HỒ SƠ BẮT BUỘC

-Phiếu đăng ký tham gia2 bản

-Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ( bản sao y)1 bản

-Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (02a-TBH))3 bản

-Danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT, BHTN( Mẫu D02-TS)3 bản

-Tờ khai tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế đối với người tham gia lần đầu ((01-TBH)) + 2 tấm hình 3x4 / người     2 bản/ người

- Bản sao giấy khai sinh: 01 bản;

- Bản sao quyết định thành lập hoặc chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì nộp bản HĐLĐ;

Trường hợp người lao động đã có sổ BHXH thì nộp sổ; người lao động đã có sổ nhưng chưa chuyển được sổ thì ghi số sổ vào cột 3 của Mẫu 2a-TBH; nếu sổ BHXH ngoại tỉnh chuyển đến thì nộp thêm 01 bản ghi quá trình (07/SBH) )

II

HỒ SƠ BỔ SUNG 

-Công văn giải trình chậm đăng ký so với giấy phép kinh doanh( Nếu chậm đăng ký tham gia BHXH từ 3 tháng trở lên)1 bản

-Bảng tính lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02b-TS)2 bản

-Bảng lương thực tế tại đơn vị  từ ngày thành lập, có ký nhận của người lao động 1 bản/ tháng

-Thông báo kết quả đóng BHXH của cơ quan BHXH nơi đơn vị tham gia trước đó

( Nếu trước đó đơn vị đã từng tham gia BHXH tại 1 cơ quan BHXH khác)1 bản

III

NẾU CÓ NGƯỜI LAO ĐỘNG KHÔNG THUỘC DIỆN THAM GIA

-Giấy xác nhận tham gia BHXH ở nơi khác ( đối với người lao động giao kết nhiều HĐLĐ )1 bản/ người

-Thẻ hưu trí (đối với người lao động đang lĩnh lương hưu, bản photo )1 bản/ người

4.2.4. Cân đối quỹ BHXH

4.2.4.1. Khái niệm về cân đối quỹ BHXHT

Theo cách hiểu thông thường, cân đối là sự tương đương hay bằng nhau của hai con số hoắc hai sự vật.

Trong hoạt động kinh tế, cách hiểu về cân đối không đơn giản như vậy. Cân đối kinh tế được hiểu rộng hơn, bao gồm các nội dung chính sau đây:

- Cân đối là biểu hiện sự tương đương về lượng dưới hai hình thái là hiện vật và giá trị. Theo cách hiểu này thì cân đối không nhất thiết phải hoàn toàn bằng nhau.

- Cân đối được biểu hiện ở cơ cấu và quan hệ tỷ lệ giữa các yếu tố cấu thành

và luôn ở trạng thái vận động.

- Cân đối và không cân đối tồn tại khách quan và luôn chuyển hoá lẫn cho nhau.

Từ cách hiểu đó, có thể hiểu: Cân đối quỹ BHXH là biểu hiện mối quan hệ bằng nhau hoặc tương đương giữa hai đại lượng thu và chi, đồng thòi là biểu hiện mối quan hệ tỷ lệ giữa các yếu tố cấu thành thu và chi của quĩ BHXH trong một thời kỳ nhất định.

Quan hệ tỷ lệ này phải được biểu hiện:

- Tổng số thu của quỹ không được nhỏ hơn tổng số chi của quỹ, ít nhất tổng số thu phải bằng tổng số chi của quỹ mới bảo đảm đủ kinh phí chi trả cho các chế độ BHXH.

