TỔNG QUÁT VỀ DỰ ÁN

I. Tổng quan về dự án:

1. Tên dự án: Trung tâm chăm sóc sức khoẻ và tinh thần người cao tuổi.

2. Ban quản lý dự án: Nhóm 6

3. Địa điểm lựa chọn: Mỹ Đình - Hà Nội

4. Mục tiêu: tạo ra môi trường sinh hoạt xã hội và điều kiện chăm sóc sức khoẻ cho người cao tuổi.

II. Sơ đồ các hạng mục công trình chính:

1. Khu hành chính: 169m2 mặt sàn 02 tầng

2. Khu nuôi dưỡng dịch vụ: 2100m2 mặt sàn 02 tầng

3. Khu điều dưỡng dịch vụ: 500m2 mặt sàn 02 tầng

4. Khu phục vụ: 169m2 mặt sàn 01 tầng

5. Khu căn hộ cho thuê: 840m2

6. Hội trường: 200m2 mặt sàn 01 tầng

7. Khu công trình công cộng: 1000m2 mặt sàn

8. Khu giao thông: 800m2 mặt sàn

9. Khu đất cây xanh, ao cá, vườn: 800m2 mặt sàn.

Tổng diện tích: 6600m2

Số đối tượng chăm sóc: 150 người, số cán bộ 45 người (15 cán bộ điều dưỡng và 30 nhân viên, phục vụ) .

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

1. Quản trị phạm vi dự án

1.1. Lập kế hoạch phạm vi

1.1.1. Đầu vào

1.1.1.1 Bản mô tả sản phẩm

Vào thế kỉ 21, cùng với sự tiến bộ vượt bậc của điện tử viễn thông và giao thông vận tải, quá trình toàn cầu hóa diễn ra ở khắp mọi lĩnh vực cũng như ở khắp nơi trên Trái đất, kể cả Việt Nam. Điều này đã dẫn đến những thay đổi lớn trong xã hội Việt Nam. Sự tiếp thu một cách mạnh mẽ nhiều luồng văn hóa và tư tưởng hiện đại tạo ra những nếp sống và tư tưởng mới cho người Việt Nam. Lớp người cao tuổi luôn trung thành với những phong tục và lề thói cổ truyền Đông phương trong khi lớp người trẻ năng động với nhiều tư tưởng táo bạo mang tính cách mạng. Hệ quả chính là những xung đột và khoảng cách thế hệ khiến cho con cháu ngày càng tách biệt với ông bà cha mẹ. Những người trẻ với ưu thế là sự nhanh nhẹn, năng động dễ dàng có đời sống xã hội náo nhiệt còn những người cao tuổi dường như bị cô độc ngay trong chính gia đình. Thiếu thốn một môi trường sinh hoạt xã hội phù hợp bên cạnh những điều kiện để chăm sóc sức khỏe, người cao tuổi - lớp người xứng đáng nhận được sự quan tâm chăm sóc vì những cống hiến của họ cho cuộc sống, vô hình trung lại trở thành nạn nhân của xã hội Việt Nam hiện đại.

Đứng trước vấn đề này, Trung tâm Bách Niên ra đời như một giải pháp tối ưu giải quyết về cả mặt vật chất lẫn tinh thần. Tại đây có Khu nuôi dưỡng tập trung gồm nhiều phòng sinh hoạt đơn và đôi tiện nghi đầy đủ sẽ cung cấp cho các cụ già một không gian sống mang đậm chất tập thể và cộng đồng. Khu điều dưỡng là nơi dành cho những cụ già với những căn bệnh lão khoa cần được điều trị đúng cách dưới bàn tay của những điều trị viên chuyên nghiệp, tận tâm. Đây cũng là nơi diễn ra hoạt động khám bệnh định kì và tư vấn chăm sóc sức khỏe cho người cao tuổi. Bách Niên còn có Nhà Văn hóa, khu vực dành cho các hoạt động thể dục thể thao phục vụ cho hoạt động văn nghệ quần chúng làm cho đời sống tinh thần của các cụ già thêm phong phú. Trong Trung tâm có khu vực siêu thị đặc biệt phục vụ nhu cầu mua sắm của người cao tuổi. Trung tâm được thiết kế đặc biệt gần gũi thiên nhiên với các tổ chức cây xanh và ao cá rộng rãi, cách ly hoàn toàn với phố phường nhộn nhịp, tạo cho tâm hồn các cụ một nơi thư thái để tĩnh dưỡng. Cuối cùng, do đặc điểm tâm lý người cao tuổi rất coi trọng các hoạt động tâm linh, Trung tâm Bách Niên nằm ở một vị trí thuận tiện cho các cụ có thể có những chuyến đi tới các Chùa, Đình, Đền vào những dịp lễ, rằm, giỗ chạp hàng tháng và hàng năm.

Với mục tiêu tạo ra một môi trường sinh hoạt xã hội và chăm sóc sức khỏe cho người cao tuổi, Trung tâm Bách Niên sẽ là một điểm đến, một bến đỗ hoàn hảo cho những người cao tuổi vui vẻ, độc lập và hòa đồng.

1.1.1.2. Điều lệ dự án

+ Nhà tài trợ dự án: công ty cổ phần An Bình

+ Người quản lý dự án:

Giám đốc: Lê Phương Chi

Phó giám đốc chuyên môn: kiến trúc sư Lê Thị Ngọc Ánh.

Phó giám đốc tài chính: Hoàng Thùy Dương

+ Mục tiêu cơ bản: tạo môi trường sinh hoạt xã hội lành mạnh và điều kiện chăm sóc sức khỏe cho người cao tuổi.

Mục tiêu Tiêu chí đánh giá Yếu tố thành công

Khảo sát xây dựng đầy đủ và chính xác. - 3 bản báo cáo kĩ thuật về công tác khảo sát trắc địa, địa chất và thủy văn hoàn thiện trong 1 tháng.

- Mỗi báo cáo kĩ thuật dài tối thiểu 15 trang, font Time News Roman, size 12. - Khảo sát xây dựng lần thứ 2 trước khi xây dựng ( kiểm tra) hoàn toàn trùng khớp với 3 bản báo cáo kĩ thuật của khảo sát lần thứ 1.

Bố trí vị trí sản phẩm - Lập 1 bản thiết kế quy hoạch hoàn chỉnh - Bản thiết kế được các đơn vị chuyên môn về kiến trúc và quy hoạch đánh giá cao

Lập dự toán về mặt quản lý - Lập 1 bản dự toán chi phí. - Bản dự toán không quá sai so với thực tế.

Tổ chức đấu thầu thiết kế - Thu hút tối thiểu 3 nhà thầu đến.

- Quá trình diễn ra trong tối đa 3 tháng. - Chủ đầu tư hài lòng với đơn vị trúng thầu.

+ Mốc thời gian và ước tính thời hạn thực hiện dự án

STT Mốc kết quả Mốc thời gian Diễn giải

1 1 3/2011 - Ký kết hợp đồng với chủ đầu tư

- Hoàn thành các thủ tục pháp lý cần thiết.

2 2 4/2011 - Đơn vị thuê khảo sát xây dựng nộp các báo cáo kĩ thuật.

3 3 5/2011 - Phòng thiết kế nộp bản thiết kế quy hoạch.

4 4 7/2011 - Phòng kế toán nộp dự toán về mặt quản lý

5 5 8/2011 - Tổ chức đấu thầu

6 6 12/2011 - Kết thúc đấu thấu gồm thông báo kết quả cho các bên liên quan và thương thảo ký hợp đồng với đơn vị trúng thầu.

7 7 2/2012 - Hoàn thiện và bàn giao bản thiết kế quy hoạch hoàn chỉnh.

8 8 2/2012 - Họp ban quản lý và kết thúc dự án.

- Thời hạn thực hiện: 1 năm 2 tháng.

+ Phạm vi ban quản lý

 Thuê đội khảo sát địa hình

 Thiết kế quy hoạch dự án.

 Tổ chức đấu thầu thiết kế.

 Thuê chuyên gia tư vấn quy hoạch.

+ Mô tả phạm vi sản phẩm.

i. Đặc điểm của sản phẩm

Địa điểm xây dựng

- Có khoảng cách hợp lý tới khu dân cư, nhiều cây xanh, môi trường và khí hậu tốt.

- Cách xa khu công nghiệp độc hại, ồn, bụi, có nhiều rác thải.

- Gần nơi có công trình tín ngưỡng như chùa - đình - nhà thờ để những người già cô đơn có thể cầu nguyện, tế lễ, sinh hoạt văn hóa với cộng đồng.

- Gần điểm đỗ giao thông, đường đi thuận tiện, dễ nhớ để các cụ có thể sinh hoạt mọi ngày, hàng tuần, hàng tháng vẫn có thể dễ dàng trở về nơi ở của mình.

- Gần các cơ sở y học, bệnh viện, trạm cấp cứu để thuận lợi trong việc hướng dẫn, chạy chữa, cấp cứu kịp thời. Bởi vì những người cao tuổi vấn đề sức khỏe và bệnh tật rất kém, cần được quan tâm chăm sóc đặc biệt.

Cơ cấu quy hoạch trung tâm

Trung tâm Bách Niên có các bộ phận chức năng sau:

- Khối hành chính

- Khối phục vụ

- Khối điều dưỡng

- Khối nuôi dưỡng

Bố trí các khu chức năng theo dạng tập trung, toàn bộ các khối được liên hệ với nhau qua công trình hoạt động giao tiếp.

Tổ chức giao thông

- Các nút giao thông chính như cổng chính với đường giao thông khu vực cần đảm bảo có tầm nhìn, góc quay thích hợp để các phương tiện giao thông có thể quan sát, xử lý tránh sự va chạm giữa người, phương tiện với người cao tuổi.

- Giao thông nối liền với các khối, các công trình rõ ràng, mạch lạc, không nên quá quanh co, lắt léo, làm cho người cao tuổi vốn đã dễ quên, kém thị lực, khó tìm lẫn lộn trong hoạt động.

Tổ chức cây xanh - ao hồ

Là cơ sở có chức năng tổng hợp cho đối tượng người cao tuổi vừa ở vừa điều dưỡng, do vậy tổ chức cây xanh từ tổng thể đến quy hoạch chi tiết phải tạo ra môi trường cảnh quan đẹp có khí hậu mát mẻ, trong lành. Quá trình tổ chức cây xanh cần quan tâm đến hướng gió, ánh sáng, màu sắc, công trình, cụm công trình bên cạnh.

Hỗ trợ không gian kiến trúc, tạo môi trường tốt, sinh động trong tổ hợp có thể kết hợp ao thả cá. Nó có tính chất vừa làm đẹp trung tâm vừa là nơi diễn ra hoạt động ưa thích của người cao tuổi là câu cá.

Ngoài các hệ thống giao thông, cây xanh, ao, vườn, trung tâm quan tâm đến cả hệ thống chiếu sáng ngoài nhà để có đủ ánh sáng cho những hoạt động ban đêm.

Hệ thống hạ tầng cơ sở như cống rãnh, hàng rào, phải đảm bảo thoát nước tốt, nhanh, hệ thống hàng rào bảo vệ phải đảm bảo về bảo vệ những cũng đủ hợp lý về thông thoáng, hòa quyện với môi trường xung quanh, tránh sự chia cắt, cô lập với môi trường bên ngoài có cảm giác trại giam, trại lính.

Xác định số tầng, chiều cao công trình.

Tầng cao hợp lý trong sử dụng cũng như tiết kiệm đất xây dựng khối tốt nhất là 1 đến 2 tầng.

ii. Phạm vi sản phẩm

- Số lượng người - nuôi dưỡng dịch vụ 75 người

- Số lượng người - điều dưỡng dịch vụ 75 người

- Hành chính 15 người

- Phục vụ 30 người

Khu vực Mô tả Chức năng

1. Khu hành chính - Diện tích: 169m2 mặt sàn

- Số tầng: 2 tầng

- Bao gồm tiền sảnh tầng 1, và các phòng hành chính. Bố trí ở cả 2 tầng. - Là khu vực trung tâm điều hành mọi hoạt động của trung tâm chăm sóc.

- Tiếp đón và giải quyết mọi vấn đề của khách hàng.

2. Khu nuôi dưỡng dịch vụ - Diện tích: 2100m2 mặt sàn

- Số tầng: 2 tầng - Là các căn hộ khép kín, có đầy đủ đồ dùng sinh hoạt hàng ngày để sinh hoạt như giường, tủ quần áo, chăn màn, ga gối.. tuỳ vào nhu cầu sử dụng của mỗi cụ mà có thể ở ghép, ở theo cặp vợ chồng hoặc ở riêng.

3. Khu điều dưỡng dịch vụ - Diện tích: 500m2 mặt sàn

- Số tầng: 2 tầng - Là khu vực cung cấp các dịch vụ chăm sóc sức khoẻ, khám và chữa một số bệnh thông thường, cũng như các bệnh mãn tính ở người cao tuổi.

4. Khu phục vụ - Diện tích: 169m2 mặt sàn - Là khu vực siêu thị, cửa hàng tạp hóa, quán trà phục vụ một số nhu cầu của người cao tuổi.

5. Khu căn hộ nghỉ ngơi - Diện tích: 840m2 mặt sàn.

- Số tầng: 3 tầng - Dành cho những nhân viên nhà ở xa có thể thuê để ở với giá ưu đãi.

6. Hội trường - Diện tích: 200m2 mặt sàn

- Số tầng: 1 tầng - Là khu vực tổ chức các sự kiện văn nghệ, giao lưu ca múa nhạc, hội diễn... của người cao tuổi.

7. Khu công trình công cộng - Diện tích: 1000m2

- Số tầng: 1 tầng - Là khu sân phục vụ các hoạt động thể dục thể thao và sinh hoạt chung của người cao tuổi.

8. Khu vườn cây xanh và áo cá - Diện tích: 800m2 - Là khu vực trồng cây xanh, và ao cá..không gian yên tĩnh, trong lành giúp nâng cao sức khỏe và tinh thần.

9. Khu giao thông - Diện tích 800m2

- Đảm bảo đi lại thuận tiện và an toàn.

1.1.1.3. Các ràng buộc.

+ Văn bản pháp lý: luật Người cao tuổi.

+ Bản quy hoạch đô thị của thành phố Hà Nội.

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp.

1.1.1.4. Các giả thiết.

- Các báo cáo dự án tiền khả thi và khả thi đã được xây dựng và thông qua.

- Vấn đề giải phóng mặt bằng cũng như các điều kiện thi công là tốt

1.1.2. Báo cáo phạm vi.

+ Dự án chỉ dừng lại ở phạm vi quy hoạch gồm khảo sát xây dựng, thiết kế mô hình và từng sản phẩm của dự án và tổ chức đấu thầu thiết kế các phần liên quan. Không thực hiện xây dựng và quản lý khi đưa vào sử dụng.

1.1.2.1. Khảo sát xây dựng

+ Mục tiêu: Công tác khảo sát địa chất công trình được tiến hành để nghiên cứu và đánh giá điều kiện địa chất công trình của cùng địa điểm xây dựng (bao gồm địa hình, địa mạo, cấu trúc địa chất, thành phần thạch học, trạng thái và các tính chất của đất đá, điều kiện thủy chất thủy văn, các quá trình và hiện tượng địa chất bất lợi nhằm lập được các giải pháp có cơ sở kĩ thuật và hợp lý về kinh tế khi thiết kế và xây dựng nhà, công trình.Đồng thời để dự báo sự biến đổi điều kiện địa chất công trình và địa chất thủy văn khi xây dựng công trình và sử dụng nhà.

+ Công tác khảo sát xây dựng bao gồm khảo sát địa chất, khảo sát địa hình, khảo sát khí tượng thủy văn, khảo sát hiện trạng phục vụ cho công tác lập quy hoạch xây dựng, lựa chọn địa điểm, lập dự án đầu tư xây dựng và thiết kế xây dựng công trình.

Công tác khảo sát xây dựng được thực hiện theo trình tự và nội dung sau:

Trình tự khảo sát:

B1: Lập và phê duyệt nhiệm vụ khảo sát xây dựng.

B2: Lập và phê duyệt phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng.

B3: Thực hiện và giám sát quá trình khảo sát xây dựng.

B4: Lập báo cáo kết quả khảo sát xây dựng.

B5: Nghiệm thu công tác khảo sát xây dựng.

B1: Lập nhiệm vụ khảo sát xây dựng

- Nhiệm vụ khảo sát xây dựng do nhà thầu thiết kế hoặc nhà thầu khảo sát xây dựng lập theo yêu cầu của Chủ đầu tư. Nhiệm vụ khảo sát được lập riêng cho lựa chọn địa điểm, quy hoạch xây dựng hoặc cho thiết kế xây dựng công trình.

- Nội dung nhiệm vụ khảo sát xây dựng thực hiện theo Điều 6 Nghị định số 209/2004/NĐ-CP. Đối với khảo sát địa chất phục vụ cho các bước thiết kế xây dựng công trình nội dung nhiệm vụ khảo sát cần nêu rõ đặc điểm, quy mô công trình xây dựng, địa điểm và phạm vi khảo sát, tiêu chuẩn áp dụng, thời gian thực hiện; dự kiến phương án thiết kế, dự kiến tải trọng và kích thước các hạng mục công trình.

B2: Phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng

- Phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng do nhà thầu khảo sát lập là một trong những cơ sở để xem xét lựa chọn nhà thầu khảo sát. Nhà thầu khảo sát được lựa chọn có trách nhiệm hoàn thiện phương án kỹ thuật trình chủ đầu tư phê duyệt trước khi thực hiện. Phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng phải phù hợp với nhiệm vụ khảo sát được duyệt, phù hợp với các tiêu chuẩn được áp dụng và phải tính đến quy mô, tính chất công việc, mức độ nghiên cứu, mức độ phức tạp của điều kiện tự nhiên tại vùng, địa điểm khảo sát.

- Nội dung phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng:

+ Cơ sở lập phương án khảo sát xây dựng như nhiệm vụ khảo sát, đặc điểm công trình xây dựng, đặc điểm địa chất, địa hình công trình; mức độ nghiên cứu hiện có về điều kiện địa chất địa hình tại khu vực khảo sát;

+ Thành phần, khối lượng công tác khảo sát;

+ Phương pháp, thiết bị khảo sát;

+ Tiêu chuẩn áp dụng;

+ Tổ chức thực hiện;

+ Các biện pháp bảo vệ các công trình hạ tầng kỹ thuật, các công trình xây dựng có liên quan; các biện pháp bảo vệ môi trường, nguồn nước....

+ Tiến độ thực hiện;

+ Dự toán chi phí cho công tác khảo sát.

- Nội dung phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng phải được thể hiện trong hợp đồng khảo sát.

- Trong quá trình khảo sát, nếu phát hiện các yếu tố bất thường, nhà thầu khảo sát được quyền đề xuất điều chỉnh hoặc bổ sung nội dung phương án kỹ thuật khảo sát mà không làm thay đổi nhiệm vụ khảo sát được duyệt. Đề xuất của nhà thầu khảo sát phải được chủ đầu tư chấp thuận. Việc bổ sung nhiệm vụ khảo sát xây dựng thực hiện theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 209/2004/NĐ-CP.

