Bảng cân đôí kế toán

Để phục vụ cho công tác quản lý tài chính thì đơn vị cần phải có các tài liệu tổng hợp phản ánh toàn bộ hoạt động của mình. Các tài liệu tổng hợp không chỉ cần cho bản thân đơn vị mà còn cần thiết cho những đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoạc gián tiếp đối với đơn vị, và những ai có quan tâm đến hoạt động của đơn vị

Việc phản ánh vào sổ sách kế toán mới chỉ phản ánh được từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như từng mặt riêng biệt của quá trình hoạt động của mỗi đơn vị. Các tài liệu này mặc dù rất cần thiết cho công tác quản lý, song yêu cầu tổng hợp từ các sổ kế toán thành hệ thống các chỉ tiêu tổng hợp là vấn đề có ý nghĩa rất quan trọng về mặt quản lý tài chính. Các thông tin tổng hợp được gọi là các thông tin tài chính mà công tác kế toán phải có trách nhiệm cung cấp một cách kịp thời, chính xác trung thực.

Do tính chất tổng hợp của các thông tin tài chính nên số liệu được sử dụng để xác lập các chỉ tiêu tổng hợp đều được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ (chỉ sử dụng duy nhất thước đo bằng tiền).

Cân đối là tính chất vốn có gắn liền với đối tượng mà kế toán phản ánh và giám đốc biểu hiện qua mối quan hệ giữa tài sản và nguồn hình thành nên tài sản, ngoài ra nó cần được biểu hiện thành những quan hệ cụ thể bên trong của bản thân tài sản, bản thân nguồn vốn và mối quan hệ giữa chúng với nhau trong quá trình vận động. Có thể đưa ra một vài ví dụ:

Giá trị hiện còn lại của tài sản cố định = Nguyên giá - Giá trị hao mòn

Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng trong kỳ = Số dư cuối kỳ + Số phát sinh giảm trong kỳ

Tính cân đối của kế toán còn bắt nguồn từ phương pháp ghi sổ kép để phản ánh mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán gắn liền với nghiệp vụ kế toán cụ thể: ghi nợ phải đi đôi với ghi có và số tiền phải luôn luôn bằng nhau, tổng số phát sinh bên nợ của các tài khoản= tổng số phát sinh bên có của các tài khoản.

Ngoài ra tính cân đối còn xuất hiện thông qua việc tổng hợp các quá trình hoạt động của doanh nghiệp để cung cấp các thông tin tài chính nhằm phản ánh tổng quát tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị. Có thể nêu một vài cân đối thuộc dạng này:

Luồng tiền tệ ở đầu kỳ + luồng tiền tăng thêm trong kỳ = luồng tiền giảm xuống trong kỳ + luồng tiền hiện có cuối kỳ

Doanh thu thuần = Giá vốn hàng hoá + Chi phí bán hàng và quản lý + Kết quả kinh doanh.

Tính cân đối tồn tại khách quan gắn liền với đối tượng kế toán và sự vận động của đối tượng kế toán, nó cũng tồn tại khách quan trong quá trình tổng hợp thông tin. Tính tổng hợp là yêu cầu khách quan trong hoạt động quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Tính tổng hợp của thông tin kế toán không thể tách rời đối tượng kế toán và sự vận động của nó. Do vậy, tổng hợp cân đối là hai mặt khác nhau của phương pháp kế toán, chúng tồn tại đồng thời và quan hệ mật thiết với nhau biểu hiện bức tranh toàn cảnh về kết quả hoạt động của đơn vị.

Phương pháp tổng hợp cân đối được biểu hiện thông qua hệ thống các báo cáo kế toán. Theo qui định hiện nay, báo cáo kế toán tài chính định kỳ bao gồm:

· Bảng cân đối kế toán.

· Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

· Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

· Bảng thuyết minh bổ sung.

Sau đây sẽ giới thiệu 2 báo cáo biểu hiện tập trung tính tổng hợp - cân đối của kế toán: Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Bảng cân đôí kế toán

Khái niệm: Bảng cân đôí kế toán là một bảng báo cáo tài chính tổng hợp dùng để khái quát toàn bộ tài sản và nguồn hình thành tài sản đó tại một thời điểm nhất định.

Biểu hiện phương pháp tổng hợp cân đôí.

Giá trị biều hiện: Tiền.

Tại một thời điểm nhất định.

· Đặc điểm:

· Số liệu chỉ phản ánh tình trạng tài chính tại thời điểm lập báo cáo.

· Có tính tổng kết toàn bộ giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản sau một quá trình sản xuất kinh doanh.

Tác dụng:

· Thấy được toàn bộ giá trị tài sản hiện có, hình thái vật chất của tài sản, nguồn hình thành tài sản đó.

· Đánh giá khái quát tình hình tài chính, sự biến động tăng giảm của nguồn vốn chủ sở hữu.

Nội dung và kết cấu của bảng: Xúât phát từ yêu cầu biểu hiện hai mặt khác nhau của tài sản trong doanh nghiệp: Tài sản gồm những gì và tài sản do đâu mà có nên kết cấu của bảng được xây dựng theo 2 bên hoặc hai phần:

A, PHẦN TÀI SẢN: phản ánh giá trị tài sản hiện có tại thời điểm lập báo cáo của tất cả đôí tượng thuộc nhóm tài sản (theo tính lưu động giảm dần). Phần tài sản được chia làm 2 loại lớn:

· Tài sản ngắn hạn.

· Tài sản dài hạn.

B, PHẦN NGUỒN VỐN: phản ánh giá trị tài sản hiện có tại thời điểm lập báo cáo của tất cả đôí tượng thuộc nhóm nguồn vốn theo thời hạn thanh toán tăng dần. Phần nguồn vốn được chia làm 2 loại lớn:

· Nợ phải trả.

· Nguồn vốn CSH.

Trong từng loại còn chia thành nhiều mục, nhiều khoản để phản ánh chi tiết theo yêu cầu quản lý chung theo những quy định và sắp xếp thống nhất.

Hai bên của bảng phản ánh hai mặt khác nhau tài sản trong doanh nghiệp nên giữa chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau. Xét về mặt lượng thì bao giờ cũng có:

Tài sản

=

Nguồn vốn

Tổng tài sản

=

Nợ phảI trả + Nguồn vốn chủ sở hữu

Tính bằng nhau biểu hiện tính cân đối. Tính cân đối là tính chất cơ bản của Bảng CĐKT.

VD: Phân biệt tài sản và nguồn vốn cho một cho một doanh nghiệp theo các thông tin sau (Lập bảng cân đôí kế toán):

-Tiền mặt tại quỹ

30.000.000

-NVL trong kho trị giá

100.000.000

Hình thành từ: nhà nước cấp

70.000.000

Vay ngắn hạn ngân hàng

30.000.000

- Máy móc thiết bị trị giá

500.000.000

Nhà nước cấp

100.000.000

Vốn của các thành viên góp

300.000.000

Vay dài hạn

100.000.000

Xét tính cân đôí của bảng:

Khái niệm: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh là sự kiện làm biến động tài sản, nguồn vốn trong doanh nghiệp. Điều kiện đề là nghiệp vụ kinh tế: liên quan đến ít nhất hai đôí tượng kế toán và phải có giá trị cụ thể.

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các loại tài sản và nguồn vốn luôn biến động (tãng lên hoặc giảm xuống) do tác động của các nghiệp vụ kinh tế. Vậy sự biến động của tài sản và nguồn vốn có làm phá vỡ tính chất cân đôí của bảng cân đôí kế toán?

Tài sản

SDĐK

Nguồn vốn

SDĐK

A.TS NGẮN HẠN

165.000.000

A.NỢ PHẢI TRẢ

75.000.000

Tiền mặt

20.000.000

Vay ngắn hạn

30.000.000

Tiền gởi ngân hàng

35.000.000

Phải trả người bán

35.000.000

Nguyên vật liệu

50.000.000

Phải nộp nhà nước

10.000.000

Công cụ dụng cụ

10.000.000

Thành phẩm

50.000.000

B.TS DÀI HẠN

70.000.000

B. NGUỒN VỐN CSH

160.000.000

TSCĐ hữu hình

100.000.000

Vốn kinh doanh

140.000.000

Hao mòn TSCĐHH

(30.000.000)

Quỹ

20.000.000

TổngTài sản

235.000.000

Tổng Nguồn vốn

235.000.000

Mặc dù các nghiệp vụ kinh tế đa dạng nhưng nói chung ảnh hưởng của chúng lên tài sản và nguồn vốn làm thay đổi bảng không ngoài 4 trường hợp sau:

· Trường hợp 1: liên quan 2 khoản mục một bên Tài sản: khoản mục này tăng, khoản mục kia thì giảm.

Vd: Rút tiền gởi ngân hàng 5trđ nhập quỹ tiền mặt.

Phân tích: Tiền gởi ngân hàng giảm 5trđ

Tiền mặt tăng 5 trđ

· Trường hợp 2: liên quan 2 khoản mục một bên Nguồn vốn: khoản mục này tăng, khoản mục kia thì giảm.

Vd: DN vay ngắn hạn 10 trđ trả nợ cho người bán.

Phân tích: Vay ngắn hạn tăng:10 trđ

Phải trả người bán giảm:10 trđ

· Trường hợp 3: liên quan khoản mục hai bên bảng: các khoản mục này cùng tăng.

Vd: Mua nguyên liệu nhập kho chưa trả tiền người bán 20trđ.

Phân tích: Nguyên liệu tăng: 20trđ

Phải trả người bán tăng:10 trđ

· Trường hợp 4: liên quan khoản mục hai bên bảng: các khoản mục này cùng giảm.

Vd: DN sử dụng tiền gửi ngân hàng trả nợ vay ngắn hạn ngân hàng 10trđ.

Phân tích: Tiền gửi ngân hàng giảm: 10trđ.

Vay ngắn hạn giảm: 10trđ.

Nhận xét chung:

· Mỗi NVKT phát sinh liên quan ít nhất 2 khoản mục trên bảng CĐKT

· Nếu NVKT phát sinh chỉ ảnh hưởng đến những khoản mục ở một bên của bảng CĐKT thì số tổng cộng ở phần tài sản và phần nguồn vốn vẫn không thay đổi (Nvụ 1 & 2).

· Nếu NVKT phát sinh đồng thời ảnh hưởng đến những cả hai phần của bảng CĐKT thì số tổng cộng ở 2 phần thay đổi, cùng tăng hoặc cùng giảm (Nvụ 3 & 4).

· Trong mọi trường hợp khi có NVKT phát sinh, tính chất cân đôí của bảng không bị phá vỡ nghĩa là:

TỔNG CỘNG TÀI SẢN = TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN

Tài khoản và kế toán kép

3.1. Tài khoản

Khái niệm: Tài khoản kế toán là một phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các NVKT phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán nhằm phản ánh và kiểm soát thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình vận động của tài sản, nguồn vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Một số đặc điểm cơ bản về phương pháp tài khoản:

Về hình thức: là sổ kế toán tồng hợp để ghi chép về số hiện có cũng như sự biến động của từng đối tượng kế toán cuh thể trên cơ sở phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tiêu thức nhất định.

Về nội dung: Phản ánh một cách thường xuyên và liên tục sự biến động của từng đối tượng kế toán trong quá trình hoạt động của đơn vị.

Về chức năng: giám đốc một cách thường xuyên và kịp thời tình hình bảo vệ và sử dụng từng loại tài sản, nguồn vốn.

Nội dung và kết cấu tài khoản:

-Nội dung:

Tài khoản mở cho từng đôí tượng kế toán riêng biệt.

Bất kỳ đôí tượng kế toán nào (tài sản, nguồn vốn) cũng luôn vân động theo 2 mặt đối lập nhau như: tiền - thu chi, nguồn vốn - tăng giảm, nợ - vay trả… nên tài khoản mở theo hình thức 2 bên Nợ - Có để phản ánh, giám đốc 2 hướng vận động này.

Chứng từ

Diễn giải

Tài khoản đôí ứng

Số tiền

Số hiệu

Ngày

Nợ

Có

Các yếu tố của tài khoản: Tài khoản gồm các yếu tố Tên TK, Bên Nợ, Bên Có.

Số liệu ghi vào gồm:

· Số dư đầu kỳ (SDĐK): là số thực có lúc đầu kỳ. (chính là Số dư ở cuôí kỳ trước)

· Số PS trong kỳ: Số Phát sinh tăng và Số phát sinh giảm.

· Số Phát sinh tăng: là giá trị phát sinh tăng trong kỳ của đôí tượng kế toán.

· Số phát sinh giảm: là giá trị phát sinh giảm trong kỳ của đôí tượng kế toán

· Số dư cuôí kỳ = SDDK + Số PS tăng - Số PS giảm.

