỳ... Từ đó quản lý chặt chẽ tài sản, nguồn vốn, đảm bảo an toàn tài sản.

- Mức độ chi tiết, cụ thể của Kế toán chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng kế toán cụ thể của từng nghiệp vụ ngân hàng.

6.2.2. Hình thức của kế toán chi tiết

Hình thức của kế toán chi tiết là sổ tài khoản chi tiết. Có 2 loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng phổ biến trong ngân hàng là sổ kế toán chi tiết thông thường và sổ kế toán chi tiết chuyên dùng. Sổ kế toán chi tiết chuyên dùng là loại sổ dùng riêng cho một số tài khoản đòi hỏi có sự theo dõi, quản lý tài khoản chi tiết hơn, chặt chẽ hơn như sổ chi tiết TK "chuyển tiền đến", TK "chuyển tiền phải trả". Tuy nhiên, dù thiết kế dưới hình thức nào thì trên sổ kế toán chi tiết phải có các yếu tố bắt buộc sau:

+ Tên ngân hàng lập sổ;

+ Tên sổ

+ Số tài khoản, tiểu khoản.

+ Số sổ (ngày hoạt động trước, ngày hoạt động hiện tại)

+ Số dư đầu

+ Ngày hạch toán, ngày giá trị của giao dịch.

+ Số chứng từ.

+ Số tiền ghi Nợ, số tiền ghi Có

+ Tài khoản đối ứng.

+ Doanh số Nợ; Doanh số Có ngày

+ Doanh số Nợ; Doanh số Có tháng

+ Doanh số Nợ; Doanh số Có năm

+ Số dư cuối

+ Chữ ký của người lập sổ, người kiểm soát.

6.3.1. Khái niệm, nhiệm vụ

- Kế toán tổng hợp là việc thu thập, kiểm tra, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về tài sản, nguồn vốn của NH, phản ánh tình hình, sự vận động của đối tượng kế toán theo các tài khoản tổng hợp các cấp.

- Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp:

+ Kiểm tra sự chính xác của quá trình hạch toán kế toán trong một thời kỳ.

+ Cung cấp các thông tin cho quản trị hoạt động kinh doanh NH cho NHNN để phục vụ công tác thanh tra giám sát các NHTM, các TCTD cũng như việc xây dựng điều hành, đánh giá các chính sách kinh tế vĩ mô, đặc biệt là chính sách tiền tệ NH.

6.3.2. Các hình thức của kế toán tổng hợp

Hình thức của kế toán tổng hợp bao gồm tập nhật ký chứng từ, bảng kết hợp tài khoản, sổ cái, bảng cân đối tài khoản và bộ báo cáo tài chính.

a. Tập nhật ký chứng từ

Tập nhật ký chứng từ gồm toàn bộ chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ được sắp xếp theo trật tự nhất định; và các bảng kết hợp chứng từ; bảng liệt kê chứng từ (hoặc bảng cân đối chứng từ). Số lượng các tập "con" nhật ký chứng từ và số liên chứng từ phải lưu trữ cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và hoàn thành (chỉ lưu 1 liên chứng từ cho cả 2 vế Nợ và Có hoặc lưu 2 liên chứng từ: 1 liên chứng từ ghi vế Nợ, 1 liên chứng từ ghi vế Có) còn tùy thuộc vào trình độ công nghệ kế toán, tùy thuộc tổ chức bộ máy kế toán cụ thể tại đơn vị ngân hàng.

Ví dụ: Mẫu bảng liệt kê chứng từ:

Ngân hàng:...............

Liệt kê chứng từ

Ngày...... tháng......năm.......

Tập 1:..............

