12.2. Cách tổ chức chung của một văn bản kỹ thuật

Chìa khoá để viết tốt văn kỹ thuật chính là cách bố cục của chúng. Các văn bản kỹ thuật phải được bố cục theo một vài cấp độ khác nhau. Trong phần này, bố cục chung của các văn bản kỹ thuật sẽ được đề cập đến. Bố cục trong các đoạn, các câu và sắp xếp từ ngữ là chủ đề của phần 12.3.

12.2.1. Các phần bố cục chung

Các bài thuyết trình bố cục tốt thường được phát triển các ý chính từ những phác thảo. Vậy các đề mục lớn và đề mục nhỏ đóng vai trò gì? Rõ ràng, các phần trong phác thảo phụ thuộc vào mục đích của bài thuyết trình và trật tự của các nghiên cứu kỹ thuật. Mặc dù nội dung các báo cáo kỹ thuật là khác nhau nhưng các thành phần của chúng lại được áp dụng chung cho các báo cáo kỹ thuật. Các thành phần cơ bản của văn bản kỹ thuật được liệt kê như sau:

- Tóm tắt

- Giới thiệu/ Tổng quan

- Phương pháp/ Mô hình

- Kết quả

- Thảo luận

- Kết luận/ Các hướng nghiên cứu tiếp theo.

- Tài liệu tham khảo

Mục đích của từng thành phần được liệt kê trong bảng dưới đây.

Bảng 1: Các thành phần trong văn bản kỹ thuật chung

Tên phần trong tài liệu Mục đích

- "Tóm tắt"

- Tổng kết toàn bộ báo cáo, bao gồm tất cả các thành phần cần thiết.

- "Giới thiệu" hoặc "tổng quan".

- Cung cấp cho độc giả chủ đề của báo cáo; có thể đưa ra lịch sử nghiên cứu hoặc tổng quan về các nghiên cứu tương tự, có liên quan đã công bố.

- "Phương pháp" hoặc "mô hình hóa"

- Mô tả việc tiếp cận nghiên cứu, phương pháp thực hiện và việc phát triển mô hình (nếu có).

- "Kết quả"

- Trình bày các kết quả bao gồm số liệu thực tế chỉ ra các khuynh hướng

- "Thảo luận" - Giải thích các kết quả.

- "Kết luận và các hướng nghiên cứu

tiếp theo"

- Tổng kết những điểm chính và đưa ra những gợi ý cho các nghiên cứu xa hơn, thường viết theo kiểu liệt kê.

- "Tài liệu tham khảo" - Danh sách các tài liệu tham khảo được trích dẫn (có thể để trong phụ lục)

Mỗi thành phần này sẽ được minh họa thông qua một ví dụ về một báo cáo thí nghiệm được tiến hành để kiểm nghiệm định luật bảo toàn động lượng.

12.2.2. Phần "Tóm tắt" (Abstract)

Các văn bản kỹ thuật thường bắt đầu bằng phần tóm tắt. Mục đích phần tóm tắt là cung cấp một tổng kết ngắn gọn về văn bản. Phần tóm tắt này nên bao gồm những điểm quan trọng trong các thành phần nói trên của văn bản. Một tóm tắt mở rộng (thường viết cho những người đọc không am hiểu về kỹ thuật) thường được gọi là tóm tắt chi tiết.

Một tóm tắt hợp lý nên là phiên bản nhỏ gọn của toàn bộ văn bản kỹ thuật đó. Từ "abstract" (tóm tắt) xuất phát từ một từ Latin "abstractus" nghĩa là đưa ra kết luận. Thật vậy, hãy coi phần tóm tắt như là đưa ra kết luận cho toàn bộ văn bản. Do đó, phần tóm tắt bao gồm những phần sau đây:

 Một phần giới thiệu (với đủ cơ sở để chỉ ra tầm quan trọng của công việc thực hiện sẽ nói đến trong văn bản).

 Một diễn tả phương pháp thực hiện hoặc mô hình áp dụng.

 Một tổng kết ngắn gọn về kết quả và ý nghĩa của nó.

 Kết luận và các phương hướng nghiên cứu tiếp theo.

Ví dụ, với "báo cáo thí nghiệm về bảo toàn mômen động lượng", phần tóm tắt có thể được làm như sau:

Tóm tắt: Mục đích của thí nghiệm này là kiểm nghiệm định luật bảo toàn động lượng. Thí nghiệm được thực hiện bởi những chiếc đĩa được thiết kế để sao cho chúng gắn liền nhau sau khi va chạm. Khối lượng và vận tốc của những chiếc đĩa được đo trước và sau va chạm. Tổng động lượng trung bình của hệ thống sau va chạm là 101% so với tổng động lượng trước va chạm. Các tính toán nhận được đã cho thấy sự nhất quán giữa kết quả thí nghiệm với định luật bảo toàn động lượng.

