Chương 3 : Kế hoạch tác nghiệp trong TMĐT B2B .

3.1 Một số vấn đề chung về dự báo và lập kế hoạch tác nghiệp KD

3.1.1 Dự báo trng KD :

a.Khái niệm và tầm quan trọng của dự báo

-Dự báo là dự đoán cái gì sẽ xẩy ra trong tương lai

- Dự báo có ý nghĩa sống còn đối với một tổ chức kinh doanh và đối với mỗi quyết định quản trị

- Dự báo về bản chất là bất định. Trong môi trường kinh doanh điện tử biến động hiện nay, nhu cầu người tiêu dùng thay đổi không ngừng do họ có nhiều thông tin và nhiều sự lựa chọn

- Yêu cầu quá trình dự báo phải ngày càng được hoàn thiện, ngày càng trở nên chính xác.

- Một trong các giải pháp làm tăng độ chính xác của dự báo là chọn đúng phương pháp dự báo cho từng tình huống dự báo cụ thể.

b. Các phương pháp dự báo phổ biến:

-Phương pháp dãy thời gian: sử dụng các dữ liệu lịch sử để dự đoán tương lai, bao gồm một số phương pháp: bình quân đơn, bình quân gia quyền, phân tích hồi quy...

- Phương pháp dự đoán mô phỏng: cho phép người dự đoán đưa ra các giả thiết về điều kiện dự đoán

- Nghiên cứu thị trường: cách tiếp cận dự báo mang tính hệ thống, sử dụng các nghiên cứu thị trường để xác định những sản phẩm hoặc dịch vụ nào mà khách hàng muốn mua, xác định các thị trường mới và khách hàng mới

- Phương pháp Delphi: thu thập ý kiến và đánh giá của các chuyên gia bằng cách sử dụng các phiếu điều tra và xử lý dữ liệu thu thập được

c.Sử dụng các phương pháp dự báo:

- Để trở thành một công cụ ra quyết định, dự báo cần được tích hợp hoàn toàn vào quá trình kế hoạch hóa.

- Phương pháp hoặc quy trình dự báo nào được sử dụng phụ thuộc vào nhiệm vụ kế hoạch hóa cụ thể. Ví dụ: các phương pháp khác nhau có thể phù hợp với các giai đoạn khác nhau trong chu trình sống của sản phẩm

+Tại giai đoạn tiền phát triển sản phẩm, phương pháp Delphi, phương pháp tương tự lịch sử và các phương pháp dự đoán dài hạn khác (thiên về định tính) là các phương tiện phù hợp nhất để phân tích các xu hướng công nghệ

+ Ở giai đoạn phát triển nhanh, các phương pháp định lượng phục vụ dự báo ngắn hạn là phù hợp

+ Giai đoạn bão hòa cần sử dụng các mô hình hồi quy để dự đoán các xu hướng và bản chất của xu hướng

+Khi các dự báo về bán hàng là đầu vào cho các quyết định về tồn kho, thì dự báo mang tính ngắn hạn và các dữ liệu lịch sử của doanh nghiệp được sử dụng, phương pháp định lượng dãy thời gian đơn có thể được áp dụng

+ Khi các dự đoán về bán hàng là đầu vào cho các quyết định đầu tư cơ bản, dự báo mang tính dài hạn, thì phương pháp dự báo sẽ nghiêng về định tính hơn chỉ là định lượng. Nhà quản trị phải biết kết hợp cả các phương pháp định lượng và các phương pháp định tính trong các tình huống như vậy.

+ Tóm lại, dự báo không phải chỉ là kết quả của các công cụ kỹ thuật. Nó là kết quả của một quá trình hành vi phức tạp, bị ảnh hưởng bởi các giá trị, mục đích đặt ra, vai trò của nhiều thành viên tổ chức.

3.1.2 Lập kế hoạch tác nghiệp kinh doanh

a.Khái niệm, tầm quan trọng và mục đích

-Khái niệm chung:

+ Là một quá trình tạo lập và lựa chọn các phương án kế hoạch, gắn kết các nguồn lực và thời gian với một hệ thống các hoạt động trong kế hoạch.

+ Sự gắn kết trên phải tuân thủ một hệ thống các quy định và giới hạn phản ánh mối quan hệ tạm thời giữa các hoạt động và các nguồn lực giới hạn bị chia sẻ.