B3: Thực hiện khảo sát xây dựng

1. Trước khi thực hiện chủ đầu tư và nhà thầu khảo sát xây dựng phải xác định tọa độ, cao độ tuyệt đối của của điểm mốc cần dẫn truyền. Thông tin về điểm mốc phải được cơ quan quản lý có thẩm quyền cấp bằng văn bản.

2. Trong quá trình thực hiện khảo sát xây dựng Nhà thầu khảo sát và Chủ đầu tư hoặc Tư vấn giám sát (trường hợp Chủ đầu tư thuê Tư vấn giám sát) phải mở sổ nhật ký giám sát xây dựng công trình. Sổ nhật ký giám sát phải ghi đầy đủ tên Chủ đầu tư, Nhà thầu thực hiện khảo sát và Tư vấn giám sát (nếu có), Chủ nhiệm khảo sát, cán bộ giám sát kỹ thuật của Chủ đầu tư, Nhà thầu tư vấn giám sát. Sổ nhật ký phải được đóng dấu xác nhận của Chủ đầu tư và được ghi đầy đủ nội dung, khối lượng công việc thực hiện theo từng ngày. Giám sát kỹ thuật của Chủ đầu tư hoặc Tư vấn giám sát và người thực hiện khảo sát xác nhận khối lượng, chất lượng công việc từng ngày theo nội dung Nhiệm vụ khảo sát, Phương án kỹ thuật khảo sát đã được Chủ đầu tư phê duyệt đồng thời phải tuân thủ tiêu chuẩn khảo sát hiện hành theo từng loại công tác khảo sát.

3. Nội dung của công tác khảo sát:

a) Nội dung công tác khảo sát trắc địa:

- Thu thập và phân tích những tài liệu về địa hình, địa vật đã có ở khu vực khảo sát.

- Khảo sát khái quát ở hiện trường.

- Xây dựng hoặc phát triển lưới trắc địa hạng 3 và hạng 4, lưới khống chế đo vẽ, lưới thủy chuẩn hạng II, III và IV;

- Lập lưới trắc địa đo vẽ mặt bằng và độ cao;

- Đo vẽ địa hình;

- Chỉnh biên bản đồ địa hình;

- Đo vẽ hệ thống công trình kỹ thuật ngầm (nếu có);

- Lập lưới khống chế trắc địa các công trình đi theo tuyến;

- Thực hiện công tác khảo sát trắc địa phục vụ cho khảo sát địa chất công trình, khảo sát khí tượng thủy văn và các dạng khảo sát khác.

- Thực hiện các công tác vẽ bản đồ.

b) Nội dung công tác khảo sát địa chất công trình:

- Khảo sát địa chất phục vụ lựa chọn địa điểm: Thực hiện các nội dung theo quy định tại khoản 1, phần II của Thông tư số 06/2006/TT-BXD ngày 10/11/2006 của Bộ Xây dựng về Hướng dẫn khảo sát địa kỹ thuật phục vụ lựa chọn địa điểm và thiết kế xây dựng công trình.

- Khảo sát địa chất phục vụ các bước thiết kế xây dựng công trình: Thực hiện các nội dung theo quy định tại khoản 2, phần II của Thông tư số 06/2006/TT-BXD ngày 10/11/2006 của Bộ Xây dựng về Hướng dẫn khảo sát địa kỹ thuật phục vụ lựa chọn địa điểm và thiết kế xây dựng công trình.

c) Nội dung của công tác khảo sát khí tượng thủy văn:

- Thu thập, phân tích và tổng hợp những số liệu đã có về điều kiện thủy văn và khí tượng của khu vực xây dựng;

- Khảo sát khái quát ngoài hiện trường;

- Quan trắc thủy văn và khí tượng của khu vực xây dựng;

- Thực hiện các công tác về đo đạc thủy văn;

- Xác định các thông số tính toán cần thiết cho công tác thiết kế.

4. Giám sát công tác khảo sát xây dựng

Chủ đầu tư cử người có chuyên môn phù hợp để giám sát công tác khảo sát xây dựng. Thực hiện công tác giám sát khảo sát xây dựng thường xuyên, liên tục có hệ thống từ khi bắt đầu khảo sát đến khi kết thúc công việc. Trường hợp Chủ đầu tư không có người có chuyên môn phù hợp để thực hiện giám sát công tác khảo sát xây dựng thì thuê tư vấn có chuyên môn phù hợp để thực hiện việc giám sát.

Nhà thầu khảo sát xây dựng phải có bộ phận chuyên trách tự giám sát công tác khảo sát xây dựng.

Nội dung giám sát thực hiện theo khoản 2 Điều 11 Nghị định số 209/2004/NĐ-CP, cụ thể là:

a) Nội dung tự giám sát công tác khảo sát xây dựng của nhà thầu khảo sát xây dựng:

- Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện theo phương án kỹ thuật khảo sát xây dựng đã được chủ đầu tư phê duyệt;

- Ghi chép kết quả theo dõi, kiểm tra vào nhật ký khảo sát xây dựng.

b) Nội dung giám sát công tác khảo sát xây dựng của chủ đầu tư:

- Kiểm tra điều kiện năng lực hoạt động xây dựng của các nhà thầu khảo sát xây dựng so với hồ sơ dự thầu về nhân lực, thiết bị máy móc phục vụ khảo sát, phòng thí nghiệm được nhà thầu khảo sát xây dựng sử dụng;

- Theo dõi, kiểm tra vị trí khảo sát, khối lượng khảo sát và việc thực hiện quy trình khảo sát theo phương án kỹ thuật đã được phê duyệt. Kết quả theo dõi, kiểm tra phải được ghi chép vào nhật ký khảo sát xây dựng;

- Theo dõi và yêu cầu nhà thầu khảo sát xây dựng thực hiện bảo vệ môi trường và các công trình xây dựng trong khu vực khảo sát theo quy định tại Điều 10 của Nghị định Nghị định số 209/2004/NĐ-CP.

B4: Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng

- Sau khi kết thúc công tác khảo sát tại hiện trường Nhà thầu khảo sát phải lập Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng. Báo cáo khảo sát xây dựng phải được Chủ đầu tư nghiệm thu và ký xác nhận để làm cơ sở thực hiện thiết kế xây dựng công trình hoặc thực hiện quy hoạch xây dựng.

* Nội dung Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng:

1. Nêu các nội dung chủ yếu của của nhiệm vụ khảo sát đã được Chủ đầu tư phê duyệt gồm: Mục đích khảo sát, phạm vi khảo sát, phương pháp khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát.

2.Vị trí giới hạn và điều kiện tự nhiên của khu vực khảo sát xây dựng: Thuyết minh vị trí địa lý của khu vực khảo sát, đặc điểm của địa hình, phân cấp địa hình, tài nguyên thiên nhiên trong khu vực (nếu có).

3. Đặc điểm quy mô tính chất công trình.

4. Nêu các tiêu chuẩn về khảo sát được áp dụng cho từng loại công tác khảo sát xây dựng.

5. Khối lượng khảo sát:

- Khối lượng khảo sát được thuyết minh phải phù hợp với kết quả đo vẽ khảo sát địa hình, địa chất.... kèm theo các bản vẽ theo quy định.

- Trên bản vẽ theo quy định của từng loại khảo sát thể hiện được vị trí, tọa độ cao độ các điểm hố khoan địa chất, các điểm khống chế, các điểm của lưới đường chuyền...

6. Quy trình khảo sát, phương pháp khảo sát và các thiết bị khảo sát.

- Quy trình khảo sát: Thuyết minh đầy đủ theo thứ tự thực hiện công tác khảo sát từ khi bắt đầu khảo sát đến khi kết thúc khảo sát.

- Phương pháp khảo sát: Thuyết minh rõ phương pháp thực hiện từng hạng mục công việc của quá trình khảo sát.

- Thiết bị khảo sát: Thống kê và nêu rõ công dụng của máy móc thiết bị để thực hiện công tác khảo sát.

7. Phân tích số liệu, đánh giá kết quả khảo sát: Tất cả các phiếu thí nghiệm và kết quả thí nghiệm phải được đóng dấu LAS - XD và dấu của cơ quan thí nghiệm theo quy định.

8. Đề xuất giải pháp kỹ thuật phục vụ cho thiết kế, thi công xây dựng công trình.

9. Kết luận và kiến nghị.

10. Các tài liệu tham khảo để áp dụng trong khảo sát xây dựng. Thống kê từng loại tài liệu tham khảo cho từng công việc trong công tác khảo sát.

11. Các phụ lục kèm theo.

B5: Nghiệm thu khảo sát xây dựng.

- Khi hoàn thành từng phần việc khảo sát và toàn bộ khối lượng khảo sát thì Chủ đầu tư và Nhà thầu tư vấn giám sát (nếu có) phải tổ chức nghiệm thu kết quả khảo sát với Nhà thầu khảo sát theo từng phần việc, từng giai đoạn và toàn bộ khối lượng khảo sát. Việc nghiệm thu phải được căn cứ vào hợp đồng khảo sát xây dựng giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu khảo sát, nhiệm vụ và phương án kỹ thuật khảo sát đã được Chủ đầu tư phê duyệt, tiêu chuẩn khảo sát được áp dụng và Báo cáo kết quả khảo sát của nhà thầu. Kết quả nghiệm thu từng phần việc khảo sát, toàn bộ khối lượng khảo sát và Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng phải được lập thành biên bản theo mẫu quy định.

* Nội dung nghiệm thu:

1. Đánh giá chất lượng công tác khảo sát so với nhiệm vụ khảo sát xây dựng và các tiêu chuẩn khảo sát được áp dụng.

2. Kiểm tra hình thức, nội dung và số lượng của Báo cáo khảo sát xây dựng.

3. Nghiệm thu khối lượng từng công việc khảo sát xây dựng theo hợp đồng đã ký.

Các tiêu chí trong khảo sát

Công việc khảo sat tuân thủ theo tiêu chuẩn: TCVN 4419- 1987: Khảo sát cho xây dựng - Nguyên tắc cơ bản

Nội dung yêu cầu kĩ thuật của công tác khảo sát gồm:

- Tên đối tượng xây dựng.

- Mục đích khảo sát và các dạng công tác khảo sát dự kiến.

- Vị trí ranh giới của vùng (địa điểm) xây dựng, hoặc sơ đồ tổng mặt bằng của công trình xây dựng.

- Giai đoạn thiết kế

- Công dụng và loại nhà, công trình xây dựng.

- Đặc điểm kết cấu và những thông số chính của nhà và những công trình thiết kế (kể cả phần ngầm của chúng), cũng như các phương án có khả năng bố trí.

- Tải trọng tác động lên móng và các loại tác động dự kiến.

- Độ cao san nền.

- Loại móng dự kiến, kích thước và chiều sâu đặt móng.

- Độ biến dạng (lún trượt nghiêng) cho phép của nền nhà và công trình.

- Đặc điểm xây dựng và sủ dụng nhà, công trình có thể làm cho điều kiện thiên nhiên bị biến đổi, kể cả những số liệu về tác động của các yếu tố nhân sinh, nguồn phát sinh bán ngập, thành phần và chất thải của xí nghiệp và nhà máy.

- Những yêu cầu đặc biệt về mức độ chính xác đối với công tác khảo sát và mức độ đầy đử của các tư liệu khảo sat thu nhập được.

- Thời hạn và trình tự nộp báo cáo kĩ thuật và các tài liệu khác.

- Kèm theo yêu cầu kĩ thuật của công tác khảo sat phải có các bản vẽ hoặc sơ đồ thiết kế cần thiết.

1.1.2.2. Thiết kế bản quy hoạch

1.1.2.3. Tổ chức đấu thầu

1.2. Xác định phạm vi

1.2.1. Cơ cấu phân tách công việc (WBS)

STT WBS TÊN CÔNG VIỆC Ghi chú

1 1.1 Tiếp nhận hợp đồng từ phía chủ đầu tư Ban điều hành dự án

1.2 Thương thảo, kí kết hợp đồng

2 2.1 Thành lập ban quản lý Ban điều hành dự án và các bên liên quan

2.2 Họp các bên liên quan

3 3.1 Chuẩn bị hồ sơ Tất cả các phòng ban

3.2 Thủ tục pháp lý

4 4.1 Tiếp nhận mặt bằng Phòng thiết kế

4.2 Khảo sát địa hình

5 5 Lập bản thiết kế quy hoạch Phòng thiết kế và quy hoạch

6 6.1 Thẩm định bản quy hoạch Phòng thanh tra giám sát

6.2 Phê duyệt bản quy hoạch

7 7 Lập dự toán Phòng tài chính

8 8.1 Chuẩn bị đấu thầu Phòng hành chính

8.2 Tổ chức đấu thầu

9 9.1 Đánh giá hồ sơ dự thầu Ban điều hành dự án, phòng thiết kế, phòng hành chính

9.2 Xét duyệt trúng thầu

10 10.1 Lựa chọn nhà thầu trúng thầu

10.2 Thông báo kết quả trúng thầu

11 11 Báo cáo kết quả trúng thầu cho chủ đầu tư

12 12.1 Thương thảo với đơn vị trúng thầu Bam điều hành, phòng hành chính

12.2 Kí hợp đồng với đơn vị trúng thầu

13 13 Sửa chữa bản thiết kế và thẩm định Phòng thiết kế, phòng thanh gia giám sát

14 14.1 Hoàn thiện bản quy hoạch Phòng thiết kế, Phòng hành chính

14.2 Trình cơ quan thẩm định bản quy hoạch

15 15 Cơ quan thẩm định nhận xét và phê duyệt phòng thanh tra giám sát

16 16 Sửa chữa hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch Ban điều hành dự án, phòng thiết kế

17 17.1 Họp ban quản lý và rút kinh nghiệm Ban điều hành dự án và tất cả các phòng ban

17.2 Kết thúc dự án

1.2.2. Sơ đồ công việc

1.3. Kiểm tra phạm vi.

+ Chính thức chấp nhận phạm vi dự án.

1.4. Kiểm soát thay đổi phạm vi

+ Những thay đổi trong phạm vi và hành vi sửa chữa có thể được thể hiện trong bảng sau đây:

Mô tả thay đổi Phân tích tác động Mức ưu tiên Trách nhiệm Mức xử lí

Phạm vi sản phẩm lệch sang xây dựng Làm tăng hoạt động và chi phí thừa Cao Ban quản lý dự án Họp và thống nhất lại phạm vi dự án

Phạm vi dự án bị kéo dài không đúng trọng tâm Xác định những hoạt động không thuộc dự án vào phạm vi dự án. Trung Bình Các phòng ban liên quan Ban quản lý cần theo dõi sát sao và có các điều chỉnh kịp thời

2. Quản trị thời gian dự án

+ Quản trị thời gian bao gồm :

- Xác định công việc

- Sắp xếp công việc

- Ước tính thời gian hoàn thành công việc

- Lập kế hoạch tiến độ

- Kiểm soát tiến độ

1.1. Xác định công việc

Trong quản trị phạm vi, đã xác định được các công việc cần thực hiện. Khi lên kế hoạch quản trị thời gian, ban điều hành và thông tin cần ước lượng được tương đối thời gian và thứ tự cho các công việc cần thực hiện. Chúng tôi xác định công việc như sau :

Các giai đoạn STT CÔNG VIỆC Kế hoạch thời gian

Giai đoạn khởi đầu 1 Tiếp nhận và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư Tháng 1/2011

2 Thành lập ban quản lý và họp các bên liên quan Tháng 1/2011

3 Chuẩn bị hồ sơ thủ tục pháp lý Tháng 3/2011

Giai đoạn thực hiện 4 Thuê khảo sát địa hình Tháng 3/2011

5 Lập bản thiết kế quy hoạch Tháng 4/2011

6 Thẩm định và phê duyệt quy hoạch Tháng 5/2011

7 Lập dự toán về mặt quản lý Tháng 6/2011

8 Chuẩn bị đấu thầu và tổ chức đấu thầu Tháng 8/2011

9 Đánh giá hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu Tháng 8/2011

10 Phê duyệt và thông báo kết quả trúng thầu Tháng 9/2011

11 Báo cáo kết quả đấu thầu cho chủ đầu tư Tháng 10/2011

12 Thương thảo, kí hợp đồng với đơn vị trúng thầu Tháng11/2011

13 Đơn vị trúng thầu và bản thiết kế thực hiện công việc Tháng 12/2011

Giai đoạn kết thúc 14 Hoàn thiện và trình cơ quan thẩm định bản quy hoạch Tháng 12/2011

15 Cơ quan thẩm định nhận xét và phê duyệt Tháng 1/2012

16 Sửa chữa và hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch Tháng 2/2012

17 Họp ban quản lý, rút kinh nghiệm và kết thúc dự án. Tháng 2/2012

2. 2. Sắp xếp công việc

Giai đoạn STT STT

Chi tiết Công việc trước TÊN CHI TIẾT CÔNG VIỆC Công việc sau

Khởi đầu A A1 _ Tiếp nhận hợp đồng A2

A2 A1 Thương thảo, kí kết hợp đồng B1

B B1 A2 Thành lập ban quản lý B2

B2 B1 Họp các bên liên quan C1,C2

C C1 B2 Chuẩn bị hồ sơ D1

C2 B2 Thủ tục pháp lý D1

Thực hiện

Kết thúc D D1 C1,C2 Tiếp nhận mặt bằng D2

D2 D1 Khảo sát địa hình E

E E D2 Lập bản thiết kế quy hoạch F1, F2

F F1 E Thẩm định bản quy hoạch F2, H1

F2 F1 Phê duyệt bản quy hoạch G

G G F2 Lập dự toán H1

H H1 G Chuẩn bị đấu thầu H2

H2 H1 Tổ chức đấu thầu I1,I2

I I1 H2 Đánh giá hồ sơ dự thầu J1

I2 I1 Xét duyệt trúng thầu J1

J J1 I2,I2 Lựa chọn nhà thầu trúng thầu J2

J2 J1 Thông báo kết quả trúng thầu K

K K J2 Báo cáo kết quả trúng thầu cho chủ đầu tư L1

L L1 K Thương thảo với đơn vị trúng thầu L2

L2 L1 Kí hợp đồng với đơn vị trúng thầu M

M M L2 Sửa chữa bản thiết kế và thẩm định N1

N N1 M Hoàn thiện bản quy hoạch N2

N2 N1 Trình cơ quan thẩm định bản quy hoạch O

O O N2 Cơ quan thẩm định nhận xét và phê duyệt P

P P O Sửa chữa hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch Q1, Q2

Q Q1 P Họp ban quản lý và rút kinh nghiệm Q2

Q2 Q1, P Kết thúc dự án _

3.3. Quản lý và ước tính thời gian hoàn thành công việc

STT STT Chi tiết TÊN CÔNG VIỆC Thời gian bi quan Thời gian lạc quan Thời gian thông thường Thời gian dự tính Phương sai

A A1 Tiếp nhận hợp đồng 7 3 5 5 0.67

A2 Thương thảo, kí kết hợp đồng 35 17 20 22 3.00

B B1 Thành lập ban quản lý 35 25 30 30 1.67

B2 Họp các bên liên quan 5 3 4 4 0.33

C C1 Chuẩn bị hồ sơ 30 20 22 23 1.67

C2 Thủ tục pháp lý 35 28 30 30.5 1.17

D D1 Tiếp nhận mặt bằng 5 3 4 4 0.33

D2 Khảo sát địa hình 15 9 12 12 1.00

E E Lập bản thiết kế quy hoạch 45 30 33 34.5 2.50

F F1 Thẩm định bản quy hoạch 20 12 16 16 1.33

F2 Phê duyệt bản quy hoạch 10 4 7 7 1.00

G G Lập dự toán 45 28 32 33.5 2.83

H H1 Chuẩn bị đấu thầu 15 12 12 12.5 0.50

H2 Tổ chức đấu thầu 30 18 27 26 2.00

I I1 Đánh giá hồ sơ dự thầu 20 13 18 17.5 1.17

I2 Xét duyệt trúng thầu 15 8 10 10.5 1.17

J J1 Lựa chọn nhà thầu trúng thầu 15 12 12 12.5 0.50

J2 Thông báo kết quả trúng thầu 3 1 2 2 0.33

K K Báo cáo kết quả trúng thầu cho chủ đầu tư 15 9 12 12 1.00

L L1 Thương thảo với đơn vị trúng thầu 30 15 18 19.5 2.50

L2 Kí hợp đồng với đơn vị trúng thầu 6 2 4 4 0.67

M M Sửa chữa bản thiết kế và thẩm định 45 35 40 40 1.67

N N1 Hoàn thiện bản quy hoạch 25 18 20 20.5 1.17

N2 Trình cơ quan thẩm định bản quy hoạch 5 2 2 2.5 0.50

O O Cơ quan thẩm định nhận xét và phê duyệt 30 21 24 24.5 1.50

P P Sửa chữa hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch 45 20 25 27.5 4.17

Q Q1 Họp ban quản lý và rút kinh nghiệm 3 1 2 2 0.33

Q2 Kết thúc dự án 4 2 3 3 0.33

Tổng 562 397 453 458 27.50

Phương pháp sơ đồ Pert

Là kỹ thuật quản lý tiến trình và thời hạn các hoạt động (công việc) của dự án bằng sơ đồ hệ thống (hay sơ đồ mạng) trong đó sự hoàn thành của công việc này có quan hệ chặt chẽ tới sự hoàn thành các hoạt động khác.