Nợ Tên TK…… Có

Bên trái

Bên phải

Các loại Tài khoản và nguyên tắc ghi chép:

Loại TK

Tên

SDĐK

Thuộc bảng

Kế toán

Loại 1

Tài sản lưu động

SDĐK bên Nợ

Bảng CĐKT

Ghi kép

Loại 2

Tài sản cố định

SDĐK bên Nợ

-nt-

Ghi kép

Loại 3

Nợ phải trả

SDĐK bên Có

-nt-

Ghi kép

Loại 4

Nguồn vốn chủ sở hữu

SDĐK bên Có

-nt-

Ghi kép

Loại 5

Doanh thu

Không có SDĐK

Bảng BCKQKD

Ghi kép

Loại 6

Chi phí sản xuất kinh doanh

Không có SDĐK

-nt-

Ghi kép

Loại 7

Thu nhập hoạt động khác

Không có SDĐK

-nt-

Ghi kép

Loại 8

Chi phí hoạt động khác

Không có SDĐK

-nt-

Ghi kép

Loại 9

Xác định kết quả kinh doanh

Không có SDĐK

-nt-

Ghi kép

Loại 0

Tài khoản ngoại bảng

Ghi đơn

TK loại 1;2;6;8 phát sinh tăng bên Nợ, giảm bên Có

TK loại 3;4;5;7 Phát sinh tăng bên Có, giảm bên Nợ

(trừ một số tk đặc biệt)

A, Tài khoản thuộc bảng Cân đôí kế toán: được chia thành 2 loạI theo hai phần cơ bản của bảng Cân đôí kế toán: “Tài sản“ và “Nguồn vốn”. B. Tài khoản thuộc bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

Căn cứ vào nội dung các chỉ tiêu được trình bày trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, ta có 3 loại tài khoản: Doanh thu, chi phí, và xác định kết quả kinh doanh. Đây là những tài khoản phản ánh quá trình và kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) của từng kỳ kế toán.

Đôí với tài khoản doanh thu: khi ghi nhận doanh thu được hưởng, doanh nghiệp đã nhận đýợc tiền hay một khoản phảI thu làm tãng tài sản của doanh nghiệp, hay nói cách khác doanh thu làm tãng nguồn vốn, ghi vào bên Có (thay vì ghi vào Có của tài khoản Nguồn vốn). Đây là yếu tố dương để tạo ra lợi nhuận. Đến cuôí kỳ doanh thu được kết chuyển sang tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” nên không có số dư cuôí kỳ.

Đôí với tài khoản chi phí: quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng là quá trình phát sinh chi phí cần thiết có liên quan để tìm kiếm doanh thu. Khi phát sinh những chi phí này thì làm cho tài sản của doanh nghiệp giảm xuống, làm giảm nguồn vốn, nên được ghi vào bên Nợ của tài khoản chi phí (thay vì ghi vào Nợ của tài khoản Nguồn vốn). Đây là yếu tố âm đýợc trừ ra khi tính lợi nhuận. Đến cuôí kỳ doanh thu đýợc kết chuyển sang tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” nên không có số dư cuôí kỳ.

Đôí với tài khoản xác định kết quả kinh doanh: Theo nguyên tắc tương xứng giữa doanh thu và chi phí có mối quan hệ mật thiết với nhau, thường được báo cáo theo từng kỳ. Doanh thu và chi phí được chuyển sang tài khoản “xác định kết quả kinh doanh “ để tính lãi lố. Kết quả lãi lỗ được đưa vào tài khoản lãi chưa phân phối để làm tăng, giảm nguồn vốn nên tài khoản xác định kết quả kinh doanh cũng không có số dư cuối kỳ.

Khi chuyển khoản doanh thu chi phí vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh hay khi chuyển các khoản lãi (lỗ) đạt đýợc trong kỳ qua tài khoản “lãi chýa phân phối” phải theo nguyên tắc “cùng bên” để không ảnh hýởng đến sự cân bằng của Nợ và Có.

3.2. Kế toán kép

Khái niệm: Ghi sổ kép là một phương pháp kế toán dùng để ghi nhận một nghiệp vụ kinh tế phát sinh (NVKT) phát sinh vào ít nhất 2 tài khoản có liên quan, một tài khoản ghi vào bên Nợ, một tài khoản khác ghi vào bên Có.

Mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ làm thay đổi ít nhất 2 khoản mục, mỗi khoản mục ứng với một tài khoản nhất định. Điều đó nghĩa là mỗi NVKT phát sinh phải được ghi vào ít nhất 2 tài khoản có liên quan, theo kiểu đôí ứng: Nợ - Có

Ví dụ: Thủ quỹ đem 10 trđ tiền mặt gởi vào Ngân hàng:

Nghiệp vụ này liên quan đến 2 tài khoản, số tiền 10 trđ được ghi đồng thời cả bên Nợ TK 112 và bên Có 111. Cách ghi chép các NVKT phát sinh vào các tài khoản theo kiểu quan hệ đôí ứng như vậy gọi là ghi sổ kép.

Nguyên tắc ghi kép :

Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải xác định:

· Môí quan hệ đôí ứng tài khoản: nghiệp vụ kế toán liên quan đến loại tài sản, nguồn vốn nào ?

· Quan hệ giữa tài sản và tài sản: 1 tăng, 1 giảm.

· Quan hệ giữa tài sản và nguồn vốn: cùng tăng hoặc cùng giảm.

· Quan hệ giữa nguồn vốn và nguồn vốn: 1 tăng, 1 giảm.

· Tiến hành định khoản: xác định NVKT phát sinh đó liên quan nào.

· Ghi vào tài khoản nào.

· Số tiền bao nhiêu sao cho Tổng Nợ = Tổng Có

Ghi chú: Cần nhớ cấu tạo tài khoản nguồn vốn, tài khoản tài sản và nắm vững nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Định khoản:

Là hình thức hướng dẫn cách ghi chép số liệu từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán một cách chính xác tùy thuộc vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ.

Có các loại định khoản:

· Định khoản giản đơn: liên quan 1 Nợ - 1 Có.

· Định khoản phức tạp: liên quan n Nợ - n Có (liên quan ít nhất 3 TK).

Không phân biệt định khoản giản đơn hay phức tạp, mỗi định khoản được thực hiện một lần ghi gọi là "bút toán". Quan hệ kinh tế giữa các tài khoản có liên quan nhau trong từng bút toán gọi là quan hệ đôí ứng tài khoản, luôn là quan hệ Nợ - Có.

VD:

1. Thủ quỹ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 15 trđ.

· Nợ 111 : 15

· Có 112 : 15

2. Nhập kho vật liệu mua ngoài trị giá 8 trđ thanh toán bằng tiền mặt 5 trđ, chưa trả người bán 3trđ.

· Nợ 152 : 8

· Có 111 : 5

· Có 331 : 3

3. Xuất vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh trị giá 6 trđ, trong đó dùng cho kinh doanh 5trđ ; dùng cho quản lý DN 1 trđ.

· Nợ 621 : 5

· Nợ 642 : 1

· Có 152 : 6

Kết chuyển tài khoản

Khái niệm: Kết chuyển là một phương pháp kế toán nhằm chuyển số tiền thuộc tài khoản này (A) sang tài khoản kia (B) để làm cho tài khoản này (A) có số dư bằng 0. Phương pháp này được tiến hành vào lúc cuôí kỳ để tổng hợp chi phí sản xuất phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm và tổng hợp doanh thu - chi phí - xác định kết quả kinh doanh. Kết chuyển tài khoản phải tuân thủ nguyên tắc ghi sổ kép "Nợ - Có " với số tiền bằng nhau.

Phương pháp kết chuyển:

· Kết chuyển số tiền từ Nợ A sang Nợ B, làm cho TKA có số dư bằng 0 ghi:

· Nợ TK B

· Có TK A

· Kết chuyển số tiền từ Có A sang Có B, làm cho TKA có số dư bằng 0 ghi:

· Nợ TK A

· Có TK B

Tác dụng ghi sổ kép:

· Thông qua quan hệ đôí ứng giữa các TK có thể thấy được nguyên nhân tăng, giảm của các đôí tượng kế toán. Từ đó làm căn cứ phân tích hoạt động kinh doanh của đơn vị.

· Kiểm tra việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh các TK có chính xác không?

3.3. Quan hệ giữa Tài khoản và Bảng Cân Đôí Kế Toán:

Bảng CĐKT và tài khoản của cùng đối tượng phản ánh và giám đốc, đó là tài sản của doanh nghiệp. Mặc dù phạm vi và giác độ phản ánh và giám đốc của chúng khác nhau, nhưng giữa chúng có mối quan hệ bổ sung mật thiết được biểu hiện như sau:

· Đầu kỳ phải căn cứ vào BCĐKT được lập vào cuối kỳ trước cũng như danh mục sổ kế toán được xác định để mở tài sản tương ứng nhằm theo dõi từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như các đối tượng kế toán cụ thể khác.

· Số dư đầu kỳ của các tài khoản phản ánh tài sản và nguồn vốn được lấy từ Bảng CĐKT mới cho cuối kỳ trước.

· Số dư cuối kỳ của tài khoản phản ánh tài sản và nguồn vốn là cõ sở để lập bảng CĐKT mới cho cuối kỳ đó.

Bài tập ví dụ: Tại một doanh nghiệp vào ngày 31/12/2000 có Bảng CĐKT như sau:

Đơn vị tính: 1000 đồng.

Tài sản

số tiền

Nguồn vốn

số tiền

Loại 1: Tài sản lưu động

Loại 3: Nợ phải trả

Tiền mặt

200.000

Vay ngắn hạn

200.000

Tiền gửi ngân hàng

1.000.000

Phải trả cho người bán

150.000

Phải thu cho khách hàng

300.000

Phải trả khác

50.000

Nguyên vật liệu

1.500.000

Loại 2: Tài sản cố định

Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu

Tài sản cố định hữu hình

3.000.000

Nguồn vốn kinh doanh

5.500.000

Quỹ đầu tư phát triển

70.000

Quỹ khen thưởng, phúc lợi

30.000

Tổng cộng tài sản

6.000.000

Tổng cộng nguồn vốn

6.000.000

Trong tháng 1/2001 phát sinh các nghiệp vụ kinh tế sau: (đơn vị 1.000đ)

1. Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng tiền gửi ngân hàng 80.000

2. Nhập kho 100.000 nguyên vật liệu trả bằng tiền gửi ngân hàng

3. Vay ngắn hạn để trả nợ người bán 80.000

4. Rút TGNH về quỹ tiền mặt 50.000

5. Chi tiền mặt để trả khoản trả khác 40.000

6. Nhà nước cấp cho doanh nghiệp 1 TSCĐ hữu hình có trị giá 500.000

7. Chuyển quỹ đầu tư phát triển kinh doanh để bổ sung vốn kinh doanh 50.000

3.4. Kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết

Công việc ghi chép số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán cấp 1 có liên quan để phản ảnh và giám đốc một cách tổng quát từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng nhý các đối týợng kế toán khác trong quá trình hoạt động của đõn vị đýợc gọi là kế toán tổng hợp nhý đã đýợc trình bày cụ thể ở các phần trên.

Kế toán tổng hợp: là việc sử dụng các tài khoản kế toán cấp 1 (ba chữ số) để phản ánh và giám đốc các đôí tượng kế toán một cách tổng quát theo các chỉ tiêu giá trị (tiền) đôí với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Thực hiện kế toán tổng hợp mới chỉ cho phép chúng ta phản ánh và giám đốc một cách tổng quát từng đối týợng kế toán cụ thể. Trong khi đó bản thân từng đối týợng kế toán lại bao gồm nhiều bộ phận có đặc điểm, tính chất và công dụng không giống nhau cấu thành nên. Hõn nữa kế toán tổng hợp chỉ sử dụng duy nhất thýớc đo bằng tiền trong khi các loại tài sản còn có thể biểu hiện dýới nhiều loại thýớc đo khác nhau (hiện vật ,thời gian, lao động). Ngoài ra còn có nhiều chi tiết khác gắn liền với bản thân từng loại tài sản, nguồn vốn. Ví dụ: đối với tài sản cố định cần phải biết thêm về tính nãng, tác dụng, công suất, thời gian sử dụng… Như vậy rõ ràng để có được các tài liệu chi tiết phản ánh những mặt đã nêu trên nhằm phục vụ một cách đầy đủ, cụ thể cho công tác quản lý thì không thể dừng lại ở kế toán tổng hợp mà phải thực hiện kế toán chi tiết.

