8.1 Khái niệm kiểm tra

8.1.1 Định nghĩa

Kiểm tra là một trong những chức năng của quy trình quản lý. Thông qua chức năng kiểm tra mà chủ thể quản lý nắm bắt và điều chỉnh kịp thời các hoạt động để thực hiện tốt mục tiêu đã xác định.

Có nhiều quan niệm khác nhau về kiểm tra trong quản lý:

+ Harold Koontz: Kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh hoạt động các bộ phận cấp dưới để tin chắc rằng các mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu đó đã đang được hoàn thành.

+ Robert J. Mockler: Kiểm tra là quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, những hệ thống phản hồi thông tin, nhằm so sánh những kết quả thực hiện với định mức đã đề ra, và để đảm bảo rằng những nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhất, để đạt được mục tiêu của tổ chức.

+ Kenneth A. Merchant: Kiểm tra bao gồm tất cả các hoạt động mà nhà quản rị thực hiện nhằm đảm bảo chắc chắn rằng các kết quả thực tế sẽ đúng như kết quả dự kiến trong kế hoạch.

Từ những quan niệm về kiểm tra như đã trình bày, có thể kế thừa và tổng hợp để đưa ra định nghĩa về kiểm tra như sau:

Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cõ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu.

Từ định nghĩa trên nội hàm khái niệm kiểm tra bao gồm:

+ Xác lập các tiêu chuẩn

+ Đo lường kết quả để phát hiện ưu điểm và nhược điểm

+ Các giải pháp phù hợp (phát huy ưu điểm, điều chỉnh sai lệch và sửa chữa sai lầm)

+ Mục đích của kiểm tra là để tổ chức vận hành theo đúng mục tiêu.

8.1.2. Đặc điểm và vai trò của kiểm tra

* Đặc điểm của kiểm tra trong quản lý

- Kiểm tra là một quá trình.

- Kiểm tra là một chức năng của quy trình quản lý.

- Kiểm tra thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản lý đối với hiệu lực và hiệu quả của tổ chức.

- Kiểm tra là một quy trình mang tính phản hồi.

* Vai trò của kiểm tra trong quản lý

Kiểm tra có vai trò quan trọng trong quản lý, điều đó được thể hiện ra ở những khía cạnh sau:

- Thông qua kiểm tra mà nhà quản lý nắm được nhịp độ, tiến độ và mức độ thực hiện công việc của các thành viên trong một bộ phận của tổ chức và của các bộ phận trong tổng thể cơ cấu tổ chức. Thông qua kiểm tra người quản lý nắm và kiểm soát được chất lượng các công việc được hoàn thành, từ đó phát hiện những ưu điểm và hạn chế trong toàn bộ hoạt động của tổ chức và quy trình quản lý để từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp hướng tới việc thực hiện mục tiêu.

- Kiểm tra cung cấp các căn cứ cụ thể để hoàn thiện các quyết định quản lý. Nhờ có kiểm tra mà nhà quản lý biết được quyết định, mệnh lệnh được ban hành có phù hợp hay không, từ đó có sự điều chỉnh.

- Kiểm tra giúp đảm bảo thực thi quyền lực của chủ thể quản lý. Người quản lý biết thái độ, trách nhiệm của nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu, nhằm duy trì trật tự của tổ chức.

- Thông qua kiểm tra, người quản lý nâng cao trách nhiệm của mình đối với công việc được phân công và đảm bảo thực thi hiệu lực của quyết định đã được ban hành.

- Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.

- Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới tổ chức.

8.1.3 Phân loại kiểm tra

­- Căn cứ vào thời gian:

+ Kiểm tra trước khi thực hiện kế hoạch

Kiểm tra trước khi thực hiện kế hoạch là loại hình kiểm tra nhằm phòng ngừa những sai lầm có thể xảy ra về một nội dung hoặc tổng thể chương trình hành động của tổ chức (mục tiêu, phương án, các nguồn lực...).