Thứ tự

Số chứng từ

Tài khoản ghi Nợ

Tài khoản ghi có

Số tiền

Cộng:

Sau khi hoàn thành lập bảng liệt kê chứng từ theo từng tập, toàn bộ chứng từ và các loại giấy tờ khác được đóng thành một tập và được đánh số từ 01 trở đi cho tất cả chứng từ và giấy tờ khác trong tập nhật ký chứng từ. Riêng hồ sơ tín dụng đã thu hết nợ thì đóng thành tập riêng và được sắp xếp theo thứ tự: Ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.

b. Bảng kết hợp tài khoản

Bảng kết hợp tài khoản có 2 loại: Bảng kết hợp tài khoản ngày và Bảng kết hợp tài khoản tháng (năm).Bảng kết hợp tài khoản lập theo tài khoản tổng hợp cấp nào phụ thuộc vào chỉ tiêu của bảng CĐ tài khoản ngày.

Bảng kết hợp tài khoản ngày là một hình thức tập hợp tất cả các tài khoản chi tiết có hoạt động trong ngày theo từng tài khoản tổng hợp. Bảng kết hợp tài khoản tháng (năm) là một hình thức tập hợp tất cả các tài khoản chi tiết có hoạt động và không hoạt động trong tháng (năm) theo từng tài khoản tổng hợp.

Bảng kết hợp tài khoản ngày được lập trên cơ sở số phát sinh trong ngày của các tài khoản. Doanh số trên bảng kết hợp tài khoản chính là doanh số hoạt động ngày của TK, nhưng số dư đầu ngày và số dư cuối ngày thì không phải là số dư của tài khoản vì chưa bao gồm số dư của các tiểu khoản thuộc TKTH xong không hoạt động trong ngày. Khi thực hiện kế toán trong điều kiện công nghệ hiện đại thì không nhất thiết phải lập bảng kết hợp tài khoản ngày.

Mẫu bảng kết hợp tài khoản ngày.

Ngân hàng:................

Bảng kết hợp tài khoản

Ngày ...... tháng......năm.......

Tài khoản tổng hợp số:............

Số hiệu tiểu khoản

Số dư đầu ngày

Số phát sinh trong ngày

Số dư cuối ngày

Nợ

Có

Nợ

Có

Nợ

có

Cộng TK tổng hợp

c. Sổ cái (sổ tổng hợp)

Sổ cái là một hình thức tập hợp tình hình hoạt động của các tài khoản tổng hợp (có thể là tài khoản cấp 1, hoặc tài khoản cấp 5 - tùy theo yêu cầu quản lý) hàng ngày và cả tháng.

Căn cứ để lập sổ cái là các bảng kết hợp tài khoản ngày. Tuy nhiên chỉ căn cứ doanh số hoạt động Nợ, doanh số hoạt động Có, còn số dư của sổ cái phải tự xử lý trong nội dung hạch toán vì số dư trên bảng kết hợp tài khoản ngày không phải là số dư của TKTH.

Mỗi tờ sổ cái dùng cho 1 tài khoản tổng hợp và dùng trong 1 tháng trong đó có 31 dòng ứng với số ngày trong tháng. Khi đã thực hiện kế toán điện tử thì có thể không dùng sổ cái.

Mẫu sổ cái:

Ngân hàng:................

Sổ tổng hợp

Tháng.......năm.........

Tên tài khoản tổng hợp :.......... Số hiệu:...........

Ngày

Số phát sinh

Số dư

Nợ

Có

Nợ

có

Cộng phát sinh

d. Bảng cân đối tài khoản

Bảng cân đối tài khoản với mục đích kiểm tra mức độ chính xác, đầy đủ của số liệu kế toán sau một thời gian hoạt động. Bảng cân đối tài khoản có 2 loại: Bảng cân đối tài khoản ngày và bảng cân đối tài khoản tháng (năm).

Bảng cân đối tài khoản ngày lập theo tài khoản tổng hợp cấp nào là tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của mỗi ngân hàng.

Sau khi kết thúc giờ giao dịch buổi chiều và hoàn thành lập các loại sổ tổng hợp sẽ căn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản ngày. Khi đã thực hiện kế toán điện tử thì theo phần mềm kế toán tổng hợp máy tính sẽ in ra bảng cân đối tài khoản ngày.

Mẫu bảng cân đối tài khoản ngày:

Ngân hàng:............

Bảng cân đối tài khoản

Ngày ........ tháng........năm........