- Thời gian cân đối quỹ phụ thuộc vào từng chế độ:

+ Đối với các chế độ BHXH ngắn hạn, thời gian cân đối quỹ thường là một năm. Trong thời gian một năm đó, có lúc, có nơi số thu không đủ cho số chi, tức là không đảm bảo quan hệ tỷ lệ tương đương hoắc bàng nhau giữa hai đại lượng thu và chi, nhưng xét trong cả một năm thì tổng số thu phải bảo đảm đủ chi trả cho các đối tựơng trong năm. Như  vậy trong thời gian một năm quan hệ tỷ lệ giữa số thu và số chi luôn có tính liên thông, luôn vận động từ mất cân đối sang cân đối. Cuối cùng kết thúc năm tài chính phải đảm bảo quan hệ tổng số thu phải lớn hơn, hoặc ít nhất cũng phải bàng tổng số chi của quỹ trong nắm đó. Nếu không đảm bảo quan hệ tỷ lệ này, tổng số thu của một năm nhỏ hơn tổng số chi của năm đó thì coi như quỹ bị mất cân đối.

+ Đối với chế độ dài hạn, thời gian cân đối quỹ thường phải kéo dài 30-40 năm. Nhưng ít nhất trong khoảng thời gian 20 năm đầu số thu của quỹ phải luôn luôn lớn hơn số chi, vì trong thời gian đầu số người đủ điều kiện về hưu còn ít. Nên quan hệ tỷ lệ trong thời gian đầu thường số thu phải lớn hơn số chi. Số tiền thu lớn hơn số chi được quỹ BHXH tích luỹ lại, sau 20 năm người lao động đủ số năm đóng BHXH và đủ tuổi đời, quỹ có sẵn tiền để chi trả cho những người về hưu. Theo chính sách BHXH hiện hành, sơ bộ tính toán, quỹ BHXH dài hạn ở nước ta có thể đủ chi trả cho các chế độ dài hạn đến năm 2040. Từ năm 2041, nguồn thu của quỹ(Số thu trong năm cộng với tồn quỹ) sẽ không đảm bảo đủ số chi trong năm, khi đó quỹ dài hạn mới bị mất cân đối. Như vậy do đắc điểm của quỹ BHXH dài hạn sẽ không có tính liên thông giữa tính cân đối và mất cân đối của quỹ. Trong suất thời gian cân đối quỹ luôn đảm bảo quan hệ tỷ lệ các nguồn thu của quỹ trong năm phải lớn hơn số chi trong năm đó. Khi nguồn thu nhỏ hơn nguồn chi vào năm 2041 trở đi thì coi như quỹ bị mất cân đối.

- Các yếu tố cấu thành của hai đại lượng thu chi được hình thành theo những tỷ lệ nhất định từ các nội dung cụ thể của từng đại lượng thu, chi. Ví dụ yếu tố cấu thành đại lượng thu là các nguồn hình thành thu, gồm: Thu từ các đối tượng tham gia BHXH, thu từ hoạt động đầu tư tăng trưởng, thu từ nguồn tài trợ và viện trợ... Từng nguồn thu này hình thành một quan hệ tỷ lệ so với tổng thu và quan hệ tỷ lệ giữa các nguồn thu. Các yếu tố cấu thành đại lượng chi chính là các nội dung chi của quỹ, như: Chi trả các chế độ BHXH, chi quản lý hành chinh, chi đầu tư... Các nội dung chi này hình thành các tỷ lệ so với tổng số chi, trong đó tỷ lệ chi lớn nhất là chi trả các chế độ BHXH. Tỷ lệ chi cho quản lý hành chỉnh phải có xu hướng ngày càng giảm, nếu tỷ lệ này ngày càng tăng sẽ ảnh hưởng đến cân đối quỹ...

4.2.4.2. Nguyên nhân làm mất cân đối quỹ

Có nhiều nguyên nhân làm mất cân đối quỹ BHXH, nhưng có các nhóm nguyên nhân chính sau đây:

a.     Nhóm nguyên nhân thuộc về thu BHXH

Gồm có các nguyên nhân chính:

- Số người tham gia BHXH: BHXH cũng như các loại bảo hiểm khác được thực hiện theo quy luật số đông. Số đông người tham gia đóng BHXH để chi trả cho số ít người đủ điều khiện hưởng trợ cấp. Vì vậy nếu có ít người tham gia đóng BHXH thì số thu ít, không đảm bảo đủ tiền để chi trả cho các chế độ BHXH. Vì vậy phải tảng nhanh số người tham gia đóng NHXH. Từ lý luận có tính chất cơ bản đó và yêu cầu thực tế ở nước ta, Đảng và Nhà nước ta đã đề ra mục tiêu phấn đấu đến năm 2010 phải thực hiện BHXH cho mọi người lao động.

