CHƯƠNG V

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

5.1. Khái niệm và vai trò của tổ chức

5.1.1. Khái niệm:

- Tổ chức theo tiếng Hy lạp "Organon" nghĩa là "hài hoà", đó là những hoạt động đem lại bản chất thích nghi với sự sống

- Theo Harold Koontz ("Những vấn đề cốt yếu của quản lý", năm 1993, trang 267)": "Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức"

- Từ các quan điểm khác nhau, có thể rút ra khái niệm chung nhất:

Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mỗi liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức

 Tổ chức là quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt mục tiêu

 Tổ chức là phân chia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn để đạt mục tiêu

- Tổ chức là một quá trình hai mặt: một là, phân chia tổ chức ra thành các bộ phận; và hai là, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận

- Mục đích của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, cụ thể là:

• Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu

• Xây dụng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực

• Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức

• Xây dụng nề nếp văn hoá của tổ chức

• Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức

• Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức

• Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đổi của môi trường

5.1.2. Vai trò của công tác tổ chức:

- Tạo "nền móng" cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng

- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực

- Tạo ra văn hoá tổ chức - nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức để nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

5.2. Cấu trúc tổ chức

5.2.1. Khái niệm và đặc điểm của cấu trúc tổ chức

5.2.1.1. Khái niệm:

Cấu trúc (hay cơ cấu) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hoá theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định

- Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực

- Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân, cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức

- Cơ cấu tổ chức phân định rõ các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị

5.2.1.2. Đặc điểm của cấu trúc tổ chức:

- Tính tập trung

Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức.

Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân hoặc một bộ phận, ta nói tính tập trung của cấu trúc tổ chức là cao và ngược laị.

- Tính phức tạp

Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức

Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, ta nói cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại.

- Tính tiêu chuẩn hoá

Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế...

5.2.2. Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức

5.2.2.1. Tương thích giữa hình thức và chức năng

Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. "Hình thức phải đi sau chức năng"

5.2.2.2. Thống nhất chỉ huy

Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức

5.2.2.3. Cân đối

Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định bền vững trong tổ chức

5.2.2.4. Linh hoạt

Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức

5.2.2.5. Hiệu quả

Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế

5.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức

1. Mục tiêu và chiến lược của tổ chức

Cấu trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi, thì cầu trúc tổ chức phải có sự thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của mục tiêu và chiến lược

2. Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức

Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình

3. Quy mô của tổ chức

Quy mô của tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô lớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức

4. Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức

Trong tổ chức, kỹ thuật, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hoá cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng đơn giản hơn

5. Môi trường bên ngoài của tổ chức

Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định, các yếu tố của môi trường có thể dự đoán và dễ kiểm soát thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp. Ngược lại, khi môi trường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dự báo, thì cấu trúc tổ chức sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi sự linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn một cấu trúc tổ chức hữu cơ là cần thiết

6. Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị

Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấu trúc tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị với nhau

Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn

5.2.4. Các mô hình cấu trúc tổ chức

5.2.4.1. Cấu trúc tổ chức đơn giản:

- Đặc điểm:

• Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người

• Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều

• Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó

- Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản:

-

- Ưu điểm:

• Gọn nhẹ, linh hoạt

• Chi phí quản lý ít

• Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng

- Nhược điểm:

• Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc

• Tình trạng quá tải đối với cấp quản trị

5.2.4.2. Cấu trúc tổ chức chức năng:

- Đặc điểm:

• Chia tổ chức thành các "tuyến" chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức

• Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng như hoạt động sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính, marketing...

- Mô hình cấu trúc tổ chức chức năng:

- Ưu điểm:

• Phản ánh logic chức năng

• Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hoá công việc

• Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu

• Đơn giản hoá việc đào tạo và huấn luyện nhân sự

• Dễ kiểm soát

- Nhược điểm:

• Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận

• Tầm nhìn bị hạn chế

• Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng

• Tính hệ thống bị suy giảm

• Kém linh hoạt

5.2.4.3. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:

- Đặc điểm:

• Chia tổ chức thành các "nhánh", mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định

• Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc

- Ưu điểm:

• Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm

• Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới

• Phối hợp tốt giữa các bộ phận

• Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

• Linh hoạt trong việc đa dạng hoá

- Nhược điểm:

• Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp

• Công việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận khác nhau

• Khó kiểm soát

• Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

- Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:

5.2.4.4. Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý:

- Đặc điểm:

• Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý

• Mỗi nhà quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể

- Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý:

- Ưu điểm:

• Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệmm của mình

• Chú ý đến những đặc điểm của thị trường địa phương

• Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng

• Quan hệ tốt với các đại diện địa phương

• Tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên

- Nhược điểm:

• Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp

• Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau

• Phân tán nguồn lực

• Khó kiểm soát

5.2.4.5. Cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng:

- Đặc điểm:

• Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó

• Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thoả mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng chuyên biệt

- Ưu điểm:

• Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau

• Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng để đạt kết quả cuối cùng

• Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

- Nhược điểm:

• Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp

• Công việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận khách hàng khác nhau

• Khó kiểm soát

• Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

- Mô hình cấu trúc tổ chức theo khách hàng:

5.2.4.6. Cấu trúc tổ chức dạng ma trận:

- Đặc điểm:

• Cấu trúc ma trận là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng

• Cấu trúc ma trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi (theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng),vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến

- Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận:

- Ưu điểm:

• Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích

• Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ

• Phối hợp tốt giữa các bộ phận

• Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

- Nhược điểm:

• Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh

• Có sự chanh chấp quyền lưc giữa các bộ phận

• Khó kiểm soát

5.2.4.7. Cấu trúc tổ chức hỗn hợp:

- Đặc điểm:

• Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức

• Cấu trúc hỗn hợp có thể tận dụng các ưu điểm và hạn chế những nhược điểm của các cấu trúc kết hợp

- Mô hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp:

-

- Ưu điểm:

• Giải quyết được những tình huống phức tạp

• Cho phép chuyên môn hoá một số cấu trúc tổ chức

• Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

- Nhược điểm:

• Cấu trúc tổ chức phức tạp

• Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột

• Khó kiểm soát

5.3. Phân quyền trong công tác tổ chức

5.3.1. Khái niệm và các hình thức phân quyền

5.3.1.1. Khái niệm

Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó

• Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu

• Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ

• Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao

- Trong trường hợp quyền hạn không được giao phó, người ta nói đến tập quyền. Tập quyền là quá trình thâu tóm quyền ra quyết định vào trong tay một người

- Trong mỗi tổ chức đều có sự phân quyền nào đó, nhưng không thể có sự phân quyền tuyệt đối

- Quyền hạn được giao cho các chức vụ chứ không phải giao cho cá nhân, nhưng vì mỗi chức vụ do một cá nhân cụ thể nắm giữ trong một thời gian nhất định, vì vậy quyền hạn luôn gắn liền với cá nhân

- Nhà quản trị có thể và cần phải giao quyền hạn xuống cho nhân viên để họ có điều kiện hoàn thành nhiệm vụ những vẫn phải gánh chịu trách nhiệm

5.3.1.2. Các hình thức phân quyền:

- Phân quyền theo chức năng:

Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính....

- Phân quyền theo chiến lược:

Là hình thức phân quyền cho các cấp bậc trung gian phía dưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đầu tư, đa dạng hoá sản phẩm...

5.3.1.3. Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức:

- Nhà quản trị cơ sở gắn trực tiếp với các tình huống thực tế hơn

- Việc trao quyền hạn tương đối lớn sẽ khuyến khich phát triển các nhà quản trị chuyên nghiệp

- Khả năng thực hiện quyền tự quản nhiều hơn, vì vậy việc thực hiện công việc được nhanh hơn

- Đào tạo cấp dưới, tạo điều kiện cho họ phát triển, từ đó động viên kích thích họ làm việc tốt hơn

- Giảm áp lực về công việc đối với các nhà quản trị cấp trên, tạo điều kiện cho họ tập trung vào các vấn đề chiến lược

* Một số vấn đề có thể nảy sinh khi phân quyền:

- Sự kiểm soát chặt chẽ của người lãnh đạo khiến người thực hiện không thấy thoải mái

- Phạm vi quyền hạn có thể không rõ ràng

- Người dưới quyền không đủ năng lực

- Quyền hạn không tương xứng với trách nhiệm

5.3.2. Các yêu cầu khi phân quyền

1. Phải biết rộng rãi với cấp dưới

2. Phải biết sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra quyết định

3. Phải biết tin tưởng ở cấp dưới

4. Phải biết chấp nhận thất bại của cấp dưới

5. Phải biết cách tổ chức, kiểm tra theo dõi cấp dưới

5.3.3. Quá trình phân quyền

- Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền

- Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ

- Bước 3: Tiền hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ

- Bước 4: Tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ

5.3.4. Tầm hạn quản trị

5.3.4.1. Khái niệm và phân loại tầm hạn quản trị:

a) Khái niệm:

Tầm hạn quản trị (hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát) đó là khái niệm dùng để chỉ số lượng cấp dưới mà một nhà quản trị có thể quản lý trực tiếp một cách có hiệu quả

- Theo kinh nghiệm thực tế, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thường là từ 03 đến 10

- Tầm hạn quản trị có liên quan trực tiếp đến việc xây dựng bộ máy tổ chức, đến việc phân quyền

b) Phân loại:

- Tầm hạn quản trị rộng:

• Mỗi nhà quản trị phải quản lý trực tiếp nhiều bộ phận hay cá nhân nhân dưới quyền.