Chú ý rằng phần tóm tắt chứa tất cả các thành phần của một bài báo cáo hoàn chỉnh; Phần giới thiệu (câu đầu tiên), các phương pháp thực hiện (câu thứ 2 và thứ 3), kết quả (câu thứ 4), và kết luận (câu cuối).

12.2.3. Phần "Giới thiệu"

Trong tài liệu viết, phần "giới thiệu" được viết ra với giả thiết rằng người đọc chỉ biết thông tin về nội dung tài liệu qua phần tiêu đề của bài viết. Sau khi đọc phần giới thiệu, người đọc phải có được ý tưởng trong đầu về động cơ của bài viết này (ví dụ như tại sao báo cáo được viết ra?)

Phần giới thiệu đưa người đọc từ chỗ mới chỉ hiểu chút ít qua tiêu đề

đến chỗ hiểu được tại sao văn bản này lại được viết ra.

Trong một số trường hợp, phần giới thiệu có thể tương đối dài. Nó bao gồm việc đề cập đến lịch sử của công trình nghiên cứu, một cái nhìn tổng quan về các công trình tương tự hay có liên quan đã công bố, mục đích và đối tượng nghiên cứu của vấn đề đang được trình bày. Trong một số trường hợp khác, phần giới thiệu thường ngắn gọn và nội dung chi tiết hơn nằm ở các phần phía sau như: Phần "tổng quan", hay "mục đích, đối tượng nghiên cứu".

Với ví dụ "báo cáo thí nghiệm về định luật bảo toàn động lượng", phần "giới thiệu" có thể được viết như sau:

Giới thiệu

Khoa học và kỹ thuật được hình thành bởi các định luật bảo toàn. Có thể nêu ra một ví dụ đó là định luật bảo toàn động lượng. Đông lượng là tích số của khối lượng vật thể và vận tốc của nó. Định luật bảo toàn động lượng phát biểu rằng động lượng của một hệ thống không thay đổi.

Các định luật bảo toàn không thể được chứng minh bằng thực nghiệm bởi vì thực nghiệm bao giờ cũng có sai số. Tuy nhiên, số liệu thu thập được trong một thí nghiệm được chuẩn bị cẩn thận thì khá thống nhất với phát biểu của định luật. Trong thí nghiệm này,các kết quả tính toán động lượng từ số liệu thí nghiệm sẽ được so sánh với với kết quả tính theo định luật bảo toàn động lượng.

12.2.4. Phần "Phương pháp thực hiện"

Phần "Phương pháp" được sử dụng trong nghiên cứu thường được trình bày tiếp theo sau phần giới thiệu. Phần các phương pháp cần mô tả ba thành phần của việc nghiên cứu.

Đầu tiên, nên giải thích về cách tiếp cận nghiên cứu. Trong phần lớn các nghiên cứu kỹ thuật, có rất nhiều cách để đạt được mục đích nghiên cứu. Ví dụ, bạn có thể kiểm tra định luật bảo toàn động lượng trong những điều kiện cụ thể với những quả bóng bi-a hoặc những chiếc ôtô mô hình hoặc bóng khúc côn cầu. Chúng ta cũng có thể thu thập số liệu trong thực tế. Là một kỹ sư, bạn phải chọn được phương pháp tiếp cận chính xác do đó mà việc lý giải sự lựa chọn của bạn là rất quan trọng.

Thứ hai, nên nói đến các kỹ thuật liên quan đến việc thu thập dữ liệu. Đối với những nghiên cứu mang tính thực nghiệm, điều này có nghĩa là phải mô tả các phương pháp đo. Đối với những nghiên cứu mang tính mô hình hóa, điều này này nghĩa là nên chỉ ra các mẫu sử dụng trong nghiên cứu đã được phát triển một cách cụ thể như thế nào.

Thứ ba, nên thảo luận về phương pháp được sử dụng để phân tích số liệu. Ví dụ, giả sử bạn đo nhiệt độ sử dụng trong một nhiệt kế điện trở. Nhiệt kế điện trở là một điện trở mà giá trị điẹn trở phụ thuộc vào nhiệt độ theo một quan hệ đã được xác định. Trong nghiên cứu có sử dụng nhiệt kế điện trở, nên phần các phương pháp thực hiện cần phải mô tả nhiệt độ được tính toán như thế nào qua các phép đo điện.

