Câu 1: Tổ chức là gì ? Hãy trình bày các đặc trưng và các hoạt động cơ bản của tổ chức.

* Tổ chức là gì?

      Tổ chức là một yếu tố cần thiết của xã hội loài người, từ xã hội sơ khai đến xã hội hiện đại, vì tổ chức thực hiện được những việc mà các cá nhân không thể làm được.

     Tổ chức thường được hiểu là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung.

Ví dụ một gia đình, một doanh nghiệp, một trường đại học, một cơ quan nhà nước, một đơn vị quân đội, một tổ chức tôn giáo, một đội thể thao.....

Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng. Có thể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại (theo sở hữu, theo mục đích, theo sản phẩm, theo mối quan hệ...).

* Các đặc trưng cơ bản của tổ chức

Tuy khác nhau về nhiều mặt nhưng các tổ chức đều có những đặc trưng cơ bản sau đây:

- Mọi tổ chức đều mang tính mục đích. Tổ chức hiếm khi mang trong mình mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhất định. Đây chính là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào. Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau có thể khác nhau, nhưng không có mục đích thì tổ chức sẽ không còn lý do để tồn tại.

- Mọi tổ chức là những đơn vị bao gồm nhiều người (một tập thể). Những người đó có chức năng nhất định trong quá trình hoạt động của tổ chức, có quan hệ với nhau trong những hình thái cơ cấu nhất định.

- Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt mục đích - các kế hoạch. Thiếu kế hoạch nhằm xác định những điều cần phải làm để thực hiện mục đích, không tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển có hiệu quả.

- Mọi tổ chức đều phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được mục đích của mình. Các tổ chức, bất kỳ loại gì, vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận, lớn hay nhỏ, đều cần bốn nguồn lực chủ yếu: nhân lực, tài lực, vật lực và thông tin.

- Mọi tổ chức đều hoạt động trong  mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác. Một doanh nghiệp sẽ cần vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc và thông tin từ những nhà cung cấp ; cần hoạt động trong khuôn khổ quản trị vĩ mô của Nhà nước; cần hợp tác hoặc cạnh tranh với các doanh nghiệp khác; cần các hộ gia đình và các tổ chức mua sản phẩm và dịch vụ của họ.

- Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần có những nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt được mục đích với hiệu quả cao. Vai trò của những nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hay tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ chức có thể sẽ gặp khó hoạt động có hiệu quả.

Quản trị là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị và khách thể quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng và cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường".

Câu 4: Trình bày các đặc điểm của quản trị ? Nêu ý nghĩa của việc nghiên cứu các đặc điểm này.

Đặc điểm quản trị

 *Hoạt động quản trị chỉ có thể diễn ra khi có đủ ba yếu tố: Chủ thể quản trị, đối tượng quản trị và mục tiêu quản trị.

- Chủ thể quản trị - tác nhân tạo ra tác động của quản trị

- Đối tượng và khách thể quản trị - Đối tượng tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị.

- Mục tiêu quản trị - căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động, là cơ sở để lựa chọn phương pháp, biện pháp tác động, là đích đến của cả chủ thể và đối tượng hay khách thể quản trị.

Thiếu một trong ba yếu tố trên thì quản trị trở thành vô nghĩa. Vì vậy, để quản trị thành công cần có sự cân đối hài hoà giữa chủ thể quản trị, đối tượng quản trị và mục tiêu quản trị.

Tuy nhiên, cần tránh các trường hợp: Có quá nhiều chủ thể quản trị có thể gây chỉ đạo không nhất quán hoặc ngược lại chủ thể quản trị thiếu năng lực quản trị; hay đối tượng quản trị quá lớn mạnh lấn áp cả chủ thể quản trị hay quá nhỏ bé lãng phí năng lực quản trị.

* Hoạt động quản trị bao giờ cũng liên quan đến việc trao đổi thông tin quản trị và đều có mối liên hệ ngược

- Thông tin quản trị là những tín hiệu mới, được hiểu, được ghi nhận là có ích cho việc ra các quyết định quản trị

- Quá trình trao đổi thông tin quản trị được thực hiện theo hai chiều - Đó là thông tin điều khiển và thông tin phản hồi.

+ Thông tin điều khiển là chiều thông tin từ chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị: Chủ thể quản trị muốn tác động lên đối tượng quản trị thì phải đưa ra các mệnh lệnh, chỉ thị, nghị quyết, quyết định ... cho đối tượng bị quản trị và ngược lại đối tượng quản trị muốn định hướng hoạt động của mình phải tiếp nhận các thông tin điều khiển của chủ thể quản trị cùng các đảm bảo vật chất khác để tính toán và tự điều khiển chính mình nhằm thực thi mệnh lệnh của chủ thể quản trị

+ Thông tin phản hồi là chiều thông tin từ đối tượng quản trị đến chủ thể quản trị: Chủ thể quản trị sau khi đưa ra các quyết định cùng các đảm bảo vật chất cho đối tượng thực hiện phải thường xuyên theo dõi kết quả thực hiện thông qua các thông tin phản hồi từ đối tượng quản trị. Đó cũng chính là mối liên hệ ngược.