Số hiệu TK tổng hợp

Số phát sinh trong ngày

Số dư cuối ngày

Nợ

Có

Nợ

có

Cộng cân

A

A

B

B

e. Bộ báo cáo tài chính: Các loại báo cáo, nội dung, hình thức, phương pháp lập từng loại báo cáo sẽ được nghiên cứu chi tiết ở chương XII "Báo cáo kế toán - tài chính ngân hàng"

6.4. Quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp trong điều kiện hiện đại hoá ngân hàng

6.4.1. Yêu cầu của quy trình

- Thống nhất trình tự thực hiện luân chuyển, kiểm soát chứng từ giữa các phân hệ nghiệp vụ.

- Đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, chính xác toàn bộ các giao dịch phát sinh được phản ánh lên báo cáo kế toán.

- Quy định rõ trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia vào quy trình.

* Quy trình xử lý nghiệp vụ được chia thành 2 bộ phận:

- Bộ phận giao dịch "FRONT OFFICE"

+ Thực hiện bởi các giao dịch viên.

+ Trực tiếp nhận/trả chứng từ với khách hàng

+ Trực tiếp thực hiện thu/chi tiền mặt .

+ Thực hiện các nghiệp vụ chuyển tiền đi, nhận điện đến, phát vay/thu nợ, tiền gửi, tài trợ thương mại, và mua bán ngoại tệ,....vv

- Bộ phận hậu kiểm "BACK OFFICE"

+ Thực hiện bởi các kiểm soát viên/Trưởng của phân hệ.

+ Tập hợp chứng từ của phân hệ mình để thực hiện đối chiếu sau khi chạy 'Batch Run' (là việc xử lý, cập nhật những nghiệp vụ thường xuyên phát sinh cuối ngày và cập nhật dữ liệu của chi nhánh vào máy chủ 'HOST' tại trung ương).

+ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tính chính xác của các giao dịch từ chứng từ gốc thể hiện trên chứng từ hạch toán và các báo cáo, cân đối.

+ Thực hiện lưu trữ chứng từ.

6.4.2. Sơ đồ nội dung quy trình

G/dịch viên 3,...

(Teller 3,....vv)

G/dịch viên 2

(Teller 2)

G/dịch viên 1

(Teller 1)

B1

Bộ phận tập hợp chứng từ

FRONT OFFICE

B2

B3

Ngân quỹ

Tài trợ

T/mại

Chuyển tiền

Tiền vay

Tiền gửi

........

Kế toán tổng hợp

(General ledger)

BACK OFFICE

Lưu trữ chứng từ

kế toán

B5

6.4.3. Đối chiếu giữa chứng từ với sổ kế toán, báo cáo kế toán

a. Đối chiếu tại kế toán chi tiết:

- Trong ngày: giao dịch viên tại Front End cũng như các kế toán viên tại Back End thực hiện hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc trách nhiệm xử lý của mình. Quá trình lập, xử lý chứng từ kế toán phải tuân thủ quy trình kỹ thuật nghiệp vụ của từng nghiệp vụ cụ thể.