Sơ đồ Pert:

Đường găng của dự án là: A1 - A2 - B1 - B2 - C2 -D1 - D2 - E - F2 - G - H1 - H2 -I1 - I2 - K - L1 -L2 - M - N1 - N2 - O - P - Q1 - Q2 (đường màu đỏ)

• Thời gian dự tính là: 408.5 ngày, tương đương với 1 năm 1 tháng 13 ngày.

• Phương sai: 9.4 tương đương 9 ngaỳ 9 tiếng . Tức có thể co giãn trong khoảng 9 ngày 9 tiếng .

4.4. Lập kế hoạch tiến độ

 Khởi động dự án:

Tháng 3/2011. Nguồn lực : Ban điều hành dự án

 Xong giai đoạn mở đầu:

Tháng 4 /2011. Nguồn lực: Toàn bộ nhân lực và cơ sở vật chất, kỹ thuật.

 Bắt đầu giai đoạn thực hiện 2:

Tháng 4/2011. Nguồn lực: Ban điều hành và một số ban liên quan

 Xong giai đoạn thực hiện:

Tháng 1/2012. Nguồn lực: Toàn bộ nhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật

 Bắt đầu giai đoạn kết thúc:

Tháng 2 /2012. Nguồn lực: Ban điều hành dự án và các ban liên quan

 Kết thúc dự án :

Tháng 4/2012. Nguồn lực: Ban điều hành dự án

5. Kiểm soát tiến độ dự án

 SV (schedule variance): Biến thiên về lịch trình

SV = BCWP - BCWS= Kết quả - Cam kết

- Nếu SV = 0 dự án đúng tiến độ

- Nếu SV > 0 dự án nhanh tiến độ

- Nếu SV <0 dự án chậm tiến độ

 Chỉ số đánh giá tiến độ hoạt động của dự án (schedule performace index - SPI)

SPI = BCWP/BCWS

- Nếu SPI >1, dự án nhanh tiến độ

- Nếu SPI <1, dự án chậm tiến độ

- Nếu SPI = 1, dự án đúng tiến độ

Sơ đồ quản lí tiến độ kế hoạch

3. Quản trị chi phí dự án

Quản trị chí phí dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí.

 Cơ sở lập dự toán dựa theo công văn 1751/BXD-VP ngày 14-8-2007

 Công văn số 15/2008/BXD ngày 17-11-2008

Chủ đầu tư lập dự toán chi phí trên cơ sở nội dung công việc quy hoạch phải thực hiện, sản phẩm đồ án quy hoạch các chế độ chính sách có liên quan. Khi lập dự toán chi phí, chủ đầu tư có thể tham khảo mức chi phí của đồ án quy hoạch tương tự về quy mô, tính chất, sản phẩm đồ án quy hoạch....

Khối lượng theo bản vẽ thiết kế.

Đơn giá thiết kế được lập theo định mức dự toán do BXD ban hành

Quản trị chi phí bao gồm:

 Lập kế hoạch chi phí

 Ước tính chi phí, lập dự toán

 Kiểm soát chi phí

3.1. Bảng tổng hợp chi phí dự án

Các công việc Phân bổ chi phí Tổng

STT Mô tả Nhân lực Tài Liệu Chi phí khác

A Tiếp nhận và ký hợp đồng 500,000 1,000,000 1,500,000

B Thành lập ban quản lý và họp các bên liên quan 2,000,000 2,000,000 4,000,000

C Chuẩn bị hồ sơ thủ tục pháp lý 15,000,000 3,490,000 50,000,000 68,490,000

D Thuê khảo sát địa hình 500000 65,000,000 65,500,000

E Lập bản thiết kế quy hoạch 895,500,000 15,000,000 30,000,000 940,500,000

F Thẩm định và phê duyệt bản thiết kế 30,000,000 1,000,000 20,000,000 51,000,000

G Lập dự toán chi phí quản lý dự án 395,000,000 23,400,000 2,834,700,000 3,253,100,000

H Chuẩn bị đấu thầu và tổ chức đấu thầu 65,000,000 8,760,000 79,654,000 153,414,000

Y Đánh giá hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu 68,500,000 1,753,000 32,459,000 102,712,000

J Phê duyệt và thông báo kết quả trúng thầu 3,000,000 7,500,000 10,500,000

K Báo cáo kết quả đấu thầu cho chủ đầu tư 1,000,000 1,500,000 2,500,000

L Thương thảo, kí hợp đồng với đơn vị trúng thầu 5000000 55,000,000 60,000,000

M Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công việc 17,500,000 17,500,000

N Hoàn thiện và trình cơ quan thẩm định bản thiết kế quy hoạch 55,000,000 55,000,000

O Cơ quan thẩm định nhận xét và phê duyệt 34,700,000 34,700,000

P Sửa chữa, hoàn thiện và bàn giao bản thiết kế quy hoạch 19,000,000 1,800,000 15,000,000 35,800,000

Q Họp ban quản lý, rút kinh nghiệm và kết thúc dự án 4,000,000 6,500,000 10,500,000

Tổng chi phí 1,521,500,000 55,203,000 3,290,013,000 4,866,716,000

3.2. Dự toán chi tiết chi phí nhân công

STT Nội dung Lương + thưởng (1 tháng) Chi phí toàn bộ dự án

1 Ban điều hành (3 người) 676,000,000

Giám đốc dự án 20,000,000 260,000,000

Phó giám đốc chuyên môn 16,000,000 208,000,000

Phó giám đốc tài chính 16,000,000 208,000,000

2 Phòng thiết kế và quy hoạch (7 người) 962,000,000

Trưởng phòng 15,000,000 195,000,000

Kiến trúc sư (4 người) 43,000,000 559,000,000

Kỹ sư xây dựng (2 người) 16,000,000 208,000,000

3 Phòng hành chính (2 người) 169,000,000

Trưởng phòng 8,000,000 104,000,000

Nhân viên (1 người) 5,000,000 65,000,000

4 Phòng tài chính (3 người) 426,400,000

Kế toán trưởng 14,000,000 162,500,000

Kế toán viên (2 người) 18,800,000 244,400,000

5 Phòng thông tin (2 người) 188,500,000

Trưởng phòng 8,500,000 110,500,000

Nhân viên ( 1 người) 6,000,000 78,000,000

6 Ban thanh tra giám sát (2 người) 253,500,000

Trưởng ban 12,500,000 162,500,000

Nhân viên (1 người) 7,000,000 91,000,000

7 Tổng 203,000,000 2,639,000,000

3.3. Dự toán chi tiết một số chi phí khác

STT Nội dung Chi phí

1 Chi phí khảo sát 65,500,000

2 Chi phí máy móc, trang thiết bị làm việc 189,367,601

3 Chi phí giấy tờ thủ tục hành chính (hồ sơ thủ tục mời thầu, đăng ký dự án) 97,631,000

4 Chi phí công tác (đi lại, trao đổi) 47,987,000

5 Thưởng khuyến khích nhân viên (khi hoàn thành tốt công việc, có đề xuất tốt) 19,235,000

6 Đào tạo nhân sự (huấn luyện, đào tạo anh em trong dự án, thử việc) 18,902,000

7 Chi phí quản lý (tiền điện, nước, điện thoại, nhà, phòng ốc, bàn ghế...) 110,354,000

8 Chi phí thẩm định và phê duyệt dự án 16,275,000

9 Tổng chi phí 565,251,601

4. Quản trị chất lượng dự án

Chất lượng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của mọi dự án. Chất lượng của các công trình xây dựng hiện nay lại càng được sự quan tâm đặc biệt của Nhà nước và các đối tượng liên quan. Vì thế chúng tôi mong muốn xây dựng một công trình có chất lượng tốt, đảm bảo sự hài lòng và an toàn của người sử dụng công trình. Ở khía cạnh của Ban quản lý dự án, không trực tiếp thi công mà nhiệm vụ chủ yếu là giám sát, quản lý. Do đó, ở phần Quản trị chất lượng này chúng tôi chỉ xin đề cập đến những yếu tố nằm trong phạm vị điều chỉnh của Ban quản lý dự án. Một số vấn đề đi sâu vào kỹ thuật, chuyên môn xây dựng xin phép chỉ đề cập dưới đánh giá của nhà quản lý.

4.1. Tiêu chuẩn và quy định về chất lượng

4.1.1 Kiểm tra theo tiêu chuẩn ISO 9000

+ ISO 9000 là gì?

• Bộ tiêu chuẩn về quản lý chất lượng

• Đưa ra các nguyên tắc về quản lý

• Tập trung vào việc phòng ngừa/cải tiến

• Chỉ đưa ra các yêu cầu cần đáp ứng

• Áp dụng cho tất cả các loại hình tổ chức

Hệ thống quản lý chất lượng Ban quản lý yêu cầu với nhà thầu thi công.

Áp dụng hệ thống chất lượng ISO 9000-, hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả và được quốc tế thừa nhận, chúng ta sẽ phải tiến hành qua 8 bước sau đây:

4.2. Công tác quản trị

4.2.1 Quản trị chất lượng kí kết hợp đồng và quản trị hợp đồng:

- Hợp đồng là tiền đề kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Hiệu quả và an toàn kinh doanh tuỳ thuộc chất lượng công tác hợp đồng.

- Bản hợp đồng cần được sự đồng ý của các bên có liên quan nếu có gì vướng mắc cần thông báo cho nhau cùng giải quyết.

4.2.2. Quản trị chất lượng thuê khảo sát địa hình: thuê tư vấn lập nhiệm vụ khảo sát

- Việc khảo sát địa hình bao hàm cả việc khảo sát cấu trúc địa chất, địa hình địa mạo, đặc điểm khí tượng thuỷ văn, đo đạc địa hình, thành phần thạch học, các tính chất cơ lý của đất, đá, các quá trình địa chất tự nhiên, địa chất công trình bất lợi.

- Để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng cần phải khảo sát để phản ánh thực trạng xung quanh khu đất cần quy hoạch. Dự báo những thay đổi địa chất công trình => có phương án dự phòng và đảm bảo an toàn cho khu vực xung quanh công trình quy hoạch đó.

- Ban quản trị cần:

 Phê duyệt nhiệm vụ khảo sát, phê duyệt phương án kĩ thuật khảo sát, tổ chức giám sát khảo sát, và nghiệm thu báo cáo kết quả khảo sát thu được.

 Lựa chọn nhà thầu khảo sát có đủ điều kiện năng lực.

 Ký kết hợp đồng với nhà thầu khảo sát, bàn giao mặt bằng cho nhà thầu khảo sát, thanh toán đầy đủ kinh phí cho nhà thầu khảo sát trên cơ sở khối lượng khảo sát đã được nghiệm thu.

4.2.3. Quản trị chất lượng thiết kế kiến trúc:

Phân làm hai giai đoạn chính là chất lượng thiết kế thực hiện và chất lượng thẩm định thiết kế.

 Bao gồm quản lí chất lượng thiết kế cơ sở và quản lý chất lượng thiết kế bản vẽ thi công.

 Yêu cầu trong quá trình thiết kế:

- Phải có tính khả thi cao, đáp ứng công năng sử dụng và các yêu cầu chính đáng của chủ đầu tư, tuân thủ các quy chuẩn quy phạm xây dựng, sử dụng vật liệu và công nghệ thi công phù hợp với điều kiện của khu vực quy hoạch.

- Kiến trúc nội thất đảm bảo sự tiện dụng, phù hợp tối đa cho người cao tuổi, mang lại nét đặc trưng riêng cho khu vực.

- Công trình thiết kế cần được tiến hành kiểm tra và có chứng nhận phù hợp về chất lượng thiết kế, thẩm mỹ và tính phù hợp do ban quản lí quyết định thông qua để chủ đầu tư phê duyệt.

 Tuân thủ các yêu cầu về thẩm định thiết kế

• Bản thiết kế phải thể hiện được tính hiện đại, tiện dụng và thẩm mỹ.

• Các hạng mục thiết kế phải phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng về quy hoạch theo nghị định của Chính phủ số 16/2005/Nghị định - CP.

• Thiết kế dự án sẽ là căn cứ để thực hiện các giai đoạn khác của dự án.

4.2.4. Quản trị chất lượng nhân viên dự án:

 Thành lập ban kiểm tra nhân viên thường trực tại dự án. Giám đốc dự án trực tiếp quản lý ban kiểm tra nhân viên này.

 Xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có hệ thống kiểm tra hiện đại, chính xác, sử dụng người lao động một cách hiệu quả, giải quyết chính sách chế độ kịp thời.

 Đề ra các yêu cầu phù hợp cho nhân viên dự án thực hiện.

4.2.5. Quản trị chất lượng nghiệm thu bản thiết kế đấu thầu:

 Nghiệm thu bản thiết kế phải được tiến hành theo điều 23, 24, 25, 26 của Nghị định 209/2004/NĐ - CP.

 Nghiệm thu từng phần công việc thiết kế trong quá trình thực hiện dự án. Chi phí do nhà thầu xây dựng chịu.

 Nghiệm thu toàn bộ bản quy hoạch thiết kế.

4.2.6. Quản trị chất lượng thẩm định dự án:

 Đây có thể được coi là khâu cuối cùng trong quá trình thực hiện dự án. Việc thẩm định dự án là việc kiểm tra sai sót đối với yêu cầu đặt ra nhằm bảo đảm hiệu quả hoạt động, tính bền vững và độ an toàn cao của dự án.

 Mỗi giai đoạn, công việc thì việc thẩm định lại khác nhau, tuy nhiên bất cứ giai đoạn nào cũng phải đặt tính khách quan và tôn trọng các yếu tố chất lượng kĩ thuật của công trình.

 Điều kiện tiên quyết trong quá trình thẩm định dự án là cần biết chính xác những thông tin liên quan và sau đó phải kiểm tra lại những thông tin liên quan đó để từ đó có được những nhận định ban đầu về các điều kiện thuận lợi hay khó khăn của dự án.

4.3. Kiểm soát chất lượng

 Kiểm tra chi tiết những kết quả dự án để chắc chắn rằng dự án đã tuân thủ những tiêu chuẩn chất lượng có liên quan trong khi đó tìm ra những cách để cải tiến chất lượng tổng thể.

- Đưa ra nhận thức và trách nhiệm về chất lượng cho mọi người tham gia lao động trong dự án.

- Thành lập hội đồng tìm ra giải pháp hạn chế tối thiểu lỗi trong quá trình quy hoạch dự án. Kiên quyết xử lí các sai sót không đúng với bản quy hoạch. Mọi thay đổi phải có sự nhất trí của nhà thầu.

- Đào tạo đội ngũ giám sát để họ có thể trực tiếp tiến hành vai trò của họ trong chương trình cải thiện chất lượng.

- Lập sổ theo dõi chi tiết các yêu cầu của bản thiết kế. Vạch và lập kế hoạch đo lường và điều tra.

 Chú tâm vào những việc ảnh hưởng tới công ty và môi trường có thể ảnh hưởng tới chất lượng dự án.

- Thành lập hội đồng chất lượng nhằm bàn thảo về các vấn đề cơ bản.

- Khuyến khích các cá nhân thiết lập mục tiêu cải thiện chất lượng. Khuyến khích họ bàn bạc trao đổi với ban quản lí về những khó khăn mà họ gặp phải khi muốn đạt được mục tiêu về chất lượng dự án.

- Theo dõi nếu có sự thay đổi về môi trường quanh khu quy hoạch

 Kiểm định chất lượng giúp cho việc rút ra những bài học để cải tiến việc thực hiện những dự án ở hiện tại hay trong tương lai.

Mối liên quan giữa yêu cầu của ISO 9000 với quản lí chất lượng

Phân tích dữ liệu ISO 9000:1994

Yêu cầu trong tiêu chuẩn Mục 4.2 trong ISO 9000:1994

Mục đích Để kiểm soát và xác nhận khả năng của quá trình sản xuất và đặc tính của sản phẩm

Các chức năng chủ yếu Đánh giá năng lực quá trình và đặc tính của sản phẩm

Yêu cầu áp dụng Tuỳ chọn, phụ thuộc vào doanh nghiệp

Các hoạt động chủ yếu Không quy định cụ thể

Các kĩ thuật áp dụng Hướng dẫn trong ISO 9000

Các dẫn giải yêu cầu Là một yêu cầu độc lập

Yêu cầu về văn bản hoá Phải xây dựng và duy trì văn bản thủ tục

Năng lực nhà thầu phụ phù hợp yêu cầu và chế độ quản lý đối với thầu phụ đáp ứng yêu cầu của bản thiết kế của dự án.

Sử dụng phần mềm PROMSYS để kiểm soát chất lượng.

Kiểm soát chất lượng thống kê (SQC) để nắm bắt thực tế tạo trên cơ sở các dữ liệu số. các công cụ kiểm soát chất lượng dựa trên phân tích số liệu được chia thành hai nhóm:

 Nhóm 1: Gồm 7 công cụ kiểm soát chất lượng (7 QC tools). Cơ sở của các công cụ này là lý thuyết thống kê. Các công cụ bao gồm: Phiếu kiểm tra (Check sheet), Biểu đồ Pareto (Pareto chart), Biểu đồ nhân quả (Cause-effect diagram), Biểu đồ phân bố (Histogram), Biểu đồ kiểm soát (Control chart), Biểu đồ phân tán (Scatter diagram), Phương pháp phân vùng (Stratified diagram).