* Quản trị bao giờ cũng có khả năng thích nghi

Tính thích nghi của quản trị thể hiện ở :

- Chủ thể quản trị thích nghi với đối tượng quản trị: Chủ thể quản trị phải vận động theo sự thay đổi của đối tượng quản trị để quản trị hữu hiệu. Khi đối tượng quản trị mở rộng về quy mô, nâng cao về trình độ, phức tạp về mối quan hệ thì chủ thể quản trị vẫn có thể tiếp tục quản trị có hiệu quả bằng cách đổi mới quá trình quản trị thông qua việc: 

+ Nâng cao trình độ và năng lực quản trị

+ Cấu trúc lại hệ thống       

+ Uỷ quyền hợp lí cho các cấp trung gian

- Đối tượng quản trị thích nghi với chủ thể quản trị: Đối tượng quản trị phải tìm cách tiếp nhận tác động của chủ thể quản trị thậm chí đối phó với tác động đó bằng cách tự hoàn thiện chính mình theo yêu cầu của chủ thể quản trị như: Nâng cao trình độ chuyên môn, ý thức kỷ luật, năng động sáng tạo ... Tuy nhiên, trên thực tế có những trường hợp: chủ thể quản trị dễ dãi nhu nhược dẫn tới đối tượng quản trị làm bừa, làm ẩu hoặc chủ thể quản trị quan liêu độc đoán dẫn tới đối tượng quản trị tìm cách thích nghi: hoặc là cố chấp nhận với chỉ thị mệnh lệnh phi lý của chủ thể quản trị, hoặc tìm kẽ hở để lách theo kiểu "che mặt, xé rào"

- Chủ thể quản trị và đối tượng quản trị thích nghi với môi trường: Chính bản thân chủ thể quản trị và đối tượng quản trị phải cùng thay đổi theo điều kiện môi trường để đảm bảo sự tồn tại của mình như: nâng cao trình độ theo kịp với trình độ phát triển chung, mở rộng mối quan hệ... để có thể hoà nhập với điều kiện môi trường mới.

* Quản trị là một khoa học, một nghệ thuật

- Quản trị là một khoa học: Kiến thức về quản trị không chỉ là kiến thức mang tính kinh nghiệm thuần tuý hay bản năng mà là kiến thức khoa học. Khoa học quản trị có đối tượng nghiên cứu riêng không giống với các môn khoa học khác. Muốn quản trị thành công phải dựa vào tính khoa học của quản trị thông qua các vấn đề có tính nguyên tắc, phương pháp, yêu cầu ...

Tính khoa học cuả quản trị được thể hiện qua sự tuân thủ các nguyên tắc, thực thi các phương pháp quản trị. Nếu chỉ đảm bảo tính khoa học sẽ rất khó thành công trong hoạt động quản trị, do vậy bên cạnh việc thực thi đúng các phương pháp, nguyên tắc... Cần thiết phải thực thi một cách có nghệ thuật.

- Quản trị là một nghệ thuật: Nghệ thuật quản trị thực chất là nghệ thuật khai thác các tiềm năng bên trong, các thời cơ bên ngoài, là nghệ thuật vận dụng khoa học quản trị vào thực tiễn để đạt mục tiêu tốt nhất. Điều này phụ thuộc khá nhiều vào tài nghệ, bản lĩnh, nhân cách, trí tuệ, bề dày kinh nghiệm của nhà quản trị; ngoài ra cũng có liên quan tới các yếu tố thuộc về cơ may vận rủi...

* Quản trị gắn với quyền lực - lợi ích - danh tiếng

Quyền lực - lợi ích - danh tiếng luôn gắn với quản trị , đó là vì :

- Nhà quản trị là người có quyền lực và quá trình quản trị là quá trình thực thi quyền lực của nhà quản trị điều này thể hiện ở chỗ: Họ có khả năng điều khiển chi phối người khác; có quyền quyết định việc sử dụng nguồn lực và tài sản của tổ chức

- Các hoạt động quản trị chức năng là một nghề nghiệp và đem lại lợi ích cho nhà quản trị: Trong một tổ chức nhà quản trị là người có điều kiện thuận lợi nhất để thực hiện các mong muốn của mình thông qua việc sử dụng những con người khác nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Trên thực tế có thể làm giàu bằng nghề quản trị

- Khi tổ chức phát triển, danh tiếng của tổ chức cùng người lãnh đạo của nó được mọi người biết đến, khi đó uy tín được tạo lập. Ngược lại tổ chức kém phát triển thì danh tiếng sẽ mất, uy tín mất.

            Do đó, để quản trị thành công, nhà quản trị cần phải biết điều tiết quyền lực, lợi ích và danh tiếng giữa các con người, các nhóm lợi ích khác nhau trong tổ chức.

Câu 6: Nhà quản trị là ai ? Nêu các vai trò của nhà quản trị ?

* Nhà quản trị là ai ?

