Phần 28: Tay không bắt giặc  

La La họp với hai quản lý của mình, La La cầm trịch chỉ huy, Chu Lượng và Pamela mõi người lo việc khu bắc và khu đông, Hải Luân giúp La La quản lý bớt phần nào cấp dưới ở cơ sở phía nam.

Nhiệm vụ cụ thể của họ là lấy số liệu hàng tiêu thụ được từ các văn phòng phụ trách khu vực, lấy tin tức của nhân viên các văn phòng, lấy phí tổn trung bình của các văn phòng trong mười hai tháng vừa qua, kiểm kê bất động sản của các văn phòng cơ sở, kiểm tra tình hình giấy phép công nghiệp và các tài liệu liên quan với nhà nước của các cơ sở, tìm hiểu tác dụng chính của các văn phòng cơ sở.

La La trước tiên kiểm tra tìm hiểu một vòng, xác định được những phòng ban sẽ liên quan và những giúp đỡ cụ thể cần có, sau đó viết một e-mail gửi cho Hà Hảo Đức, sao ra gửi Hà Tất Đắc và Liszt nữa, nêu yêu cầu những phòng ban nào phải phái các đồng nghiệp ở vị trí nào cung cấp các số liệu và tin tức về mặt nào, đồng thời yêu cầu thời hạn rõ ràng.

Hà Hảo Đức lập tức phê chuẩn, trợ lý Rebecca của ông phô tô thư trả lời phê chuẩn này gửi đến tất cả chủ nhiệm của các phòng ban có liên quan và những nhân viên được phân công cung cấp tin tức. Hà Tất Đắc trước tiên gửi theo một e-mail, yêu cầu toàn thể nhân viên phòng tài vụ có liên quan tích cực giúp đỡ, e-mail này của ông ta cũng được sao ra gửi cho chủ nhiệm các phòng khác.

Hà Hảo Đức bàn riêng với La La một lúc, nghe và thu nhận hướng làm việc củ cô. La La hiểu, Hà Hảo Đức ngại văn phòng cơ sở mở ra quá nhiều quá tùy tiện, nên trước mắt muốn đóng cửa những nơi sức bán hàng không mạnh; nhưng mục đích của hạng mục lần này không hạn chế đến đó.

Hải Luân hỏi La La, có cần là một cái "proposal (giấy đề nghị) về bộ phận văn phòng cơ sở cần đóng cửa" không?"

La La lúc đó nghĩ, đây chỉ là một bộ phận trực tiếp nhất trong số các mục đích, nếu cứ đơn giản mà bắt tay làm theo hướng này thì trên dưới sẽ đều không hài lòng, nói là công ty đóng cửa các văn phòng để tiết kiệm chi phí thì sẽ khiến lòng người bất an; nói là để tránh mạo hiểm với nhà nước cũng không phù hợp, như thế làm tổn hại đến hình ảnh của công ty.

Vì thế, cô nghĩ ra cách là chế ra một "quy trình thao tác tiêu chuẩn quản lý văn phòng" (gọi tắt là SOP), mục đích là nêu định nghĩa "quy phạm hoá việc quản lý văn phòng", mọi người sẽ không còn gì để nói nữa.

Cô điểm ra, bằng cách quy định mức tiêu thụ làm móng cho văn phòng, tự khắc sẽ đào thải một loạt văn phòng cơ sở hiện đang có năng suất thấp, cũng đặt ra quy định cho việc mở hoặc đóng cửa về sau, đồng thời có thể khích lệ các nơi cố gắng nâng cao mức bán hàng.

Cô còn đặt kế hoạch trong SOP, bằng cách ra quy định về phương pháp quản lý để bảo đảm có hiệu quả trong các việc về yêu cầu của luật nhà nước các nơi, quy phạm hoá quản lý con dấu, thống nhất hình ảnh của các văn phòng...

La La là một giám đốc mới, có hướng chiến lược như vậy khiến Hà Hảo Đức rất hài lòng.