- Cuối ngày: Giao dịch viên và kế toán viên có thực hiện hạch toán kế toán in bảng kê liệt kê chứng từ đã thực hiện trong ngày. Nội dung bảng liệt kê bao gồm toàn bộ các giao dịch thực hiện với định khoản rõ ràng và giá trị của từng giao dịch. Giao dịch viên căn cứ trên toàn bộ các chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ do mình xử lý đối chiếu với liệt kê chứng từ xem xét lại nội dung giao dịch được hạch toán có chính xác không. Trường hợp, giao dịch có sai sót, kế toán viên thực hiện huỷ toàn bộ giao dịch sai và làm lại giao dịch đúng. Mục đích của việc đối chiếu chứng từ gốc với liệt kê chứng từ là nhằm xác nhận lại một lần nữa việc hạch toán kế toán của các giao dịch trước khi giao dịch chính thức được hạch toán ghi sổ vào các tài khoản liên quan và đảm bảo lưu đủ chứng từ gốc cùng chứng từ ghi sổ vào liệt kê chứng từ để chuẩn bị cho khâu bảo quản, lưu trữ. Sau khi chấm đối chiếu liệt kê chứng từ với chứng từ gốc, giao dịch viên thực hiện tách các giấy báo Nợ/giấy báo Có liên quan đến tài khoản khách hàng do minh thực hiện giao dịch để chuyển cho kế toán viên tại Back End giữ sổ hạch toán chi tiết của khách hàng chấm đối chiếu với sổ hạch toán chi tiết vào ngày hôm sau. Đồng thời với liệt kê toàn bộ các chứng từ giao dịch, giao dịch viên và kế toán viên phải in các bảng kê tổng hợp khác như Sổ quỹ đối với các giao dịch viên có thu/chi tiền mặt, bảng kê giao dịch liên hàng nội bộ, bảng kê giao dịch chuyển Trung tâm bù trừ, bảng kê giao dịch chuyển tiền với các đơn vị ngân hàng khác, bảng kê giao dịch chuyển tiền thanh toán liên ngân hàng... để chuyển cho các bộ phận quản lý có liên quan.

- Đầu ngày làm việc hôm sau: kế toán viên thuộc bộ phận Back End thực hiện in toàn bộ sổ hạch toán chi tiết do mình phụ trách (gồm 02 liên đối với tài khoản khách hàng và 01 liên đối với tài khoản nội bộ ngân hàng) và toàn bộ các bảng kê giao dịch liên quan đến tài khoản nội bộ. Trên cơ sở các giấy báo Nợ, giấy báo Có được tách từ hôm trước và bảng kê các giao dịch tài khoản nội bộ, kế toán viên chấm đối chiếu chi tiết với những giao dịch phát sinh trên sổ hạch toán chi tiết để kiểm tra việc hạch toán thực sự của hệ thống. Trường hợp có chênh lệnh phải tìm nguyên nhân và thực hiện các giao dịch điều chỉnh. Trường hợp các chứng từ khớp đúng với sổ hạch toán chi tiết, kế toán viên lưu toàn bộ giấy báo Nợ, giấy báo Có hoặc bảng kê giao dịch nội bộ vào sổ hạch toán chi tiết tài khoản. Đối với sổ hạch toán chi tiết của khách hàng: trả khách 01 liên sổ hạch toán chi tiết kèm các giấy báo Nợ, giấy báo Có, còn 01 liên sổ hạch toán chi tiết lưu tại ngân hàng. Đối với sổ hạch toán chi tiết của tài khoản nội bộ lưu 01 liên sổ phụ cùng các bảng liệt kê giao dịch nội bộ được quy định cho cả các giao dịch viên và các kế toán viên phụ trách sổ kế toán chi tiết.

tại khu vực Back End:

* Hàng ngày:

Kế toán viên tổng hợp phải in bảng kê tài khoản tổng để kiểm tra tình hình hoạt động của các tài khoản tổng.

- Đối với các tài khoản sổ cái là tài khoản tổng của tài khoản khách hàng thì việc đối chiếu tài khoản sổ cái được căn cứ vào báo cáo giao dịch tổng hợp của các Module quản lý tài khoản khách hàng (tiền gửi, có kỳ hạn, tiền vay). Báo cáo tổng phải thể hiện đầy đủ thông tin:

+ Thông tin về tổng hợp số dư tự động từ tài khoản chi tiết như tổng số tài khoản chi tiết thuộc tài khoản sổ cái tổng, số dư đầu ngày, tổng doanh số hoạt động trong ngày, số dư cuối ngày, tổng số lãi cộng dồn phát sinh trên các tài khoản chi tiết, số lãi đã thanh toán trong ngày

+ Thông tin về các giao dịch được can thiệp trực tiếp vào tài khoản sổ cái tổng như giao dịch điều chỉnh số dư tài khoản tổng, giao dịch điểu chỉnh lãi do có sự sai lệch về lãi suất hoặc thời gian tính lãi...

