Hai... hai... setelah beberapa menit yang lalu sudah kupost mengenai bela diri, sekarang masuk ke tentang pekerjaan. Ya, sekali lagi aku bilang, risetku ini random banget.

Sekertaris.

Pastinya kebanyakan dari kalian tak asing lagi mendengar tentang sekertaris ini bagaimana. Bahkan dalam banyak novel sering diceritakan. Tapi apakah kalian sudah mengetahui apa arti dan tugas-tugas seorang sekretaris? Kalau belum, baiknya kalian menyimak artikel ini.

Menurut KBBI, sekretaris/sek·re·ta·ris/ /sékretaris/ n orang (pegawai, anggota pengurus) yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, atau surat-menyurat, dan sebagainya; penulis; panitera;
-- daerah pemimpin sekretariat daerah sebagai unsur staf yang membantu kepala daerah dalam menyelenggarakan pemerintahan daerah;
-- jenderal 1 sekretaris umum (pada partai, persekutuan sekerja, dan sebagainya); 2 pegawai tinggi pada departemen yang bertugas mengurus berbagai pekerjaan departemen;
-- kabinet pemimpin sekretariat kabinet sebagai unsur staf yang membantu kabinet dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya;
-- kehormatan orang yang melaksanakan tugas sekretariat suatu klub, organisasi, dan sebagainya tanpa dibayar;
-- negara pemimpin Sekretariat Negara sebagai unsur staf yang membantu Presiden dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya; -- pribadi orang yang menjadi pembantu orang lain untuk mengerjakan tulis-menulis, surat-menyurat, mencatat pembicaraan, dan sebagainya

Sementara dari segi asal katanya, istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin, yaitu “secretum” yang artinya rahasia. Kata “secretum” ini kemudian berubah menjadi kata “secretarius” dalam bahasa Perancis, lalu “secretary” dalam bahasa Inggris, lalu akhirnya menjadi kata “secretaries” dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia yang dikenal dengan istilah “sekretaris”. Sekretaris adalah orang, pegawai ataupun karyawan yang di berikan tugas dan juga pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau perusahaan.

Atau dapat di katakan sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan suatu perusahaan, untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, bisa dikelompokkan menjadi delapan bagian diantaranya adalah:

1. TUGAS RUTIN

Tugas rutin yaitu tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya meliputi:

♢ Membuka surat-surat yang masuk, misalnya email, fax, dll.
♢ Menerima dikte pimpinan.
♢ Menerima tamu. Entah itu tamu luar, petinggi perusahaan ataupun karyawan perusahaan.
♢ Menerima telepon lalu meneruskan ke pimpinan bisa diizinkan oleh pimpinan.
♢ Menyimpan arsip atau surat.
♢ Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.

2. TUGAS KHUSUS

Tugas khusus yaitu suatu tugas yang secara khusus diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Bisanya tugas ini meliputi seperti:

♢ Mengkonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar. Biasanya seperti surat kontrak kerja atau proposal kerja sama dengan perusahaan lain.
♢ Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
♢ Menyusun acara pertemuan bisnis.
♢ Pembelian kado ataupun cindera mata.

3. TUGAS ISTIMEWA

Tugas istimewa yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti meliputi:

♢ Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan.
♢ Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi.
♢ Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi.
♢ Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun keperluan kegiatan yang lainnya.
♢ Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
♢ Menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.
♢ Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.

4. TUGAS SOSIAL

Sebagai sekretaris, ia harus cakap dalam berbagai bidang. Salah satunya adalah bidang sosial. Karena sebagai sekretaris punya tugas sosial diantaranya:

♢ Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.
♢ Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.

5. TUGAS KEUANGAN

Tugas Keuangan biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:

♢ Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.
♢ Membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
♢ Menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

6. TUGAS RESEPSIONIS

Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yaitu:

♢ Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
♢ Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
♢ Mencatat berbagai janji untuk pimpinan.
♢ Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.

7. TUGAS INSIDENTIAL

Tugas insidental merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, biasanya dilakukan saat ada agenda khusus. Tugas tersebut diantaranya:

♢ Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan.
♢ Membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
♢ Mengkoreksi berbagai bahan cetakan, misal seperti: undangan, formulir, brosur serta daftar yang di konsep oleh perusahaan.
♢ Mewakili pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan.

8. TUGAS BUSINESS MEETING

Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis), ini terjadi ketika 2 (dua) orang atau lebih saling menerima serta memberikan yang berupa suatu informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan sangat melelahkan bagi sekretaris untuk menorganisir berbagai pertemuan tersebut.

Setelah dijabarkannya tentang pengertian, tugas, dan posisi sekretaris. Maka sudah tentu keberadaan dari sekretaris ada maksud dan tujuannya. Berikut ini tujuan dari adanya sekretaris :

♢ Bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran dari kegiatan dalam organisasi sesuai pada progam yang dicanangkan.
♢ Sebagai Sumber informasi oleh pemimpin atau menjadi tempat untuk diajak berpendapat.
♢ Membantu tugas dari seorang pemimpin.
♢ Menjadi Media Penghubung antara pimpinan dengan bawahan.
♢ Menjadi media penghubung dengan organisasi lainnya.
♢ Menjadi media perekam, pengingat serta penyimpan suatu kegiatan organisasi.

Beberapa Tugas dari sekretaris di atas merupakan dan tugas yang umum dalam organisasi. Tapi bisa jadi tugas dari sekretaris bisa bertambah ataupun berubah. Dan hal ini bisa terjadi dan ada penyesuaian dari kebutuhan organisasi itu sendiri sesudah melakukan evaluasi dan diputuskan dalam rapat atau musyawarah anggota.

Itulah di atas mengenai pengertian sekretaris dan tugas sekretaris, semoga dapat membantu dalam menambah wawasan teman-teman….