+Sự gắn kết đó cũng tác động tới tính tối ưu của một kế hoạch tương ứng với các tiêu chí như chi phí, tính chậm trễ (tardiness), tính xuyên suốt (throughput)

+Nói tóm lại, lập kế hoạch là một quá trình tối ưu hóa, khi mà các nguồn lực giới hạn được phân bổ theo thời gian cho các hoạt động xẩy ra cả đồng thời và kế tiếp.

+Lập kế hoạch là một vấn đề khó khăn, đặc biệt khi nó xẩy ra trong một môi trường biến động. Nhiều nhiệm vụ phát sinh không lường trước. Nguồn lực cần thiết để giải quyết các nhiệm vụ cũng thay đổi, một số nguồn lực không còn, xuất hiện các nguồn lực mới.

- Tầm quan trọng :

+ Cung cấp thông tin để trả lời các câu hỏi: Ai? Làm cái gì? Khi nào? Trong bao nhiêu lâu? Và các mối quan hệ giữa chúng ra sao?

+ Chỉ rõ các yếu tố như lao động, thiết bị và phương tiện cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ

+ Lập kế hoạch tác nghiệp (Operations Scheduling) là một phần quan trọng của công tác kế hoạch hoá và kiểm soát quá trình sản xuất kinh doanh, mang ý nghĩa quyết định đối với kết quả hoạt động của tổ chức

- Mục đích:

+ Đáp ứng yêu cầu của khách hàng về thời gian,

+Tối thiểu hóa việc chậm trễ công việc,

+ Giảm thời gian đáp ứng,

+ Giảm thời gian tổng thể,

+Tối ưu hóa việc sử dụng lao động và máy móc,

+Tối thiểu hóa thời gian chết

+Giảm tồn kho trong quá trình sản xuất, kinh doanh

b.Phương pháp lập kế hoạch tác nghiệp

*)Căn cứ vào mức độ "Loading" (Loading là quá trình gắn một công việc với những nguồn lực hạn chế) phân biệt:

+Phương pháp lập kế hoạch tác nghiệp Infinite loading: Liệt kê đơn giản cái gì cần thiết phải làm trong thời gian tới

+ Phương pháp lập kế hoạch tác nghiệp Finite loading: lập kế hoạch một cách chi tiết từng nguồn lực

*)Căn cứ vào các cách tiếp cận được áp dụng, phân biệt:

+Phương pháp lập kế hoạch hướng về phía trước (Forward scheduling): Hệ thống nhận được một đơn đặt hàng, sau đó lập kế hoạch từng tác nghiệp cần phải hoàn thành trong tương lai.

+ Phương pháp lập kế hoạch tác nghiệp hướng về phía sau (Backward scheduling): lập kế hoạch một cách chi tiết từng nguồn lực xuất phát từ một vài dữ liệu nào đó trong tương lai và lập kế hoạch các tác nghiệp lùi trở lại

+ Phương pháp lập kế hoạch tác nghiệp theo mức (Level scheduling): trong bối cảnh nhu cầu biến động, duy trì các kế hoạch đã cân nhắc mức độ trong một khoảng thời gian nhất định.

+ Các tiếp cận lập kế hoạch tác nghiệp khác nhau được sử dụng trong các quá trình sản xuất khác nhau.

Các quá trình sản xuất và phương pháp lập kế hoạch tác nghiệp

Các loại

quá trình Sảm phẩm Đặc điểm Phương pháp

lập kế hoạch

Liên tục Hoá chất, hoá dược, đồ uống, dây và cáp điện... Tự động hóa hoàn toàn và có đầy đủ phương tiện cho một sản phẩm nào đó Finite loading, forward scheduling

Dây chuyền

lắp ráp Ô-tô, máy tính, trang thiết bị, điện dân dụng,... Thiết bị tự động và dây chuyền lắp ráp tự động từng phần Finite loading, lập kế hoạch theo mức, JIT

Sản xuất theo lô Chi tiết máy, phụ tùng, hàng tiêu dùng,... Các thành phần công nghệ theo nhóm Infinite loading, lập kế hoạch theo mức, JIT

Gia công

(phân xưởng) Các thiết bị được đặt hàng, các dụng cụ đặc biệt... Sản xuất theo đơn vị, được khách thể hóa Infinite loading, lập kế hoạch tác nghiệp hướng về phía sau

c. Kỹ thuật lập kế hoạch tác nghiệp

+ Có nhiều kỹ thuật lập kế hoạch tác nghiệp, một số kỹ thuật được thương mại hóa ở dạng gói phần mềm.