Con người tham gia trong một tổ chức được chia làm hai loại: Những người thừa hành (operatives) và những nhà quản trị (Managers)

Nhà quản trị làm việc trong một tổ chức nhưng không phải bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng là nhà quản trị, nhà quản trị có các đặc điểm sau:

- Nhà quản trị là các chủ thể quản trị

- Nhà quản trị là người điều khiển công việc của người khác, là người có chức năng liên kết phối hợp nhịp nhàng các hoạt động của các cá nhân, các bộ phận khác nhau trong tổ chức

- Nhà quản trị là người chỉ huy công việc của nhiều người, nhưng cũng có trường hợp nhà quản trị làm cả công việc của người dưới quyền (như tổ trưởng một tổ sản xuất)

- Nhà quản trị có thể có nhiều chức danh tuỳ theo vị trí của người đó ở các cấp bậc khác nhau trong tổ chức nhưng nói chung đều nắm giữ những chức năng, nhiệm vụ nhất định trong bộ máy quản trị của tổ chức.

* Vai trò của nhà quản trị

Henry Mintzberg, giáo sư đại học Mc Gill ở Montreal (Canada) trong cuốn "Nhà quản trị hàng ngày bằng mười công việc" đã nêu vai trò của nhà quản trị thể hiện trong ba nhóm sau:

* Vai trò liên quan đến vấn đề quan hệ với con người trong tổ chức: như đại diện cho tổ chức có tính nghi thức, phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên, bồi dưỡng, đào tạo và động viên, khích lệ nhân viên, liên hệ với con người, trong nội bộ và ngoài doanh nghiệp.

* Vai trò thông tin: thu thập những thông tin liên quan đến tổ chức, phổ biến những thông tin cần thiết đến những người có liên quan, phân tích và xử lý thông tin để lưu vào bộ nhớ. Đây là vai trò quan trọng nhất.

* Vai trò quyết định: giải quyết xung đột trong tổ chức, trò phân phối và sử dụng nguồn lực, đàm phán, thương thuyết với các tổ chức khác…

Câu 7: Để thực hiện nhiệm vụ quản trị, nhà quản trị cần có những kỹ năng nào ? Tại sao ? Kỹ năng nào quan trọng nhất trong các kỹ năng đó ?

Kỹ năng của nhà quản trị

Kỹ năng quản trị thực chất là khả năng vận dụng tri thức về quản trị học vào quá trình quản trị nhằm hoàn thành nhiệm vụ của nhà quản trị.

Kỹ năng quản trị giúp cho nhà quản trị hiểu rõ muốn quản trị thì phài làm gì và làm như thế nào.

Robert Katz - nhà nghiên cứu khoa học quản trị đưa ra 3 loại kỹ năng mà mỗi nhà quản trị đều cần phải có, đó là:

- Kỹ năng kỹ thuật

- Kỹ năng nhân sự

- Kỹ năng tư duy

Những kỹ năng trên đều có ảnh hưởng đến hiệu quả của tổ chức và sự phát triển nghề nghiệp của nhà quản trị trong lĩnh vực mà nhà quản trị hoạt động.

a. Kỹ năng kỹ thuật: (technical skills) là những năng lực cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể. Đây chính là trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhà quản trị.

Ví dụ: Soạn thảo chương trình điện toán, hợp đồng kinh tế, dịch vụ... thiết kế máy móc ... muốn đạt trình độ chuyên môn, nghiệp vụ như vậy nhà quản trị phải được đào tạo theo các khoá học chuyên ngành hay các lớp đào tạo bồi dưỡng có liên quan.

b. Kỹ năng nhân sự: là khả năng liên quan đến năng lực cùng làm việc, động viên và điều khiển con người và tập thể trong tổ chức dù những con người và tập thể đó thuộc cấp bậc nào. Kỹ năng này thể hiện tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong quan hệ với người khác nhằm tạo điều kiện thuận lợi và thúc đẩy công việc chung được hoàn thành tốt. Ví dụ:Kỹ năng truyền đạt thông tin một cách hữu hiệu, thái độ quan tâm tích cực đến người khác và bầu không khí khi làm việc, kỹ năng xây dựng quan hệ hợp tác với những người cùng làm việc, kỹ năng làm việc với người dưới quyền…

c. Kỹ năng tư duy: là kỹ năng nhận thức, tổng hợp vấn đề, giải quyết vấn đề một cách sáng tạo của nhà quản trị.

* Tầm quan trọng của mỗi kỹ năng trên tuỳ thuộc vào cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức. Chẳng hạn kỹ năng kỹ thuật giảm dần sự quan trọng khi nhà quản trị ở cấp cao hơn trong hệ thống. Kỹ năng tư duy trái lại rất cần thiết đối với nhà quản trị cấp cao bởi lẽ những chủ trương, kế hoạch và quyết định ở cấp này đòi hỏi nhà quản trị phải có năng lực phân tích đối chiếu. Còn kỹ năng nhân sự thì cần thiết đối với nhà quản trị ở mọi cấp vì nhà quản trị nào cũng cần phải làm việc với con người