 Nhóm 2: Gồm 7 công cụ mới (7 new tools). Các công cụ này hỗ trợ rất đắc lực cho quá trình phân tích để tìm ra nguyên nhân gây ra chất lượng kém cũng như tìm giải pháp để cải tiến chất lượng: Biểu đồ tương đồng (Affinity diagram), Biểu đồ quan hệ (Relation diagram), Biểu đồ ma trận (Matrix diagram), Phân tích dữ liệu theo phương pháp ma trận, Biểu đồ cây (Tree diagram), Biểu đồ mũi tên (Arrow diagram), Sơ đồ quá trình ra quyết định (PDPC).

Dự án quy hoạch phải được đăng ký tham gia cuộc vận động đảm bảo và nâng cao chất lượng ngay từ khi xây dựng dự án. Nội dung các tiêu chí, tiêu chuẩn đăng ký phải được cụ thể hoá và phổ biến cho những người trực tiếp thiết kế các hạng mục trong dự án.

Ban quản lý dự án trường mầm non phải nghiên cứu kỹ thiết kế, nếu phát hiện được các thiếu sót, những chi tiết không hợp lý trong thiết kế thì kịp thời đề nghị bằng văn bản cho chủ đầu tư để thiết kế bổ sung sửa đổi nhằm đảm bảo chất lượng của dự án.

Thực hiện tốt kiểm tra các thiết bị, máy móc, sản phẩm và các đầu vào khác để khẳng định đảm bảo yêu cầu kĩ thuật và chất lượng của bản thiết kế. Bảo hành đúng quy định, tạo thuận lợi cho sử dụng, xử lý kịp thời những sai sót.

Việc kiểm soát chất lượng được thực hiện theo quy trình kiểm tra, thí nghiệm, đo lường để phát hiện những sai sót của bản thiết kế

 Lập sổ theo dõi chi tiết các yêu cầu của bản thiết kế, sổ ghi nhớ từng hạng mục được thiết kế để kiểm tra, yêu cầu chi tiết. Vạch và lập kế hoạch đo lường và kiểm tra.

 Kiên quyết xử lý các sai xót, không đúng với bản thiết kế. Mọi thay đổi đều phải có sự nhất trí của nhà thầu thiết kế.

 Trong quá trình quy hoạch cần kiểm tra lại bản thiết kế nếu thấy nghi ngờ tính hợp lý của bản thiết kế.

4.4. Quản lí an toàn lao động

Ðể ngăn chặn và giảm đến mức thấp nhất những thiệt hại do tai nạn xảy ra tại các công trình xây dựng, các địa phương tăng cường công tác quản lý, yêu cầu chủ đầu tư và đơn vị thi công cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thiết kế kỹ thuật và thi công công trình. Các cơ quan chức năng đẩy mạnh thanh tra, kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy tắc an toàn lao động và xử lý nghiêm khi phát hiện đơn vị cố tình vi phạm.

Nhà thầu thi công xây dựng phải lập các biện pháp an toàn cho người và công trình trên công trường xây dựng. Trường hợp các biện pháp an toàn liên quan đến nhiều bên thì phải được các bên thỏa thuận. Các biện pháp an toàn, nội quy về an toàn phải được thể hiện công khai trên công trường xây dựng để mọi người biết và chấp hành. Ở những vị trí nguy hiểm trên công trường, phải bố trí người hướng dẫn, cảnh báo đề phòng tai nạn. Nhà thầu thi công xây dựng, chủ đầu tư và các bên có liên quan phải thường xuyên kiểm tra giám sát công tác an toàn lao động trên công trường. Khi phát hiện có vi phạm về an toàn lao động thì phải đình chỉ thi công xây dựng. Người để xảy ra vi phạm về an toàn lao động thuộc phạm vi quản lý của mình phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Nhà thầu xây dựng có trách nhiệm đào tạo, hướng dẫn, phổ biến các quy định về an toàn lao động. Đối với một số công việc yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động thì người lao động có phải giấy chứng nhận đào tạo an toàn lao động. Nghiêm cấm sử dụng người lao động chưa được đào tạo và chưa được hướng dẫn về an toàn lao động. Nhà thầu thi công xây dựng có trách nhiệm cấp đầy đủ các trang bị bảo hộ lao động, an toàn lao động cho người lao động theo quy định khi sử dụng lao động trên công trường. Khi có sự cố về an toàn lao động, nhà thầu thi công xây dựng và các bên có liên quan có trách nhiệm tổ chức xử lư và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về an toàn lao động theo quy định của pháp luật đồng thời chịu trách nhiệm khắc phục và bồi thường những thiệt hại do nhà thầu không bảo đảm an toàn lao động gây ra.

5. Quản trị nhân lực dự án

5.1 Lập kế hoạch nhân sự

Quản trị nhân sự trong một dự án luôn là một nội dung rất quan trọng, để một bộ máy chạy tốt đòi hỏi từng mắt xích cũng phải tốt, tương tự như vậy trong một dự án quy hoạch muốn thành công phải có một nhà lãnh đạo tốt, một đội ngũ nhân viên giỏi và nhiệt tình. Sau khi hình thành ý tưởng và xác định mục đích chung của toàn dự án. Chúng tôi lập MÔ HÌNH BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN như sau:

5.1.1 Thu nhận nhân viên

Quá trình lựa chọn nhân lực trải qua 5 bước

Bước 1: Đăng tin tuyển dụng nhân sự trên các phương tiện thông tin đại chúng

 Qua website: vietnamwork.com.vn, jobvietnam.com

 Qua báo: Lao động, Tiền Phong, Mua và Bán....

Bước 2: Tìm kiếm Hồ sơ ứng viên.

 Tìm kiếm những hồ sơ ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu.

 Xem chi tiết trực tuyến từng hồ sơ ứng viên.

 Lưu lại những hồ sơ ứng viên quan tâm sử dụng sau.

 Liên lạc trực tiếp với các ứng viên để phỏng vấn: qua email hoặc gọi điện trực tiếp.

 Hồ sơ tuyển dụng gồm:

 Đơn xin dự tuyển viết tay ghi rõ mã số xin dự tuyển.

 Phiếu đăng kí dự tuyển theo mẫu.

 Sơ yếu lý lịch tự thuật khai trong năm hiện tại có chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền (có ghi rõ địa chỉ, email, điện thoại liên lạc).

 Bản sao văn bằng chứng chỉ có công chứng: Bằng tốt nghiệp Đại học/Cao học; Bảng kết quả học tập Đại học/Cao học; Chứng chỉ ngoại ngữ, tin học. Các chứng chỉ về thành tích đặc biệt trong học tập (nếu có).

 Chứng nhận sức khỏe

 03 ảnh 4x6.

 02 phong bì dán sẵn tem, địa chỉ, điện thoại liên hệ.

Ngoài ra tuỳ thuộc vị trí đặc thù sẽ có yêu cầu bổ sung thêm các hồ sơ khác.

 Phương thức nộp hồ sơ:

 Nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện:

 Nộp qua email:

 Ghi chú :

 Yêu cầu ứng viên trực tiếp đến nộp hồ sơ, không liên hệ qua điện thoại.

 Chỉ những hồ sơ đủ tiêu chuẩn mới được gọi tham gia thi tuyển.

 Không hoàn trả hồ sơ.

Bước 3: Phỏng vấn lần 1

 Để xác định năng lực và khả năng thích ứng công việc của các ứng viên . Các ứng viên cần đảm trách những nhiệm vụ gì, có những kiến thức và kĩ năng nào.

 Các ứng viên được phỏng vấn qua điện thoại do trực tiếp trưởng phòng nhân sự phụ trách .

Bước 4: Phỏng vấn lần 2

 Những ứng viên đạt yêu cầu trong lần phỏng vấn 1 tiếp tục phỏng vấn lần 2 để kiếm tra trình độ chuyên môn cũng như kiến thức của ứng viên. Các ứng viên sẽ làm 1 bài test trình độ kiến thức, thực tế và ngoại ngữ.

Bước 5: Phỏng vấn lần cuối

 Do Giám đốc dự án hoặc Phó giám đốc dự án và các Trưởng phòng. Có thể mời một số người liên quan tham gia buổi phỏng vấn để có thể đánh giá khách quan và thấu đáo hơn về ứng viên. Ngoài cấp quản lí và đại diện phòng nhân sự ra có thể mời thêm một nhân viên khác làm việc chung bộ phận với ứng viên sau này.

Yêu cầu cụ thể đối với từng vị trí tuyển dụng

Giám đốc: tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kiến trúc hoặc xây dựng (ưu tiên người có bằng trên đại học), có bằng hoặc chứng chỉ Quản trị Kinh Doanh, có ít nhất 5 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, có trình độ quản lý, có khả năng kiểm soát. Mức lương khởi điểm: 11 triệu/ tháng.

Phó giám đốc phụ trách chuyên môn: tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kiến trúc hoặc xây dựng, (ưu tiên người có bằng trên đại học), có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, có tinh thần trách nhiệm. Mức lương khởi điểm: 8triệu/ tháng

Phó giám đốc phụ trách tài chính: tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, (ưu tiên người có bằng trên đại học), có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, có tinh thần trách nhiệm.Mức lương khởi điểm: 8triệu/ tháng

Trưởng phòng: tốt nghiệp đại học chuyên ngành có liên quan, (ưu tiên người có bằng trên đại học), có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, nhiệt tình, chịu được áp lực công việc. Mức lương khởi điểm: 5- 6,5 triệu/ tháng

Phó phòng: tốt nghiệp đại học chuyên ngành liên quan, ( ưu tiên người có bằng trên đại học), kinh nghiệm 1 năm trở lên, tinh thần làm việc tập thể cao. Mức lương khởi điểm: 4- 5,5 triệu/ tháng

Nhân viên: tốt nghiệp đại học, cao đẳng các chuyên ngành liên quan, ( ưu tiên người có bằng trên đại học), năng động nhiệt tình với công việc, có khả năng chịu được áp lực công việc. Mức lương khởi điểm: 2- 3,5 triệu/ tháng

Chia tổ quản lý và thủ tục làm việc

Chia tổ quản lý

Chúng tôi chia ban quản lý dự án thành nhiều phòng nhỏ, làm việc dưới sự quản lý của bản điều hành dự án, thông qua các trưởng phòng.

Trong mỗi phòng chúng tôi lại chia thành 2- 3 nhóm nhỏ, với 1 nhóm trưởng. Các thành viên trong nhóm có trình độ làm việc tương đồng với nhau. Từ đó chúng tôi có thể xác định rõ trình độ của các nhóm và phân công công việc phù hợp.

Thủ tục làm việc

Tiếp theo cần phải xây dựng một số thủ tục làm việc trong dự án. Mỗi thủ tục là một quy định/nội quy bắt buộc các thành viên dự án phải tuân theo. Mỗi thủ tục là một bản viết rõ ràng, phát cho các thành viên, không nói bằng lời.

Trình tự báo cáo:

Chúng tôi xác định rõ quy trình báo cáo trong dự án . Xác định rõ ai báo cáo ai. Sơ đồ báo cáo được quy định dưới:

Thủ tục quản lý công việc

Bảng phân phối công việc theo từng ban ngành :

BỘ PHẬN

SL NHÂN SỰ TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN

TIẾN SĨ THẠC SĨ KỸ SƯ / CỬ NHÂN

Ban điều hành dự án 3 1 1 1

Ban thanh tra giám sát 3 0 1 2

Phòng hành chính 3 0 1 2

Ban thiết kế và qui hoạch tổng thể 7 1 2 4

Phòng tài chính 3 0 1 2

Tổng số 19 2 6 11

5.2. Quản lý nhân sự, phân công chức năng và nhiệm vụ

5.2.1. Ban điều hành dự án:

 Số lượng: 3 người

 Nhiệm vụ chung:

Ban điều hành dự án là một bộ phận quan trọng nhất trong các bộ phận tham gia thực hiện dự án, bộ phận này có vai trò chủ đạo trong tổng thể dự án, điều khiển và ra quyết định cho toàn thể dự án đó, phân công công việc cho các bộ phận khác.

Ban điều hành dự án là bộ phận có vai trò gắn kết các bộ phận lại với nhau và tổng hợp thông tin, ý kiến của các bộ phận khác.

Số lượng: 3 người bao gồm

 Giám đốc dự án

 Phó Giám đốc chuyên môn

 Phó Giám đốc tài chính

Nhiệm vụ:

 Giám đốc dự án chịu trách nhiệm về những vấn đề về quản lý và kỹ thuật.

 Phó Giám đốc chuyên môn Chịu trách nhiệm chung đối với toàn bộ hoạt động về lĩnh vực thiết kế. Thay mặt Giám đốc ban hành, duyệt và ký các văn bản nội bộ và các văn bản trình Giám đốc liên quan đến thiết kế. Phụ trách chính trong lĩnh vực thiết kế. Quản lý điều hành hoạt động của dự án trong lĩnh vực Thiết kế, giải quyết mọi vấn đề đầu tư, đảm bảo tiến độ, chất lượng thiết kế, đảm bảo hiệu quả công việc và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc dự án

 Phó Giám đốc tài chính : kiểm soát và phân tích kinh phí, tiến độ dự án, tình hình thực hiện dự án, mua sắm hàng hóa dịch vụ, lập ngân sách, dự phòng cho toàn bộ dự án, hạch toán chi phí và các hoạt động hành chính của dự án

 Ban điều hành dự án là bộ phận quan trọng nhất trong các bộ phận tham gia dự án. Bộ phận này có vai trò chủ đạo trong tổng thể dự án, điều hành và ra các quyết định, phân công công việc cho các bộ phận khác.

 Ban điều hành dự án có vai trò gắn kết các bộ phận khác của dự án. Đồng thời cũng là nơi tổng hợp và xử lí các thông tin.

Yêu cầu:

 Có khả năng lãnh đạo, quản lý.

 Biết cách phân bổ công việc tới từng bộ phận một cách hợp lý.

 Có tinh thần trách nhiệm và kiến thức về chuyên môn cao để xử lý thông tin chính xác.

BẢNG 1: BẢNG PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC CỦA BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN

STT WBS Tên công việc Chú thích

1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ phía chủ đầu tư Có văn bản giấy tờ kèm theo.

2 1.1 Nghiên cứu và đóng góp ý kiến Phối hợp với các trưởng phòng

3 1.2 Thông tin lại cho chủ đầu tư

4 2.0 Họp toàn bộ các phòng và liên kế hoạch. Ngay sau khi nhận văn bản chấp nhận của chủ đầu tư

5 2.1 Họp truyền đạt ý tưởng và mục đích Lưu ý bám sát tư tưởng quản lý dự án quy hoạch trường mầm non

6 2.2 Phân công công viêc cụ thể cho từng phòng, từ đó ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc. Các trưởng phòng sẽ chịu trách nhiệm phân công công việc cho các thành viên trong phòng mình.

7 3.0 Ký kết hợp đồng với nhà thầu Có tham khảo ý kiến của các phòng

8 3.1 Hợp đồng với nhà thầu thiết kế

9 4.0 Lập nhóm thẩm định thiết kế. Nhóm này chỉ hoạt động trong thời gian thẩm định bao gồm những đại diện của từng ban.

10 4.1 Tiến hành thẩm định bản thiết kế của nhà thầu.

11 4.2 Duyệt lại bản thiết kế lần cuối. Phải thông qua các phòng chức năng.

12 5.0 Theo dõi kiểm tra, điều hành tiến độ làm việc của các phòng. Phối hợp chặt chẽ với phòng kiểm tra giám sát.

13 6.0 Kết thúc dự án.

14 7.0 Họp tổng kết rút kinh nghiệm.

5.2.2 Phòng thiết kế và quy hoạch tổng thể

Số lượng: 7 người bao gồm

 1 Trưởng ban

 1 Phó ban

 3 Kiến trúc sư

 2 Kỹ sư xây dựng

Nhiệm vụ:

Trực tiếp nghiên cứu và thực hiện quy hoạch tổng thể khi có được thông tin đầy đủ về dự án:

 Tiếp nhận ý tưởng ban đầu của chủ đầu tư và ban cố vấn để đưa ra ý tưởng cuối cùng.

 Theo yêu cầu của chủ đầu tư, các quyết định của ban điều hành, ý kiến cố vấn và thông tin của các nhóm khác để đưa ra bản quy hoạch sơ bộ.

 Tổ chức khảo sát thực địa và tiếp nhận, xử lý những thông tin cần thiết.

 Thiết kế bản quy hoạch cho dự án.

 Thực hiện các yêu cầu và chỉnh sửa phù hợp khi có sự phản hồi thông tin từ các bộ phận.

 Thiết kế bản quy hoạch tổng thể cuối cùng, trình cho ban điều hành và chủ đầu tư.

 Báo cáo tiến độ công việc với ban quản trị.

Yêu cầu:

 Có khả năng thiết kế, đọc bản vẽ.

 Sáng tạo và có khả năng đưa ra những tư vấn cần thiết cho ban điều hành, làm việc nhiệt tình, chăm chỉ.

 Sử dụng thành thạo các phần mềm đồ hoạ, 3D...

BẢNG 2: BẢNG PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG THIẾT KẾ VÀ QUY HOẠCH TỔNG THỂ

STT WBS Tên công việc Chú thích

1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành. Có công văn kèm theo.

2 2.0 Họp bàn & thiết kế bản quy hoạch. Bám sát ý tưởng và yêu cầu từ phía chủ đầu tư

3 2.1 Xác định địa hình, vị trí thực hiện các công việc.

4 2.2 Lên kế hoạch thiết kế tổng thể.

5 3.0 Phối hợp với các ban liên quan để điều chỉnh cho phù hợp.

6 4.0 Hoàn thiện bản thiết kế. Có sự đóng góp của các khu vực liên quan.

7 5.0 Trình bản thiết kế lên Ban điều hành dự án và chủ đầu tư Bao gồm toàn bộ bản vẽ tổng thể các hạng mục.

5.2.3. Phòng hành chính

Số lượng: 3 người

 1 Trưởng phòng

 2 nhân viên

Nhiệm vụ:

 Cập nhật ghi chép công việc của dự án, tiếp nhận thông tin thường nhật của các bộ phận, phân chọn và tổng hợp chuyển lên cho ban quản lý.

 Sắp xếp, ghi chép, lưu trữ các biên bản họp.

 Ghi chép các vấn đề phát sinh trong dự án.

 In sao, photo và chuyển tài liệu cho các bộ phận.

 Làm các công tác hành chính, nhân sự.

Yêu cầu:

 Nhanh nhẹn, chăm chỉ, có khả năng giao tiếp

 Thành thạo các công việc văn phòng như: sử dụng máy vi tính, máy in, máy photo...

BẢNG 3: BẢNG PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH

STT WBS Tên công việc Chú thích

1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành. Có công văn kèm theo.