Kế toán chi tiết: là việc sử dụng các tài khoản cấp 2 (bốn chữ số ) và các sổ chi tiết để phản ánh, giám đốc các đôí tượng kế toán đã được tổng hợp trong tài khoản cấp 1 một cách chi tiết tỉ mỉ theo yêu cầu quản lý như: tên gọi, qui cách, giá cả, số lượng của từng loại vật tư, nguyên liệu,TSCĐ…Kế toán chi tiết được thực hiện trên các tài khoản cấp 2 và trên các sổ chi tiết.

· Tài khoản cấp 2: là hình thức kế toán chi tiết số tiền đã được phản ánh trong tài khoản cấp 1 được nhà nước qui định thống nhất về số lượng, tên gọi và số hiệu cho từng ngành cũng như cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Nguyên tắc ghi chép giống như cách ghi chép của tài khoản cấp 1. VD: 152(1521,1522,1523…). Ngoài các tài khoản cấp 2, trong một số trường hợp đặc biệt nhà nước còn quy định một số tài khoản cấp 3. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, đơn vị có thể mở thêm các tài khoản chi tiết mà nhà nước không quy định, nhưng phải đúng nguyên tắc: 152-1521-15211,15212,15213…

· Sổ kế toán chi tiết: là một hình thức phản ánh một cách chi tiết hõn số liệu đã được phản ánh trên các tài khoản cấp 1, cấp 2. Ngoài chỉ tiêu giá trị, sổ kế toán chi tiết còn kết hợp phản ánh một số chỉ tiêu khác như: hiện vật, thời gian lao động và các chỉ tiêu cần thiết khác.

Tính giá các đối tượng kế toán

Tại sao phải  tính giá các đôí  tượng kế toán ?  

·  Chỉ có một số đôí tượng kế toán biểu hiện bằng tiền (tiền mặt, tiền gởI  ngân hàng…)các đôí tượng kế toán khác được biểu hiện bằng hiện vật (nguyên vật  liệu, vật tư, tài sản…). Do đó phải dùng thước đo tiền tệ là đơn vị thống nhất  để ghi nhận tình trạng hiện có của tất cả các đôí tượng kế toán.  

·  Khi dùng thước đo tiền tệ nhất thiết phảI tính được giá trị của các đôí  tượng này, như giá trị vật tư, tài sản cố định, chứng khoán…MỗI loạI tài sản có  tính chất khác nhau sẽ có cách tính khác nhau.  

·  Tài sản được sử dụng khi doanh nghiệp hoạt động, chúng sẽ thay đổI trạng  thái biểu hiện, sẽ chuyển hóa từ dạng này sang dạng khác (từ vật liệu thành  thành phẩm), cần thiết phảI tính được các lượng giá trị tương ứng.  

·  Xác định giá đầu và giá đầu ra chính xác, đúng phương pháp sẽ đánh giá  được các lượng giá trị chuyển hóa đúng tạo điều kiện cho kế toán tổng hợp và  phản ánh đúng đắn tình hình tài sản, nguồn vốn đã sử dụng, hiện có để tham mưu  cho lãnh đạo ra các quyết định.  

Ý nghĩa:

Về mặt hạch toán:   là đặc trưng cơ bản cho phép phản ánh và xác định được những chỉ tiêu tổng hợp  phục vụ công tác quản lý sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính.

Về mặt quản lý nội bộ:  cho phép xác định những chỉ tiêu, căn cứ thực hiện hạch toán kinh tế nộI bộ và  đánh giá hiệu quả hoạt động ở từng bộ phận, giai đoạn sản xuất cụ thể.

Về mặt giám đốc bằng tiền:  toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh, tài sản của doanh nghiệp đều được  biểu hiện bằng tiền. Do đó có thể xác lập các căn cứ để phản ánh giám đốc thường  xuyên nhanh chóng có hiệu quả các hoạt động của doanh nghiệp.  

* Đánh giá:  là phương pháp kế toán dùng tiền biểu hiện các đôí tượng kế toán theo những yêu  cầu và nguyên tắc nhất định. Đó là:

 Nguyên tắc kế toán: trị giá, hoạt động liên tục,  khách quan, nhất quán, thận trọng…đã được trình bày.

Chính sách quản lý nhà nước về mặt vĩ mô.

Ảnh hưởng mức giá chung thay đổi: Nguyên tắc giá phí  phải đòi hỏi hạch toán tài sản theo giá thực tế khi phát sinh và không được đánh  giá lại tài sản mà phải phản ánh theo giá lịch sử. Tuy nhiên nếu mức giá chung  trong nến kinh tế thay đổi (lạm phát hoặc giảm phát) sẽ dẫn đến làm thay đổi giá  cá biệt của các loại tài sản. Trong trường này, đòi hỏi doanh nghiệp phải định  giá lại tất cả các loại tài sản hiện có để đánh giá lại năng lực hoạt động của  mình, nhưng thông thường việc đánh giá này khi có quyết định của nhà nước.

Yêu cầu quản lý nội bộ và đơn giản hóa công tác kế  toán: trong thực tế hoạt động có trường hợp nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà  doanh nghiệp không thể xác định được ngay giá  thực tế của chúng ngay tại  thời điểm đó, như giá xuất kho vật tư, hàng hoá hay thành phẩm nhập kho.. hoặc  có những đối tượng kế toán mà giá thực tế luôn biến động như ngoại tệ. Vì vậy,  ghi chép kịp thời ngay khi chúng phát sinh với mục đích đơn giản hóa công tác kế  toán và đáp ứng kịp thời nhu cầu quản lý nội bộ, kế toán có thể sử dụng giá tạm  tính (giá tính trước hoặc giá hạch toán) để phản ánh. Giá tạm tính được xác định  ngay từ đầu niên độ hoặc kỳ kế toán, và ổn định trong suôt kỳ đó, cuối kỳ sẽ  được điều chỉnh lại.

Các đôí tượng  tính giá chủ yếu:

Các yếu tố liên quan đến việc  tính giá

Chứng từ:   là căn cứ pháp lý quan trọng, đặc biệt là các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến  các loại tài sản khác nhau. Yêu cầu của nguyên tắc khách quan dựa vào các chứng  từ có thể kiểm tra được để hạch toán giá của đôí tượng kế toán.

Tài khoản:  để phân loạI, ghi chép, tổng hợp và xác định được giá phí trong trạng thái vận  động không ngừng của các loạI tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Phương pháp hạch toán chi phí và tính giá thành sản  phâm: hạch toán và tổng hợp được các chi phí phát sinh trên cơ sở tính giá đúng  các đôí tượng cần được tính giá, từ đó mớI tính giá thành đúng trên cơ sở tập  hợp đúng đủ các chi phí phát sinh.

Các đối tượng tính giá:

4.1. Tài sản  cố định:

 Khi đánh giá tài sản cố định phải xem xét 3 chỉ  tiêu: Nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại.

Nguyên giá:  là toàn bộ lượng giá trị tính cho TSCĐ ở thờI điểm ban đầu đưa vào sử dụng.

Cách xác định nguyên giá:

Tài sản cố định được hình thành từ nhiều nguồn như:  mua sắm, xây dựng hoặc do điều chuyển nhận được vốn cấp. Nhưng nhìn chung điều  được xác định theo giá thực tế và toàn bộ chi phí đến khi đưa vào sử dụng. cụ  thể:

·  Nguyên giá TSCĐ mua sắm = Giá mua + Thuế nhập khẩu + Chi phí trước khi  sử dụng.  

·  Nguyên giá TSCĐ xây dựng = Giá thành thực tế (giá quyết toán) + Chi  phí trước khi sử dụng.  

·  Nguyên giá TSCĐ được cấp = Giá trị còn lại ghi sổ + Chi phí trước khi  sử dụng.  

·  Nguyên giá TSCĐ được biếu tặng nhận vốn góp = Giá trị thực tế của HĐ  giao nhận + chi phí trước khi sử dụng.  

TSCĐ vô hình:  Nguyên giá là các chi phí thực tế mà doanh nghiệp chi ra để thực hiện các công  việc về thành lạp, nghiên cứu pát triển, bằng phát minh sáng chế..

·  TSCĐ thuê tài chính: Nguyên giá = Nợ dài hạn – Lãi.  

Giá  trị hao mòn:  Là tổng giá trị tài sản cố định bị hao mòn đã được khấu hao trong quá trình sử  dụng tài sản. Bằng các phương pháp trích khấu hao để tính giá trị từng phần của  tài sản cố định được đưa vào chi phí: Khấu hao đường thẳng, khấu hao nhanh theo  số dư giảm dần….  

Giá trị còn lại là lượng giá trị tính cho tài sản cố  định sau một thời gian sử dụng.

·  Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị hao mòn (Hao mòn lũy kế).  

4.2.  Hàng tồn kho

Hàng tồn kho là những tài sản hữu hình thuộc quyền  sở hữu của đơn vị được giữ để sử dụng vào sản xuất kinh doanh. Ở đây chủ yếu đề  cập đến nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ, dụng cụ.  

Nguyên tắc đánh giá các loại tài sản:  trị giá của tài sản nhập, xuất, tồn phải được đánh giá theo giá thực tế hay giá  gốc.  

Giá thực tế là loại giá phản ánh đầy đủ những khoản  tiền mà doanh nghiệp trả trong quá trình thu mua bảo quản vật liệu.  

Giá thực tế nhập kho là toàn bộ chi phí đến khi vật  tư đưa vào sử dụng. Cụ thể

Giá thực tế nhập kho vật tư mua ngoài = giá mua  ghi trên hóa đơn + chi phí vận chuyển, bốc vác hao hụt (nếu có) + thuế nhập khẩu  (nếu có).

Giá thực tế nhập kho vật tư nhận góp vốn liên  doanh liên kết = Giá thoả thuận (do các ben thống nhất định giá).

Giá thực tế nhập kho vật tư tự chế biến hay thuê  ngoài chế biến = giá xuất + chi phí (tự chế biến hay thuê kế cả chi phí vận  chuyển).

Vật liệu xuất kho theo 2 phương pháp sau tùy vào đặc  điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị:

Phương pháp kê khai thường xuyên:  Phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn sau mỗI nghiệp vụ nhập  xuất vật tư lên sổ kế toán . Các tài khoản hn\u224?ng tồn kho theo phương pháp  này được dùng để phản ánh số hiện có , tình hình biến động tăng giảm của vật  liệu. Giá trị tồn kho có thể xác định bất cứ lúc nào trong kỳ trên sổ kế toán.  Phương pháp này thường được áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây  lắp) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.  

Giá trị tồn kho cuôí kỳ = Giá trị tồn đầu kỳ +  Giá trị nhập trong kỳ - Giá trị xuất trong kỳ.

Phương pháp kiểm kê định kỳ:  là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị  tồn kho cuối kỳ của vật liệu trên sổ và từ đó tinh gia strị của vật liệu.

Trong kỳ chỉ theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ xuất  kho.

Cuôí kỳ tiến hành kiểm kê xác định giá trị tồn kho  làm căn cứ từ đó mớI xác định giá trị xuất kho.

Giá trị xuất trong kỳ = Giá trị nhập trong kỳ +  (Giá trị tồn cuôí kỳ - Giá trị tồn đầu kỳ )

Các cách tính giá xuất hàng tồn kho: Vật liệu nhập  từ nhiều nguồn khác nhau có giá nhập kho khác nhau nên khi xuất dùng sẽ có các  phương pháp tính giá khác nhau tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh  nghiệp, yêu cấu công tác quản lý và trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán có  thể sử dụng một trong các phương pháp sau:  

·  Nhập trước xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này giả thuyết rằng số vật  liệu nào nhập trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước.  

·  Nhập sau xuất trước (LIFO): Phương pháp này ngược lại với phương pháp  trên, trị giá hàng nhập sau cùng sẽ được tính cho hàng xúât ra trước.  

·  Giá thực tế đích danh: hàng nào thuộc lần nhập nào thì xuất hàng đó ra sẽ  tính giá của lần nhập đó.  

·  Giá thực tế bình quân gia quyền: giá xuất  kho sẽ là giá bình quân giữa tổng giá trị và số lượng.  

Đó là 4 cách tính thông dụng cho 2 phương pháp kế  toán, khi sử dụng phương pháp nào thì phải ghi rõ trong các báo cáo vì mỗi  phương pháp định giá có những ảnh hưởng cụ thể lên các báo cáo tài chính. Thông  tin này rất quan trọng để người đọc hiểu báo cáo và so sánh được. Đó cũng là yêu  cầu của nguyên tắc công khai đầy đủ toàn bộ.  

4.3. Chứng khoán  ngoại tệ:

Chứng khoán:

Căn cứ vào thời gian, mục đích của việc đầu tư mà  chứng khoán chia làm 2 loại: Đầu tư ngắn hạn và đầu tư dài hạn. Nhưng nói chung  chứng khoán được ghi sổ theo giá thực tế.