+ Một số kỹ thuật lập kế hoạch phổ biến:

Kỹ thuật Mô tả

Các nguyên tắc ưu tiên thực hiện nhanh (Priority Díspatching rules) Các quy tắc ưu tiên thực hiện nhanh thường dựa trên cơ sở đặc tính công việc (ví dụ thời gian sản xuất hoặc thời hạn cuối). Một ví dụ điển hình của nguyên tắc ưu tiên thực hiện nhanh là nguyên tắc thời gian sản xuất ngắn nhất (SPT- Shortest Processing Time)

Các kỹ thuật tìm kiếm (Search techniques)

Phương pháp nút cổ chai(Bottleneck methods)

Kỹthuật dựa trên tri thức

Tạo lập một loạt kế hoạch có thể có, sau đó lựa chọn phương án tối ưu căn cứ trên các tiêu thức đánh giá kết quả nhất định

Phân biệt giữa các nguồn lực mang tính chất nút cổ chai hay không nút cổ chai. Nguồn lực nút cổ chai được ưu tiên kế hoạch hóa nhằm sử dụng tối ưu. Tiếp đó là nguồn lực có độ nút cổ chai tiếp theo.

Các kỹ thuật này mô hình hóa khu sản xuất dựa trên các quy định cứng và mềm. Các quy định này được xây dựng từ việc tham khảo ý kiến các chuyên gia hoạch định có kinh nghiệm. Các kỹ thuật này thường nhằm mục đích lập ra các kế hoạch khả thi

d. Lập kế hoạch tác nghiệp và JIT (Just in time)

- Khái niệm JIT

+JIT là một hệ thống tồn kho, khi mà nguyên vật liệu chỉ được đưa tới quá trình sản xuất khi cần đến chúng. JIT xóa bỏ hoặc cắt giảm nhu cầu dự trữ an toàn, như vậy đồng thời cắt giảm lãng phí và chi phí.

+Trong JIT, rất quan trọng đối với các nhà cung ứng là họ phải cung cấp nguyên vật liệu khi cần thiết. Xu hướng hiện đại là áp dụng hệ thống lấp đầy liên tục (Continuous Replendishment): Thông tin tồn kho, dự báo ngắn hạn và kế hoạch sản xuất được cập nhật liên tục, được chia sẻ giữa nhà sản xuất và nhà cung ứng, trên cở sở đó nhà cung ứng định kỳ (hàng ngày, hàng giờ) bổ sung nguyên vật liệu cho nhà sản xuất.

- Lập kế hoạch sản xuất trong JIT

+ Có các phương pháp khác nhau về lập kế hoạch trong JIT, tuy vậy phương pháp lập kế hoạch mức (level scheduling) được áp dụng rộng rãi nhất, nhằm tạo được một mức sản xuất mong muốn.

+ Có hai cách thức thực hiện lập kế hoạch mức:

 Lập kế hoạch dựa trên mức nhu cầu (Rate- based scheduling): gắn sản xuất với mức nhu cầu

 Lập kế hoạch theo mô hình hỗn hợp (Mixed Model Scheduling): Thiết lập các nhóm sản xuất có khả năng làm ra các model sản phẩm khác nhau, nhờ vậy đảm bảo tính mềm dẻo của sản xuất.

-Vấn đề vận chuyển và tiếp nhận hàng trong JIT

+ Một trong các mục tiêu quan trọng nhất của JIT là đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đến phân xưởng sản xuất kịp thời gian. Do vậy, các nhà cung ứng phải thường xuyên vận chuyển tới nhà máy các lô hàng nhỏ

+ Việc phải quản lý, tiếp nhận liên tục các lô hàng nhỏ liên tục tạo áp lực đối với các bộ phận vận chuyển và nhận hàng của nhà máy. Việc cung ứng có thể chậm trễ ngay cả khi các nhà cung ứng đã chuyển hàng đến, nhưng nhà máy không kịp tổ chức bốc dỡ, giải phóng hàng. Tổ chức tốt, hiệu quả công việc này là một yếu tố quan trọng trong hệ thống JIT.