2 2.0 Ghi lại mọi văn bản trong các cuộc họp, lưu trữ mọi hồ sơ cần thiết của dự án Bám sát yêu cầu từ phía chủ đầu tư, Ban điều hành

3 2.1 Chấm công, quản lý nhân sự hàng ngày

4 2.2 Lên kế hoạch họp bàn giữa các phòng và với chủ đầu tư

5 3.0 Thông tin cho các phòng ban khi có yêu cầu từ ban điều hành

6 4.0 Phụ trách thu nhận, liên lạc, đào tạo nhân viên, lưu trữ hồ hơ nhân viên

7 5.0 Phụ trách công tác hậu cần, mua sắm các thiết bị thiết yêu phục vụ cho toàn bộ dự án Nhận yêu cầu từ các phòng ban và xin xét duyệt từ ban điều hành

5.2.4. Phòng tài chính

Số lượng: 3 người bao gồm

 1 Kế toán trưởng

 2 Nhân viên

Nhiệm vụ:

 Lập kế hoạch chi phí cho toàn bộ dự án, giải ngân theo từng giai đoạn của dự án. Quản lý điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch nguồn vốn.

 Nghiên cưu thị trường, giá cả để tính toán các chi phí cho phù hợp với nguồn vốn dự tính

 Giải ngân phù hợp với trình tự thực hiện dựa án, đảm bảo theo đúng tiến độ và chất lượng công việc.

 Báo cáo những thay đổi về tài chính xảy ra trong quá trình thực hiện và báo cáo đề xuất liên quan đến tài chính với ban điều hành dự án.

 Thanh toán và lập báo cáo tài chính cho ban điều hành và chủ đầu tư.

 Tổng hợp các chứng từ hóa đơn của mỗi ngày, mỗi tháng, mỗi quý, lập và phân tích báo cáo chi phí cho ban quản lý.

 Quyết toán chi phí khi dự án kết thúc.

Yêu cầu:

 Trung thực, có kinh nghiệm, có kỹ năng về tài chính kế toán, tinh thần trách nhiệm cao, co kinh nghiệm tham gia các dự án trước đó.

 Xử lý linh hoạt các tình huống xảy ra.

BẢNG 4: BẢNG PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH

STT WBS Tên công việc Chú thích

1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban điều hành dự án. Có công văn đi kèm.

2 1.1 Phân tích thông tin. Khách quan, trung thực

3 1.2 Tổng hợp thông tin. Phải đảm bảo chính xác và đầy đủ. Báo cáo phải văn bản hóa.

4 1.3 Báo cáo cho ban điều hành.

5 2.0 Lập kế hoạch chi phí. Được sự thống nhất bằng văn bản của các ban liên quan.

6 2.1 Phân bổ chi phí cho từng giai đoạn. Theo văn bản đã thống nhất.

7 3.0 Lập báo cáo định kỳ. Vào cuối mỗi tháng.

8 3.1 Lập báo cáo thanh quyết toán. Vào cuối mỗi quý.

9 3.2 Thanh quyết toán số tiền còn lại khi kết thúc dự án. Báo cáo trực tiếp cho chủ đầu tư, gồm các hóa đơn chứng từ liên quan.

5.2.5. Ban thanh tra giám sát

Số lượng: 3 người bao gồm

 1 Trưởng ban

 2 Nhân viên

Nhiệm vụ:

 Theo dõi tiến độ thi công các hạng mục

 Giám sát quá trình thực hiện dự án, kịp thời phát hiện các sai sót.

 Kiểm tra chất lượng từng bộ phận.

 Tổng hợp và báo cáo thường xuyên lên bộ phận điều hành.

Yêu cầu:

 Có khả năng làm việc độc lập với các bộ phận.

 Hiểu biết sâu sắc về các tiêu chuẩn thiết kế.

 Làm việc có trách nhiệm, trung thực.

BẢNG 5: BẢNG PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG THANH TRA GIÁM SÁT

STT WBS Tên công việc Chú thích

1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ giám đốc dự án. Văn bản hoá thông tin.

2 2.0 Lên kế hoạch kiểm tra giám sát . Nắm rõ ý tưởng và mục đích của dự án.

3 2.1 Họp ban và phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên. Có căn cứ vào trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức.

4 2.2 Thu thập thông tin Đa phương, khách quan.

5 2.3 Vạch kế hoạch giám sát cụ thể. Trình cho giám đốc dự án trước khi tiến hành giám sát.

6 3.0 Tiến hành giám sát báo cáo lên ban điều hành. Liên tục báo cáo cho giám đốc dự án quản lý và giám sát đặc biệt với bộ phận thi công của nhà thầu. Định kỳ vào cuối mỗi tuần. Báo cáo trực tiếp cho giám đốc dự án bằng văn bản hoá.

(*) Về thông tin, thay vì phải thành lập một ban hay phòng riêng, các phòng ban sẽ tự nghiên cứu và thực hiện các công việc liên quan đến thông tin đối với phòng ban của mình.

5.3. Kiểm soát nhân sự

5.3.1. Những lý do dẫn đến thay đổi nhân sự

Toàn cầu hoá: Việt Nam đang trong quá trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Các công ty nước ngoài tràn vào rất nhiều và thu hút đáng kể nguồn nhân lực. Thêm vào đó, lao động có trình độ cao muốn tìm ra nước ngoài làm việc dẫn đến thất thoát nhân lực.

Công nghệ ngày càng thay đổi nhanh chóng và hiện đại. Những công việc cần nhiều nhân lực thì bây giờ số nhân lực được giảm đi, dẫn đến việc sa thải bớt công nhân để giảm bớt chi phí dự án.

Năng lực của nhân viên dự án giảm sút.

Nhiều ứng cử viên trình độ cao hơn các nhân viên hiện tại sẵn sàng làm việc cho dự án.

Mong muốn của người lao động. Nhân viên tìm nơi có thu nhập cao hơn, phù hợp với khả năng và trình độ của họ. Môi trường làm việc, chế độ đãi ngộ, khả năng phát triển và thăng tiến tốt hơn.

Tái cấu trúc tổ chức ở dự án

Dự án tăng trưởng chậm. Dự án hoạt động với tiến độ chậm hoặc các mặt tăng trưởng về lợi ích chậm, làm nhân viên không còn nhiệt tình và muốn chuyển công tác.

5.3.2. Biện pháp, cách giải quyết những thay đổi đó

Khi tuyển dụng, lựa chọn được những người có trình độ thích hợp, có sự trung thành, làm việc ở đúng vị trí.

Thường xuyên tiếp cận và cập nhật thông tin chung trên các trang web việc làm để có thể bổ sung nhân sự ngay khi thiếu.

Tuân thủ một cách nghiêm túc những quy định trong luật lao động.

Tổ chức đào tạo lại, cập nhật nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên 1 năm 1 lần.

Khuyến khích nhân viên làm việc và tạo sự cạnh tranh trong công việc.

6 tháng tăng lương 1 lần. Ngày lễ, tết đều có tiền thưởng. Thưởng cuối năm bằng 1 tháng lương.

Tổ chức các hoạt động ngoại khóa cho nhân viên.Tạo không khí thoải mái, dễ chịu khi làm việc.

Khi có thay đổi bất thường, ngay lập tức báo cáo lên ban điều hành để có điều chỉnh thích hợp.

5.3.3. Phát triển nhóm dự án

 Để có được những nhân sự tốt nhất, ngòai những yêu cầu chuyên môn, người quản lý dự án cần phải có những đức tính như sau:

 Lắng nghe ý kiến của nhân viên,

 Tạo động lực để nhân viên làm việc tốt nhất.

 Đặt ra mục tiêu công việc và tiêu chuẩn đánh giá thành tích rõ ràng.

 Chọn phong cách quản lý phù hợp.

 Tính kiên quyết.

 Tính khách quan...

 Toàn tâm toàn ý.

 Đầu tầu, gương mẫu, lôi cuốn.

 Trung thực.

 Nhất quán.

 Tầm nhìn xa trông rộng.

 Phản ứng tích cực.

 Khi có được những đức tính như trên, cần khuyến khích những nhân viên dự án

 Nêu ra những điểm bao quát chung về công việc, cấu trúc phân việc, lịch biểu và ngân sách.

 Trao đổi với các thành viên khác: các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp, và thủ tục làm việc, ý tưởng là trao đổi cởi mở và trung thực trên cơ sở đều đặn.

 Động viên, khuấy động tinh thần làm việc: khích lệ, phân việc, mời tham gia và uỷ quyền.

 Định hướng công việc: điều phối, theo dõi, thu thập hiện trạng và đánh giá hiện trạng

 Hỗ trợ cho mọi người

 Xây dựng tập thể vững mạnh, bằng nhiều cách, bao gồm:

 Phân bổ trách nhiệm

 Khuyến khích tinh thần đồng đội

 Bầu ra người phụ trách

 Làm phát sinh lòng nhiệt tình

 Thành lập sự thống nhất chỉ huy

 Quản lý trách nhiệm, tránh để mọi người bị thiệt thòi

 Cung cấp môi trường làm việc tốt, thoải mái

 Trao đổi với các thành viên khác

 Người quản lí dự án (PM-Project Manager).

Chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án. Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả. Trách nhiệm của người quản lý dự án.

• Nêu ra những điểm bao quát chung:

Công việc, cấu trúc phân việc, lịch biểu và ngân sách.

• Trao đổi với các thành viên khác

Bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp, và thủ tục làm việc. Ý tưởng được trao đổi cởi mở và trung thực trên cơ sở thường xuyên.

• Động viên, khuấy động tinh thần làm việc

Bao gồm khích lệ, phân việc, mời tham gia và uỷ quyền.

• Định hướng công việc

Bao gồm điều phối, theo dõi, thu thập hiện trạng, đánh giá hiện trạng.

• Hỗ trợ cho mọi người.

 Phẩm chất của người quản lí dự án.

• Khả năng tâm sự, thông cảm với người khác.

• Khả năng diễn đạt.

• Tính kiên quyết.

• Tính khách quan...

• Toàn tâm toàn ý.

• Đầu tầu, gương mẫu, lôi cuốn.

• Trung thực.

• Nhất quán.

• Tầm nhìn xa trông rộng và phản ứng tích cực

Sơ đồ mô tả trách nhiệm

Giám đốc dự án Ban thanh tra giám sát Ban tài chính Bộ phận giúp việc Chủ đầu tư Nhà thầu thiết kế Nhà thầu thi công Các chuyên gia tư vấn

N,A R,S R,S S,N N,A,S R,N,A,S,C R,N C

R:...............Responsible(Trách nhiệm) N:...............Notification (Thông báo)

C:...............Consult(Tư vấn) S:...............Support(Hỗ trợ)

A:...............Approval(Chấp thuận)

6.Quản trị thông tin dự án

Quản trị thông tin dự án là quá trình đảm bảo các dòng thông tin được thông suốt, nhanh chóng, kịp thời và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau.

Quản lý thông tin dự án bao gồm : lập kế hoạch thông tin, phân phối thông tin, báo cáo tình hình hoạt động và tổng kết hoạt động.

6.1. Lập kế hoạch thông tin

Đây là dự án xây dựng nên những thông tin cần cho dự án là những thông tin liên quan đến công tác xây dựng như: mời thầu, đấu thầu, chọn nhà thầu, triển khai xây dựng, giám sát, nghiệm thu.

6.1.1. Đầu vào

6.1.1.1. Các yêu cầu về thông tin

Do yêu cầu của quản trị nên nguồn thông tin được truyền tải (nguồn thông tin đi) và nguồn thông tin thu thập được (nguồn thông tin đến) phải là thông tin đó được xử lý, chính xác, thống nhất và chính thức

 Thông tin cụ thể được lấy từ các nguồn đó là:

 Tiếp nhận yêu cầu từ phía chủ đầu tư

 Tiến hành khảo sát định kỳ tham khảo và cập nhật thông tin từ nhiều nguồn

 Ghi nhận phản hồi từ các cơ quan bộ phận có liên quan

 Tiếp xúc thường xuyên với các bộ phận

 Tổng hợp phân tích truyền tin và lưu trữ

 Tuy nhiên có một vài điểm cần chú ý khi tiếp nhận thông tin đó là :

 Phải cập nhật thông tin đó được kiểm tra và qua chắt lọc để tránh có những thông tin bị trùng lặp, chồng chéo, loãng không cần thiết.

 Luôn luôn thận trọng với những nguồn thông tin nội bộ cần bảo mật.

 Theo dõi, giám sát các nguồn thông tin được truyền tải để tránh bóp méo, sai sự thật.

6.1.1.2. Công nghệ truyền thông.

- Công nghệ truyền thông là các phương tiện truyền thông được sử dụng để thông tin liên lạc giữa các bên.

- Thông tin thường được truyền đi bằng:

+ Bộ đàm liên lạc giữa ban quản lý dự án với nhau.

+ Điện thoại.

+ Fax.

+ Internet.

6.1.1.3. Phần mềm thông tin

Các phần mềm để phân tích, xử lý và lưu trữ thông tin quản lý dự án điển hình như Access, SPPS, Excel, Word. Trong quá trình thực hiện dự án, một số phần mềm cũng được sử dụng như Mindmanager, 3C - ONMS

3C - ONMS hoạt động như một toà soạn báo điện tử chuyên nghiệp. Hệ thống này cho phép quản lý nội dung, thu thập, cập nhật thông tin một cách dễ dàng, chuyên nghiệp. 3C - ONMS hỗ trợ nhiều định dạng dữ liệu: văn bản, hình ảnh, âm thanh, bảng tính ..v..v.., các công cụ cập nhật, khởi tạo thông tin giống như việc sử dụng bộ Microsoft Office. Các công cụ báo cáo thống kê các hoạt động, khả năng phân phối và xuất bản thông tin đa dạng, phong phú bằng nhiều phương thức, với nhiều thiết bị và đối tượng khác nhau. Nội dung thông tin được cung cấp theo các định dạng chuẩn XML, RDF, RSS... cho phép hệ thống khai thác thông tin thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả. Hệ thống 3C - ONMS có thể ứng dụng phục vụ triển khai các hệ thống thông tin tích hợp Intranet, Internet

6.1.1.4. Các ràng buộc:

 Tính xác thực của thông tin, thời gian thông tin là yếu tố rất quan trọng đối với những người có trách nhiệm và tham gia vào truyền thông.

 Với các thông tin đặc biệt thì có cách thức truyền thông riêng để đảm bảo tính bảo mật của thông tin, không nên dựng các hình thức thông tin công cộng để truyền thông.

 Với những thông tin mang tính pháp lý thì phải gửi bằng văn bản, có sao lưu, có chữ ký và con dấu của người trực tiếp quản lý.

6.1.1.5. Các giả thiết:

 Thông tin đến không kịp thời hoặc không chính xác.

 Thông tin bảo mật bị rò rỉ.

 Rủi ro trong quá trình truyền thông: tín hiệu bị nhiễu, bộ đàm không liên lạc bị hỏng không liên lạc được, máy fax bị trục trặc ...

 Sự thay đổi trong yêu cầu của dự án

 Thay đổi cán bộ quản lý thông tin dự án, việc tiếp tục cập nhật thông tin có thể bị gián đoạn và không thống nhất

6.2. Quản lý thông tin

6.2.1. Phân nhóm thông tin

Thông tin của dự án là các dữ liệu được thu thập, cập nhật trong quá trình thực hiện dự án. Thông tin được chia làm 5 nhóm

Nhóm 1: Tài liệu dự án bao gồm các tài liệu bao quát về nội dung dự án (mục đích, nội dung, hoạt động, kinh phí, thời gian...), các điều chỉnh dự án, các tài liệu được chính thức thông qua với các bên liên đới, các hướng dẫn điều hành, chương trình và lịch làm việc...

Nhóm 2: Tài liệu hợp tác với các bên liên quan bao gồm các văn bản kí kết, các nội dung thoả thuận,các văn bản pháp luật sử dụng

Nhóm 3: Tài liệu về hoạt động dự án bao gồm các thông tin bao quát về hoạt động của dự án ( mua sắm, thuê nhân công, các công việc đó và đang thực hiện, kế hoạch triển khai hoạt động, đầu vào, đầu ra...)

Nhóm 4: Các dữ liệu thu thập trong quá trình triển khai thực hiện dự án là những dữ liệu do dự án thu thập nhằm xây dựng dự án, được dùng để thực hiện, đánh giá như nhu cầu, điều kiện kinh tế xã hội..., các dữ liệu thu thập trong quá trình giám sát, đánh giá, tổng kết dự án

Nhóm 5: Hệ thống báo cáo là báo cáo tổng hợp như báo cáo giám sát, báo cáo đánh giá, báo cáo tổng kết...

Mục đích của việc phân nhóm thông tin là để lựa chọn công cụ quản lý phù hợp (phần mềm quản lý) và chương trình quản lý thông tin (thời gian cập nhật, kiểm tra, báo cáo, chia sẻ)

6.2.2 Phân loại thông tin

a. Các nguồn thông tin vào

TT Nguồn Phương thức Trách nhiệm Thời gian

1 Tiếp nhận chỉ thị điều chỉnh từ ban điều hành, các thông tin, văn bản quan trọng có liên quan trực tiếp tới dự án. Thông qua các cuộc họp từ ban quản trị, ban dự án thông qua văn bản, báo cáo. Ban quản lý dự án. Theo từng tháng hoặc từng quí.

2 Tiếp nhận những thay đổi trong qui chế hành chính, trong qui trình quản lý dự án. Thông qua cuộc họp từ hội đồng quản trị. Ban quản lý dự án. Theo từng tuần.

3 Tiếp nhận từ phía chủ đầu tư. Gặp gỡ trực tiếp hoặc bằng văn bản Theo từng giai đoạn

4 Ghi nhận phản hồi từ ban quản lý, các phát sinh trong quá trình thực hiện. Tiếp xúc trực tiếp với các bộ phận. 1 nhóm của dự án Thường xuyên.

5 Quản lý thông tin, tổng hợp, phân tích truyền tin lưu trữ. Phần mềm quản lý và bộ phận lưu trữ. Thường xuyên.

6 Cập nhật văn bản qui phạm pháp luật về ngành xây dựng. Sách báo và Internet. 1 nhóm của dự án. Khi cần.

7 Báo cáo kết quả hoạt động định kỡ, các văn bản hành chính công khai với các thành viên quản trị. - E-mail

- Thư tay.

- Điện thoại. Định kỳ.

Hệ thống thông tin đầu vào

Các nguồn thông tin ra

Là nguồn thông tin xuất phát điểm từ ban điều hành dự án tới chủ đầu tư, các nhà thầu và các cơ quan, tổ chức có liên quan:

 Các nội dung, quy chế hoạt động của ban điều hành phải được truyền tải một cách chính xác nhất đến các thành viên của công ty và các bên có liên quan.

 Thông báo về tiến độ thực hiện dự án, sự cân đối giữa hoàn thành và chưa hoàn thành cho các bên liên quan.

 Các văn bản ra quyết định của ban điều hành phải được truyền tải rõ ràng, minh bạch để giải quyết một số vấn đề phát sinh không thể khắc phục được như do thời tiết hay khủng hoảng kinh tế... làm chậm tiến độ của công trình.