Kế toán viên tổng hợp căn cứ báo cáo tổng từ các Module để kiểm tra tình hình cập nhật số dư của các tài khoản sổ cái tổng và đảm bảo sự khớp đúng. Trường hợp có sự sai lệch phải tìm hiểu nguyên nhân từ Module gây chênh lệch. Chênh lệch có thể xẩy ra khi chương trình của Module nào đó có lỗi dẫn đến thông tin không được cập nhật một cách đầy đủ vào Module GL.

- Đối với tài khoản sổ cái được hạch toán trực tiếp các giao dịch: Kế toán viên tổng hợp đối chiếu số dư của tài khoản tổng hợp với số dư tài khoản chi tiết đảm bảo khớp đúng. Thông thường đối với tài khoản tổng dạng này không có sự chênh lệch.

Căn cứ trên cơ sở phát sinh trong kỳ của các tài khoản sổ cái (là tài khoản tổng hợp cấp thấp nhất) của từng chi nhánh, kế toán viên tổng hợp thực hiện tổng hợp thành phát sinh trong kỳ của tài khoản tổng hợp cấp 1 theo nguyên tắc số dư và phát sinh của tài khoản tổng hợp bằng tổng số dư và phát sinh trong kỳ của các tài khoản chi tiết.

* Hàng tháng:, căn cứ phát sinh trong tháng của các tài khoản tổng hợp để tổng hợp thành cân đối tài khoản kế toán của từng chi nhánh. Cân đối của từng chi nhánh phải đảm bảo sự cân về số dư đầu, doanh số trong kỳ và số dư cuối. Do toàn bộ dữ liệu của các chi nhánh được tập trung tại Trung ương do đó Trung ương thực hiện tạo cân đối tài khoản kế toán cho chi nhánh. Kế toán viên tổng hợp của chi nhánh chỉ cần đối chiếu cân đối do Trung ương tạo với bảng kết hợp doanh số phát sinh trong ngày của ngày cuối tháng trước và ngày cuối tháng này để đảm bảo sự khớp đúng và tính liên tục của các số dư tài khoản tổng hợp.

Căn cứ trên cân đối tài khoản kế toán của từng chi nhánh để tổng hợp thành cân đối kế toán của toàn hệ thống trên nguyên tắc đảm bảo tài khoản của toàn hệ thống phải bằng tổng toàn bộ các tài khoản tổng hợp của từng chi nhánh và cân đối về số dư đầu, doanh số phát sinh và số dư cuối.

6.4.4. Nhật ký chứng từ:

Toàn bộ chứng từ kế toán về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành trong ngày cũng như các bảng kê, báo cáo kế toán của các phân hệ có thể được sắp xếp theo trật tự để bảo quản, lưu trữ như sau:

a. Đối với chứng từ gốc và chứng từ hạch toán:

- Sau khi các phân hệ đối chiếu số liệu của phân hệ mình khớp đúng thì chuyển toàn bộ chứng từ gốc, chứng từ hạch toán và các báo liên quan cho bộ phận GL.

- Tại bộ phận GL thực hiện sắp xếp chứng từ và đánh số chứng từ hàng ngày theo thứ tự bằng bút đỏ đóng lưu thành tập theo trật tự sau:

Tập 1- Các chứng từ của giao dịch viên: Sắp xếp theo từng giao dịch viên, theo thứ tự từ nhỏ tới lớn. Trong mỗi tập chứng từ của giao dịch viên xếp theo trật tự: báo cáo tổng hợp của giao dịch viên, báo cáo liệt kê giao dịch hàng ngày của giao dịch viên, chứng từ hạch toán đã sắp xếp theo loại nghiệp vụ thứ tự và theo liệt kê giao dịch (trừ các chứng từ chuyển tiền ra bên ngoài chứng từ gốc được lưu theo phân hệ chuyển tiền). Báo cáo tổng hợp của cả chi nhánh được đặt ở trên cùng của tập 1.