3.2.1 Vấn đề dự báo trong TMĐT B2B

- Internet làm thay đổi cách thức kinh doanh của các công ty, nhưng không làm mất đi nhu cầu dự báo. Ngay cả khi các đối tác kinh doanh trong một chuỗi cung ứng truyền thông với nhau được nhanh hơn nhờ Internet, thì tính biến động và bất định của môi trường kinh doanh không vì thế mà mất đi. Không ai có thể biết trước tương lai một cách chính xác.

- Ngay cả trong ngành công nghệ cao như công nghiệp điện tử sản xuất các chip bán dẫn, với tính liên kết truyền thông cao, chia sẻ thông tin và phối hợp sản xuất, tiêu thụ theo hệ thống JIT, trong một số năm vẫn xẩy ra khủng hoảng thiếu linh kiện và chi tiết. Lý do trước tiên là do dự báo nhu cầu kém trong ngành.

- Tóm lại, Internet chưa làm mất đi sự cần thiết phải dự báo, nhưng nó làm giảm đáng kể nhu cầu dự trữ (tồn kho) và làm nhẹ đi việc tập trung nỗ lực thực hiện các quá trình dự báo.

- Cùng với việc áp dụng hệ thống bổ sung hàng hóa liên tục và nắm bắt các tín hiệu nhu cầu tức thời dọc theo toàn chuỗi cung ứng, chu trình thời gian của đơn mua hàng (đặt, xử lý, giải quyết đơn hàng) giảm đi đáng kể, các đối tác tham gia trong chuỗi cung ứng có điều kiện duy trì lượng tồn kho nhỏ hơn.

- Những vấn đề nói trên dẫn đến sự cần thiết phải dự báo chính xác hơn, nhậy bén hơn nhằm nắm bắt được thông tin dự báo tươi mới, cập nhật, chi tiết và chính xác. Về mặt này có thể nói Internet đem lại cho TMĐT các công cụ dự báo tốt hơn.

3.2.2 Lập kế hoạch tác nghiệp trong TMĐT B2B

Lập kế hoạch đóng vai trò rất quan trọng đối với một doanh nghiệp kinh doanh điện tử nhằm đạt lợi thế cạnh tranh.

- Các ứng dụng (phần mềm) kế hoạch hóa:

+ Nhiều doanh nghiệp kinh doanh diện tử lắp đặt Hệ thống kế hoạch hóa tiên tiến (APS) nhằm xác định luồng lưu chuyển tối ưu của sản phẩm và vật liệu dọc theo chuỗi cung ứng, nhằm tìm ra các nguồn lực mới và giữ quan hệ đối tác với các nhà cung ứng

+ Chức năng cơ bản của các ứng dụng (phần mềm) kế hoạch hóa được liệt kê ở bảng sau:

Ứng dụng Mô tả chức năng

Lập kế hoạch nhu cầu Dự đoán nhu cầu ngắn hạn và phát triển dự đoán nhu cầu dài hạn

Lập kế hoạch chuỗi cung ứng Xác định kế hoạch cung ứng tối ưu nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại

Lập kế hoạch vận chuyển Xác định cách thức vận chuyển, lộ trình và chất xếp, bốc dỡ

Lập kế hoạch sản phẩm sẵn sàng đáp ứng (ATP) Bao gồm các sản phẩm hiện đang sản xuất, có trong kho sẵn sàng đáp ứng đơn đặt hàng

Lập kế hoạch sản phẩm có khả năng đáp ứng (CTP) Đưa vào kế hoạch sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng riêng mà ATP không đáp ứng được

Lập kế hoạch sản xuất Lập kế hoạch sản xuất tổng thể và kế hoạch sản xuất chi tiết, kết hợp đồng thời kế hoạch hóa nguyên vật liệu và kế hoạch hóa nguồn lực

Lập kế hoạch trình tự sản xuất Xác định trình tự tối ưu các lệnh sản xuất dựa trên các yêu cầu, thời hạn khách hàng đưa ra và các giới hạn khác

- Tích hợp kế hoạch hóa vào Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp (ERP- Enterprise Resource Planning)

