Chương iii : tổ chức kiểm toán hoạt động

I.  Đặc điểm chung của tổ chức kthđ

1.      Xét trên góc độ một phân hệ độc lập

·   KTHĐ cần được tổ chức theo những nguyên lí chung về tổ chức của một hệ thống con và mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm toán cũng cần được xác lập ở mức tối ưu

·   Loại hình hoạt động cụ thể thuộc đối tượng KTHĐ rất đa dạng , phong phú  và chứa đựng nhiều mối qh kinh tế xã hội khác nhau

·   Do đó , để đạt được mục tiêu of tổ chức nói chung và của tổ chức KTHĐ nói riêng, tổ chức KTHĐ cần được tổ chức thích hợp với đối tượng cụ thể , với mục tiêu xác định và với cách thức kiểm toán khoa học

·   Về đối tượng  cụ thể của KTHĐ rất đa dạng nên tổ chức kt cần được tổ chức theo những hướng chủ yếu sau

o  Thứ nhất : theo lĩnh vực hđ : kthđ cần đươc tổ chức thích ứng với 3 lĩnh vực hd : kinh doanh, hành chính, sự nghiệp

ü      Với loại hình hoạt động kinh doanh lợi nhuận được coi mục tiêu hàng đầu:

+  Mục tiêu cơ bản trực tiếp nhất của kt loại hd này là đánh giá hiệu quả hd

+  Để đánh giá được hiệu quả cuối cùng này, kthd phải xuất phát từ hiệu lực quản trị nội bộ trong quan hệ với hiệu năng quản lí

+  Trong truong hợp này , hiệu quả có thể xem là thuộc tính cơ bản và đánh giá hiệu quản được coi là “nét đậm” cần có trong bức tranh toàn cảnh báo cáo KTHĐ của doanh nghiệp

ü      Với hoạt động hành chính công :

+  Đây là những hoạt động quản lí nhà nước trên cơ sở sd tiền thuế do dân đóng góp vào ngân sách nhà nc do vậy cũng ko thể xem nhẹ hiệu quả sử dụng ngân sách

+  Mục tiêu của hoạt động này là với cố gắng tói đa trog việc lượng hóa có thể đo lường hiệu quả hd hành chính công qua mức tiết kiệm các khoản chi tiêu thay cho lợi nhuận trong kinh doanh

+  Mục tiêu kt đối với hoạt động này là hiệu lực của hệ thống thông tin và phương pháp điều hành cũng như hiệu năng của quản lí cần kết hợp  sd các định mức với các chuẩn mực, các quy tắc

ü       Với hoạt động sự nghiệp được thể hiện ở 2 hình thức :hoạt động mang đặc trưng của hoạt động hành chính và hoạt động mang đặc trưng của kinh doanh. Do vậy mục tiêu , phạm vi và cách thức kiểm toán cần xác  định cụ thể trong từng cuộc kiểm toán

o  Thứ hai : xét trong mỗi đơn vị cụ thể , hd thuộc đối tượng kiểm toán cũng rất đa dạng.Do đó kthd có thể thực hiện như sau :

ü      Với tất cả hoạt động (kiểm toán toàn diện

ü      Chọn hd thuộc chức năng cơ bản của cơ quan hay tổ chức được kiểm toán

ü      Chọn những chương trình mục tiêu mới hay đang được thử nghiệm

ü      Chọn hd chưa được kiểm toán kì trước(kiểm toán trọng điểm)

·   Về mục tiêu kt : số lg , kết cấu và tính chất của mục tiêu cụ thể cần được xác định theo yêu cầu quản lí.Theo đó, cuộc kiểm toán có thể thực hiện đồng thời 3 mục tiêu cơ bản :hiệu lực kiểm soát nội bộ, hiệu quả hoạt động, hiệu năng quản lí

·   Về phạm vi : kthd có thể được tổ chức trên toàn bộ cơ quan hay tổ chức được kiểm toán hoặc chỉ trên một vài đơn vị cụ thể..Việc xác định mức toàn diện hay trọng điểm của các đối tượng cụ thể cùng tính đồng bộ hay điển hình của mục tiêu và độ hẹp hay rộng của phạm vi kiểm toán cần được xác định trên cơ sở yêu cầu của quản lí và khả năng huy động các nguồn lực  cho cuộc kt cụ thể.Chính phạm vi kiểm toán(toàn bộ hay bộ phận, toàn diện hay trong điểm) quyết định quy mô kiểm toán lớn, vừa hoăc nhỏ

