-          Kiểm tra thể thức, hình thức trình bày văn bản. Nếu sai phải thông báo cho phòng chức năng nơi soạn thảo văn bản để sửa lại. Nếu đúng thì ghi sổ, điền ngày tháng, nhân bản đúng số lượng quy định và đóng dấu vào văn bản.

-          Phát hành văn bản văn bản đến các địa chỉ đã nêu. Đối với các đơn vị trực thuộc XN việc phát hành phải qua “ Sổ giao nhận văn bản” và có ký xác nhận.