Giá vốn (Giá ghi sổ) = Giá thực tế mua + Chi phí  đầu tư (môi giới, lệ phí thuế, phí ngân hàng…).

Trên báo cáo tài chính, chứng khoán được đánh giá  theo: giá vốn hoặc giá thị trường nếu

Gía vốn > Giá thị trường => Đánh giá theo giá vốn  (nguyên tắc thận trọng).

Giá vốn < giá thị trường => đánh giá theo giá thị  trường.

trường hợp này cần phải lập dự phòng giảm giá đầu tư  chứng khoán nêu có các bằng chứng đáng tin cậy về sự giảm giá thường xuyên này

Ngoại tệ

Ngoại tệ, vàng, bạc, kim loại, đá quý điều được quy  đổi ra đồng Việt Nam.

Ngoại tệ tính theo tỷ giá hạch toán (là tỷ giá tạm  tính) được sử dụng trong kỳ. Đến cuôí kỳ sẽ điều chỉnh số dư ngoại tệ của các  tài khoản có ngoại tệ theo tỷ giá thực tế.  

Vàng bạc, đá quý giá nhập là giá thực tế, giá  xuất = giá nhập (Thực tế đích danh).

Đôí với các đơn vị chuyên doanh ngoại tệ được tính  theo tỷ giá thực tế tại thời điểm mua vào, bán ra, vàng bạc đá quý là hàng hóa  nên tuân thủ theo các nguyên tắc tính giá xuất hàng tồn kho.

Kế toán một số quá trình kinh doanh chủ yếu

Hoạt động kinh doanh của đơn vị thường gồm nhiều giai đoạn khác nhau tuỳ theo đặc điểm ngành nghề và phạm vi hoạt động.

· Đối với đơn vị thuộc loại hình sản xuất thì các quá trình kinh doanh chủ yếu là cung cấp, sản xuất tiêu thụ.

· Đối với đơn vị thuộc loại hình lưu thông phân phối thì các quá trình kinh doanh chủ yếu là mua hàng, bán hàng.

· Đối với đơn vị thực hiện đồng thời hai chức năng: sản xuất và mua bán hàng hoá thì các quá trình kinh doanh chủ yếu bao gồm các quá trình của cả đơn vị sản xuất và đơn vị lưu thông.

· Đối với loại hình kinh doanh dịch vụ thì quá trình cung cấp dịch vụ cũng là quá trình tiêu thụ.

Nhìn chung có hai loại hình doanh nghiệp được xem xét: Doanh nghiệp sản xuất và Doanh nghiệp thương mại.

Doanh nghiệp sản xuất:

Doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình bằng cách mua nguyên liệu, máy móc thiết bị, thuê lao động… tiến hành sản xuất tạo ra sản phẩm và tiêu thụ sản phẩm đó. Qua việc sản xuất và tiêu thụ đó doanh nghiệp xác định được kết quả lãi lỗ của một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được nghiên cứu qua các yếu tố chi phí sản xuất để tổng hợp, tính giá thành sản phẩm và tính lợi nhuận sau khi tiêu thụ sản phẩm.

Các yếu tố chi phí cơ bản của sản xuất: Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ kế toán nhằm mục đích chế tạo ra sản phẩm . Các chi phí được chia thành:

· Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

· Chi phí nhân công trực tiếp.

· Chi phí sản xuất chung.

Sau khi doanh nghiệp sản xuất xong sản phẩm thì phải đẩy nhanh việc bán sản phẩm ra gọi đó là tiêu thụ sản phẩm nhằm thu hồi lại vốn để có thể tiếp tục quá trình sản xuất kế tiếp. Thành phẩm của doanh nghiệp được coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền hoặc người mua đồng ý thanh toán, đồng thời doanh nghiệp mất quyền sở hữu về thành phẩm. Trong quá trình tiêu thụ doanh nghiệp phải phản ánh được doanh thu và chi phí:

· Doanh thu bán hàng: là giá trị của sản phẩm, hàng hóa lao vụ, dịch vụ mà doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng.

· Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của sản phẩm hàng hóa dịch vụ đã tiêu thụ, xuất bán trong kỳ.

· Chi phí bán hàng: là các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình tiêu thụ như: Chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, giới thiệu, bảo hành hàng hóa…

· Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí quản lý, chi phí hành chánh, các chi phí chung liên quan tiền lương, chi phí văn phòng, công cụ dụng cụ vật liệu khấu hao lãi vay, điện, điện thoại thuế môn bài, hội nghị, công tác phí…

Sau quá trình tiêu thụ thì doanh nghiệp xác định được lãi lỗ của hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Doanh nghiệp thương mại:

Doanh nghiệp thương mại là doanh nghiệp thực hiện quá trình kinh doanh của mình bằng quá trình lưu chuyển hàng hóa. Đó là quá trình đưa hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng thông qua hình thức mua và bán. Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại gồm khâu mua hàng dự trữ, tổ chức bán hàng và cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp cần tổng hợp tính được giá vốn hàng bán, các khoản chi phí mua bán hàng, chi phí quản lý cũng như doanh thu bán hàng để xác định kết quả kinh doanh.

Các chi phí của Doanh nghiệp thương mại:

· Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của sản phẩm hàng hóa dịch vụ xuất bán trong kỳ.

· Chi phí bán hàng.

· Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Kế toán có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh một cách toàn diện, liên tục, và có hệ thống các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Tức là theo dõi, phản ảnh một cách cụ thể các quá trình kinh doanh chủ yếu. có như vậy mới nắm được kết quả về mặt số lượng, chất lượng hiệu quả sử dụng vốn ở từng khâu, từng vụ việc trong toàn bộ hoạt động chung của đơn vị.

Mỗi quá trình kinh doanh chủ yếu được cấu thành bởi vô số các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo nguyên tắc của kế toán, nghiệp vụ phát sinh sẽ được phản ánh vào các loại giấy tờ cần thiết theo đúng thủ tục quy định về chứng từ ghi chép ban đầu, lấy đó làm căn cứ để ghi vào sổ sách dưới hình thức tài khoản theo phương pháp ghi sổ kép. Mặt khác, chứng từ gốc cũng được sử dụng để ghi vào các sổ thẻ chi tiết phục vụ yêu cầu hạch toán chi tiết. Quá trình vào sổ cũng đồng thời là quá trình tập hợp số liệu, rút ra các chỉ tiêu phục vụ yếu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp thông qua các phương pháp đánh giá và tính toán cụ thể.

Nghiên cứu các quá trình kinh doanh chủ yếu sẽ thấy rõ hơn mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán và tác dụng của từng phương pháp trong vấn đề kiểm tra giám đốc trước, trong và sau khi thực hiện các hoạt động kinh tế cũng như quy trình công tác kế toán.

5.1. Quá trình cung cấp (dự trữ để sản xuất)

Khái niệm: Quá trình cung cấp (quá trình dự trữ để sản xuất) là quá trình thu mua dự trữ các loại nguyên liệu, công cụ dụng cụ và TSCĐ… để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra bình thường, liên tục.

Nhiệm vụ kế toán

· Phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ tình hình thu mua, kết quả thu mua trên các mặt số lượng chất lượng giá cả quy cách.

· Phản ánh và giám đốc chặt chẽ tình hình bảo quản sử dụng các loại vật tư tài sản theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.

· Tài khoản sử dụng: TK111, TK 112, TK 133, TK 152, TK 153, TK 211….

Phương pháp hạch toán

Tài sản cố định: tăng, giảm, khấu hao.

Tãng tài sản cố định:

Nợ 211 (hoặc 213)

Có 111,112,331 (do mua sắm)

Có 241 (do xây dựng)

Có 411 (do được cấp hoặc nhận vốn liên doanh)

Giảm tài sản cố định do nhượng bán, thanh lý:

Nợ 214

Nợ 811

Có 211

Ngoài ra còn bút toán thu chi liên quan đến nghiệp vụ nhượng bán, thanh lý.

Khấu hao và sữa chữa tài sản cố định.

Tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất và giá trị của chúng được phân bổ vào chi phí dướI dạng hao mòn. Trích khấu hao tài sản cố định là chuyển dần từng phần giá trị của tài sản vào chi phí để hình thành nguồn vốn khấu hao dùng mua sắm tài sản mớI khi tài sản này không còn sử dụng được nữa.

Nợ 627

Nợ 641

Nợ 642

Có 214

Vật liệu là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất và cấu thành nên bản thân sản phẩm. Việc bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ đúng chất lượng cũng như sử dụng tiết kiệm đúng mục đích là yêu cầu cơ bản của quản lý vật liệu.

Kế toán vật liệu có nhiệm vụ cung cấp kịp thời đầy đủ và chính xác số liệu về tình hình nhập xuất, tồn vật liệu cũng như tình hình sử dụng vật liệu để một mặt bảo vệ an toàn cho các loại vật liệu, mặt khác kiểm tra chặt chẽ tình hình dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.

Khi nhập vật liệu, kế toán ghi giá thực nhập:

Nợ 152

Nợ 133

Có 111, 112, 331

Khi xuất vật liệu kế toán căn cứ vào giá xuất kh và nơi sử dụng, ghi:

Nợ 621

Nợ 627

Nợ 641

Nợ 642

Có 152

Tiền lương và các khoản trích theo lương: Khi sử dụng lao động thì doanh nghiệp có trách nhiệm bù đắp lại hao phí lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc bù đắp hao phí lao động được thực hiện dưới hình thức trả lương.

Tiền lương: là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động nhằm bù đắp lại các hao phí mà họ đã bỏ ra trong quá trình lao động dựa trên số lượng và chất lượng lao động.

Các khoản trích theo lương là những khoản mà đơn vị phải trích lập theo đúng quy định:

Bảo hiểm xã hội: (20% quỹ lương thực tế) dùng để nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội sau đó thực hiện chi trả cho người lao động trong các trường hợp ốm đau, thai sản hoặc khi hưu trí, chết. Doanh nghiệp trích 15% trên quỹ quỹ lương thực tế tính vào chi phí sản xuất, còn lại 5% trừ vào lương công nhân viên.

Bảo hiểm y tế (3% trên quỹ lương thực tế) là số tiền trích lập dùng để mua bảo hiểm y tế cho người lao động khi gặp ốm đau cần phải khám chữa bệnh, tiền thuốc, tiền viện phí. Doanh nghiệp trích 2% trên quỹ quỹ lương thực tế tính vào chi phí sản xuất, còn lại 1% trừ vào lương công nhân viên.

Kinh phí công đoàn 2% lương thực tế là khoản trích lập để tạo nguồn chi cho các hoạt động của công đoàn cấp trên và cấp cơ sở. Doanh nghiệp trích 2% trên quỹ quỹ lương thực tế tính vào chi phí sản xuất.

Vậy: Mức trích hàng tháng là 25% trên quỹ lương thực tế: Doanh nghiệp chịu 19% tính vào chi phí sản xuất, còn lạI 6% công nhân viên phảI chi trả bằng cách trừ vào lương.

Khi xác định số lương phải thanh toán cho công nhân tính vào chi phí có liên quan, ghi:

Nợ 622

Nợ 627

Nợ 641

Nợ 642

Có 334

Tính BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ quy định tính vào chi phí, ghi:

Nợ 622

Nợ 627

Nợ 641

Nợ 642

Có 338

Khoản BHXH, BHYT mà công nhân chịu trừ vào lương:

Nợ 334

Có 338

Khi dùng quỹ BHXH trợ cấp cho công nhân ghi:

Nợ 338

Có 334

5.2. Quá trình sản xuất

Khái niệm

Quá trình sản xuất là quá trình phát sinh các khoản chi phí về nguyên liệu, chi phí hao mòn TSCĐ, chi phí tiền lương công nhân sản xuất và các chi phí khác để tổ chức sản xuất ra sản phẩm theo kế hoạch đã định trước.

Kế toán quá trình sản xuất là tập hợp những chi phí sản xuất đã phát sinh trong quá trình sản xuất theo tính chất kinh tế, theo công dụng và nơi sử dụng chi phí sau đó tính giá thành thực tế của sản phẩm hoàn thành.

· Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ kế toán nhằm mục đích chế tạo ra sản phẩm, theo qui định hiện nay gồm:

o Chi phí vật liệu trực tiếp: Nguyên vật liệu là đôí tượng doanh nghiệp dùng vào việc sản xuất ra sản phẩm, có đặc điểm khi sử dụng là tham gia vào từng kỳ sản xuất, giá trị của chúng được tính vào chi phí sản xuất, hình thành nên giá thành của sản phẩm. Chi phí vật liệu trực tiếp là những chi phí về nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ bán thành phẩm mua ngoài sử dụng cho trực tiếp sản xuất

o Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí về lương chính, lương phụ và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất o Chi phí sản xuất chung là nhưng chi phí phát sinh tại nơi sản xuất sản phẩm trừ chi phí vật liệu, nhân công trực tiếp, gồm: Khấu hao TSCĐ phục vụ cho phân xưởng, tiền điện, nươc, diện thoại trong phạm vi phân xưởng, nhân viên quản lý phân xưởng  o Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được coi là chi phí thời kỳ, được trừ ra khỏi doanh thu của thời kỳ mà nó phát sinh để tính lãi lố của hoạt động chính mà không liên quan đến chi phí sản xuất và giá thành sản phầm · Giá thành sản phẩm chính là chi phí sản xuất (CP NVLTT-CPNCTT-CPSXC ) có liên quan đến một kết quả nhất định tính theo số lượng đã sản xuất xong, do đó giá thành và chi phí sản xuất có liên quan mật thiết với nhau.