2.      Xét trên góc độ toàn bộ hệ thống kiểm toán : tổ chức kthd cần chú ý cả kết hợp trên cả hai hướng: Một là tổ chức 1 cuộc kthd độc lập (hoặc với toàn bộ hoạt động , hoặc với từng mặt, từng lĩnh vực hod) : trong trường hợp này có lúc có nơi vẫn cần kết hợp xem xét tính tuân thủ với độ tin cậy của thông tin.Do đó tổ chức kiểm toán phải kết hợp xem xét giải quyết yêu cầu này trong quy định kiểm toán. Hai là tổ chức cuộc kt liên kết giữa kthd với kttc. Trong trường hợp này những yêu cầu về nd và mục tiêu của kthd vẫn cần được đáp ứng đầy đủ

II.Đặc điểm quy trình kito

1.Đặc điểm chung của quy trình kthd

Gd1: lập kế hoạch kt

Gd2: thực hiện kế hoạch kt

Gd3: tổng hợp và lập báo cáo

Ga4: theo dõi thực hiện kết luận và kiến nghị

2.Đặc điểm gd lập kế hoạch kt trong kthd

a.đặc điểm lập kế hoạch kt hd quy mô nhỏ

·   Tìm hiểu hoạt động được kt tại đơn vị:

+  Một là thu thập thông tin hiện có về đơn vị : đặc biệt là về hd được kt để nắm bắt thông tin tổng quát về đối tượng và khách thể kt

+  Hai là tiếp xúc bước đầu với đơi vị được kt nhằm trao đổi cùng lãnh đạo chủ chốt của ddvj những vẫn đề đặt ra và tiếp nhận những thông tin chung vê đơn vị đồng thời thống nhất chương trình tham quan dv đơn

+  Ba là tham quan để có nhận thức rõ hơn tính chất của các vấn đề và những khó khăn riêng của dvi trong hdong dc kt

·   Thu thập tài liệu:

+  Ktv tiếp cận được một số tài liệu về quản lí và điều hành trog đơn vị cần cho công việc như :các văn bản mục tiêu được kt, các sơ đồ và quy chế tổ chức, các trình tự ra quyết định và lân chuyển thoong chứng từ, các ngân quỹ và bảng khai tài chính, các báo cáo nội bộ hoặc với bên ngoài về những hoạt động có liên quan..

+  Sau khi nghiên cứu, kiểm tra , những tài liệu này là nguồn thông tin bổ sung cho kết quả khảo sát của đoàn tổ kt

·   Tổng hợp việc nghiên cứu sơ bộ và lập kế hoạch kt : đây là một báo cáo nột bộ của nhóm ktv thực hiện nghiên cứu sơ bộ bao gồm :

+  Một là xác định lĩnh vực phải đi sâu : đây là cơ sở cho quyết định hướng trọng tâm của kthd và do đó có ý nghĩa quyết định hiệu quả kt và tùy thuộc vào 2 yếu tố:- Mức độ am hiểu đối tượng và khách thể kt :cần huy động tối đa trí tuệ và kết quả đã có và mở rộng diện khảo sát tới mức có thể và đi sâu dần vào những vẫn đề được phát hiện là trọng tâm. -NGhệ thuật tổng hợp: cần kết hợp giữa loại trừ dần những lĩnh vực ko được trọng tâm phải đi sâu  với việc chọn lọc vấn đề trọng điểm cùng các vẫn đề liên quan khác để hình thành một hệ thống các mối liên hệ với một vài vấn đề trung tâm cần giải quyết

+  Hai là : xây dựng kế hoạch kt

ü      Kế hoạch cần dự kiến tầm rộng của những công việc phải làm đối với mỗi lĩnh vực phải phân tích sâu, tính chất của công việc và ng phụ trách

