Chuong 3

Câu 9: Hoạch định là gì ? Hãy phân tích tầm quan trọng của hoạch định

* Khái niệm

Hoạch định là quá trình ấn định các mục đích (mục tiêu), nhiệm vụ và phương pháp tốt nhất để thực hiện mục đích (mục tiêu), nhiệm vụ đó.

* Tầm quan trọng của công tác hoạch định

- Nhờ có hoạch định mà việc phối hợp nỗ lực của các cá nhân trong tổ chức có hiệu quả hơn, bởi vì hoạch định chỉ rõ hướng hoạt động cho cả nhà quản trị và các thành viên khác trong tổ chức thông qua việc ấn định rõ các mục tiêu quản trị.

      - Hoạch định giúp cho tổ chức đối phó với sự không ổn định và thay đổi của môi trường. Bởi vì hoạch định có hiệu quả luôn đòi hỏi các nhà quản trị phải dự báo môi trường và tiên liệu trước sự thay đổi để có biện pháp thích ứng (Do đó cũng có thể nói hoạch định làm  giảm  tối thiểu sự bất trắc của môi trường)

      - Hoạch định làm cho việc kiểm soát được dễ dàng, bởi vì các nhà quản trị sẽ không thể kiểm soát công việc của cấp dưới nếu không có mục tiêu được ấn định rõ ràng nhờ hoạch định.

      - Hoạch định làm giảm đi các hoạt động trùng lặp và dư thừa trong quá trình tiến tới mục tiêu chung của các bộ phận, các cá nhân trong tổ chức

Câu 10: Hãy phân biệt các loại hoạch định: HĐ chiến lược,  HĐ chiến thuật và HĐ tác nghiệp.

- Hoạch định chiến lược: là quá trình xây dựng và lựa chọn các chiến lược của tổ chức

+ Chiến lược của tổ chức là hệ thống các quan điểm, các mục đích và mục tiêu cơ bản cùng các giải pháp, chính sách nhằm sử dụng một cách tốt nhất các nguồn lực, lợi thế, cơ hội của tổ chức để đạt được các mục đích, mục tiêu đặt ra trong thời hạn ngắn nhất.

- Hoạch định chiến thuật: là quá trình xây dựng và lựa chọn các giải pháp nhằm thực hiện các mục tiêu chiến thuật của tổ chức.

+ Chiến thuật là những giải pháp mang tích mưu lược, cụ thể để thực hiện từng mặt từng phần của các mục tiêu chiến lược (Hay nói cách khác: chiến thuật là sự cụ thể hóa của chiến lược)

- Hoạch định tác nghiệp: là sự cụ thể hóa các hoạch định chiến thuật thành các hành động hay công việc cụ thể sẽ phải thực hiện hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

Câu 11: Trình bày nội dung chủ yếu của công tác hoạch định trong một tổ chức:

1. Mục đích, mục tiêu của tổ chức

      *Mục đích  

      - Mục đích của tổ chức là động cơ hoạt động dài hạn của tổ chức - hay nói cách khác: mục đích là đích mà tổ chức mong muốn sẽ đạt được trong tương lai dài.

      - Đặc điểm nhận dạng mục đích

+ Mục đích thường phản ánh xứ mạng lịch sử của tổ chức: nó trả lời cho câu hỏi: “Tổ chức đó tồn tại vì lí do gì?”

+ Mục đích bao giờ cũng là đích mà tổ chức muốn đạt tới trong tương lai dài

+ Mục đích của tổ chức thường được phát biểu ở dạng khái quát, định tính, khó định lượng

      - Vai trò của việc hoạch định mục đích

+ Mục đích của tổ chức là căn cứ để hình thành nên hệ thống các mục tiêu, nhiệm vụ của cả tổ chức và của từng bộ phận trong tổ chức.

+ Mục đích tạo động cơ, động lực hoạt động cho mọi con người trong tổ chức

+ Mục đích của tổ chức là nền tảng để hoạch định và thực hiện các chức năng quản trị khác

-  Căn cứ để ấn định mục đích của tổ chức

+ Mục đích thường được xác định dựa trên mối quan hệ tương tác của bốn yếu tố đó là: Các yếu tố của môi trường; Các nguồn lực của tổ chức; Mối quan hệ quyền lực của tổ chức; Phẩm chất, năng lực của các nhà quản trị tổ chức.