La La được các phòng ban giúp đỡ, nắm được các số liệu trước đây rồi liền báo cho Liszt xong bèn dặn Hải Luân không nhận bất kỳ điện thoại nào, không tiếp bất kỳ cuộc gặp nào, mọi việc để Chu Lượng và Pamela lo, bản thân thì đóng cửa lại, phòng làm việc bày đầy ra các loại số liệu và tư liệu, mệt óc mất một tuần thì hoàn thành bản phác thảo của SOP (quy trình thao tác tiêu chuẩn), nội dung gồm có: mục đích; phạm vi dùng; người phụ trách; đặt hoặc bỏ những điều kiện văn phòng cần phục vụ, tiêu chuẩn và quy trình; phương pháp quản lý; quy trình xin đặc cách khi có tình huống khác thường và cấp bậc của người có quyền đặc cách.

Liszt đã nói với La La, cần thu toàn bộ con dấu của các văn phòng cơ sở về tổng bộ ở Thượng Hải để quản lý thống nhất, ai cần đóng dấu thì đều gửi giấy tờ đến tổng bộ để đóng. La La thấy cách này không có mấy tính khả thi, tổng bộ cũng không có vị trí chuyên môn nào để xử lý việc đóng dấu này. Nghĩ một hồi lâu, cô đặt quy định trong SOP, tất cả các ấn tín của văn phòng cơ sở đều tập trung vào tay giám đốc khu lớn quản lý cơ sở đó, cần đóng dấu thì giám đốc khu lớn sẽ xem xét yêu cầu.

Đồng thời, để thống nhất hình ảnh công ty, ở trong SOP, cô đặt quy định rõ ràng cho diện tích văn phòng, dạng nhà công sở cần chọn, phong cách bài trí, thậm chí cả màu chính xê ri pantone (xê ri màu) và vị trí đặt logo của công ty. Lại còn quy định cụ thể những cấp bậc nào có thể hưởng diện tích làm việc rộng bao nhiêu ở cơ sở cỡ nào.

Hải Luân thấy khó hiểu: "Tại sao lại phải quy định những thứ này?"

La La giải thích: "Hiện giờ những cơ sở bên dưới đều theo sở thích của giám đốc các khu nhỏ, xanh đỏ tím vàng, phong cách gì cũng có, không hợp với hình ảnh của công ty đa quốc gia, ví dụ như cô chỉ cần vào hàng Mc Donald, bất kể Mc Donald ở thành phố nào, cô cũng không nhầm tưởng đó là KFC được, đây chính là vấn đề hình ảnh. Cũng như cô nhìn thấy 'Lấy người làm chủ' (Khẩu hiệu quảng cáo của Nokia ở Trung Quốc) là cô sẽ nghĩ đến Nokia. Tôi phải làm cho tất cả mọi người bước vào bất cứ một văn phòng DB nào cũng có thể xác định ngay đây là chỗ của DB, không phải là của công ty nào khác, như thế mới chuyên nghiệp. Đến lúc các sếp lớn đi tuần tra việc làm ăn các nơi, nhìn thấy sẽ rất vui."

Hải Luân khâm phục nói: "La La, chị giỏi thật!"

La La không khỏi có phần dương dương đắc ý, nói: "Chứ lị!"

Cô cho Chu Lượng và Pamela góp ý kiến với bản phác thảo, hai người đến chưa lâu, nói cũng không được nhiều nội dung, sau khi họ bổ sung vài điều không quan trọng mấy, La La bèn dùng e-mail gửi bản thảo đến cho chủ nhiệm các phòng, sau đó gọi điện thoại hẹn họ một tuần sau sẽ lần lượt thảo luận trực tiếp với từng người về concern (những chỗ lưu tâm) của họ.

E-mail này của La La cũng sao ra gửi cho Hà Hảo Đức, Hà Tất Đắc và Liszt để họ biết tiến triển của cô.