ü      Kế hoạch cần dự kiến các trắc nghiệm về tính kịp thời và hiệu lực của thông tin được cung cấp cho việc lượng hóa các mục tiêu cần đo lường

ü      Trong trường hợp yêu cầu lượng hóa ko thể thực hiện được cần lựa chọn thủ tục phân tích quá trình quản lí làm giải pháp thay thế

ü      Cách thức cụ thể được lựa chọn này cần được trihf bay chi tiết trong báo cáo nội bộ vừa làm cơ sở cho các dự kiến khác vừa là huwogns dẫn cho việc phân tích sâu các vấn đề đã được xác định

b.đặc điểm lập kế hoạch kthd quy mô lớn

·   Khảo sát, thu thập thông tin và đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ :

ü      Mục tiêu ktv có được hiểu biết đầy đủ về hoạt động cùng những giao dịch chính và thu thập được những tài liệu cần thiết ban đầu để lựa chon phương thức tổ chức cùng thủ tục kt

ü      Các thông tin chủ yếu cần thu thập ở bước này gồm : những hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ của đv được kt trong quan hệ với hd cần kiểm toán; mục tiêu chung của hd và mức cụ thể của chương trình thuộc đối tượng kt; cơ cấu tổ chức và trách nhiệm giải trình của đơn vj được kt; tác động từ bên trong và bên ngoài đối với hoạt đọng được kt; nguồn lực phân bổ cho hoạt động cùng qui trình kĩ thuật và quản lí hoạt động

·   Xác định mục tiêu kt : mỗi cơ quan hoặc tổ chức kt đều đưa ra mục tiêu kt trong văn bản chính thức về kế hoạch kt năm hoặc trong một quyết định cụ thể và kthd.Tùy theo mức độ khái quát của mục tiêu đã được nêu ra, từ khi chuẩn bị lập kế hoạch kt, mục tiêu này cần được cụ thể hóa từng bước theo những hướng khác nhau: số lượng mục tiêu tổng quát phải thực hiện; yêu cầu cụ thể về mục tiêu phải thực hiện; trong tâm của các mục tiêu và yêu cầu đặt ra; các mục tiêu đặc thù của cuộc kiểm toán.MỨc độ rõ ràng và cụ thể về mục tiêu cần được quán triệt đầy đủ kịp thời qua mỗi bước công việc đến từng thành viên của đoàn kt để thực hiện

·   Xác định vấn đề  trọng tâm của cuộc kiểm toán: Do tính đa dạng phong phú của đối tượng và mục tiêu của kiểm toán hd nên trong mỗi cuộc kt thường phải xác định vấn đề trọng tâm cần tập trung kt.Vấn đề trọng tâm được hiểu là ván đề cốt yếu thể hiện mặt bản chất của đối tg kt và quyết định trực tiếp nhất tới mức đạt được mục tiêu kito.Do đó cần tập trung mọi nguồn lực và hd kt để nghiên cứu và nhận xét cả định hướng , cách thức, trình tự và mức độ đạt dc mục tiêu của vấn đề trọng tâm này trong quan hệ với các vấn đề khác có liên quan

·   Tiêu chí để xác định vấn đề hệ trọng

+  Một là : tính hệ trọng của vấn đề: vấn đề được coi là hệ trọng chính là vấn đề cốt lõi hay mang tính bản chất của hoạt động dc kito và do đó nếu thiều thông tin về vấn đề này báo cáo kt hd có thể gây tác động ko tốt cho ng sử dụng

+  Hai là: rủi ro quản lí : là những kết quả bất thường và ko mong đợi trong quản lý như biến động bất thường về lao động, thất thoát tài sản trong bảo quản, sử dụng...Là kết quả xảy ra khi kết thúc quá trình quản lí hay lặp lại nhiều lần: ko đạt được mục tiêu của chương trình hay kế hoạch

+  Ba là dự kiến tác dụng của kiểm toán vấn đề hệ trọng cần được lựa chọn.Tác dụng của kt vấn đề hệ trọng được đo lường bằng kết quả(lợi ích) của việc kiểm toán vấn đề trọng yếu cần chọn.Tuy nhiên đây chỉ là những dự kiến, phán đoán cho việc lựa chọn nội dung và phạm vi kiểm toán nên các tiêu chí có thể ở mức tổng quát và có tính linh hoạt hơn