* Mục tiêu

      Hoạch định mục tiêu thực chất là quá trình ấn định trước một hệ thống mục tiêu của tổ chức để thông qua việc thực hiện mục tiêu đó mà đạt mục đích của tổ chức

- Mục tiêu là đích của tổ chức trong ngắn hạn, là điểm kết thúc của một hành động trong một khoảng thời gian không dài.

      - Đặc điểm nhận dạng của mục tiêu

      + Mục tiêu thường được ấn định trong khoảng thời gian không dài

      + Mục tiêu thường cụ thể hơn, rõ ràng, dễ định lượng hơn mục đích

      + Mục tiêu thường phản ánh đích của tổ chức về từng mảng, từng mặt, từng thời lỳ hoạt động của tổ chức.

      -  Các yêu cầu đối với các mục tiêu của tổ chức

      + Có tính cụ thể

      + Có linh hoạt

      + Có tính định lượng

      + Có tính khả thi

      + Có tính nhất quán

      - Các loại mục tiêu thường gặp trong một tổ chức

+ Phân theo thời gian: Trong tổ chức thường có các mục tiêu như: mục tiêu dài hạn; mục tiêu trung hạn; mục tiêu ngắn hạn

+ Phân loại theo tính chất: Trong tổ chức thường có các mục tiêu như  mục tiêu định tính; mục tiêu định lượng

+ Phân loại theo phạm vi: Trong tổ chức thường có các mục tiêu như  mục tiêu tổng quát; mục tiêu của từng bộ phận

+ Phân loại theo nội dung: Trong tổ chức thường có các mục tiêu như  mục tiêu kinh tế; mục tiêu xã hội; mục tiêu chính trị; mục tiêu công nghệ …

      - Vai trò của việc hoạch định các mục tiêu

+ Mục tiêu là sự cụ thể hóa của mục đích trong từng mặt hoặc từng thời kì hoạt    động của tổ chức do đó nếu mục tiêu đuợc xác định rõ ràng, chính xác và được thực hiện tốt thì mục đích của tổ chức được thực hiện có hiệu quả và ngược lại

+ Mục tiêu giúp cho tổ chức sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của mình ở mỗi thời kì khác nhau nhờ hệ thống mục tiêu luôn chỉ rõ cho nhà quản trị biết nên tập trung nguồn lực của tổ chức theo một trật tự ưu tiên nào.

2. Chính sách

      Chính sách là tổng thể các biện pháp mà tổ chức sử dụng để tác động đến mọi bộ phận, mọi yếu tố có liên quan đến tổ chức nhằm thực hiện có kết quả mục đích cũng như các mục tiêu của tổ chức

      Hay nói cách khác: Chính sách là những qui định chung để hướng dẫn suy nghĩ và hành động của mọi thành viên trong tổ chức.

      - Đặc điểm của các chính sách

+ Chính sách trong một tổ chức thường bao gồm nhiều loại nhằm tác động tới từng yếu tố, từng bộ phận của tổ chức trong quá trình hoạt động. Do đó, khi ban hành chính sách cần bảo đảm tính hướng đích và tính thống nhất của các loại chính sách.

+ Mỗi chính sách đều có chu kỳ sống. Tức là có quá trình ra đời, phát huy tác dụng và bị loại bỏ. Do đó, khi ban hành chính sách cần phải có quá trình kiểm nghiệm để điều chỉnh hoặc thay đổi cho phù hợp. Nếu không, chính sách sẽ trở thành khe hở cho đối phương lợi dụng.

3. Chương trình

       Chương trình là tổ hợp các mục tiêu, các chính sách, các bước phải tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng để thực hiện một mục đích hay mục tiêu nhất định của tổ chức.

      Hoặc một cách định nghĩa đơn giản hơn: Chương trình là trình tự thực hiện các công việc cần thiết để đạt mục tiêu quản trị đặt ra.