+ Kiểm tra trong quá trình thực hiện kế hoạch

Kiểm tra trong quá trình thực hiện kế hoạch là loại hình kiểm tra được tiến hành đồng thời với quá trình đang diễn ra các hoạt động của kế hoạch trong thực tế. Mục đích của loại kiểm tra này là xử lý kịp thời những sai lệch để đảm bảo chắc chắn mọi cái đều diễn ra theo đúng mục tiêu. Việc kiểm tra đồng thời được thực hiện chủ yếu bằng những hoạt động giám sát của các nhà quản lý. Thông qua các hình thức thu thập thông tin tại chỗ, họ sẽ xác định xem việc làm của những người khác có diễn ra đúng theo yêu cầu hay không. Việc trao quyền hạn cho các nhà quản lý chính là một nhân tố đảm bảo cho việc kiểm tra đồng thời được hiệu quả.

+ Kiểm tra sau khi hoàn thành kế hoạch

Kiểm tra sau khi hoàn thành kế hoạch là hình thức kiểm tra tập trung vào các kết quả cuối cùng. Biện pháp chấn chỉnh nhằm cải thiện quá trình tích luỹ nguồn tài nguyên hay các hoạt động thực tế.  Kiểu kiểm tra này phụ thuộc nhiều vào những thông tin báo cáo. Vì thế, đôi khi nó không có những xét đoán về nguyên nhân sai lệch chính xác. Thông thường, việc kiểm tra cuối cùng áp dụng cho các đối tượng kiểm tra như tài chính, chất lượng, kết quả thực hiện các mục tiêu phức tạp.v.v.

- Căn cứ vào nội dung hoặc đối tượng kiểm tra

Tuỳ thuộc vào các loại hình tổ chức mà có những dạng kiểm tra cụ thể:

+ Kiểm tra sản xuất

+ Kiểm tra tài chính

+ Kiểm tra nhân sự

+ Kiểm tra nguyên liệu

+ v.v.

- Căn cứ vào tần suất của kiểm tra

+ Kiểm tra đột xuất

Kiểm tra đột xuất là hình thức kiểm tra không báo trước về thời gian, nội dung và phương thức. Mục đích của hình thức kiểm tra này nhằm đảm bảo tính khách quan của kết quả thu được.

+ Kiểm tra định kì

Kiểm tra định kì là hình thức kiểm tra thường xuyên nhằm đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của đối tượng.

- Căn cứ vào phạm vi của kiểm tra

+ Kiểm tra tổng thể

+ Kiểm tra bộ phận

+ Kiểm tra trọng điểm

- Căn cứ vào các chức năng của quản lý:

+ Kiểm tra công tác kế hoạch

Kiểm tra công tác kế hoạch bao gồm các hoạt động kiểm tra việc tuân thủ các quy trình, nguyên tắc lập kế hoạch.

+ Kiểm tra công tác tổ chức

Kiểm tra công tác tổ chức là kiểm tra những hoạt động liên quan đến việc thiết lập quan hệ quyền lực - trách nhiệm, phân công công việc, xác định biên chế và quản lý nhân lực.

+ Kiểm tra công tác lãnh đạo

Kiểm tra công tác lãnh đạo là kiểm tra những vấn đề liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thái độ làm việc của nhà quản lý.v.v.

+ Kiểm tra công tác kiểm tra

8.2 Quy trình, phương pháp và yêu cầu kiểm tra

8.2.1 Quy trình kiểm tra

8.2.1 Quy trình kiểm tra cơ bản

Quy trình kiểm tra cơ bản gồm các nội dung sau:

* Thiết lập các tiêu chuẩn

Thiết lập tiêu chuẩn là công việc đầu tiên của quá trình kiểm tra. Nó đóng một vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định đối với chất lượng của hoạt động kiểm tra. Tuy nhiên, việc xác lập tiêu chuẩn là một công việc không đơn giản. Vì vậy, đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự quan tâm và đầu tư thích đáng.

Tiêu chuẩn là yêu cầu phải hoàn thành nhiệm vụ theo một quy trình khoa học để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao. Tiêu chuẩn được phân ra thành nhiều loại hình khác nhau:

- Tiêu chuẩn định tính

Tiêu chuẩn định tính thường liên quan tới thái độ, trách nhiệm đối với công việc; những chuẩn mực giá trị trong ứng xử bên trong và ứng xử bên ngoài... Tiêu chuẩn định tính thường mang tính chung chung, trừu tượng và tương đối khó xác định cũng như khó đo lường. Chính vì vậy đòi hỏi các nhà quản lý phải sử dụng tới tư duy logic và tư duy phi logic.

- Tiêu chuẩn định lượng

Tiêu chuẩn định lượng thường liên quan tới các chỉ tiêu, các thông số về kinh tế - kỹ thuật và được biểu hiện qua các con số, có thể cân đong đo đếm được.