- Mức đóng BHXH của từng đối tượng: phải quy định mức đóng phù hợp với mức hưởng. Mức hưởng cao thì mức đóng phải nâng lên tương ứng mới đảm bảo cân đối được thu chi. Xuất phát từ nguyên tắc cơ bản đó, chính sách BHXH của  nước đã được Nhà nước điều chỉnh từng bước qua các thời kỳ, nhằm đảm bảo hài hoà giữa mức sống của người lao động và người về hưu. Trong trường hợp nếu nâng mức hưởng của người về hưu lên cao mà không tăng mức đóng BHXH thì sẽ dẫn đến thu không đủ chi, quỹ sẽ bị mất cân đối.

- Công tác quản lý thu kém cũng ảnh hưởng đến cân đối quỹ. Trong trường hợp chính sách BHXH cơ bản đã hoàn thiện, mức hưởng phù hợp với mức đóng, nếu công tác thu BHXH làm không tốt, không khai thác hết nguồn thu, không đảm bảo số thu... chắc chắn sẽ dẫn đến hậu quả thu không đủ chi, quỹ sẽ bị mất cân đối.

b. Nhóm nguyên nhân thuộc về chi BHXH

- Quy định mức hưởng BHXH của các chế độ không tương xứng với mức đóng, cao hơn mức đóng sẽ dẫn đến tổng số chi cao hơn tổng số thu, quỹ sẽ bị mất cân đối. Đây là bài học kinh nghiệm ở nước ta trong thời kỳ bao cấp. Mức đóng BHXH trong thời kỳ bao cấp chỉ có 4,5% tiền lương, nhưng mức hưởng của người về hưu bằng 90-95% mức tiền lương trước khi về hưu, có trường hợp mức lương hưu cao bằng lương trước khi về hưu. Tình hình đó đã dẫn đến một thực trạng quỹ BHXH trong suất thời kỳ bao cấp bị mất cân đối, thu không đủ chi, NSNN hàng năm phải cấp bù một số lượng lớn.

- Tuổi về hưu của người lao động: Tuổi quy định về hưu của người lao động thấp cũng là nguyên nhân dẫn đến mất cân đối quỹ BHXH. Theo chính sách BHXH hiện hành của nước ta, tuổi về hưu của người lao động là 60 tuổi đối với nam và 55 tuổi đối với nữ , có 20 đóng BHXH sẽ đủ điều kiện về hưu. Nếu người lao dộng về hưu trước tuổi sẽ làm giảm tiền đóng BHXH. Theo tính toán sơ bộ, người lao động đóng BHXH đủ 30 năm(25 tuổi bắt đầu làm việc, 55tuổi về hưu) thì số tiền đóng BHXH trong 30 năm chỉ đủ nuôi người lao động khi về hưu được bình quân khoảng 7 năm, từ năm thư 8 quỹ BHXH phải cấp bù.

Tuổi thọ tăng lên là biểu hiện trình độ phát triển kinh tế xã hội của nước đó tăng lên, song dân số già cũng là gánh năng cho quỹ BHXH. Trong trường hợp tuổi thọ tăng cao, dân số già, quỹ BHXH bị mất cân đối, phải có sự bảo hộ của Nhà nước, Nhà nước sẽ cấp bù phần thiếu hụt quỹ để bảo đảm đơì sống của người về hưu.

- Cơ cấu các khoản chi không hợp lý. Trong cơ cấu chi BHXH có nhiều khoản chi, nhưng có 3 khoản chi chiếm tỷ trọng lớn nhất: Chi cho các chế độ BHXH, chi quản lý bộ máy và chi đầu tư tăng trưởng. Các khoản chi này không đước bố trí hợp lý sẽ ảnh hưởng đến cân đối quỹ.