Ba thành phần nói trên có thể được tổng kết như sau:

- Tại sao bạn thực hiện nghiên cứu này? (cách tiếp cận nghiên cứu)

- Bạn thực hiện nghiên cứu này như thế nào? (các bước thí nghiệm)

- Bạn đã làm gì? (phân tích số liệu)

Thông thường, thông tin về thiết kế thí nghiệm được thể hiện hiệu quả nhất qua hình vẽ và hình ảnh. Nên chú ý rằng trong một số lĩnh vực kỹ thuật, số liệu và trình tự của các phương pháp dùng trong nghiên cứu được trình bày trong một phần phụ lục thay vì trong thân bài báo cáo.

Ví dụ: Đối với báo cáo thí nghiệm về định luật bảo toàn động lượng, phần các phương pháp thực hiện có thể được viết như sau:

Các phương pháp thực hiện

Việc thu thập số liệu thực hiện trên một hệ thống thí nghiệm nhằm nâng cao tính có thể lặp lại của kết quả. Các thí nghiệm được thao tác trên một bàn không khí để giảm ma sát đến tối thiểu.

Sáu thí nghiệm đã được thực hiện. Với mỗi lần thí nghiệm, khối lượng của hai đĩa nhựa được ghi lại. Những chiếc đĩa này có đường kính 5 cm và dày 0,5 cm. Viền của đĩa được bao quanh bởi một dải băng Velrco, cho phép những chiếc đĩa có thể dính vào nhau sau khi va chạm. Hai chiếc đĩa được đặt cách xa nhau 2m. Một chiếc được đẩy bằng tay về phía chiếc kia. Vận tốc của chúng được đo ngay trước và sau va chạm.

Khối lượng của chúng được xác định bởi một cân Model 501. Để đo vận tốc đĩa, sử dụng một chiếc máy quay kỹ thuật số (VideoCon Model 75) có khả năng ghi 30 hình ảnh trên một giây, được đặt ngay từ đầu trên một chiếc bàn đứng yên. Các cạnh của chiếc bàn không khí được đánh dấu bằng các vạch cách nhau 0,1. Các hình ảnh ghi được sẽ được kiểm tra từng cái một theo thứ tự, vận tốc tức thì được tính toán bằng khoảng cách di chuyển được giữa các ảnh chia cho khoảng thời gian giữa các thời điểm ghi của các ảnh đó. Vận tốc của chiếc đĩa được tính trung bình cho mỗi giây trước và sau va chạm.

Động lượng trung bình tính bằng p = mv, trong đó m là khối lượng và v là vận tốc.

Trong ví dụ này, việc tiếp cận vấn đề được trình bày và giải thích ở đoạn đầu tiên. Đoạn hai đưa ra trình tự thí nghiệm chung, các phép đo được mô tả chi tiết trong đoạn ba, đoạn bốn phác thảo phương pháp phân tích dữ liệu.

12.2.5. Kết quả và các đánh giá

Phần tiếp theo là phần "kết quả", đối với các báo cáo kỹ thuật điển hình, trong phần này kết quả được nêu ra nhưng không được giải thích. Xu hướng thay đổi của dữ liệu được nhấn mạnh trong các bảng biểu và đồ thị được trình bày.

Trong phần kết quả, nói chung ít có giải thích về dữ liệu. Việc giải thích dữ liệu sẽ được trình bày kỹ hơn ở phần "thảo luận". Ở đó, các bộ phận nhỏ của kết quả được liên hệ với nhau và giải thích để đạt tới kết luận cuối cùng của nghiên cứu kỹ thuật. Thông thường, trong phần đánh giá, dữ liệu sẽ được so sánh với dự đoán của mô hình. Đối với các báo cáo về thiết kế, tại phần đánh giá, các thiết kế thay thế được đem ra so sánh và lựa chọn thiết kế cuối cùng.

Ví dụ:

- Trong phần "kết quả", chỉ trình bày như sau:

Quan hệ giữa giá trị lực đo được và khối lượng thể hiện trong hình 1. Lực (tính theo đơn vị N) tăng gần như tuyến tính với việc tăng khối lượng (tính bằng kg)

.

Hình 1: Sự phụ thuộc của giá trị lực đo được và khối lượng.

Còn trong phần "Thảo luận", có thể viết:

Các lực đo được đã được so sánh với các dự đoán theo mô hình như ở Hình 2. Có thể thấy kết quả thí nghiệm khá thống nhất với mô hình đã được đưa ra, F = ma.