+  Bốn là khả năng kiểm toán .Trong quan hệ với nhu cầu, knang kt cần tính đến trước hết là số lượng và chất lượng đội ngũ ktv và nvien khác cùng khả năng tài chính cho các vấn đề cần được kt gắn với mục tiêu cụ thể của cuộc kt.Trong kế hoạch kt, các nguồn lực cần được tính toán theo hướng huy động tối đa

·   Xây dựng hệ thống tiêu chí và mức tiêu chuẩn đánh giá hoạt động

+  Tùy theo yêu cầu chung và mục tiêu kt đã xác định cùng điều kiện thực tế của đối tượng và khách thể kt, đoàn kt cần xây dựng hệ thống tiêu chí cùng mức tiêu chuẩn đánh giá hoạt động theo mục tiêu đã xác định

+  Sau khi trao đổi trong đoàn kt, hệ thống tieu chí kèm theo mức tiêu chuẩn này cần được thảo luận với  đơn vị được kt để xác định yêu cầu và khả năng đo lường cùng tổ chức tính toán hoặc xác định

·   Xây dựng chương trình kt

+  Trên cơ sở kết quả tìm hiểu hoạt động , xây dựng mục tiêu kt với các vấn đề trọng yếu và hệ thống tiêu chí xác định, đoàn kt có thể xây dựng chương trình kt

+  Việc xây dựng chương trình kt cần hướng tới các mục tiêu chủ yếu sau: Một là thiết lập mối qh giữa mục tiêu kt với nội dung và pp kt cần sử dụng.Hai là trên cơ sở quan hệ giữa mục tiêu với nội dung, pp kt cần xây dựng hệ thống thủ tục kt thích ứng với từng nội dung kt.Ba là tạo lập cơ sở để giám sát và đánh giá chất lượng kt

+  Nội dung chương trình kt :

ü      Mục tiêu cụ thể của cuộc kt

ü      Phạm vi kt

ü      Yêu cầu về chuyên gia và dịch vụ tư vấn (nếu có)

ü      Hệ thống tiêu chí cùng tiêu chuẩn đánh giá

ü      Chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị dược kt

ü      Mô tả và đánh giá sơ bộ về kiểm soát nội bộ

ü      Nội dung cụ thể của chương trình :những việc cần kt với các thủ tục tương ứng cùng thời gian và ng thực hiện

ü      Kê hoạch hội thảo, trao đổi( nếu có ) ,hội nghị thống nhất kết luận kt với đơn vị được kt

3.Đặc điểm của giai đoạn thực hiện kt hd

a.Dd thực hiện kế hoạch kt hd quy mô nhỏ

·   Khi kt một chương trình mục tiêu, một dự án đầu tư,một hd cụ thể sau khi lập kế hoạch kt, việc thực hiện được tập trung vào việc phân tích sâu kiểm soát quản trị nội bộ và nghiên cứu hiệu quả hd và hiệu năng quản lí

·   Việc phân tích sâu về quản trị nội bộ được thực hiện trước khi nghiên cứu hiệu quả vì : một là : thấy rõ tính hệ thống: khi đã có chương trình mục tiêu cụ thể cùng pp điều hành tốt và có hệ thống thông tin hiệu lực thì hoạt động cũng hiệu quả.Tuy nhiên có thể hiệu quả tốt lại do ng nhân khác ngoài quản trị nội bộ.Hai là : có thể hạn chế được số lg tiêu chí khó đánh giá.Ba là thấy rõ hơn và loại trừ nhanh chóng hơn những nguyên nhân của tình trạng ko hiệu quả

·   Trình tự thực hiện các mục tiêu kthd

ü      Thứ nhất : nghiên cứu kiểm soát nội bộ ; cách thức nghiên cứu cùng các trắc nghiệm có thể được cụ thể hóa vào từng đối tượng xác định.có thể khái quát cách thức đó qua các nd chính sau:

+  Một là : nắm các trình tự công việc: có thể sd các lưu đồ cho các bước công việc hoặc các cẩm nang hay sổ tay theo dõi trình tự cv