• Với tầm hạn quản trị rộng, tổ chức sẽ có ít tầng nấc trung gian

- Tầm hạn quản trị hẹp:

• Mỗi nhà quản trị phải quản lý trực tiếp một số ít bộ phận hay cá nhân dưới quyền

• Với tầm hạn quản trị hẹp, tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian

5.3.4.2. Các yếu tố xác định tầm hạn quản trị:

- Năng lực của nhà quản trị

- Trình độ cấp dưới

- Mức độ uỷ quyền của cấp trên cho cấp dưới

- Tính chất kế hoạch của công việc

- Mức độ ổn định của công việc

- Kỹ thuật và phương tiện truyền đạt thông tin

5.4. Hệ thống tổ chức không chính thức

5.4.1. Đặc điểm và sự tồn tại khách quan của hệ thống tổ chức không chính thức

5.4.1.1. Khái niệm và đặc điểm của hệ thống tổ chức không chính thức

a) Khái niệm:

- Hệ thống tổ chức chính thức (hệ thống tổ chức thứ nhất) là hệ thống tổ chức được hình thành nhằm xác định vai trò chính thức của các thành viên trong việc thực hiện các nhiệm vụ để đạt được mục tiêu. Hệ thống tổ chức chính thức bao gồm các nhóm chính thức được hình thành trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức và theo ý muốn chủ quan của nhà quản trị

- Hệ thống tổ chức không chính thức (hệ thống tổ chức thứ hai) là hệ thống tổ chức bao gồm các nhóm và các mối quan hệ không chính thức được hình thành một cách tự phát, tự nguyện, không theo kế hoạch và ý muốn của nhà quản trị

b) Đặc điểm:

- Có mục tiêu mang tính chất tự phát, do các thành viên trong nhóm tự đề ra

- Có kỷ luật nhóm, có thủ lĩnh nhóm

- Sự kiểm soát mang tính xã hội

- Có những yếu tố chống đối những đổi mới

5.4.1.2. Sự tồn tại khách quan của hệ thống tổ chức không chính thức:

- Do nhu cầu về hội nhập

- Do nhu cầu được bảo vệ và giúp đỡ lẫn nhau

- Do nhu cầu về trao đổi thông tin

- Do tình cảm cá nhân

5.4.2. Tầm quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống tổ chức không chính thức

- Hệ thống tổ chức chính thức có nhiều hạn chế

- Thông tin cần được truyền đạt nhanh chóng, chính xác và đầy đủ

- Hệ thống tổ chức chính thức và không chính chính thức có tác động qua lại, phụ thuộc, chi phối lẫn nhau, bổ sung cho nhau:

• Hệ thống tổ chức chính thức tạo ra nền móng cho hoạt động quản trị. Hệ thống tổ chức không chính thức giúp ích cho hệ thống tổ chức chính thức trong việc đạt được mục tiêu chung

• Hệ thống tổ chức chính thức cần tạo điều kiện và hỗ trợ cho hệ thống tổ chức không chính thức, nếu không nó rất dễ đi lệch hướng và chống đối lại hệ thống tổ chức chính thức

5.4.3. Những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng hệ thống tổ chức không chính thức

- Thừa nhận sự tồn tại của hệ thống tổ chức không chính thức

- Cho phép hệ thống tổ chức không chính thức tham gia vào quá trình ra quyết định quản trị

- Thường xuyên thu thập thông tin từ phía hệ thống tổ chức không chính thức, đồng thời cũng phải cung cấp những thông tin của hệ thống tổ chức chính thức cho chúng

- Cần có những biện pháp thích hợp để đối phó với những tác động tiêu cực từ phía hệ thống tổ chức không chính thức

- Quan tâm tới việc xây dựng và hoàn thiện văn hoá tổ chức

- Thường xuyên kiểm tra, theo dõi những sự thay đổi từ phía hệ thống tổ chức không chính thức