      * Lợi ích của chương trình

      - Chương trình cho phép nhà quản trị có thể cân nhắc đánh giá các khả năng hiện có và giành sự ưu tiên cho các vấn đề quan trọng nhất trong quá trình tiến tới mục tiêu

      - Chương trình là công cụ để phối hợp hoạt động của nhiều cá nhân, bộ phận khác nhau trong tổ chức một cách dễ dàng và hiệu quả

      - Chương trình là một trong những căn cứ để kiểm soát các hoạt động của tổ chức có hiệu quả

      - Chương trình tạo điều kiện thuận lợi cho việc ủy quyền của nhà quản trị

      * Các bước thành lập chương trình

      Bước 1: Xem xét kĩ các mục tiêu của tổ chức

Mục tiêu chính của bước này là nhằm  xác định  rõ tổ chức muốn đi tới đâu để chọn con đường đi tới tốt nhất

      Bước 2: Chia quá trình thực hiện các mục tiêu thành các giai đoạn chính.

            Thực hiện bước này giúp cho tổ chức nắm được đường lối tổng quan trong việc thực hiện mục đích hoặc mục tiêu của tổ chức. Để đạt được mục đích, mục tiêu, tổ chức cần phải trải qua các giai đoạn nào?

      Bước 3: Lựa chọn trình tự ưu tiên

Thực chất của bước này là xem xét và quyết định làm việc gì trước, việc gì sau để có hiệu quả nhất trong quá trình thực hiện mục đích, mục tiêu của tổ chức

Bước 4: Ấn định thời gian thực hiện

Nội dung bước này là xác định thời gian cần thiết và hợp lý để hoàn thành từng mục tiêu, từng giai đoạn hoặc từng công việc

Bước 5: Xem xét phối hợp các chương trình bộ phận

Mục đích của bước này là nhằm bảo đảm sự chặt chẽ và thống nhất của toàn bộ chương trình, làm căn cứ để phối hợp nhịp nhàng các hoạt động của tổ chức để đạt mục đích, mục tiêu hay nhiệm vụ chung.      

4. Ngân sách

Hoạch định ngân sách thực chất là dự kiến trước nguồn tài chính đảm bảo cho các chương trình đặt ra được thực hiện

            - Lợi ích của việc hoạch định ngân sách

      + Ngân sách là căn cứ để nhà quản trị đo lường các giải pháp, các chương trình, trên cơ sở đó có thể lựa chọn các giải pháp, chương trình đạt hiệu quả cao nhất

      + Ngân sách cho phép nhà quản trị sử dụng có hiệu quả nhất các phương tiện tài   chính của tổ chức bởi vì nó khắc phục được tình trạng chi tiêu không có kế hoạch của tổ chức

      + Ngân sách là một trong những căn cứ giúp nhà quản trị lựa chọn mục tiêu một cách thiết thực nhất, phù hợp với khả năng tài chính của tổ chức

5. Lập kế hoạch

      Thực chất, kế hoạch là bản tường trình chi tiết của các chương trình. Nội dung của các kế hoạch thường chỉ rõ các việc cần phải làm? Bắt đầu làm từ khi nào? Khi nào kết thúc? Ai làm? Phương tiện để thực hiện là gì?

Câu 12: Qui trình hoạch định chiến lược bao gồm những bước nào ? Nêu nội dung và ý nghĩa của mỗi bước trong qui trình hoạch định? Theo anh (chị) trong các bước đó, bước nào là quan trọng nhất? Vì sao?