Hải Luân không hiểu: "Sao lại phải lần lượt thảo luận, mệt chết! Cùng họp chẳng hơn à?"

La La kiên nhẫn giải thích: "Cùng họp thì nước bọt của họ dìm tôi chết đuối mất. Cứ chia ra mà đánh thôi."

Hải Luân phút chốc ngộ ra lại hỏi: "Tuần sau thảo luận với từng người, chị đoán họ sẽ nói gì?"

La La nói: "Cái SOP này phức tạp như thế, bên trong có rất nhiều quy định chi tiết, chắc chẳng có ai đọc cẩn thận hết đâu, vì thế trong e-mail tôi nêu ra cho họ những chỗ quan trọng, tôi nghĩ là chỉ dựa vào những chỗ này là đủ để cho họ đoán ra, cái SOP này một khi đã thực hiện thì đóng cửa ngay lập tức một phần văn phòng cơ sở thôi. Vì thế lần này chắc sẽ nổi điên cả đây."

Hải Luân đưa đẩy: "Thế thì làm thế nào?"

La La liếc cô ta một cái, nói: "Làm thế nào à? Chịu thôi. Tôi đã tra xét những vấn đề thực tế họ sẽ gặp phải nếu đóng cửa văn phòng, tôi đã chuẩn bị xong cách giải quyết cho những vấn đề này, như thế nếu họ vẫn không thoả hiệp thì cũng không được vì dầu sao cũng là quyết định của công ty. Nhưng họ vẫn sẽ không cam tâm, vì thế bước tiếp theo là tôi tiếp tục tìm ra các lợi ích họ được hưởng khi thực hiện SOP, có lợi thì ai mà không làm? Thế này gọi là cùng thắng mà! Công ty happy (vui), họ cũng vui, họ đều là chủ nhiệm bán hàng cả, đều là những người có khuynh hướng chạy theo kết quả rất mạnh thôi, việc gì cũng phải xem xét kết quả hết."

Hải Luân dẩu mỏ: "Chị đóng cửa văn phòng mà còn nói có lợi, phòng bán hàng người ta đâu phải đồ ngốc!"

La La dạy bảo: "Ai bảo không có lợi! Đồ có mắt không biết nhìn nhà cô!"

Hải Luân thấy không khí bất ổn thì lui ra toan chuồn, đi được vài bước, nhớ ra cái gì đó lại chạy lại hỏi: "Chị này, chị quy định một trong những điều kiện để đặt văn phòng là mức bán hàng của cá nhân một tháng phải đạt một trăm năm mươi nghìn, tổng mức bán hàng của cả văn phòng một tháng phải đạt một triệu năm trăm nghìn, tiêu chuẩn một trăm năm mươi nghìn này là ai nói với chị thế? Phòng bán hàng người ta có tiếp thu nổi không?"

La La thản nhiên nói: "Cô nhớ con số một trăm năm mươi nghìn này là được rồi, đây là ý kiến của chuyên gia. Giờ tôi không có thời gian giải thích cụ thể với cô là căn cứ ở đâu, từ trước đến nay tôi đều nói có sách mách có chứng cả, con số quan trọng này tôi tự khắc cẩn thận, nếu phòng bán hàng không chịu thì phải đưa được chủ trương của họ ra, tôi bảo đảm với cô họ sẽ chịu thôi."

Một tuần sau, La La bay đến Thượng Hải chuẩn bị trưng cầu ý kiến của các chủ nhiệm về bản thảo quy trình thao tác tiêu chuẩn, cô quyết định tìm Vương Vĩ trước tiên vì cô tin Vương Vĩ sẽ thật thà không khách khí nói ra lý do phản đối mà anh ta nghĩ ra được, như thế về sau cô sẽ có nhiều đích tấn công hơn để thuyết phục chủ nhiệm bán hàng của hai phòng ban khác cũng cần dùng văn phòng, phòng khách hàng thương mại và khách hàng bình thường. Ngoài ra còn hai chủ nhiệm phòng ban nhỏ, hai người này chỉ có một ít cấp dưới phân bố trong những văn phòng này, La La liền đặt họ vào vai theo đuôi, cô lập kế hoạch cuối cùng chỉ bàn đại ý với họ một lượt là xong, trừ phi họ có lý do đặc biệt lớn, La La không cần chuẩn bị mọi việc đều phải thống nhất với họ.