+  Hai là : theo dõi một số khoản giao dịch trọng yếu để đảm bảo sự hiểu biết về hệ thống : kết hợp pp chọn mẫu phi ngẫu nhiên với áp dụng trắc nghiệm chi tiết về sự tuân thủ.trắc nghiệm   tuan thủ có thể được thực hiện bằng nhiều cách : quan sát trực tiếp, quansats sau sự việc, xác nhận miệng

+  Ba là đánh giá ban đầu  về kiểm soát nội bộ ; râ soát lần lượt từ đầu đến cuối để rút ra những điểm manhj và yếu của ksoat nội bộ.Trong kthd những điểm mạnh được quan niệm là những thiết chế đảm bảo điều hành hiệu quả hoạt động.Chẳng hạn trong hoạt động mua hàng có thể có những điểm mạnh như : thực có thông tin đầy đủ vè ng cung cáp, có cách thức đánh giá những cung ứng đã qua, có sd nề nếp việc gọi thầu với một số hàng hóa xác định..

+  Bốn là  khẳng định hiệu lực kiểm soát nộ bộ áp dụng thường xuyên những điểm mạnh : sd trác nghiệm tần suất ( về tính thường xuyên) nhằm xác định mức duy trì  bền bỉ việc áp dụng các trình tự tạo ra những điểm mạnh trong các hd.Những trắc nghiệm này phải có tầm rộng ( cả về số lượng, thời gian) đủ minh chứng tính thường xuyên của việc áp dụng các trình tự cần xác minh.So với trắc nghiệm về sự tuân thủ thì trắc nghiệm về sự thường xuyên hướng về việc xem xét các yếu tố chất lượng của các trình tự trong hệ thống.Nhờ đó trắc nghiệm này còn giúp xác định được cả những điểm yếu dù ko phải là khuyết điểm của đơn vị được kt

+  Năm là kết luận về những điểm mạnh , điểm yếu của KSNB để hình thành báo cáo tổng hợp.Kết luận cần phân biệt rõ mức độ hiệu lực của các phương thức và tổ chức điều hành trong quản trị nội bộ theo hướng chính sau :Một là ;những điểm mạnh vừa mang tính tích cực, vừa magn tính thường xuyên.hai là những điểm yếu do áp dụng ko tốt những trình tự tốt.Ba là những điểm yếu kém do thiếu sót hay khuyết điểm về nhận thức , về nawg lực điều hành.Cùng với những nhận xét về mức độ và ng nhân của tình hình cugnx cần nêu những điểm có thể cải tiến và đề xuất cách thức thực hiên

ü      Thứ hai ; đánh giá hiệu quả hd và hiệu nawg quản lí :Hiệu quả hd và hiệu năng quanrlis đều liên quan trực tiếp đến kq đầu ra và phần lớn đều được đánh giá theo tiêu chuẩn xác định bằng các trị số của các chỉ tiêu.Do vậy trình tự đánh giá thường được thực hiện qua 4 bước : b1 : nghiên cứu những tiêu chuẩn hiện có,b2 xác định các tiêu chuẩn có thể áp dụng b3 : đánh giá thông tin và cách thức xác định tiêu chuẩn b4 : đánh giá hiệu quả hd và hiệu nawg quản lí

b.dd thực hiện k.hoạch kt hd quy mô lớn

·   Thứ nhất : với mục tiêu đánh giá hiệu lực của hệ thống quản trị nồi bồ cần thực hiện đầy đủ các công việc chủ yếu sau : Một là : nghiên cứu môi trường kiểm soát của đơn vị về nhận thức, quan điểm thái độ của ng lãnh đạo cấp cáo, về chính sách nhân sự và cơ cấu tổ chức, về tổ chức hoạt động của ban ksoat và bộ phận kt nội bộ, tìm hiểu hệ thống keto và thực hiện thủ tục kiểm soát.hai là : đánh giá hiệu lực của các quy định và các trình tự trọng yếu đã lựa chon nghiện cứu: Đê đảm bảo  tính khách quan, việc đánh giá cần được thực hiện trên các nguồn thông tin khác nhau.Nội dung của đánh giá cần tập trung vào mức độ tác động những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống, dự kiến rủi rỏ cùng những đề xuất cải tiến.các đánh giá cần được trao đổi với đơn vị được kt

