1.      Lập kế hoạch đàm phán

2.      1.1. Vai trò của kế hoạch

3.      Tạo điều kiện cho đoàn đàm phán có thể nắm vững được các tình thế đàm phán

4.      Phối hợp các nỗ lực của đoàn đàm phán được hoàn hảo hơn và thúc đẩy các nhà đàm phán hướng tới sự suy nghĩ có hệ thống hơn.

5.      Giúp các nhà đàm phán có đường hướng và cách thức hành động,  tạo một môi trường ra quyết định an toàn trong đàm phán.

6.      Giúp các nhà đàm phán triển khai các tiêu chuẩn kiểm tra đánh giá quá trình đàm phán và rút ra các kinh nghiệm cần thiết cho các lần đàm phán sau.

1.2.Nội dung kế hoạch

n  Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán.

   - Phân tích khái quát những nét cơ bản của thị trường thế giới,

   - Những đặc điểm của đối tác, văn hoá của đối tác, của doanh nghiệp

   - Những điểm yếu, điểm mạnh,

   - Những thuận lợi, khó khăn

n  Xác định mục tiêu đàm phán.

   Yêu cầu :

Phải rõ ràng cụ thể

Có định lượng

 Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp

Phù hợp với tình huống đàm phán

 Định hướng được hành động

n  Lập kế hoạch hành động

     - Kế hoạch chiến lược

     - Kế hoạch về nội dung

     - Kế hoạch nhân sự

     - Kế hoạch về địa điểm

     - Kế hoạch cho chương trình đàm phán

2. Tổ chức đàm phán

 - Chuẩn bị đàm phán

 - Tiến hành đàm phán

 - Kết thúc đàm phán

2.1. Chuẩn bị đàm phán

a. Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán

- Yêu cầu về  thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán là:

 + Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy.

 + Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập nhật.

 + Cung cấp thông tin kịp thời.

- Quy trình thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp.

n   Xác định nhu cầu thông tin và phân loại.

+ Các thông tin chung về thị trường

+ Các thông tin về hàng hoá:

+ Thông tin chung về đối tác

+ Thông tin về đoàn đàm phán của đối tác:

+ Các thông tin khác….

n  Xác định nguồn thu thập thông tin

 + Thông tin của các tổ chức quốc tế chuyên ngành như UNCTAD, WTO, ITC, ESCAP… hoặc của các tổ chức khu vực như EU, ASEAN, APEC, NAFTA…

 + Thông tin từ các sách báo thương mại do các tổ chức xuất bản, từ Internet hoặc các thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng khác.

 + Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, Bộ Thương mại, Phòng Thương mại và công nghiệp, từ các hiệp hội ngành ngề, từ các Sở giao dịch và các cơ quan chức năng khác.

 + Thông tin từ các đối tác, từ các ngân hàng, các công ty vận tải, bảo hiểm, các đại lý, các môi giới trong nước và nước ngoài.

 + Các thông tin từ ghi chép nội bộ của doanh nghiệp, đặc biệt là các thông tin về các cuộc đàm phán trước có liên quan đến cuộc đàm phán này.

 + Các thông tin từ các chào hàng, hỏi giá, từ catalog giới thiệu hàng hoá, từ các quảng cáo.

 + Các thông tin từ các trung tâm dịch vụ thông tin

 + Các thông tin từ các nghiên cứu chuyên biệt của doanh nghiệp.

n  Phân tích, xử lý lưu trữ và sử dụng thông tin.

   - Việc xử lý thông tin cho phép xác định mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách tập hợp, phân tích, hệ thống, so sánh, lập luận, rút ra các kết luận cụ thể. Phân tích xử lý thông tin đòi hỏi sự nhanh nhạy và phương pháp làm việc khoa học của những nhà đàm phán.

  - Khi lưu trữ các thông tin phải được phân loại và lưu trữ khoa học để có thể quản lý kiểm soát và thuận tiện cho những lần sử dụng sau

b.Chuẩn bị nội dung

Xác định trình tự đàm phán các nội dung

n  Yêu cầu:

+ Phải được sắp xếp theo một trình tự kế tiếp lôgíc,

+ Các nội dung quan trọng, thiết yếu phải được đàm phán trước,

+ Các nội dung phải được sắp xếp theo một trình tự sao cho khi đàm phán không được bỏ sót các nội dung, không trùng lặp hoặc chồng chéo các nội dung sang nhau,