Đúng như La La dự đoán, Vương Vĩ vừa nghe đã kiên quyết phản đối, anh ta hỏi La La: "Thế cô bảo đám người đó của tôi đều đi đâu làm việc? Như thế thì còn gì là sức đoàn kết tập thể nữa?"

La La đã chuẩn bị trước, giải thích không thừa không thiếu: "Không phải tất cả các văn phòng đều đóng cửa, làm tốt thì không cần đóng nữa, còn có thể được tiêu chuẩn đãi ngộ đặc biệt của văn phòng, nhưng nếu như làm ăn không tốt thì sao lại phải đặt văn phòng ở đó?"

Vương Vĩ hỏi ngay: "Làm ăn thế nào là tốt, thế nào là không tốt?"

La La nói: "Khởi điểm là năng suất bình quân một người một tháng phải đến một trăm năm mươi nghìn, mỗi đợt tổng kết năm, năng suất bình quân mỗi tháng của cả cơ sở phải đạt một triệu năm trăm nghìn. Làm không đạt thì không thể đặt văn phòng được."

Vương Vĩ thấy La La đang đặt quy định một hai ba bốn cho anh ta thì rất khó chịu, nhướng mày lên nói: "Ai bảo thế?"

La La cảnh giác nói: "Đây là ý kiến sơ bộ của tôi, vì kiểu gì cũng cần một bản thảo thì mọi người mới dễ bắt đầu thảo luận, hiện giờ lần lượt trưng cầu ý kiến của từng chủ nhiệm."

Vương Vĩ lạnh lùng nói: "Cô căn cứ vào đâu?"

La La tiếp tục kiên nhẫn giải thích: "Căn cứ của tôi có hai điểm, một là kỳ vọng của công ty vào tổng tiền lãi, hai là số liệu thị trường của bên bán hàng."

Vương Vĩ nói: "Tôi thấy con số một triệu năm trăm nghìn này còn phải cân nhắc."

La La cẩn thận nói: "Vốn nêu ra để xin ý kiến của các chủ nhiệm. Nếu sếp thấy không ổn thì có ý kiến là bao nhiêu đây?"

Vương Vĩ thấy không dễ trả lời, nghĩ một lát rồi nói: "Có thành phố như Côn Minh, Tây An, ngay lập tức không đạt đến tiêu chuẩn này được, nhưng Côn Minh là thị trường rất có tiềm năng, các công ty lớn đều đặt chỗ ở đó, còn Tây An lại là đất nhà binh nhất định phải giành. Không phải tôi muốn nói cô, La La, cô muốn đóng cửa những văn phòng như thế này, bản thân cô về sau còn bơi ở DB thế nào?"

La La nói: "Ai bảo phải đóng cửa Côn Minh, Tây An chứ? Ngoài định mức tiền bán hàng một triệu năm trăm nghìn một tháng, tôi còn có một điều nữa ở dưới, là 'hoặc là tầng quản lý công nhận là thị trường có tiềm năng'."

Vương Vĩ nói không khách khí: "Ai là tầng quản lý?"

La La nói: "Trong bản thảo tạm coi là các đầu lĩnh của BU (business unit - đơn vị làm việc độc lập), cuối cùng phải được VP bán hàng và VP tài vụ, chủ nhiệm HR cùng phê chuẩn."