Tập 2: Chứng từ thuộc phân hệ chuyển tiền:

Các chứng từ gốc chuyển tiền ra bên ngoài ngân hàng được tách ra lưu theo phân hệ chuyển tiền theo trật tự như sau :

- Các chứng từ thanh toán bù trừ:

+ Bảng kê 14

+ Bảng kê 12 chuyển tiền đi kèm các chứng từ gốc.

+ Bảng kê 12 chuyển tiền đến kèm các chứng từ gốc.

- Các chứng từ chuyển tiền đi giữa các ngân hàng trong cùng hệ thống.

- Các chứng từ chuyển tiền đến giữa các ngân hàng trong cùng hệ thống.

- Các chứng từ chuyển tiền đi thanh toán liên ngân hàng - IBPS

- Các chứng từ chuyển tiền đến của thanh toán liên ngân hàng - IBPS

- Các chứng từ chuyển tiền đi các tổ chức tín dụng khác (không thuộc các hình thức thanh toán trên).

-Các chứng từ chuyển tiền đến từ các tổ chức tín dụng khác (không thuộc các hình thức thanh toán trên).

Tập3: Báo cáo giao diện và chứng từ của bộ phận tiền vay - LOAN: Được sắp xếp theo từng nhóm nghiệp vụ phát sinh 'Group'

Tập 4: Báo cáo giao diện và chứng từ của bộ phận tiền gửi - CD, DD được sắp xếp theo từng nhóm nghiệp vụ phát sinh 'Group'

Tập 5: Báo cáo giao diện và các chứng từ của phân hệ tài trợ thương mại 'TF' được sắp xếp theo từng nhóm nghiệp vụ phát sinh 'Group'

Tập 6: Các chứng từ và báo cáo của phân hệ ngân quỹ (Treasury)

Tập 7: Các chứng từ gốc và chứng từ hạch toán của phân hệ GL

b) Đối với cân đối và báo cáo của các phân hệ:

- Cân đối của chi nhánh bao gồm cân đối nội bảng, ngoại bảng (nguyên tệ, quy đổi, cộng quy đổi) hàng ngày/ tháng/ quý/ năm,... được đóng thành tập theo thứ tự:

+ Cân đối nội bảng: Cân đối nguyên tệ ® Cân đối quy đối ® Cân đối cộng quy đổi

+ Cân đối ngoại bảng: Cân đối nguyên tệ ® Cân đối quy đối ® Cân đối cộng quy đổi

- Báo cáo của các phân hệ (CD, DD, TF, LN, RM, TS): Được đóng riêng theo từng phân hệ để thuận tiện khi tra cứu.

Câu hỏi

1. Vì sao đối tượng kế toán ngân hàng có quan hệ chặt chẽ với đối tượng kế toán ở các ngành sản xuất, kinh doanh khác trong nền kinh tế? Thông qua mối quan hệ này các NHTM phát huy vai trò, chức năng của mình như thế nào?

2. ý nghĩa thực tiễn về tổ chức công tác kế toán ngân hàng của việc nghiên cứu các đặc điểm kế toán ngân hàng?

3. Hãy nêu những nguyên tắc cơ bản trong bố trí lao động kế toán thủ công tại đơn vị kế toán ngân hàng cơ sở. Trong điều kiện kế toán theo mô hình ngân hàng hiện đại, những nguyên tắc nào bị vi phạm và được thay thế bởi các thủ tục kiểm soát nào?

4. Hãy nêu những vấn đề cần tránh khi bố trí lao động kế toán tại một đơn vị kế toán ở cấp chi nhánh. Vì sao phải làm như vậy?

5. Qua nghiên cứu hệ thống tài khoản của NHNN và TCTD hãy rút ra các nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản thực hiện trong hai hệ thống tài khoản này như thế nào?

6. Chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ thể hiện trong chứng từ ủy nhiệm chi hoặc ủy nhiệm thu như thế nào? Hãy phân biệt sự giống và khác nhau giữa chứng từ giấy và chứng từ điện tử ngân hàng.

7. Vì sao trong kế toán ngân hàng áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức này thể hiện trong việc tổ chức công tác kế toán NH hiện nay như thế nào?