Câu 16: Khái niệm và mục đích của kiểm soát.

a/ khái niệm

Kiểm soát là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế hoạch đã định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cấp dưới và đề ra các biện pháp quản trị thích hợp nhằm đạt được mục tiêu của DN.

b/ những mục đích cơ bản của kiểm soát

- xác định rõ mục tiêu ,kết quả đã đạt được theo kế hoạch đã định.

-xác định và dự đoán những biến động trong lĩnh vực cung ứng dầu vào, các yếu tố chi phí sản xuất cũng như thị trường đầu ra.

- xác định chính xác kịp thời những sai xót xảy ra và trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong quá trình thực hiện chính sách , mệnh lệnh ,chỉ thị.

- tạo điều kiện thực hiện 1 cách thuận lợi các chức năng: ủy quyền , chỉ huy và thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân.

- hình thành hệ thống thống kê báo cáo với những biểu mẫu có nội dung chính xác, hợp lý.

- đúc rút phổ biến kinh nghiệm cải tiến công tác quản trị nhằm đạt được mục tiêu đã định trên cơ sở nâng cao hiệu suất công tác của từng bộ phận từng cá nhân trong bộ máy quản trị.

Câu 17: Quy trình kiểm soát và nội dung kiểm soát.

1/ Quy trình kiểm soát:

a/ thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát: tiêu chuẩn là những mốc mà từ đó người ta có thể đo lường thành quả đã đạt được.

* Các tiêu chuẩn thường có:

- các tiêu chuẩn định lượng như: số hàng hóa bán được, số lượng hàng hóa mua vào , giá cả...

- các tiêu chuẩn định tính như: làm cho cán bộ công nhân viên có ý thức trách nhiệm cao có lòng trung thành với DN, có kỷ luật lao động...

* Việc xác định đánh giá các tiêu chuẩn được thực hiện qua các bước:

- xác định những mục đích , kết quả cuối cùng bằng số. Vd: tằng doanh số bán, lợi nhuận tăng

- xác định những tiêu chuẩn kiểm soát bằng những đơn vị tính toán cụ thể : bằng tiền, bằng đơn vị sản phẩm, bằng số giờ làm việc

- tập hợp các yếu tố và diên tả mqh giữa chúng trên sơ đồ hoặc biểu đồ.

- nghiên cứu phân tích chỉ ra được thành tích or tồn tại qua so sánh giữa kết quả đạt được với mục tiêu đề ra theo dự kiến.

- xác định xu hướng phát triển mới, dự kiến khó khăn, rủi ro có thể xảy ra.

-xác định phương pháp công cụ kiểm soát cần dùng.

- kiểm tra lại báo cáo biểu đồ xem có phản ánh được nội dung biện pháp kiểm soát đã đặt ra ko.

b/ So sánh kết quả đạt được với tiêu chuẩn đã đề ra:

* mục đích: nhằm đánh giá đúng kết quả đã đạt được , khẳng định thành tích, phát hiện sai lệch lalf cơ sở cho đề ra giải pháp.

* nguyên tắc: phải căn cứ vào những tiêu chuẩn đã đặt ra để đánh giá kết quả .

- đảm bảo tính khách quan trong kiểm soát.

- đảm bảo vừa có lợ cho DN, vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận là đối tượng kiểm soát. Thông qua kiểm soát , quản trị viên cấp cao đánh giá được năng lự của quản trị viên cấp dưới . đối với cấp dưới họ khẳng định được vị trí của mình ,những khiếm khuyết , hướng khắc phục để đạt được tiêu chuẩn mục tiêu đã đặt ra.

c/ Điều chỉnh các sai lệch

Kiểm soát ko chỉ đơn thuần đo lường kết quả đã đạt đướo với những tiêu chuẩn đặt ra mà còn phải đề ra những biện pháp để sửa ghữa sai lầm.

Các hướng điều chỉnh sai lệch thường gồm: điều chỉnh kế hoạch , thay đổi mục tiêu, sửa chữa công tác tổ chức, tăng cường nhân viên lựa chộn bố trí nhân sự, tăng cường huấn luyện bồi dưỡng nhân viên...

2/ nội dung kiểm soát.

- kiểm sóat tài chính : lỗ, lãi , doanh số, chi phí , lợi nhuận.

- kiểm soát nhân sự: nguồn nhân sự,tuyển dụng, lựa chọn,sử dụng, đánh giá, bồi dưỡng và đào tạo, thăng tiến nhân sư...

- kiểm soát về tình trạng thị trường: kiểm soát lựa chộn thị trườngddax thích hợp chưa, khả năng cạnh tranh của hàng hóa.

- kiểm soát năng suất: đo lường khả năng của DN trong việc sử dụng các nguồn lực sao cho có lơi nhất.

- thái độ làm việc và trách nhiệm của các quản trị viên: có ý thức trách nhiệm hoàn thành công việc được giao hay không? Có quan hệ tốt trong cộng đồng DN ko?

- kiểm soát việc thực hiện các dự án đầu tư, phát triển DN ...

* Tóm lại nội dung kiểm soát phải trả lời được những vấn đề cơ bản sau:

+ mục đích phải đạt của DN là gi? Có những tiêu chuẩn gì đánh giá mức độ hoàn thành công việc? Cách thức thay đổi khi cần thiết .

+ giám đốc ban hành các quyết định quản trị dựa vào căn cứ nào? + chế đọ trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản trị & ghi chép sổ sách cúa từng cấp từng cá nhân

+ tình hình tài chính của DN

+các quan hệ nhân sự trong DN.