+ Để duy trì tính cạnh tranh toàn cầu và khả năng phản ứng nhanh với thị trường, mỗi đơn vị kinh doanh phải được tích hợp với các hệ thống quản lý liên quan (quản lý mua hàng, đơn hàng, thiết kế, sản xuất, kế hoạch hóa, kiểm soát, vận chuyển, nguồn lực, nhân sự, nguyên vật liệu, chất lượng...), với các đối tác, các nhà cung ứng, các khách hàng thông qua các mạng viễn thông

+ Để ra các quyết định như máy móc, trang thiết bị nào cần sử dụng để sản xuất sản phẩm nào, hàng hóa nào đã được đặt hàng cần sản xuất, khi nào cần bắt đầu một công việc mới, mức tồn kho nào cần duy trì, khi nào cần duy tu bảo dưỡng máy móc...và phối hợp các hoạt động, cần thiết phải tích hợp các hệ thống với nhau

+ Tính không đồng nhất của môi trường cơ sở hạ tầng (phần cứng và phần mềm) viễn thông tạo nên những khó khăn nhất định cho việc tích hợp

+ Để tích hợp kế hoạch hóa vào Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp, người ta thường sử dụng các Hệ thống dựa trên tác nhân . Các tính năng kế hoạch hoá xuất phát từ mỗi tác nhân (người, máy, các bộ phận...) trong một hệ thống đa tác nhân cho phép đảm bảo các hoạt động kế hoạch hóa toàn diện. .

-Tự động hóa nhằm cải tiến công tác kế hoạch hóa

Kế hoạch hóa là quá trình phức tạp do tính đa nhân tố và sự biến động không ngừng của các nhân tố. Để thuận lợi hóa quá trình này, các công nghệ tự động hóa được chú trọng áp dụng:

+ Công nghệ tác nhân: Một tác nhân thông minh (hay trình thông minh)là một phần mềm có khả năng nghiên cứu, tiếp cận và hợp tác với các tác nhân và hệ thống khác nhằm giải quyết các nhiệm vụ đặt ra một cách độc lập.

Bảng dưới đây liệt kê các đặc trưng của một trình thông minh:

Đặc trưng Mô tả

Tính độc lập Trình thông minh phải có khả năng hành động dẫn đến hoàn thành nhiệm vụ. Cần phải có một thành phần độc lập trong trình

Khả năng truyền thông Trình thông minh sẽ tiếp cận thông tin từ nguồn thuộc bên thứ ba về thực trạng của môi trường bên ngoài

Khả năng hợp tác Hợp tác là sự mở rộng của các thuộc tính truyền thông. Các trình thông minh cần phải hợp tác trong công việc của chúng

Khả năng

tư duy Khả năng tư duy là một trong các đặc trưng then chốt của trình thông minh, điều đó phân biệt trình thông minh với các trình robot

Hành vi

thích ứng Để duy trì tính độc lập và khả năng tư duy, trình thông minh cần phải có một cơ chế nào đó nhằm tiếp cận với thực trạng môi trường xung quanh và gắn kết điều đó với quyết định về hành động tương lai

Tính đúng đắn, tin cậy Việc chấp nhận trình có nghĩa là trình có khả năng đại diện chân thành cho người dùng và khách hàng của họ

+ Công nghệ tác nhân được ứng dụng trong kế hoạch hóa thường dưới hình thức các hệ thống tác nhân, một trong các hệ thống đó là hệ thống Tác nhân bán hàng ảo dựa vào sản xuất áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất và bán các phụ tùng, phụ kiện. Hệ thống này bao gồm các trình: trình kiểm soát, trình cơ sở dữ liệu, trình phân tích sản xuất, trình lập kế hoạch quá trình và trình lập kế hoạch tác nghiệp

Bảng dưới đây liệt kê vai trò của các trình trong hệ thống VMSA .