·   Thứ 2: với mục tiêu đánh giá hiệu quả hd và hiệu nawg quản lí, đặc thù của công việc thể hiện ở 2 mặc chủ yếu

ü      Một là : đo lương hiệu quả hd và hiệu năng qli : trên cơ sở hệ thống tiêu chí đã được xây dựng và n~ tài liệu đã thu thập, tính toán , các chỉ tiêu và hệ thống các ng tắc đo lường hiệu quả hd và hiệu nawg quản lí theo chương trình kt đã xác định

ü      Hai là phân tích kq đo lường .phân tích kq đo lường ko chỉ dừng ở việc so sánh thực tế đạt được với các mục tiêu chuẩn đã xây dựng của mỗi tiêu chí mà còn đi sâu vào các nhân tố và nguyên nhân dẫn đến kq hoặc chênh lệch giữa thực tế với tiêu chuẩn đánh giá về kết quả đó.pp phân tích được sd :pp phân tích nội dung( chi tiết, tương quan, loại trừ);pp phân tích thống kê (so sánh, hồi quy, chỉ số..);pp phân tích tài chính (pp giá trị đồng tiền theo thời gian)

4.dd của giai đoạn tổng hợp và báo cáo

·   Khác với KTTC, KTHD k đòi hỏi chuẩn hóa kết luận vào một loại ý kiến xác định

·   Tổng hợp và báo cáo trong kthd cũng là sự kết hợp giữa tích lũy và khái quát với chọn lọc những điểm nổi bật và bản chất nhât để có được bức tranh toàn cảnh về hd tại đv được kt

·   ở mỗi bước trong mỗi gd, tưng thành viên phụ trách tưng công việc đã tổng hợp những thông tin thu được và có kết luận sơ bộ

·   trong gia đoạn tổng hợp báo cáo , tổ( đoàn) trưởng hệ thống lại có những kết luận sơ bộ đó và chọn những kết luận có ích để tổng hợp và hình thành báo cáo

·   các bước chính cần có trong quá trình xây dựng  báo cáo như sau :

ü      thứ nhất : xác định một kế hoạch tổng thể qua đánh giá tổng quát tình hình và kq kt

ü      thứ hai : tập hợp thông tin theo kế hoạch tổng thê

ü      thứ ba : soạn thảo báo cáo với những đánh giá kt và những bình luận của nhà quản lí

ü      thứ tư: trao đổi với đơn vị được kt về các phát hiện kt , thông nhất các kết luận và kiến nghị hoặc những thông tin cần bổ sung

ü      thứ năm : hoàn tất báo cáo và chuyển đến đúng địa chỉ theo phương thức đã xác định

5.dd của giai đoạn theo dõi thực hiện kt và kiến nghị kt

·   theo dõi thực hiện kết luận và kiến nghị kt đã được thống nhất giữa chủ thể với khách thể kt là giai đoạn đặc thù của kt hd

·   tính đặc thù này ko chỉ được chi phối bởi các chủ thể kthd mà còn do tính chất và mục tiêu của loại hình kt này

·   do đó , theo dõi thực hiện kết luận và kiến nghị kt hd cần và có thể được thực hiện với sự kết hợp chặt chẽ giữa chủ thể với khách thể kt

·   theo dõi thực hiện kết luận và k.nghị kt cũng là công việc magn lại lợi ích của cả 2 bên :   Với khách thể kt : theo dõi thực hiện kết luận và kiến nghị kt cũng là quá trình trao đổi , học hỏi và sử dụng kinh nghiệm của các chuyên gia vào việc nâng cao hiệu lực quản trị nội bộ và hiệu quả hd cungf hiệu  năng quản lí của mình.Với chủ thể kt : theo dõi thực hiện kết luận và kiến nghị kt ko chỉ góp phần nâng cao hiệu quả của báo cáo kt mà còn là cơ hội đúc rút và tích lũy kinh nghiệm cho những cuộc kt tiếp sau..