Hình 2: So sánh giữa các lực đo được và kết quả xác định theo mô hình.

(đường thẳng là lực tính toán trùng với lực đo được)

Sự phân biệt giữa phần kết quả và phần đánh giá không phải lúc nào cũng luôn rõ ràng. Thường thì phần kết quả và phần đánh giá trong các báo cáo ngắn sẽ bổ trợ lẫn nhau. Để minh họa sự khác nhau giữa phần kết quả và phần đánh giá, chúng ta sẽ xem xét một báo cáo lớn về ảnh hưởng của sự mệt mỏi đối với công việc của một nhóm các công nhân. Trong phần kết quả nêu lên dữ liệu về kết quả đo độ mệt mỏi và kết quả đo tình trạng làm việc. Khuynh hướng chung có thể nhận thấy ngay (Ví dụ, thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng sẽ giảm khi mức độ mệt mỏi tăng lên). Giải thích rõ hơn về dữ liệu được nói đến trong phấn đánh giá. Ví dụ, việc dự đoán khả năng làm việc của một mô hình so sánh với dữ liệu được tổng hợp qua nghiên cứu.

Đối với báo cáo thí nghiệm về định luật bảo toàn động lượng nói trên, phần kết quả và phần đánh giá có thể tích hợp lại với nhau thành một phần, bởi vì phạm vi của thí nghiệm không lớn. Trong ví dụ dưới đây, phần kết quả và phần đánh giá được tách riêng rẽ nhằm phục vụ cho mục đích minh họa.

Phần kết quả:

Khối lượng đo được và vận tốc trung bình qua 6 thí nghiệm được nêu ra trong bảng 1. Chú ý rằng khối lượng đo được của mỗi chiếc đĩa đơn (trước va chạm) tương tự nhau. Hơn nữa khối lượng đo được của một cặp đĩa (sau va chạm) cũng gần như gấp đôi khối lượng của mỗi đĩa đơn. Bằng việc chỉ ra các dữ liệu như ở bảng 1, ta thấy rằng vận tốc giảm gần như một nửa trong khi khối lượng tăng gấp đôi.

Bảng 1: Dữ liệu về khối lượng đo được và vận tốc trung bình

Thí nghiệm số Trước khi va đập Sau khi va đập

Khối lượng (g) Vận tốc trung bình (cm/s) Khối lượng (g) Vận tốc trung bình (cm/s)

1 2,5 99 5,0 51

2 2,5 102 5,1 48

3 2,4 96 4,9 48

4 2,5 93 5,0 45

5 2,6 102 5,1 51

6 2,5 105 5,1 54

Phần thảo luận.

Giá trị động lượng được tính toán trước và sau va chạm được liệt kê trong bảng 2. Chú ý rằng các giá trị động lượng được tính toán trước và sau va chạm không chính xác bằng nhau. Như được chỉ ra ở bảng 2, động lượng sau va chạm được tính trung bình bằng 101% động lượng trước va chạm.

Bảng 2: Giá trị động lượng tính toán trước và sau va chạm.

Thí nghiệm số Động năng trước khi va đập

(g-cm/s) Động năng sau khi va đập

(g-cm/s) Tỷ lệ động năng trước và sau khi va đập(%)

1 250 260 104

2 260 240 92

3 230 240 104

4 230 230 100

5 270 260 96

6 260 280 108

Trung bình 101

Phương pháp nghiên cứu sử dụng trong thí nghiệm này là so sánh hai giá trị động lượng. Do đó, điều quan trọng là đánh giá sự không chính xác của kết quả đo khối lượng và vận tốc. Độ chính xác của các kết quả đo khối lượng được đánh giá bằng độ chính xác của cân (được cho bởi nhà sản xuất là 0,01g). Vận tốc tức thời được tính toán khi chia khoảng cách chuyển động giữa hai khung chia cho 1/30 giây sau một khung. Khoảng cách di chuyển được làm tròn đến 0,1 cm. Sự chênh lệch giữa 0,1 cm với 1/30 là: 10,1 cm 2/11/30 s2 = 3 cm/s. Do sự không chính xác về vận tốc này (3cm/s) thể hiện bởi 1,2% trong vận tốc trung bình 250 cm/s. Do đó sự khác nhau 1% giữa giá trị động lượng trước và sau va chạm là không đáng kể. Mặc dù tồn tại sự không chính xác này, dữ liệuthí nghiệm thu thập được vẫn khá phù hợp với định luật bảo toàn động lượng.