Tiêu chuẩn cũng có thể được chia thành:

- Tiêu chuẩn trong quy trình thực hiện công việc

- Tiêu chuẩn về các dịch vụ và sản phẩm

Một số yêu cầu khi xây dựng các tiêu chuẩn:

- Về nội dung của tiêu chuẩn:

+ Tiêu chuẩn phải phù hợp với mục tiêu và năng lực của tổ chức

+ Cụ thể, rõ ràng, gắn liền với công việc và đối tượng

+ Chính xác, dễ sử dụng

- Về cách thức xây dựng tiêu chuẩn:

+ Lựa chọn những người có năng lực

+ Đầu tư về thời gian và tài chính

* Đo lường

Việc đo lường phải xuất phát từ những tiêu chuẩn đã được xác lập. Đo lường bao gồm việc thực hiện công việc và kết quả của công việc. Đây là hoạt động đối chiếu, so sánh giữa hoạt động và kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đề ra, từ đó có thể phát hiện những sai lầm và sai lệch. Việc đo lường không phải lúc nào cũng được thực hiện một cách dễ dàng và chính xác, nhất là đối với những công việc và đối tượng phức tạp, tiêu chuẩn không rõ ràng hay mang tính định tính. Trong trường hợp như vậy, đôi khi nhà quản lý có thể dùng khả năng phân tích của mình để phán đoán và chỉ ra các sai lệch.

- Một số phương pháp đo lường:

+ Đánh giá bằng điểm và đồ thị

+ Xếp hạng luân phiên

+ So sánh cặp đôi

+ Đo lường điểm mấu chốt

+ Sử dụng các công cụ ISO, hộp đen

- Một số yêu cầu trong quá trình đo lường việc thực hiện kết quả:

+ Không được mang tiêu chuẩn của một công việc này sang để áp đặt, đánh giá một công việc khác.

+ Loại bỏ những thành kiến và định kiến cá nhân trong quá trình đo lường, đánh giá.

+ Tiến hành đo lường, đánh giá thường xuyên, đúng yêu cầu, đúng mục đích và quy trình

+ Kết quả đo lường phải phù hợp với công việc, chức năng, nhiệm vụ của người thực hiện công việc

+ Đo lường phải chỉ ra được sai lệch một cách chính xác và nguyên nhân của những sai lệch đó.

* Các giải pháp điều chỉnh

- Đối với ưu điểm

Khi phát hiện những ưu điểm của hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức, các nhà quản lý phải đưa ra các giải pháp nhằm phát huy, kế thừa và nhân rộng nó. Bên cạnh đó phải kịp thời khích lệ, động viên bằng các hình thức khen thưởng đối với các cá nhân, bộ phận thực hiện công việc đó.

- Đối với nhược điểm

Khi phát hiện ra sai lầm và sai lệch, người quản lý cần phải tập trung phân tích vấn đề để tìm ra nguyên nhân sai lầm và sai lệch, từ đó có kế hoạch đưa ra những giải pháp điều chỉnh hữu hiệu.

Sửa chữa sai lầm và điều chỉnh sai lệch là những công việc liên quan đến toàn bộ các chức năng của quy trình quản lý. Tuỳ theo nội dung sai lầm và sai lệch mà nhà quản lý có thể thực hiện phương án điều chỉnh phù hợp. Có thể điều chỉnh những nội dung trong lập kế hoạch (mục tiêu, phương án), hay điều chỉnh trong công tác tổ chức (thiết kế bộ máy, phân công công việc, giao quyền), hoặc điều chỉnh trong công tác lãnh đạo (nội dung hay cách thức lãnh đạo), thậm chí điều chỉnh ngay trong công tác kiểm tra (tiêu chuẩn, đo lường). Những phương án điều chỉnh đó là căn cứ vào nguyên nhân dẫn tới những sai lầm và sai lệch.

Nếu như công việc xác lập tiêu chuẩn, đo lường kết quả là những công việc khó khăn thì việc đưa ra các giải pháp điều chỉnh lại càng khó khăn hơn.