 Cung cấp nguồn thông tin đáng tin cậy cho ban điều hành và các nhóm khác

 Gửi thông tin về dự án cho các cơ quan chuyên trách

 Truyền đạt các ý tưởng, quyết định của ban điều hành cho các nhóm

 Cung cấp, giải đáp thông tin cho báo chí và những người quan tâm

Hệ thống thông tin ra

STT Nơi nhận thông tin Phương thức Trách nhiệm Thời gian

1 Ban điều hành dự án Họp, văn bản, báo cáo. Ban quản lý dự án Từng tháng

2 Nhà đầu tư Bằng văn bản Ban quản lý dự án Từng tuần

3 Ban quản lý Tiếp xúc trực tiếp Ban quản lý dự án Thường xuyên

4 Cơ quan quản lý Văn bản Ban quản lý dự án Thường xuyên

5 Thành viên quản trị Văn bản Ban quản lý dự án Giai đoạn

6 Cho tổ chức khác Văn bản, trực tiếp Ban quản lý dự án Định kỳ

Hệ thống thông tin ra

b. Thông tin nội bộ

Nguồn thông tin nội bộ kịp thời, chính xác là một phần quan trọng đảm bảo cho quá trình thi công cụ thể diễn ra theo đúng kế hoạch, dự toán ban đầu.

Ban quản lý dự án trực tiếp hướng dẫn chương trình tới từng trưởng ban thuộc các bộ phận, sau đó các trưởng phòng sẽ chỉ đạo xuống từng nhân viên trong phòng của mình; các trưởng phòng cũng trực tiếp báo cáo tiến độ công việc cho ban quản lý.

Các trưởng ban thực hiện các công việc khác nhau thông tin qua lại với nhau một cách thường xuyên nhằm hợp tác chặt chẽ với nhau để thực hiện công việc hài hoà hơn.

Sơ đồ nguồn thông tin nội bộ

6.2. Phân phối thông tin

6.2.1. Phân phối thông tin

6.2.1.1. Đầu vào

Dựa trên kế hoạch thông tin đó được lập trước (như trên đó trình bày), cộng với các kết quả công việc, theo dõi được những thông tin nào vào, ra, cần lấy thông tin gì, ở đâu và đưa thông tin cho ai. Sau đó tổng hợp báo cáo đến các phòng ban thích hợp và thông qua đó, ban quản lý sẽ có những chỉ đạo, phân công, phân bổ công việc và thời gian thích hợp

6.2.1.2. Công cụ và kỹ thuật

- Kịp thời điều chỉnh khi có những thông tin khác với dự kiến ban đầu.

- Liên lạc giữa các bộ phận liên tục thông qua bộ đàm, điện thoại, trực tiếp, văn bản.

6.2.1.3. Đầu ra

- Các báo cáo thường xuyên cập nhật trong suốt quá trình thông tin.

6.2.2. Kiểm soát phân phối thông tin

6.2.2.1. Thông tin chung

Vì yêu cầu của dự án, các thông tin được công khai minh bạch cho tất cả các đối tượng. Thông tin trong giai đoạn tiến hành dự án đều được tuyên truyền trên các phương tiện báo chí. Ví dụ: Thông tin về thời gian dự án, tiến độ thực hiện dự án.....

6.2.2.2. Cấp thông tin chuyên môn

Ở cấp này, thông tin chuyên môn được truyền tới các ban liên quan. Thông tin về kỹ thuật mạng cũng được đặt ra để đảm bảo tính công bằng trong việc thực thi dự án. Ngoài ra còn mời các chuyên gia tư vấn và thiết kế để định hướng quy hoạch dự án. VD như Bản vẽ thiết kế tổng thể và chi tiết toàn bộ công trình được chuyển tới ban "Thiết kế và quy hoạch tổng thể", Tổng chi phí hoàn tất dự án được chuyển tới ban "Tài chính"....

6.2.2.3. Cấp thông tin tuyệt mật

Ở cấp độ này, thông tin chỉ có cấp lãnh đạo mới được quyền tiếp cận, cụ thể như thông tin về báo cáo tài chính thực tế và bảng cân đối kế toán thực tế, sự thay đổi nhạy cảm trong quá trình thực thi dự án, thông tin được thể hiện thông qua sơ đồ sau:

6.2.2.4. Truyền thông trong từng giai đoạn của dự án

a. Giai đoạn chuẩn bị

- Quảng bá trên các phương tiện thông tin đại chúng (Website, Truyền hình, Báo chí,...) để tìm kiếm các nhà tài trợ và thông báo điều kiện đấu thầu cho những người có nhu cầu tham gia.

- Liên hệ với các chuyên gia tư vấn và thiết kế.

b. Giai đoạn thực thi

- Thông báo tổ chức đấu thầu rộng rãi trong cả nước

- Thông báo đơn vị trúng thầu và thiết kế thực hiện dự án

- Báo cáo kết quả trúng thầu cho chủ đầu tư

c. Giai đoạn kết thúc

Thông báo về kết quả hoạt động của dự án.

6.3. Báo cáo tình hình hoạt động

 Báo cáo thường xuyên trong ngày với những sự cố phát sinh trong quá trình thi công.

 Báo cáo tiến độ thi công theo tuần, theo tháng.

 Báo cáo những công việc cụ thể sẽ thực hiện tiếp theo.

 Dựa vào báo cáo kết quả công việc của các bộ phận khác nhằm đánh giá tính hiệu quả hoặc những thiếu sót...

 Dự báo dự án, tiên đoán trạng thái tương lai của dự án dựa trên thông tin quá khứ và xu hướng phát triển cho tương lai.

 Tổ chức các buổi họp đánh giá hoặc đề xuất các phương án thay đổi (nếu cần)

6.4 Tổng kết hoạt động:

Quản trị thông tin có liên hệ mật thiết đối với các phần quản trị khác: quản trị nhân sự, quản trị rủi ro, quản trị chi phí.... Nếu hệ thống thông tin hoạt động thông suốt, độ chính xác cao, thời gian công bố thông tin phù hợp với tiến trình công việc sẽ giúp các bộ phận khác đạt hiệu quả công việc cao hơn. Ngược lại, nếu hệ thống thông tin bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng nhiều đến tiến độ công việc của toàn dự án. Vì vậy, trước hết cần có các công cụ thông tin đầy đủ, hiện đại để đảm bảo truyền tải thông tin một cách tốt nhất. Ngoài khuôn mẫu hệ thống thông tin sắp đặt sẵn, ban quản lý dự án cần có biện pháp xử lý đặc biệt riêng mỗi khi có sự cố thông tin đột xuất, khó kiểm soát để không ảnh hưởng đến sản phẩm của dự án.

Tóm lại, xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh là một phần không thể thiếu trong mỗi dự án và việc quản trị thông tin, đảm bảo duy trì hệ thống thông tin ấy hoạt động một cách hiệu quả thì càng quan trọng hơn nữa.

7. Quản trị rủi ro dự án

Quản trị rủi ro dự án là quá trình nhận dạng, phân tích nhân tố rủi ro, đo lường mức độ rủi ro, trên cơ sở đó lựa chọn, triển khai các biện pháp và quản lý các hoạt động nhằm hạn chế và loại trừ rủi ro, trong suốt vòng đời dự án.

Quản trị rủi ro là việc chủ động kiểm soát các sự kiện trong tương lai dựa trên cơ sở kết quả dự báo trước các sự kiện xảy ra mà không phải là sự phản ứng thụ động. Như vậy, một chương trình quản lý rủi ro hiệu quả không những làm giảm bớt sai sót mà còn làm giảm mức độ ảnh hưởng của những sai sót đó đến việc thực hiện các mục tiêu dự án.

Quản trị rủi ro là một quá trình bao gồm nhiều nội dung, nhiều khâu. Mỗi khâu cũng có một nội dung riêng, thực hiện tốt khâu này sẽ là tiền đề để thực hiện tốt các khâu sau. Các khâu công việc tạo nên một chu trình liên tiếp. Do đó quản trị rủi ro là một hệ thống các bước công việc, từ hoạt động xác định, nhận diện rủi ro đến phân tích đánh giá mức độ rủi ro, đề ra những giải pháp, chương trình để phòng chống rủi ro và quản lý các hoạt động quản lý rủi ro đó.

Chu trình các khâu công việc quản lý rủi ro

7.1. Lập kế hoạch rủi ro

Dự án là một tập hợp các yếu tố dự kiến trong tương lai, từ khi thực hiện dự án đến khi đi vào khai thác, thời gian hoàn vốn rất dài, do đó có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Để đảm bảo tính vững chắc về hiệu quả của dự án, phải dự đoán một số rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp kinh tế hoặc hành chính thích hợp, hạn chế thấp nhất các tác động rủi ro hoặc phân tán rủi ro cho các đối tác có liên quan đến dự án.

7.1.1. Phân loại rủi ro và mức độ ảnh hưởng

7.1.1.1. Nhận diện rủi ro

 Rủi ro từ phía nhà đầu tư.

 Rủi ro từ phía nhà thầu.

 Rủi ro từ nôi bộ bên trong Ban quản lý.

 Rủi ro từ yếu tố khách quan.

7.1.1.2. Mức độ ảnh hưởng của rủi ro

 Thay đổi quan trọng: lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng cho dự án, làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án.

 Thay đổi nhỏ: không làm thay đổi kết quả chung của dự án nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.

 Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua một điểm nào đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phục.

7.1.1.3. Xem xét tác động của rủi ro

 Ảnh hưởng tới công việc, thời gian.

 Ảnh hưởng tới kinh phí.

 Ảnh hưởng tới con người: phải làm thêm việc.

 Ảnh hưởng tới chất lượng bản thiết kế của dự án.

7.2. 1 Lập kế hoạch quản lý rủi ro

Các trường hợp rủi ro cơ bản:

(1) Rủi ro về yếu tố nhân lực

Rủi ro trong quá trình quản lý nhân lực:

 Thiếu lao động

 Trình độ lao động không đáp ứng được yêu cầu của công việc

 Trách nhiệm của người lao động không cao (rủi ro đạo đức),...

 Trùng lặp công tác

Giải pháp khắc phục:

 Tuyển chọn kỹ càng và chuẩn bị sẵn các nguồn lực thay thế (chú trọng khâu tuyển chọn đầu vào: thông qua kiểm tra trình độ năng lực).

 Tăng cường kiểm tra, giám sát về thông tin, thời gian, chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện dự án để tránh mọi hành vi gian lận, tham ô.

 Tạo môi trường làm việc thân thiện, thuận tiện để kích thích tinh thần làm việc của nhân viên.

(2) Rủi ro giữa các bộ phận

Yếu tố rủi ro:

 Thông tin đến và đi không đầy đủ hoặc sai lệch.

 Chậm tiến độ do việc phối hợp giữa các bộ phận không ăn khớp.

 Một số chi tiết của bản thiết kế chưa phủ hợp với địa hình thực tế.

Giải pháp khắc phục:

 Thường xuyên kiểm tra độ chính xác của các thông tin theo phương pháp đa phương.

 Kiểm tra sự ăn khớp giữa thông tin đến và đi.

 Giao nhiệm vụ rõ ràng cho người quản trị thông tin.

 Điều chỉnh ngay khi phát hiện sai sót.

 Lên lịch trình cho công việc cụ thể, khoa học, hợp lý bằng văn bản tạo cho việc thực hiện các công việc không bị chồng chéo, ảnh hưởng lẫn nhau.

 Khảo sát thực địa rõ ràng, chi tiết trước khi tiến hành vẽ kỹ thuật (sử dụng nhân lực có trình độ chuyên môn tốt.)

 Ứng dụng khoa học kỹ thuật vào các công đoạn của dự án.

(3) Rủi ro về tài chính

Yếu tố rủi ro:

 Lãi suất ngân hàng thay đổi.

 Lạm phát xảy ra.

 Chi phí dự phòng không đủ.

 Tăng thuế suất.

Giải pháp giảm thiểu:

 Theo dõi thường xuyên tình hình nền kinh tế thị trường và đưa ra dự báo trước đối với những sự kiện này tăng hay giảm trong thời gian thực thi dự án.

 Lập kế hoạch dự phòng.

(4) Rủi ro về phía chủ đầu tư

Yếu tố rủi ro:

 Chủ đầu tư chậm rót vốn, làm chậm tiến độ thi công.

 Thời gian hoàn thành của dự án phải rút ngắn do yêu cầu của chủ đầu tư.

 Nhà đầu tư bị phá sản dẫn đến dự án bị đình laị giữa chừng.

Giải pháp:

 Thảo hợp đồng chi tiết rõ ràng, quy định rõ ràng trách nhiệm ràng buộc giữa các bên.

 Lập quỹ dự phòng.

 Phải nắm bắt được tình hình tài chính của chủ đầu tư và quá trình giải ngân.

 Đưa ra cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo luật định.

 Nghiên cứu kĩ sơ đồ công việc và dòng thời gian để rút ngắn các công việc và thời gian theo ý chủ đầu tư, nhưng phải đảm bảo chất lượng cho công trình.

(5) Các rủi ro khác

Yếu tố rủi ro:

 Xảy ra cháy nổ hoả hoạn do nhiều nguyên nhân.

 Thời gian thực hiện dự án bị thay đổi do yếu tố thời tiết.

 Các thay đổi về chính sách

Giải pháp:

 Đàm phán trong hợp đồng kết quả của quá trình khảo sát.

 Xin ý kiến chỉ đạo của các cơ quan ban ngành có thẩm quyền.

 Nghiên cứu thực địa kỹ lưỡng trước khi thi công.

 Trang bị đầy đủ các thiết bị dự phòng, phòng chống cháy nổ ngay tại chỗ như bình cứu hoả, hệ thống báo động...

 Bộ phận an ninh và kỹ thuật phải thường xuyên kiểm tra hệ thống điện và các thiết bị an toàn.

 Thường xuyên tìm hiểu thu thập thông tin và dự đoán trước những thay đổi có thể xảy ra, từ đó lập sẵn sàng kế hoạch thay đổi.

 Lập quỹ dự phòng rủi ro

7.2. Quản lý rủi ro

(1): Nhận diện.

(2, 3, 4): Lượng hóa

(5, 6): Biện pháp đối phó và quy trách nhiệm

 H : Mức Cao

 M: Mức Trung bình

 L : Mức Thấp

Nhận diện rủi ro

(1) Khả năng xảy ra

(2) Tác động

(3) Mức độ ảnh hưởng

(4) Biện pháp đối phó

(5) Trách nhiệm quản lý

(6)

A1. Chủ đầu tư chậm góp vốn, làm chậm tiến độ. Cố tình không giải ngân H H H

Thảo hợp đồng chi tiết rõ ràng, ràng buộc giữa các bên

Lập quỹ dự phòng.

Thường xuyên liên lạc với chủ đầu tư để nắm bắt tình hình tài chính, quá trình giải ngân. Ban quản lý và ban tài chính

A2. Thời gian hoàn thành phải rút ngắn do yêu cầu của nhà đầu tư M H H

Đàm phán lại.

Phân tích, nghiên cứu kỹ sơ đồ mạng, tuyến chốt của lịch trình để có thể rút ngắn được thời gian theo yêu cầu của chủ đầu tư.

Thoả thuận với chủ đầu tư về giá cả và chất lượng. Ban quản lý

A3. Chủ đầu tư thay đổi tiêu chí và yêu cầu dẫn đến bản thiết kế không được lựa chọn M H H

Yêu cầu chủ đầu tư cung cấp đầy đủ thông tin và yêu cầu của mình.

Đưa ra nhiều phương án thiết kế ngay từ đầu để nhà đầu tư lựa chọn

Tư vấn và thuyết phục và góp ý kiến để chủ đầu tư thống nhất về mặt ý tưởng.

Có hợp đồng thoả thuận giữa chủ đầu tư và ban quản trị dự án, nêu rõ ý tưởng và trách nhiệm của từng bên nếu có thay đổi về thiết kế hay kế hoạch. Ban Quản lý

A4.Nhà đầu tư bị phá sản dẫn đến dự án bị đình lại giữa chừng L H H

Tìm hiểu kỹ về tình hình tài chính của chủ đầu tư.

Đưa ra cơ quan chức năng để giải quyết Ban quản lý và ban tài chính

B1.Chậm tiến độ thiết kế M L M

Thường xuyên trao đổi thông tin và giám sát tiến độ của nhà thầu. Đôn đốc và có biện pháp cảnh cáo theo hợp đồng. Ban thiết kế và nhà thầu

B2.Thiết kế không phù hợp với không gian, thiết kế không đúng kỹ thuật L H H

Thường xuyên trao đổi thông tin và yêu cầu đối với ban thiết kế và nhà thầu. Ban thiết kế và nhà thầu cung cấp dịch vụ

B3.Nhà thầu bị phá sản dẫn đến dự án bị đình lại giữa chừng M H H

Tìm một nhà thầu thiết kế khác, quyết tóan và yêu cầu nhà thầu cũ bồi thường. Ban quản lý và ban tài chính

C1. Nhân viên thiếu tinh thần trách nhiệm, kỹ năng làm việc nhóm, sự cố gắng trong công việc. Sự thay đổi nhân sự (nghỉ đẻ, tai nạn...) L H H

Tuyển dụng nhân viên kỹ càng về trình độ và phẩm chất.

Tạo động lực cho nhân viên bằng nhiều chính sách quan tâm thích đáng đối với người thực hiện dự án. Ban điều hành hoặc phòng nhân sự cuả nhà trường

C2.Dự án bị chậm tiến độ do việc phối hợp giữa các bộ phận không được ăn khớp, công việc bị chồng chéo, phải chờ đợi L M M

Thực hiện phân tách công việc rõ ràng, hợp lý, khoa học từng công việc.

Khi phát sinh rủi ro phải phối hợp với các nhóm thực hiện điều chỉnh để không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Ban điều hành phải thường xuyên theo dõi, giám sát, quản lý hợp tác giữa các nhóm. Ban điều hành

C3.Thông tin không đầy đủ và sai lệch. M H H

Phải thường xuyên kiểm tra độ chính xác của các thông tin, giao nhiệm vụ rõ ràng cho từng người trong bộ phận thông tin.

Thường xuyên liên lạc với nhau để ăn khớp về mặt thông tin đạt hiệu quả cao trong công việc.

C4.Bản thiết kế bị thất lạc, dữ liệu trong máy bị mất L H H

Mã hoá và lưu trữ tài liệu cẩn thận, có thiết kế dự phòng đối với các tài liệu quan trọng.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ tài liệu. Nhân viên trực tiếp liên quan

D1. Ngân hàng mà công ty mở tài khoản bị phá sản L H H

Luôn cập nhật thông tin từ nhiều nguồn giữa các ngân hàng.

Mở tài khoản ở nhiều hơn một ngân hàng để tránh tình trạng sẽ mất tất cả khi chỉ có một tài khoản ở một ngân hàng duy nhất. Ban quản lý và ban tài chính

D2. Chính sách của chính phủ thay đổi L H H

Thường xuyên cập nhật thông tin và dự đoán trước những thay đổi.

Liên hệ thường xuyên với chính quyền địa phương và các cấp có liên quan Ban Quản lý

D3. Xảy ra cháy nổ, hoả hoạn L H H

Bộ phận an ninh và kỹ thuật phải thường xuyên kiểm tra hệ thống điện và tất cả các thiết bị an toàn.