Vương Vĩ lắc đầu nói: "Cô đúng là tự mang ách vào cổ, nhận việc như thế này! Tôi cũng chẳng biết phải nói cô thế nào nữa. Cô cũng đừng giấu tôi nữa, cô nhận việc này Liszt chắc chắn không vui! Cô cũng đừng chỉ nghĩ đến chuyện nghe Hà Hảo Đức, ông ấy làm hết nhiệm kỳ bốn năm là rời thị trường Trung Quốc, đến lúc đó cô đi theo ông ấy à? Núi không rời thì nước chảy, cô phải hiểu điều này, chớ ỷ Hà Hảo Đức thích cô mà làm việc bị mọi người ghét."

La La nghe khẩu khí của anh ta rất nặng nề cũng tự tức đến mặt trắng bệch: "Này, oan cho tôi, tôi có bao giờ nghĩ thế! Tôi biết là anh muốn tốt cho tôi nhưng đúng là tôi không phải loại người đó."

Cô thấy Vương Vĩ hai mắt nhìn chăm chăm vào màn hình máy tính của mình, không muốn nói tiếp thì lại dỗ anh ta, cô nói: "Chúng ta không ổn thì bàn đến khi ổn vậy. Anh đừng nghĩ là anh chỉ chịu thiệt lần này, chưa biết chừng anh còn có lợi."

Vương Vĩ lại quay ra nhìn La La, dùng giọng nghi hoặc hỏi: "Có lợi thì tôi thường không từ chối, tôi làm bán hàng, chưa bao giờ từ chối thương lượng. Nhưng lợi cũng không dễ mà có được."

La La nói: "À, chúng ta đã được tập huấn seven habits (bảy thói quen của người làm việc hiệu quả cao) rồi mà, việc gì cũng phải tin có cách giải quyết thứ ba, một cách có lợi cho tất cả mọi người."

Vương Vĩ hừm hừm: "La La, cô rõ ràng là muốn đóng cửa văn phòng mà, còn nói seven habits gì nữa!"

Cứ nói Vương Vĩ lại nổi nóng lên, lôi chiêu thức của bán hàng quen dùng ra: "Cô làm thế này, ảnh hưởng đến bán hàng thì ai chịu trách nhiệm?"

La La vội lấy lòng: "Sếp xem tôi viết ngay dòng đầu tiên trong SOP rồi, để quy phạm hoá quản lý công việc, đặc biệt đặt ra quy trình thao tác tiêu chuẩn này. Điều đầu tiên tôi đâu có viết để đóng cửa văn phòng nên đặc biệt đặt ra SOP? Sếp nghĩ xem, quy phạm hoá tiêu chuẩn đặt văn phòng ít nhất cũng phải thưởng phạt phân minh, làm việc tốt thì công ty sẽ cho điều kiện tốt, dầu sao cũng có khác với làm không tốt, như thế này là kích thích năng suất mà?"

Vương Vĩ liếc cô một cái nói không thiết tha gì: "Cô thế này cũng là lừa mọi người. Cô nói là một triệu năm trăm nghìn, cô làm thử xem."

La La nói: "Chỉ cần mức bán hàng trung bình của một người đến một trăm năm mươi nghìn thì số một triệu năm trăm nghìn này chắc chắn đạt đến; nếu như mức bán hàng một tháng không đến một triệu năm trăm nghìn thì các anh không hoàn thành tiêu chuẩn, thế là các anh có vấn đề rồi, các anh có vấn đề thì Hà Hảo Đức cũng có vấn đề. Còn với tôi thì không đến lượt tôi gặp vấn đề được."

Vương Vĩ dịu giọng hơn: "Công ty có quyết định này thì tôi tự khắc nghiêm chỉnh chấp hành, nhưng La La này, việc gì chúng ta cũng phải tính đến tính khả thi chứ? Cô để nhân viên đều về nhà làm việc cả, sĩ khí nhất định sẽ bị đánh một đòn đấy."

La La vẫn cứng cỏi nói: "Cái đó để xem chúng ta trao đổi với nhân viên thế nào thôi."