Trình Vai trò

Trình

kiểm soát Trình kiểm soát tiến hành phân tích, gửi thông điệp, kết nối trung gian và đối sánh (benchmaking)

Trình cơ sở dữ liệu Tất cả thông tin và môi trường sản xuất, như mô hình các phân xưởng, các mô hình chế tạo, các mô hình phụ tùng, phụ kiện được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu

Trình phân tích sản xuất Khi việc thể hiện thiết kế nhờ máy tính và hệ thống các nguồn lực sản xuất nhận được từ trình bán hàng, nó sẽ xác định liệu thiết kế sản phẩm có khả thi hay không. Nếu khả thi, trình phân tích sản xuất sẽ tính toán mức ưu tiên sản xuất

Trình kế hoạch hóa quá trình Trình này tạo ra đặc trưng sản phẩm và trình tự tối ưu các tác nghiệp

Trình kế hoạch hóa tác nghiệp Trình này tạo ra kế hoạch tác nghiệp dựa trên kế hoạch quá trình, có tính đến các môi trường sản xuất khác nhau. Nó tính toán thời gian kết thúc của một đơn đặt hàng, có tính tới hiện trạng của dây chuyền sản xuất.

3.3. Hệ thống kế hoạch hoá nguồn lực (ERP) trong thương mại điện tử

3.3.1 Giới thiệu chung

*) Hệ thống kế hoạch hóa yêu cầu nguyên vật liệu(MRP-Materials Requirements Planning Systems)

- Đây là các gói phần mềm thương mại hóa đầu tiên tích hợp các hoạt động thu mua và sản xuất. Các hệ thống như vậy được sử dụng để xác định yêu cầu tồn kho phục vụ cho các quá trình sản xuất.

- Bằng cách xác định các yêu cầu đầu ra sản phẩm, MRP sẽ tính toán ngược lại các nguyên vật liệu và phụ tùng phụ liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. Các nguyên vật liệu và phụ tùng phụ liệu được liệt kê trong Phiếu vật liệu (BOM- Bill of Materials)

- Hệ thống cũng tạo lập được kế hoạch sản xuất tổng thể, xác định các nhu cầu về trang thiết bị máy móc và nhân lực.

- Khi kết thúc sản xuất, hệ thống có khả năng quản lý tồn kho.

*) Hệ thống kế hoạch hóa yêu cầu nguồn lực sản xuất (MRP II- Manufacturing Resource Requirements Planning Systems)

- Đây là hệ thống được xây dựng bằng cách mở rộng MRP, bao quát nhiều hơn các quá trình kinh doanh, trong đó có các hệ thống kế toán và tài chính.

- MRP II tích hợp thiết kế sản phẩm và quá trình sản xuất với xử lý dữ liệu đơn đặt hàng, thông tin kế toán và các hệ thống hạch toán chi phí. Điều này cho phép nhà sản xuất thực hiện sản xuất, đồng thời kiểm soát chi phí và tồn kho.

*) Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực (ERP- Enterprise Resource Planning)

- Khi thực hiện máy tính hóa (computerize) các quá trình kinh doanh, nhiều doanh nghiệp triển khai các hệ thống thông tin dựa trên những nhu cầu cá biệt của các quá trình kinh doanh đặc thù. Trong nhiều trường hợp, điều này dẫn đến hình thành các hệ thống tách biệt, gây khó khăn cho việc chia sẻ thông tin, truyền tin xuyên suốt các quá trình kinh doanh. Cần thiết ra đời Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực.

- Hệ thống ERP là một bộ các gói phần mềm module, được mở rộng từ MRP II và bao trùm gần như tất cả các quá trình kinh doanh .

- Đây không phải là phần mềm cá biệt hóa cho từng doanh nghiệp, mà là các hệ thống phổ cập, được xây dựng từ các thực tiễn kinh doanh tốt nhất. Do vậy khi áp dụng phần mềm, doanh nghiệp nên thay đổi các quá trình kinh doanh của mình cho phù hợp với phần mềm và tận dụng được các ưu việt của hệ thống.

Các thành phần cơ bản của một hệ thống ERP

- Một hệ thống ERP điển hình bao gồm các module độc lập, ví dụ module về quản lý sản xuất, tài chính, kế toán, kho hàng, tồn kho, bán hàng, và quản lý nguồn nhân lực.

- Một hệ thống ERP thường rất đắt, một công ty có thể không nhất thiết phải triển khai cả hệ thống module. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn các bộ phận bán thành phẩm và lắp ráp thành hệ thống đáp ứng các yêu cầu của mình.