1. Nghiên cứu đánh giá các căn cứ của hoạch định chiến lược

      - Mục tiêu của bước này là nhằm phân tích đánh giá

+ Vị thế của tổ chức

+ Những điểm  mạnh, điểm yếu của tổ chức

+ Những tiềm lực có thể huy động được để thực hiện các mục đích mục tiêu của tổ chức

                  + Những cơ hội hoặc nguy cơ có thể xảy ra đối với tổ chức

- Để thực hiện bước này có hiệu quả, các nhà quản trị có thể sử dụng những công cụ sau:

+ Sử dụng ma trận để xác định điểm mạnh- yếu cơ hội hay nguy cơ của tổ chức

+ Dự báo môi trường để lường trước cơ hội và nguy cơ, để dự báo môi trường có thể dùng một số phương pháp

                        . Kĩ thuật Delphi

                        . Phép ngoại suy xu hướng

                        . Liên hệ xu hướng

                        . Mô hình toán

                        . Phân tích ảnh hưởng chéo

                        . Kịch bản nhiều lần

2. Xác định mục đích và mục tiêu của tổ chức

      Việc xác định mục đích và mục tiêu của tổ chức thường được thực hiện bởi bộ phận đầu não của tổ chức, quá trình hình thành các mục đích, mục tiêu của tổ chức có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Có thể là:

      Cách 1: Ban lãnh đạo của tổ chức trực tiếp bàn bạc, nghiên cứu đề xuất mục đích ,mục tiêu chung của tổ chức và cụ thể hóa thành các nhiêm vụ cụ thể cho các bộ phận hay phân hệ của tổ chức

      Cách 2: Ban lãnh đạo của tổ chức đề ra các yêu cầu sống còn của tổ chức. Từ đó hướng dẫn, yêu cầu nội dung và phương pháp xây dựng mục đích, mục tiêu để các phân hệ trong tổ chức nghiên cứu, soạn thảo các mục tiêu và nhiệm vụ của mỗi phân hệ. Từ đó mà hình thành nên các mục đích, mục tiêu chung của toàn tổ chức.

Cách  3: Kết hợp cả 2 cách trên

3. Xác định các điều kiện để thực hiện mục đích, mục tiêu của tổ chức

      Thực chất của bước này là xem xét những yếu tố cần và đủ để thực hiện mục đích, mục tiêu mà tổ chức đề ra, xem xét những yếu tố còn thiếu để dự kiến các biện pháp khắc phục.

      Khi xem xét các điều kiện để thực hiện các mục đích, mục tiêu của tổ chức, có thể phải phân loại các yếu tố cần và đủ để dễ nghiên cứu. Thông thường, người ta phân loại các điều kiện này theo 2 cách sau:

Cách 1: Xét về khả năng chi phối và tác động, có thể chia thành các loại          

      -  Những yếu tố cần và đủ để thực hiện mục đích, mục tiêu mà tổ chức không thể chi phối

      -  Những yếu tố cần và đủ để thực hiện mục đích, mục tiêu mà tổ chức có thể chi phối

      -  Những yếu tố cần và đủ để thực hiện mục đích, mục tiêu mà tổ chức có thể chi phối một phần

      Cách 2: Xét về phạm vi, có thể chia thành các loại tiền đề

      - Những yếu tố cần và đủ để thực hiện mục đích, mục tiêu nằm bên ngoài tổ chức

      - Những yếu tố cần và đủ để thực hiện mục đích, mục tiêu ở bên trong tổ chức

      Việc phân loại như vậy có ý nghĩa quan trọng trong việc đề ra các chính sách hay các giải pháp nhằm đạt được mục đích hay mục tiêu của tổ chức .

4. Xây dựng các phương án chiến lược nhằm thực hiện mục đích, mục tiêu của tổ chức

      Mục tiêu của bước này là xây dựng các phương án chiến lược khác nhau dựa trên cơ sở các điều kiện tiền đề của hoạch định và các quan điểm xây dựng chiến lược.

      * Về quan điểm xây dựng phương án chiến lược: Có một số quan điểm đáng chú ý sau đây

      - Xây dựng chiến lược dựa trên cơ sở các yếu tố then chốt nhất để xây dựng mục tiêu

      Điều kiện để xây dựng chiến lược dựa trên quan điểm này là phải có và tìm được yếu tố then chốt. Tuy nhiên, cần lưu ý là yếu tố then chốt không có nghĩa là vĩnh cửu mà có thể thay đổi. Do đó, chiến lược xây dựng trên cơ sở các yếu tố then chốt cần phải tính đến xu thế và khả năng thay đổi của yếu tố then chốt.