Vương Vĩ nói: "Được, theo phương pháp này của cô, cô nói cho tôi trước xem có liên quan đến bao nhiêu văn phòng? Cô chắc chắn đã nhờ phòng số liệu bán hàng cho xem các số liệu bán hàng của văn phòng rồi."

La La thật thà trả lời: "Xem rồi, xét theo trung bình mức bán hàng của mười hai tháng vừa qua, sẽ có khoảng mười cơ sở bị đóng cửa."

Vương Vĩ không vui ngay: "Tôi biết ngay là thế này mà! Thế nhân viên của mười văn phòng này làm việc thế nào đây?"

La La nói: "Theo kết quả trao đổi với các văn phòng, hiện nay văn phòng có hai tác dụng chủ yếu, một là dùng để họp, hai là dùng để nhận và phát các tài liệu trên giấy của phòng thị trường gửi các văn phòng và các loại quà nhỏ dùng để tổ chức hoạt động."

"Chỉ với hai tác dụng này, cô định giải quyết thế nào?" Vương Vĩ hỏi sát.

La La nói có đầu có đuôi: "Họp tuần thì có thể đến khách sạn thuê phòng họp, phòng tài vụ có thể cho các phòng ban tiền thuê địa điểm theo cấp bậc của từng thành phố; còn về vấn đề kho lưu trữ thì tôi đã hỏi quy luật gửi hàng và yêu cầu quản lý của phòng thị trường, cũng đã thảo luận với mọi người ở phòng nhập. Họ sẽ giúp phòng bán hàng đặt một nhà vận chuyển cung cấp kho lưu trữ trên toàn quốc, chúng ta gửi hàng, nhận hàng, cất hàng, xử lý hàng đều bao họ làm một lèo, còn rẻ hơn chúng ta tự đi thuê kho ở các nơi, lại có thể bớt được việc nhận hàng và quản lý hàng cho người của phòng bán hàng, mỗi tháng họ còn đưa được ra các bản kiểm kê kho theo yêu cầu của chúng ta, với việc quản lý của phòng thị trường cũng có ích."

Vương Vĩ nghe rất nghiêm chỉnh, anh nghĩ La La cũng thật là chuyên tâm, tìm hiểu rõ ràng một hai các nhu cầu, lại tính rất chu đáo chi tiết các phương án giải quyết.

La La hỏi liền: "Sếp xem còn có thắc mắc gì không?"

Trong bụng Vương Vĩ đã bị La La thuyết phục gần xong rồi, nhưng không muốn quyết định ngay bèn nói: "Thế này nhé, tôi xem lại cẩn thận cái SOP này của cô, tôi cũng phải bàn với ba giám đốc khu lớn của tôi."

La La nói: "Tất nhiên rồi, các giám đốc khu nhỏ dưới quyền họ là người dùng những văn phòng này, họ là những người hiểu rõ tình hình nhất. Sếp xe, tuần sau tội lại đến hỏi ý kiến sếp được không?"

Vương Vĩ nói: "Giục ghê thế? Tôi cố vậy."

La La cười cám ơn, nói hôm nay nghe ý kiến của anh tiếp thu được rất nhiều, quay về sẽ xem sửa đổi sao cho tốt hơn.

Vương Vĩ bỗng nhớ ra một điều, gọi cô lại: "Cô nói có ích mà? Tôi nghe đi nghe lại cũng chỉ la bớt việc nhận hàng với quản lý kho cho người của tôi, còn có cái lợi nào ra hồn hơn không?"

La La cười: "Sếp thật tinh. Tuần sau tôi sẽ nói tiếp cho sếp biết có những lợi gì nữa. Thực ra tôi còn mong sếp cũng chỉ giáo cho tôi ở đây còn có những chỗ nào sinh lợi được kia."

Vương Vĩ cười nói: "La La, cô thế này là tính tay không bắt giặc đây."