Nhiệm vụ kế toán:

Phản ánh một cách có hệ thống toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ đồng thời giám đốc các chi phí đó theo định mức kỹ thuật, theo dự toán và tính giá thành sản phẩm hoàn thành.

Theo dõi chặt chẽ số lượng chất lượng sản phẩm hoàn thành về mặt giá trị và hiện vật.

Tài khoản sử dụng:

· TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,

· TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp,

· TK 627 - Chi phí nhân công trực tiếp,

· TK 154 - Chi phí SXKD dở dang,

· TK 334 - Phải trả công nhân viên: Tài khoản này theo dõi tiền lương tiền thưởng cần thanh toán cho người lao động

· TK 338 - Phải trả phải nộp khác: theo dõi các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn…

Phương pháp hạch toán

Hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp gồm: Nhập vật liệu (Quá trình cung cấp) và Xuất kho vật liệu dùng cho sản xuất

Trong kỳ xuất kho vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất:

Nợ 621

Có152

Cuối kỳ tổng hợp chi phí nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kết chuyển để tính giá thành:

Nợ 154

Có 621

Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: chi phí nhân công trực tiếp bao gồm toàn bộ các khoản mà doanh nghiệp thanh toán cho lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm được quy định tính vào chi phí sản xuất.

Nhiệm vụ:

· Kế toán phải thông tin kịp thời về tình hình sử dụng lao động.

· Tính toán chính xác các khoản phảI trả cho công nhân viê, các khoản trích theo quy định và chi trả kịp thời cho các cơ quan, công nhân viên có liên quan.

· Phản ánh đúng chi phí tiền lương vào các đôí tượng có liên quan..

Hạch toán:

· Tiền lương phải trả cho nhân công trực tiếp sản xuất trong kỳ:

Nợ 622

Có 334

Có 338

Cuối kỳ tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp sản xuất thực tế phát sinh kết chuyển để tính giá thành:

Nợ 154

Có 622

Hạch toán chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là chi phí phục vụ và quản lý sản xuất gắn liền với từng phân xưởng sản xuất cụ thể liên quan đến toàn phân xưởng mang tính chất quản lí phân xưởng. Chi phí sản xuất chung được tập hợp, tổng hợp và tiến hành phân bổ vào chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm lao vụ do phân xưởng sản xuất ra.

Để phân bổ chi phí sản xuất chung có thể sử dụng nhiều tiêu thức khác nhau, như: số giờ máy chạy, tiền lương công nhân sản xuất, theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp…

Khi chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, ghi

Nợ 627 - Chi phí sản xuất chung

Có 152 (nguyên vật liệu)

Có 153 (công cụ dụng cụ)

Có 214 (hao mòn tài sản cố định)

Có 334 (Phải trả CNV)

Cuối tháng khi đã phân bổ chi phí sản xuất chung vào các đối tượng có liên quan, kết chuyển tài khoản để tính giá thành:

Nợ 154-Chi phí sản xuất dở dang

Có 627-Chi phí sản xuất chung

Trình tự kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:

Định kỳ, kế toán phải tổng hợp các khoản chi phí để xác định giá thành sản phẩm sản xuất và đã hoàn thành. Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là quá trình tương đôí phức tạp và là trọng tâm của kế toán doanh nghiệp sản xuất, thường các bước:

Bước 1: Tập hợp chi phí sản xuất .

· Tập hợp CP nguyên vật liệu trực tiếp ( Nợ TK 621)

· Tập hợp CP nhân công trực tiếp (Nợ TK 622)

· Tập hợp CP sản xuất chung (Nợ TK 627)

Bước 2: Cuôí kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí sang TK154 để tính giá thành SP.

Nợ 154-Chi phí sản xuất dở dang

Có 621-Chi phí nguyên liệ trực tiếp

Có 622-Chi phí nhân công trực tiếp

Có 627-Chi phí sản xuất chung

Bước 3: Nếu có sản phẩm dở dang thì kế toán phải kiểm kê để xác định giá trị thực tế của sản phẩm dở dang. Nếu có phế liệu thì kế toán hạch toán:

Nợ 152 (giá trị phế liệu thu hồi)

Có154-Chi phí sản xuất dở dang

Bước 4: Kế toán hạch toán giá thành sản phẩm cho khôí lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ như sau (thành phẩm).

Nợ 155-Thành phẩm

Có 154-Chi phí sản xuất dở dang

Tổng giá thành thực tế của sp hoàn thành

=

Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ

+

Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ

-

Giá trị sản phẩm dở dang cuôí kỳ

-

Phế liệu thu hồi

Giá thành thực tế của đơn vị sp hoàn thành ( theo từng loại)

=

Tổng giá thành thực tế của sp hoàn thành số lượng sản phẩm hoàn thành.

Chú ý trong quá trình sản xuất có thể có những chi phí do tính chất hoặc do yêu cầu quản lý đã được tính trước vào chi phí, mặc dù thực tế chýa phát sinh chi phí. Những chi phí này được gọ là chi phí phải trả, như một món nợ phải trả khi thực tế phát sinh chi phí nhý: trích trước tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân sản xuất hay trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định…

5.3. Quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh

Khái niệm

Tiêu thụ sản phẩm là quá trình đưa các loại sản phẩm đã sản xuất ra thị trường lưu thông nhằm thực hiện giá trị của chúng thông qua các hình thức bán hàng: Bán trực tiếp, bán theo phương thức gởi hàng. Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm sẽ phát sinh các quan hệ chuyển giao, thanh toán giữa doanh nghiệp vớI khách hàng, phát sinh các khoản chi phí bán hàng như: quảng cáo, vận chuyển bốc dỡ hàng…Mặc khác sau khi tiêu thụ sản phẩm, đơn vị phảI thực hiện nghĩa vụ vớI ngân sách nhà nước về các khoản thuế.

Sau khi doanh nghiệp sản xuất xong sản phẩm thì phải đẩy nhanh việc bán sản phẩm ra gọi đó là tiêu thụ sản phẩm nhằm thu hồi lại vốn để có thể tiếp tục quá trình sản xuất sau. Thành phẩm của doanh nghiệp được coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền hoặc người mua đồng ý thanh toán, đồng thời doanh nghiệp mất quyền sở hữu về thành phẩm.

Trong quá trình tiêu thụ doanh nghiệp phải phản ánh được:

· Doanh thu bán hàng

· Các chi phí: Giá vốn hàng bán, Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp

Sau quá trình tiêu thụ thì doanh nghiệp xác định được lãi lỗ như sau:

Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - ( Hàng bán bị trả lại + Giảm giá + Thuế TTĐB, Thuế xuất khẩu)

Lãi (lỗ) = Doanh thu thuần - (Giá vốn hàng bán + CP bán hàng + CP QLDN)

Nhiệm vụ kế toán

· Theo dõi tình hình tiêu thụ từng loại sản phẩm một cách chính xác theo các chỉ tiêu giá trị và hiện vật.

· Theo dõi chặt chẽ các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

· Cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh.

Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh tình hình tiêu thụ thành phẩm, kế toán sử dụng các tài khoản sau để ghi chép: TK111, TK112, TK 131, TK152, TK153, TK155,TK214, , TK334, TK511, TK632, TK641, TK642, TK133, TK331

Phương pháp hạch toán

Kế toán tiêu thụ phải hạch toán: doanh thu được hưởng - chi phí được trừ(GVHB, CPBH, CPQLDN) để cuôí kỳ xác định kết quả kinh doanh:

Doanh thu được hưởng:

Doanh thu được hưởng là toàn bộ doanh thu bán sản phẩm trong kỳ đã được khách hàng chấp nhận thanh toán không phân biệt thu được tiền hay chưa.

Trong kỳ khi phát sinh các khoản:Doanh thu bán hàng và thuế VAT đầu ra, ghi:

Nợ 111, 112,131

Có 3331-Thuế VAT đầu ra

Có 511- Doanh thubán hàng

Giảm giá cho khách hàng, ghi:

Nợ 532-Giảm giá hàng bán

Có 111,112,131..

Doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ , ghi:

Nợ 531-Hàng bán bị trả lại

Nợ 3331- VAT cho hàng bị trả lại

Có 111,112,131

Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm giá, hàng bị trả lại để xác định doanh thu thuần:

Nợ 511- Doanh thu bán hàng

Có 531-Hàng bán bị trả lại

Có 532-Giảm giá hàng bán

Chi phí được trừ:

1.Giá vốn hàng bán: Khi xuất kho sản phẩm để bán ghi:

Nợ 632-Giá vốn hàng bán

Có 155-Thành phẩm

2. Chi phí bán hàng: khi phát sinh, ghi:

Nợ 641-Chi phí bán hàng

Có 334-Phải trả CNV

Có 338-Phải trả khác

Có 214,111,152…

3. Chi phí quản lý doanh nghiệp: khi phát sinh, ghi:

Nợ 642-Chi phí quản lý

Có 334-Phải trả CNV

Có 338-Phải trả khác

Có 214,111,152…

Cuối kỳ kết chuyển doanh thu được hưởng, chi phí được trừ để xác đinh kết quả kinh doanh, phương pháp hạch toán:

· Kết chuyển doanh thu thuần sang bên Có TK 911

Nợ 511-Doanh thu thuần

Có 911-Xác đinh kết quả kinh doanh

· Kết chuyển giá vốn hàng bán sang bên Nợ TK 911:

Nợ 911-Xác đinh kết quả kinh doanh

Có 632-Giá vốn hàng bán

· Kết chuyển chi phí bán hàng sang bên Nợ TK 911:

Nợ 911-Xác đinh kết quả kinh doanh

Có 641-Chi phí bán hàng

· Kết chuyển chi phí quản lý sang bên Nợ TK 911:

Nợ 911-Xác đinh kết quả kinh doanh

Có 642-Chi phí quản lý

· Kết chuyển lãi sang bên Có TK 421:

Nợ 911-Xác đinh kết quả kinh doanh

Có 421- Lãi chưa phân phối

· Kết chuyển lỗ sang bên Nợ TK 421:

Nợ 421- Lãi chưa phân phối

Có 911-Xác đinh kết quả kinh doanh

Thuế VAT: kết chuyểnThuế VAT đầu vào được khấu trừ để xác định số thuế đầu ra còn phải nộp.

5.4. Quá trình mua bán hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh:

Hàng hoá là đối tượng kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, nói cách khác đó là đối tượng mà doanh nghiệp thương mại mua về bán ra với mục đích kiếm lời.

Hàng hoá nhập kho được phản ảnh theo giá mua thực tế (kể cả thuế nhập khẩu phải nộp), các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng được tổ chức theo dõi riêng và cuối kỳ mới phân bổ cho hàng bàn ra để xác định giá vốn hàng bán.

Giá vốn hàng bán = Giá xuất kho của hàng bán + Chi phí mua hàng phân bổ.

Tài khoản sử dụng: TK 156:

· TK 1561: “ Giá mua hàng hoá” Tài khoản này sử dụng phản ánh giá trị hàng hoá nhâp, xuất tồn kho.

· TK 1562: “Chi phí thu mua hàng hoá” Tài khoản này sử dụng tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng và phân bổ chi phí mua hàng cho hàng hoá đã bán ra.

Phương pháp hạch toán:

· Mua hàng nhập kho, ghi:

Nợ 1561-Giá mua hàng hoá

Nợ 133-Thuế VAT đầu vào

Có 111,112,331

· Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng, ghi:

Nợ 1562-Chi phí thu mua hàng hoá

Có 334, 338,111,112…

· Khi xuất kho hàng hoá để bán, ghi:

Nợ 632-Giá vốn hàng bán

Có 1561-Giá mua hàng hoá

· Cuối kỳ phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán ra để xác định giá vốn hàng bán:

Nợ 632-Giá vốn hàng bán

Có 1562-Chi phí thu mua hàng hoá

Các nội dung còn lại liên quan đến quá trình bán hàng được phản ánh tương tự như phần bán sản phẩm được nêu ở trên.

CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA SỐ LIỆU KẾ TOÁN

Kiểm tra số liệu là yếu cầu tất yếu khách quan của kế toán. Trong quá trình ghi chép hàng ngày kế toán phải kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu chi tiết với số tổng cộng, giữa chứng từ với sổ sách nhằm đảm bảo cho việc ghi chép phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác. Tuy nhiên, sự sai sót trong quá trình tính toán, xử lý số liệu và ghi chép sổ sách là điều có thể vì khối lượng ghi chép của kế toán rất lớn. Do đó vào lúc cuối kỳ trước khi tổng kết tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ, kế toán cần phải kiểm tra lại toàn bộ số liệu đã ghi chép trong kỳ nhằm đảm bảo sự tin cậy của các chi tiêu kinh tế sẽ được trình bày trên bảng cân đối tài sản và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh lúc cuối kỳ.

Phương pháp kiểm tra thường dùng là lập bảng cân đối số dư và số phát sinh, bảng đối chiếu số phát sinh, bảng tổng hợp số liệu chi tiết.

6.1. Bảng cân đối số dư và số phát sinh

(Bảng cân đối tài khoản)

Nội dung của bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối tài khoản là phương pháp kỹ thuật dùng để kiểm tra một cách tổng quát số liệu kế toán đã ghi trên các tài khoản tổng quát số liệu kế toán đã ghi trên các tài khoản tổng hợp.

Bảng cân đối tài khoản được xây dựng trên 2 cơ sở.

· Tổng cộng số dư bên Nợ của tất cả các tài khoản nhất thiết phải bằng tổng cộng số dư bên Có của tất cả các tài khoản.

· Tổng số phát sinh bên Nợ của tất cả các tài khoản nhất thiết phải bằng tổng số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản.

Kết cấu của bảng cân đối tài khoản như sau:

· Bảng cân đối số phát sinh

· Tháng…. năm ….

Số thứ tự

Tên TK

Số dư đầu kỳ

Số phát sinh trong kỳ

Số dư cuối kỳ

Nợ

Có

Nợ

Có

Nợ

Có

Cộng

Phương pháp lập bảng:

Cột số thứ tự: dùng để đánh số theo tuần tự cho các tài khoản đã sử dụng trong kỳ từ tài khoản thứ nhất cho đến hết.

Cột tên tài khoản: Dùng để ghi số hiệu và tên của tài khoản phản ảnh số hiệu ở dòng đó. Mỗi tài khoản tổng hợp được ghi một dòng theo số hiệu của tài khoản từ nhỏ đến lớn không phân biệt thời gian có còn số dư cuối kỳ hay không.

Cột số dư đầu kỳ: Số liệu ghi vào cột này được lấy từ số dư cuối kỳ của kỳ trước. Nếu số dư bên nợ thì ghi vào cột nợ hoặc bên có thì ghi vào cột có.

Cột số phát sinh trong kỳ: Lấy tổng số phát sinh trong kỳ này của tài khoản phản ánh ở từng dòng để ghi vào, tổng số phát sinh bên Nợ ghi vào cột Nợ. Tổng số phát sinh bên Có ghi vào cột Có.

Cột số dư cuối kỳ: Số liệu ghi vào cột này căn cứ vào kết quả tính được khi khoá sổ cuối tháng của từng tài khoản. Tài khoản có số dư bên Nợ thì ghi vào bên cột nợ, hoặc dư Có thì ghi vào cột Có.

Cuối cùng, tính ra số tổng cộng của tất cả các cột để xem giữa bên Nợ và bên Có của từng cột: số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ có bằng nhau không.

Tác dụng của bảng:

· Kiểm tra công việc ghi chép, thể hiện ở những điểm:

· Tổng số bên Nợ và bên Có của từng cột số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ nhất thiết phải bằng nhau.

· Tổng số phát sinh trong kỳ của tất cả các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản phải đúng bằng số tổng cộng của bảng định khoản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.

· Cung cấp tài liệu để lập Bảng cân đối tài sản.

· Cung cấp tài liệu cho việc phân tích hoạt động kinh tế.

6.2. Bảng đối chiếu số phát sinh và số dư kiểu bàn cờ.

Nội dung và kết cấu:

Bảng này cũng có tác dụng như bảng cân đối tài khoản nhưng cách trình bày chú trọng đến mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán. Cụ thể như sau:

Bảng đối chiếu số phát sinh và số dư

TK Ghi Có TK ghi Nợ

Dư ĐK bên Nợ

TK …..

TK …..

TK …..

TK …..

TK …..

TK …..

TK …..

Cộng PS Nợ

Dư CK bên Có

Dư ĐK bên Có

X1

TK….

TK….

TK….

TK…

Cộng PS Có

Dư CK bên Nợ

X2

Phương pháp lập bảng:

Lấy số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản đưa lên bảng. Nếu số dư ở bên Nợ, ghi vào sổ cột “Dư đầu kỳ bên Nợ”, nếu số dư ở bên Có, ghi vào dòng ”Dư đầu kỳ bên Có” sao cho Tổng dư Nợ đầu kỳ = Tổng dư Có đầu kỳ, ghi ở ô X1.

Lấy số phát sinh ở cùng một bên của tất cả các tài khoản, thí dụ bên Có, liệt kê lên bảng thành từng cột. Nhưng vì bảng cấu tạo theo kiểu bàn cờ nên khi liệt kê phải đồng thời phân loại số liệu theo từng tài khoản ghi Nợ và như vậy hình thành từng cột số liệu ghi rõ: có một tài khoản Nợ các tài khoản đối ứng. hoặc ngược lại.

Số phát sinh Nợ của từng tài khoản trên từng dòng của bảng sẽ được đem đối chiếu với số phát sinh nợ của từng tài khoản tương ứng đã được phản ảnh trên sổ cái tài khoản. Nếu xuất hiện chênh lệch chứng tỏ việc ghi chép có thiếu sót, phải tìm sai sót do khoản nào và sửa sai.

Rút số dư cuối kỳ của từng tài khoản. Nếu số dư ở bên Nợ, ghi vào dòng “dư cuối kỳ bên Nợ”. Nếu số dư cuối kỳ ở bên Có, ghi vào cột “dư cuối kỳ bên Có”. Số dư này được đối chiếu với số dư của tài khoản trên sổ. Tổng dư Nợ cuối kỳ = Tổng dư có cuối kỳ, ghi ở ô X2.

Tác dụng:

Phương pháp này có ưu điểm là kiểm tra được tính chất hợp lý của các quan hệ đối ứng với tài khoản. Tuy nhiên cũng không phát hiện được những trường hợp bỏ sót hay ghi trùng bút toán. Mặt khác nếu đơn vị sử dụng nhiều tài khoản, phát sinh quá nhiều nghiệp vụ thì việc lập bảng sẽ mất nhiều thời gian. Dó đó bảng này ít dùng trong thực tế.

6.3. Bảng chi tiết số dư và số phát sinh

(Bảng tổng hợp số liệu chi tiết)

Bảng này được xây dựng trên cơ sở mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp với tài khoản phân tích nhằm đối chiếu số liệu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp.

Bảng tổng hợp số liệu chi tiết là một trang sổ liệt kê toàn bộ số dư đầu kỳ, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, số dư cuối kỳ của các sổ, thẻ chi tiết…của tài khoản tổng hợp. Số liệu tổng cộng của từng sổ, thẻ chi tiết được ghi một dòng vào bảng. Số liệu tổng cộng của bảng này phải khớp đúng với số liệu chung trên tài khoản tổng hợp. nếu có chênh lệch tức là quá trình ghi chép của kế toán có sai sót, phải kiểm tra và sữa chữa lại.

Như vậy phương pháp chỉ kiểm tra số liệu của riêng từng tài khoản, tuỳ theo nội dung phản ảnh, có những đăc điểm riêng, yêu cầu quản lý riêng nên mẫu sổ chi tiết, mẫu bảng chi tiết số dư và số phát sinh có thể không giống nhau, mà được xây dựng tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trong thực tế người ta thường sử dụng kết hợp hai phương pháp: Bảng cân đối tài khoản và bảng chi tiết số dư và số phát sinh để vừa kiểm tra số liệu tổng quát của các tài khoản kế toán vừa kiểm tra số liệu chi tiết của từng tài khoản kế toán cộng với những quan hệ đối chiếu khác (thủ kho, thủ quỹ, người mua, người bán,…) đảm bảo cho việc xác định tính chính xác của số liệu kế toán trước khi lập báo cáo kế toán.

Sổ chi tiết vật liệu

· Tên vật liệu

· Nhãn hiệu quy cách

· Đơn vị tính

· Kho

Chứng từ

Diễn giải

Đơn giá

Nhập kho

Xuất kho

Tồn kho

Ghi chú

Số liệu

Ngày

Slg

Stiền

Slg

Stiền

Slg

Stiền

x

x

x

Bảng chi tiết số phát sinh và số dư vật liệu

Tháng …..năm…..

Tên VL

ĐVT

Đơn giá

SDĐK

Số PS TK

SDCK

SLg

Tiền

Nhập (Nợ)

Xuất (Có)

Slg

Tiền

SLg

Tiền

SLg

Tiền

T. cộng

x

x

x

x

_____________________________________________

Chứng từ kiểm kê

7.1 Chứng từ:

Những vấn đề chung của chứng từ:

Mọi số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán đều phải có cơ sở đảm bảo tính pháp lý được mọi người thừa nhận. Tức là số liệu đó phải chứng minh theo những quy định của nhà nước về chế độ kế toán.

Khái niệm: Chứng từ là chứng minh bằng giấy về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành.

Mọi NVKT phát sinh đều phải được kế toán lập chứng từ theo đúng quy định của nhà nước phải ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng lúc, khách quan.

Lập chứng từ là công việc đầu tiên đó là: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào giấy tờ theo biểu mẫu quy định, theo thời gian, địa điểm cụ thể nội dung của nghiệp vụ đó để làm căn cứ vào sổ kế toán. Vì vậy, thông qua chứng từ có thể kiểm tra được tính chính xác các nghiệp vụ phát sinh.

Chứng từ phải được tổ chức luân chuyển hợp lý nhằm thông tin kịp thời cho các phân ngành có liên quan.

Ý nghĩa tác dụng:

·  Là giai đoạn ghi nhận ban đầu nguyên trạng NVKT cung cấp đầu vào cho các bước xử lý thông tin tiếp theo đồng thời là cơ sở đảm bảo tính hợp lý số liệu trong sổ kế toán.

·  Phục vụ cho việc cung cấp thông tin.

·  Truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện mệnh lệnh chỉ thị của cấp trên, minh chứng công việc đã làm.

·  Là cơ sở pháp lý bảo vệ tài sản trong doanh nghiệp, giải quyết các tranh chấp khiếu nại nếu có.

Tính chất pháp lý của chứng từ: Chứng từ là trọng tâm của công tác kế toán, có tính chất pháp lý biểu hiện:

·  Thông qua việc lập chứng từ sẽ kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

·  Thông qua việc lập chứng từ sẽ phát hiện những hành vi vi phạm để có những biện pháp ngăn ngừa kịp thời.

·  Chứng từ kế toán là căn cứ ghi sổ và các số liệu thông tin kinh tế của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán là cơ sở xác định trách nhiệm vật chất, ý thức tuân thủ pháp luật, chính sách và là cơ sở giải quyết tranh chấp.

Theo quy định thì hệ thống chứng từ gồm:

Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất băt buộc: là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. Nhà nước sẽ chuẩn hoá về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ảnh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho các đơn vị và các thành phần kinh tế.

Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: chủ yếu là những chứng từ sử dụng trông nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành các thành phần kinh tế trên cơ sở vận dụng vào từng trường hợp cụ thể, thích hợp. Các ngành các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu hoặc thay đồi cách thiết kế cho phù hợp với yêu cầu nội dung phản ảnh nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ và phải có sự thảo luận bằng văn bản với Bộ tài chính

Các yếu tố cơ bản của chứng từ:

·  Tên gọi chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất, phiếu nhập…

·  Ngày tháng năm lập chứng từ.

·  Số hiệu chứng từ.

·  Tên gọi, địa chỉ đơn vị, cá nhân lập chứng từ.

·  Tên gọi, địa chỉ đơn vị, cá nhân nhận chứng từ.

·  Nội dung NVKT phát sinh.

·  Các chỉ tiêu về lượng, giá.

·  Chữ ký của người lập, người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ.

·  Chứng từ phản ánh quan hệ giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm tra (KT trưởng), có phê duyệt, đóng dấu đơn vị.

Nguyên tắc ghi chép trên chứng từ:

·  Lập đủ và đúng số liên quy định.

·  Ghi chép chứng từ phỉ khách quan, rõ ràng trung thực đầy đủ các yếu tố, gạch các phần còn trống, không tẩy xoá sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ không xé rời khỏi cuốn. Tuyệt đôí không được ký trên chứng từ trắng mẫu in sẳn.