      - Xây dựng chiến lược dựa trên cơ sở khai thác các ưu thế tương đối.

      Ưu thế tương đối là những điểm, yếu tố của tổ chức có ưu thế hơn so với các tổ chức khác. Những ưu thế này có thể là vị trí địa lý, thương hiệu, khả năng cung cấp vật tư, qui mô của tổ chức, các mối quan hệ, lợi thế về nắm bắt thông tin…

      - Xây dựng chiến lược dựa trên cơ sở những yếu tố mới, những khám phá mới. Ví dụ như  dựa vào công nghệ mới, sản phẩm mới, hình thức phục vụ mới…

      - Xây dựng chiến lược dựa trên cơ sở khai thác triệt để các khả năng của các yếu tố bao quanh yếu tố then chốt.

      * Về phương pháp: có thể dùng nhiều phương pháp. Thông thường người ta có thể dùng hai phương pháp sau đây:

-  Sử dụng ma trận SWOT

      -  Kết hợp các yếu tố quan trọng bên trong và bên ngoài để hình thành các phương án được lựa chọn

      Khi xây dựng các phương án chiến lược cần phải được cụ thể hóa các phương án bằng các chương trình, ngân sách và kế hoạch thực hiện chúng

5. Đánh giá các phương án chiến lược và lựa chọn phương án tối ưu

      Phương án tối ưu là phương án thỏa măn tốt nhất các ràng buộc chi phối việc thực hiện mục đích, mục tiêu của tổ chức

      * Đánh giá các phương án chiến lược cần chú ý 

- Phải chỉ rõ các ưu, nhược điểm của từng phương án.

                  - Phải sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để lựa chọn phương án chiến lược tối ưu nhằm khắc phục các hạn chế của mỗi phương pháp

      * Về phương pháp lựa chọn phương án, có thể sử dụng một số phương pháp

- Phương pháp toán: Tức là đưa các phương án về mô hình bài toán tối ưu sau đó giải bài toán để lựa chọn phương án tối ưu

- Dựa vào cảm quan của người đánh giá: Thực chất là kinh nghiệm để lựa chọn phương án tối ưu

                  - Phương pháp cho điểm: Tức là cho điểm vào từng tiêu chí của tiêu cuẩn lựa chọn phương án. Phương án tối ưu là phương án có tổng số điểm cao nhất. Dùng phương pháp cho điểm có thể theo các bước:

                  Bước1: Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phương án chiến lược

      Khi xác định các tiêu chuẩn này có thể dựa vào một số câu hỏi như là

                  - Phương án đề ra có phù hợp với điều kiện môi trường không?

                  - Phương án đề ra có phù hợp với phong cách lãnh đạo, quan điểm và phương pháp tác nghiệp của tổ chức không?

                  - Các rủi ro xảy ra khi sử dụng phương án đề ra, tổ chức có chấp nhận được không?

                  - Các yếu tố chính có ảnh hưởng tới sự thực hiện thành công của phương án đã được xác định chính xác chưa?

                  Bước 2: Cho điểm vào các phương án chiến lược dựa trên cơ sở sự thỏa mãn của mỗi phương án đối với mỗi tiêu chuẩn đánh giá

                  Bước 3: Chính thức lựa chọn phương án

6. Hình thành các hoạch định chiến thuật

      Bước này nhằm cụ thể hóa quá trính thực hiện các mục đích, mục tiêu của tổ chức thành các nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận trong tổ chức. Việc này đồng thời với việc thiết lập các chương trình, kế hoạch thực hiện nhiệm vụ đó

7. Triển khai thực hiện hoạch định chiến lược

      Nội dung của bước này gồm:

      - Phân công nhiệm vụ cho từng cấp trong tổ chức

      - Tổ chức quá trình thực hiện

      - Theo dõi diễn biến trong quá trình thực hiện và điều chỉnh nếu cần thiết. Việc điều chỉnh có thể chỉ diễn ra trong phạm vi nhỏ, cục bộ, cũng có thể diễn ra trong phạm vi lớn, toàn cục, thậm chí điều chỉnh tận gốc hoạch định chiến lược cũ.