- Mặc dù các quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp là rất khác nhau, một hệ thống ERP có khả năng tích hợp chúng vào một ứng dụng duy nhất và sử dụng cơ sở dữ liệu chung

- Cấu trúc đơn nhất của cơ sở dữ liệu giúp củng cố việc chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, dễ dàng chia sẻ thông tin, cải thiện truyền thông mà vẫn đáp ứng được các yêu cầu riêng của doanh nghiệp

Ví dụ: một hệ thống ERP có thể được chương trình hóa để phối hợp sản xuất, bán hàng và phân phối. Sản phẩm có thể đi trực tiếp từ dây chuyền sản xuất đến phân phối. Hơn nữa, công ty có thể đo được chi phí mỗi nhiệm vụ, có căn cứ để ra các quyết định quản trị chính xác

- Một hệ thống ERP có khả năng hỗ trợ truyền thông điện tử giữa các công ty, vị dụ giữa người bán và người mua. Một liên kết truyền thông có thể được thiết lập giữa hai đối tác kinh doanh thông qua kết nối đường thuê bao riêng hoặc Extranet. Kết nối này cho phép gửi và nhận đơn đặt hàng, hóa đơn, các tài liệu vận chuyển và thanh toán điện tử.

- Ngày càng nhiều các công ty trên khắp thế giới chuyển sang ứng dụng hệ thống này.

3.3.2 Các điều kiện cần chuẩn bị để triển khai ứng dụng ERP

Tồn tại nhiều yếu tố mà doanh nghiệp phải tính đến khi triển khai ứng dụng ERP. Một số chỉ dẫn cơ bản triển khai ứng dụng ERP được liệt kê ở bảng sau:

Yếu tố Mô tả

Kế hoạch hóa cơ sở hạ tầng Cơ sở hạ tầng thông tin, như các mạng, là yêu cầu cơ bản cho việc triển khai ERP. Những mối quan tâm lớn đối với các mạng là băng thông phù hợp, mạng LAN tin cậy và tính tương hợp của mạng

Mạng LAN Mạng LAN cần phải có nơi đặt server tập trung ngay cả trong điều kiện địa bàn phân tán.

Phần cứng server Các server low-end là cần thiết ngay cả trong giai đoạn lựa chọn sơ bộ ERP để phục vụ cho việc đào tạo và trình diễn ERP. Có mạng và server phù hợp cần cho cả giai đoạn mô hình hóa.

Phần cứng máy tính Tất cả máy tính cần được nâng cấp để chạy ERP

Đào tạo Các hệ thống ERP đòi hỏi đào tạo kỹ và nâng cao trình độ liên tục đội ngũ nhân viên. Cần có các phương tiện và nguồn lực cho đào tạo

Nguồn nhân lực (HRs) ERP phụ thuộc vào HRs. ERP cần sự hợp tác và tích hợp tất các các khu vực chức năng

Sự cam kết của HRs Triển khai ERP là một quá trình rất khó khăn. Những người tốt nhất trong tổ chức cần tham gia vào các đội triển khai ERP liên chức năng

Sự cam kết của lãnh đạo ERP là quá trình đòi hỏi nhiều thời gian và chi phí tài chính. Thiếu sự cam kết cuả lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp, một dự án ERP có thể bị thất bại

Cam kết đối với hệ thống mặc định Mặc dù hầu hết các hệ thống ERP có thể được xây dựng theo yêu cầu riêng , doanh nghiệp luôn luôn nên thử triển khai một phương án mặc định trước khi một hệ thống ERP đi vào hoạt động

Xem xét một website mới Triển khai một hệ thống ERP trên một website mới bao giờ cũng dễ hơn nhiều so với trên một site đã có. Nếu sử dụng tiếp tục một site đã có, nên chỉ tập trung nghiên cứu và triển khai các thủ tục.

Cam kết duy trì một hệ thống thủ công Một hệ thống thủ công tốt sẽ được sử dụng như hệ thống sao lưu của hệ thống ERP phục vụ cho các mục đích kiểm soát

Quyết định chiến lược về triển khai tập trung hay phi tập trung Phần lớn các công ty có địa bàn phân tán, vì vậy việc nên sắp đặt các server tập trung hay phân tán là một vấn đề quan trọng. Câu trả lời phụ thuộc vào nhiều nhân tố. Thông thường chiến lược hỗn hợp (kết hợp cơ sở hạ tầng tập trung và phân tán) được lựa chọn