Phân Loại:

Phân loại theo công dụng của chứng từ:

·  Chứng từ mệnh lệnh: dùng để truyền đạt mệnh lệnh từ cấp trên xuống cấp dưới (lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư…). Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh xuất xứ của nghiệp vụ kinh tế, chưa nói lên mức độ hoàn thành nên chưa là căn cứ ghi chép vào sổ kế toán.

·  Chứng từ chấp hành: là chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất vật tư… Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh sẽ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

·  Chứng từ thủ tục kế toán: chứng từ này có mục đích phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo từng đôí tượng cụ thể tạo thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán. Đây là chứng từ trung gian nên phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ. (bảng kê, chứng từ ghi sổ…).

·  Chứng từ liên hợp: là laọi chứng từ mang đặc điểm của hai hay ba loại chứng từ trên như: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức…

Phân loại theo trình tự lập chứng từ:

Chứng từ ban đầu: lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới vừa phát sinh hay hoàn thành: Hoá đơn, phiếu xuất vật tư, Phiếu thu chi tiền mặt…

Chứng từ tổng hợp: loại chứng từ dùng tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại để giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản hoá khâu ghi sổ như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại phiếu thu….

Phân loại phương thức lập chứng từ:

Chứng từ một lần:chỉ ghi chép NVKT phát sinh một lần sau đó chuyển vào sổ kế toán.

Chứng từ nhiều lần: là chứng từ ghi một loại NVKTphát sinh tiếp diễn nhiều lần, sau môí lần các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã định trước thì không sử dụng được nữa và được ghi vào sổ kế toán.

Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:

Chứng từ bên trong: được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp như bảng tính khấu hao, bảng tính giá thành.

Chứng từ bên ngoài: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn mua hàng…

Phân loại theo nội dung chứng từ: Tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú nên chứng từ có nhiều loại để phản ánh tính chất đa dạng đó. Chứng từ phản ánh:

·  Chỉ tiêu lao động tiền lương.

·  Chỉ tiêu tài sản cố định.

·  Chỉ tiêu bán hàng.

·  Chỉ tiêu tiền tệ.

·  Chỉ tiêu hàng tồn kho…

Trình tự luân chuyển và xử lý chứng từ kế toán:

Chứng từ là cơ sở pháp lý của số liệu kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của công tác kế toán nên chứng từ cần chính xác, rõ ràng cụ thể đầy đủ nội dung. Kế toán xử lý chứng từ theo trình tự sau:

1.Kiểm tra chứng từ: Mọi chứng từ đều phải được kiểm tra và xác minh là hợp pháp, hợp lệ, rõ ràng, chính xác trước khi ghi vào sổ kế toán. Nội dung kiểm tra gồm:

·  Tính rõ ràng trung thực và đầy đủ của các chỉ tiêu trên chứng từ.

·  Tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ.

·  Tính chính xác của số liệu.

·  Xác định kiểm tra việc chấp hành quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Trong khi kiểm tra, nếu phát hiện:

·  Có hành vi vi phạm thì từ chôí việc thực hiện chứng từ và báo ngay cho thủ trưởng biết để có hướng xử lý kịp thời theo quy định.

·  Chứng từ lập sai (sai thủ tục, nội dung, con dấu không rõ ràng...) trả lại cho nơi lập để tiến hành lập lại, lập thêm điều chỉnh chứng từ

2.Chỉnh lý chứng từ:

Chứng từ sau khi được kiểm tra xong phải hoàn chỉnh, bổ sung những nội dung thông tin cần thiết để kế toán ghi sổ được nhanh chóng chính xác. Đó là:

·  Ghi giá trên chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp chứng từ cùng loại, lập định khoản kế toán.

3. Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán:

Chứng từ được lập ở nhiều nơi, nhiều bộ phân nhưng phải tập trung về bộ phận kế toán để được phản ánh vào sổ sách. Vì vậy cần tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học giúp cho việc ghi sổ nhanh chóng chính xác kịp thời.

Luân chuyển chứng từ là việc giao chứng từ lần lượt đi đến các bộ phận có liên quan để những bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra xử lý, nắm được tình hình thời gian hoàn thành nhiệm vụ và ghi vào sổ kế toán.

Tuỳ theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển thích hợp đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại đến công tác kế toán và thông tin đơn vị. Vì vậy cần phải xây dựng, hoàn thiện kế hoạch luân chuyển chứng từ biểu hiện dưới dạng sơ đồ cho từng loại chứng từ.

Chứng từ khi chuyển giao phải có sổ giao nhận, chữ ký của các bên giao nhận.

4. Bảo quản lưu trữ chứng từ:

·  Cần thiết phải bảo quản chứng từ một cách có hệ thống vì: Chứng từ là tài liệu gốc có giá trị pháp lý, khi cần có cơ ở để đôí chiếu kiểm tra với số liệu ghi trong sổ kế toán.

·  Hằng tháng khi vào sổ xong, đôí chiếu và khoá sổ xong thì tất cả các chứng từ kế toán kỳ đó phải được sắp xếp theo từng loại, theo thứ tự thời gian, gói cột cẩn thận, bên ngoài ghi tên đơn vị, ngày tháng số chứng từ.

Chứng từ phải được lưu trữ ở phòng kế toán một năm, sau đó dưa vào lưu trữ ở kho của đơn vị. Sau mười năm thì gởi lên kho lưu trữ của chính quyền địa phương và chỉ được huỷ khi có quyết định đánh giá của hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.

Doanh nghiệp không ngừng cải tiến việc tổ chức chứng từ theo hướng:

·  Giảm số lượng số liên đến mức hợp lý để tránh trùng lắp, thừa. Sử dụng chứng từ liên hợp, chứng từ nhiều lần. Xác định đúng bộ phân nào cần lưu trữ để giảm số liên của chứng từ đấn mức hợp lý.

·  Đơn giản hoá nội dung chứng từ: Chỉ bao gồm những nội dung thật cần thiết. Đơn giản hoá tiến tới thống nhất, tiêu chuẩn chứng từ.

·  Hợp lý hoá thủ tục lập, ký, xét duyệt chứng từ. Xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ khoa học.

7.2. Kiểm kê:

Khái niệm:

Kiểm kê là kiểm tra tại chỗ các loại tài sản của doanh nghiệp hiện có bằng các phương pháp cân đong đo đếm nhằm xác định chính xác số thực có của tài sản nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế với số ghi trên sổ sách kế toán.

Số liệu ghi vào sổ kế toán dựa trên số liệu chứng từ, tức là số liệu có tính hợp pháp đáng tin cậy, nhưng số liệu thực tế và số liệu kế toán vẫn có thể phát sinh chênh lệch do nhiều nguyên nhân:

·  Tài sản vật tư bị hư hao do tác động của tự nhiên trong quá trình bảo quản.

·  Khi nhập xuất đo lường kiểm tra không chính xác: nhằm lẫn chủng loại, thiếu chính xác về số lượng.

·  Sai sót trong việc lập chứng từ hoặc ghi sổ.

·  Có hành vi gian lận tham ô, mất cắp…

Yêu cầu quan trọng nhất của công tác kế toán là tính toán chính xác. Về mặt tài sản, yêu cầu đó nghĩa là số liệu trên sổ sách còn phải phù hợp với số tài sản thực có ở thời điểm tương ứng. Do đó, định kỳ cần kiểm tra số liệu trên sổ sách kế toán và kiểm tra các loại tài sản hiện có để đôí chiếu so sánh giữa số thực tế và số sổ sách nhằm phát hiện chênh lệch, truy tìm nguyên nhân, xử lý và điều chỉnh số trên sổ sách cho phù hợp với thực tế

Tác dụng kiểm kê:

·  Ngăn ngừa tham ô, lãng phí, các biểu hiện vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản.

·  Giúp việc ghi chép sổ sách đúng thực tế.

·  Giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp biết chính xác số lượng, chất lượng tài sản hiện có.

·  Phát hiện những tài sản ứ đọng để có biện pháp giải quyết nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản.

Phân loại kiểm kê:

Phân loại theo phạm vi kiểm kê:

Kiểm kê từng phần: Là việc kiểm kê xảy ra cho từng loại hoặc một số tài sản nhất định khi có yêu cầu hoặc khi bàn giao tài sản.

Kiểm kê toàn phần: Là việc kiểm kê xảy ra cho tất cả các loại tài sản, trước khi lập bảng tổng kết tài sản cuôí năm.

Phân loại theo thời gian tiến hành kiểm kê:

Kiểm kê định kỳ: là việc kiểm kê theo kỳ hạn quy định: kiểm kê hàng ngày đôí với tiền mặt, kiểm kê hàng tháng đôí với vật tư, kiểm kê hàng năm đôí với TSCĐ…

Kiểm kê bất thường: là việc kiểm kê đột xuất ngoài kỳ hạn quy định: khi có sự cố, phát hiện thiếu hụt, thanh tra hoặc thay đổi quản lý…

Thủ tục và phương pháp tiến hành kiểm kê:

Kiểm kê là công việc phức tạp, chi ly liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, khôí lượng công việc nhiều , phạm vi rộng lại phải tiến hành trong khoảng thời gian ngắn nên cần thiết phải có sự tổ chức, lãnh đạo chặt chẽ và sự tham gia của mọi người trong doanh nghiệp.

Ban kiểm kê: Trước khi tiến hành kiểm kê phải thành lập ban kiểm kê, bao gồm: chủ tịch (giám đốc), phó chủ tịch (kế toán), Uỷ viên (phó giám đốc), và đại diện các phòng ban có liên quan…

Giám đốc chỉ định và trực tiếp lãnh đạo với sự tham gia của kế toán. Kế toán giúp trong việc lãnh đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, quy định phạm vi kiểm kê và vạch kế hoạch kiểm kê.

Khoá sổ: Trước khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành khoá sổ, hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ đó mới có cơ sở đôí chiếu số liệu sổ sách với số thực tế, nhân viên quản lý tài sản phải sắp xếp lại từng loại tài sản có trật tự, ngăn nắp để kiểm kê nhanh chóng thuận tiện.

Tiến hành kiểm kê: Tuỳ theo từng đôí tượng mà có phương pháp kiểm kê phù hợp:

·  Đôí với kiểm kê hiện vật: như hàng hoá, vật tư, thành phẩm, TSCĐ… thì cân đo, đong đếm trực tiếp tại chỗ với sự hiện diện của người chịu trách nhiệm quản lý, chú ý kiểm kê quan sát về mặt số lượng lẫn chất lượng của hiện vật.

·  Đôí với kiểm kê vật tư, tài sản của doanh nghiệp sở hữu và quản lý như: tiền gởi ngân hàng và tài sản trong thanh toán, vật tư đưa ra ngoài gia công… phải đôí chiếu số liệu của doanh nghiệp với số liệu của ngân hàng, các đơn vị có liên quan để xác định số thực tế có phù hợp số liệu trong sổ sách không?

Kết quả kiểm kê phải được phản ánh trên biên bản có chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản.

Sau khi kiểm kê, các biên bảng báo cáo kiểm kê phải được gởi đến phòng kế toán để đôí chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán, các khoản chênh lệch nếu có sẽ được báo cho Hội đồng kiểm kê cân nhắc quyết định cách xử lý trong từng trường hợp cụ thể. Căn cứ vào quyết định của HĐKK, kế toán ghi vào sổ kế toán để điều chỉnh số liệu trong sổ kế toán phù hợp với thực tế.

Vai trò của kế toán trong kiểm kê:

Kế toán có vai trò quan trọng trong công tác kiểm kê, là một thành viên chủ yếu trong ban kiểm kê, có trách nhiệm trước, trong và sau khi kiểm kê:

Trước khi kiểm kê: Xây dựng kế hoạch kiểm kê: thời gian tiến hành kiểm kê, thành phần ban kiểm kê, tổ chức khoá sổ, hướng dẫn nghiệp vụ chơnhngx người làm công tác kiểm kê.

Trong khi kiểm kê: Kiểm tra việc ghi chép trên biên bảng kiểm kê, đôí chiếu phát hiện chênh lệch, tham gia đề xuất ý kiến cho lãnh đạo giải quyết khoản chênh lệch đó.

Sau khi kiểm kê: Điều chỉnh số liệu theo ý kiến giải quyết và theo chế độ quy định.