- Công tác qủan lý chi chưa tốt, còn để xẩy ra các hiện tượng lạm dụng quỹ, quỹ bị thất thoát cũng là nguyên nhân dẫn đến mất cân đối quỹ.

c. Công tác đầu tư tăng trưởng kém hiệu quả

 Biểu hiện của đầu tư  tăng trưởng kém hiệu quả là :

- Bị rủi ro không thu hồi được vốn.

- Không có lãi.

- Có lãi, nhưng tỷ lệ lãi thấp hơn tỷ lệ trượt giá trên thị trường, hoắc lãi suất cho vay thấp hơn lãi suất thị trường cùng thời điểm...

Tất cả các trường hợp trên đều ảnh hưởng đến nguồn thu của quỹ.

d. Các nguyên nhân ở tầm vĩ mô, hoặc nguyên nhân khách quan, như: tốc độ phát triển của nền kinh tế chậm, doanh nghiệp thiếu việc làm, công nhân bị thất nghiệp, dịch bệnh... cũng ảnh hưởng đến cân đối quỹ BHXH.

4.2.4.3. Mô hình cân đối quỹ

Nước ta hiện nay áp dụng hai mô hình cân đối quỹ:

Đối với các chế độ ngắn hạn(ốm đau và thai sản...), áp dụng mô hình cân đối quỹ hàng năm. Thời gian cân đối quỹ theo niên độ kế toán hàng năm. Cân đối quỹ BHXH ngắn hạn hàng năm thông thường không có đầu tư tăng trưởng quỹ, vì số thu trong năm chủ yếu dùng để chi hết trong năm, nếu có số dư  cũng rất ít, chủ yếu để gối đầu 1-2 tháng đầu năm. Vì vậy có thể hình dung mô hình cân đối quỹ BHXH ngắn hạn:

Tổng thu trong năm

=

Tổng chi các chế độ ngắn hạn trong năm

+

Chi quản lý(có cả lệ phí thu chi)

+

Dự phòng 1-2 tháng

Hiện nay, ở nhiều nước cũng quy định, quỹ phải có dự phòng tử 1-2 tháng mới gọi là cân đối quỹ. Nước ta cũng cần thiết phải áp dụng mô hình này.

Tuy nhiên, hiện nay ở nước ta cũng có quan điểm cho rằng, quỹ ngắn hạn không cần có dự phòng.

Đối với các chế độ dài hạn(Hưu trí và tử tuất) áp dụng mô hình cân đối quỹ dài hạn 30-40 năm. Mô hình cân đối quỹ dài hạn được áp dụng phổ biến ở các nước đang phát triển, các nước trong khu vực. Tuy nhiên, đối với các nước có nền kinh tế phát triển, như :Cộng hoà liên bang Đức, một số nước đông Âu...  cũng áp dụng mô hình cân đối quỹ ngắn hạn hàng năm đối với các chế độ dài hạn. Vì các nước này, NSNN có điều kiện sẵn sàng cấp bù phần thiếu hụt của quỹ để đảm bảo đời sống của người về hưu. Mỗi mô hình có những ưu nhược điểm khác nhau, áp dụng mô hình nào trong cân đối quỹ dài hạn là phụ thuộc vào điều kiện kinh tế – xã hội của từng nước.

Đối với nước ta, cân đối quỹ BHXH dài hạn có thể hiểu bằng mô hình sau đây:

Tổng thu của các chế độ dài hạn trong năm

+

Tổng số tiền tích luỹ(Vốn và lãi đầu tư) tính đến năm đó

> 

Tổng chi các chế độ trong năm

+

Chi quản lý(có cả lệ phí thu chi) trong năm

+

Chi khác

Trong 20 năm đầu nhất thiết phải là dấu lớn hơn(>), vì 20 năm đầu rất ít người đủ điều kiện về hưu.

Từ năm thư 21 trở đi, số người đủ điều kiện về hưu ngày càng tăng lên thì có thể xuất hiện dấu bằng(=).  Khi xuất hiện dấu nhỏ hơn coi như quỹ bị mất cân đối.