Trình tự đàm phán khi đàm phán một thư tín dụng trong phương thức thah toán tín dụng chứng từ là

n  1. Loại thư tín dụng

n  2. Người  mở thư tín dụng

n  3. Người hưởng lợi

n  4. Ngân hàng phát hành

n  5. Ngân hàng thông báo

n  6. Ngân hàng xác nhận (nếu thấy cần thiết)

n  7. Ngày mở thư tín dụng

n  8. Ngày và nơi hết hạn

n  9. Phương thức phát hành thư tín dụng

n  10. Chuyển nhượng thư tín dụng

n  11. Phương pháp quy định lượng tiền thanh toán trong thư tín dụng

n  12. Thời hạn thanh toán

n  13. Các chứng từ xuất trình và thời gian xuất trình

n  14. Các nội dung khác như giao hàng từng phần, chuyển tải…

c. Chuẩn bị nhân sự

n  Các căn cứ để lựa chọn đoàn đàm phán

+ Căn cứ vào nội dung của cuộc đàm phán:

+ Căn cứ vào đoàn đàm phán của đối tác, vào văn hoá của đối tác:

+ Căn cứ vào mục đích của cuộc đàm phán,

+ Căn cứ vào ngân sách chi phí cho cuộc đàm phán.

n  Thành phần:

+ Các chuyên gia về thương mại xem xét các điều khoản về kinh tế và nghiệp vụ kinh doanh.

+ Các chuyên gia kỹ thuật xem xét các điều khoản quy định về đối tượng giao dịch.

+ Các chuyên gia về luật pháp xem xét các điều khoản có liên quan đến luật pháp và tập quán kinh doanh quốc tế

n  Tiêu thức để lựa chọn các thành viên của đoàn đàm phán là:

+ Có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm trong công việc.

+ Có phong cách đàm phán

+ Có khả năng bao quát, nhận dạng và phát hiện vấn đề, nhanh chóng hiểu được mục đích, quan điểm thông qua các hành vi của đối tác.

+ Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của đề nghị đưa ra để thuyết phục đối tác trong đàm phán, vui lòng thay đổi quan điểm của họ.

+ Có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắc rối, các hoàn cảnh không dự đoán được.

+ Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được chính xác ý mình.

+ Nhạy cảm với nền văn hoá của người khác và điều chỉnh đề nghị của mình cho phù hợp với giới hạn và sức ép hiện tại.

+ Biết cách tập trung vào các quyền lợi chứ không phải tập trung vào các quan điểm.

+ Luân kiểm soát được vấn đề, có khả năng làm việc độc lập, có tính sáng tạo và phản ứng linh hoạt trước mọi vấn đề

n  Các tiêu thức để lựa chọn đoàn đàm phán là:

+ Có uy tín với các thành viên trong đoàn đàm phán và có uy tín với đoàn đàm phán của đối tác.

+ Có khả năng ra quyết định đúng đắn trong mọi tình huống.

+ Có khả năng thâu tóm các quan điểm dàn trải thành một tập hợp.

+ Có khí chất nền nã.

+ Có tính năng động để đối phó kịp thời với mọi tình hình

+ Có tài làm cho người khác tin tưởng vào mình.

+ Có tài phân biệt thật giả.

+ Biết dừng đúng lúc.

+ Biết cách tận dụng sức mạnh của tập thể.

n  Tổ chức đoàn đàm phán có hiệu quả

+ Đề ra các quy định chung cho đoàn đàm phán như tinh thần trách nhiệm, ý thức kỷ luật và công việc.

+ Phân công trách nhiệm và tổ chức chuẩn bị cho đoàn đàm phán và cho từng thành viên trong đoàn đàm phán.

d. Chuẩn bị địa điểm

n  Nếu đàm phán tại doanh nghiệp:

 - Nắm được những thông tin về thói quen, cách bố trí chỗ ngồi trong bàn đàm phán, thói quen về nghỉ ngơi và giải trí của mình và đối tác

 - Chuẩn bị địa điểm để tổ chức đàm phán, địa điểm nghỉ ngơi và giải trí cho thích hợp.

n  Nếu đàm phán ở địa điểm ở nước ngoài:

 - Nắm được đặc điểm của địa điểm tổ chức đàm phán, nghỉ ngơi, giải trí giành cho đoàn đàm phán của mình

 -  Nếu không phù hợp sẽ yêu cầu đối tác đổi địa điểm cho thích hợp hơn.

e. Chuẩn bị chương trình

n  Lập ra một chương trình đàm phán cụ thể

n  Tham khảo ý kiến của đối tác để thống nhất chương trình.

n  Điều chỉnh chương trình đàm phán cho thích hợp và phù hợp với doanh nghiệp .