8.2.2 Quy trình kiểm tra chi tiết

Quy trình kiểm tra chi tiết gồm tám bước cơ bản và được mô tả theo sơ đồ sau:

Quá trình kiểm tra chi tiết là sự cụ thể hoá của quy trình kiểm tra cơ bản và nó là một hệ thống mang tính phản hồi. Tính phản hồi của hệ thống kiểm tra chi tiết được biểu hiện ở chỗ: hệ thống này phân tích quá trình kiểm tra một cách toàn diện và chi tiết hơn so với tiến trình kiểm tra cơ bản (thiết lập tiêu chuẩn, đo lường và các giải pháp điều chỉnh). Các nhà quản lý tiến hành đo lường hoạt động và kết quả hoạt động đã thực hiện trong thực tế, so sánh kết quả đo lường này với các tiêu chuẩn đã được xác lập, rồi xác định và phân tích các nguyên nhân của các vấn đề. Sau đó, để thực hiện những giải pháp phù hợp cần thiết, các nhà quản lý phải đưa ra một chương trình cho các giải pháp và thực hiện chương trình đó để đạt tới kết quả mong muốn. Quy trình này lại tiếp tục một chu kỳ mới theo những nội dung trên nhưng ở một cấp độ và trình độ cao hơn.

8.2.3  Phương pháp kiểm tra

Phương pháp kiểm tra là toàn bộ cách thức đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở lựa chọn những công cụ, phương tiện và cách thức phù hợp nhằm đạt tới kết quả kiểm tra chính xác và khách quan.

Phương pháp kiểm tra bao gồm các nhân tố:

+ Phân công chủ thể kiểm tra phù hợp với chức vị

+ Lựa chọn công cụ và phương tiện kiểm tra phù hợp

+ Lựa chọn cách đo lường phù hợp

Sự phù hợp của công cụ, phương tiện và cách thức đo lường gắn liền với chủ thể, đối tượng, hoàn cảnh kiểm tra.

Chủ thể kiểm tra có thể là một người, một nhóm người với các tầng nấc khác nhau. Tuỳ thuộc vào mục đích, nội dung, tính chất của công việc, đối tượng và hoàn cảnh mà chủ thể kiểm tra lựa chọn những công cụ và cách thức kiểm tra phù hợp.

Một số công cụ kiểm tra

- Bảng tiêu chuẩn công việc

- Nội quy, quy chế, pháp luật

- Các công cụ kĩ thuật: Biểu đồ Gantt, PERT (Program Evaluation and Review Technique) v.v.

Một số cách kiểm tra

- Kiểm tra trực tiếp và kiểm tra gián tiếp

- Kiểm tra khâu trọng điểm

- Kiểm tra chéo giữa các bộ phận

- Kiểm tra ngẫu nhiên và kiểm tra mặc nhiên

- Kiểm tra toàn bộ với kiểm tra bộ phận

8.2.4 Yêu cầu của kiểm tra

Với mỗi loại hình và nội dung kiểm tra khác nhau sẽ có những yêu cầu và nguyên tắc kiểm tra khác nhau. Tuy nhiên, có thể đưa ra các yêu cầu cơ bản của công tác kiểm tra như sau:

- Công việc kiểm tra cần phải được thiết kế theo các kế hoạch và chức vị.

Mọi vấn đề kiểm tra và kỹ thuật kiểm tra phải phản ánh những đòi hỏi và nội dung của kế hoạch. Bởi lẽ, cơ sở và nguyên nhân phải kiểm tra là dựa vào kế hoạch.

- Công việc kiểm tra cần phải được thiết kế phù hợp với đặc điểm cá tính của nhà quản lý.

Kiểm tra là một công việc và chức năng của nhà quản lý nhằm làm cho các kế hoạch và mục tiêu của tổ chức chắc chắn trở thành hiện thực. Các phương thức kiểm tra chỉ là một công cụ để nhà quản lý thực hiện công việc của mình. Vì vậy, các nhà quản lý chỉ sử dụng hệ thống kiểm tra hiệu quả khi những hệ thống đó phù hợp với năng lực và sở thích của họ.

- Việc kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu trong toàn bộ hệ thống.

- Kiểm tra phải khách quan.

Kiểm tra phải khách quan từ việc thiết kế tiêu chuẩn, đo lường đến việc diễn đạt kết quả kiểm tra.

- Kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí và văn hoá tổ chức.

- Kiểm tra phải tiết kiệm và hiệu quả

- Kiểm tra phải tạo động lực để hoàn thiện và phát triển tổ chức.