Cung cấp và trang bị các kiến thức cơ bản về phòng tránh cháy nổ cho tất cả các nhóm. Bộ phận an ninh kỹ thuật của công ty

D4. Thời tiết xấu ảnh hưởng tới việc quy hoạch dự án L L L Theo dõi dự báo thời tiết trong thời gian dài để lập lịch trình công việc cho hợp lý, có những chuẩn bị chu đáo đề phòng thời tiết xấu.

D5. Sự phá hoại của phần tử xấu L H H

Cao Lường trước các khả năng phá hoại để có biện pháp phòng ngừa và đối phó kịp thời.

Các thông tin quan trọng phải được bảo mật cẩn thận.

Kết hợp với chính quyền địa phương để hoàn thành dự án. Phòng ban bảo vệ, an ninh thuộc công ty.

7.3. Kiểm soát rủi ro

Hiện nay một số rủi ro đã được quy định bắt buộc phải có biện pháp xử lý như: đấu thầu, bảo hiểm xây dựng, bảo lãnh hợp đồng. Chính vì vậy việc kiểm soát những rủi ro trên phải được đặt lên hàng đầu đối với dự án.

Theo dõi và kiểm tra thường xuyên để phản ứng kịp thời khi rủi ro xảy ra và có thể kiểm sóat được những thay đổi tạo rủi ro trong cả vòng đời dự án.

Lập kế hoach đầu tư phải xuất phát từ tình hình cung, cầu của thị trường để có phương hướng đầu tư cụ thể mang lại hiệu quả đầu tư cao, tránh được các yếu tố rủi ro từ bên ngoài của dự án.

Mức độ sai lệch về rủi ro so với dự kiến của các yếu tố ảnh hưởng đến dự án trong những tình huống xấu thường được chọn từ 10% - 20% dựa trên cơ sở phân tích cụ thể những tình huống đó.

Nếu dự án vẫn đạt được hiệu quả kể cả trong trường hợp có nhiều bắt trắc phát sinh đồng thời thì đó là những dự án có độ an toàn cao. Trong trường hợp ngược lại, cần phải xem xét lại khả năng xảy ra các tình huống xấu đó để đề xuất các biện pháp hữu hiệu nhằm khắc phục hay hạn chế kịp thời những rủi ro.

7.3.1. Những rủi ro cần kiểm soát nhất

 Rủi ro chậm tiến độ thiết kế: chậm kế hoạch đấu thầu, chọn thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng...

 Rủi ro vượt mức độ đầu tư: phát sinh tăng giá máy móc, nội thất, nhân công tăng...

 Rủi ro về tài chính: như thiếu vốn, giải ngân không đúng tiến độ...

 Rủi ro bất khả kháng từ bảo hiểm.

 Rủi ro về quản lý điều hành: năng lực điều hành, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của đội quản lý dự án...

 Rủi ro do mức độ sai lệch của các yếu tố so với dự kiến ban đầu của dự án.

7.3.2. Thủ tục kiểm soát thay đổi và rủi ro

Biểu mẫu kiểm soát, theo dõi thay đổi hoặc gọi là "Nhật ký kiểm soát thay đổi".

Ngày tháng Mô tả rủi ro Phân tích tác động Mức ưu tiên Người khởi đầu Người chịu trách nhiệm Đồng ý? Ngày hiệu lực

7.3.3. Phương pháp kiểm soát rủi ro

Thông qua các cuộc họp có sự tham gia của nhiều thành phần với những chức năng và quan điểm khác nhau để hạn chế rủi ro. Với ưu thế số đông sẽ tính toán trước 1 cách tương đối những sai lệch trong dự án. Đồng thời tích cực xác định căn nguyên của những rủi ro này.

Phân chia trách nhiệm, xử lý rủi ro nghiêm trọng cho từng thành viên.

Trong trường hợp rủi ro đã xảy ra, hậu quả kéo theo những khoản chi phí phát sinh khá lớn làm chậm trễ lịch trình hoặc phá hỏng kết quả sau cùng thì áp dụng những phương pháp quản lý có khả năng thích ứng với hoàn cảnh như sau:

 Tăng số lượng thành viên tham gia vào các nhiệm vụ nhỏ.

 Khuyến khích bàn giao kết quả sớm.

 Tuyển thêm hoặc huấn luyện những người có khả năng học hỏi và thích nghi với tình hình mới.

Giảm tính phụ thuộc vào các công cụ ra quyết định có tính dự báo.

Sửa đổi lại các ước lượng thời gian và chi phí.

Đề xuất kế hoạch dự phòng, kinh phí dự phòng.

Chi tiết các rủi ro

BẢNG ƯỚC TÍNH RỦI RO

Đơn vị: VNĐ

STT Loại rủi ro (1) Xác xuất xảy ra (2) Ước tính rủi ro (theo đơn vị tiền tệ) (3) Phần bù rủi ro ước tính (2)x(3)

1 Trong quá trình thiết kế, vật liệu thiết kế bị hao mòn, thất thoát không rõ nguyên nhân. 5% 120,000,000 6,000,000

2 Thời gian thực hiện dự án bị thay đổi do yếu tố thời tiết. 10% 50,000,000 5,000,000

3 Điều kiện địa chất có những điểm không lường trước được. 5% 40,000,000 2,000,000

4 Lạm phát. 10% 80,000,000 8,000,000

5 Tăng thuế suất 5% 25,000,000 1,250,000

6 Biến động lãi suất ngân hàng 5% 60,000,000 3,000,000

7 Thiết bị, maý móc, dụng cụ bị mất cắp 7% 70,000,000 4,900,000

8 Quá trình thực hiện phát hiện khu đất quy hoạch là khu di tích lịch sử, nghĩa địa, công trình quốc phòng, ... 2% 30,000,000 600,000

9 Ngân hàng mà công ty mở tài khoản bị phá sản 1% 800,000,000 8,000,000

10 Xảy ra cháy nổ, hoả hoạn do nhiều nguyên nhân 5% 35,000,000 1,750,000

11 Sự phá hoại của phần tử xấu. 5% 40,000,000 2,000,000

12 Tổng 100% 42,500,000

8. Quản trị hợp đồng

8.1 Các điều kiện chung của hợp đồng

• Ngôn ngữ sử dụng và Luật áp dụng: Ngôn ngữ của hợp đồng là tiếng việt, luật điều chỉnh hợp đồng là Luật Việt Nam.

• Bảo đảm thực hiện hợp đồng

 Nhà thầu phải thực hiện biện pháp đảm bảo hợp đồng theo dung nội dung yêu cầu nêu trong điều kiện của hợp đồng, để đảm bảo nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong việc thực hiện hợp đồng.

 Bảo đảm thực hiện hợp đồng sẽ trả cho nhà đầu tư một khoản bồi thường cho bất cứ lỗi phát sinh nào từ nhà thầu khi nhà thầu không hoàn thành trách nhiệm và nghĩa vụ của mình nêu trong hợp đồng.

 Chủ đầu tư phải hoàn tất đảm bảo thực hiện hợp đồng của nhà thầu trong thời hạn quy định ở điều kiện hợp đồng.

 Hình thức hợp đồng: Hình thức hợp đồng quy định tại điều kiên hợp đồng

• Bồi thường thiệt hại.

 Chủ đầu tư phải bồi thường và gánh trách nhiệm những tổn hại cho nhà thầu, các nhân viên của nhà thầu đối với các thiệt hại, mất mát, chi phí liên quan do lỗi cố ý vi phạm hợp đồng của chủ đầu tư, nhân viên của chủ đầu tư.

8.2. Điều kiện thực hiện tiến độ dự án.

• Trình tự thực hiện các công việc của nhà thầu và thời gian thi công dự tính mỗi giai đoạn của công trình, quá trình và thời gian kiểm tra, kiểm định nêu rõ trong hợp đồng.

• Thay đổi thời gian thực hiện hợp đồng

 Chủ đầu tư và nhà thầu sẽ thương thảo về việc gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng.

 Chủ đầu tư có thể yêu cầu nhà thầu hoãn việc khởi công hay làm chậm lại tiến độ thi công của bất kì công việc nào trong công trình.

 Trường hợp cần rút ngắn thời gian thực hiện hợp đồng, chủ đầu tư phải tiến hành thương thảo với nhà thầu về các nội dung liên quan.

 Dự báo về sự cố: Nhà thầu dự báo sớm cho chủ đầu tư về các sự cố có thể sắp xảy ra mà ảnh hưởng xấu đến chất lượng công trình.

8.3. Điều kiện quản lý chi phí

• Phương thức thanh toán: Thanh toán bằng đồng Việt Nam, theo hình thức chuyển khoản qua Ngân hàng.

8.4 .Các điều khoản chung.

• Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh những nội dung của hợp đồng đã ký kết, trên tinh thần hợp tác bình đẳng. Trong quá trình thực hiện dự án nếu có gì vướng mắc phát sinh thì 2 bên có trách nhiệm thông báo cho nhau bằng văn bản và phải được cả hai bên xác nhận, không đơn phương thay đổi hoặc chấm dứt hợp đồng; Các văn bản này là một phần không thể tách rời của Hợp đồng. Trường hợp hai bên không tự giải quyết được thì sẽ giải quyết tại Toà kinh tế Thành phố Hà Nội, án phí do bên có lỗi chịu.

• Các quy định của nhà nước, pháp luật không nêu tại Hợp đồng này, các bên cam kết tôn trọng thực hiện.

• Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và được lập thành 08 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Bên A giữ 06 bản, Bên B giữ 02 bản.

8.5 .Thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng.

• Việc thương thảo, hoàn thiện hợp đồng để ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu phải dựa trên cơ sở sau đây:

• Kết quả đấu thầu được duyệt.

• Mẫu hợp đồng đã điền đầy đủ các thông tin cụ thể của gói thầu.

• Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu.

• Các nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu và giải thích làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu (nếu có).

• Các nội dung cần được thương thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu.

• Kết quả thương thảo, hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để nhà đầu tư và nhà thầu tiến hành ký kết hợp đồng.

• Trường hợp việc thương thảo, hoàn thiện hợp đồng không thành thì chủ đầu tư phải báo cáo cho người có thẩm quyền xem xét việc lựa chọn nhà thầu xếp hạng tiếp theo. Việc xây dựng hợp đồng phải tuân theo những nguyên tắc xây dựng, nội dung, hình thức của hợp đồng của Luật Đấu thầu.

8.6 Giám sát thực hiện, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.

• Giám sát

 Sau khi hợp đồng được ký kết, chủ đầu tư giao cho ban kiểm tra thực hiện giám sát và kiểm tra quá trình thực hiện hợp đồng của nhà thầu nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng như điều khoản ghi trong hợp đồng.

 Ban giám sát phải đảm bảo công tâm, khách quan, có kinh nghiệm chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ và phải chịu trách nhiệm với ban quản lý dự án, chủ đầu tư và trước pháp luật.

• Nghiệm thu.

 Việc nghiệm thu từng phần hay toàn bộ hợp đồng phải được tiến hành phù hợp với nội dung hợp đồng đó ký kết.

 Bộ phận nghiệm thu phải đảm bảo công tâm, trung thực, khách quan, có đủ năng lực, kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn.

 Bộ phận nghiệm thu công trình phải độc lập với nhà thầu và bộ phận giám sát, chịu trách với chủ đầu tư và với pháp luật về kết quả nghiệm thu.

• Thanh lý hợp đồng.

 Xác minh sản phẩm cuối cùng để từ đó xác định tất cả các công việc có được thực hiện đúng và thỏa mãn yêu cầu của hợp đồng không.

 Tổng kết những hoạt động về quản lý hành chính, cập nhật hồ sơ nhằm phản ánh chính xác, đầy đủ kết quả cuối cùng.

 Việc thanh lý hợp đồng phải được thực hiện xong trong thời hạn 45 ngày kể từ khi ban quản lý dựa án và nhà thầu hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng. Trường hợp gói thầu phức tạp có thể kéo dài thời hạn thanh lý hợp đồng nhưng không quá 90 ngày.

 Thanh lý hợp đồng phải có biên bản thanh lý hợp đồng với chữ ký hợp lệ của hai bên.

Tiến hành lưu trữ thông tin liên quan: để sử dụng trong tương lai.

9.Quản trị đấu thầu dự án

9.1 Lập kế hoạch đấu thầu

* Thông tin dự án:

Tên dự án: Trung tâm Bách Niên

Tổng vốn đầu tư dự kiến: 45 tỷ

Diện tích đất sử dụng: 6600 m2

Số lượng người già: 150 cụ/năm.

Chủ đầu tư : tập đoàn xây dựng số 2

Bên mời thầu : Nhóm 6 - Lớp quản lý dự án, trường Đại học Thăng Long

Hình thức đấu thầu: Đấu thầu rộng rãi.

Phương thức đấu thầu: Đấu thầu 1 túi hồ sơ.

Thời gian lựa chọn nhà thầu: Trong 30 ngày.

*Trình tự thực hiện:

Chuẩn bị đấu thầu

Mở thầu

Đánh giá hồ sơ dự thầu

Thẩm đinh và phê duyệt

Thông báo kết quả

Thương thảo và kí hợp đồng

*Thông tin gói thầu:

Tên gói thầu : Gói thầu xậy dựng trung tâm chăm sóc sức khỏe và tinh thần ng cao tuổi. Gói thầu này được chia ra làm các gói thầu nhỏ sau:

10. Gói 1: gói thầu xây dựng khu nhà an dưỡng: khu điều dưỡng dịch vụ, khu nuôi dưỡng dịch vụ, khu phục vụ. Giá:

11. Gói 2: gói thầu xây dựng khu nhà hành chính và căn hộ cho thuê. Giá:

12. Gói 3: gói thầu xây dựng khu công trình công cộng: khu vui chơi, khu đất cây xanh, ao cá, vườn, đường xá trong trung tâm. Giá:

* Chỉ dẫn nhà thầu:

 Địa điểm bán hồ sơ: trụ sở ban quản lý, số 5, Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội

 Thời gian bán hồ sơ: .

 Thời gian mở thầu: 15 ngày sau khi bán hồ sơ mời thầu.

 Giá hồ sơ mời thầu: 1,000,000 đồng/ bộ.

 Hồ sơ mời thầu có hiệu lực 180 ngày kể từ ngày đóng thầu.

Sau khi lập xong, kế hoạch đấu thầu được trình cho chủ đầu tư phê duyệt trong vòng 10 ngày, sau đó chúng tôi tiến hành tổ chức đấu thầu.

9.2. Quản lý đấu thầu

9.2.1. Lập hồ sơ mời thầu

Hồ sơ mời thầu bao gồm:

-Th¬ư mời thầu;

- Mẫu đơn dự thầu;

- Chỉ dẫn đối với nhà thầu( như trên)

- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo chỉ dẫn kỹ thuật.

- Tiến độ thi công;

- Tiêu chuẩn đánh giá : đánh giá dựa vào 3 tiêu chuẩn : kinh nghiêm , năng lực tài chính, và yêu cầu kĩ thuật.

* Kinh nghiệm và năng lực nhà thầu:

Có kinh nghiệm đã thực hiện các dự án có yêu cầu kỹ thuật ở vùng địa lý và hiện trường tương tự

Yêu cầu có ít nhất 4 kỹ sư có 3 năm kinh nghiệm trở lên chịu trách nhiệm giám sat thực hiện.

* Năng lực tài chính :

Giá chào và biểu giá chi tiết phải phù hợp, đồng thời phải đảm bảo các tiêu chuẩn chung về mặt kỹ thuật, chất lượng mà hồ sơ mời thầu đặt ra.

Có đủ năng lực tài chính để thực hiện xong toàn bộ gói thầu đúng tiến độ: Báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm liền dương.

Phương thức thanh toán: chuyển khoản qua ngân hàng.

Đồng tiền sử dụng trong dự thầu: VNĐ.

* Yêu cầu kĩ thuật :

Mức độ đáp ứng đối với các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng vật tư thiết bị nêu trong hồ sơ thiết kế;

Tính hợp lý và khả thi của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức thi công;

Bảo đảm điều kiện vệ sinh môi trường và các điều kiện khác như phòng cháy, an toàn lao động;

Mức độ đáp ứng của thiết bị thi công (số lượng, chủng loại, chất lượng và tiến độ huy động), nhân lực thi công;

Các biện pháp đảm bảo chất lượng

-Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng;

-Mẫu bảo lãnh dự thầu;

-Mẫu thỏa thuận hợp đồng;

-Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

9.2.2. Thông báo mời thầu:

Sau khi kế haoch đấu thầu và hồ sơ mời thầu được duyệt, thông báo mới thầu sẽ được thông báo trên website: www.mpi.gov.vn, www.hapi.gov.vn và www.dauthau.mpi.gov.

Thông tin mời thầu nêu khái quát nội dung công trình đấu thầu thực hiện như quy định tại công văn hướng dẫn số 7304/BKH-QLĐT ngày 16/11/2004 và công văn số 8183/BKH-QLĐT ngày 20/12/2004 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cụ thể thông báo mời thầu

9.2.3 Tổ chức đấu thầu:

Việc tổ chức đấu thầu được thực hiện theo các nội dung sau:

Lập hồ sơ mời thầu:

Phê duyệt hồ sơ mời thầu

Phát hành hồ sơ mời thầu

Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu

Mở thầu:

Đánh giá hồ sơ dự thầu

Thẩm định và phê duyệt

Thông báo kết quả

9.2.4 Đánh giá hồ sơ dự thầu:

Dựa vào mẫu báo cáo đánh giá HSDT được ban hành căn cứ vào Nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 5/5/2008 của Chính Phủ và được áp dụng cho việc đánh giá HSDT của tổ chuyên gia đấu thầu hoặc tổ chức, đơn vị trực tiếp thực hiện công tác đánh giá HSDT đối với các gói thầu, tạo hiệu quả cho công tác đấu thầu

Báo cáo đánh giá HSDT là căn cứ để chủ đầu tư lập báo cáo kết quả đấu thầu trình người quyết định đầu tư hoặc người được ủy quyền xem xét, quyết định nhà trúng thầu. Việc ban hành mẫu báo cáo đánh giá tạo thuận lợi cho việc đánh giá và lập báo cáo đánh giá HSDT của tổ chuyên gia đấu thầu, tạo hiệu quả cho công tác đấu thầu.

9.2.5 Thẩm định và phê duyệt:

Ban quản lý dự án có trách nhiệm lập hồ sơ báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu để chủ đầu tư xem xét và trình cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền xem xét, quyết định:

Thành phần hồ sơ bao gồm:

- Tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả đấu thầu của chủ đầu tư;

- Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của các gói thầu;

- Quyết định đầu tư dự án; Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu; Quyết định phê duyệt đề cương nhiệm vụ, giá gói thầu đối với các gói thầu tư vấn;

- Báo cáo của chủ đầu tư về lựa chọn danh sách nhà thầu để mời tham gia đấu thầu .