2.2. Tổ chức đàm phán

a. Giai đoạn tiếp cận

n  Mục đích tạo ra một không khí vui vẻ, thân thiện tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện có hiệu quả các bước tiếp theo.

n  Giới thiệu các bên cùng những câu chuyện về đề tài kinh tế, thể thao, văn hoá, nghệ thuật, thời tiết, đất nước con người…

n  Thời gian và chủ đề tiếp cận phụ thuộc vào văn hoá của các bên tham gia đàm phán.

b. Trao đổi thông tin

n  Cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán .

n  Mục đích làm sáng tỏ các quan điểm, củng cố một số luận chứng

n  Yêu cầu

 - Các thông tin phải đầy đủ

 - Đúng thời điểm

 - Dễ hiểu

 - Có tính thuyết phục cao.

n  Các kỹ thuật:1. Kỹ thuật đặt câu hỏi; 2. Kỹ thuật trả lời câu hỏi; 3.Kỹ thuật xử lý những câu hỏi không rõ ràng; 4.Kỹ thuật trình bày;5. Kỹ thuật truyền tin không lời: như thái độ, diện mạo, cử chỉ, giọng điệu…

n  c.Quá trình thuyết phụcBước 1: Xác định những vấn đề cần thuyết phục

n  Bước 2: Xác định những nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến sự không nhất trí của đối tác.

n  Bước 3: So sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với của mình đưa ra định hướng thuyết phục đối tác.

n  Bước 4: Lựa chọn phương pháp và chiến thuật thuyết phục.

n  Bước 5: Tiến hành thuyết phục

d. Quá trình vô hiệu hoá ý kiến của đối tác

n  Bước 1: Xác định những vấn đề cần bác bỏ.

n  Bước 2: Tìm hiểu nguyên nhân của sự bác bỏ

n  Bước 3: Lựa chọn phương pháp và chiến thuật

n  Bước 4: Tiến hành vô hiệu hoá ý kiến của đối tác.

e. Giai đoạn nhân nhượng

n  Phương pháp dùng phễu giải pháp

 Bước 1: Xác định tất cả các giải pháp mà các bên đưa ra

Bước 2: Các bên phân tích để tìm ra những giải pháp có tính khả thi

Bước 3: Lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho cả các bên

 Phương pháp kết hợp các giải pháp đàm phán

n  Phương pháp này rất thích hợp khi các giải pháp mà các bên đưa ra có sự khác nhau từng phần.

n  Nguyên tắc kết hợp từng bộ phận của nhiều giải pháp thành một giải pháp mới mà các bên có thể chấp nhận được

    Các bước tiến hành

Bước 1: Xác định các giải pháp mà các bên đề nghị.

Bước 2: Xác định những giải pháp có thể kết hợp được

Bước 3: Xác định những vấn đề trong mỗi giải pháp có thể kết hợp được

Bước 4: Tiến hành kết hợp đưa ra giải pháp chung

Kết thúc đàm phán

n  Đàm phán không đi đến thống nhất khi khi rút khỏi đàm phán phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc ta không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt giữa các bên.

n   Đàm phán thành công các bên tiến hành ký kết hợp đồng hoặc các bên đã dạt được những thoả thuận nhất định và cần có những đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn đến ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thoả thuận đã dạt được. Trong các trường hợp trên, tốt nhất là giành được quyền chắp bút hoặc soạn thảo các hợp đồng đã thoả thuận được.

3.2. Các bước đánh giá

     Các nhà đàm phán có thể lập biểu để phân tích và tiến hành theo các bước sau:

n   Bước 1: Xác định nội dung kiểm tra: Ghi vào cột 2

n  Bước 2: Hình thành hệ thống chỉ tiêu để đánh giá: Liệt kê vào cột 2

n  Bước 3: Xác định hệ số quan trọng của các chỉ tiêu (M): Ghi vào cột 3

n  Bước 4: Xác định giá trị các chỉ tiêu (q): Ghi vào cột 4

n  Bước 5: Phân tích những thành công: Ghi vào cột 5

n  Bước 6: Phân tích những tồn tại Ghi vào cột 6

n  Bước 7: Phân tích những nguyên nhân: Ghi vào cột 7

n  Bước 8: Phân tích đánh giá và rút ra những bài học kinh nghiệm