Việc phản ánh, xử lý chênh lệch số liệu kiểm kê làm cho số liệu kế toán chính xác trung thực và đó là cơ sở để lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Tuy kiểm kê là: cân đo đong đếm…nhưng lại là công việc hết sức quan trọng đặc biệt trong vấn đề đảm bảo tài sản của đơn vị kinh tế. Thật vậy, nếu chỉ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lập chứng từ, kiểm tra chứng từ ghi sổ kế toán mà không tiến hành kiểm kê thì mới chỉ là chặt chẽ trên phương diện giấy tờ, sổ sách mà không ràng buộc trách nhiệm đối với người giữ tài sản (thủ quỹ, thủ kho, công nhân viên…)và như vậy không có gì để đảm bảo tài sản của đơn vị không bị xâm phạm. Do đó phải tiến hành kiểm kê định kỳ và bất thường khi cần thiết và coi trọng đúng mức công tác này.

SỔ KẾ TOÁN VÀ CÁC HÌNH THỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

8.1. Sổ kế toán

Chứng từ chỉ phản ánh thông tin rời rạc của từng hoạt động kinh tế riêng biệt, chưa có tác dụng đôí với công tác quản lý tổng hợp. Cần tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ vào sổ kế toán để thấy rõ tình hình, kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn. Như vậy, sổ chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán.

Khái niệm, tác dụng:

Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu nhất định dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu chứng từ gốc.

Đây là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị phản ánh lên các báo cáo tài chính. Các tài liệu cần thiết cho quản lý thường được lấy từ sổ kế toán. Như vậy sổ kế toán có tác dụng rất quan trọng vì nó không những là công cụ đúc kết và tập trung những tài liệu cần thiết mà còn là cầu nôí liên hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán.

Phân loại: Để thuận tiện cho việc sử dụng các loại sổ kế toán, người ta thường phân loại sổ kế toán theo các đặc trưng chủ yếu khác như: nội dung kinh tế, hình thức cấu trúc, công dụng của sổ, trình độ khái quát của nội dung phản ảnh.

· Căn cứ vào nội dung kinh tế: chia thành: Sổ tài sản cố định, sổ vật tư, sổ chi phí sản xuất, sổ bán hàng, sổ thanh toán, sổ tiền mặt…

· Căn cứ vào hình thức cấu trúc: Sổ hai bên, sổ một bên, sổ nhiều cột, sổ bàn cờ.

· Căn cứ vào hình thức bên ngoài: Sổ đóng thành tập, sổ rời.

· Căn cứ vào công dụng: sổ chia làm hai loại:Sổ nhật ký, sổ phân loại.

Sổ nhật ký: là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kế toán theo trình tự thời gian như sổ nhật ký hay sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

Sổ phân loại: là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kế toán theo trình tự các đôí tượng của kế toán hay các quá trình kinh doanh. Loại sổ này được phổ biến trong kế toán chi tiết và tổng hợp các đôí tượng như: tài sản, nợ phải trả,…quá trình kinh doanh: sổ kho, sổ quỹ, sổ tài sản cố định, sổ chi phí sản xuất…

· Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh:

Sổ kế toán tổng hợp: phản ánh tổng quát thường dùng chỉ tiêu giá trị, cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập bảng cân đôí tài khỏan và các báo cáo tổng hợp khác.

Sổ kế toán chi tiết: Phân tích các loại tài sản hoặc nguồn vốn theo những yêu cầu quản lý khác nhau: chi tiết vật tư, hàng hóa, chi phí sản xuất, tài sản cố định…thường dùng chỉ tiêu giá trị và cả các chỉ tiêu khác như: số lượng hiện vật, đơn giá, thời hạn thanh toán…

Cách ghi sổ kế toán

Nguyên tắc chung: Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để định khoản rồi sau đó ghi vào các sổ có liên quan theo mẫu, theo đúng phương pháp và nguyên tắc. Công việc ghi sổ trãi qua các giai đoạn sau:

· Mở sổ ( ghi chữ T ) là việc ghi số dư đầu kỳ vào các tài khoản kế toán, sổ chi tiết được thực hiện vào đầu kỳ.

· Ghi sổ: Ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở chứng từ gốc vào các tài khoản trong sổ kế toán. Nếu chứng từ nào có liên quan đến nhiều sổ kế toán thì phải có sự lưu chuyển theo trình tự của nó.

Khi ghi dùng mực tốt, không ghi đè, ghi chồng, ghi xen kẽ, không lấy giấy dán đè lên, các dòng trống phải gạch chéo, khi ghi sai phải có phương pháp sửa sai theo kế toán, các chứng từ sai nếu đã vào sổ kế toán rồi thì không được tự ý xé bỏ, thay thế.

Khóa sổ: ( vào cuôí kỳ ) là tính số dư của các tài khoản vào cuôí kỳ. Cấm khóa sổ trước thời hạn để lập báo cáo, cấm lập báo cáo trước khi khóa sổ. Đôí với quỹ tiền mặt phải khóa sổ, tính số dư và đôí chiếu hàng ngày.

Theo quy định việc lập chứng từ và ghi chép vào sổ phải đảm bảo phản ánh một cách toàn diện và liên tục, chính xác có hệ thống tình hình và kết quả kinh doanh của đơn vị dưới hình thức tiền tệ, hiện vật và thời gian lao động và phải đảm bảo cung cấp đúng đắn kịp thời những tài liệu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán , phải tiện cho việc giám đốc các hoạt động kinh tế tài chính đồng thời phải rõ ràng dễ hiểu tránh trùng lắp và phức tạp.

Sửa chữa sổ kế toán:

Khi phát hiện ghi sai, kế toán tiến hành sửa sổ. Tùy vào tính chất, nội dung và thời gian phát hiện sai lầm mà áp dụng một trong ba phương pháp sửa sai sau:

2.1 - Phương pháp cải chính:

Được áp dụng trong các trường hợp:

· Sai lầm trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đôí ứng tài khoản.

· Sai sót không ảnh hưởng số Tổng cộng.

Cách sửa: dùng mực đỏ gạch một đường ngang chỗ sai để còn thấy nội dung ghi sai. Ghi lại đúng ( số - chữ) bằng mực thường và chứng thực đính chính bằng chữ ký của kế toán trưởng và người sửa sai.

2.2 - Phương pháp ghi bổ sung

Được áp dụng trong các trường hợp:

1. Quên ghi nhận Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 2. Quan hệ đôí ứng tài khoản đúng nhưng: số ghi sai (bỏ sót, cộng thiếu) < số đúng trên chứng từ Cách sửa:

 1. Căn cứ vào chứng từ định khoản rồi ghi vào các sổ có liên quan

 2. Dùng mực thường ghi thêm một bút toán giống bút toán đã ghi với số tiền bằng số chênh lệch thiếu

2.2 - Phương pháp ghi số âm (Ghi đỏ):"Số âm" được thể hiện bằng:

· Mực đỏ.

· Mực thường có đóng khung } hay ngoặc đơn () chữ số.

Được áp dụng trong các trường hợp:

1. Quan hệ đôí ứng tài khoản đúng nhưng: số ghi sai > số đúng trên chứng từ, do ghi nhằm lẫn hoặc ghi trùng 2 lần cho một chứng từ

2. Sai về quan hệ đôí ứng tài khoản. Cách sửa: Trước tiên, phải lập "chứng từ đính chính" để sửa chỗ sai có xác nhận của kế toán trưởng.

· Đôí với trường hợp (1): số ghi sai > số đúng trên chứng từ: Ghi số âm đôí với số tiền chênh lệch thừa.

· Trường hợp (2) - Sai quan hệ đôí ứng TK: Ghi một bút toán giống bút toán đã sai bằng số âm để hủy bút toán đã ghi, sau đó ghi lại bút toán đúng bằng mực thường

8.2. Các hình thức kế toán:

Công tác kế toán ở đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán định kỳ thông qua quá trình ghi chép theo dõi, tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán cần thiết. Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ảnh các đôí tượng kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự phương pháp ghi sổ và môí liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm cụ kế toán gọi là hình thức kế toán: Lịch sử phát triển khoa học kế toán đã trãi qua các hình thức kế toán sau đây:

· Hình thức nhật ký- sổ cái.

· Hình thức nhật ký chung.

· Hình thức chứng từ ghi sổ.

· Hình thức nhật ký chứng từ.

Việc áp dụng hình thức nào tùy thuộc vào quy mô , đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các doanh nghiệp. Vấn đề cần lưu ý là khi đã chọn hình thức nào để áp dụng thi nhất thiết phải tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản của hình thức đó, tuyệt đôí tránh chấp và tùy tiện làm theo ý riêng.

Hình thức nhật ký chung:

Hàng ngày cãn cứ vào các chứng từ gốc để ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Trường hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào các sổ nhật ký đặc biệt có liên quan. Hàng ngày hoặc định kỳ tổng hợp các nghiệp vụ trên số nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ cái. Hàng ngày hoặc định kỳ lấy số liệu trên nhật ký chung chuyển ghi vào sổ cái. Cuối tháng cộng số liệu của sổ cái và lấy số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối số dư và số phát sinh của các tài khoản tổng hợp.

Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi sổ nhật ký, phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và cãn cứ vào đó để lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với số liệu chung của tài khoản đó trên sổ cái hay bảng cân đối số dư và số phát sinh.

Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu. Bảng cân đối số phát sinh cùng với các bảng tổng hợp chi tiết đýợc dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác.

Hình thức nhật ký - sổ cái

Các loại sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái:

· Sổ tổng hợp: Nhật ký - Sổ cái là sổ tổng hợp dùng phản ánh tất cả các NVKT phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (Tài khoản kế toán).

· Sổ chi tiết: phản ánh chi tiết cụ thể từng NVKT phát sinh theo từng đôí tượng kế toán riêng biệt.

Hình thức Nhật ký - Sổ cái:

Từ chứng từ gốc ghi trực tiếp vào sổ kế toán tổng hợp là Nhật ký - Sổ cái (Sổ kế toán tổng hợp duy nhất).

Kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái:

· Hằng ngày, căn cứ chứng từ đã được kiểm tra hợp lệ, kế toán định khoản rồi ghi trực tiếp vào Nhật ký - Sổ cái. Nếu các chứng từ gốc cùng loại phát sinh nhiều lần trong ngày thì ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cuôí ngày hay định kỳ (3-5 ngày) cộng các bảng kê chứng từ gốc cùng loại rồi lấy số tổng đó ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái.

· Những nghiệp vụ kinh tế cần phải hạch toán chi tiết, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ chi tiết có liên quan.

· Cuôí kỳ, cộng phát sinh trên sổ Nhật ký - Sổ cái và các sổ chi tiết để xác định số dư cuôí kỳ của từng TK cấp 1 và cấp 2. Căn cứ vào số tổng và số dư trên sổ kế toán chi tiết, lập Bảng tống hợp chi tiết. Đôí chiếu số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết với các số liệu tương ứng trên Bảng cân đôí tài khoản, nếu đã khớp đúng kế toán tiến hành lập Bảng cân đôí kế toán và các BCTC khác.

Hình thức chứng từ ghi sổ

Hằng ngày, nhân viên kế toán cãn cứ vào chứng từ gốc đã đýợc kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thýờng xuyên, chứng từ gốc sau khi đýợc kiểm tra đýợc ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, định kỳ cãn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ sau khi đýợc lập xong chuyển đến kế toán trýởng ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đãng ký chứng từ ghi sổ sau dó ghi vào sổ cái. Cuối tháng khoá sổ tìm ra tổng số tiền phát sinh trên sổ đãng ký chứng từ ghi sổ và số tổng số phát sinh Nợ, số tổng số phát sinh Có, của từng tài khoản trên sổ cái. Tiếp đó cãn cứ vào Sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp. Tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp đúng với nhau và số dý của từng tài khoản (dý Nợ, Dý Có) trên bảng cân đối phải khớp với số dý của tài khoản týõng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết của phần kế toán chi tiết. Sâu khi kiểm tra đối chiếu khớp với số liệu nói trên, bảng cân đối số phát sinh đýợc sử dụng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biều kế toán khác.

Đối với những tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ sách kế toán tổng hợp được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào số hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ cái thông qua bảng cân đối số phát sinh. Các bảng tổng hợp chi tiết, sau khi kiểm tra đối ciuế số liệu cùng với bảng cân đối số phát sinh được dùng làm căn cứ để lập các báo biểu kế toán.

Nhật ký chứng từ:

Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ như sau:

Hằng ngày cãn cứ vào các chứng từ gốc đã đýợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan. Trýờng hợp ghi hằng ngày vào bảng kê thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê vào nhật ký chứng từ.

Đối với các loại chi phí (sản xuất hoặc lưu thông) phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, thì các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan.

Cuối tháng khoá sổ các nhật ký chứng từ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ chi trực tiếp vào sổ cái một lần, Không cần lập chứng từ ghi sổ.

Riêng đối với các tài khoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kê được chuyển sang các bộ phận kế toán chi tiết để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết của các tài khoản liên quan.

Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.

Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập bảng cân đối kế toán và các báo biều kế toán khác.