- Quyết định thành lập tổ chuyên gia đấu thầu; hợp đồng thuê tư vấn đấu thầu, tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp (nếu có);

- Danh sách các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, biên bản mở thầu;

- Các hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu làm rõ, sửa đổi bổ sung liên quan;

- Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của tổ chuyên gia đấu thầu, tư vấn đấu thầu, tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp (nếu có);

- Văn bản duyệt các nội dung của quá trình thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định;

- Các văn bản pháp lý có liên quan (nếu có);

- Thẩm định và phê duyệt kế hoạch đấu thầu;

- Thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu;

- Thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;

9.2.6 Thông báo kết quả:

- Ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, bên mời thầu gửi văn bản thông báo kết quả đấu thầu cho các nhà thầu tham dự thầu (bao gồm cả nhà thầu trúng thầu và nhà thầu không trúng thầu). Trong thông báo kết quả đấu thầu, bên mời thầu không giải thích lý do đối với nhà thầu không trúng thầu.

- Bên mời thầu gửi thông báo trúng thầu bằng văn bản tới nhà thầu trúng thầu kèm theo dự thảo hợp đồng theo Mẫu được quy định trong hồ sơ mời thầu đã được điền các thông tin cụ thể của gói thầu và kế hoạch thương thảo, hoàn thiện hợp đồng, trong đó nêu rõ những vấn đề cần trao đổi khi thương thảo, hoàn thiện hợp đồng.

9.3 Giám sát thực hiện, nghiệm thu hợp đồng đấu thầu:

1. Việc giám sát thực hiện hợp đồng được thực hiện theo quy định sau đây:

a) Chủ đầu tư chịu trách nhiệm giám sát nhà thầu trong việc thực hiện hợp đồng;

b) Cá nhân được giao nhiệm vụ giám sát thực hiện hợp đồng phải bảo đảm công tâm, trung thực, khách quan, có đủ năng lực, kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ và phải chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ của mình;

c) Nhà thầu tư vấn giám sát thi công thiếu trách nhiệm hoặc thông đồng với nhà thầu xây dựng xác nhận sai khối lượng, chất lượng công trình thì nhà thầu tư vấn và nhà thầu xây dựng phải bồi thường thiệt hại và bị xử lý theo quy định tại Điều 75 của Luật này và quy định của pháp luật có liên quan;

d) Cộng đồng dân cư tham gia giám sát hoạt động đấu thầu theo quy định của Chính phủ.

2. Việc nghiệm thu hợp đồng được thực hiện theo quy định sau đây:

a) Việc nghiệm thu từng phần hay toàn bộ hợp đồng phải được tiến hành phù hợp với nội dung hợp đồng đã ký kết;

b) Cá nhân tham gia vào quá trình nghiệm thu phải bảo đảm công tâm, trung thực, khách quan, có đủ năng lực, kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ của mình.

LỜI KẾT

Người cao tuổi là lớp người có nhiều cống hiến và hy sinh cho xã hội. Họ xứng đáng được quan tâm, chăm sóc và an dưỡng tuổi già. Trung tâm Bách Niên ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu đó của họ, mặt khác gián tiếp tạo điều kiện cho những bậc con cháu có thể an tâm công tác và đóng góp cho xã hội. Ngoài ra, trung tâm đại diện cho hệ tương tưởng truyền thống của dân tộc Việt Nam, "uống nước nhớ nguồn".

Dự án Quy hoạch Trung tâm Bách Niên là bước đầu trong quá trình xây dựng và phát triển Trung tâm Bách Niên. Đây cũng là bước quan trọng có tính quyết định đến sự thành bại của quá trình. Kết quả của dự án này chính là nền tảng để tiếp tục các dự án tiếp xây dựng tiếp theo sau. Quá trình quản lý dự án này vì thế cũng là một công tác trọng yếu, đảm bảo cho dự án hoàn thành tốt đẹp từ bước đầu cho tới giai đoạn kết thúc.

Sau thời gian tìm hiểu và làm thảo luận về quản lý dự án, chúng em đã phần nào hiểu được những nguyên tắc thiết yếu của việc quản lý. Đây là công tác mà người làm quản lý phải có con mắt thao lược, lường trước được mọi kết quả và hậu quả, nhìn nhận được khái quát toàn bộ quá trình làm dự án. Tuy đã cố gắng hết sức nhưng chúng em cũng không thể tránh được các sai sót. Chúng em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thày và các bạn để thu nhận thêm được các kiến thức và hoàn thiện lại bài làm.

Chúng em xin cám ơn!

Nhóm 6 - lớp Quản lý dự án - sáng thứ 2

PHỤ LỤC

I. Công thức tính thời gian:

Ghi chú công thức:

Trong đó:

te là thời gian dự tính (expected time)

to là thời gian lạc quan (optimistic time)

tm là thời gian thường gặp (most likely time)

tp là thời gian bi quan (pessimistic time )

Phương sai:

Độ lệch chuẩn:

II. Ma trận rủi ro bảng phân loại độ nguy hiểm của rủi ro.

MA TRẬN RỦI RO BẢNG PHÂN LOẠI ĐỘ NGUY HIỂM CỦA RỦI RO

Khả năng xảy ra Tác động đến dự án

Thấp Trung bình Cao

70 - 90% Trung bình (TB) Cao Không chấp nhận(KCN)

30 - 60% Thấp Cao Không chấp nhận(KCN)

0 - 20% Thấp Trung bình(TB) Cao

Xác suất < 10% 10% -20% 20% - 30%

Đánh giá Thấp Trung bình Cao

III. Một số biểu mẫu

1. Bảng dữ liệu đấu thầu

Mục Khoản Nội dung

1 1 - Tên gói thầu: __________ [Nêu tên gói thầu theo kế hoạch đấu thầu được duyệt]

- Tên dự án: __________ [Nêu tên dự án được duyệt]

- Nội dung gói thầu: ______ [Nêu nội dung yêu cầu]

2 Thời gian thực hiện hợp đồng: _______________

[Nêu cụ thể thời gian theo kế hoạch đấu thầu được duyệt]

3 Nguồn vốn để thực hiện gói thầu: ____________

[Nêu rõ nguồn vốn hoặc phương thức thu xếp vốn để thanh toán cho nhà thầu; trường hợp sử dụng vốn ODA thì phải nêu rõ tên nhà tài trợ vốn và cơ cấu nguồn vốn (ngoài nước, trong nước)]

2 1 Tư cách hợp lệ của nhà thầu: __________________

[Tùy theo tính chất của gói thầu mà nêu yêu cầu về tư cách hợp lệ của nhà thầu trên cơ sở tuân thủ quy định tại Điều 7 của Luật Đấu thầu, chẳng hạn yêu cầu nhà thầu phải cung cấp bản sao được chứng thực của một trong các loại văn bản sau: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư, Quyết định thành lập hoặc Giấy đăng ký hoạt động hợp pháp, chứng chỉ hành nghề...

Nhà thầu nộp bản chụp một trong các tài liệu sau đây để chứng minh nhà thầu không bị cơ quan có thẩm quyền kết luận nhà thầu đang lâm vào tình trạng phá sản, nợ đọng không có khả năng chi trả, đang trong quá trình giải thể:

- Báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc được cơ quan có thẩm quyền xác nhận theo quy định của pháp luật;

- Tờ khai tự quyết toán thuế hàng năm theo quy định của pháp luật về thuế (có xác nhận của cơ quan thuế là đã nộp tờ khai);

- Biên bản kiểm tra quyết toán thuế của nhà thầu (nếu có).

Đối với gói thầu tư vấn trong hoạt động xây dựng, nêu yêu cầu về việc nhà thầu phải đáp ứng điều kiện năng lực hoạt động xây dựng phù hợp với loại, cấp công trình và loại công việc tư vấn theo quy định của pháp luật về xây dựng.

Đối với gói thầu ODA nêu yêu cầu theo quy định của nhà tài trợ].

2 Bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu: __________________

[Tùy theo yêu cầu của gói thầu mà nêu yêu cầu trên cơ sở tuân thủ nội dung về bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu theo quy định tại Điều 11 của Luật Đấu thầu và Điều 3 của Nghị định 58/CP]

3 - Địa chỉ bên mời thầu: ______ [Nêu địa chỉ bên mời thầu]

- Thời gian nhận được văn bản yêu cầu giải thích làm rõ HSMT không muộn hơn ____ ngày trước thời điểm đóng thầu.

[Tùy theo tính chất của gói thầu mà ghi số ngày cụ thể cho phù hợp].

4 Tài liệu sửa đổi HSMT (nếu có) sẽ được bên mời thầu gửi đến tất cả các nhà thầu nhận HSMT trước thời điểm đóng thầu tối thiểu ______ ngày.

[Ghi số ngày cụ thể, nhưng phải đảm bảo đủ thời gian để nhà thầu hoàn chỉnh HSDT và không được quy định ít hơn 10 ngày].

5 Ngôn ngữ sử dụng: _______________________

[Nêu cụ thể ngôn ngữ sử dụng. Đối với đấu thầu trong nước là tiếng Việt. Đối với đấu thầu quốc tế, HSMT có thể được lập bằng tiếng Anh hoặc bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Trường hợp HSMT bằng tiếng Anh thì cần quy định HSDT phải bằng tiếng Anh. Trường hợp HSMT bằng tiếng Việt và tiếng Anh thì cần quy định nhà thầu có thể lựa chọn một trong hai thứ tiếng (tiếng Việt hoặc tiếng Anh) để lập HSDT. Đối với các tài liệu khác có liên quan thì cần yêu cầu giới hạn trong một số loại ngôn ngữ thông dụng, nếu nhà thầu sử dụng ngôn ngữ khác thì yêu cầu phải có bản dịch sang ngôn ngữ cùng với ngôn ngữ của HSDT. Đối với gói thầu ODA nêu yêu cầu theo quy định của nhà tài trợ].

6 Thay đổi tư cách tham dự thầu: ______________

[Nêu quy định về thay đổi tư cách (tên) tham gia đấu thầu so với khi phê duyệt danh sách nhà thầu mời tham gia đấu thầu hoặc khi mua HSMT trên cơ sở quy định sau:

Đối với đấu thầu rộng rãi không áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách nhà thầu mời tham gia đấu thầu thì trong Mục này quy định "Nhà thầu chỉ cần gửi văn bản thông báo về việc thay đổi tư cách tham gia đấu thầu đến bên mời thầu với điều kiện bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu".

Đối với đấu thầu rộng rãi áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách nhà thầu mời tham gia đấu thầu hoặc đấu thầu hạn chế thì trong Mục này cần quy định: "Nhà thầu cần gửi văn bản thông báo về việc thay đổi tư cách tham gia đấu thầu đến bên mời thầu và bên mời thầu chỉ xem xét khi nhận được văn bản thông báo của nhà thầu trước thời điểm đóng thầu. Việc thay đổi tư cách tham gia đấu thầu là hợp lệ khi có chấp thuận của bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu bằng văn bản. Trường hợp cần thiết, bên mời thầu gửi văn bản chấp thuận bằng fax, e-mail trước, bản gốc được gửi theo đường bưu điện. Trường hợp không chấp thuận việc thay đổi tư cách tham gia đấu thầu của nhà thầu thì bên mời thầu sẽ nêu rõ lý do phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu"].

7 Tài liệu, giấy tờ để chứng minh tư cách hợp lệ của người được ủy quyền: __________________________

[Nêu cụ thể văn bản pháp lý mà nhà thầu cần phải gửi để chứng minh tư cách hợp lệ của người được ủy quyền như bản sao được chứng thực của Điều lệ công ty, Quyết định thành lập chi nhánh...]

8

Đồng tiền dự thầu: __________________________________

[Nêu cụ thể yêu cầu về đồng tiền dự thầu. Tùy theo yêu cầu của gói thầu mà quy định việc cho phép và điều kiện áp dụng để nhà thầu chào theo một hoặc một số đồng tiền khác nhau, ví dụ: VND, USD... Trường hợp cho phép chào bằng ngoại tệ thì phải yêu cầu nhà thầu chứng minh được nội dung công việc sử dụng ngoại tệ kèm theo bản liệt kê chi tiết nội dung công việc và giá trị ngoại tệ theo bản chào. Tuy nhiên phải đảm bảo nguyên tắc một đồng tiền cho một khối lượng cụ thể; Các loại chi phí trong nước phải được chào thầu bằng đồng Việt Nam].

9 Các tài liệu khác chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu: ________________________________________________

[Nêu yêu cầu tài liệu chứng minh khác nếu có]

10 Thời gian chuẩn bị HSDT tối đa là _____ ngày kể từ ngày đầu tiên bán HSMT.

[Ghi số ngày tuỳ thuộc từng gói thầu cụ thể nhưng không được quy định thấp hơn 15 ngày đối với đấu thầu trong nước, 30 ngày đối với đấu thầu quốc tế, đối với gói thầu ODA nêu theo quy định của nhà tài trợ]

11 HSDT (gồm hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính) phải có hiệu lực là _____ ngày kể từ thời điểm đóng thầu.

[Ghi số ngày tuỳ thuộc mức độ phức tạp, quy mô của gói thầu, nhưng không được quy định quá 180 ngày].

12 Số lượng HSDT phải nộp:

- 01 bản gốc; và

- ____ bản chụp [Ghi rõ số lượng yêu cầu nhưng không quy định quá 5 bản]

13 Cách trình bày các thông tin trên túi đựng HSDT (hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính): _______

[Nêu cụ thể cách trình bày, ví dụ:

Nhà thầu phải ghi rõ các thông tin sau trên túi đựng HSDT:

- Tên, địa chỉ, điện thoại của nhà thầu: ______________

- Địa chỉ nộp HSDT:____ [Ghi tên, địa chỉ của bên mời thầu]

- Tên và số hiệu gói thầu: _________________________

- Không được mở trước ___ giờ, ngày ___ tháng ___ năm ___ [Ghi theo thời điểm mở thầu].

Trường hợp sửa đổi HSDT (hồ sơ đề xuất kỹ thuật, hồ sơ đề xuất tài chính), ngoài các nội dung nêu trên còn phải ghi thêm dòng chữ "Hồ sơ dự thầu (hồ sơ đề xuất kỹ thuật, hồ sơ đề xuất tài chính) sửa đổi"].

14 Thời điểm đóng thầu: ___ giờ, ngày ___ tháng ___ năm ____

[Nêu cụ thể thời điểm đóng thầu tùy theo yêu cầu của gói thầu cho phù hợp, đảm bảo quy định thời gian từ khi phát hành HSMT đến thời điểm đóng thầu tối thiểu là 15 ngày đối với đấu thầu trong nước, 30 ngày đối với đấu thầu quốc tế, đối với gói thầu ODA nêu theo quy định của nhà tài trợ].

15 Việc mở hồ sơ đề xuất kỹ thuật sẽ được tiến hành công khai vào lúc ___ giờ, ngày ___ tháng ___ năm ___, tại __________

[Ghi rõ ngày, giờ và địa điểm tiến hành việc mở thầu, trong đó cần lưu ý quy định thời điểm mở thầu bảo đảm việc mở thầu phải tiến hành trong cùng ngày, ngay sau thời điểm đóng thầu].

16 1 Các yêu cầu khác: ______________

[Nêu các yêu cầu khác nếu có tùy theo từng gói thầu về sự hợp lệ và đầy đủ của HSDT. Đối với gói thầu ODA nêu yêu cầu theo quy định của nhà tài trợ].

2 HSDT của nhà thầu sẽ bị loại bỏ nếu không đáp ứng được một trong các điều kiện tiên quyết sau: _____________

a) Nhà thầu không có tên trong danh sách mua HSMT (trừ trường hợp thay đổi tư cách tham gia đấu thầu nêu tại khoản 2 mục 8 Chương này);

b) Nhà thầu không bảo đảm tư cách hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Mục 2 Chương I;

c) Không có bản gốc HSDT;

d) Đơn dự thầu không hợp lệ;

đ) Hiệu lực của HSDT (Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính) không bảo đảm yêu cầu theo quy định trong HSMT;

e) Nhà thầu có tên trong hai hoặc nhiều HSDT với tư cách là nhà thầu chính (nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong liên danh);

g) Nhà thầu vi phạm một trong các hành vi bị cấm trong đấu thầu theo quy định tại Điều 12 của Luật Đấu thầu.

[Tùy theo tính chất và yêu cầu của gói thầu có thể quy định thêm các điều kiện tiên quyết khác có tính đặc thù của gói thầu. Đối với gói thầu ODA nêu các điều kiện tiên quyết theo quy định của nhà tài trợ].

17 Thời gian nhà thầu đến đàm phán hợp đồng muộn nhất là ____ ngày kể từ ngày nhà thầu nhận được thông báo mời đến đàm phán hợp đồng

[Ghi thời gian tuỳ thuộc gói thầu cụ thể nhưng không quá 30 ngày]

18 Nhà thầu phải gửi văn bản chấp thuận vào thương thảo, hoàn thiện hợp đồng trong ___ ngày kể từ ngày thông báo trúng thầu.

[Ghi rõ số ngày nhưng không quá 30 ngày]

19 Địa chỉ nhận đơn kiến nghị:

- Địa chỉ của bên mời thầu: __________

[Nêu địa chỉ nhận đơn, số fax, điện thoại liên hệ]

- Địa chỉ của chủ đầu tư: __________

[Nêu địa chỉ nhận đơn, số fax, điện thoại liên hệ]

- Địa chỉ của người quyết định đầu tư: ___________

[Nêu địa chỉ nhận đơn, số fax, điện thoại liên hệ]

Bộ phận thường trực hội đồng tư vấn, địa chỉ nhận đơn kiến nghị:_______________

[Nêu địa chỉ nhận đơn, số fax, điện thoại liên hệ]

20 Quy định khác: ______

[Đối với gói thầu ODA nêu theo quy định của nhà tài trợ].

2. Mẫu đơn dự thầu

ĐƠN DỰ THẦU

(Hồ sơ đề xuất kỹ thuật)

_____¬, ngày _____ tháng_____ năm_____

Kính gửi: [Ghi tên và địa chỉ của bên mời thầu]

(Sau đây gọi tắt là bên mời thầu)

Sau khi nghiên cứu hồ sơ mời thầu và văn bản sửa đổi hồ sơ mời thầu số [ghi số của văn bản bổ sung nếu có] mà chúng tôi đã nhận được, chúng tôi, [ghi tên nhà thầu], cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn [ghi phạm vi dịch vụ tư vấn] theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Hồ sơ dự thầu của chúng tôi gồm có đề xuất kỹ thuật này và một đề xuất tài chính được niêm phong riêng biệt.

Chúng tôi cam kết rằng mọi thông tin trong đề xuất kỹ thuật là chính xác và không thay đổi nhân sự đã đề xuất trong thời gian hồ sơ dự thầu có hiệu lực là _____ ngày [ghi số ngày căn cứ theo quy định của hồ sơ mời thầu về hiệu lực của hồ sơ dự thầu], kể từ _____ giờ, ngày _____ tháng _____ năm _____ [ghi thời điểm đóng thầu].

Đại diện hợp pháp của nhà thầu

(Ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu)

MỤC LỤC

TỔNG QUÁT VỀ DỰ ÁN 1

QUẢN TRỊ DỰ ÁN 2

1. Quản trị phạm vi dự án 2

2. Quản trị thời gian dự án 20

3. Quản trị chi phí dự án 26

4. Quản trị chất lượng dự án 30

5. Quản trị nhân lực dự án 36

6.Quản trị thông tin dự án 50

7. Quản trị rủi ro dự án 60

8. Quản trị hợp đồng 73

9.Quản trị đấu thầu dự án 76

LỜI KẾT 82

PHỤ LỤC 83