III. Nhiệm vụ chính
Nhận đặt chỗ
Việc đặt phòng sẽ đến từ các nguồn khác nhau: trang web, OTA và email. Hầu hết các đặt phòng từ các nguồn đó sẽ được cập nhật tự động trên Opera. Do đó, tôi phải mất từ ​​1-2 tuần để làm quen với thao tác phần mềm. Tuy nhiên, để đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ đặt phòng nào, tôi cũng cần kiểm tra tất cả các nguồn đặt phòng, email và thêm các đặt phòng bị thiếu. Bước đầu tiên là đăng nhập vào hệ thống Opera và cũng đã mở 3 kênh khách hàng đặt phòng đó là: website, booking.com và Tiếng Anh để so sánh.
Trong trường hợp không có tên hoặc thông tin của khách trên hệ thống, tôi sẽ chọn ‘Mới để vào phần đặt chỗ còn thiếu. Có rất nhiều thông tin để tôi lưu ý trong bản cập nhật đặt phòng. Tôi sẽ nhập mã phòng dựa trên nguồn đặt phòng, điều này sẽ giúp phân biệt giữa khách hàng cá nhân và khách hàng đặt qua các đại lý. Trong trường hợp đặt phòng được đặt qua nhân viên bán hàng, mã sẽ được đặt theo định dạng: Ngày khởi hành + tên viết tắt của khách mời + tên viết tắt bán hàng. Bước tiếp theo sẽ là nhập loại đặt phòng: chỉ phòng hoặc gói, sẽ bao gồm dịch vụ xe buýt đưa đón hoặc tour du lịch tại Sapa. Sau đó, tôi sẽ chọn loại thanh toán: gửi tiền trước, trả sau hoặc thanh toán bằng OTA. Ngoài ra, tôi phải lưu ý loại thanh toán, bao gồm thẻ Visa / Master, chuyển khoản ngân hàng, Một khoản thanh toán hoặc bằng tiền mặt. Hệ thống cũng có phần 'Nhận xét' để tôi ghi lại các yêu cầu về: số lượng khách trong phòng, giường phụ hoặc cũi trẻ em, dị ứng thực phẩm hoặc bữa tối trên đỉnh đồi được nâng cấp. Trong bước này, điều quan trọng đối với tôi là phải cập nhật chính xác vì nhân viên bán hàng sẽ tìm kiếm các tính khả dụng trên hệ thống để bán phòng và dịch vụ cho khách. Chẳng hạn, nhà nghỉ chỉ có 8 giường phụ, vì vậy khi hết giường phụ, phòng đã được đặt với 3 người lớn sẽ được yêu cầu chuyển sang phòng khác. Một ví dụ khác là dịch vụ bữa tối trên đỉnh đồi cung cấp bữa ăn riêng, nhà nghỉ chỉ có thể phục vụ 2 đặt chỗ cho bữa tối trên đỉnh đồi mỗi ngày. Vì vậy, tôi phải chú ý cập nhật chính xác. Một điểm khác mà tôi phải lưu ý trong phần bình luận là ‘Định tuyến thanh toán - khoanh vùng thanh toán cho các bộ phận liên quan. Vì có các gói bao gồm dịch vụ đưa đón, sau đó tôi phải lưu ý rằng phòng sẽ được giải quyết với Topas Ecolodge và xe sẽ được trả cho Topas Travel